Introdução....................................................................................................................................................................................................................

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Entenda a importância do controle de estoque...........................................................................................................................................5
Como saber quando é preciso controlar o estoque.................................................................................................................................... 7
Organizando o estoque..........................................................................................................................................................................................9
Tipos de movimentação de estoque............................................................................................................................................................... 17
Conversão de medidas..........................................................................................................................................................................................19
Quando emitir cupom fiscal (ECF ou NFC-e).............................................................................................................................................. 22
Use a tecnologia a seu favor.............................................................................................................................................................................. 24
Conclusão..................................................................................................................................................................................................................28
Sobre o Belle Software....................................................................................................................................................................................... 30
Introdução
Introdução

Assim como uma empresa não pode sobreviver sem ter clientes, ela também não pode ficar sem uma boa gestão de
estoque. No entanto, muitos empreendedores ainda não têm um controle eficiente dos produtos e negligenciam a
necessidade de investir nessa área.

Para uma clínica de estética, por exemplo, o estoque é a base de tudo. Saber com precisão qual é a demanda de produtos
para garantir que todos os clientes sejam bem atendidos é a chave para o sucesso. Um dos erros que muitos empresários
cometem é o de gerenciar o estoque sem o auxílio de relatórios ou dados, com base apenas no feeling.

Vale lembrar que a desorganização de um estoque pode acarretar em perda nas vendas, compras de mercadorias acima
da demanda e produtos com prazos curtos de validade parados. Sem falar dos prejuízos financeiros, que nem sempre
podem ser calculados, já que não há controle das entradas e saídas.

Além de reduzir custos operacionais, uma boa gestão permite girar o estoque quando há muitas mercadorias paradas e
contribui para que as decisões sejam tomadas com base em informações precisas. Por isso, preparamos este guia prático
para te ajudar a controlar, com eficiência, a gestão de estoque da sua clínica de estética! Confira!

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Entenda a importância do controle de estoque
Entenda a importância do controle de estoque

Um bom controle de estoque tem relação direta com as vendas de qualquer tipo de empresa, independentemente
de porte e segmento. No caso de uma clínica, sem um controle de estoque eficiente, a qualidade de atendimento fica
totalmente comprometida.

A agilidade no atendimento é essencial para uma clínica de estética. A falta de determinado produto pode desacelerar
os processos ou até mesmo fazer com que os clientes desistam dos procedimentos e busquem tratamentos no
seu concorrente.

Por outro lado, o excesso de mercadorias também é um problema, já que as perdas são ainda maiores quando os prazos
de validade expiram sem que os itens tenham sido aproveitados.

O controle de estoque, portanto, vai além do armazenamento e do cadastramento de fichas dos produtos.

Investir em uma boa gestão de estoque traz vantagens competitivas significativas para o negócio — ajuda a sua clínica
de estética a se destacar da concorrência por conta da eficiência, garante que o estoque sempre esteja organizado e que
nunca falte nenhum produto para os clientes.

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Como saber quando é preciso controlar o estoque
Como saber quando é preciso controlar o estoque

É preciso criar um modelo de gestão de estoque caso sua clínica de estética não tenha um inventário, um cadastro dos
produtos, um checklist para verificar quais mercadorias precisam ser repostas — ou caso você sempre tenha problemas
por comprar mais ou menos que o necessário.

Esses são os principais sinais que mostram que está

mais do que na hora de fazer uma gestão otimizada do
estoque da sua clínica. Sem falar que a falta de agilidade
na reposição dos produtos atrapalha a rotina de todos e,
consequentemente, interfere na qualidade do ambiente
de trabalho.

Para manter o estoque em ordem é preciso dedicar muito

tempo. No entanto, isso ajudará não só a eliminar os problemas
acima citados como fornecerá informações relevantes da
empresa, que podem ser usadas no relacionamento com
fornecedores e no planejamento estratégico.

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Organizando o estoque
Organizando o estoque

Organizar o estoque pode ser um processo demorado e

cansativo, mas os resultados surgirão em pouco tempo. Dar o
primeiro passo é sempre difícil, mas é necessário. Afinal, quando
uma clínica de estética possui um estoque alinhado, o gestor
pode investir tempo e recursos em outras áreas da empresa.

Com planejamento e o auxílio das ferramentas corretas, é

possível organizar as mudanças e trabalhar para que elas sejam
inseridas na rotina de todos os membros da clínica. Nessas
horas, a liderança também precisa abraçar a causa para que
todos os funcionários sigam seu exemplo. Além disso, alguns
pontos são importantes para que a organização seja realizada
com sucesso. É preciso saber quais são as demandas de cada
produto da clínica, manter todas as mercadorias do depósito
catalogadas, definir os centros de custo e manter um bom
relacionamento com os fornecedores.

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Organizando o estoque

Veja, abaixo, mais detalhes sobre cada um desses pontos e recomendações que podem ajudar bastante nessa etapa.

