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Informamos, ainda, que o material baseia-se na obra MARTINS,


Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de
Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2006, e,
ainda, POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e
Patrimoniais – Editora Atlas – 4ª Edição, que você pode adquirir em
qualquer livraria caso deseje aprofundar-se no assunto.

Aula 04 – Noções de administração de material

1. Introdução

As empresas precisam e têm a sua disposição cinco tipos de


recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiros, humanos
e tecnológicos. Entretanto, nosso objetivo será apenas analisar os
recursos materiais e patrimoniais.

RECURSOS

Materiai Patrimoniais Capital Humanos Tecnológic

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Figura 1 – Recursos à Disposição das empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT,
Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais.

A administração dos recursos materiais engloba a seqüência de


operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na
compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e
acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo,
em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, sem sua
distribuição ao consumidor final.

Clientes Transporte

Sinal de Expedição
demanda

Identificado Armazenagem
r do produto

Comprar Movimentaçã
materiais o interna

Transportar Recebimento
de

Figura 2: Ciclo da Administração de Materiais. – Recursos à Disposição das


empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração
de Materiais e Recursos Patrimoniais.

A administração de recursos patrimoniais trata da seqüência de


operações que, assim como a administração dos recursos materiais,
tem inicio na identificação do fornecedor, passando pela compra e
recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação,
manutenção ou, quando for o caso, alienação.

A administração de recursos patrimoniais cuida de uma parte dos


materiais, ou seja, dos recursos patrimoniais (os bens necessários
para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao
cliente). Os recursos materiais e patrimoniais são geridos
separadamente por causa de sua complexidade. Por exemplo:
Administrar os materiais de limpeza não poderiam exigir a mesma
complexidade de administrar as máquinas utilizadas na produção.

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Recurso é tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar


riqueza, no sentido econômico do termo. Assim, um item de estoque
é um recurso, pois, agregado a um produto em processo, irá
constituir-se em um produto acabado, que deverá ser vendido por um
preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua
fabricação. De modo análogo, um edifício que abriga as instalações
de uma empresa é um recurso, já que é essencial a seu
funcionamento.

Bens x recursos:

Por transmitirem a idéia de que são capazes de gerar


produtos e serviços, e, portanto, produzir riquezas, os
bens são muitas vezes considerados como sinônimos
de recursos. Assim, um automóvel, considerado como
um bem móvel, pode ser utilizado na prestação de um
serviço com valor econômico, e como tal é um recurso.

Conceituação de material e patrimônio :

O conceito de "material" e de "patrimônio" pode ser entendido como


conjunto e subconjunto, ou seja, material é o todo e o patrimônio é a
parte que preenche determinadas características, ou seja,os bens
necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar
satisfação ao cliente. Exemplo: uma madeira é um material. Uma
máquina da produção é um patrimônio.

Vamos ver algumas definições:

Material: designação genérica de móveis, equipamentos,


componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em
geral, matérias-primas e outros bens utilizados ou passíveis de
utilização nas atividades da entidade;

Material Permanente: de duração superior a dois anos, levando-se


em consideração os aspectos de durabilidade, fragilidade,
perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade;

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Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a


responsabilidade do titular de uma unidade administrativa;

Em outras palavras: quando o departamento de patrimônio transfere


um patrimônio (ex: uma mesa) para você, a mesa passa a ter "carga
patrimonial" no seu nome, ou seja, está sob sua guarda, sua
responsabilidade.

Tombamento: ato de inscrever o bem no registro


patrimonial, com a concomitante afixação do respectivo
código numérico mediante plaqueta, gravação, etiqueta
ou qualquer outro método adequado às suas
características.

Registro Patrimonial: descrição analítica do material permanente,


ao qual se atribui um código numérico seqüencial, contendo as
informações necessárias à sua identificação, localização e carga
patrimonial.

Conseguiu visualizar a diferença entre Registro e Tombamento?

