Tudo sobre

BPM
business process
management
Tudo sobre BPM | 1
sumário
Introdução ............................................................................................................................................................................................ 03
Quem colaborou ................................................................................................................................................................................ 04
Glossário de BPM ............................................................................................................................................................................... 05
Começando do zero: os conceitos .............................................................................................................................................. 07
O que é BPM? ...................................................................................................................................................................................... 08
O que é BPMN? ................................................................................................................................................................................... 09
O que é BPMS? .................................................................................................................................................................................... 10
BPM x Workflow: qual a diferença? .............................................................................................................................................. 11
Implementação na prática: como aderir ao BPM ................................................................................................................... 12
Fases da implantação do BPM ....................................................................................................................................................... 13
Planejamento e identificação As Is ............................................................................................................................................... 14
Análise de processos (To Be) .......................................................................................................................................................... 15
Desenho (To Be) ........................................................................................................................................................................... 16
Simular fluxos e verificar aderência (To Be) ............................................................................................................................... 17
Monitoramento e controle ........................................................................................................................................................... 18
Refinamento (melhora dos fluxos) ............................................................................................................................................... 19
Benefícios: por que minha empresa precisa do BPM .......................................................................................................... 20
Benefícios gerais da metodologia ................................................................................................................................................ 21
Benefícios da automatização de processos (Business Process Automation) ............................................................. 22
Já possuo ERP, ainda preciso do BPM? .................................................................................................................................... 23

Tudo sobre BPM | 2

introdução
Atualmente temos observado diferentes entendimentos sobre
a gestão por processos de negócio (BPM) nas mais diversas
abordagens, tanto do ponto de vista sistêmico como enquanto
metodologia de boas práticas.
Além dos casos em que, mesmo diante de diversos problemas no
gerenciamento dos processos nas organizações, muitas empresas
ainda não tem o conhecimento desta metodologia, assim como
sistemas voltados a automatização dos processos de negócio
(BPMS).
Uma vez que compreendemos a complexidade do assunto,
pensamos como poderíamos ajudar quem busca conhecer do
ponto de vista conceitual como do ponto de vista sistêmico,
este conjunto de boas práticas que se batizou como BPM nos
diferentes aspectos.
Por isso, com o objetivo de facilitar o entendimento destes
conceitos e de como uma solução de BPM (ou BPMS) auxilia na
otimização dos processos de negócio, reunimos tudo sobre o
tema neste e-book!
Esperamos que o leitor possa entender de uma forma didática o
que é, como funciona, e como dar os primeiros passo na adoção
da gestão orientada a processos de negócio.
Boa leitura,
Felipe Bahiense
CEO da Neomind
A Transformação Digital tem cada vez
mais feito parte das organizações. O
uso da tecnologia pelas empresas para
atingirem melhores resultados, otimizarem
seu alcance e aprimorar a experiência do
consumidor têm feito com que pilhas de
papéis no meio organizacional fiquem no
passado (ou já deveria ter ficado). Além de
ser crescente a necessidade de automatizar
processos e digitalizar documentos para
otimizar a rotina.
A Orbis Research, empresa de pesquisa de
mercado e análise da indústria, apontou
que o mercado global de Business Process
Management (BPM) deva valer entre US$
13 e 14 bilhões até 2021.
Embora a Transformação Digital já seja
uma realidade, muitas empresas ainda
estão engatinhando neste processo.
Números da Gartner revelam que os
Chief Information Officers (CIOs) gastam
18% de seus orçamentos para apoiar a
digitalização, enquanto a estimativa é que
os orçamentos para a transformação
digital aumentem para 28% nos próximos
dois anos (Quinstreet).
Tudo sobre BPM | 3
QUEM CONTRIBUIU PARA este MATERIAL

