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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1–Apresentação Pessoal, Marketing Pessoal e como se vestir para uma entrevista

de emprego.
2- O que faz o Auxiliar Administrativo.
2.1 - O que é ser um auxiliar administrativo?
2.2- Quais as características necessárias?
2.3- Qual a formação necessária?
2.4- Principais atividades e Funções.
2.5- Mercado de Trabalho
3- Empresas: Tipos de empresas.
4- Redação Oficial
4.1-Tipos de Documentos
5.- Arquivamento
6- Atendimento ao Cliente

1. Você é a imagem da empresa.

 Demonstre conhecer seu trabalho e sua  Expresse-se com clareza e precisão e

area; verifique se foi bem entendido.
 Transmita confiança no olhar;
 Escute seu superior, seu subordinado e
seu cliente;

1.1- Apresentação Pessoal

HOMENS
 Cabelos sempre penteados, limpos e cortados;
 Barba feita diariamente. Caso use-a crescida, mantenha-a aparada;
 Unhas limpas e bem cortadas;
 Perfumes suaves, que não sejam enjoativos em um ambiente de negócios;
 Sapatos limpos e engraxados;
 Se vista de a cordo com a orientação de sua empresa, usando o uniforme completo.

MULHERES
 Cabelos sempre penteados e limpos. Não use franjas sobre o rosto, use tiaras e prendedores
discretos;
 Quando os cabelos forem tingidos, mantenha-os com a raiz pintada;
 Unhas limpas e bem feitas, com esmaltes discretos;
 Perfumes suaves, que não sejam enjoativos em um ambiente de negócios;
 Evite usos de decotes muito pronunciados;
 Se vista de acordo com a orientação de sua empresa, usando o uniforme completo;
 Sapatos limpos e engraxados;
 Maquilagem padrão e discreta.

1.2-Postura Profissional
 Tom de voz para cima, animado;
 Bom humor;
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 Atitudes não verbais que passem interesse, total conhecimento da empresa, da tarefa, do
processo;
 Equilíbrio e capacidade emocional para resolver problemas;
 Não comer, fumar, mascar chicletes, ler livros e revistas durante o trabalho.

1.3- O Corpo fala!

Aperto de mão:
 Deve ser firme, cordial;
Evite a mão suada, suja, molhada.
Sorriso:
 Causa uma boa primeira impressão! Que seja sincero e natural;
Gestos:
 Utilize todos os gestos que demonstrem atenção ao cliente;
 Evite brincar com a caneta, anel, rabiscar em papeis, etc.;
 Mantenha-se com a postura ereta, demonstre disposição e interesse;
 Gestos são mais percebidos que sons. Somos 80% visuais. Muito cuidado, você poderá estar
dizendo uma coisa e demonstrando outra diferente.

1.4 - Qualidades Profissionais: Para ingressar no mercado de trabalho ou conseguir uma

recolocação de sucesso, os profissionais devem estar atentos as mudanças e tendências do
mercado de trabalho e as qualidades profissionais requeridas. Por isso, o primeiro passo
para quem busca uma vaga é se informar sobre os requisitos profissionais, qualidade e
competências necessárias. Sabe-se que as empresas revolucionaram a gestão e com isso
também procuram qualidades nos profissionais que antes não era uma preocupação das
empresas tradicionais.

O fato é que com a evolução das empresas pode-se notar os seguintes fenômenos:
-Competitividade com qualidade: a competitividade sempre esteve presente na realidade
empresarial, a diferença atual é que para serem competitivas as empresas estão investindo no
conhecimento, em inovação, em qualidade de vida oferecida aos colaboradores e em
benefícios capazes de reter talentos.

-Cultura organizacional: muitos profissionais que são competentes e possuem um currículo

invejável, possui a dificuldade de inserção no mercado de trabalho, isso porque esses
profissionais não se encaixam na cultura organizacional das empresas na qual estão se
candidatando. Portanto, qualidade profissional eficaz é aquela que combina com a cultura
organizacional. Considerando as mudanças ocorridas nas empresas, vejamos mais sobre
algumas qualidades profissionais que devem fazer parte do perfil de todo profissional, seja
qual for a área de atuação:

-Prontidão: o mercado de trabalho traduz a prontidão como qualidade para o profissional

que está pronto e preparado para atuar o mais breve possível, disposto a cumprir a jornada
de trabalho, disposto a se mudar de cidade, se necessário, todos esses requisitos são cada vez
mais importantes para as empresas.

-Visão sistêmica: com os avanços no mercado de trabalho devido ao ambiente de

competitividade encontrado pelas empresas, cada vez mais se exige que os profissionais
tenham uma visão sistêmica que possibilite acompanhar todas as expectativas da empresa
quanto á estratégia.

-Liderança: muito se fala na mídia sobre ser líder, mas o que significa realmente liderar?
Liderança não é algo imposto, não está relacionada ao sucesso profissional, sendo que os
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líderes são aqueles profissionais que conseguiram de certa maneira uma posição de
destaque. Ou seja, liderar não está relacionado aos status ou a conquista de ser finalmente
ouvido, liderar é mais do que isso.

-Aprender sempre: a estagnação já fez parte do dia a dia das empresas durante anos, sendo
agora o momento de profissionais que buscam constante aprendizado e melhora em suas
performances, a partir dos anos 90 muitos profissionais começaram a fazer aulas noturnas
para terminar os estudos, um dos motivos para esse fenômeno é que o mercado de trabalho
começou a exigir maior nível de formação escolar como requisito para admissão ou
promoção.

2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Administrar é organizar recursos para atingir os resultados aos quais a empresa se

propõe. Quando conseguimos satisfazer desejos e necessidades do consumidor gerando
lucro para a empresa, realizamos fundamentos básicos da administração. Chegamos a uma
definição em que administrar é buscar a satisfação das pessoas, desta forma, o auxiliar
administrativo deverá realizar seu trabalho buscando sempre a satisfação de seus superiores
e colegas de trabalho, pois eles são seu público consumidor.
- O QUE É SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO?
O auxiliar administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de
uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e
no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas,
financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e
remessas de correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as
contas a pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades com certa
autonomia, mas sempre sob supervisão.
O auxiliar administrativo é aquele profissional que está disposto a manter a chama
acesa, a chama de uma grande ideia. É o profissional que pode se levantar em meio a outras
e dizer "Eu vou fazer a diferença" é aquele que cumpre as tarefas tendo todas como uma
grande missão.
QUAIS AS CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS?

Atenção a detalhes capacidade de concentração capacidade de lidar com o público

capacidade de organização metodologia dinamismo determinação conhecimento de
assuntos gerais saber trabalhar sob pressão saber administrar bem o tempo saber lidar com
números boa comunicação boa memória bom humor paciência confiabilidade
responsabilidade pró-atividade
QUAL A FORMAÇÃO NECESSÁRIA?

Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária, porém, a
maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio completo.
Também para um estudante de administração, é muito interessante atuar como auxiliar
administrativo, pois ele aprende na prática conceitos teóricos passados na faculdade, além
de estar sendo supervisionado por um profissional da área que pode ajudar e tirar dúvidas
conceituais sempre que necessário. É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa
comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de informática, além da constante
atualização por meio de cursos e palestras da área
PRINCIPAIS ATIVIDADES

As funções do auxiliar administrativo são muito parecidas com as de uma secretária e,

em muitas empresas, as atribuições são as mesmas. receber e remessar correspondências e
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documentos controlar as contas à pagar controlar os recebimentos da empresa emitir notas

fiscais preparar e encaminhar documentos tirar cópias coordenar trabalho de logística da
empresa enviar documentos para o departamento contábil e fiscal atender telefonemas e
esclarecer dúvidas sobre o financeiro elaborar e apresentar relatório financeiro coordenar o
departamento de compras manter organizados arquivos e cadastros muitas vezes, controlar
o departamento de recursos humanos

Funções:
O auxiliar administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite de uma pessoa
que tenha a capacidade suficiente para executar procedimentos operacionais relacionados às
atividades administrativas de sua área de atuação:
- Organizar, conferir, abrir e controlar processos e documentos em geral, acompanhando seu
trâmite interno e externo; 
- Realizar levantamento, suprir a área de material de consumo e controle de material de
expediente da área de atuação; 
- Realizar atendimento ao público direto e/ou indireto, recepcionar chamadas telefônicas
relacionadas à área de atuação; 
- Operar equipamentos (fax, computador, copiadora, etc.); 
- Solicitar manutenção (preventiva e corretiva) de equipamentos.
- Preencher, registrar, ordenar e arquivar documentos e correspondências;
- Emitir pedidos de mercadorias;
- Digitar textos, correspondências, documentos, relatórios, etc.;
- Atender e informar pessoas;
- Atender e realizar chamadas telefônicas;
- Calcular e registrar contas;
- Registrar, conferir e controlar material de escritório;
- Operar máquinas de fax (receber e enviar) e copiadoras (Xerox);
- Organizar e conservar livros fiscais e contábeis.
Desempenha funções no departamento de contabilidade, recursos humanos, compras,
vendas, cobrança, ou seja, todos os departamentos da empresa tem a necessidade de ter um
auxiliar administrativo.

Mercado de Trabalho
O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem
todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do
financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade é um
ponto muito importante, além da vontade de se desenvolver e se atualizar.
Curiosidades

3. EMPRESAS

3.1 Introdução
Toda empresa deve ser constituída legalmente para que seja reconhecida e possa
emitir notas fiscais, pedir empréstimos bancários, entre outros. Para tanto, precisamos
conhecer alguns conceitos, começando pelo que é Administração.
Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias
para conseguir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente,
motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.

3.2 Conceito de Empresa.

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É a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de

produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade
econômica. É a reunião de recursos materiais (instalações, máquinas, utensílios, etc) e
recursos humanos (pessoas) destinadas à execução de uma atividade econômica (indústria,
comércio e serviços) com objetivos definidos. Entidade que reúne os fatores de produção
com a finalidade de desenvolver uma atividade econômica.

3.3 Habilidades Administrativas

􀁺Técnica: utiliza conhecimentos, métodos e técnicas necessárias para realização de tarefas
específicas.
􀁺Humana: capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analisando as suas atitudes e
motivações.
􀁺Conceitual: analisa a complexidade da Empresa, ajustando o comportamento das
pessoas com as técnicas implantadas.

3.4 Funções do Administrador

􀁺Planejar: traçar o plano de ação, visualizando um estado futuro.
􀁺Organizar: processo de ordenar o fluxo de pessoas e materiais, obtendo o máximo de
resultado com um mínimo de recurso.
􀁺Dirigir: delegar às pessoas responsabilidades na execução do plano de ação.
􀁺Controlar: acompanhar tudo o que ocorre na Empresa analisando se está dentro do
planejado.

3.5 Objetivos Básicos da Empresa

􀁺Lucrar: é óbvio que se busca o retorno do investimento efetuado, trazendo dividendos para
os sócios e demais investidores.
􀁺Crescer: empresários éticos e responsáveis almejam que sua criação, seu empreendimento,
se fortaleça e cresça continuamente.
􀁺Perpetuar: empresas, hoje sólidas, trilharam caminhos difíceis, mas sempre direcionados
para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições
para sua permanência no mercado, atravessando gerações.

3.6 Objetivos Principais da Empresa

Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma muito
sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui
verdadeiramente se perseguir os objetivos a que se propõe. Os objetivos empresariais
prevalecem com o passar do tempo. Objetivos secundários podem ser modificados de acordo
com a realidade da empresa, como por exemplo, alterações na tecnologia, influências de
mercado, legislação, etc.
As empresas possuem três objetivos principais:
􀁺satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço;
􀁺lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço e
􀁺remuneração do material humano (funcionários, empregados, colaboradores)

3.7 Elementos de uma Empresa

Uma empresa é composta por três elementos:
􀁺Elemento humano: São os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais
importante para que a empresa alcance seus objetivos.
􀁺Equipamentos: São as máquinas que se destinam a produzir outros bens: martelo, carros,
tintas, computadores, máquinas de escrever, etc.
􀁺Materiais de consumo: São os materiais básicos para o funcionamento das diversas
atividades, como: uniformes, material de escritório, etc.
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3.8 Constituição, Legalização e Forma Jurídica

-Pessoa Física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o
nascimento até a morte, que possui direitos e deveres próprios. A personalidade civil da
pessoa começa do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econômica, a pessoa
física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa ou sociedade simples, conforme
o caso.

-Pessoa Jurídica é a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como, por
exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de
direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado
(empresas, sociedades simples, associações, etc.). Chama-se Pessoa Jurídica porque a
empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles atribuídos às pessoas físicas
que a compõem.

-Empresário: Considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade econômica

organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços. O empresário é a pessoa
física, individualmente considerada. Exemplos: costureira, eletricista, encanador,
comerciante ambulante. O empresário engloba as atividades comerciais, industriais e de
serviços comuns, exercidas com um mínimo de organização básica e de forma individual.

3.9 Sociedades
São empresas constituídas por dois ou mais empreendedores. No Brasil, as
sociedades comerciais podem apresentar várias formas de constituição. Vamos conhecer
algumas delas:

a) Sociedade Simples: Sociedade constituída por pessoas que reciprocamente se

obrigam a contribuir com bens ou serviços, para o exercício de atividade econômica e a
partilha, entre si, dos resultados, não tendo por objeto o exercício de atividade própria de
empresário. São formadas por pessoas que exercem profissão intelectual, de natureza
científica, literária ou artística, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores. É
considerada pessoa jurídica. Temos como exemplo: dois médicos que constituem um
consultório médico.

b) Sociedade Empresária: tem por objeto o exercício da atividade própria de

empresário, sujeito ao registro, inclusive a sociedade por ações, independente de seu objeto,
devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. É aquela que exerce
profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou
serviços, constituindo elemento de empresa. É considerada pessoa jurídica. Temos como
exemplo: sociedades comerciais em geral.

