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IOUT1g6B
)NBR 10519
Critkrios de avalia@o de documentos
de arquivo

Procedimento

Origem: Projeto NB-965/1962

CB-14 - Comitg Brasileiro de Finaryas, Bancos, Seguros, Combcio,
Administra@o e Documenta@o
CE-14:004.02 ComissHo de Estudo de Destinaceo de Documentos de
Arquivo
NBR 10519 - Appraisal proceedings for archival materials - Procedure
Descriptors: Document appraisal. Archive
Reimpressao da NB-965, de SET 1965
Palavras-chave: Avaliasio de documento. Arquivo 15 piginas

sUMARl0 e) conquistadeespa$ofisicoeredu@odepeso;
1 Objetio
2Doc~mentocomplementar f) melhoraproveitamentoderecursos humanosema-
3 Dafini+~~ teriais.
4Condifesgerais
SVatora@odosdocumentos 2 Document0 complementar
6Documentosdeguardapermanente
7Documentosdeguardatampor~ria
Naaplic~~oostaNormaenecessarioconsultar:
BDccumentosdeguardaeventual
9 L+mfnenda*s
NBR9578-Arquivos-Terminologia

1 Objetivo
3 Deflni@es
1.1 EstaNoimafixaascondi@esexigiveisparaa racionali-
za@odos arquivos brasileiros. ptiblicos eprivados, estabele- OS termostknicos utilizadosnestaNormaestHodefinidos
cendopreceitoscapazesdeorientaraa~~odosresponseveis d&l a3.3es&xcomplementadospelostemwsdefinidosna
NBR9576.
pelaan~liseesele~Hodedocumentos,comvistasBfixa~~o
deprazosparasuaguardaouelimi”a~Bo.
3.1 Amostmgem

MBtododesete~Boquepermitedeterminarograuderepre-
a) redu@o. ao essential, da massa documental dos sentatividadedeumconjuntodocumental, segundocritkrio
arqukw geogr~fico,alfab~tico. numCricoe/oucronol~ico.

b) aumentodoindicede recupera~8odainfom7a~Bo; 3.2Suporte

c) garantMdecondiC~sdeconservaFBodadocumen- Basefisico-quimicadodocumento naqualse encontraregis-

ta~~odevalorpermanente; tradaainfotma@o.

d) orienta~~onoprocessodeproduFBodocumental,bem 33Tipodedocumento
comonoempregodesuportesadequadosparaore-
gistrodainforma@o: Designa@oindividualizadadeesp6cies de documento
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2 NBR10519/1988