DEPÓSITOS

A maneira como você armazena os itens da clínica de estética é o que determinará como será a organização dos depósitos.
Vamos supor que você possua dois depósitos: um deles é voltado para os produtos utilizados nos procedimentos da
clínica e o outro é reservado para as mercadorias que você revende.

Essa divisão contribui para que a gestão de controle do estoque seja ainda mais assertiva e evita erros na hora da
retirada de produtos.

Supondo que a clínica utilize um depósito geral para guardar todos os itens, ainda assim é importante definir se todos
os funcionários têm acesso — ou se para pegar os produtos é necessário ter autorização.

O objetivo desse controle é identificar como as mercadorias estão sendo usadas dentro da empresa. No próximo tópico,
vamos relacionar a importância do depósito com os centros de custo na gestão do estoque da sua clínica de estética.

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Organizando o estoque

CENTRO DE CUSTO

Atendimento, recepção ou administração?

Ao definir centros de custos para sua clínica, é possível enxergar de forma bem clara como os produtos do estoque estão
sendo utilizados. Essa atitude faz muito sentido quando existem diferentes fontes de gastos em uma mesma empresa.

Dentro de cada departamento, as pessoas responsáveis pela retirada dos produtos também podem contribuir para
que a organização do estoque seja mantida. Afinal, quando houver baixa de algum item, as informações devem ser
compartilhadas com toda a equipe da clínica.

Outro papel do centro de custo é fornecer informações relevantes sobre o negócio e alimentar os
relatórios de desempenho de cada departamento. Se o centro de custo da recepção está mais elevado
que o do atendimento, por exemplo, talvez seja um alerta para revisar processos ou identificar falhas.

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Organizando o estoque

Utilizar bem os dados dos centros de custos vai ajudar na gestão do estoque e na área de finanças do negócio. Você
poderá saber, entre outras coisas, quais áreas da sua clínica estão gastando mais com estoque:

A seguir, vamos falar sobre como os itens devem ser catalogados para que a organização do estoque seja feita de
maneira eficiente.

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Organizando o estoque

ITENS

Todos os itens do estoque precisam ser catalogados de acordo com um padrão que favoreça o funcionamento da
clínica. Dá muito trabalho, mas a descrição minuciosa é essencial para evitar duplicidades no estoque e ajuda a
identificar qual tipo de item tem mais demanda.

Sem ter o cuidado de manter a padronização dos cadastros, as informações que constarem nas fichas de cada produto
não serão úteis para o controle de estoque.

Geralmente, o cadastro de cada item precisa conter dados como código, descrição, localização e unidade de medida.

Durante o cadastro também é importante mensurar qual é o estoque mínimo e máximo de um produto. Esse dado
evita que a falta de um creme hidratante, por exemplo, afete na parte operacional do negócio.

O detalhamento contribui significativamente para um controle de estoque e de custos da empresa. No próximo tópico,
falaremos sobre a importância do papel dos fornecedores para uma boa gestão do estoque.

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Organizando o estoque

FORNECEDORES

Empresários precisam manter uma boa relação com os fornecedores e sempre buscar referências no mercado. Na
hora de organizar o estoque é preciso, ainda, realizar o cadastro dos fornecedores com bastante atenção.

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Organizando o estoque

Além das informações básicas como contato, CNPJ e os itens pelos quais cada fornecedor é responsável, é recomendável
incluir os valores de custo e venda de cada item do estoque.

No entanto, mais do que focar em qualidade e preço, para que a gestão de estoque da sua clínica não desande, é
preciso buscar um alinhamento com os fornecedores. O ideal é que exista uma integração estratégica de processos
com as empresas parceiras.

Dessa maneira, o controle de estoque vai alcançar outro nível de eficiência e trará benefícios para ambas as partes.
Com o compartilhamento de informações, a reposição de um item que estiver em falta será muito mais rápida.

Outro ponto que deve ser sempre levado em consideração é o prazo de entrega. Não basta que
o fornecedor tenha o melhor produto e custo-benefício se ele não consegue cumprir os prazos
estabelecidos. Tenha cuidado, pois atrasos podem interferir diretamente nas vendas e fazer com
que você perca a credibilidade com os clientes.

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Tipos de movimentação de estoque
Tipos de movimentação de estoque

A movimentação do estoque precisa ser monitorada para que a gestão

da clínica possa ser feita com precisão. Por isso, os registros devem ser
feitos de forma criteriosa. Entradas, saídas, devoluções a fornecedores
e reservas são alguns exemplos de tipos movimentação de estoque
de uma clínica de estética.

As entradas podem ser classificadas por origem — por exemplo,

ordem de compra ou manual. Qualquer tipo de movimentação deve
ser identificada no sistema de controle utilizado, seja uma planilha
de Excel ou um software especializado. Só assim é possível analisar
para onde foi o produto, quem é o cliente e quem foi o responsável
pela ação.

No caso das saídas, a movimentação pode variar de uso próprio

a pedido de venda. Lembrando que quando as movimentações
envolvem outras empresas, é essencial cobrar a emissão da Nota Fiscal.