Alini Laube Elemar Negri Edgar Luís

Silva

Felipe Jéssica Gabriel Ribeiro

Bahiense Angeli

Diagramação | Marketing Neomind

Texto | Colaboradores

Tudo sobre BPM | 4

 glossário do bpm
Análise de modelo
Descreve a estrutura do sistema ou aplicação que você está
modelando.
Business Process Automation (BPA)
Automação de Processos é uma estratégia para gerenciar
e melhorar o desempenho de uma empresa através da
otimização contínua de processos de negócio em um ciclo
fechado de modelagem, execução e medição de tarefas.
Business Process Improvement (BPI)
Melhoria de Processos de Negócio é uma abordagem
sistemática para ajudar qualquer organização a otimizar seus
processos subjacentes para alcançar resultados mais eficientes.
Modelagem de processo
Criação integrada de modelos gráficos representando o
negócio, sistema e processos humanos utilizados para capturar,
desenhar, simular e otimizar processos.
Modelos de processos
Eventos que desencadeiam ações bem como uma sequência
de regras e passos utilizados dentro e entre os processos em si.
Auxiliam a tomada de decisão para a execução do fluxo.
Monitoramento de processo
Rastreamento de processos individuais de modo que as
informações sobre seu estado possam ser facilmente vistas e as
estatísticas no desempenho de um ou mais processos possam
ser fornecidas consequentemente.
business Process Modeling Notation (BPMN)
Notação de Modelagem de Processos de Negócio consiste em
uma série de ícones padronizados cujo objetivo é o de facilitar o
entendimento do fluxo desenhado.
Processo de negócio
Um conjunto definido de atividades comerciais que
representam as etapas necessárias para atingir um objetivo
comercial. Inclui o fluxo e o uso de informações e recursos.
Processo parental
Nome designado a um processo que contém um subprocesso
dentro de seus limites.
Proprietário do processo
Indivíduo que é responsável pelo desempenho, recursos,
suporte, experiência funcional para os participantes, etc.
Geralmente também é responsável por implementar as
melhorias no processo.
Simulação do processo
Representação baseada em um modelo de processo comercial,
onde se cria um cenário hipotético para analisar, desenvolver e
otimizar processos.
Business Process Management Suite (BPMS)
Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio são
aplicações responsáveis pela automação, execução, controle e
monitoramento das atividades contidas em um processo.
Tudo sobre BPM | 5
Componentes
Anotação
Elemento que possibilita a anotação em
forma de texto para determinada função
do processo. A anotação não aparece
durante a execução do mesmo, somente
na modelagem.
Atividade
Termo genérico para ações que empresas
e/ou organizações executam por meio
de processos de negócio. Uma atividade
pode ser manual, ou seja, que não
suporta automação e necessita de
alguém para dar sequência no fluxo.
Também pode ser automatizada,
executando uma ação pré-programada
e consequentemente excluindo a
necessidade da ação humana.
Decisão
Evento dentro de um processo que pode
levar a vários caminhos alternativos
dependendo da forma como foram
configurados. São classificados em três
tipos:
Exclusiva
Encaminha o fluxo de sequência
conforme o retorno da condição
configurada.
Inclusiva
Encaminha os fluxos de sequência para
uma ou mais tarefas conforme o retorno
da condição configurada.
Paralela
Divide o fluxo de sequência e encaminha
simultaneamente para as atividades nele
ligadas.
Evento
Uma ou mais ações específicas que
podem ser internas ou externas dentro
do sistema de gerenciamento do fluxo.
Essa ação será executada conforme a sua
configuração e o seu tipo.
Evento de fim
Indica onde o fluxo de sequência
encerrará o processo.
Evento de início
Determina o local de início do processo.
Fluxo de sequência
Sequência representativa que demonstra
a ordem em que as atividades serão
realizadas dentro do processo. Cada fluxo
sai de algum evento e chega em outro.
Participantes
São todos os envolvidos na atividade, raia
ou processo, permitindo assim identificar
e configurar quem terá alguma ação no
processo.
pool
Mecanismo visual utilizado no diagrama
de fluxo do processo. Tem como
função descrever o que ou quem
está trabalhando em um subconjunto
particular do processo.
Subprocesso
Processo que é chamado durante a
execução de outro. Ele pode ou não
seguir paralelamente com o processo
geral e não depende da finalização do
mesmo para ser encerrado.
Temporizador
Mecanismo onde se configuram algumas
ações que serão executadas após um
determinado tempo, o temporizador
irá executar a ação para a atividade
a qual está associado. Seu objetivo é
automatizar algumas ações importantes
que porventura possam não ser
posicionadas manualmente por um
participante.
Tudo sobre BPM | 6
Começando do zero: BP
MN

os conceitos
BPM
Quando falamos em Gestão de Processos, conhecido
mundialmente por Business Process Management
(BPM), é comum nos depararmos com termos que
talvez fujam um pouco de nosso conhecimento.