Registrar é como se fosse cadastrar o bem em algum tipo de planilha


ou programa específico descrevendo suas características e todas as
informações sobre o bem. O tombamento inclui registrar no "controle
de patrimônio" da entidade colando a etiqueta com o código do bem.

Todo e qualquer material permanente, quando da sua aquisição, sob


qualquer modalidade, será recebido pelo Almoxarifado de Material
Permanente da Coordenação de Material, e, se aceito, imediatamente
tombado ou, quando for o caso, relacionado.1.

Normalmente o material recebe uma plaqueta de patrimônio


(tombamento), mas em alguns tipos de material não é possível
colocar a plaqueta em face de suas características (por exemplo
um tecido). Neste caso, o material deverá ser relacionado, ou
melhor, registrado por arrolamento1.

Assim, os ítens que não puderem ser tombados serão relacionados.


Entretanto, todos os que puderem ser tombados, deverão ser.

Assim vemos que o principal objetivo do tombamento dos bens não é


substituí-lo, não é inviabilizar a existência de controles físicos e
analíticos (pelo contrário, o tombamento auxilia a existência de

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controles), não é promover a inadequação ao sistema contábil (uma


vez que a numeração auxilia a contabilidade a identificar o bem) e
muito menos preservar a inexistência de uma política de
administração do ativo imobilizado, considerando que o tombamento
facilita a identificação dos bens instalados na instituição, fazendo uso
de chapas numéricas ou de codificação de barras, preservando,
assim, a existência de uma política de administração do ativo
imobilizado.

Patrimônio das empresas e órgãos públicos:

A gestão patrimonial deverá obedecer às normas gerais de Direito


Financeiro e sobre licitações e contratos administrativos, em vigor
para os três Poderes, e à legislação interna aplicável.

O material permanente terá a seguinte classificação:

a) regular - quando estiver em perfeitas condições de uso,


funcionamento e aproveitamento pela unidade detentora da carga;

b) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não


estiver sendo aproveitado;

c) recuperável - quando o custo de sua recuperação não ultrapassar


cinqüenta por cento de seu valor de mercado;

d) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu


rendimento precário, não justificando sua utilização;

e) irrecuperável - quando economicamente inconveniente sua


recuperação ou não mais puder ser utilizado para o fim a que se
destina.

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O material permanente, qualquer que seja a forma de aquisição, será


obrigatoriamente incorporado ao Patrimônio da entidade.

Responsabilidade:

Todos os bens móveis permanentes serão confiados a agentes


responsáveis. É dever do servidor zelar pela conservação, guarda e
uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por
desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja
ou não sob sua guarda.

Os prejuízos causados à entidade, resultantes de extravio, perda ou


dano, serão indenizados por quem os tiver dado causa, após processo
regular de apuração de responsabilidade.

Isso não quer dizer que o servidor será responsabilizado tendo culpa
ou não. Ele será responsabilizado por desaparecimento, bem como
por dano que causar ao patrimônio que estiver sob sua
responsabilidade, esteja ou não sob sua guarda.

Ao mesmo tempo, após processo regular de apuração de


responsabilidade, ou seja, após a apuração de quem realmente
causou o prejuízo, este prejuízo será indenizado pelo culpado.

Fique de olho!: Cabe exclusivamente ao Departamento de Material e


Patrimônio a guarda do material permanente ocioso, recuperável,
irrecuperável ou antieconômico.

2. Atividades da Administração de materiais

A administração do material corresponde no seu todo, ao


planejamento, organização, direção, coordenação e controle de toda
as tarefas necessárias à definição de qualidade, aquisição, guarda,
controle e aplicação dos materiais destinados às atividades
operacionais de uma organização.

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Estas atividades são: compras, cadastramento, recebimento,


armazenagem, transporte e gestão de estoque.

2.1. Compras

Segundo Hamilton Pozo, o termo “compras” freqüentemente lembra o


processo de compras da administração de materiais. Nesse processo
de compras, existem as seguintes atividades centrais:

• assegurar descrição completa das necessidades;

• selecionar fontes de suprimentos;


• conseguir informações de preço;
• colocar os pedidos (ordens de compra);
• acompanhar (follow up) os pedidos;
• verificar notas fiscais;
• manter registros e arquivos;
• manter relacionamento com vendedores.