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Conversão de medidas
Conversão de medidas

Quilo ou grama? Litros ou mililitros? Para que produtos de estética — como cremes, ceras e xampus — sejam cadastrados
de acordo com a unidade de medida que é mais usada, é preciso usar fatores de conversão.

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Conversão de medidas

Dessa maneira, os itens podem ser associados ao uso de cada procedimento na clínica e o estoque fica atualizado
de acordo com os atendimentos. Por exemplo, quando uma cliente faz limpeza de pele é preciso saber exatamente a
quantidade de gel, hidratante e sabonete usada para realizar o procedimento.

Além disso, a conversão é utilizada quando entra uma nota fiscal em que a unidade de medida cadastrada no produto
do sistema é diferente da unidade de medida na nota fiscal que o fornecedor entregou.

Para a conversão de medidas é necessário ter em mãos as seguintes informações: a unidade a

ser convertida e a quantidade da unidade a ser convertida. Quando o controle de estoque é feito
por meio de softwares especializados, esse processo é totalmente automatizado e simples de
ser realizado.

Para que o controle de gestão de estoque seja bem-sucedida e forneça informações precisas para a clínica, essa etapa
precisa ser trabalhada com bastante atenção.

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Quando emitir cupom fiscal (ECF ou NFC-e)
Quando emitir cupom fiscal (ECF ou NFC-e)

A emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é

obrigatória para venda de produtos de acordo com o Estado
onde a clínica de estética se encontra. O documento é gerado
e armazenado eletronicamente e tem o objetivo de registrar as
vendas para o consumidor final, seja ele pessoa física ou jurídica.

Nos locais em que a NFC-e ainda não é obrigatória, o

estabelecimento pode emitir documentos fiscais por meio
do ECF (Emissor de Cupom Fiscal) ou a Nota Fiscal (Modelo 2).

O controle de estoque da sua clínica de estética precisa estar

alinhado ao processo de emissão de cupom fiscal do seu
Estado. Principalmente quando a gestão é realizada por
meio de uma plataforma automatizada, é indispensável
entender o que deve ser feito para a implantar a emissão
utilizando o software.

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Use a tecnologia a seu favor
Use a tecnologia a seu favor

Empreendedores precisam utilizar a tecnologia a seu favor para que tenham mais tempo para planejar estrategicamente
seu negócio. Por isso, buscar soluções tecnológicas para otimizar processos dentro da clínica de estética é essencial para
aumentar a produtividade.

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Use a tecnologia a seu favor

Além disso, com ferramentas especializadas é possível gerar informações relevantes que possam auxiliar nas tomadas
de decisões.

Existem softwares de gestão no mercado que podem ser customizados de acordo com a necessidade da clínica de estética.

Cadastro de clientes, agendamento, avaliação, controle de estoque, emissão de contrato e envio de informações para o
financeiro são exemplos de ações que podem ser feitas em apenas uma plataforma. Nessas horas, é importante buscar
uma empresa que forneça treinamentos para a equipe e acompanhe a toda a implantação.

Por fim, uma das principais vantagens de ter uma gestão integrada é que as informações ficam concentradas em um
só local. Isso contribui para que os processos sejam otimizados e para que os controles de estoque, vendas e finanças
sejam ainda mais assertivos.

No que diz respeito à gestão de estoque, um bom software pode automatizar muitos processos e informar a você se algo
estiver errado com seus itens, enviando e-mails, sms ou ainda informando durante o expediente através de mensagens
na própria ferramenta.

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Use a tecnologia a seu favor

Veja a seguir um modelo de relatório onde é possível identificar itens com problemas de vencimento ou quantidade:

Os itens que aparecem em amarelo ou vermelho, apresentam algum problema de saldo ou validade.

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Conclusão
Conclusão

Para ter sucesso, uma clínica de estética precisa oferecer

mais do que os melhores tratamentos ou uma equipe de
bons profissionais — ter uma gestão de estoque eficiente
também precisa fazer parte da estratégia do negócio. Afinal,
para fidelizar os clientes e aumentar as vendas é preciso
ter um estoque totalmente alinhado com os objetivos
estratégicos. E como você viu, ter os itens devidamente
cadastrados e controlar bem o estoque demanda muita
disciplina e o uso de ferramentas adequadas.

Portanto, lembre-se que a principal recomendação para

que as mudanças feitas gerem resultados positivos é
alinhar o uso de um sistema de gestão com treinamento.
Dessa maneira, você poderá aproveitar as informações
geradas com o controle de estoque para tornar a sua clínica
cada dia melhor!

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tipos de negócio, bem como a automatização de processos como
agendamentos de avaliações, montagens de planos, propostas
de pacotes, emissão de contratos e Gestão de Estoque. Com
ele, a agenda da sua clínica se tornará extremamente funcional
e organizada, cumprindo com todos os pré-requisitos para um
empreendimento de sucesso máximo.

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