4 Condi@es gerais justificativas para essa exig&cia verifica-se quando da

necessidadedeidentifica~Hodovalorprimarioesecunderio
Peladificuldadedeseestabelecerprocedimentaspordemais dos documenlos. Nos documentos de valor primtirio estPo
envolvidosemjuizosds valor, oscrit&iosindicados a seguir compreendidososqueinteressamprimordialmenteBsins-
s~oapenasprincipiosgerais. &mportanty?, tamtim. salientar titui~~esdasqua&seoriginam,porteremvaloradministrativo
queotrabalhodeavalia$~oo,porraz6esmetodo16gicas, pres- (testemunhodapolitica, m&odosdetrabalho. produ@o,etc.),
sup6e a defini$Hodos niveis organizacionais de institui$Bo dainstitu~o,valorjuridicooulegal(prot~oddedireitos),valor
(porexemplo: departamento. divisHo, serviqo. etc.) am fun- fiscal (controle corMbil, orcamenttirio e tributkio. etc). JB
~~odosquaisser~oeelaboradoseaplicadoscrit~riosdeava- comodocumentosdevalorsecundsrio~oapontadosaqueles
lia@o. Assim, no ambito de uma institui$Ho determinada, o cuja import&wia decorre do interesse dos usukios, prin-
trabalho dean~liseesele$odosdocumentosser~efetuado cipalmente pesquisadoresdetodasascategoriasprofissio-
nos arquivos correntes relatives a cada unidade organiza- nais. Assimsendo, paraa incumbCnciade avaliar, devem set
cionalqueacompk Comesseprocedimento, serF~o.oalcan- constituidasequipest6cnicasintegradaspor:
FadoscritB~sraferentesaoconju;ltodedocumentosdainsti-
tui@ocomoumtodo. a) arquivistaou respons&vel pelaguardadadocumen-
ta@lo;
4.1 Esrsgioemquedeveserrealizadaaavalia~go
b) autoridadeadministrativaconhacedoradaestruturae
4.1.1 Apartirdateoriadastrhsidades.Bnoarquivocorrente doluncionamentodainstitui~8oaqueestejasubordi-
que se efetiva a aplica@o de crit&ios de avalia@o para nadaaunidadeorg&karesponskelpelaguardada
distinguir~o~osdocumentosdeevenhlalvalor, naturafmente dacume~;
deelimina~Bosum~ria,comoaquelesquedet&mvalorinfor-
matiioouprobat6rfo,raz~opelaqualdever~osertransferidos c) profissionaldabrsajuridica;
ao arquivo inlermedikio para aguardar a data de recolhi-
mentooudeelknina~~o.D~fo~a,~document~aserem d) profissionaisligadosaocampoabrangidopelanatu-
transferidosj~devemestarpreviamenteselecionados. Cum- rezadoacervoobjeto daavalia@o(historiador, eco.
preassinalarserfundamental,pareavalia~Ho,queosdocu- nomista, scci6log0, etc.);
mentos sejam classificados. Em case contrArio. o trabalho
se tomarGmprati&el. e) profissioiwlda&adeestatlstica,quandodaaplica~o
de mCtodos de emostregem.
4.1.2 No qua se refere & lransfwkcia, ela 6 sempre uma
opera@odepassagemdosdocumentosdearqufvocorrente 4.3Aspectosdeamoetragem
de urn &g&o, acompanhada de listagem. visando B sua
concentra@o no arquivo intermedkfo. Quanta ao recolhi- A amostragem 6 utiliz&sl quando hB nacessidade de se
mento.Quantoaoreoolhimento. trata-sedeopera@iodepas- manter,deformadefinitiva,partedeumconjuntovolumoso
sagem do6 documentos, acompanhadade listagem, do ar- de documentos que, porseu valor informative e caracteris-
quivointermedierioparaoaquivopermansnte. ticas extrinsecas, justfficam sua guarda. A amostra, repre-
sentativadoconjuntodocumental. deveresultar:
4,1,3Todavia,paraserefetivadaaavalia~onoaquivocor-
rente,torna-sefundamentaldestacatcaracteris6casdasfases a) deumestudoquantftativoequalaativodosdocumentos;
doarquivo. Nassesentidoregistra-se:
b) daescolhacriteriosadeumm&ododeamostragem
a) arquivo corrente - dooumentos de c&tert&nico e quemelhorseapliqueaoconjuntodocumentalana-
administrative, objeto de consultas freqijentes por lisado.
parisdo6rg5oqueoconstituiu;
4.4Tabeladetemporelidade
b) arquivo intermedi&fo - documentos de “so “Ho fre-
qtiente, orfgineriosde arquivos correntes, que devem 4.4.1 Realizada a an&e da documenta@o, imp&-se a
aguardardeslina~~ofinalemdepbilotempor~rio; elabora~~odatabeladetemporalidade, registroesquem&tico
do ciclo de vida documental da institui@o, aprovada pela
c) arquiMpermanente-doarmentosdeguardadefinitiva. autoridade competente, que determina o prazo em que os
emdecorr~nciadoseuvalorprobatbrioeinformativo. documentos devem ser mantidos no arquivo corrente,
transleridos ao arquivo intermedi&rio. al6m de estabelecer
4.1.4 Nesse item merecem realce tambern aspect06 do critCriosparamicrofilmagem, elimina@oourecolhimentoao
documentodearquivo,datransfer&nciaedorecolhimento. arquivopermanente.

4.1sQuantoaodocumentodearquivo, aqueleproduzidoe 4.4.2 OS resultados da aplica@io desse instrumento da

rece~porumapessoa,deveserlembradoqueeleintegraum destina@odedccumentossHoosseguintes:
conjuntoaquivistico.
a) facilidade para distinguir OS documentos de ar-
4.2CompetCnciapereeVelier mazenamentotempor~riodosdeguardapermanente:

Acomplexidadeeabrang&nciadeconhecimentosexigidosno b) elimina@o imediata da documenta@o cuja

processodeavalia~~odedocumentosdearquivorequerem, guardan8osejustifiquecomo,porexemplo,asc~ias,
paraoestabelecimentodecritCriosdevalor, aconvwa~Hode desdequeelasnHosejamoslinicosexemplaresno
pessoasligadasacategoriasprofissionaisdiversas Umadas ag.50:
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c) racionaliza@o, principalmenteemtermosecon~mi- d) osdocumentoscont~minforma~~esquepodemser

cos,dasatividadesdetransle~nciaerecolhimento; recuperadassobaformade resumosestatisticos ou
recapituladasemoutrosdocumentos?
d) obte~odebaseparaelabor~odefuturoprograma
dedestfna@o. e) araz~odeserdaemiss~ododocumentojAfoiaten-
dida?
4.43 Entteas recomendaflescabiveisno usodatabelade
temporalidade,destacam-se: 1) ainforma~Honelecontidaj~atendeuaoseuob)elivo?