A questão é que o processo de compras é externo e


envolve bem mais atividades do que aquelas
diretamente relacionadas com movimentação e
armazenagem de mercadorias. Entretanto, duas
dessas atividades influenciam significantemente a
eficiência do fluxo de bens.

A primeira delas é a seleção de fornecedores. Sua escolha


depende do preço, qualidade, continuidade de fornecimento e
localização. A localização dos fornecedores interessa ao pessoal de
logística, porque representa o ponto de partida geográfico do qual os
bens devem ser entregues. Não importa se o transporte é contratado
pelo fornecedor ou comprador: a distância entre fontes de
suprimento e comprador influencia o tempo necessário para obter as
mercadorias, além de afetar a confiabilidade dos prazos de entrega.
Quando existem múltiplos pontos de carregamento, a proximidade
geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de
consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte.

Em segundo lugar, a colocação de pedidos em determinado


fornecedor também afeta a eficiência da logística. A ordem de compra
especifica as quantidades e possivelmente as instruções de entrega. É
o documento primordial para iniciar o fluxo de produtos no canal de
fornecimento. O processo de compras e as ordens resultantes

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estabelecem o volume de produtos a serem movidos e estocados no


sistema logístico em dado instante. Coordenação falha entre os
processos de compra e de movimentação de produtos pode levar a
custos logísticos desnecessários.

Seria demais estender o conceito de Logística para incluir todas as


atividades associadas com a função de compras de materiais. Por
isso, o termo obtenção é utilizado para referir-se aos aspectos de
compras que têm algum impacto nas atividades de movimentação e
armazenagem. Dessa forma, assume-se aqui que o termo compras,
usado tradicionalmente em muitas empresas, envolve tanto compras
como funções de movimentação de materiais.

Sinal de demanda:

O sinal de demanda é a forma sob a qual a informação chega à


área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem
material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode
vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade
de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado,
entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais.

No caso de recursos materiais, as formas mais comum são solicitação


de compras (ou requisição de compras), MRP (materials requirement
planning ou planejamento das necessidades de materiais), just-in-
time, reposição periódica, ponto de pedido, caixeiro-viajante e
contratos de fornecimento.

Estudos

Solicitação de compras
MRP
Just-in-time
Reposição periódica
PP
Caixeiro-viajante
Contratos de fornecimento

Por meio da solicitação de compras ou requisição de compras,


qualquer unidade organizacional ou mesmo um colaborador qualquer
manifesta sua necessidade de comprar um item para uso em
benefício da empresa.

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O materials requirement planning (MRP) ou planejamento das


necessidades de materiais é uma técnica que permite determinar as
necessidades de compras dos materiais que serão utilizadas na
fabricação de um certo produto.

Com base na lista de materiais, obtida por meio da estrutura analítica


do produto, também conhecida como árvore do produto ou explosão
do produto e, em função de uma demanda dada, o computador
calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se
há estoques disponíveis para o atendimento. Se não há material em
estoque na quantidade necessária, ele emite uma solicitação de
compra.

O sistema just-in-time é um método de produção com o objetivo de


disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando
forem necessários para que o custo de estoque seja menor.

A idéia do just-in-time é suprir produtos para linha de produção,


depósito ou cliente apenas quando eles são necessários. Se as
necessidades de material ou produtos e os tempos de ressuprimento
são conhecidos com certeza, pode-se evitar o uso de estoques. Os
lotes são pedidos apenas nas quantidades suficientes para atender o
consumo com antecedência de apenas um tempo de ressuprimento.

