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1. Introdução
Atualmente diversos fatores do ambiente empresarial colocam as organizações em posição
desafiante, onde os clientes estão cada vez mais exigentes em relação à qualidade de seus
produtos ou serviços requeridos.
A atividade de serviços no Estado do Rio de Janeiro contribui com a maior parte dos
empregos gerados e tem se tornado cada vez mais competitiva na última década onde a
economia do país e do Estado se tornou mais estável e o crescimento econômico voltou a
surgir.
O poder de barganha de clientes e o aumento da concorrência aparecem cada vez mais
intensamente e são alguns exemplos de forças competitivas de mercado. Para as empresas
estarem preparadas para novas tendências do cenário empresarial, torna-se necessário
acrescentar nas estratégias do negócio a aplicação de programas de qualidade total visando a
melhoria de produtos ou serviços e processos em busca de maior produtividade.
Este artigo tem como objetivo propor a aplicação da metodologia do Programa 5S para uma
empresa de reparação automotiva e tem como base uma pesquisa setorial com 80 empresas
reparadoras automotivas localizadas na região metropolitana da cidade do Rio de Janeiro que
atuam principalmente na prestação de serviços de lanternagem, pintura e mecânica. Além de
servir como oportunidade de proposta de metodologia de implantação de uma ferramenta
simples e efetiva através do Programa de Excelência na Gestão e Prestações de Serviços Para
Empresas de Reparação de Veículos do Município do Rio de Janeiro, patrocinado pelo
SEBRAE-RJ (Serviço Brasileiro de Apoio as Micro e Pequenas Empresas) e apoiado pelo
SINDIREPA-RJ (Sindicato das Empresas Reparação de Veículos e Acessórios do Estado do
Rio de Janeiro) e SENAI-RJ (Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial) com objetivos de
dar apoio as pequenas e médias empresas da Região Metropolitana do Rio de Janeiro.
Deste modo, foi observado no local da pesquisa oportunidades para aplicação da metodologia
5S, que se relaciona com o sistema de produção enxuta caracterizado por Ohno (1997), que
tem como base a eliminação de perdas ao longo do processo produtivo visando a redução de
custos para o aumento da lucratividade.
O Programa 5S foi escolhido como primeira boa prática de gestão nas empresas que
participam do projeto, com vistas a alterar a forma de trabalho e por tratar-se de um programa
simples de melhoria que se caracteriza por mudar o comportamento físico e mental das
pessoas na relação com o ambiente de trabalho.
Ao final da pesquisa, apresentam-se as avaliações e benefícios resultantes da aplicação inicial
da metodologia proposta do 5S nesta empresa e também recomendações para a manutenção
do programa.
2. Melhores Práticas de Gestão Recomendadas para Reparadores Automotivos
Para dar suporte ao crescimento da atividade de serviços e da crescente exigência por serviços
de excelência são recomendadas as seguintes práticas de gestão por empresas prestadoras de
serviços automotivos tais como: 5S, VSM (Value Stream Mapping), JIT( Just in Time),
Layout Enxuto, SMED (Single Minute Exchange of Die) ou Troca Rápida de Ferramentas,
Gerência das Restrições (Management of Constraints), Gestão por Processos (BPM –
Business Process Management). A escolha das técnicas citadas é resultado de pesquisa e
observação junto as empresas incluídas no projeto.
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XXIX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
A Engenharia de Produção e o Desenvolvimento Sustentável: Integrando Tecnologia e Gestão
Salvador, BA, Brasil, 06 a 09 de outubro de 2009
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O 1º passo consistiu de uma reunião inicial de alinhamento com os diretores da empresa, com
o objetivo de apresentar o plano específico de implementação do programa 5S para a empresa.
Neste encontro, foi necessário sensibilizar a direção para as mudanças que o programa
oferecerá. Essa sensibilização foi importante, pois a partir desse momento foi conseguido o
suporte necessário para a condução eficaz das etapas do programa. Como maneira de motivar
a todos os empregados foi criado um slogan para o programa denominado “SIM
PODEMOS!”. A criação de um slogan foi recomendada por criar uma fácil memorização ao
programa 5S que estava por iniciar.
Além disso, foi estabelecida uma equipe de implementação para o processo de 5S, o que
chamamos de facilitadores, que devem lidar bem com a rotina do ambiente de trabalho e
ressaltada a importância do comprometimento de todos os empregados da empresa para o
bom funcionamento do programa.