􀁺Sociedade Limitada ou Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada:

nas sociedades desta natureza, as responsabilidades dos sócios pelas obrigações sociais,
direitos e deveres são limitadas ao valor do capital social que constar no contrato social. Essa
sociedade pode adotar firma (nome de algum dos sócios) ou denominação social. Será
indispensável acrescentar a expressão Limitada ou simplesmente LTDA.

􀁺Sociedade Anônima ou Sociedade por Ações: o capital nesse tipo de sociedade é

dividido em ações (subscrições). É um tipo societário muito utilizado por grandes
empreendimentos. A responsabilidade dos sócios (acionistas) pelas obrigações, bem como
seus direitos, são assumidos em função das ações cujo poder detêm. A sociedade anônima
também pode ser denominada companhia, adotando-se em sua razão social as expressões:
Sociedade Anônima, S/A ou S.A. ou, Companhia ou Cia.
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c) Sociedade Cooperativa: uma sociedade cooperativa tem a finalidade de

atender
às necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo, produção,
habitação, trabalho, crédito, etc. A formação do capital é variável, dependendo da
quantidade de associados. A quantidade de sócios é ilimitada, sendo que todo associado
pode e deve participar das deliberações tomadas em assembleias gerais, através de voto. São
as cooperativas habitacionais, de consumo, de crédito, etc.

􀁺Associação: é uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurídica,

caracterizando-se pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos e
ideais comuns, sem finalidade econômica, isto é, sem interesse de lucros. As associações
somente poderão ser constituídas com fins não econômicos. Temos como exemplos:
associações de moradores de um bairro.

4- Classificação das Empresas

4.1 Quanto à Propriedade
a) Empresas Públicas: a empresa é proveniente de órgãos governamentais, podendo ser
municipais, estaduais e federais. Ex.: Caixa Econômica Federal.
b) Empresas Privadas: provinda de uma empresa individual ou de sociedade, onde o capital
social é de origem particular. Ex.: Votorantim, Cia. Vale do Rio Doce.
c) Empresas de Economia Mista: é a junção das empresas públicas com as empresas
privadas. Neste caso, a empresa pública detém a maior parte das ações, assumindo o
controle administrativo, cabendo à empresa privada os serviços de utilidades. Ex.: Banco do
Brasil, Petrobrás.

Podemos afirmar que, toda e qualquer Empresa, seja ela, Pública, Privada ou Mista, sofre
problemas. Dentre os principais, citamos:
􀁺Falta de comunicação;
􀁺Falta de coordenação entre os departamentos;
􀁺Falta de redefinição de Áreas e responsabilidades;
􀁺Excesso de burocracia;
􀁺Falta de iniciativa e criatividade;
􀁺Falta de liderança.

4.2 Quanto ao Tipo de Atividade Econômica

Empresas Primárias: são aquelas que desenvolvem atividades ligadas à natureza, seja de
extração, cultivo ou criação. São subdivididas em:
a) Extrativas: praticam a extração de recursos naturais que podem ser minerais,
vegetais ou animais (pesca, caça, obtenção de madeira e de minério).
b) Agropecuárias: cultivam vegetais (cereais, frutos, verduras, etc) e criam animais, tendo
por finalidade a obtenção de alimentos, explorando atividades ligadas a animais bovinos,
caprinos, suínos, galináceos, etc.
Empresas Secundárias (industriais): conhecidas como empresas de transformação, são
aquelas destinadas ao processamento e transformação de matérias-primas em produtos
finais. Compõem o parque industrial de um país (indústria automobilística, vestuário,
alimentação, remédios, construções, etc).
Empresas Terciárias: prestadoras de serviços em geral e o comércio (que intermedia o
produtor e o consumidor) formam este tipo de empresas. Exatamente por este motivo,
subdividem-se em:
a) Empresas Comerciais: executam a compra e a venda de mercadorias, atuando como
intermediárias entre produtores e consumidores, comercializando bens, participando da
distribuição das riquezas da economia. São lojas, feiras, drogarias, postos de gasolina,
lanchonetes, papelarias, supermercados, etc.
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b) Empresas de Serviços: abrangem os mais diversificados tipos de prestação de

serviços: financeiros, transportes, hospitalares, turismo, comunicações, educacionais,
profissionais liberais, etc.
c) Empresas Financeiras: intermedia negócios financeiros (bancos, financeiras, etc)
captando e aplicando dinheiro através de empréstimos e financiamentos. Os bancos prestam
serviços arrecadando impostos, taxas, recebendo contas de luz, água, telefone, etc.

4.3 Quanto à nacionalidade

a) Nacionais: seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam.
b) Multinacionais: localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas desses
países.

4.4 Em função ao porte

a) Micro: possui de 1 a 9 funcionários.
b) Pequena: possui de 10 a 99 funcionários.
c) Média: de 100 a 500 funcionários.
d) Grande: acima de 500 funcionários.

4.5 Aspectos legais para registro de empresas

Dar forma a um empreendimento é uma tarefa complexa. Os registros a serem realizados são
variados, dependendo da singularidade de cada empresa.

4.6 Contrato Social

É o documento que certifica o nascimento de uma empresa. Por ser um contrato, estabelece
juridicamente responsabilidades e direitos entre duas ou mais pessoas, que se unem para
constituição de um empreendimento. O contrato social de uma sociedade limitada apresenta
como elementos básicos os seguintes itens:
• Nome completo e qualificação (nacionalização, estado civil, profissão, RG, CPF, endereço,
etc) dos sócios;
• Denominação social;
• Objeto social (atividade econômica a que se destina a empresa);
• Capital social: forma de participação dos sócios na sociedade;
• Responsabilidade dos sócios;
• Responsabilidade pela gerência da empresa;
• Forma de remuneração dos sócios (pró-labore);
• Hipótese de falecimento: destino da quota-parte do falecido.

4.7 Junta Comercial

Após o registro do contrato social em cartório específico, é necessário o registro na
Junta Comercial da jurisdição da empresa, para que a mesma adquira direitos e possa ter
seus livros legalizados, solicitar falência dos devedores e demais prerrogativas (privilégios)
que uma empresa formalmente legalizada possui, como emissão de notas fiscais, obtenção de
empréstimos, etc, após a devida complementação de registros. O registro na Junta Comercial
viabiliza outros registros, como:
Ministério da Fazenda (Secretaria da Receita Federal);
-Estado (Secretaria da Fazenda Estadual);
-Prefeitura (Secretaria de Finanças);
-Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
-Sindicato Patronal, Delegacia Regional do Trabalho e outros órgãos públicos.
Na Secretaria da Receita Federal é que se expede o CNPJ – CADASTRO NACIONAL
DAS PESSOAS JURÍDICAS DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, antigamente denominado
CGC (Cadastro Geral de Contribuinte). Estando realizada a inscrição, o Ministério da
Fazenda fornece à empresa o cartão de CNPJ.
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Missão da empresa: A partir do conceito de negócio formulado e definida a forma jurídica,

deve-se desenvolver a declaração de missão da empresa em termos das metas que deverão
ser atingidas, relacionadas à: natureza e qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos,
preços, relacionamento com os clientes, com os funcionários e com outras empresas do setor,
características do ambiente de trabalho e estilo de administração, incorporação de novas
técnicas e tecnologias, perspectivas de crescimento e lucros, relacionamento com a
comunidade e com o meio ambiente.