O enfoque do just-in-time nem sempre leva ao "estoque zero". Caso


as necessidades ou os tempos de reposição não sejam conhecidos
com certeza, então quantidades ou tempos maiores deverão ser
usados, o que acaba colocando estoque extra no sistema. Além disso,
pode-se manter estoques maiores do que o necessário para conseguir
vantagens e descontos associados a maiores lotes de compra ou
transporte. Quando essas situações acontecem, o método do just-in-
time leva a resultados similares aos das outras técnicas de controle
de estoques. Portanto, a técnica é vantajosa quando os produtos tem
alto valor unitário e necessitam de alto nível de controle; as
necessidades ou demanda são conhecidas com alto grau de certeza;
os tempos de reposição são pequenos e conhecidos, e, não há
benefício econômico em suprir-se com quantidades maiores que as
requeridas.

No sistema de reposição periódica ou intervalo padrão, depois de


decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, por exemplo, três
meses, um novo pedido de compra para um certo item de estoque é
emitido.

Para determinar quanto deve ser comprado no dia da emissão do


pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível no estoque,

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comprando-se o que falta para atingir um estoque máximo também


previamente determinado.

Exemplo: O intervalo de reposição do item de estoque de código "x" é


de dois meses (por exemplo, todos os dias 15 dos meses ímpares). O
estoque físico existente no dia 15 de maio (data do pedido) era de
280 unidades e o estoque do "x" não pode ultrapassar 600 unidades.
A quantidade a ser pedida será:

estoque máximo - estoque atual, ou seja, 600 - 280 = 320 unidades.

o sistema de reposição contínua ou sistema do ponto de pedido ou


lote padrão é o mais popular método utilizado nas fábricas e consiste
em disparar o processo de compra quando o estoque de um certo
item atinge um nível previamente determinado.

No sistema da reposição contínua, o ponto de pedido é calculado em


função do consumo médio e do prazo de atendimento.

Exemplo: o componente de estoque "y", que é reposto pelo sistema


de lote padrão, tem um consumo médio de 120 unidades por dia e
um tempo de atendimento de 10 dias úteis. O ponto de pedido será:
consumo médio x tempo de atendimento = 120 x 10 = 1.200
unidades. Assim, sempre que o item do estoque atingir o nível de
1.200 unidades, emite-se um novo pedido de compras, na quantidade
previamente estabelecida, geralmente o lote econômico. Isso pode
ocorrer a intervalos variáveis, já que o consumo geralmente não é
constante, situação em que há necessidade de estoque de segurança.

O sistema de caixeiro viajante consiste em um


vendedor visitar os clientes e verificar in loco se está
faltando mercadoria no estoque para que ele, em
comum acordo com o cliente, tire o pedido. O sinal
de demanda, no caso, a falta de mercadoria, é
identificado pelo caixeiro-viajante. Com a revolução
das comunicações, este sistema está
desaparecendo.

Nos contratos de fornecimento o processo de compra é iniciado em


função de uma necessidade de produção.

No Contrato de fornecimento, quando o material se faz necessário, o


próprio computador emite e envia uma ordem de compra.

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Dica: Compras é a atividade que visa suprir as necessidades da


empresa mediante a aquisição de materiais ou serviços, emanadas
das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as
melhores condições comerciais e técnicas.

Gestão de compras:

A gestão de aquisição – a conhecida função de compras – assume


papel verdadeiramente estratégico de negócios de hoje em face de
volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando
cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma
atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um
centro de lucros.

O posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo


tradicional como era tratada antigamente. Antes da Primeira Guerra
Mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na
década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta
de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto o preço
aumentava vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto,
quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência
e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro
da organização.

Hoje, a função compras é vista como parte do processo de logística


das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de
suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a
usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou
simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado
para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as
transações em si, e não para o todo.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou supply chain, ou


cadeia logística integrada, nada mais é do que administrar o sistema
de logística integrado da empresa, ou seja, o uso de tecnologias
avançadas, entre elas gerenciamento de informações e pesquisa
operacional, para planejar e controlar uma complexa rede de fatores

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visando produzir e distribuir produtos e serviços para satisfazer o


cliente.