BPM, BPMS, BPMN... entenda os principais termos que

envolvem a Gestão de Processos.

Tudo sobre BPM | 7

o que é gestão de processos,
OU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (bpm)?
Mostrar informações relevantes de como os processos
são executados, realizar melhorias, fazer com que
processos possam ser gerenciados, além de
possibilitar uma melhor tomada de decisão
e visão do negócio. Essas são algumas
das características do Business Process
Management (BPM). Em português
conhecido como Gerenciamento de
BPM
Processos de Negócio.
O BPM se trata de uma
metodologia de gerenciamento
ajustável desenvolvida para
organizar e facilitar processos
organizacionais, independente
se for de baixa ou alta
complexidade, internos, ou
externos nas corporações.
Em ambientes mais complexos, com vários
pontos de entrada e saída de informações
e atuando em processos ponta a ponta, o
BPM agrega ainda mais valor, tornando-se peça
fundamental. O fato de contar com uma plataforma
que pode trafegar um processo que abstrai as
complexidades de buscar ou levar a informação a
outros sistemas envolvidos, muda completamente o
ambiente organizacional.
E o que envolve a Gestão de Processos (BPM)?
Organizar em torno de resultados – e não
de tarefas – para garantir que o foco seja
mantido; Corrigir e melhorar processos
antes da automação; Padronizar
processos em toda a empresa para
que possam ser mais facilmente
entendidos e gerenciados, tenham
seus erros e riscos reduzidos;
Habilitar a melhoria contínua para
que as mudanças possam ser
estendidas e propagadas ao longo
do tempo.
Isso geralmente ocorre por meio da
otimização na gestão e controle de
métodos, técnicas e ferramentas para
analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar
e controlar processos envolvendo todos
os setores.
Assim, a Gestão de Processos não se trata de
ser uma ação única. Muito além disso, envolve uma
avaliação contínua dos processos, além de incluir ações
para melhorar os fluxos.
Tudo sobre BPM | 8
o que é BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN)?
Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma notação
gráfica padrão da OMG que descreve a lógica dos passos de
um processo de negócio. Essa notação tem sido especialmente
desenhada para coordenar a sequência dos processos e as
mensagens que fluem entre os participantes das diferentes
atividades.
A especificação da notação de modelagem de processos de
negócio fornece uma notação gráfica para expressar os processos
de negócio em forma de diagrama de processo de negócio (BPD).
Dar suporte ao gerenciamento de processo de negócio é um dos
objetivos do BPMN, tanto para os usuários técnicos quanto para
os usuários de negócio, fornecendo uma notação intuitiva para
os usuários, tornando-os capazes de representarem semânticas
de processos complexos.
O objetivo do desenvolvimento do BPMN é de permitir
por meio de um mecanismo simples a criação de
modelos de processos de negócio, enquanto que ao
mesmo tempo permita manipular a complexidade
inerente de um processo de negócio.
A abordagem empregada para manipular estes dois
requerimentos conflitantes é de organizar as figuras gráficas
para anotação dentro de categorias específicas. O BPMN
fornece um pequeno conjunto de categorias para que o
usuário (leitor) possa facilmente identificar os tipos básicos
dos elementos e entender o Diagrama.

Então, por que é importante modelar com BPMN?

• BPMN é um padrão internacional de modelador de processos

aceito pela comunidade;

• BPMN é independente de qualquer metodologia de modelador e

processos;

• BPMN permite modelar o processo de uma maneira unificada e

padronizada;

• BPMN cria uma ponte padronizada para diminuir a lacuna entre

os processos de negócio e sua implementação.