Razão Social: Todo empreendedor, ao formalizar seu negócio, tem que indicar o nome
empresarial, que pode ser de duas espécies.

1. Firma: é o nome utilizado pelo empresário individual, pelas sociedades em nome coletivo,
de capital e indústria e em comandita simples. Opcionalmente pode ser utilizado pelas
sociedades limitadas.
2. Denominação: é o nome utilizado pelas sociedades anônimas e cooperativas e
opcionalmente pelas sociedades limitadas e em comandita por ações.

Nome Fantasia: Também conhecido como nome comercial ou nome de fachada é a

designação utilizada por uma instituição, seja ela de ordem pública ou privada, sob a qual
ela se torna conhecida do público. Essa denominação opõe-se à razão social que é o nome
utilizado perante os órgãos públicos de registro das pessoas jurídicas. O nome fantasia pode
ser formado a partir de palavras ou expressões contidas na própria razão social, bem como a
partir da criatividade do empresário.
De conformidade com o direito comercial, o registro de um nome fantasia dá-se
perante os órgãos de registro de marca e patentes, resguardando o direito a sua utilização ao
primeiro que o registra.

Marcas: O assunto é regulado pela Lei nº. Industrial- INPI. A marca registrada
9279 de 14 de maio de 1996 e interpreta perante o INPI garante ao seu proprietário
como marca todo o sinal distintivo o direito de uso exclusivo em todo
(palavra, figura símbolo, etc.) visualmente o território nacional e seu ramo de
perceptível, que identifica e distingue atividade econômica.
produtos e serviços de outros iguais ou
semelhantes, de origens diversas, bem
como certifica a sua conformidade com
determinadas normas ou especificações
técnicas.
Qualquer pessoa tanto física quanto
jurídica que esteja exercendo atividade
legalizada e efetiva pode requerer o
registro de uma marca, que se obtém pelo
Instituto Nacional de Propriedade

Contrato Social: Para constituirmos uma sociedade (que é a união de duas ou mais pessoas) ,
é necessária a elaboração do Contrato Social, pois é o instrumento jurídico que irá reger e
definir por meio de suas normas a nova empresa. As cláusulas contratuais refletem as
disposições de vontade dos sócios, modelando o funcionamento da sociedade e definindo
seus contornos mais peculiares.

É importante destacar que o contrato das limitadas é composto por cláusulas

contratuais essenciais ou obrigatórias, sem as quais não podem ser arquivados no registro
competente, e de cláusulas facultativas, que são livres, representando a expressão máxima da
autonomia da vontade dos sócios.
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Inscrição Estadual: As empresas que realizam operações de compra e venda, tanto de

produtos como de mercadorias, são consideradas CONTRIBUINTE perante o ESTADO,
devendo obter a Inscrição Estadual. Os governos estaduais têm à disposição dos
contribuintes e empresas os Postos Fiscais Eletrônicos, que oferecem muitos serviços.

Inscrição Municipal: Para finalizarmos o processo de abertura e para que possamos colocar
a empresa em funcionamento, é necessária uma inscrição municipal e posteriormente
requerer o alvará ou licença de funcionamento.

Áreas e setores funcionais: Área funcional é diferente de estrutura. Para entendermos

melhor áreas, departamentos, setores, temos que nos ater ao organograma que é a
representação gráfica de estrutura organizacional da empresa, considerados os
departamentos, setores e seções e a inter-relação existente entre eles. A empresa é um
sistema, cujo aspecto principal é a interligação das suas partes. Didaticamente, podemos
apresentar a estrutura interna das empresas observando o seu porte, os produtos
confeccionados, a área geograficamente ocupada, etc.

Como fazer um plano de negócios?

Com a ajuda do manual Como elaborar um plano de negócios, disponibilizado
gratuitamente pelo Sebrae, selecionamos os pontos mais importantes desse tipo de
documento. Confira as cinco etapas:

1. Descrição do produto e serviço

O primeiro passo é definir a atividade da sua empresa. Descreva o ramo de atuação e
elabore um resumo como ponto de partida. Nessa hora, você também precisa escolher o
regime tributário, a
forma jurídica e o capital social da companhia. Na dúvida, entre em contato com o
contador da sua confiança.

2. Análise de mercado
Esse estudo permite analisar a viabilidade do negócio, com base no desempenho do
mercado no qual você pretende se inserir. A ideia é realizar um levantamento sobre os
concorrentes, o público-alvo e os fornecedores. Dentro desse contexto, qual será o seu
diferencial?

3. Plano de marketing
De que forma o produto será comercializado? Defina uma estratégia para apresentação do
serviço, estude as formas de distribuição e as técnicas de promoção. Para associar a marca
ao público alvo, um profissional de Publicidade e Propaganda pode ser valioso.

4. Plano operacional
O que é necessário para colocar o negócio em prática? Elabore um organograma da
empresa, com toda a estrutura organizacional previamente delimitada. Hora de definir o
perfil dos funcionários que você irá contratar e a infraestrutura e localização da sede da
empresa.

5. Planejamento financeiro
Qual será o investimento total para abertura da empresa? Estime os gastos fixos, a
necessidade de capital de giro e faça uma previsão (pessimista) de faturamento. Deixar o
otimismo exagerado de lado nessa etapa do plano de negócios permite estar preparado
caso o pior aconteça.
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Apoio de especialistas é recomendado

Ao solicitar apoio de consultorias especializadas no ramo empresarial – o próprio Sebrae é
um exemplo -, o empreendedor de primeira viagem consegue minimizar
os inevitáveis riscos de abrir um negócio. Seja com orientações quanto à viabilidade do
negócio, dicas sobre fornecedores ou insights  a respeito da situação do mercado de
trabalho, os assessores trazem uma opinião consolidada por anos de experiência. Muitas
vezes, o olhar externo permite enxergar características que passam batidas por quem vive o
dia a dia da empresa.
Para finalizar, é preciso lembrar que, na hora de planejar uma empresa, toda ajuda é válida.
A dedicação na fase que antecede a abertura da companhia pode significar a diferença
entre o sucesso e a falência no longo prazo.

Estrutura da Organização
- Organograma
É a representação gráfica nos níveis hierárquicos e departamentais de um
empreendimento. É um gráfico que apresenta o “esqueleto” da organização, no qual se
procura retratar como se constitui cada uma das partes, as relações de autoridade e de
responsabilidade entre eles, o fluxo das comunicações e a interdependência entre os
departamentos.
Representamos o organograma através da figura geométrica de um retângulo,
interligados entre si por linhas horizontais e verticais. É importante que todo funcionário
conheça a estrutura da empresa. Com este conhecimento poderá prestar informações sobre
a empresa, localizar funcionários e manter a formalidade hierárquica ao dirigir-se aos
postos de chefia.

