Access 10

Access 2010 Access 2010

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Ariane Monteiro/Luciana Maria Gonçalves Silva
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Apresentação
Caro(a) Aluno(a)
O Access é uma ferramenta que armazena informações em bancos de dados.
Trouxemos neste novo curso do Access, na versão 2010, uma forma simples e prática de se trabalhar com
os componentes de um banco de dados.
Você aprenderá a criar e depois a usar um banco de dados criando consultas, tabelas, formulários
e relatórios. Conhecerá a aplicação básica do Access em uma empresa e poderá entender como ele
funciona sem dificuldades.
Durante o curso você deverá usar a apostila integrada ao sistema interativo para que possa ser possível
aproveitar bem o curso.
Fazemos sinceros votos, para que este curso contribua muito para a sua qualificação profissional.
Equipe de Desenvolvimento
“Não é a força, mas a constância dos bons resultados que

conduz os homens à felicidade.” - Friedrich Nietzche

Sumário
Módulo 1 - lição 1 - Introdução ao Access 2010....................................................................................................6
Introdução - Conhecendo o MicrosoftAccess 2010 ........................................................................................................6
Acessando o Access pela Primeira Vez............................................................................................................................6
O Access Lida com Dados............................................................................................................................................7
Conhecendo a Nova Aparência do Access 2010..........................................................................................................9
BoaAparência com Formulários e Relatórios ................................................................................................................11
Módulo 1 - Lição 2 - Familiarizando-se com o Access 2010...........................................................................................14
Familiarizando-se com oAccess 2010...........................................................................................................................14
Conhecendo os Componentes de um Banco de Dados..................................................................................................16
Escolhendo o Melhor Formato para Salvar seusArquivos .................................................................................................17
Módulo 2 - Lição 1 - Criando um Banco de DadosAtravés de Modelos ............................................................................20
Criando o seu Primeiro Banco de Dados........................................................................................................................20
Módulo 2 - Lição 2 - Modificando um Banco de Dados noAccess.....................................................................................24
Alterando o Banco de Dados doAccess 2010................................................................................................................24
Módulo 3 - Lição 1 - Inserindo Dados noAccess da Forma mais Fácil..............................................................................28
Entrando com Dados emTabelas doAccess ...................................................................................................................28
Módulo 3 - Lição 2 - Manipulando Dados noAccess 2010..................................................................................................32
Trabalhando com as Informações do Bando de Dados......................................................................................................32
Tornando a Leitura dos Dados mais Compreensível...........................................................................................................33
Módulo 4 - Lição 1 - Escolhendo o Melhor Programa para Trabalhar ......................................................................36
Faça a Escolha Certa do Programa ..............................................................................................................................36
Importando Dados do Excel para oAccess........................................................................................................................38
Módulo 4 - Lição 2 - Usando na Prática o que Aprendeu ...............................................................................................41

Módulo 1 - LIção 1
INTRODUÇÃO AO ACCESS 2010
Acessando o Access pela primeira vez
O Access lida com dados
Conhecendo a nova aparência do Access 2010
Boa aparência com formulários e relatórios

MÓDULO 1 – Lição 1
Introdução ao Access 2010

Introdução - Conhecendo o Microsoft Access 2010
O Access 2010 é um sistema gerenciador de banco de dados, uma poderosa ferramenta de auxílio na execução
de trabalhos que envolvam processamento de informações. Com ele, você pode criar diversas aplicações, tais
como:
• Controle de estoque
• Lista de livros
• Cadastro de clientes
• Faturamento e estoque para sua empresa
Pontuação inicial _____% Data ____/____/20____ Professor ________________ Responsável _________________
Acessando o Access pela primeira vez
O Access 2010 pode ser acessado através do menu Iniciar do Windows, em seguida em Todos os programas,
Microsoft Office, Microsoft Office Access 2010 (é possível criar um atalho na área de trabalho para iniciar o
Access 2010).
No Access 2010, o acesso aos principais recursos é feito através da guia Arquivo, localizada no canto superior
esquerdo da janela. Clicando nessa guia, é possível acessar as opções de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar
projetos. Ao iniciar o Access 2010, a página Introdução ao Microsoft Office Access é exibida. Essa página mostra
o que pode ser feito para começar a usar o Access 2010.
Por exemplo, é possível criar um novo banco de dados em branco, um banco de dados a partir de um modelo
ou abrir um banco de dados recente (no caso de haver projetos abertos recentemente). Você também pode
clicar no botão “Ajuda” para saber mais sobre o 2010 Microsoft Office System e Office Access 2010. Veja na
ilustração abaixo a tela de Introdução ao Microsoft Office Access:
Nessa página, você tem as seguintes opções:

1- Selecionar um modelo de banco de dados.
2- Visualizar conteúdos de acordo com o modelo selecionado.
3- Abrir um banco de dados utilizado recentemente.

A nova interface de usuário do Office Access 2010 compreende diversos elementos que definem como você
interage com o produto. Eles foram escolhidos para ajudar você a dominar o Access e a encontrar os comandos
de que precisa com mais rapidez. O novo design também facilita a descoberta de recursos que, de outra forma,
poderiam ficar escondidos entre camadas de barras de ferramentas e menus. E você estará pronto para trabalhar
mais rápido com a nova página Introdução ao Microsoft Office Access, que lhe oferece acesso rápido a nossa
nova experiência inicial, incluindo um pacote de modelos criados profissionalmente.
O elemento mais importante da nova interface chama-se Faixa de Opções, localizada na parte superior da
janela do programa e contém grupos de comandos. A Faixa de Opções centraliza os comandos e substitui
menus e barras de ferramentas. Nela, há guias que combinam comandos de forma lógica. No Office Access
2010, as principais guias da Faixa de Opções são: Arquivo, Página Inicial, Criar, Dados Externos e Ferramentas
de Banco de Dados. Cada guia contém grupos de comandos relacionados, e esses grupos trazem alguns dos
outros novos elementos da interface de usuário, como a galeria, que é um novo tipo de controle que apresenta
as opções visualmente.
Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _____________________________ Data ____/____/20_____
O Access lida com dados
O Access lida com dados. Todos os tipos de dados. Contatos de clientes, horários de faturamento e estoque para
sua empresa. Registros de dieta e exercícios, despesas domésticas, listas e preços de itens a pagar.
Se tiver dados, você também tem listas. O Access transforma essas listas em tabelas. As tabelas são organizadas
por itens em linhas e por categorias em colunas. O Access chama as linhas de registros e as colunas de campos.
Para compreendermos melhor, devemos conhecer o que é um banco de dados.
O Banco de Dados do Access
O QUE É UM BANCO DE DADOS?
Um banco de dados é um local onde ficam armazenadas as informações de nosso interesse e que dizem respeito
a um determinado assunto. Em um banco de dados as informações são armazenadas de forma organizada. Um
bom exemplo é o livro caixa de uma empresa. Ele é um banco de informações com todas as saídas e entradas.
Elas ficam separadas de acordo com a sua classificação. É assim que funciona também um banco de dados.
Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com um banco de dados, você realmente
tem o comando de seus dados, pois ele permite recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como
relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais
inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.
O que torna as tabelas do Access diferentes de listas ou das planilhas do Excel?
O Access é diferente porque usa tabelas relacionadas. Ele foi projetado para que uma tabela possa encontrar e
usar dados em outra tabela. Dessa forma, quando você mantém um registro dos itens de trabalho, por exemplo,
não é necessário digitar nomes de funcionários ou de projetos já armazenados.
Outra vantagem do Access: ele torna mais fácil a visualização dos dados. A leitura de listas e planilhas pode ser
difícil. É preciso subir e descer, avançar e voltar o tempo todo. Em contrapartida, os formulários e relatórios do
Access lhe permitem mostrar apenas os dados necessários, com a aparência desejada. Ajude outras pessoas a
utilizarem seus dados e faça com que seus dados transmitam seu ponto de vista.
E isso é fácil, porque todos os recursos são internos do Access. Os modelos do Access 2010 fornecem formulários
e relatórios projetados para você, de acordo com seus dados.