São redes de empresas que se sucedem desde a extração de recursos


naturais, sua transformação em materiais primários, fabricação de
componentes, subconjuntos, conjuntos, montagens finais,
armazenagem e distribuição até a chegada do produto nas mãos do
consumidor final e que, após o seu ciclo de vida útil se ocupam da
sua reciclagem. São responsáveis pelo fluxo inverso de materiais e
informações e pela redução dos custos de transação a um mínimo
indispensável.

Os componentes da cadeia de suprimentos devem ser preparados


para juntos maximizarem seu desempenho, adaptando-se
naturalmente a mudanças externas e em outros componentes. Para
isso é necessário um alto grau de integração entre fornecedor e
cliente que, como parceiros, diminuem custos ao longo da cadeia
(entre 10% e 30%) e tempo médio de estocagem (cerca de 50%).

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de


estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam
significar poucos problemas com a produção, acarretam um custo
exagerado para uma manutenção. Esses altos custos para mantê-los
são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo de capital,
pessoas de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a
empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por
menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção. A
empresa poderá enfrentar, por exemplo, reclamações de clientes,
altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no
processo produtivo.

A necessidade de adequação aos sistemas just-in-time (JIT) de


muitas das empresas levou a modificações importantes, entre elas a
criação da nova função de suprimentos. O procurement surge para
que o JIT seja possível. A nova função é exatamente o procurement.

O chamado procurement2 envolve, além do relacionamento


puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o
desenvolvimento desses relacionamentos, sua qualificação e o
suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva
à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação.
Hoje, há uma integração total entre todos os setores internos da
empresa, clientes e fornecedores.

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Alem de tudo o que já foi visto, o departamento de compras também


pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a
negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação
determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade
da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do
comprador pode mexer com vários aspectos da economia, como o
nível de preços, o poder de compras do consumidor e o
relacionamento entre os setores.

Estratégias de Aquisição de Recursos Materiais e


Patrimoniais:

A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à


empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela
decidir produzir mais internamente, ganha independência, mas perde
flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em
detrimento da fabricação própria, pode tornar-se dependente. Nesse
caso, deve decidir também o grau de relacionamento que deseja com
seus parceiros.

Componentes que são vitais para o produto final eram sempre


fabricados internamente. Essa concepção está mudando com o
desenvolvimento de parcerias estrangeiras nos negócios. Outra
situação praticamente determinante é aquela em que a fabricação de
um componente exige altos investimentos, fora do alcance de
eventuais fornecedores. Mesmo assim, são usuais as situações em
que um grande fabricante financia as instalações de um futuro
fornecedor, pois não interessa a ele produzir o referido componente.

Quando se tem uma demanda simultaneamente alta e estável, a


fabricação dos materiais necessários internamente pode ser uma
boa opção.

Basicamente podemos ter duas estratégias operacionais que irão


definir as estratégias de aquisição dos bens materiais, a
verticalização e a horizontalização. Ambas têm vantagens e
desvantagens e, de um modo geral, o que é vantagem em uma passa
a ser desvantagem na outra e vice-versa.

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Verticalização

A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzira


internamente tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir. Foi
predominante no inicio do Século XX, quando as grandes empresas
praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais ou
detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os
seus insumos. O exemplo clássico é o da Ford, que produzia o aço, o
vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha para a
fabricação dos seus automóveis.

As principais vantagens da verticalização são as independências de


terceiros - a empresa tem maior liberdade na alteração de suas
políticas, prazos e padrão de qualidade, além de poder priorizar um
produto em detrimento de outro que naquele momento é menos
importante, ficando com ela os lucros que seriam repassados aos
fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria; assim,
a tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a
ajuda da empresa, não será utilizada também para os concorrentes.

A estratégia da verticalização apresenta também desvantagem. Ela


exige maior investimentos em instalações e equipamentos. Assim, já
que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela
acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos
produtivos, seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar
volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando
se produz internamente, é difícil e custosa a decisão de parar a
produção em demanda baixa e comprar novos equipamentos e
contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura.