Objetivos do Organograma
􀁺 Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia;
􀁺 Delegar autoridades e responsabilidades;
􀁺Trajetória de comunicação.

Como elaborar um organograma?

􀁺Evite siglas e abreviaturas para que qualquer funcionário possa ver e entender a estrutura
da organização;
􀁺A subordinação de um órgão em relação a outro é representada por linha cheia, decima
para baixo, da esquerda para a direita, porém as mesmas não devem se cruzar;
􀁺O organograma não deve ser separado em diversas folhas, pois dificulta a visualização;
􀁺Manter a maior simplicidade possível, isto é, só deve existir estritamente o necessário. Deve
ser funcional e compacto sem ser confuso.
EXEMPLO: EMPRESA COMERCIAL
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DIREÇÃO GERAL

DIERTORIA DIRETORIA DIRETORIA

FINANCEIRA COMERCIAL ADMINISTRATIVA

VENDAS E MATERIAL E MANUTENÇÃO E

CONTABILIDADE TESOURARIA COMPRAS
DISTRIBUIÇÃO PATRIMÔNIO LIMPEZA

ARQUIVO E
PROTOCOLO

Departamento Financeiro: Este departamento é responsável pela saúde financeira da

empresa, ficando ao seu cargo todas as obrigações com relação a contas a pagar e a receber.

Departamento Administrativo: Este departamento é ligado diretamente à superintendência

nacional e a toda a sua diretoria o qual administram todos os outros departamentos da
empresa.

Departamento Executivo: Este departamento é responsável por analise e execução de todos

os projetos da empresa de ordem interna ou externa.

Departamento Operacional: Este é o departamento responsável pela execução de todos os

serviços da empresa.

Departamento Jurídico: Este departamento é responsável pela parte jurídica da empresa

estando a seu cargo tudo que é de ordem Jurídica, também é este departamento quem faz a
análise de todos os relatórios da empresa dando o parecer jurídico.

Departamento Contábil: Este departamento é controlado por contadores da empresa que

cuida juntamente com o departamento Jurídico de todas as elaborações de atas e dos livros
fiscais e todos os serviços deste departamento mantendo todas as anotações legais. Enviando
ao departamento de marketing para as devidas publicações nos meios de comunicações.
Cabem à contabilidade o registro e controle de todas as operações financeiras realizadas pela
empresa. Tem como função analisar, registrar e apurar tudo o que a empresa paga,
recebe seus prejuízos e lucros bem como conhecer a situação dos bens que possui.

OBSERVAÇÃO – Qualquer empresa, independente de seu ramo de atividade, tem um

Setor de Contabilidade, pois todas têm necessidade de controlar seus negócios.

É o Setor de Contabilidade que mostra a situação econômica da empresa para que a

Direção Financeira possa, no decorrer do exercício, aumentar os lucros ou diminuir as
despesas visando a um melhor resultado financeiro.

Departamento Comercial: Este departamento é composto por profissionais de altíssimo

nível para o atendimento ao cliente internamente e externamente, e é o responsável pelo
atendimento ao cliente em todas as etapas da contratação de um serviço.

Ao ser criada uma empresa, os responsáveis por ela dividem seus escritórios em
departamento para facilitar o trabalho. Cada setor tem a sua importância e o Departamento
 14

Comercial não seria diferente. Ele possui a principal tarefa que é divulgar os produtos da
empresa através das vendas. E o sucesso da empresa depende, em grande parte, da eficiência
desse setor. O Setor de Vendas dirige a comercialização dos produtos e organiza os passos
necessários para uma boa venda.
Para a empresa, o objetivo de se fazer uma boa venda é que ela possa tirar vantagens,
isto é, que ela possa ter uma margem de lucro nos seus negócios.
As empresas precisam desse lucro para:

 Pagar seus funcionários;

 Renovar seu estoque de mercadoria;
 Quitar dívidas;
 Aumentar a empresa, ou aumentar os ganhos do dono da empresa.

Bem... Vender é fácil!

Nem tanto assim...
Se você quer vender seu carro, deve primeiro, calcular o preço da venda; depois,
procurar os interessados em compra-lo, realizar a venda e receber o dinheiro.
Nas empresas, as coisas são um pouco mais complicadas.
Para uma boa venda é necessário.
1.Verificar o que se possui para vender: As indústrias vendem os produtos que fabricam. A
agricultura o que planta. E o comércio, as mercadorias adquiridas de outras empresas.

2. Preço das Vendas: A empresa precisa vender a mercadoria por um valor maior do que lhe
custou. Quando a empresa quer obter lucro, ela tem que calcular o valor pago pela
mercadoria acrescido dos impostos e taxas, até chegar num preço ideal, de onde obterá o seu
lucro e, consequentemente, pagará as mercadorias adquiridas.

3.Propaganda: A propaganda é muito importante, como dizem: “É a alma do negócio”. As

grandes empresas costumam investir bastante na divulgação dos seus produtos utilizando os
meios de comunicação como: televisão, rádio, jornal, revistas. Para que haja sobrevivência
dessas empresas num mercado cada vez mais exigente e competitivo, é preciso uma ação
mercadológica onde seja usada a criatividade tendo, também, seus critérios bem definidos.
Não basta fazer propaganda. É necessário pensar, primeiro, em quem pode comprar a
mercadoria e, depois, escolher o meio mais adequado para atingir determinada clientela.

Departamento de Franquia: Este departamento é responsável pela montagem de todas as

franquias, contando com o apoio de outros departamentos que o auxiliam na abertura,
depois de tudo liberado e acertado, é este departamento o responsável inclusive pela
expansão da empresa até mesmo em nível internacional.

Departamento de Marketing: Este departamento é responsável por tudo que é publicado na

empresa, responsável por campanha publicitária, promoções, pesquisa de mercado; é o
responsável por concursos entre outros tópicos de marketing que a empresa esteja fazendo e
ou participando cuida também da marca da empresa junto aos veículos de comunicações de
um modo geral através da assessoria de imprensa.

Departamento de Recursos Humanos/Departamento de Pessoal (D.P.): Este é o

departamento responsável por contratação e demissão de todos os profissionais, e trata de
todos os benefícios dos funcionários que trabalham na empresa diretamente ou
indiretamente. Depois de ser selecionado e aprovado para integrar-se à equipe, é chegado o
momento de admitir o novo funcionário. Todos os procedimentos e documentos necessários
à admissão e manutenção do funcionário na empresa são de responsabilidade do Setor de
Pessoal.
 15

Departamento de Informática: Este é o departamento que cuida de todo o tipo de

informação da Internet, tais como; site, domínios, e-mail, e todas as manutenções dos
computadores da empresa assim como tudo que diz respeito a área de informática e de
computadores da empresa, ou das franquias.

Departamento de Formação Profissional: Este departamento cuida da formação e

treinamento de todos os profissionais incluindo os franqueados e os seus respectivos
funcionários, também é o responsável por palestras, debates, promovendo cursos e
ministrando novas técnicas de investigação.