Planejando um Banco de dados no Access 2010
Antes de criar um banco de dados é necessário fazer um planejamento e verificar que tipo de informações
iremos inserir, qual sua finalidade e como os dados serão gerenciados.
Para entender que tipo de planejamento é necessário, precisamos responder algumas perguntas básicas:
1. Quais informações eu quero obter com meu banco de dados?
2. Sobre quais áreas de assunto distintas eu tenho que armazenar informações?
3. Como essas áreas de assunto relacionam-se mutuamente?
4. Quais informações eu preciso armazenar sobre cada assunto?
Ao responder essas perguntas você terá definido quais dados as tabelas do seu banco de dados irá conter, e
como eles se relacionam.
GERENCIANDO UM BANCO DE DADOS

Fazer o gerenciamento de um banco de dados não é nada complicado, pois gerenciar significa organizar e
armazenar suas informações de forma correta, dividindo os dados de acordo com o assunto.
O Microsoft Office Access 2010 é uma excelente ferramenta para gerenciamento de dados. Foi desenvolvido
especialmente para isso. Ele é um grande aliado no armazenamento das informações, permitindo criar um amplo
e completo banco de dados, além de possuir uma grande capacidade de armazenamento de informações (mais
que o Excel e o Outlook), o que o torna um dos bancos de dados mais utilizados.
Usando o Access você pode organizar seus dados de acordo com o assunto a que eles pertencem. Vamos ver
o exemplo de uma pequena loja. Em uma pequena loja, o proprietário precisa manter-se informado do fluxo
de caixa, ter em mãos os dados dos fornecedores, e informações sobre seus produtos, clientes, etc. Se fossem
usados cadernos, agendas ou outro tipo de papel para armazenar suas informações seria uma grande confusão.
Mesmo usando o Excel seria trabalhoso para este proprietário ter acesso rápido a todas essas informações.
Com o Access esse mesmo proprietário, em um único banco de dados, divide seus contatos, clientes, fornecedores
e outras informações em tabelas separadas por assunto, e os formulários o ajudam a ter acesso rápido a seus
dados sem precisar ficar perdendo tempo para localizá-los. Isso é gerenciar um banco de dados. Armazená-los
de forma correta e separadamente para facilitar a consulta.
Pontuação do tópico _______% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20_____

Conhecendo a nova aparência do Access 2010
Desde a origem, o Access 2010 é projetado para ser fácil e conveniente. Claramente visíveis e organizados por
função, os recursos e comandos seguem a lógica do seu trabalho para torná-lo mais produtivo.
Ao iniciar o Access 2010, você vê a nova página de Introdução. Aqui você descobrirá que esta versão do Access já
faz uma grande parte do trabalho por você. Os modelos categorizados permitem que você inicie o seu trabalho
a partir da metade. Os modelos são bancos de dados predefinidos baseados em tarefas que você pode baixar
e usar imediatamente. Selecione e clique — é bastante rápido.
A tabela é o principal objeto do Access, sendo esta gerada automaticamente ao se criar um banco de dados.
Antes de nos aprofundarmos na estrutura do banco de dados, vamos identificar cada parte de uma janela
principal do Access 2010, além de conhecer os menus do Access.
Vamos considerar que a janela visualizada abaixo seja a principal:

Barra de Ferramentas Guia do Objeto Controles da
de Acesso Rápido Barra de Título Ativo Janela
Guia Botão
Arquivo Ajuda
Faixa de
Opções Botão
Fechar
Painel de
Navegação Área de Edição do Objeto Ativo
Barra de Modos de
Status Navegação
Barra de Status do Teclado Numérico
Objeto Ativo Ativado
Eis como é dividida a janela principal do Access:
Acesso Principal – Clicando sobre a guia Arquivo,
no canto superior esquerdo da janela do Access,
aparecerão funções como Salvar, Abrir, Imprimir,
Fechar, dentre outras, que são as principais ações
desse aplicativo. Essa guia está sempre em exibição
para que você possa fazer alterações baseado na
maneira como você usa o Access 2010.
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido -
Disponibiliza ferramentas e comandos para uso
rápido, sem que haja a necessidade de entrar
em menus ou utilizar teclas de atalho. É possível
utilizar os comandos que o Access dispõe como
padrão, ou adicionar novos de acordo com sua
necessidade (como demonstra a imagem ao lado).
Barra de Título – Mostra o nome do banco de
dados que está aberto.
Botão Ajuda – Acessa as informações e documentos de ajuda do Office Online ou local (salva no computador).
Controles da Janela – Controles para Minimizar, Maximizar/Restaurar e Fechar a janela do Access. Temos
também o Botão Fechar, que serve para fechar cada arquivo de banco de dados individualmente.
Guia do objeto ativo – A cada objeto ativo (tabela, formulário, consulta, etc) será exibida uma guia de
ferramentas equivalente.
Faixa de Opções – Local onde estão os principais comandos do Access, separados por guias: Página Inicial, Criar,
Dados Externos, Ferramentas de Banco de Dados e Suplementos. Dependendo do objeto ativo, outras guias
serão exibidas. Cada guia da Faixa de Opções contém os comandos necessários para uma atividade, reunidos
em grupos. A Faixa de Opções é a sua central de comandos para trabalhar no Access 2010.
Barra de status – Localizada na margem esquerda inferior, mostra informações sobre o banco de dados.
Barra de status do objeto ativo – Mostra informações sobre o objeto ativo.
Modos de exibição – As opções de exibição são encontradas à direita da Barra de status e permitem alterar a
visualização do objeto ativo. São as seguintes:

Painel de navegação – Permite a navegação entre os objetos criados.
Área de edição do objeto ativo – Permite a inserção de dados na tabela, seleção de dados na consulta, etc.
Teclado Numérico/Caps Lock – Quando ativados, serão visualizados nessa área.
Boa aparência com formulários e relatórios

Até aqui conhecemos os bancos de dados e tabelas. Agora é necessário conhecer o formulário, que é uma forma
organizada e lógica de se visualizar os registros. É também o meio utilizado pelo Access para apresentação ou
digitação dos dados, tanto das tabelas, como das consultas. Já o relatório é o resumo final de todos os dados
que você deseja demonstrar, é uma visualização do seu banco de dados em uma versão impressa.
Os formulários e os relatórios tornam os dados visualmente eficientes. Enquanto os formulários facilitam a
inserção e o trabalho com dados, os relatórios facilitam a impressão e a exibição de dados.
Para trabalhar com dados de forma organizada e formatada, devemos utilizar formulários ao invés de tabelas
ou consultas, pois este permite visualizar as informações de um registro por vez, podendo escolher quais
campos serão ou não exibidos, o que facilita muito na hora de incluir, alterar ou excluir dados e informações.
Um formulário visualmente atraente torna o trabalho com o banco de dados mais agradável e eficiente, além
de ajudar a impedir que dados incorretos sejam inseridos.
Um formulário pode exibir dados de uma ou mais tabelas, de tal modo que você possa visualizar todos os
dados desejados em um único local. Um formulário conectado a mais de uma tabela lhe permite inserir dados
sem abrir essas tabelas.
Um formulário também pode enfatizar dados importantes e torná-los mais visíveis, de modo que seja mais
fácil trabalhar com eles. Um formulário também pode mostrar os dados selecionados, ocultando o que você
quiser manter como particular. Por exemplo, a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionários
não precisará ver o salário deles.
Utilizar relatórios é uma ótima maneira de organizar e apresentar dados. Eles permitem que se imprima uma
lista simples — como um relatório semanal de vendas — a um catálogo detalhado de produtos. Além disso,
é possível criar etiquetas de endereçamento ou apresentar dados resumidos, como as vendas agrupadas por
região. Todos os métodos utilizados na criação de formulários podem ser utilizados na criação de relatórios. A
diferença entre eles é o modo como os dados são agrupados:

• Formulários – Agrupam dados utilizando um formulário principal e um subformulário.
Os modelos de banco
de dados no Access 2010
contêm muitos formulários
e relatórios, projetados para
atender a suas necessidades
para cada tipo de dados em
particular. Se você quiser um
novo formulário ou relatório,
será fácil criar um de cada vez.
A guia Criar na Faixa de Opções
tem comandos para todos os
tipos de objetos do banco de
dados.
• Relatórios – Agrupam dados a partir de uma única tabela/consulta.
Para criar um novo formulário ou relatório

Vamos aprender como criar um relatório e um formulário
1. Abra o banco de dados Northwind que criamos no Access anteriormente
2. Feche a caixa de diálogo de logon que surge
3. Abra a tabela Clientes
4. Na Faixa de Opções, na guia Criar, clique em Formulário ou Relatório. Um formulário ou relatório será criado,
vinculado à tabela selecionada.
5. Se você quiser que um formulário mostre dados de mais de uma tabela, no grupo Formulários, clique em
Mais Formulários e em Assistente de Formulário, siga as etapas mostradas pelo Access 2010.
6. Se você quiser que um relatório mostre dados de mais de uma tabela, no grupo Relatório, clique em Assistente
de Relatório e siga as etapas mostradas pelo Access 2010.