Vantagens e Desvantagens da Verticalização

Vantagens Desvantagens

Independências de terceiros Maior investimento

Menos flexibilidade (perda de


Maiores lucros foco)

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Maior autonomia Aumento da estrutura da empresa

Domínio sobre a tecnologia


própria

Horizontalização

A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o


máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os
serviços de que necessita. É tão grande a preferência da empresa
moderna por ela que, hoje em dia, um dos setores de maior
expansão é o horizontalização e parcerias. De um modo geral não se
terceiriza os processos fundamentais, ou também, denominados core
process, por questões de detenção tecnológica, qualidade do produto
e responsabilidade final sobre ele.

Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de


custos – a empresa não necessita de novos investimentos em
instalações industriais -, maior flexibilidade para alterar volumes de
produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra
do fornecedor a quantidade que achar necessária, pode até não
comprar nada num determinado mês -, e uso do know how dos
fornecedores no desenvolvimento de novos produtos por meio da
engenharia simultânea.

A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a


possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro
decorrente do serviço, ou fabricação que está sendo repassada.

Vantagens e Desvantagens da Horizotalização

Vantagens Desvantagens

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Redução de custos Menor controle tecnológicos

Deixa de auferir o lucro do


Maior flexibilidade e eficiência fornecedor

Incorporação de novas tecnologias Maior exposição

Foco no negócio principal da


empresa

Estrutura Organizacional de Compras:

Para que haja sucesso no processo de aquisição, é necessário que a


empresa tenha uma eficaz condução do setor de compras, que
deverá estar subordinado do departamento de logística, devendo
estar composto por pessoal técnico e administrativo competente e
altamente motivado.

Essa ligação direta com a logística, produção e vendas proporciona


rapidez na tomada de decisões, fluxos contínuos, custos reduzidos e,
principalmente, satisfação do cliente. Logicamente, a operação
eficiente e eficaz depende da habilidade e da capacidade de organizar
e de relacionar-se do pessoal envolvido.

A organização do setor de compras ou suprimentos visa não só a seu


desempenho como um sistema, mas também, principalmente, a sua
interação com os demais setores da empresa e com o mercado;
fornecedores, entidades governamentais, públicas, privadas e classes
sociais.

O setor de compras deverá estar estruturado em conformidade com o


tamanho da empresa, ou com o volume de atividades desenvolvidas e
requeridas pela empresa.

O responsável pelo setor de compras tem como funções primordiais


deveres administrativos e executivos, estabelecendo as diretrizes
gerais do setor, bem como gerenciá-lo eficazmente. É o responsável
pelo perfeito relacionamento com as empresas fornecedoras e com as
exigências operacionais dos demais departamentos da organização,
primando por uma administração eficiente voltada para o bom

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desempenho e motivação de seus comandados na obtenção dos


resultados esperados pelos acionistas.

O volume de operações de compras pode alcançar quantidades


apreciáveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se
todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado, ou
estabelecer-se em seções de compras separadas para cada unidade
de negócios.

Existem várias razões para que as empresas decidam por centralizar


ou descentralizar as compras, e, certamente, essas decisões
apresentam vantagens e desvantagens. Vejamos algumas delas.

Vantagens da centralização em Compras

• permite manter um melhor controle global de materiais e de


estoques e coerência das transações financeiras;
• comprar em quantidades maiores, o que pode significar
condições e preços melhores;
• redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e
despachar quantidade maior;
• homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos;
• combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de
pedidos, o que pode reduzir os custos;
• evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as
disparidades de preços de aquisição de um mesmo material
por compradores diversos.

Vantagens da descentralização

• exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas


necessidades, além de permitir um melhor controle das
funções e necessidades;
• maior autonomia funcional das unidades regionais;
• permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de
problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do
problema pela regional interessada, assim como melhor
conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e
armazenamento mais próximo da região.
• permite responder mais rapidamente às necessidades de
aquisição emergencial.

