GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

1.INTRODUÇÃO 

As possibilidades de comunicação proporcionadas pela Internet têm

revolucionado muitas atividades humanas. Seria muito difícil prever poucos anos atrás a
revolução causada pela combinação de dois componentes básicos da informática:
computadores e redes de comunicação de dados. Apesar de ser um conceito novo, o uso
de Intranets tem se mostrado altamente eficaz na informatização dos mais diversos tipos
de organizações. A aplicação de Intranets exige que seus usuários sejam educados
dentro do contexto de trabalho imposto pela nova tecnologia. Inicialmente, entretanto, é
muito importante que eles tenham consciência dos possíveis usos dessa tecnologia e
suas conseqüências. Apesar de não existirem dúvidas de que elas serão utilizadas em
algum momento, acelerar essa utilização pode representar um passo importante na
modernização das empresas, tornando realidade todos os benefícios que a nova
tecnologia pode proporcionar.
As redes de comunicação permitem a transmissão de informações na forma
eletrônica com velocidade e confiabilidade nunca antes imaginadas. Ultimamente o
crescimento da capacidade das redes de comunicação tem sido tão ou mais
impressionante que o crescimento do desempenho dos computadores. As primeiras
redes de computadores tinham abrangência restrita a uma organização ou poucas
instituições de pesquisa. Mais que isso, sua aplicação era especializada para a realização
de algumas funções básicas, tais como transferência de arquivos e o estabelecimento de
sessões remotas. Com o advento do conjunto padrão de protocolos TCP/IP, essas redes
puderam ser interligadas, dando origem à Internet
Atualmente, as organizações enfrentam forte competição que exige índices cada
vez maiores de produtividade para que possam sobreviver. Os índices de produtividade
são bastante afetados pela qualidade do sistema de informações interno da empresa.
Novamente, a palavra-chave é comunicação.

2.Conceito de Intranet

Intranet, é uma espécie de Internet privada que utiliza os mesmos protocolos e padrões
da Internet pública, são a mais nova e importante plataforma corporativa desde a
introdução dos computadores pessoais no ambiente dos negócios. Intranet é a
conectividade da força de trabalho de uma corporação, conecta pessoas com pessoas e
pessoas com informação. É uma versão reduzida da internet onde somente os membros
de uma organização podem acessar.

2.1 Objetivos da Intranet

 Fator diferencial competitivo.  

 Absoluto controle dos processos de negócio.  
 Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.  
 Eliminação dos riscos de extravios de documentos.  
 Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias
pessoas e até mesmo diversos departamentos.  
 Diminuição dos custos operacionais.  
 Aumento da produtividade que pode chegar a 200%.  

3.Tecnologia da Intranet

  As companhias buscam soluções de arquitetura aberta e com boa relação custo-

benefício para a distribuição de informações através de sua organização. Os empregados
querem informações melhores e mais rápidas. A Intranet oferece esta solução.
A tecnologia Internet se baseia no conjunto padrão de protocolos TCP/IP. Entre
muitos, os seguintes protocolos e serviços básicos são providos por essa tecnologia:
 
· SMTP (simple mail transport protocol) serviço de correio eletrônico;
· NNTP (network news transport protocol) serviço de grupos de discussão;
· FTP (file transfer protocol) serviço de transferência de arquivos;
· TELnet serviço de conexão remota;
· HTTP (hypertext transport protocol) serviço de WWW.