Pontuação do tópico_________% Visto do Professor ____________________________ Data____/____/20_____
Pontuação Final______% Visto do Professor ___________________________________ Data____/____/20_____
Assinatura do responsável___________________________________________________ Data____/____/20____
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Ficou com alguma dúvida? Anote-as aqui: Respostas do Professor:

Familiarizando-se com o access 2010
Introdução
Familiarizando-se com o Access 2010
Conhecendo componentes de um banco de dados
Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos

MÓDULO 1 – LIÇÃO 2

Introdução
Nesta lição conheceremos o novo visual do Microsoft Access 2010. Veremos que ele nos oferece várias vantagens,
e que em vários aspectos facilitou o nosso trabalho com os bancos de dados. Vamos aprender também a
criar tabelas, formulários, etc. a partir de modelos existentes e também como salvar nossos bancos de dados
escolhendo o formato corretamente.
Pontuação inicial _____% Data ____/____/20____ Professor ____________ Responsável _______________________
A nova interface do Microsoft Access 2010 é projetada parar ser muito simples e conveniente. Claramente
visíveis e organizados por função, os recursos e comandos seguem a lógica do seu trabalho para torná-lo mais
produtivo.
A página de Introdução oferece modelos de banco de dados diversificados, observe a figura a seguir:
Ao iniciar o Access 2010 você se depara com a página de Introdução, a qual disponibiliza vários modelos
categorizados que permitem que você inicie o seu trabalho já com um layout predefinido.
O que é um modelo?
Os modelos são bancos de dados predefinidos baseados em tarefas. Eles são projetados para fins comerciais
específicos. Cada modelo é um aplicativo de controle completo, com tabelas, formulários, relatórios, consultas,
macros e relações predefinidas. Os modelos são projetados para serem imediatamente utilizados, não sendo
necessário modificar tanto seu visual, apenas seu conteúdo. Se o design do modelo satisfizer suas necessidades,
considere-o pronto para usar! Caso contrário, você pode alterá-lo conforme sua vontade..
Nesta lição você conhecerá os principais itens que compõe a janela de um banco de dados no Access 2010:

Faixa de Opções
A Faixa de Opções está organizada em torno de atividades comuns. Cada guia da Faixa de Opções contém os
comandos necessários para uma atividade, reunidos em grupos lógicos.
A Faixa de Opções contém dois tipos de guias. Um tipo é apresentado sempre: Página Inicial e Criar, por exemplo,
são guias estáticas. O outro tipo de guias aparece apenas quando podem ser usadas. As guias de Ferramentas
de Layout de Formulário e de Ferramentas de Layout de Relatório são visíveis quando você está trabalhando no
modo de Layout, são guias dinâmicas e aparecem logo a direita da Faixa de Opções com uma coloração diferente.
Você pode ver aqui os grupos de opções exibidos na guia Criar:
Os comandos são fáceis de localizar e fáceis de usar.

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite que você personalize o Access 2010. Ela possibilita colocarmos
os comandos usados com frequência na barra de ferramentas para serem localizados facilmente.
Podemos adicionar ou remover qualquer comando na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para adicionar
ou remover vários comandos de uma vez, clique com o botão direito do mouse na barra de ferramentas e
selecione Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou clique na setinha apontada para baixo logo
a direita desta barra e escolha os comandos desejados.
Guia Arquivo
A Guia Arquivo se encontra no canto superior esquerdo da janela de vários programas do pacote Microsoft
Office 2010, inclusive no Access 2010. Essa guia conduz você às configurações do programa no qual você está
trabalhando.
Quando você clicar nesta Guia, verá os mesmos comandos básicos para
abrir, salvar e imprimir arquivos, da mesma maneira que são encontrados
nos outros programas do pacote Office 2010.
Painel de Navegação
O Painel de Navegação exibe precisamente o que está no banco de
dados no qual você está trabalhando (Tabelas, formulários, relatórios,
consultas, etc.).
Pontuação do tópico _________% Visto do Professor ____________________________ Data ____/____/20______

Conhecendo os componentes de um banco de dados
Com o Access 2010 é muito fácil criar um banco de dados, pois ele fornece vários modelos com diversas opções
de bancos de dados predefinidos para atender suas necessidades, bastando você escolher uma categoria na
página de introdução.
Tabelas
No Access 2010 também existem modelos para tabelas, permitindo que você adicione uma tabela apropriada a
seu banco de dados. Tal recurso está disponibilizado na guia Criar, na qual são mostrados grupos de comandos
que incluem o grupo Tabelas, e as Listas do SharePoint (onde se encontram os modelos de tabelas). Observe
a figura a seguir:
Consultas
As consultas são muito úteis e importantes, pois nelas podemos selecionar dados, realizar cálculos e mesclar
dados de tabelas diferentes, entre outras funções.
Formulários
O Access 2010 lhe permite criar um novo formulário baseado no objeto de banco de dados existente que
você já abriu ou que você selecionou no Painel de Navegação e ainda lhe possibilita visualizar as alterações
enquanto as realiza.

Relatórios
O Access baseia o novo relatório no objeto existente que você já abriu ou que você selecionou no Painel de
Navegação.
O novo relatório é aberto em modo de Layout e a Faixa de Opções oferece a você Ferramentas de Layout de
Relatório com as guias: Design, Organizar, Formato e Configuração de Página (essas guias aparecem na Faixa de
Opções apenas quando você estiver trabalhando em um relatório). Use os comandos nessas guias para alterar a
aparência de controles e rótulos ou para selecionar margens, tamanho de página e outras opções de impressão.
Pontuação do tópico _________% Visto do Professor ____________________________ Data ____/____/20______
Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos
O Access 2010 utiliza um novo formato de arquivos, algo muito prático e vantajoso, pois permite que antigos
arquivos funcionem em novas versões do Access.
Access
2010
Access
2007
A alteração no formato do arquivo torna os bancos de dados do Access 2010:

• Mais seguros;
• Mais compactos;

• Mais confiável a recuperação de dados, no caso de um arquivo ser corrompido;
• Mais fácil para adicionar alguns recursos que não são muito fáceis de inserir em uma imagem, como campos
de tabela que armazenam anexos e campos com vários valores.
Com o Access 2010 você obtém vantagens do novo formato de arquivo.
Há a possibilidade de outras pessoas utilizarem alguma versão anterior do Access 2010, mas precisam justamente
do seu banco de dados feito na versão atual. Para isso, é possível compartilhá-lo com formatos mais antigos,
bastando apenas utilizar a opção Salvar Como e escolher a opção Banco de Dados do Access 2002-2003 (caso
a versão utilizada seja esta), ou até mesmo como banco de Dados do Access 2000. É importante salientar que
se o usuário utilizar a versão do Access 2007, ele não necessitará de uma versão específica, pois o formato de
arquivo é o mesmo do 2010.
Novos recursos
Alguns novos recursos do Access 2010 demandam um novo formato de arquivo. Se o seu banco de dados usa
tais recursos e você tenta fazer uma cópia do banco de dados em um formato mais antigo, o Access lhe informa
que não é possível. Se você sabe que estará compartilhando um banco de dados com pessoas que não têm o
Access 2010, planeje seu trabalho de acordo com essa informação.

Pontuação Final ______% Visto do Professor ___________________________________ Data ____/____/20_____

Assinatura do responsável _________________________________________________ Data ____/____/20____

Criando um banco de dados através

de modelos
Introdução
Criando o seu primeiro banco de dados

Criando um banco de dados através de modelos

Introdução
Os modelos de banco de dados incluem tudo o que é necessário para começar e permitem que você se concentre
na digitação de dados, imediatamente. E para criar um banco de dados partindo do zero, escolhemos um
documento em “Banco de Dados em Branco” ou clicando em Novo, na Guia Arquivo. Nessa lição aprenderemos
ambas as opções.
Pontuação inicial _____% Data ____/____/20____ Professor ______________________ Responsável
_______________________
Criando o seu primeiro banco de dados

Criando o seu primeiro Banco de dados
Existem duas formas principais de se iniciar a criação de um banco de
dados: utilizando um modelo predefinido, ou partindo do zero.
Vamos criar nosso primeiro banco de dados (criaremos agora um modelo
partindo do zero), supondo que iremos criar um banco de dados para
gerenciar uma coleção pessoal de livros.
Vamos seguir os próximos passos:
Clique em Banco de Dados em Branco na área principal do programa
ou clique em Novo, na Guia Arquivo. Ao contrário do que acontece com
outros aplicativos, como no Word ou no Excel, ao criar um arquivo novo
no Access é necessário salvá-lo primeiro. Em nosso caso, daremos o nome
de Meus livros.
Após clicarmos no botão criar, seremos direcionados para a nova página
em branco chamada Tabela 1. Essa tabela é aberta no modo Folha de
Dados. O cursor é colocado na primeira célula vazia na coluna onde está
escrito Clique para Adicionar. Aqui já é possível começar a digitar seus
dados.
No nosso caso, vamos começar criando as tabelas com os campos necessários. Para isso, vá ao menu Criar e
escolha Tabela. Na janela que surgir, vá ao menu Página Inicial, clique em Modo de Exibição e escolha a opção
Modo Design.
O programa pedirá um nome para a tabela. Coloque o nome livros.

