ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

A UFCD de Organização e Manutenção do Arquivo teve a duração de 25h e foi

a segunda UFCD leccionada pela formadora Margarida Medina. O objectivo desta
unidade de formação foi relatar as funções e as condições da gestão de arquivo.

Nesta UFCD compreendi que um arquivo é um recurso de recolhimento

organizado de documentação e informação de importância para a administração,
acreditando na sua manutenção eficaz e uma rápida recuperação dos pedidos de
consulta. Um arquivo não deve ser como uma armazenagem de documentos, mas sim
uma parte que facilita uma consulta seguinte e irá ajudar a confirmar o funcionamento
da administração, simplifica a tomada de decisões e acumula a competência da
experiência da administração. Arquivar é uma transacção que permite guardar os
documentos, incluindo um agrupado de elementos esclarecedores. Também existem
várias ideias de arquivos, desde dossiês, bibliotecas, arquivos municipais e museus.

Aprendi que o objectivo de um arquivo é recolher de forma organizada e prática

todos os documentos, tem como objectivo preservar todos os apontamentos e a
distribuição de todos estes mesmos documentos. As pessoas que trabalham num arquivo
têm a função de seleccionar toda aquela documentação existente no arquivo onde se
encontram enviada ou até mesmo recebida, têm que identificar os documentos, o que é
muito importante nesta tarefa, como também têm a função de arquivar todos estes
mesmos documentos.

No armazenamento dos documentos de um utilizam-se fichas, que após serem

ordenadas, o dossier tem como função juntar um grupo de vários documentos referentes
a um certo assunto ou situação.

Fiquei a saber que existem três tipos de arquivos, mas nem todos estes
documentos podem ser consultados como outros que podem ser consultados
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frequentemente, um arquivo activo é aquele que inclui informações de documentação

nova referente a assuntos que devem estar sempre à mão do utilizador, um arquivo
semi-activo é composto por vários documentos com assuntos que se encontram
resolvidos, mesmo sendo por vezes consultas frequentes.

Depois vi o que era um arquivo inactivo, que é composto por muitos

documentos alguns deles são históricos, estes sim podem ser vistos, mas devem ser
cuidadosamente identificados para uma consulta rápida.

Um arquivo pode ser centralizado ou descentralizado, o centralizado é aquele

que se encontra todos no mesmo lugar da empresa, o descentralizado é aquele que se
encontra dividido por vários serviços.

O último tema que foi falado pela formadora foi o sistema de classificação e
organização de um arquivo. Vimos que este pode ser organizado por ordens diferentes
como: alfabética, numérica, alfanumérica, cronológica, ou por assunto. Para isto
acontecer claro que a empresa escolhe o melhor sistema que se adequa à sua actividade.

Por fim aprendi alguns recursos que as empresas utilizam para se desprenderem
de documentos, tais como a destruição segura e eficaz de documentos. Nesta destruição
de papel tem que se bem triturado e reciclado para ninguém ter acesso ao conteúdo que
se encontra na documentação, também a digitalização é muito importante, na medida
em que os documentos serão colocados numa base informática. Esta tira uma grande
parte da informação que se encontra arquivada em papel.

Durante as aulas fiz uma visita de estudo com a minha turma e a formadora ao
Arquivo e Biblioteca Municipal da Ribeira Grande, gostei de fazer esta visita de estudo
porque assim não fiquei fechada durante 3 horas na sala de aulas, mas também gostei de
a fazer porque assim aprendi mais alguma coisa, achei esta visita muito interessante,
pois reparei como funcionava um Arquivo e uma Biblioteca.

Hoje em dia qualquer empresa pode armazenar todos os seus documentos nos
seus computadores. Esta ao criar uma rede social, por exemplo um site da empresa,
pode publicar certos documentos de arquivo sobre esta, tal como a sua história, seus
contactos, como funciona e quais as actividades que esta efectua. Esta rede social
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convém ser simples e de fácil acesso a qualquer utilizador, para que este fique
esclarecido de forma rápida e fácil sobre esta mesma empresa. Além disso, se cada
empresa tiver uma rede social sua irá ser muito mais fácil para qualquer utilizador se
informar sobre ela, visto que hoje em dia a maioria das pessoas, quer sejam jovens ou já
com uma certa idade, utilizam muito a internet para pesquisar informações sobre
lugares, empresas, restaurantes, propostas de emprego ou, até mesmo, arquivos
históricos.

Nesta UFCD, apesar das minhas muitas dificuldades não posso deixar de
agradecer à formadora, pela maneira espectacular como abordou os conteúdos desta
unidade. É uma pessoa espectacular e muito querida, gostei muito de aprender com a
formadora porque só a sua maneira de ser, de estar e de ensinar é impressionante, que
continue assim.

Como já referi o tema despertou a minha atenção de uma forma positiva, evoluí
o que esperava, claro com ajuda da professora, com os meus erros. O que aprendi posso
aplicar no meu futuro trabalho e ensinar aos meus filhos principalmente, fazendo com
que eles tenham mais conhecimento destes mesmos conteúdos para no futuro terem
melhores resultados profissionais.

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