Departamento de Suporte ao Franquiado: Este departamento é o responsável pelo elo de

ligação entre a Organização e Franqueados, e também o departamento ao qual o franqueado
está subordinado, pois aqui ele faz todas as suas compras, e se escreve nos novos cursos da
empresa, e tem todo o suporte técnico e administrativo.

Departamento de Venda: Este departamento é responsável pelas vendas diretas ao

consumidor ele tira o pedido e envia o(s) equipamento(s) ao cliente solicitante.

Colocar os produtos à venda: As mercadorias colocadas à venda pelas empresas são feitas
de duas maneiras diferentes:
Vendas por atacado – São vendas feitas em grandes quantidades onde o comprador
adquire seus produtos para revender. Exemplo: Uma loja de brinquedos que compra de uma
empresa atacadista, bolas e bonecas para vendê-las no comércio varejista.

O atacadista, para chegar ao cliente, tem que realizar as seguintes tarefas:

- Fazer e manter atualizado um cadastro de compradores;
- Elaborar mostruários dos produtos, onde constam suas especificações, preços e
prazos para pagamentos e entregas;
- Treinar vendedores-pracistas e enviá-los para visitar as empresas compradoras.
Departamento de Protocolo e Arquivo: O setor de protocolo registra todos os documentos
que chegam e os distribui para os diferentes destinatários. Já o setor de arquivo guarda os
comprovantes de recebimento ou de envio das diferentes correspondências e também os
próprios documentos originais. Assim, como se pode perceber, há uma grande ligação entre
o trabalho do protocolo e do arquivo, pois um setor depende do outro.

Tipos de Documentos
Documentação Oficial: Incluem-se papéis do poder público, tais como:
• Atos de Correspondência: ofício, aviso, memorando ou carta oficial de gabinete, edital,
requerimento, abaixo-assinado.
• Atos Processuais: informação, despacho ou decisão, sentença judicial.
• Atos de Registro: Ata, emenda.
• Atos Normativos: Lei, decreto-lei, regulamento, estatuto, regimento, instrução.
• Atos Probatórios: atestados, laudo, certidão, diploma, alvará, licença.
• Atos de Administração de Pessoal: decreto, portaria.
• Atos Contratuais: contrato, acordo, convênio.
• Atos representativos ou de confiança: procuração, carta de fiança.

Documentação Empresarial: Inclui todos os documentos relativos à empresa, transmitindo

informações a respeito de atos e fatos administrativos, financeiros, jurídicos e políticos.
• Correspondência interna: comunicados, memorandos, comunicações internas.
• Correspondência externa: cartas de pessoas e empresas. Ex.: cartas, fax, telegramas.
• Documentos contábeis e fiscais: orçamentos, notas fiscais, folhas de pagamento,
 16

recibos, duplicatas, notas promissórias, cheques.

• Documentação de pessoal: currículos, cartas de desligamento e de contratação, cartões de
ponto, recibos de pagamento, documentação referente a acidentes.
• Documentação jurídica: contratos, escrituras, leis e decretos, atas de assembleias.
• Documentação técnica: projetos, propostas, reclamações, requisições, manuais.
Documentação Descartável: é aquela que perde rapidamente a validade, por exemplo,
orçamentos, pedidos, folhetos e catálogos promocionais. Os envelopes, na maioria das vezes,
podem ser descartados. Para preservar o endereçamento do remetente, basta recortar o
pedaço do envelope que traz esse registro e anexá-lo à carta.
Documentação Artificial: denominamos assim os documentos criados a partir de
transcrição, no todo ou em parte, da documentação original: registros, fichas, desenhos,
mapas.

ROTINAS DE REGISTRO DE MOVIMENTAÇÃO

Quando o remetente envia um documento e quer ter a garantia de que foi recebido,
ele solicita que o destinatário assine e date o Livro de Protocolo. Neste livro, o destinatário
registra a correspondência expedida, preenchendo os campos da esquerda com o nome de
sua empresa, o endereço, a discriminação do assunto e a data em que o documento foi
enviado.

Destinatário: ................................................... RECEBIDO

.....

Endereço: ........................................................
.. Em: ____/____/_____

Discriminação ...................................

.......................................................................... Assinatura ou Carimbo

.
Remetido em: ......../.........../...............

REDAÇÃO OFICIAL

A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e
uniformidade. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre a Administração
Pública; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou
entidade que comunica; o destinatário dessa comunicação é o público, o conjunto de
cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública. A redação oficial deve ser isenta de
interferência da individualidade de quem a elabora.
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecerem a certas
regras de forma. A clareza do texto, possibilitando imediata compreensão pelo leitor, o uso
de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das
comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um máximo de informações
com um mínimo de palavras.
Correção Gramatical
Correção gramatical é a utilização do padrão culto de linguagem, ou seja, é escrever
sem desrespeitar os fatos particulares da língua e as regras apropriadas para o seu perfeito
uso. As incorreções gramaticais desmerecem o redator e põem em dúvida sua autoridade
para falar sobre qualquer assunto.
Formalidade e Uniformidade
 17

A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na

correspondência
oficial. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele
Pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a
formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no tratamento do assunto do qual cuida a
comunicação.

FORMAS DE TRATAMENTO
Autoridades Universitárias

Abreviatura
Cargo ou Função Por Extenso Abreviatura Plural Vocativo Endereçamento
Singular
Ao Magnífico Reitor
Vossa V. Mag.as ou V.
V. Mag.ª ou V. ou
Magnificência Magas. Magnífico Reitor
Maga. Ao Excelentíssimo Senhor
ou
Reitores Reitor
ou ou Excelentíssimo
V. Exa. ou V. Nome
Senhor Reitor
Ex.ª Cargo
Vossa Excelência V.Ex.as ou V.Exas.
Endereço
Ao Excelentíssimo Senhor
Vice-Reitor
V.Ex.ª, ou Excelentíssimo
Vice-Reitores Vossa Excelência V.Ex.as ou V. Exas. Nome
V.Exa. Senhor Vice-Reitor
Cargo
Endereço
Assessores
Ao Senhor
Pró-Reitores
V.S.ª ou Nome
Diretores Vossa Senhoria V.S. ou V.Sas.
as
Senhor + cargo
V.Sa. Cargo
Coord. de
Endereço
Departamento

Autoridades Judiciárias
Abreviatura Abreviatura
Cargo ou Função Por Extenso Vocativo Endereçamento
Singular Plural
Auditores
Curadores
Ao Excelentíssimo
Defensores Públicos
Senhor
Desembargadores Vossa V.Ex.as ou V. Excelentíssimo
V.Ex.ª ou V. Exa. Nome
Membros de Tribunais Excelência Exas. Senhor + cargo
Cargo
Presidentes de Tribunais
Endereço
Procuradores
Promotores
Ao Meritíssimo Senhor
Juiz
Meritíssimo
Meritíssimo
Senhor Juiz
Juiz ou
ou M.Juiz ou V.Ex.ª,
Juízes de Direito V.Ex.as ou
V. Exas. Ao Excelentíssimo
Vossa Senhor Juiz
Excelentíssimo
Excelência Nome
Senhor Juiz
Cargo
Endereço