Aparecerá uma interface onde você deverá criar os campos para a tabela. Note que automaticamente, o programa
mostra um campo já criado com o nome Código. Deixe-o como está, por enquanto. Logo abaixo deste campo,
digite os campos: Nome do Livro, Autor, Editora e Data de aquisição. A cada campo criado, aparece ao lado uma
coluna chamada Tipo de dados. Nela, você pode definir que tipo de dados aquele campo aceitará.
No caso dos campos Nome do Livro, Autor e Editora, pode-se deixar ativada a opção Texto, pois ela aceitará
tanto letras como números. No campo Data de Aquisição, escolha a opção Data/Hora. Como queremos apenas
exibir data e não hora, clique uma vez em Data/Hora e, abaixo destes campos, no painel Propriedades do Campo,
selecione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opção Data Abreviada (para poder escolher tal opção,

clique no campo em branco a frente do Formato e aparecerá na extremidade direita uma setinha apontada
para baixo, clique nela e escolha tal opção). Ao fazer isso, sempre que o usuário digitar uma data, esta será
exibida da seguinte forma: 14/04/2011.
Quando criamos uma tabela, podemos inserir vários tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada
campo, é possível fazer modificações de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se você quiser, por
exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no máximo, 300 caracteres, basta selecionar o campo e, em
Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados
e, para cada um, explore as opções existentes em Propriedades do campo. Você verá que é possível criar várias
coisas interessantes.
Lembra do campo Código criado automaticamente pelo Access 2010? Note que ele conta com a opção
Numeração Automática em Tipo de dados. Esse recurso nos será útil, pois permitirá numerar de maneira ordenada
e automática cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu início. Ela se
chama chave primária e serve para garantir a confiabilidade dos registros. O campo de chave primária não pode
ter valores repetidos ou ficar sem dados. Se você tiver uma tabela de clientes, por exemplo, poderá usar esse
campo para registrar o CPF/CNPJ de cada um (visto que ninguém além de você terá esse CPF em específico, ou
nenhuma outra empresa além da sua terá o mesmo CNPJ) e, assim, garantir que não haja registros duplicados.
Criar um banco de dados usando um modelo
Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as tabelas, consultas, formulários e
relatórios necessários para executar uma tarefa específica. O Access oferece uma grande variedade de modelos
que podem ser usados para acelerar o processo de criação do banco de dados. Os modelos de bancos de dados
podem ser usados como são ou você pode personalizá-los para atender melhor às suas necessidades.
Quando você executa o Access, vários modelos são oferecidos na página Introdução, você pode expandi-los,
basta você clicar no botão: “Modelos de Exemplo”.
Novos modelos serão

apresentados. Se encontrar um modelo que lhe agrade, clique nele. O Access sugere um nome de arquivo para
o seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo. Você pode mudar o nome do arquivo se preferir. Também é
possível mudar a pasta sugerida pelo Access para salvar o banco de dados:
O Access sugere um nome de arquivo para o seu banco de dados na caixa Nome do Arquivo. Você pode alterar
o nome do arquivo se quiser. Vamos deixá-lo assim. Salve o banco de dados em uma pasta diferente da sugerida
pelo Access, clicando em Examinar, em seguida navegue até sua pasta de controle do curso, clique no botão Nova
pasta, crie uma pasta com o nome de: Curso de Access 2010, clique no botão abrir e em seguida, clique em OK.
Clique no comando CRIAR. Aguarde até que o Access prepare o modelo a ser utilizado. É exibido um formulário
no qual você pode começar a inserir dados. Aprenderemos sobre isso mais adiante.
Pronto, criamos o nosso próprio Banco de dados. Um criado por nós mesmos e outro usando um modelo
oferecido pelo Access.

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Modificando um banco de dados no

access
Introdução
Alterando o banco de dados do Access 2010

MÓDULO 2 - LIÇÃO 2
Modificando um banco de dados no access
INTRODUÇÃO
Na lição anterior você criou um banco de dados a partir de um modelo e também criou o seu próprio banco
de dados.
Como você já aprendeu, um banco de dados é dividido em: Tabelas (a qual é dividida em colunas, denominadas
como campos, e linhas, denominadas como registros), Consultas e Relatórios.
Alterando o banco de dados do Access 2010
O Access torna fácil modificar um banco de dados. Porém, e se você fizer uma alteração e depois decidir que
não é isso o que quer? Embora seja possível usar o comando Desfazer para reverter algumas alterações, certas
ações não podem ser revertidas. É por esse motivo que convém fazer backup do banco de dados.
Clique na guia Arquivo e em seguida em Salvar e Publicar. O painel central apresentará novas opções. Em
seguida, clique em Salvar Banco de Dados Como e o painel a direita também apresentará novas opções, inclusive
a opção que estamos buscando: Fazer Backup do Banco de Dados.

Quando você faz backup de um banco de dados, o Access salva tanto o banco de dados como uma cópia do
arquivo correspondente. No caso da cópia, o Access adiciona a data ao nome do banco de dados existente,
mas você pode alterar para qualquer nome. Da mesma forma, o Access armazena o backup no mesmo local
em que o banco de dados original está armazenado, mas você pode alterar para qualquer local.
Uma vez feito o backup do banco de dados, você pode começar a modificá-lo. Como já vimos em lições anteriores,
o banco de dados do Access é formado por tabelas, formulários, relatórios e outras partes que dependem umas
das outras. Se você fizer uma alteração em um nome de campo de uma tabela, talvez as outras partes do banco
de dados que fazem referência a esse campo não funcionem como deveriam. O Access fornece opções de
Autocorreção de Nomes que ajudam a manter todas as partes em sincronia. Na maior parte do tempo, essas
opções já foram verificadas, mas convém confirmar.
Para verificar se as Opções de Autocorreção de Nomes estão ativadas, clique na Guia Arquivo e depois em Opções.
Nas opções para Banco de Dados Atual, procure a sessão Opções de Autocorreção de Nomes e confira se as
opções Rastrear informações sobre Autocorreção de nomes e Executar Autocorreção de nomes estão marcadas.
Alterar um nome de campo é uma modificação comum que pode ser feita em qualquer tabela de banco de
dados. Vamos ver isso na prática:
- Abra o banco de dados Northwind criado anteriormente
- Abra a tabela “Funcionários”
- No campo “Nome de E-mail” você vai modificá-lo para “E-mail”, dê um clique duplo sobre “Nome de E-mail” e
logo em seguida mude o nome para E-mail.

Outra maneira seria modificar o modo de visualização “Modo de Design”, logo em seguida clicando sobre o
nome do campo e modificando o nome.
Observação: Se você não tiver fechado todos os outros formulários, não poderá alterar o nome de campo.
Você receberá um erro informando que não é possível modificar a estrutura da tabela porque ela está sendo
usada por outra pessoa ou outro processo. Por isso, verifique se todos estão fechados.
Depois de feita a alteração, você sabe que o Access alterou os relatórios e os formulários que usam este campo
porque as Opções de AutoCorreção de Nomes estão ativadas.
Adicionando campos em uma tabela
Outra alteração interessante que podemos fazer em nosso banco de dados é adicionar um campo em uma
tabela já existente .
Vamos agora ver como se adiciona uma campo em uma tabela:
1. Na guia Página Inicial, clique em Modo de Exibição e depois em Modo de Exibição de Folha de Dados.
2. Clique em um cabeçalho de campo com o botão direito do mouse para selecioná-lo, em seguida escolha
a opção Inserir Campo. O Access irá inseri-lo à esquerda do campo selecionado.
3. Dê um duplo clique sobre este cabeçalho e digite como nome do campo: “Opinião do leitor”.
Como você alterou uma estrutura de uma tabela, você precisa salvar essa alteração. Vamos aprender como
salvá-la. Para isso, clique na Guia Arquivo e depois em Salvar. Agora você está pronto para adicionar esse
mesmo campo a um formulário. Também é possível excluir campos de uma tabela. O comando Excluir está
imediatamente abaixo do comando Inserir.
Adicionando campos a um formulário.
Depois de criado um novo campo, você o adiciona a um formulário. Uma maneira fácil de fazer isso é no Modo
design, mas ele só estará disponível se houver um formulário ou um relatório aberto.
No modo Layout, você pode arrastar um campo do painel Lista de campos para o formulário ou mover o novo
campo para onde quiser clicando no nome de campo e arrastando-o. Clique em Executar para ver um exemplo
animado da adição de um novo campo a um formulário. Não é preciso salvar as alterações novamente.