Esta reunião permitiu uma seqüência de discussões, com vistas ao estabelecimento do
planejamento da preparação e comunicação interna, dia do treinamento, implantação e
manutenção do 5S como a metodologia proposta. Como também, foi decidido que o programa
5S seria dividido nas seguintes etapas: implantação, que consistia na preparação, no
treinamento e na aplicação dos 3S iniciais; e manutenção, que seria o acompanhamento das
mudanças visíveis e gestão do 5S.
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Figura 02 - Fotos do ambiente de trabalho na etapa de preparação [Fonte: Elaborado pelos autores]
Seguindo o esquema proposto na reunião, foi elaborada uma lista de recursos necessários para
o dia do treinamento e a aquisição de materiais, que não foram encontrados na empresa. A
sugestão proposta foi listar todos os participantes incluindo os diretores, quadro branco, mesas
e cadeiras para treinamento e projetor para uma sala de treinamento, que foi acordada para ser
realizada no refeitório da empresa. Outros materiais para a limpeza e uma caçamba, para os
descartes, também foram incluídos na lista e enviados para direção.
Como a empresa possui um fluxo grande de trabalho, foi decidido pela direção, que o dia do
lançamento do Programa 5S seria em um dia fora do expediente normal de trabalho. Assim,
foi marcado para um sábado onde todos os funcionários se reuniriam em uma sala da
empresa.
Para o treinamento nesse dia, que visou ampliar o compromisso de todos os participantes, foi
elaborada uma apresentação, específica a característica da empresa, em slides sobre o
lançamento do Programa 5S. Tal apresentação e palestra dos consultores consistiam em
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mostrar origem e conceitos dos 5S, os pontos identificados nas vistorias, como aplicar os 5S e
as dicas para a manutenção do 5S.
Na seqüencia do dia do treinamento sobre o programa 5S, foi elaborado um jogo de empresas,
que é utilizado para a quebra de paradigmas sobre a funcionalidade do 5S. O jogo consistiu
em uma simulação da produção de veículos onde um player (cliente) faz um teste inicial de
credenciamento entre duas oficinas de reparação delegando a meta de entrega em um prazo de
entrega (lead time) de 5 minutos. Um lote de 15 veículos é pedido para cada oficina
reparadora. O jogo aconteceu em duas rodadas que seguiram as seguintes tarefas conduzidas
pelos organizadores do treinamento:
setup inicial – organização da sala de treinamento (mesas, cadeiras, etc), separação de
peças por empresa e montagem de um molde para cada empresa;
Divisão dos funcionários para os grupos de empresas;
Definição do produto e divisão de etapas de produção e tarefas entre os empregados de
cada empresa;
Apresentação das funções de cada empregado na empresa e como vão ser avaliados;
Treinamento breve de cada um dos empregados em cada etapa do processo da montagem;
Definição do prazo de entrega (5 minutos) e da meta de qualidade;
Início da primeira rodada do jogo – fotografar as empresas trabalhando
desorganizadamente, buscar fotos expressivas para serem utilizadas nos slides;
Mensuração dos resultados;
Orientação aos participantes na aplicação do 5S, identificação, organização e eliminação
de perdas para se alcançar as metas estabelecidas; (10 minutos);
Início da segunda rodada do jogo – fotografar o novo ambiente de trabalho organizado e
sem stress;
Finalização do jogo de empresas com a mensuração dos resultados;
Apresentação dos resultados para todos fazendo comparações com a primeira rodada.
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A segunda etapa é a aplicação do senso de organização, que foi realizada com os materiais
úteis selecionados. Como foi proposto, foram decididos inicialmente pelos facilitadores dos
setores, os locais para a colocação dos materiais e ferramentas e foi passado que deve ser
obedecido por todos os empregados as regras de organização.
Na terceira etapa foi realizada uma grande limpeza no ambiente de trabalho, equipamentos,
ferramentas de todos os setores. Este foi um momento onde os empregados rapidamente
perceberam uma nova aparência do ambiente. Foi destacado também que mais importante que
limpar é o ato de não sujar. Deste modo, um compromisso de todos será identificar as fontes
que estão contribuindo para a formação da sujeira nos setores.