Autoridades Militares
Abreviatura Abreviatura
Cargo ou Função Por Extenso Vocativo Endereçamento
Singular Plural
Ao Excelentíssimo
Oficiais Generais (até Senhor
Vossa Excelentíssimo
Coronéis) V.Ex.ª ou V. Exa. V.Ex.as, ou V. Exas. Nome
Excelência Senhor
Cargo
Endereço
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Ao Senhor
Nome
Outras Patentes Vossa Senhoria V.S.ª ou V. Sa. V.S. ou V. Sas.
as
Senhor + patente
Cargo
Endereço
Autoridades Eclesiásticas

Abreviatura Abreviatura
Cargo ou Função Por Extenso Vocativo Endereçamento
Singular Plural
A Sua Excelência
Vossa V.Ex.asRev.mas Reverendíssima
V.Ex.ª Rev.ma ou Excelentíssimo
Arcebispos Excelência ou V. Exas. Nome
V. Exa. Revma. Reverendíssimo
Reverendíssima Revmas. Cargo
Endereço
A Sua Excelência
Vossa V.Ex.asRev.mas Reverendíssima
V.Ex.ª Rev.ma ou Excelentíssimo
Bispos Excelência ou V. Exas. Nome
V. Exa. Revma. Reverendíssimo
Reverendíssima Revmas. Cargo
Endereço
V.Em.as, V.
V.Em.ª, V. Ema. Emas.
Vossa Eminentíssimo A Sua Eminência
Eminência ou Reverendíssimo Reverendíssima
ou ou
Cardeais Vossa ou Nome
Eminência Eminentíssimo Cargo
V.Em.ª Rev.ma, V.EmasRev.mas
Reverendíssima Senhor Cardeal Endereço
V. Ema. Revma. ou V. Emas.
Revmas.
Ao Reverendíssimo Cônego
Vossa V. Rev.ma V. Rev.mas Reverendíssimo Nome
Cônegos
Reverendíssima ou V. Revma. V. Revmas. Cônego Cargo
Endereço
Ao Reverendíssimo Frade
Vossa V. Rev.ma V. Rev.mas Reverendíssimo Nome
Frades
Reverendíssima ou V. Revma. ou V. Revmas. Frade Cargo
Endereço
A Reverendíssima Irmã
Vossa V. Rev.ma V. Rev.mas Reverendíssimo Nome
Freiras
Reverendíssima ou V. Revma. ou V. Revmas. Irmã Cargo
Endereço
Ao Reverendíssimo
Monsenhor
Vossa V. Rev.ma V. Rev.mas Reverendíssimo
Monsenhores Nome
Reverendíssima ou V. Revma. ou V. Revmas. Monsenhor
Cargo
Endereço
Santíssimo
Papa Vossa Santidade V.S. - A Sua Santidade o Papa
Padre
Ao Reverendíssimo Padre /
Pastor

ou
Sacerdotes em Vossa V. Rev.ma V. Rev.mas Reverendo
geral e pastores Reverendíssima ou V. Revma. ou V. Revmas. Padre / Pastor
Ao Reverendo Padre / Pastor
Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Monárquicas

Cargo ou Função Por Extenso Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento

 19

Singular Plural
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Nome
Arquiduques Vossa Alteza V.A. VV. AA.
Título Cargo
Endereço
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Nome
Duques Vossa Alteza V.A. VV. AA.
Título Cargo
Endereço
A Sua Majestade
Vossa Nome
Imperadores V.M. VV. MM. Majestade
Majestade Cargo
Endereço
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Nome
Príncipes Vossa Alteza V.A. VV. AA.
Título Cargo
Endereço
A Sua Majestade
Vossa Nome
Reis V.M. VV. MM. Majestade
Majestade Cargo
Endereço
Autoridades Civis

Por Abreviatura Abreviatura

Cargo ou Função Vocativo Endereçamento
Extenso Singular Plural
Chefe da Casa Civil e da
Casa Militar
Cônsules
Deputados Ao
Embaixadores Excelentíssimo
Governadores Vossa V.Ex.ª ou V.Ex.as Excelentíssimo Senhor
Ministros de Estado Excelência V. Exa. ou V. Exas. Senhor + Cargo Nome
Prefeitos Cargo
Presidentes da República Endereço
Secretários de Estado
Senadores
Vice-Presidentes de Repúblicas
Ao Senhor
Demais autoridades não
Vossa V.S.ª ou V.S.as Nome
contempladas com tratamento Senhor + Cargo
Senhoria V. Sa. ou V. Sas. Cargo
específico
Endereço
DOCUMENTOS

Os mais comuns (e bastante importante) são os seguintes:

 Recibo – é o comprovante que alguém deve assinar quando recebe alguma encomenda, um
documento importante, um SEDEX ou algum pagamento.
 Nota fiscal – deve acompanhar as remessas de mercadorias expeditas pelo fornecedor.
 Guias de recolhimento – tipo de boleto usado para pagar os impostos. Para cada imposto
há uma guia diferente.
 Requisição de materiais ou pedidos de compra – formulários usados internamente para
solicitar materiais de consumo ou produtos ao almoxarifado, ou ainda para pedir a compra
de materiais que não estão no estoque.

Memorando
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Um memorando é, na sua acepção básica, um relatório no qual é exposto algo que

deve ser tido em conta para um(a) determinado(a) assunto ou acção. Também pode ser um
bloco no qual se apontam as coisas que um indivíduo deve recordar.
No mundo diplomático, um memorando é uma comunicação menos solene do que a
nota e o apontamento, que uma nação envia a outra sobre o estado de determinada questão.
Geralmente, os memorandos diplomáticos não são assinados.
Por outro lado, o termo memorando é frequentemente usado como sinónimo de
ofício. Trata-se de um documento ou uma comunicação escrita (carta) de carácter oficial ou
protocolar que utilizam as autoridades, sobre assuntos de interesse público. A função
consiste em relacionar os órgãos administrativos de maior hierarquia
Um ofício deste tipo é usado para comunicar disposições, consultas, ordens e
relatórios. Também cumpre funções de convite, de congratulações/felicidades, de
colaboração e de agradecimento, entre outras. O ofício conta com várias partes previamente
estipuladas, como o cabeçalho, a numeração, o assunto, a referência e o corpo. Por fim,
também é um impresso usado no comércio para correspondências breves.

Ata de Reunião
Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:
- Data, local, horário de início;
- Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram
tomadas);
- Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos
principais interesses ao se ler uma ata de reunião);
- Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram fim da reunião, é preciso que as
pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas, porque as decisões foram
tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão
ocorra);
- Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes);
- Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é
estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião).
Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações
além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura
e identificação (em especial) das decisões tomadas. Uma ata que não abranja todos estes itens
ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.
 21

Circular: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades

administrativas ou determinados funcionários.