Como na Internet, o Web Browser (Navegador Web) é a interface universal para

a Intranet. Com o advento das ferramentas de autoria de conteúdo HTML, a publicação
de documentos na Intranet fica cada vez mais fácil.
Uma das tecnologias web mais fundamentais é o hiperlink. Ele permite aos
usuários navegar facilmente e encontrar informações apenas clicando em uma palavra
ou gráfico. Aplicações web são surpreendentemente baratas, tanto na compra inicial e
treinamento como no desdobramento. Eles custam muito menos que a maioria dos
outros sistemas de comunicação e workgroups.
A Intranet é uma forma de tornar as informações mais acessíveis aos
empregados. A Intranet pode reduzir o gasto de papel de muitos aplicativos de
escritório. Com a informação publicada na Intranet, a companhia ganha em agilidade e
exatidão na tomada de decisões, uma vez que informações podem ser distribuídas em
tempo real a todos os que dela necessitem. As informações na teia são disponibilizadas
através de servidores.
Outra questão importante é o crescimento dos servidores na teia. O número de
computadores por servidor tem decrescido exponencialmente. Esse fato indica uma
forte tendência no sentido da intranetização dos servidores, em que muitas informações
podem ter interesse e forma de acesso restritos. 

4. Benefícios da Intranet

 Unifica as informações para todos os empregados, não importando sua

localização geográfica;
 Fácil para instalar e administrar;
 Arquitetura aberta;
 Interface universal;
 Baixo custo de implementação;
 Conecta todas as plataformas de sistema operacional;
 Ótima relação Custo-Benefício;
 Acesso mais rápido a informações;
 Melhora a tomada de decisão;
 Compartilha conhecimento;
  Reduz o tempo e custo de desenvolvimento de novas aplicações.
 Aumento da produtividade.

5.Aplicações da Intranet nas empresas

 Aplicações de divulgação são essencialmente comunicações de uma pessoa para

muitas: equipes, departamentos, ou corporações inteiras podem estabelecer
pages onde enviam informações, reduzindo informações volumosas, facilmente
desatualizadas, feitas através de papel. Aplicações como esta trazem um retorno
imediato às organizações, reduzindo os custos de produção, impressão, envio e
atualização de informações corporativas.

 Aplicações de transação são interações de dois sentidos, tais como baixar

software ou verificar informações . Se um funcionário precisar de um relatório,
uma baixa de sofware, ou uma carta personalizada, usar a tecnologia web, ligada
a dados legados, pode ser uma alternativa intuitiva e eficiente para os atrasos e
frustrações de fazer estes serviços por telefone ou através de papel.

 Aplicações de comunidade são interações de muitas pessoas para muitas

pessoas. Elas incluem newsgroups que facilitam permutas diretas de
informações entre membros de um grupo, deixando as informações disponíveis
para outros dentro do grupo.
Estes tipos de aplicações Intranet podem melhorar as comunicações e a produtividade
em todas as áreas da empresa, embora elas possam tomar formas muito diferentes
dependendo se elas são desenvolvidas para atender as necessidades de departamentos
específicos ou funções da empresa como um todo.

6. Obstáculos para implantação de uma Intranet

Sempre que se introduz uma nova tecnologia surgem obstáculos a superar. A

implantação da Intranet não é exceção.
 Os empregados podem demandar cada vez mais aplicativos. Os administradores
de sistema devem monitorar cuidadosamente o tráfego na rede para preservar os
recursos e evitar impacto sobre o desempenho das demais aplicações.
 Alguns gerentes podem resistir à Intranet porque ela disponibiliza informações
rapidamente a todos os empregados, incluindo os de nível mais baixo.
Informação é poder e os gerentes talvez tenham de ser convencidos de que dar
informação aos usuários não porá seu trabalho em risco.
 Confidencialidade dos dados.

7. Requisitos para construção de uma Intranet

Toda Intranet contém alguns componentes básicos. As companhias escolhem

prover algum ou todos estes interiormente enquanto outros vão para fora de consultores.
Os componentes básicos de uma Intranet estão listados abaixo.

