10/09/2018 SIPOC: Uma ferramenta para a otimização de processos | LinkedIn

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SIPOC: Uma ferramenta para a

otimização de processos
Publicado em 8 de setembro de 2018

Francinei Rodrigues Seguindo

MBA GESTÃO DA QUALIDADE E ENGENHARIA DE PRODUÇÃO | 324 10 54
IPOG
78 artigos

Introdução

O mundo contemporâneo está se modernizando. Os novos recursos tecnológicos propiciam

mais agilidade e efetividade em diversos setores, aumentando o nível de exigência dos
clientes e colocando algumas empresas em apuros.

Com isso, todo o processo de logística foi diretamente afetado. As pessoas estão optando
pelas empresas que executem uma entrega mais rápida e de qualidade.

Assim, os e-commerces — e qualquer outro tipo de empreendimento que necessita desse

serviço — precisam buscar modernização e adequação à nova realidade.

E um dos meios inovadores de trabalhar com a logística se dá pelo uso da ferramenta

SIPOC. Ela permite a otimização dos processos e pode gerar inúmeros benefícios para o
negócio. Você conhece essa técnica? Não? Então, continue a leitura deste artigo, veja o que é
a ferramenta SIPOC e como ela pode ajudar nos seus processos. Vamos lá?

Definição de SIPOC

SIPOC é a abreviação em inglês de: Mensagens

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Suppliers (Fornecedores) – Inputs (Entradas) – Process (Processo) – Outputs Reativar

(Saídas) –
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Customer (Clientes)

O SIPOC é um formulário que vai ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a
mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta é uma das principais ferramentas da fase Define
do Programa Lean Six Sigma (LSS).

Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:

Suppliers: Quem fornece insumos para o processo?

Inputs: Que especificações são colocadas nas entradas?

Customers: Quem são os verdadeiros clientes do processo?

Outputs: Quais são os requisitos dos clientes?

Por que utilizar o SIPOC na melhoria de processos?

Toda vez que você estiver planejando a aplicação do Lean Seis Sigma para melhorar seus
processos, é importante começar pelo entendimento macro. O SIPOC ajuda o dono do
processo, e todos aqueles que estão trabalhando nele, a definirem as fronteiras do estudo, o
que é fundamental para um Projeto Green Belt. Portanto, antes de iniciar um fluxograma,
comece com o SIPOC.

Por meio dessa ferramenta é possível estabelecer uma padronização entre os participantes da
equipe do Projeto Lean Seis Sigma, Champions e demais gestores, do escopo do projeto e da
Mensagens
forma de visualização do principal processo envolvido. Por isso, detalhes do processo não
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devem ser apresentados no SIPOC, já que esses detalhes não costumam ser úteis na etapa do
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DEFINE (D). O detalhamento do processo deve ser feito na etapa do ANALYSE (A) por
meio do mapa de processo ou do fluxograma.

Assim, o SIPOC proporciona, de modo estruturado, as bases para a discussão do processo.

Com isso, a ferramenta gera um consenso entre todos os envolvidos antes que estes
comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos.

Os 6 passos para a elaboração do SIPOC

Toda vez que vamos aplicar uma ferramenta de melhoria, é muito mais fácil se prepararmos
um manual. Mas, um manual rápido e simples. Por isso, preparei 6 passos para elaborar o
seu SIPOC:

1. Dar um nome ao processo. Lembre-se, para definir o nome de um processo use verbo
no infinitivo mais complemento (Ex: Elaborar um Bolo de Milho);

2. Determinar as saídas do processo. As saídas são os produtos (resultados) que o processo

produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, etc);

3. Determinar os clientes do processo. Estas são as pessoas ou outros processos que

recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente;

4. Determinar as entradas do processo. São as coisas necessárias para iniciar o processo

(Ex: Requisição do cliente);

5. Determinar os fornecedores do processo. São as pessoas ou outros processos que

fornecem as entradas. Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que
vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou mesmo
processo;

6. Determinar as macro atividades do processo mapeado. Estas são as atividades que são
feitas para transformar as entradas em saídas. No SIPOC, devemos restringir essas macro
atividades em 5 ou 6, pois o objetivo aqui é ter uma visão macro, não detalhada. Elas serão a
base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração e alinhamento do SIPOC.