Exemplo de um processo típico de compras:

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Toda empresa tem seu procedimento de compras. Vamos descrever


um processo típico.

Primeiramente, a unidade organizacional que necessita o material


envia ao setor ou departamento de compras um documento interno
solicitando a compra (solicitação de compras).

O setor de compras analisa a solicitação quanto aos limites de


autoridade do solicitante que são normalmente estabelecidos pela
empresa para o valor das compras.

Depois disso, o setor de compras efetua as cotações com pelo menos


três fornecedores (é a prática usual). O setor de compras, então,
recebe as propostas, analisa-as, julga qual(is) a(s) melhor(es), busca
em seu banco de dados fornecedores disponíveis e negocia os
fornecedores preços e condições de pagamentos, para, então,
selecionar o fornecedor que apresenta melhores condições de suprir
aquela necessidade. Assim, o departamento de compras age como
intermediário entre a empresa e seus fornecedores, sempre buscando
melhores condições que tragam vantagem para a empresa.

Passadas todas essas etapas, ele emite o pedido de compras e faz o


acompanhamento (follow-up) do fornecimento.

Para o caso da grande maioria das empresas, o setor ou


departamento de compras utiliza-se dos tradicionais sistemas de
informações. Seus funcionários identificam fornecedores, fazem
cotações de preços ou condições de fornecimento, escolhem o
fornecedor, emitem pedidos de compras e acompanham prazos de
entrega.

Para muitas outras empresas, entretanto, essa metodologia tem


mudado substancialmente nos últimos tempos, com o surgimento das
parcerias. Nesse tipo de atuação, muda completamente a forma de
relacionamento entre clientes e fornecedor. Da desconfiança e
antagonismo passa-se a uma relação de confiança recíproca,
estabelecendo-se meios mais rápidos e eficazes de troca de dados e
informações sobre, por exemplo, prazos, quantidades a serem
fornecidas, formas de pagamentos e preços.

Outra característica comum a quase todas as empresas é a


disponibilidade de software de planejamento e controle de compras,
que automaticamente emitem pedidos de reposição de materiais.
Muitos desses softwares se comunicam diretamente com o cliente (ou
fornecedor) por formas eletrônicas, como e-mails, EDI e outros que
surgem a cada dia.

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Vale lembrar que as obras, serviços, compras, alienações,


concessões, permissões e locações da Administração Pública,
quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas
de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas na Lei de Licitações e
Contratos (Lei nº 8.666/93)

2.2. Cadastramento

Cadastramento É a atividade que implica o reconhecimento perfeito


da classificação de materiais, estabelecimento de codificação e
determinação da especificação, objetivando a emissão de catálogos
para utilização dos envolvidos nos procedimentos de administração
de materiais.

Uma técnica básica da política de materiais é a padronização dos


materiais em uso na organização. Esta padronização se dá pela
aplicação de especificações técnicas e pela existência de um
programa de classificação e catalogação de materiais.

Para cadastrar, você deve classificar os materiais (ou seja, organizá-


los por características semelhantes), dar a eles um código e
determinar sua especificação.

Fazer a especificação significa fazer a descrição pormenorizada de


suas características com a finalidade de identificá-lo de seus
similares. A especificação correta facilita a compra do ítem, o
entendimento do fornecedor e a inspeção por ocasião do
recebimento. Deve ter, no mínimo, nome e características físicas.

A padronização é a análise dos materiais a fim de permitir seu


intercâmbio, possibilitando, assim, redução de variedade e
consequente economia. O objetivo é uniformizar. A padronização
reduz o risco de falta de material no estoque, permite a compra em
grandes lotes e reduz a quantidade de ítens no estoque.

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Dica: Classificação é o processo de aglutinação de materiais por


características semelhantes.

Tipos de Classificação:

Existem vários tipos de classificação, cada um com um objetivo


diferente, que possuem vantagens e desvantagens, conforme quadro
abaixo.