7.1 Rede - Uma Intranet requer uma rede executando o protocolo TCP/IP. Deve haver
bastante banda passante para o tráfego envolvido, incluindo dados multimídia.
7.2 Segurança – A confidencialidade dos dados da empresa é de extrema relevância
num projeto de Intranet, o qual deve estar em conformidade com a política de segurança
da corporação. Quando uma empresa se conecta a Internet, todos os seus funcionários
podem, confortavelmente e ao mesmo tempo, acessarem a Internet. Da mesma forma,
qualquer pessoa ou empresa conectada a Internet pode também acessar os dados da
empresa em questão, incluindo seus clientes e concorrentes. Surge portanto a
necessidade de controlar o acesso à rede de dados, separando o que se deseja que seja
público do que se quer manter sob acesso restrito.Em um projeto Intranet, a proteção ou
restrição de acesso aos dados é vital e é feita através de um mecanismo ou ferramenta
conhecido como porta fogo (FireWall). O FireWall é uma combinação de Hardware e
Software, com características tais como filtros de endereçamento, isolação rede local x
remota, criptografia, autenticação, entre outras. Podem ser implementados parcialmente
em roteadores, ou em sua totalidade em microcomputadores e até mesmo equipamentos
dedicados. Existem diversos produtos no mercado para Windows NT, Unix, etc.A
conexão da Intranet à Internet não é obrigatória. É perfeitamente possível ter uma
Intranet completamente funcional sem acesso a redes externas.

7.3 Hardware e Software - A Intranet requer um servidor Web. O servidor pode rodar
sobre os mais variados sistemas operacionais, como Unix, Mac ou Windows. Há
diversos fabricantes de software servidor que entrega os arquivos de HTML para o
browser. Alguns estão até integrando um servidor Web como parte do Sistema
Operacional, como o Internet Information Server da Microsoft. O empregado precisará
de uma Browser no desktop. Os publicadores de conteúdo usarão ferramentas de
autoria. Os usuários usarão um mecanismo de busca, como o Google para encontrar
rapidamente as informações desejadas.

8. Extranet

Extranet é o nome dado a um conjunto de Intranets interligadas através da

Internet.É uma rede de negócios que une empresas parceiras por meio de suas Intranets
utilizando os padrões abertos da Internet. Esses parceiros não precisam ter o mesmo tipo
de computador (hardware), sistema operacional, gerenciadores de bancos de dados
(software) ou browser para navegação.

9. A Comunicação nas empresas

A Intranet pode sem a menor duvida revolucionar a comunicação dentro das

empresas. Departamentos de uma empresa como vendas e marketing, desenvolvimento
de produtos e outros estão atualmente desdobrando aplicações web para resolver seus
problemas de comunicação.

9.1 Aplicações para Vendas e Marketing

Um dos desafios fundamentais nos departamentos de vendas e marketing é passar

informações atuais e de referência para um grupo de pessoas freqüentemente distribuído
geograficamente. Aplicações de divulgação web para departamentos de vendas e
marketing refletem o fato de que ter a informação certa no momento certo pode fazer
uma venda acontecer, e a falta daquela informação pode significar a perda do negócio
para seu concorrente. Alguns exemplos de aplicações podem ser apresentadas :
  Informações sobre produtos, tabelas de preços;
 Diretrizes de vendas;
 Informações dos concorrentes mais importantes;
 Listas dos ganhos dos clientes mais importantes, incluindo análise de
ganho/perda;
 Calendários de programas para que os vendedores fiquem informados das
atividades de Marketing Programadas e prognósticos de vendas;
 Materiais de treinamento on-line.
 Banco de dados de clientes e referências importantes.
 Acompanhamento de pedidos

9.2 Aplicação para desenvolvimento de produtos

Aplicações de departamentos de desenvolvimento de produtos se concentram no

gerenciamento de projetos, com membros da equipe atualizando cronogramas de
projetos e compartilhando informações sobre o progresso do desenvolvimento ou
feedback do cliente. As informações por natureza são delicadas e o acesso é restrito a
membros da equipe. Os tipos de informações acessíveis através de aplicações Web
podem incluir :

 Especificação de produtos, designs de produtos, marcas alcançadas e mudanças

no Cronograma de produtos;
 Lista e responsabilidade dos membros da equipe, problemas de clientes
importantes;
 Características de produtos concorrentes importantes .
 Experiências em assuntos específicos no desenvolvimento de produtos.
 Fórum para colocar novas idéias e criticar abordagens propostas
 Colocações de clientes sobre o desenvolvimento de produtos vindo dos
departamentos de vendas, marketing e assistência ao consumidor.