Tudo sobre BPM | 9

e o que é business process management system (bpms)?
Para colocar em prática tudo que envolve a Gestão de Processos
(BPM) em uma organização e passar a automatizá-los, Em suma, o BPMS é utilizado por profissionais de
temos o BPMS (Business Process Management processos de negócios, analistas de negócios,
System, ou em português Sistemas de Gestão desenvolvedores e profissionais de TI para
de Processos de Negócio). melhorar a produtividade, eficiência,
eficácia e rentabilidade da organização.
Estamos falando de uma ferramenta Contudo, a fim de que isso seja
para projetar, implementar possível, uma solução de BPMS
e melhorar uma atividade precisa agregar valor aos sistemas
ou conjunto de atividades gerenciais.
que atingirão um objetivo
organizacional específico. Um BPMS pode incluir os
seguintes itens:
A comparação aqui é: se
BPM é a metodologia, • Desenho dos fluxos;
BPMS é a ferramenta • Automatização de workflow;
para gerenciar processos, • Regras de negócio;
pois Business Process • Indicadores;
Management System é • Monitoramento em tempo real;
um tipo de solução que • ECM – Enterprise Content
automatiza o fluxo de Management (Gestão de Documentos
informação e ações de um Eletrônicos).
processo.
Vale lembrar: um BPMS não visa a
Assim, uma ferramenta de BPMS ajuda substituição de sistemas. Ao invés disso, o
gestores a melhorarem continuamente os BPMS fornece um ambiente de integração de
processos de negócios por meio de: sistemas de informação, permitindo definir fluxo de
execução, regras, eventos e outras especificações necessárias
• Ferramentas de modelagem de processos; à operação e gerenciamento de processos de negócio.
• Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
• Ferramentas de simulação e teste.

Tudo sobre BPM | 10

bpm x workflow: qual a diferença?
Uma dúvida ainda muito recorrente é a diferença entre BPM e Workflow. Você sabe?

Ambos são voltados a tarefas, automação e transferência de dados. Se você for parar para pensar, eles são utilizados para melhorar
os processos da empresa, pois tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Entretanto, é no tipo de
necessidade do seu negócio que é possível definir qual é o melhor tipo de solução a ser adotado. Veja as diferenças:

Workflow Business Process Management (BPM)

• Sequência de atividades com o objetivo de dar • Está relacionado à execução e gerenciamento de

uma visão geral de um processo, reduzir as
ineficiências, monitorar resultados e incorporar a
automação.
• Alinha os processos com os objetivos do negócio e
sistematiza como os documentos e tarefas serão
executados para qualidade e/ou conformidade.
• É útil se você precisa automatizar ou organizar um
processo simples no seu departamento;
• É uma engrenagem essencial, mas é apenas
um dos muitos componentes que integram um
processo;
• É uma ferramenta de automação simples para
direcionar tarefas aos usuários responsáveis;
processos de negócios;
• Adota uma abordagem mais estruturada, na qual
a automação do fluxo de trabalho (workflow) é
apenas uma peça do quebra-cabeça;
• Incorpora vários fluxos de trabalho (vários
workflows), ferramentas de automação e capital
humano. Um software de BPM faz com que todas
as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia
– para criar um resultado final ideal, eficiente e
mais ágil;
• Tem a capacidade de coordenar várias atividades e
processos de forma integrada.

• Está relacionado a uma sequência de atividades

que podem ser manuais ou procedimentos
automatizados (baseados em software).

Tudo sobre BPM | 11

A implementação
na prática: como
funciona?
Agora que você já viu toda a parte de conceitos e
definições sobre o mundo do BPM, como acontece
o processo de implementação deste tipo de sistema?