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Pontuação Final ______% Visto do Professor ______________________________________ Data ____/____/20____


inserindo dados no access da forma

mais fácil
Introdução
Entrando com dados em tabelas do Access

MÓDULO 3 - LIÇÃO 1
Inserindo dados no Access da forma mais fácil
Introdução
Nesta lição vamos aprender como inserir dados no Access de forma fácil e precisa.
Entrando com dados em tabelas do Access
Inicie o Access e, na página Inicial, clique no botão Banco de Dados em Branco. Isso exibirá o painel Banco de
Dados em Branco na sessão a direita, no qual você poderá aceitar o nome de arquivo fornecido pelo Access ou
digitar outro nome e depois clicar no botão Criar.
Atribua o nome como Controle de Biblioteca e escolha sua pasta de controle de curso como local de
armazenamento deste banco de dados. O novo banco de dados será aberto e exibirá uma única tabela contendo
uma linha e duas colunas. No Access, as tabelas são muito parecidas com as planilhas do Excel — uma grade
de células que armazenam os dados.
As tabelas são o suporte principal de qualquer banco de dados, e todos eles contêm pelo menos uma tabela
(normalmente, mais). Lembre-se de que, em um banco de dados, as colunas são chamadas de campos.
Temos três maneiras básicas de inserir dados:
1. Digite os dados na primeira célula em branco, pressione a SETA PARA A DIREITA…
2. Insira os dados na próxima célula em branco. Ou…
3. Copie os dados de outra fonte (como do Excel, outras tabelas do Access ou até mesmo do Word), clique
nessa primeira célula em branco e cole.
Enquanto você está inserindo dados, o Access nomeia os campos: Campo1, Campo2, etc. Você decide se quer
usar esses nomes ou alterá-los. Nomear os campos é fácil. Basta clicar duas vezes em um cabeçalho de campo
e digitar. Os nomes podem ter até 64 caracteres, e inserí-los ou alterá-los não afeta o restante dos dados.

Além disso, você pode descobrir que a sua coluna está estreita demais para exibir o nome do campo inteiro.
Nesse caso, basta clicar no cabeçalho de coluna, posicionar o ponteiro do mouse no lado direito da coluna
até que se transforme em uma seta dupla, clicar na borda da coluna e arrastá-la para a direita (como é feito no
Excel também).
Melhor precisão e armazenamento.
1. Um campo definido como o tipo de dados Texto.
2. Um campo definido como o tipo de dados Data/Hora.
3. Um campo definido como o tipo de dados Moeda.
4. Um campo definido como o tipo de dados Número
5. Um campo definido como o tipo de dados Numeração automática
Enquanto você insere dados em uma nova tabela (manualmente ou por colagem), o Access define um tipo de
dados para cada nova coluna.
Um tipo de dados é uma configuração que controla a espécie de dados inseridos em cada coluna de uma tabela.
Por exemplo, se você deseja armazenar datas e horas em uma coluna e cifras de custo em outra, deve definir a
primeira coluna como o tipo de dados Data/Hora, e a segunda como Unidade monetária. Todos os bancos de
dados usam tipos de dados, porque eles ajudam a manter a precisão dos dados. Por exemplo, não é possível
inserir nomes em um campo definido para conter datas, nem incluir por engano um número de telefone nas
estatísticas de vendas.

Os tipos de dados também ajudam a gerenciar o tamanho do banco de dados controlando o tamanho de
cada campo. Por exemplo, em um campo definido para conter dados de texto, podem ser inseridos até 255
caracteres em uma célula, e nada mais.
Agora, vamos à boa notícia: quando você segue as etapas mencionadas até o momento, o Access define os
tipos de dados para você. Quando você insere dados na primeira célula de um novo campo, o Access examina a
espécie de dados digitados e infere (Inferir, deduzir ou concluir algo, a partir do exame dos fatos e de raciocínio.)
um tipo de dados para o campo, com base no que foi inserido. Por exemplo, se você digita um valor de moeda,
o Access infere o tipo de dados Moeda para esse campo. Caso você insira uma data, o Access infere o tipo de
dados Data/Hora.
O Access define para você os tipos de dados mais comuns, com base no que foi digitado ou colado na primeira
célula.
O Access não pode inferir tudo.
1. Estes tipos de dados podem ser definidos pela digitação de dados em uma nova tabela.
2. Você define estes tipos de dados manualmente.
Não é possível definir todos os tipos de dados disponíveis inserindo dados em uma célula. Por exemplo, se você
quiser exibir fotos de seus funcionários em uma coluna, não poderá colar uma fotografia em um novo campo.
Precisará definir o tipo de dados Anexo manualmente. A figura acima mostra os tipos de dados que podem
ser definidos por meio da digitação de dados e os que devem ser definidos manualmente. Para definir um tipo
de dados, mude o Modo de Exibição para Folha de Dados e selecione a guia Campos. Na sessão Formatação,
selecione uma opção na lista Tipo de Dados.
Os tipos de dados podem ser alterados manualmente. Em algumas situações, talvez seja necessário alterar o tipo
de dados de um campo manualmente. Por exemplo, você cola dados em uma tabela, e o Access infere o tipo de
dados Número para uma coluna de dados financeiros. Nesse caso, siga o procedimento descrito anteriormente.
Porém, é preciso ter cuidado ao alterar um tipo de dados, porque o Access pode excluir dados durante esse
processo. Você só poderá recuperá-los se tiver uma cópia de backup do banco de dados. Além disso, outros
componentes no banco de dados podem parar de funcionar porque dependem de um tipo de dados específico.
Por isso, eis outra regra: ao alterar um tipo de dados, preste atenção às mensagens de aviso e interrompa o
procedimento se não tiver certeza do que está fazendo.

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _______________________________ Data ____/____/20____


Manipulando dados no access 2010
Introdução
Trabalhando com as informações do banco de dados
Tornando a leitura dos dados mais compreensível

Manipulando dados no Access 2010

Introdução
Efetue cálculos em seus dados de modo rápido e fácil. No Access, os dados residem em tabelas. Na maior parte
do tempo, você trabalha com informações no modo Folha de Dados — uma grade de linhas e colunas que
exibe os dados, muito parecida com uma planilha do Excel. Vamos aprender como usar vários recursos novos
no modo Folha de Dados, como a linha Totais, as ferramentas de classificação e filtragem de dados e um recurso
Pesquisar muito prático.
Trabalhando com as informações do banco de dados
Talvez você precise saber quanto a sua empresa gastou em computadores nos últimos quatro anos. A linha
Totais facilita a localização desse tipo de informação no banco de dados do Access.
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela Livros.
Isso fará com que ela seja aberta automaticamente no modo Folha de Dados.
2. Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais. Isso mostrará a linha Totais na parte inferior da
folha de dados.
3. Na linha Totais, selecione o campo no qual deverá ser efetuado o cálculo e escolha uma função na lista. Neste
exemplo, como você deseja adicionar os números a uma coluna, selecione a função Soma e pronto!
Simples assim! A prática mostrará como usar as funções Soma, Contagem e Média.
somar, classificar, filtrar e localizar seus dados
Agora que você aprendeu a calcular no Access, vamos aprender a classificar, filtrar e localizar os dados de sua
tabela. É fácil: basta classificar os dados pelos nomes dos fornecedores.
1. Na coluna que deseja classificar, clique na seta no lado direito do cabeçalho de coluna e depois clique em
Classificar de A a Z. Isso classificará a coluna em ordem alfabética.
2. Uma seta será exibida na coluna classificada. Se você classificar de A a Z, ela apontará para cima. Ou para
baixo, caso você classifique de Z para A.
3. É possível desfazer uma classificação. Vá até a guia Página Inicial e, no grupo Classificar e Filtrar, clique em
Remover classificação.
Você terá oportunidade de classificar dados na sessão prática. Por ora, prossiga para ver como é fácil filtrá-los.
Filtro com algumas etapas simples.
1. Na coluna a ser filtrada, clique na seta no lado direito do cabeçalho de coluna e desmarque a caixa de seleção
Selecionar Tudo.
2. Selecione os itens que deseja ver exibidos na folha de dados. Você pode selecionar quantos forem necessários.
O Access exibe os dados que coincidem com as suas seleções e oculta o restante. Não se preocupe: você não
está removendo os dados, apenas ocultando-os.
3. Depois que você clicar em OK, um ícone lhe informará que a coluna foi filtrada. Se você apontar para esse
ícone, o Access mostrará os critérios do filtro e quando os dados forem filtrados, os cálculos na linha Totais
permanecerão sincronizados com as suas alterações.
4. Para remover o filtro, abra o menu Filtrar/Classificar novamente e clique no comando Limpar filtro de. Isso
trará a folha de dados de volta ao estado original.
Esse é um filtro razoavelmente básico. Prossiga para ver uma opção mais avançada criada previamente.