a) aprova~8opordirigentedo6rg~osituadonoescalHo g) poder~odocumentoserconsultadoaindapaminstnrir
superiordainstitui@x provadedireitodaadministra@optiblica,daempresa
ou deterceiros?
b) atualiza~HodatabelaemconseqOBnciadaprodu~Bo
denovosdoccmentosousupress%odeoutros, bem h) se&4 o documento nexss8rio s6 para a fase admi-
coma de altera@es na estrutura administrativs. do nistrativaoucontCmasmesmasinforma@sssobrea
6lgso; hist6riaadesenvolvimentodobrg8o?

c) aplica~Bodatabelaemrela~8oadocumentoscujas i) odocumentose refereas rotinasou&sdiretrizesda

caractedsticasseassemelhamacasosanteriormente instilui@o?
delinidos;
j) &odocumentoessencialaoconhecimentodaorga-
d) tabula~8odsdadosvisandoaapurarapercentagem niza~aoefuncionamentodo6rgHo?
dedocumentosesuas respectivasiormasdedesti-
+o; k) Codocumentoessencial~compressHodasleis,regu-
lamentoseoutrosatoslegaisqueregemofunciona-
e) evitar o uso de siglas cujadenomina@o correspon- mentodo6rgHo?
dentenHoconsienatab&
I) osdocumentosconteminforma~~essobreapolitica,
asatividades,oprccessodecis&iodo6rgBo?

m) os documentos foram produzidos por uma unidade

g) dadosaseremincluidosnatabela:
administrativaquedesenvolveatividadefim?

- 6r~o(s)aqueest~subordinadaaunidadedeaqui-
n) OSdocumentos apresentam lacunas suscetiveis de
“0;
comprometersuacomprens8o?

0) os documentos se encontram em &ado de con-

selva@osatisfat6do?
tiposeassuntosdosdocumentosavaliados;

5.2Quantoaovalorhis16rico:
- datas-limites;

- quantidade,deprefer~ncia,emmehoslineares; a) OSdocumentos apresentam inforrna~des relevantes

sobrao(s)tema(s)abordado(s)?
- freqijCnciadeconsultas(pormCse/ouporano);
b) osdocumentoscont&minlonna~esdsvalorcientifico
- prazosdereten~onasfasesdearquivamento(cor- outecnol6gico?
rantee intemwdi&io);
c) o6rgBopossuiumarquivopermanentequecustodie
- microfilmagem,seforocaso. documentossemelhantesBquelesob)etodaan~lise?

5 Valora@o dos documentos 6 Documentos de guarda permanente

Sendoessalaseadaaplica~8odecritbiosdeavalia~o,ser~ Nestegrupodevemestarinseridososdocumentosdevalor
titil a indica@o de alguns conselhos. de natureza pr&ica, probat6rio. relativosdireitos, tantodepessoasfisicasoujuri-
destinadosaorientarocomplexotrabalhodean~liseesele~~o dicas, coma decoletividade, eosdecoletividade, eosdeva-
de documentos de arquivo. Nesse sentido, pode constituir lorinformativosobrepessoas,fatosoufen8menos,cujame-
orienta~BoabuscaderesposlasBsperguntasformuladasam mbria. em termos histbricos, sejaconsiderada relevante. Em
5.1 e5.2. rela@oBsinstitui~6sspriblicaseprivadas, aguardaperma-
nentedeveabranger:
5.1 Quantoaovaloradministrativo:
a) documentos referentes B origem, aos direitos e aos
a) qualafreqii~nciadeconsunasaodocumento? obje!ivosdainstitui@o;

b) osdocumentossHooriginais? Exemplos:

c) existem, no&gHo, c6piasdodocumentoanalisado? atosdecria@o(leis,decretos. resoluQ?s. etc.);

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. atosconstitutivos(estatutos,contratosscciais,etc.); g) documentosdedivulga@ooudepromo~8odainsti-
tui@o, dos quais urn exemplar, pelo menos, deveser
guardadocomoamostra.
- documentosrelativosadireitospatrimoniais.

Exemplo:
b) documentos qua rellitam a organizaflo a 0 de-
senvolvimentodainstitui~5o.
lolhetos. fotos, boletins, formulArios, caltazes,
convk?s.
Exemplos:
h) documentoscujascaracteristicas extrinsecassejam
- todososatosquedigam respeitosorga”iza~Boeao devalorattlsticoecultural;
luncionamento da instituiqk (regulamentos,
rsgime”tos,etc.); Exemplo:

- pianos, projetos e programas qua tratem das - documentos contendo vinhetas, iluminuras, cali-
atividades-fimdainstitui@o; grafiasespaciais, ortografiasobsoletas,etc.

