O desafio do fluxo de trabalho no marketing

digital
Um fluxo de trabalho no marketing digital envolve várias etapas (conceito,
redação, design, etc) e diversos profissionais. As etapas costumam ser
rápidas, na maioria dos casos variam de poucos minutos a poucas horas.
Além disso, o processo de validação provoca “idas e vindas” nas etapas,
sendo necessário voltar ou pular atividades. Isto ocorre por causa de
dúvidas, sugestões ou reprovação.

Será que é viável planejar o dia de trabalho de cada indivíduo da equipe? 

Vejam alguns exemplos de interferências normais que ocorrem:

 Uma tarefa foi reprovada. As vezes ocorrem várias reprovações.

 Uma estimativa de tempo estava errada. Por exemplo, previsto 2
horas e levou 3.
 Uma tarefa tem várias etapas, então a previsão precisa ser correta
por cada etapa (redação, criação, etc).
 Cliente não repassou as informações que faltavam para iniciar o
processo.
 Um profissional faltou.
 Uma tarefa se tornou urgente e com isto precisa furar a fila das
outras já planejadas.
 Uma tarefa não chegou na etapa seguinte porque atrasou na etapa
anterior por qualquer razão anterior. Todos do fluxo são impactados.

Qualquer uma dessas situações impacta a programação de tarefas. As

vezes uma única situação dessas é capaz de comprometer uma grande
parte da equipe.

O sistema tradicional usado em empresas de TI e indústrias, de estimar as

tarefas e alocar cada recurso por dia, também chamado de “Capacidade
vs Demanda” NÃO SE APLICA NO MARKETING DIGITAL.

Nos processos em que o modelo de capacidade vs demanda funcionam, é

porque as tarefas costumam ser mais longas, com menor interação entre
os profissionais e as fases de validação mais no final da cadeia. Bem
diferente do marketing digital.
A solução é iniciar de traz para frente e
definir prioridade
Vamos supor o cenário em que há demanda de sobra para os profissionais,
pelo menos para os próximos dias. Se não houver demanda, não há o que
se preocupar com a capacidade vs demanda.

As dúvidas são:

 O que fazer primeiro?

 Como não deixar ninguém parado?

Durante quase 10 anos vivemos na prática os desafios de priorização de

equipes de marketing digital. Estudamos a fundo conceitos logísticos e
metodologias de processos, inclusive metodologias ágeis. Testamos
diversos modelos e chegamos na metodologia ideal: simples e eficaz.
Aplicamos na prática e alcançamos um “milagre” em nossos processos:
aumento radical de produtividade e cumprimento dos prazos.
Transformamos isto em software, com o eKyte, e os números foram ainda
mais impressionantes.

Denominamos este conceito de “Priorização Inteligente de Tarefas no

marketing digital”. De forma simples, o método mantém a fila organizada
por prioridade. Cada profissional trabalha naquilo que precisa ser entregue
antes e tem maior urgência. Evita-se estoque de itens feitos e não
concluídos.

A Priorização Inteligente do eKyte funciona da seguinte forma:

 Uma tarefa é composta por diversas etapas: conceito, briefing,

redação, criação, aprovação, etc. Saiba mais sobre Workflow.
 A tarefa inicia o mais próximo possível da sua entrega, ou seja, de
traz para frente. Assim, sempre as com maior risco de entrega são
executadas antes para garantir o prazo.
 Tarefa tem duas datas principais: entrega final e entrega da etapa
corrente.
 Depois que iniciou, não para até ser concluída. Assim, menos tarefas
disputam a agenda e evita-se estoque de itens semi prontos.
 O que é mais importante está em execução e as demais demandas
aguardam.
  Caso esteja sem demanda para o dia, o profissional puxa a tarefa do
dia seguinte que será a primeira de sua lista.

O melhor é que o planejador e a equipe não precisam pensar tarefa a

tarefa. Basta definir o prazo de entrega ao criar a tarefa. Com base nos
tempos padrões, todo processo é automático.  Os fluxos estão prontos e a
definição de cada responsável também. As variações naturais do fluxo são
tratadas na hora de passar a tarefa, manualmente. É simples pois o fluxo é
visual. Cada profissional deve executar a primeira tarefa da fila, considerando a
ordenação padrão, que é por data de entrega da etapa. O critério de
desempate é a prioridade. 

Veja um exemplo da lista de tarefas da rotina de Controle de Tarefas do

eKyte:

No tipo de tarefa configura-se o número de dias previsto para entrega e o

número de horas previstas para conclusão da tarefa. Saiba mais na
explicação de “Dias para Iniciar” na Rotina Tipo de Tarefa.

Quando alguém conclui a etapa, a próxima recebe a data de execução com

a seguinte lógica:

 Tarefa é urgente ou está atrasada?

 Sim: então a próxima etapa inicia hoje mesmo.
 Não: se o horário corrente for antes das 14:00, inicia hoje.
Caso contrário, somente amanhã.
Vale lembrar que esta lógica é um facilitador, após a sugestão automática
pode ser alterado manualmente.

Como lidar com as sobrecargas e promover

produtividade
Sobrecargas vão acontecer, por exemplo, um designer ter mais trabalho do
que é possível realizar e um redator ter tempo de sobra. A repetição deste
cenário pode implicar a necessidade de:

 Contratar outro profissional com esta habilidade, OU

 Transformar outro profissional em multidisciplinar OU
 Contratar um terceiro para repassar demandas eventuais

MAS CALMA!! A grande virtude da  gestão do marketing digital é primeiro

tentar remover as improdutividades. Isto pode ser feito com:

 Criação de templates para acelerar etapas.

 Reutilização de materiais já criados.
 Capacitação do profissional.
 Contratação de ferramentas que auxiliem a produtividade.
 Definição de limites de escopo, corte de excesso de criatividade.
 Transferir demandas com menor valor agregado para profissionais
menos experientes.
 Adoção de novas metodologias de trabalho.

Só depois de esgotar estas situações, é que faz sentido aumentar custos

com novas contratações.