Menus e caixas de diálogo ajudam a usar filtros criados previamente
1. Clique na seta no lado direito do cabeçalho da coluna Data de Aqui, depois em Filtros de Data e, por último,
clique em uma opção no menu. Neste caso, você deseja ver dados ocorridos entre certas datas, por isso clique
em Está Entre.
2. Preencha os campos Mais Antigo e Mais Recente na caixa de diálogo, clique em OK e os dados filtrados serão
exibidos na folha de dados.
3. A maioria dos filtros criados previamente usa esse processo básico — basta selecionar uma opção e preencher
uma pequena caixa de diálogo. Esses filtros podem atender a maior parte das suas necessidades.
4. Por fim, vejamos como o recurso Pesquisar pode ser usado para localizar dados na folha de dados.
Tornando a leitura dos dados mais compreensível

Você criou o seu banco de dados, mas tem uma queixa a fazer: os dados parecem um pouco desorganizados.
Você faz algumas perguntas e descobre que não precisa exibir todas as colunas de dados e que gostaria que
algumas delas estivessem em uma ordem diferente. E mais: se possível, gostaria que fosse mais fácil a verificação
de cada linha de dados.
Isso não é problema. Você pode fazer essas alterações de forma rápida e simples. Você pode mover as colunas
de uma folha de dados sempre que precisar organizar os dados. Por exemplo, talvez você queira mover uma
coluna para o lado esquerdo da folha de dados de modo que ela esteja sempre visível e fácil de localizar. É
possível mover uma ou mais colunas arrastando-as.
Para mover uma única coluna, basta clicar no cabeçalho de coluna, clicar nele novamente e arrastar a coluna
para o novo local. Uma linha preta vertical informará onde a coluna ficará quando for solta.
Para mover várias colunas, clique em um cabeçalho de coluna, pressione SHIFT, clique nos cabeçalhos das outras
colunas e arraste-a para o novo local. Lembre-se de que as colunas precisam estar próximas umas das outras.
Ocultar e mostrar colunas com apenas alguns cliques
Supondo que você precise ocultar as colunas que os usuários não desejam ver. A ocultação não remove os
dados da tabela; as colunas ocultas podem ser restauradas a qualquer momento.
1. Para ocultar uma coluna, clique no cabeçalho de coluna e depois em Ocultar Campos, ou para ocultar várias
colunas (desde que elas estejam próximas umas das outras), clique em um cabeçalho de coluna, pressione
SHIFT e selecione os cabeçalhos das outras colunas que deseja ocultar. Em seguida, clique com o botão direito
do mouse em um dos cabeçalhos selecionados e clique em Ocultar Campos.
3. Para mostrar colunas ocultas, clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e depois
clique em Reexibir Campos. Isso abrirá a caixa de diálogo Reexibir Colunas.
4. Nessa caixa de diálogo, é possível marcar a caixa de seleção ao lado de cada coluna a ser exibida e clicar em
Fechar.
Redimensionar uma ou mais colunas
Se alguns dos campos na folha de dados contiverem muito texto, parte desse texto poderá ser cortado para
que você possa visualizá-lo por inteiro. Quando isso acontece, a coluna pode ser redimensionada para ficar
mais legível. É possível redimensionar uma ou mais colunas manual ou automaticamente.
Para redimensionar uma única coluna, posicione o ponteiro do mouse na borda direita do cabeçalho de coluna
até que se transforme em uma seta de duas pontas. Em seguida, arraste o cabeçalho. Para redimensionar mais
de uma coluna, clique em um cabeçalho de coluna, pressione SHIFT, selecione os outros cabeçalhos e arraste
um deles. Quando essa técnica é usada, todas as colunas selecionadas passam a ter a mesma largura.
Também é possível redimensionar colunas automaticamente ou redimensionar todas as colunas de uma folha
de dados.

Alterar o formato do texto
Ao criar seu banco de dados você percebe que a sua empresa usa uma fonte padrão, o que fazer?
Com os comandos e os menus padrões do Access 2010 podemos fazer essas alterações. Vejamos como:
1. Na guia Pagina Inicial, no grupo Formatação de Texto, clique na seta ao lado da lista de fontes e selecione
uma fonte.
2. Para alterar o tamanho da fonte, clique na seta ao lado da lista Tamanho da Fonte e selecione um valor.
Também é possível inserir um valor manualmente.
3. Para alterar o estilo da fonte, clique em qualquer combinação de Negrito, Itálico ou Sublinhado.
4. Para alterar a cor da fonte, clique na seta ao lado do botão Cor da Fonte e selecione uma cor na paleta.
5. Todas as alterações feitas serão aplicadas à folha de dados inteira. Esses tipos de alteração não podem
ser aplicados apenas a algumas linhas ou colunas.
Redimensione linhas arrastando ou usando uma caixa de diálogo
A leitura do texto poderá se tornar mais fácil se as linhas nas folhas de dados forem maiores. Ao prosseguir,
lembre-se de que, se a altura de uma linha for alterada, o Access modificará as outras também.
1. Aponte para a borda superior ou inferior de um seletor de registros — a caixa na borda esquerda da
folha de dados (é como se fosse o cabeçalho desta linha, neste caso um índice) — até que o ponteiro se
transforme em uma seta de duas pontas. Em seguida, arraste o seletor de registros para cima ou para baixo.
Lembre-se de que o movimento para cima estreita as linhas, enquanto a ação de arrastar para baixo as torna
maiores.
2. Para restaurar as linhas à altura padrão, clique com o botão direito do mouse em um seletor de registros
e depois clique em Altura da Linha.
3. Em seguida, na caixa de diálogo Altura da Linha, selecione Altura Padrão e clique em OK.
Ocultar linhas de grade e alterar a cor de linhas alternadas
Para tornar a verificação dos dados mais fácil, você pode ocultar as linhas de grade verticais na planilha e alterar
a cor de linhas alternadas. Veja como:
Para ocultar as linhas de grade, vá para a guia Página Inicial e, no grupo Formatação de Texto, clique na seta ao
lado do botão Linhas de Grade. Em seguida, clique no estilo que deseja usar. Nesse caso, quando você clicar em
Linhas de Grade: Horizontal, serão mostradas apenas as linhas horizontais; as linhas verticais estarão ocultas.
Definir a cor do plano de fundo de linhas alternadas também é fácil. Na guia Página Inicial, no grupo Formatação
de Texto, clique na seta ao lado do botão Alternar Cor de Plano do Fundo/Preenchimento e selecione uma cor.
Os resultados podem ser vistos imediatamente. Fique à vontade para experimentar essas configurações. Elas
podem ser desfeitas, e qualquer alteração nelas não afeta os dados.

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Escolhendo o melhor programa

para trabalhar
Introdução
Faça a escolha certa do programa
Importando dados do Excel para o Access

Escolhendo o melhor programa para trabalhar
Introdução
Se estiver tendo problemas para escolher entre o Access ou o Excel, não se preocupe! Vamos aprender que
ambos têm suas vantagens e o ajudaremos a fazer a melhor escolha sobre o programa mais adequado aos seus
dados e como proteger esses dados.
Faça a escolha certa do programa

Programas de planilha automatizados, como o Microsoft Office Excel 2010, fornecem recursos extensivos de
cálculos e gráficos para visualizar e manipular dados tabulares. Eles também podem ser úteis para armazenar
listas de informações, como listas de endereçamento ou inventários. No entanto, a medida que os requisitos
de lista se tornam mais complexos, também fica mais difícil manter os dados em um programa de planilha. Um
banco de dados relacional, como o Microsoft Office Access 2010, é mais adequado a criação e ao trabalho com
listas complexas, proporcionando a você ferramentas sofisticadas para inserir, organizar, manter e recuperar
os dados.
Fazer a escolha certa é fundamental se você deseja acessar e atualizar as informações com o máximo de
desempenho e precisão. Após ler este artigo, você será capaz de tomar uma decisão fundamentada sobre
como escolher o programa mais adequado aos seus dados e como proteger esses dados. Os dois programas
organizam dados em colunas (também denominadas campos) que armazenam um determinado tipo de
informação, também conhecido como Tipo de Dados. Na parte superior de cada coluna, a primeira célula é
usada para identificar a coluna. Uma diferença terminológica é a seguinte: o que chamamos de linha no Excel
é conhecido como registro no Access.
Embora os dois programas sejam adequados ao gerenciamento de dados, cada um deles apresenta vantagens
claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que você deseja fazer com eles.
Banco de Dados relacional é um tipo de banco de dados que armazena informações em tabelas e usa valores
coincidentes de duas tabelas para relacionar dados em uma tabela com dados da outra tabela. Em um banco
de dados relacional, em geral você armazena um tipo específico de dados somente uma vez.
A grande pergunta é: como você deseja organizar seus dados?
Se estiver tendo problemas para escolher entre o Access e o Excel, responda a uma pergunta importante: você
precisa organizar seus dados em uma estrutura de dados relacional ou não relacional? Não se deixe intimidar
por esses termos técnicos. Decidir qual estrutura será usada não é difícil. Veremos como escolher cada tipo de
estrutura de dados entre as duas. Por ora, lembre-se de que o Access foi projetado para trabalhar com dados
relacionais, enquanto o Excel funciona melhor com estruturas de dados não relacionais. As estruturas relacionais
dividem os dados em partes relacionadas.
Uma estrutura de dados relacional divide as informações em partes lógicas e coloca cada parte em uma tabela
separada. Não foi fácil?
Por exemplo, um banco de dados de vendas normalmente coloca informações sobre clientes — nomes,
endereços e outros fatos importantes — em uma tabela e, em outra, informações sobre o que eles compram.
A organização dos dados dessa maneira pode ser bem eficiente. Vejamos mais a respeito.
Uma estrutura de dados relacional tem diversas vantagens:
• Ela permite responder a perguntas comerciais importantes, como quem comprou a maior (ou a menor)
parte do seu produto na semana passada.
• E mais: o uso de tabelas separadas pode facilitar o gerenciamento dos dados, pois cada tabela contém
apenas parte das informações.