Tudo sobre BPM | 12

as fases de implantação do bpm
É cada vez mais frequente nas organizações a necessidade
de se trabalhar voltado a processos e práticas estruturadas,
sejam estes empregados nas etapas produtivas ou de apoio.
No entanto, as organizações e gestores enfrentam constantes
dificuldades nas fases da implantação do BPM, muitas vezes
por aspectos culturais ou técnicos, quando assumem o desafio
de transformar a organização em uma estrutura voltada a
processos.
É neste momento que perguntas frequentes surgem, tais
como: Quais as deficiências e dificuldades atuais? Por onde
começar? Que ferramentas de apoio empregar? E para
conseguir aplicar as melhores práticas em cada fase de um
projeto, é essencial ter uma visão ampla sobre gerenciamento
de processos de negócio.
Segundo o CBOK (Business Process Management Commom
Body of Knowledge), o BPM é dividido em 9 áreas de
conhecimento, que são:
• Gerenciamento de Processos de Negócio;
• Modelagem de Processos;
• Análise de Processos;
• Desenho de Processos;
• Gerenciamento de Desempenho de Processos;
• Transformação de Processos;
• Organização de Gerenciamento de Processos;
• Gerenciamento de Processos Corporativos;
• Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócio. 6. Refinamento (melhoria dos fluxos).
O CBOK apresenta o que acontece, quais os melhores
perfis profissionais, entre outros detalhes de
cada uma dessas áreas. Estes são entendimentos
fundamentais para o sucesso da Gestão por Processos
em uma empresa.
Mas apenas dominar essas áreas de conhecimento não é
suficiente. Para um gerenciamento de processos eficaz, é
preciso um comprometimento permanente e contínuo da
organização. Isso inclui um conjunto de atividades, envolve uma
continuidade, um ciclo constante de feedback, assegurando que
os processos de negócios estejam alinhados com a estratégia
organizacional e ao foco ao cliente.
O BPM é um conjunto de boas práticas focada na melhora
do desempenho, redução de custos e na satisfação das
necessidades dos clientes em relação aos processos de negócio.
Por isso, com o passar dos anos, chegamos a uma
estruturação de apoio, que está dividida em seis etapas
essenciais para alavancar esta transformação nas
organizações:
1. Planejamento e identificação (As Is);
2. Análise de processos (To Be);
3. Desenho (To Be);
4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
5. Monitoramento e controle;
Tudo sobre BPM | 13
 1. Planejamento e
identificação (As Is):
Durante a primeira das fases da implantação do BPM, é
realizada a identificação e definição da situação atual dos
processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave
(key users) envolvidos.
Por que mapear?
Com a competitividade do mercado, o mapeamento de
processos é um diferencial dentro da organização. É possível
ter maior compreensão do processo e obter vários pontos
positivos, como:
• Deixar mais eficiente a tomada de decisão: com o
mapeamento de processos é possível visualizar a trajetória
do processo dentro da organização, como as atividades e
seus responsáveis, os elementos – mão de obra, recursos – e
esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o
que melhorar, o mapeamento otimiza tempo e deixa mais
eficiente a tomada de decisão.
• Padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar
a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter
maior satisfação dos clientes: com a padronização do
processo, através de uma documentação, por exemplo,
é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/
ou produto a ser entregue ao cliente. Além disso, com o
mapeamento de processos os colaboradores terão um
conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo,
evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a
empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por
consequência, alavanca seus resultados.
• Por isso, é fundamental que estes usuários participem
desta fase do levantamento e entendimento dos processos,
visto que eles são uma rica fonte de informações de como
os processos são executados no dia a dia, além dos seus
potenciais e vulnerabilidades.
Como ferramentas de apoio, também podem ser levantados
nesta etapa insumos para apoiar os próximos passos,
tais como: estrutura hierárquica da organização, papéis,
responsabilidades, relatórios, auditorias que são realizadas,
indicadores de desempenho e prioridades estratégicas.
O artefato final desta etapa, além de elencar a estrutura
atual dos processos da organização e usuários-chave, precisa
também relacionar o diagnóstico que contemple os principais
problemas inerentes a estes processos e as políticas vigentes.
Deve-se dispor de um diagrama do fluxo com as atividades,
tempos médios para cada atividade e envolvidos (internos e
externos).
Tudo sobre BPM | 14
 2. Análise de
processos (To Be)
Na segunda etapa já são de conhecimento os gargalos,
falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes
insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor
melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização,
desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos
(To Be).
Mapeamento de processos TO BE é a definição da
situação futura do processo, ou seja, onde se quer
chegar. É também onde documentamos o que
ficou definido do mapeamento com o auxílio de
ferramentas que agregam valor ao processo, como
tecnologias BPM (Business Process Management).
Os participantes dessa definição geralmente são
pessoas que possuem experiências com o mesmo
tipo de processo. Além disso, são pessoas que estão
aptas a contribuírem na otimização dos processos
para melhor aderência às práticas, aos objetivos da
organização e aos sistemas de apoio.
As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse
momento, e elas normalmente estão relacionadas aos
métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos,
matéria prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre
outras.
Outro ponto que deve ser considerado na análise do processo
To Be é a possibilidade de automatização do processo com
uma ferramenta de BPM. E caso esta seja uma possibilidade, a
adequação do modelo de processo deve levar em consideração
as características da ferramenta escolhida com o objetivo de
fazer o melhor uso possível destas características.
Tudo sobre BPM | 15
 3. Desenho
(To Be):
Como pilar para os objetivos estratégicos resultantes da
implantação de uma gestão voltada a processos, é importante o
entendimento de que, muitas vezes, este novo paradigma exige
uma revisão cultural da organização.
Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com
a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples,
mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique
tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos
gestores. Pode ser perigoso começar por processos maiores
ou mais complexos da empresa, uma vez que os colaboradores
ainda estão em processo de adaptação e familiarização com a
metodologia e ferramentas.
Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado
uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma,
ou seja, uma suíte que permita a execução sistêmica das etapas
com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM).
Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se
verificar:
• Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos
com outros sistemas internos da organização, ou até
mesmo externos;
• Como funcionará o controle para geração de evidências e
auditorias;
• Mecanismos para geração de relatórios automatizados e
identificação de gargalos;
• Controle de versões de processos e documentos;
• Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
• Implantação e suporte assistido.
Tudo sobre BPM | 16
 4. Simular fluxos e
verificar aderência (To Be)