9.3 Aplicações para Assistência ao consumidor

Objetivo dos grupos de assistência ao consumidor é fornecer serviços da melhor

qualidade da maneira mais eficiente de custo acessível disponível. Tanto as aplicações
de divulgação como as de transação permitem que o departamento de assistência ao
consumidor compartilhe informações sobre clientes e problemas, criando um sistema de
suporte coordenado. Tais aplicações permitem que membros da equipe :

 Compartilhem relatórios de situação atualizados sobre problemas para que todos

os membros da equipe tenham condições de atender telefonemas de clientes
 Obtenham as informações mais atualizadas sobre a situação dos pedidos dos
clientes, e sejam alertados imediatamente sobre quaisquer evento de maior
importância, tais como ofertas especiais
 Treinamento on-line para responder às solicitações e reclamações de clientes

9.4 Aplicações para Recursos Humanos

 Mais que qualquer outro departamento dentro de uma empresa, o trabalho de RH
é manter os funcionários bem informados sobre assuntos importantes da empresa além
de todos os detalhes pertinentes à sua saúde pessoal e bem-estar. Os departamento de
RH podem editar informações como :

 Informações dos benefícios da corporação

 Políticas da corporação
 Missão e objetivos da empresa
 Listas telefônicas
 Relatório anual
 Desenvolvimento do funcionário
 Aplicações de transação eliminam muito da rotina de processamento de papel
que os departamentos de RH tipicamente fazem e fornece aos funcionários
acesso às suas informações pessoais.
 Inscrição on-line do funcionário nos planos de benefícios
 Situação do funcionário verificando seus saldos e opções de férias
 Submissão aos gerentes de formulários de mudança de situação do funcionário

9.5 Aplicações para Finanças

Empresas bem dirigidas observam seus indicadores financeiros cuidadosamente

e estabelecem objetivos financeiros claros para seus gerentes. Fornecer acesso on-line à
informações financeiras importantes de forma segura e fácil de usar sempre foi um
desafio significativo. Usando aplicações de Intranet, o financeiro pode começar a
disseminar estas informações mais facilmente para gerentes chaves enviando
informações sobre as finanças da corporação de forma segura.

10. CONCLUSÃO

A tecnologia da Internet tem revolucionado o modo de vida das organizações e

pessoas. A Intranet provou ser uma maneira econômica e eficaz de prover um sistema
de informação. Sua utilização permite elevar os índices de produtividade nas
organizações. A Intranet está deixando de ser apenas uma estrutura de apoio e
colaboração on-line para se tornar uma efetiva plataforma de execução de aplicativos de
negócio. A Intranet corporativa traz redução de custos e aumento de produtividade
pessoal dos empregados.

11. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Tudo sobre Intranet. Disponível em :<http://www.malima.com.br>. Acesso em. 21 de

Outubro de 2009.
Trindade Jr, Onofre. Intranets na USP: Avaliação da tecnologia e recomendações.
Disponível em <http://www.ime.usp.br/~is/infousp/onofre.htm> Acesso em 29 de
Outubro de 2009.

Curiosidades

A humanidade gerou a mesma quantidade de informações nos últimos 50 anos que

nos 5 mil anteriores. E duplicará esse número entre os próximos 18 e 36 meses. No
ano 2010 a informação duplicará a cada 11 horas.  
Cada vez mais geramos documentos em papel. Essa avalanche de papel gera, a
cada dia, maiores problemas, por exemplo:  
 Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.  
 Em média, faz-se 19 cópias de cada documento.  
 Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.