• Por fim, uma estrutura relacional ajuda a manter a precisão das informações, porque impede que os
usuários insiram dados na tabela errada.
Os dados não relacionais residem em uma única tabela. Ao contrário da estrutura de dados relacional, a não
relacional é uma lista simples que não se refere a outros dados. Por exemplo, uma lista de supermercado é um
arquivo simples, assim como uma lista de amigos e parentes. As estruturas de dados não relacionais são fáceis
de criar e manter, desde que você não tenha informações demais. As listas simples funcionam perfeitamente no
Excel. Na verdade, o Excel foi projetado para criar e manter arquivos simples. Caso você esteja se perguntando,
cada tabela em uma estrutura relacional também é um arquivo simples. Por exemplo, em um banco de dados
típico de vendas, uma tabela contém uma lista de clientes, enquanto a outra inclui uma lista de pedidos. A
única diferença real entre os tipos de estrutura é que, com arquivos simples, não é preciso relacionar os dados
de uma lista aos da outra. Cada lista é útil por si só.
Como saber se você precisa de uma estrutura relacional? Respondendo a mais algumas perguntas:
• Primeiro, você tem muitos dados repetidos? Por exemplo, precisa incluir constantemente os nomes
de cidades ou estados? Nesse caso, é possível colocar esses dados em outra tabela e criar uma estrutura
relacional. Isso poupa tempo e esforço porque evita a redigitação das mesmas informações sempre que um
novo registro é criado.
• Em segundo lugar, você deseja controlar ações ou eventos? Por exemplo, quer acompanhar vendas ou
reclamações de clientes? Para controlar uma ação, o melhor geralmente é uma estrutura de dados relacional.
Caso você responda negativamente a essas perguntas ou tenha apenas um volume pequeno de dados e
não se importe de ver informações repetidas, use uma estrutura não relacional.
Razões para usar cada programa
Embora as estruturas de dados sejam importantes, elas não são as únicas razões para escolher o Access ou o
Excel. Algumas outras perguntas podem ajudá-lo a decidir entre os dois programas:
• Primeiro, você precisa armazenar e gerenciar os dados ou apenas analisá-los? Caso o armazenamento
seja o seu objetivo principal, use o Access. Para análise, porém, utilize o Excel.
• Em segundo lugar, você tem muitos dados? Por exemplo, a sua planilha do Excel é tão grande que
dificulta o uso? Nesse caso, mesmo que você tenha dados não relacionais, o Access pode facilitar a localização
das informações.
• Os seus dados são numéricos ou predominantemente texto? O Access pode armazenar uma grande
quantidade de texto (até 2 GB em um único banco de dados), enquanto o Excel foi projetado para armazenar
números e efetuar cálculos sofisticados com eles.
Veja a seguir mais algumas razões para usar o Access:
• Você precisa ajudar os usuários a inserir dados? Por exemplo, alguns usuários têm dificuldade para digitar
dados em uma grade de células. Com o Access, você pode contornar esse problema criando formulários de
entrada de dados que tornam mais fácil inserir dados com precisão.
• Os seus usuários necessitam de relatórios? Com o Access, você pode criar relatórios que podem ser
executados por usuários a qualquer momento.
• O Access também é a melhor escolha quando é preciso que vários usuários trabalhem nos dados ao
mesmo tempo. Isso se deve ao fato de o Access bloquear um registro apenas quando ele é alterado por
um usuário. Você pode compartilhar uma planilha do Excel com vários usuários, mas o processo funciona
melhor quando eles alteram dados no Excel em momentos diferentes.
• Caso você precise se conectar a várias fontes de dados e editar os dados diretamente nelas, o Access é
a opção certa. No Excel, é possível exibir dados externos, mas não alterá-los.
Análises e números? Escolha o Excel
• Então onde o Excel se destaca? Com números! Nele, é possível executar modelos sofisticados de hipóteses
e análises de custo-benefício que são impossíveis no Access.

• Você precisa de relatórios de tabela dinâmica? Trata-se de tabelas interativas que permitem girar linhas e
colunas para ver diferentes resumos dos dados. O Excel facilita o trabalho com relatórios de tabela dinâmica
e relatórios de gráfico dinâmico — gráficos baseados nessas tabelas.
• Você deseja transmitir informações visualmente, por meio de gráficos ou barras de dados? O Excel é a
ferramenta ideal.
• Por fim, nem todos têm o Access ou sabem usá-lo. Seus colegas podem preferir o Excel.
• Essas são apenas algumas das razões para usar o Access ou o Excel.
Noções básicas sobre as diferenças entre o Access e o Excel
O Office Access 2010 e Office Excel 2010 possuem vários pontos em comum. Ao usar um desses programas,
você poderá:
• Executar consultas sofisticadas para classificar e filtrar os dados.
• Executar cálculos sofisticados para obter as informações desejadas.
• Usar os modos de exibição de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para trabalhar com os dados de
modo interativo.
• Gerar relatórios dos dados e exibí-los em vários formatos.
• Usar formulários para adicionar, alterar, excluir e percorrer os dados com facilidade.
• Conectar-se a dados externos para que você possa exibir, consultar e editar esses dados sem precisar
importá-los.
Importando dados do Excel para o Access
Suponha que você usa o Excel para armazenar informações sobre os computadores da sua empresa. Com o
tempo, sua planilha ficou grande demais para ser gerenciada com facilidade – é preciso rolar por muitas colunas
e linhas para encontrar os dados e isso dificulta a localização das respostas. A importação desses dados para o
Access facilitará a extração dessas respostas ao permitir que você grave consultas (ou seja, componentes que
recuperam e processam os dados rapidamente).
O processo de importação segue estas etapas amplas:
• Você começa limpando os dados no Excel. Por exemplo, remove colunas ou linhas em branco, verifica
se cada coluna contém apenas um tipo de dados (como datas ou números) e corrige erros como #NUM ou
#DIV.
• A seguir, você usa o assistente de importação no Access para importar os dados para uma nova tabela.
• Por fim, você verifica a precisão dos dados importados.
Caso esteja se perguntando, também é possível importar dados para uma tabela existente no Access, em um
processo denominado acréscimo.
Nem tudo pode ser importado
Antes de iniciar a importação de dados, lembre-se destes limites:
• Podem ser importadas somente planilhas do Excel individuais, e não pastas de trabalho inteiras.
• É possível importar até 255 colunas de dados para uma tabela no Access. Caso a planilha de origem
contenha mais colunas e você precise desses dados, importe-os para outra tabela.
• Nem todos os tipos de dados podem ser importados (imagens, por exemplo). Além disso, se a planilha
usar fórmulas, você poderá importar os resultados, mas não as fórmulas em si.