Na quarta fase, deve ser possível colocar em ação a execução

dos processos selecionados na forma de fluxo de trabalho,
assim como a definição resultante das fases anteriores.

Com a automatização dos processos selecionados e sua

devida estruturação em uma solução de BPM (ou BPMS), é
imprescindível a realização de simulações/pilotos com os
usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se
estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização,
e realizar os ajustes necessários.

Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser

estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais
usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o
suporte assistido.

Tudo sobre BPM | 17

 5. Monitoramento
e controle
Nesta etapa, os processos são acompanhados por meio de
indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam
identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar
subsídio a auditorias.

É importante que neste instante haja um acompanhamento

assistido de profissionais capacitados para auxiliar os
usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da
automatização do fluxo.

Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de

análise dos resultados da automatização dos processos são:
tempo médio de realização das atividades, custo para realização
das atividades, tempo médio de execução dos processos e
relatórios de satisfação.

Tudo sobre BPM | 18

 6. Refinamento
(melhora dos fluxos)
Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve
ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela
etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê
de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões
periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões
de melhoria, assim como também sejam criados processos para
registro e tratamento de mudanças em processos.

Este comitê deverá também manter o controle de versão de

processos e, além da melhoria dos processos já implantados,
procurar identificar novos processos para automatização.

Tudo sobre BPM | 19

E quais os benefícios
caso eu adote o BPM?
O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente,
processos precisam ser executados, decisões devem
ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a
uma rotina acelerada com a transformação digital,
a organização e documentação de processos tem
ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos,
mostrando a necessidade de mudanças para se obter
reais resultados, e assim chegar ao crescimento.

É muito comum, ao termos a percepção de problemas

de processos em um negócio, partirmos diretamente
para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-
los públicos para dar ciência da forma de trabalho.
Porém, na prática, essa missão não é tão simples
como o planejado.

Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo

no papel não é garantia de que na prática ele será
cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-
line” não revela o que realmente está acontecendo na
prática. Problemas como ter essa garantia e a medição
por meio de indicadores da eficiência de processos
são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na
tomada de decisão.
Tudo sobre BPM | 20
os benefícios do business process management (bpm)
Aumento da transparência: com a adesão
do BPM, todos os funcionários ficam cientes
dos processos com a cultura de “empurrar”
os processos (ao invés de puxar), permitindo
realizar suas atividades com mais eficiência e
rastreabilidade do negócio.
Controle de performance: o BPM permite
definir indicadores de desempenho que facilitam
a visualização do avanço da empresa com relação
aos seus processos, melhorando o controle sobre a
qualidade.
Mais produtividade: a eliminação de barreiras
facilita os fluxos de trabalho e a conscientização
dos funcionários. Isso faz com que ocorra o
aumento da produtividade da equipe.
Aumento de agilidade e eficiência: com
fluxos de trabalho mais fluídos, os processos
da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de
resposta ao mercado.
Uma solução de BPM permite automatizar os processos,
eliminando a necessidade de intervenção humana,
promovendo mais agilidade com a redução do tempo de
execução e melhorando as condições de trabalho.
Além disso, a informatização e o melhor entendimento
sobre como esses processos devem ser conduzidos traz
eficiência à equipe de trabalho, e, consequentemente,
a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do
mercado.
Menos custos: conforme os processos se
tornam mais eficientes, os resultados passam
a ser mais frequentes, reduzindo custos
operacionais.
Tudo sobre BPM | 21
os benefícios da automatização de processos
No momento em que a Gestão de Processos estiver
amadurecida em uma organização, pode-se partir para
o próximo passo: a automação, a qual é realizada por
ferramentas e aplicações conhecidas como BPMS (em
inglês Business Process Management Suites/System e em
português Suites/Sistemas de Gerenciamento ou Gestão de
Processos de Negócio).
Qualidade e consistência: a automatização
de processos garante que todas as ações sejam
realizadas de forma padrão, resultando em alta
qualidade e resultados confiáveis.
O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo,
se você automatiza um processo de follow-up da área de
atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de
experiência ao serem contatados pela sua empresa.
As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e
economia de tempo permitem que você comece a se preocupar
com outras questões, como por exemplo desenvolver novas
funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua
qualidade, tempo ou custo de produção.
Economia de tempo: sabemos que atividades
manuais tomam tempo e que geralmente são
realizadas por seres humanos que tendem a cometer
erros e obter inconstância em relação à qualidade.
Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar
tempo para ser despendido em atividades que adicionam
real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos
colaboradores e resultando em mais inovação.
A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao
mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade
da empresa.
Visibilidade das métricas: para manter a
vantagem competitiva e até mesmo evolução dos
processos (novas versões), é preciso monitorar,
avaliar e modificar constantemente os processos do
negócio.
Com a automatização de processos, indiferente do tipo de
processo que sua empresa optou por automatizar (seja do
financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros),
é possível registrar de forma precisa métricas chaves que
fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do
negócio como um todo.
Melhoria contínua: uma vez que a automatização
de processos reduz o tempo necessário para realizar
uma tarefa (visto que de forma manual elas são
realizadas uma por vez, em uma frequência mais
lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o
custo necessário para sua conclusão com sucesso.
Tudo sobre BPM | 22
 Redução do tempo de resposta: a
automatização dos processos permite que
as empresas simplifiquem seus processos
de negócio. Ao eliminar as atividades
desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é
integração com sistemas
de gestão
Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os
módulos especialistas como financeiro, contábil, produção,
manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma
infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma
visão transacional.
A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPS de
mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de
informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários
necessitam de um grande esforço. Nisso, as áreas de TI
dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.
A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma
lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada
a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle
ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e
informações da empresa e de forma integrada.
possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos
processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros.
Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das
operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os
colaboradores quanto para clientes.
O BPM anda lado a lado com outras soluções dentro das
organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem
uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos
fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura
orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem
soluções que não oferecem esse tipo de recurso.
Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é
importante que o BPMS permita conectar os bancos
de dados externos e integrá-los aos formulários sem
necessidade de programação.
Portanto, esses sistemas devem ser considerados em qualquer
estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou
simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que
tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente
o seu componente mais essencial: os processos estão em todos
os lugares.
Tudo sobre BPM | 23
a solução que é referência no mercado
Nossa solução conta com mais de 300 mil usuários
em clientes como Faber Castell, EMS, Renault, WEG,
Coral, entre outros, e possui funcionalidades voltadas
à Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM/
GED), Indicadores (Analytics), Capturas (Capture),
Social & Portal e Metas & Estratégia (BSC) para
organizações de diferentes segmentos do mercado.
Nossos diferenciais:
O Fusion Platform é desenvolvido com foco
no usuário e está em constante processo de
Experimente
aperfeiçoamento. Tudo isso para entregar as
melhores experiências, acelerar a adoção pelos
colaboradores e trazer resultados imediatos para os
nossos clientes. Isso inclui o constante investimento
na melhoria de interface do produto, assim como a
possibilidade de usuários executarem determinadas
atividades sem a necessidade de programação (low-
code).
Experimente o Fusion Platform gratuitamente por
15 dias!
Tudo sobre BPM | 24
conheça a neomind
A Neomind é referência em soluções tecnológicas
para a Gestão da Informação.

Desde 2006, oferecemos soluções voltadas à Gestão

de Processos (BPM), Documentos (ECM/GED),
Indicadores (Analytics), Capturas (Capture), Social &
Portal e Metas & Estratégia (BSC) para organizações
de diferentes segmentos do mercado.

Com sede em Joinville/SC, contamos com escritórios

de negócios próprios e parceiros de distribuição
em território nacional e internacional. Atendemos
nossos clientes por meio de consultorias
especializadas, a fim de proporcionar resultados
significativos, com projetos personalizados e de alto
valor agregado.

Acompanhe a Neomind nas redes sociais

e fique por dentro das novidades:

Tudo sobre BPM | 25