Declaração: é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou

não de um direito ou de um fato.

Ofício: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de

assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São
objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas,
podendo ser também dirigidos a entidade particular.

Ofício 123/ 2003 / TJDFT-Pres.

Brasília, 11 de fevereiro de 2008. 1. Convidamos Vossa Excelência a prestigiar

a cerimônia de posse dos novos servidores da Justiça
do Distrito Federal e dos Territórios.
A Sua Excelência o Senhor

José Roberto Arruda 2. O evento ocorrerá em 20/2/2008, quarta-feira, às

14h30min, no Salão Nobre do Palácio da Justiça.
Governador

Palácio do Buriti
João José da Silva
70.000-000 – Brasília – DF
Presidente do TJDFT

Assunto: Posse dos novos serventuários da Justiça

Portaria

Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos) determinam providências de

caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e procedimentos para o(s)
órgão(s),
bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.

ARQUIVAMENTO

Arquivo é a organização do conjunto de documentos produzidos ou recebidos por

instituições públicas ou privadas, ao longo das suas atividades, que devem ser guardados e
conservados, para servir de fonte de consulta às instituições.

Documento é todo tipo de escrita recebido ou expedido por instituição pública ou

privada que serve de fonte de informação à instituição.
 22

Para a verdadeira eficácia da organização dos documentos é necessário que o arquivo

seja:

 Seguro;

 Preciso;

 Simples e de fácil acesso.

- Métodos de arquivamento

1 – Ordem alfabética

Por nome de pessoas

a) Coloque em primeiro lugar o sobrenome; no caso de mais de um, o último sobrenome e

depois o prenome.
Ex.: José Almeida da Silva → Silva, José Almeida da

b) Graus de parentesco e títulos não são considerados, devendo ser colocados entre
parênteses no final.
Ex.: José Carneiro Jr. → Carneiro, José (Jr.)

Dr. Osvaldo Costa → Costa, Osvaldo (Dr.)

c) Não separe sobrenome composto por um substantivo mais um adjetivo.

Ex.: Dulce Monte Negro → Monte Negro, Dulce

d) Sobrenomes com as palavras “Santo”, “Santos”, “São” não devem ser separados.
Ex.: Osvaldo Santa Rosa → Santa Rosa, Osvaldo.

e) Sobrenomes precedidos de partículas com inicial maiúscula, estas devem ser

consideradas como parte do sobrenome.
Ex.: Bruno Di Caprio → Di Carmo, Bruno.

Obs.: Para arquivamento, o uso da vírgula indica que houve inversão no nome.

Por nome de empresas

a) Arquive diretamente pelo nome da empresa, não fazendo inversões.

Ex.: Banco Itamarati → Banco Itamarati

b) Os números para arquivamento são escritos por extenso.

Ex.: 3 Patinhos Confecção Infantil Ltda. → Três Patinhos Confecção Infantil Ltda.

c) As empresas conhecidas pela sigla devem ser arquivados como se fossem palavras.
Ex.: SENAC → SENAC
 23

d) Nomes de empresas que comecem com artigos, estes devem ser colocados entre
parênteses no final.
Ex.: A Voz do Povo → Voz do Povo (A)

Por assunto

O importante na classificação desse método é a escolha do assunto principal, sua divisão

e subdivisão.

Ex.: Em uma agência de automóveis podemos ter como assunto principal “carros nacionais e
importados”.
Carros nacionais → novos usados {fabricante; modelo; cor; ano.

Carros importados → novos usados {origem; fabricante; modelo; cor; ano.

3 – Ordem numérica

É considerado um método confidencial, pois para consultar as pastas necessitamos de um

índice auxiliar.

Organiza-se o arquivo utilizando-se pastas numeradas em ordem crescente ou

decrescente.

O índice auxiliar contém os números das pastas e os assuntos pertinentes.

Para a consulta do arquivo é necessário que o índice esteja atualizado.

Além da vantagem de ter um método sigiloso, permite também uma maior rapidez na
organização do arquivo, uma vez que os números são infinitos.

4 – Referência cruzada

Adotamos a expressão “referência cruzada” quando a empresa utiliza nome fictício ou a

pessoa é conhecida por apelidos.

Ex.: Nome fictício: Pão de Açúcar

Razão Social: Companhia Brasileira de Distribuição

Cruzamos o arquivo, abrindo uma pasta para Pão de Açúcar, na qual consta uma
observação “ver Companhia...” e vice-versa.

5 – Ordem Cronológica

Os documentos são arquivados por ordem de data, crescente e decrescente. A ordem

alfabética pode ser utilizada no caso de documentos com a mesma data.

6 – Geográfico

É utilizado quando o arquivamos os documentos considerando-se uma divisão geográfica

previamente estabelecida. A divisão geográfica pode ser feita por países, estados, cidades,
 24

bairros, entre outras. Este método é muito utilizado nos departamentos de vendas,
exportação e importação das empresas.

7- Arquivo eletrônico

As mesmas normas para o arquivo de papeis devem ser seguidas para o arquivo
eletrônico. O arquivo eletrônico deve ser organizado de forma a permitir fácil acesso à
informação. O uso das ferramentas da informática torna os serviços mais rápidos e eficientes,
mas lembre-se de que o computador nada faz sozinho.

Recomendações úteis sobre arquivamento

• Os documentos que serão arquivados, quando fazem parte de um mesmo processo,

deverão ser grampeados. Não utilize clipes, pois os mesmos podem se soltar e os
documentos podem ser extraviados.

• Dobrar todo o material volumoso, conservando seu título voltado para o lado externo
para que haja maior visibilidade para facilitar as consultas.

• Recompor os documentos danificados antes de arquivá-los.

• Centralizar os documentos antes de perfurá-los.

• Diariamente, ao atualizar seu arquivo, preste atenção para ver se encontra documentos
com data de destruição já vencida.

• Mantenha o arquivo atualizado e sem erros. Não arquive errado porque está com pressa.
O tempo gasta em arquivar é ganho ao procurar.

• Planeje a vida dos documentos no arquivo eliminando documentos de pouca

importância.

• Transfira todos os documentos que perderam sua utilidade e atualidade, mas não seu
valor, para o arquivo morto onde ficarão arquivados para sempre ou por tempo pré-
determinado.

• Remoção de um documento: ao retirar um documento do arquivo registre o local onde

estava. Isto facilitará a reposição no local de origem.

• Remoção de pasta de um arquivo: ao retirar uma pasta do arquivo coloque no lugar dela
um cartão indicando para onde a mesma foi levada, data de retirada, data em que será
devolvida. Isto facilitará a localização e o controle da devolução.
 25

REFERÊNCIAS

Técnicas em Secretariado – Profª. Kátia J. de Miranda.

Manual de Gestão Documental –ICMBIO - Instituto Chico Mendes de Conservação da

Biodiversidade.

Apostila de Redação Oficial Sites da Internet, blogs,

etc.http://www.vivoseudinheiro.com.br/aprenda-como-fazer-um-plano-de-negocios-em-
5-dicas-praticas/