Para encerrar o dia da implantação do 5S, foi realizada uma reunião com os empregados por
setor e realizado um brainstorming com o grupo. Todos se mostraram entusiasmados e
bastante satisfeitos com as mudanças iniciais ocorridas no dia. Na reunião foi feita uma
reflexão do lançamento do Programa 5S na empresa e também foram sugeridas melhorias
(pensamento Kaisen) pelos empregados em uma lista que serviu de relatório posterior
entregue a direção da empresa.
Na seqüência da metodologia proposta, aparece a etapa de manutenção, que é a consolidação
dos dois últimos sensos na empresa. A Higiene, que é conseqüência das boas práticas dos três
sensos anteriores, sendo alcançada com zelo pela higiene pessoal e saúde própria. A idéia do
programa foi bem aceita tanto que foram criados nas semanas seguintes pelos próprios
empregados da limpeza, comunicados visuais em áreas comuns da empresa para lembrar e
gerar o bem estar da equipe.
Realizar as verificações e conduzir a gestão do programa está relacionado a autodisciplina dos
empregados. Este é o senso considerado o mais difícil de se alcançar, pois é necessário que a
cultura de qualidade e de redução dos desperdícios esteja implantada nas pessoas através da
determinação e união do grupo. Diante disso, foi recomendada uma rápida reunião de 10
minutos do chefe de produção com os empregados sobre o 5S ao termino do dia. Esta
conversa com os empregados deve ter em enfoque na persistência da educação nas pessoas
para adquirir as boas práticas no ambiente de trabalho com qualidade.
O compromisso dos funcionários com o programa é verificado através do conjunto de
organização, arrumação, limpeza e padronização do ambiente de trabalho e das melhorias
contínuas de todos componentes da empresa.
7. Resultados
Mesmo com a implantação do Programa 5S ocorrido há pouco tempo na empresa, podemos
notar de um modo geral nas verificações, os resultados iniciais que o 5S estabelece, bem
como benefícios vistos e comentados pelos próprios empregados da empresa tais como:
arrumação e organização de ferramentas, liberação de espaços físicos, menos tempo para
procura de materiais, maior segurança ao realizar trabalhos com risco e ambiente de trabalho
limpo após as atividades. Alguns registros podem ser observados conforme a figura 03.
O programa 5S foca a parte comportamental das pessoas relacionando-se com o ambiente de
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8. Considerações Finais
O Programa 5S caracteriza-se por um processo de mudanças na forma de trabalho da empresa.
Ao implantar este programa a empresa está estabelecendo ao negócio a visão de alcançar o
gerenciamento pela qualidade total.
A metodologia de aplicação do Programa 5S apresentada neste trabalho mostrou-se simples e
de fácil entendimento a todos os empregados da empresa, prova disto é que os resultados
iniciais apareceram rápidos e visíveis para a direção da empresa que ficou satisfeita. O custo
para a implantação do programa foi baixo, visto que o principal investimento aconteceu na
conscientização da mudança de comportamento e em promover o raciocínio da equipe, que
foi verificado no jogo de empresas.
O jogo de empresas também incentivou a criatividade pela equipe, que buscou melhorias para
atingir as metas estabelecidas pelos organizadores do programa na empresa.
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Deste modo, o programa 5S proporcionou uma nova concepção dos empregados da empresa
que apresentem um raciocínio crítico garantindo a busca contínua de melhorias no processo
produtivo.
O desafio para a empresa atualmente é seguir o 5S e não deixar que o programa fique sem
credibilidade, para isso é recomendado continuar com as verificações periódicas e a realização
da conversa de 10 minutos do chefe de produção com os empregados ao iniciar ou terminar o
dia de trabalho sobre o 5S. Um manual sobre o Programa 5S deve ser elaborado com os
procedimentos, regras e metas a serem estabelecidas garantindo assim uma padronização e um
compromisso de todos os empregados com a qualidade e eficiência dos processos produtivos.
Vale ressaltar que para o sucesso do Programa 5S é fundamental o apoio e o
comprometimento da direção da empresa, integrando o Programa 5S a estratégia de negócios
da empresa objetivando a redução de desperdícios e desenvolvendo o relacionamento pessoal
e profissional dos empregados.
Referências
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LAPA, Reginaldo Pereira. Praticando os 5 Sensos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.
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SOUZA, Marilena, SILVA, José, TURRIONI, João, SILVA, Carlos. Aplicação do 5S no Setor de Autopeças
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OHNO, Taichi. O Sistema Toyota de Produção:além da produção em larga escala. Porto Alegre, Bookman,
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YIN, Robert. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. Porto Alegre: Bookman, 2001.
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