Erros comuns a serem localizados e corrigidos antes da importação
Antes de iniciar o processo de importação, procure e corrija problemas nos dados do Excel. A imagem mostra
alguns erros típicos:
1. Adicione cabeçalhos a todas as colunas, pois isso facilitará o uso dos dados no Access.
2. Remova colunas ou linhas em branco ou indesejadas. Não é possível ignorar ou filtrar linhas durante a
operação de importação.
3. Corrija valores de erro, como #NUM ou #DIV.
4. Verifique se cada coluna contém um único tipo de dados. A imagem mostra uma mistura de datas e
resultados de vendas. Se você importar essa mistura de números e datas, é possível que o Access converta os
dados em números aparentemente aleatórios e você precise repetir a importação.
Se você seguir as diretrizes para preparação de dados, sua importação não terá erros
1- No Access, na guia Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique em Excel. Isso abrirá a caixa de
diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel.
2- Digite o local e o nome da sua pasta de trabalho do Excel na caixa Nome de arquivo. Se você não souber o
local, clique em Procurar e use a caixa de diálogo Abrir Arquivo para localizar os dados de origem.
3- Certifique-se de selecionar a primeira opção, Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco
de dados atual, e clique em OK. Isso iniciará o Assistente de Importação de Planilha.
4- Na primeira tela do assistente de importação, selecione a planilha que deseja importar e clique em Avançar.
Observe que você só verá essa tela se o seu arquivo do Excel tiver mais de uma planilha.
5- Na segunda tela, verifique se a caixa de seleção A Primeira Linha Contém Títulos de Coluna está marcada e
clique em Avançar. Os cabeçalhos de coluna facilitam muito o uso do banco de dados.
6- A terceira tela do assistente oferece várias opções, mostradas aqui nesta imagem:
1- Caso seja necessário alterar o nome de alguma coluna, dê um duplo clique nela e digite um novo nome na
caixa Nome do Campo.
2- Se você costuma pesquisar em uma coluna que contém muitos dados, clique nela e, na lista Indexado,
selecione Sim. A indexação de uma coluna pode facilitar e agilizar a localização de dados.
3- Você também pode definir um tipo de dados para cada campo, embora o Access já faça isso por conta própria.
No Access, os tipos de dados controlam o que pode ser inserido em um campo. Por exemplo, não é possível
inserir texto em um campo definido para conter números, e isso ajuda a manter os dados precisos.
4- Caso você queira remover uma coluna da operação de importação, marque a caixa de seleção Não importar
campo (Ignorar). Depois de fazer as alterações, clique em Avançar.
Na etapa 4 do assistente, certifique-se de clicar em Permitir que o Access adicione a chave primária e depois
clique em Avançar.
As chaves primárias são importantes porque tornam exclusivas cada linha na tabela. Isso ajuda a garantir a
precisão dos dados, pois impede a inserção de informações duplicadas.
Observe que, se você está familiarizado com bancos de dados, não precisa permitir que o Access crie a chave
primária para você. A imagem mostra que você pode fazer isso usando outras colunas na tabela ou pode omitir
totalmente a chave primária. Mas só altere essas etapas quando já tiver alguma experiência.
As etapas finais do processo de importação lhe permitem fazer algumas escolhas. Você pode concluir a
importação e começar a usar a nova tabela ou pode salvar as etapas de importação para reutilizar depois
(normalmente, quando os dados precisam de atualizações regulares). Por exemplo, digamos que, toda sexta-
feira à tarde, o departamento de marketing lhe envia um arquivo do Excel com dados atualizados. Você pode
tornar a executar a importação e substituir rapidamente os dados antigos.

E mais: você pode poupar ainda mais tempo criando uma tarefa no Outlook ao salvar as etapas de importação.
A tarefa o lembrará de realizar a importação e disponibilizará um botão que permite fazer o trabalho com
apenas um clique.
Estas etapas e a imagem mostram o processo básico. Você o percorrerá mais detalhadamente durante a sessão
prática.
1- Na etapa 5 do assistente, digite um nome para a nova tabela na caixa Importar para Tabela e clique em
Concluir. Isso abrirá a caixa de diálogo Obter Dados Externos novamente. Caso queira parar agora, basta clicar
em Fechar. Porém, se preferir salvar as etapas de importação, prossiga.
2- Marque a caixa de seleção Salvar etapas de importação. Isso iniciará um conjunto adicional de controles.
3- Nomeie as etapas na caixa Salvar como e digite uma descrição opcional sobre elas na caixa Descrição. Se não
quiser criar uma tarefa do Outlook para a importação, clique simplesmente em Salvar Importação.
4- Caso queira criar uma tarefa do Outlook, depois de concluir a etapa 3, marque a caixa de seleção Criar Tarefa
do Outlook e clique em Salvar Importação.
Se você decidir criar uma tarefa, será exibida uma tela para ela depois de alguns instantes. Você pode salvar e
fechar a tarefa ou definir opções para ela, como a frequência com que ela o lembrará de importar os dados. A
sessão prática, no final deste curso, explica como definir opções comuns para a tarefa e como executar uma
importação salva a partir do Access.
Como etapa final, abra a nova tabela no Access e observe os dados. Eles contêm erros? Está tudo lá? As datas
e as horas estão no formato correto? Agora é uma boa hora de corrigir esses tipos de problemas. A sessão
prática mostra como corrigir um problema comum. Os links no Cartão de Referência Rápida, no final deste
curso, fornecem mais informações sobre problemas não abordados aqui.
Pontuação do tópico _________% Visto do Professor __________________________ Data ____/____/20____

Usando na Prática o que aprendeu

Faça aqui suas anotações sobre a matéria explanada no curso interativo:

FIM DO CURSO ...
Agora que você já concluiu o curso de Access 2010,

siga em frente e faça o próximo curso. Até a próxima!

Access 10

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Access 2010 Access 2010

www.portalcns.com.br Access Pag. 1

Arte/Correções lei 5.988 de 14/12/73 e atualizações

Ariane Monteiro/Luciana Maria Gonçalves Silva

Pag. 2 Access www.portalcns.com.br

O Access é uma ferramenta que armazena informações em bancos de dados.

“Não é a força, mas a constância dos bons resultados que

www.portalcns.com.br Access Pag. 3

Pag. 4 Access www.portalcns.com.br

INTRODUÇÃO AO ACCESS 2010

Acessando o Access pela primeira vez

O Access lida com dados

Conhecendo a nova aparência do Access 2010

Boa aparência com formulários e relatórios

www.portalcns.com.br Access Pag. 5

Introdução ao Access 2010

Pontuação inicial _____% Data ____/____/20____ Professor ________________ Responsável _________________

Acessando o Access pela primeira vez

Nessa página, você tem as seguintes opções:

Pag. 6 Access www.portalcns.com.br

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _____________________________ Data ____/____/20_____

O Access lida com dados

www.portalcns.com.br Access Pag. 7

GERENCIANDO UM BANCO DE DADOS

Pag. 8 Access www.portalcns.com.br

www.portalcns.com.br Access Pag. 9

Pag. 10 Access www.portalcns.com.br

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor _____________________________ Data ____/____/20_____

Boa aparência com formulários e relatórios

www.portalcns.com.br Access Pag. 11

• Relatórios – Agrupam dados a partir de uma única tabela/consulta.

Para criar um novo formulário ou relatório

Pag. 12 Access www.portalcns.com.br

Pontuação Final______% Visto do Professor ___________________________________ Data____/____/20_____

Assinatura do responsável___________________________________________________ Data____/____/20____

Ficou com alguma dúvida? Anote-as aqui: Respostas do Professor:

www.portalcns.com.br Access Pag. 13

Familiarizando-se com o access 2010

Familiarizando-se com o Access 2010

Conhecendo componentes de um banco de dados

Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos

Pag. 14 Access www.portalcns.com.br

Familiarizando-se com o Access 2010

Pontuação inicial _____% Data ____/____/20____ Professor ____________ Responsável _______________________

Familiarizando-se com o Access 2010

www.portalcns.com.br Access Pag. 15

Os comandos são fáceis de localizar e fáceis de usar.

Pontuação do tópico _________% Visto do Professor ____________________________ Data ____/____/20______

Pag. 16 Access www.portalcns.com.br

www.portalcns.com.br Access Pag. 17

Escolhendo o melhor formato para salvar seus arquivos

A alteração no formato do arquivo torna os bancos de dados do Access 2010:

Pag. 18 Access www.portalcns.com.br

www.portalcns.com.br Access Pag. 19

Pontuação Final ______% Visto do Professor ___________________________________ Data ____/____/20_____

Ficou com alguma dúvida? Anote-as aqui: Respostas do Professor:

Pag. 20 Access www.portalcns.com.br

Criando um banco de dados através

Criando o seu primeiro banco de dados

www.portalcns.com.br Access Pag. 21

Criando um banco de dados através de modelos

Criando o seu primeiro banco de dados

O programa pedirá um nome para a tabela. Coloque o nome livros.

Pontuação inicial _% Data //20 Professor Responsável _____

Pontuação do tópico _% Visto do Professor _________________ Data //20_

Pontuação do tópico _% Visto do Professor _________________ Data //20_

Pontuação Final% Visto do Professor _________________________ Data//20_

Assinatura do responsável_______________________________________________ Data//20

Pontuação inicial _% Data //20 Professor Responsável _______________

Pontuação do tópico _% Visto do Professor ______________ Data //20

Pontuação Final % Visto do Professor _________________________ Data //20_

Pontuação Final % Visto do Professor ___________________________ Data //20

Pontuação Final % Visto do Professor ____________________________ Data //20

Pontuação inicial _% Data //20 Professor Responsável _______________

Pontuação Final % Visto do Professor ___________________________ Data //20

Pontuação Final % Visto do Professor ____________________________ Data //20

Pontuação do tópico _% Visto do Professor ______________ Data //20

Pontuação Final % Visto do Professor ___________________________ Data //20

Assinatura do responsável ________________________________________________ Data //20