- gr~ficicos(organogramas,fluxogramas, etc.); 7 Documentos de guards temphria

Naguardatranslt6ria,ondeprevaleceointeresseadministrativo
- acordos. convknios, etc.:
paradeterminatovalordeinforma~Beseporconseguinteo
prazodereten@o, estkincluidos:
- ataserelat6riosdadir~o, etc.;
a) documentos cujos textos estejam reproduzidos em
correspond&ncia, em geral, qua trate nHo s6 de outros;
atividades-fins da institui@o, coma da delega$Ho
dopcder,etc. b) documentoscujostextostenhamsidoimpressosem
suatotalidade;
c) registrosvisuaisousonorosquereflitamfatosdavida
dainsttlui@io; c) documentos cujos elementos essenciais se acham
racapituladosemoutros;
Exemplo:
dj exemplares de urn mesmo registro audiovisual que
- programasaudiovisuais,fotos, filmesefitassobre apresentemrapati~Hodainforma@oequalidadet&-
comemora@es, solenidades, obras, etc. nicainferior;

e) c6piaseduplicatascujosoriginaiss~odesiinados B
d) documentosquefinamjurisprud&ncia;
guardapa”na”e”te;

Exemplo: f) documentos qua, mesmo originais, d&m interesse

administrativosomentepordeterminadopetiodo;
. parsceres”om~ativos. sobretudoaquelesque,apre-
ciadosjudicialouadministrativamente,lenham ca- g) documentossujeitosaprazos presctiionais.
racteristicasinovadorasn8oencontmdasnostextos
legais, eporissoconstituamprecedente. 8 Documantos de guarda eventual

e) documentosconcementes B administra@o de pes- OsdocumentosdeguardaeventualsHoaquelesdeinteresse

soal passageiro, detratoeefeitoimediato,isloB,semvaloradmi-
nistrativo,juridicoou hist6rtco.
Exemplo:
Exemplo:
acordosereajustessalariais,planosderemunera~~o
- convites recebidos. material de divulga@o de
eclassifica$5oddecargos, etc.
terceiros,correspond&nciadecongratula~des,etc.

f) documentos que respondam a quest6es tBcnico-

9 Recomenda@es
cientificas relativas As atividades especificas da
institui@o;
Comoorienla~Hodenaturezageral,naaplica~odecritCn~&
avalia@o, incluem-seasseguintesrecomenda@es:
Exemplos:
a) coma provid&ncias preliminares:
projetos pesquisas, marcase patentes. plantas, etc.;
obter, paraodesenvolvimentodasatividadesligadas
todaprodu@oi”telectual(registrosesc~itos, sonoros Bavalia@o,todo o apoiopossivelda administra@o
e visuais. superior(Orgaoaqueesta.subordinadooarquivo):
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- conheceraestNturaeofuncioMmentodainsta”~o b) parao trabalhodeavalia@o:

aqueest&subordinadooarquivo,isto6,suasinter-
rel@es orgkicas, considerando, inclusive, sua _ estabelecerdata-limiteparaaguardapermanente.
evolu~ohii6rica; oombasenohist~limdain~~,sobretudo,quando
ha impossibilidade de avaliar todo o acarvo
- destacar OS 6rgHos de posicionamento superior B dGAKMltal;
escalahier&quicaorganizacionaldainstftui~o, ha-
javistaaimpott~nciaquedevemler,paraavalia~~o,
- utilizar,nocasodedocumenta~ooemavanFadoestado
osdocumentosnelesproduzidoserecebidos;
de deteriora@o, meios de reprodu@o, tais como
- conhecerasatividadestipicasreferentesBsv6das microfilmes, videocassetes, etc., bemcomooutras
fasesdoarquivamento; medidasdeprote@oquesefiierem necessdrias;

- obterinformaF~essobreosistemadeclassifica~~o . considerarfltasdecomputador,documentossonoros
dostiposeassuntosdosdocumentos; em geral, fotografias. filmes, etc., passiveis de
avali@o;
- reunirdadosquantoAnaturezadadocumenta@o,
exist6ncia ou n&o de classifica@o par assunto,
quantidade e freqDCncia de “so, condi@es de ar- . provocaraparticipa@odosusu?Sxnasdecis6es
mazenamento, estadode conserva@o, existFtncia tomadas em decorrBncia de avalia@$ mediante
dematrizes,espaFoocupado,custodemanute~o publica@odatabeladetemporalidade, poredital,
dadocumenta~~oetaxadecrescimentoanual; circular,etc., antesdaconcratiza@odasmedidas
aliindicadas,notadamenteasdeelimina@o;
- realizar levantamento da todos OS atos 0” a@es
referentes ~elimina~Hoefetuadaanteriormentena - levaremconsideraFBo,quandodoestabelecimento
institui@o; doprazomfnimoparaatransfer&ncia, acapacidade
dearmazenagemdearquivointermedi8do;
estabeleceroperfildos usu&riosdoarquivo;
I -
- efetuarlevantamentodabibliografianecess~riaao - consultatabibliografialevantada.
desenvolvimentodaatividadedeavalia~o;