Exemplo de um SIPOC

Veja, em seguida, um exemplo que preparamos de SIPOC de um processo bem comum,

principalmente para quem nasceu na década de 80 – Tirar uma cópia. Para elaborar esse
SIPOC, definimos o nome “Tirar Cópia”, depois definimos a saída (Cópias). Em seguida,
vamos para terceira etapa, identificar os clientes que, no caso é você e o arquivo. Logo,
definimos as entradas (copiadora, papel, toner, original e eletricidade) e depois, arrematamos
com os fornecedores (fabricante da máquina copiadora, você, cia de energia elétrica e o
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fornecedor de artigos e escritório). Por último, fechamos o processo em 5 macro atividades

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encerrando o SIPOC.

Quando apresentamos esse exemplo em sala de aula, muitas pessoas nos perguntam: mas eu
posso ser fornecedor e cliente? A resposta é: sim. Não há problema nenhum, apesar de a
primeira vista, ser um pouco estranho. O importante é definir claramente quem é o cliente,
pois só será possível acertar o processo, se definirmos claramente quem é o cliente.

Outras informações importantes para o seu SIPOC

Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil.
Um colaborador com uma Certificação Green Belt, domina essa ferramenta e por isso,
vamos compartilhar algumas informações extras com você.

Inclua na planilha que baixou, a Declaração de Propósito para o processo. Defina o porquê
do processo existir, por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado
pelo cliente. Poderíamos definir outros propósito como: para recrutar as pessoas certas para
organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. O propósito deverá definir o
benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.
Recomendo a ferramenta 5 Por Quês (5W) para a execução desta tarefa.

Atribua um responsável ou dono do processo

Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. O responsável
precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou na definição daquele processo.

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Deixe claro o início e o fim do processo Reativar Premium

Estes serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos
possuem múltiplas saídas e entradas.

Defina as fronteiras ou as limitações de escopo do processo

Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O
processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As
fronteiras irão definir se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá
ser colocado em um único mapa.

Como aplicar o SIPOC nos seus projetos Lean Seis Sigma (LSS)?

No LSS, o SIPOC é uma ferramenta abordada na fase Define do roteiro DMAIC. Nessa
fase, além do SIPOC abordamos a árvore CTC (Critical To Customer) e o Contrato de
Melhoria. Com essas três ferramentas, o profissional Green Belt consegue definir
exatamente qual é o desafio do projeto Lean Seis Sigma e assim, garantir um excelente
início de projeto.

Agradecimentos

Meus sinceros agradecimentos ao pessoal da FM2S que generosamente permitiram que eu

tomasse como base alguns elementos dos excelentes treinamentos por essa instituição.
Gratidão.

Notificações finais

Este texto é um relançamento daquele publicado em Dezembro/2017 intitulado "SIPOC:

Aprenda como melhorar seus processos com essa ferramenta". Fiz alguns ajustes, tornei-o
mais atrativo e explicativo, acho válido a sua republicação para que os conceitos dessa
preciosa ferramenta não caia no esquecimento.

Espero que este artigo contribua de alguma forma para a sua ascensão pessoal e profissional!

Grande abraço!

Francinei Rodrigues, em 08 de Setembro de 2018

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10 comentários Mensagens

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Rodrigo Spinelli 4h
Encarregado de Operações / Engenheiro de Produção / Acadêmico de Engenharia Mecânica

Muito bom. Basicamente uma junção de informações para o início do mp e depois para a
caracterização do mfv.
Gostei Responder

Ulisses Fernando Fahl 3h

Logística | Operações | Centro de Distribuição | Inventários | Transportes | Receb. | Exped. | Processos | Contr…

Material muito bom. Uma otima ferramenta para ajudar a entender as necessidades dos nossos
clientes / fornecedores internos e externos alem de ajudar no mapeamento correto dos
processos.
Gostei Responder

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Francinei Rodrigues
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