Classificação Objetivo Vantagem Desvantagem Aplicações


Valor de consumo Materiais de maior Demonstra os mate- Não fornece análise Fundamental.Deve
consumo (valor) riais de grande in- da importância ope- ser utilizada em com-
Método ABC. vestimento no racional do material. junto com “impor-
estoque. tância operacional”.

Importância Importância dos Demonstra os mate- Não fornece análise Fundamental. Deve
operacional materiais para o riais vitais para a econômica dos ser utilizada em con-
funcionamento da empresa. estoques. junto com “valor de
empresa
consumo”.
Perecibilidade Se o material é Identifica os materiais Básica. Deve ser utilizada
perecível ou não sujeitos à perda por com a classificação de
perecimento, facilitando “periculosidade”.
armazenamento e
movimentação

Periculosidade Grau de periculosidade Determina incompatibilidade Básica. Deve ser utilizada


do material. com outros com a classificação de
materiais, facilitando
“perecibilidade”.
armazenamento e
movimentação
Possibilidade de Se o material deve ser Facilita a organização da Complementar para os
Fazer ou comprar comprado, fabricado programação e planejamento procedimentos de compra.
internamente ou de compras.
recondicionado.
Dificuldade de aquisição Materiais de fácil e Agiliza a reposição
Complementar para os
difícil aquisição. dos estoques
procedimentos de compra.

Mercado fornecedor Origem dos materiais Auxilia a elaboração


(nacional ou importado) dos programas de Complementar para os
importação. procedimentos de compra.

Quadro dos tipos de classificação. Fonte: Prof. Ionara Rech

Cada organização deve utilizar o tipo de classificação que lhe for mais
conveniente e trouxer maus vantagens ao seu tipo de negócio, ao seu
dia-a-dia.

1. Perecibilidade:
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O critério de classificação pelo perecimento


(obsolescência) significa evitar o desaparecimento
das propriedades físico-químicas do material.
Muitas vezes, o fator tempo influencia na
classificação, assim, a empresa adquire
determinado material para ser utilizado em data
oportuna, e, se porventura não houver consumo, sua utilização
poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por
longos períodos.

Existem recomendações quanto a preservação dos materiais e sua


adequada embalagem para proteção à umidade, oxidação, poeira,
choques mecânicos, pressão etc.

2. Periculosidade

A adoção dessa classificação visa a identificação de materiais, como,


por exemplo, produtos químicos e gases, que, por suas
características físico-químicas, possuam incompatibilidade com
outros, oferecendo riscos à segurança.

A adoção dessa classificação é de muita utilidade


quando do manuseio, transporte e armazenagem de
materiais.

3. Possibilidade de Fazer ou comprar

Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou


recondicionado. Facilita a organização da programação e
planejamento de compras.

a) Fazer internamente: fabricados na empresa;

b) Comprar: adquiridos no mercado;

c) Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise;

d) Recondicionar: materiais passíveis de recuperação

4. Dificuldade de aquisição

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As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de:

a) Fabricação especial: envolve encomendas especiais e


acompanhamentos;

b) Escassez: há pouca oferta no mercado;

c) Sazonalidade: há alteração em determinada período do ano

d) Monopólio: há um único fornecedor;

e) Logística sofisticada: transporte especial, ou difícil acesso;

f) Importações: imprecisão e/ou longo lead time;

5. Mercado Fornecedor

a) Mercado nacional: materiais fabricados no próprio país;

b) Mercado internacional: materiais fabricados fora do país;

c) Materiais em processo de nacionalização: materiais aos quais estão


desenvolvendo fornecedores nacionais, ou similares.

Outro tipo de classificação utilizado pelas organizações é por tipo de


demanda.
- produtivos
- de manutenção
- improdutivos
- de consumo geral

A) Quanto a aplicação:

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1. Materiais produtivos: Compreendem todo e qualquer material


ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricação. Exemplos:
matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados.

1.1 Matérias-primas: materiais básicos e insumos3


que constituem os itens iniciais e fazem parte do
processo produtivo da empresa.

1.2 Produtos em fabricação (ou em processamento):


são os que estão sendo processados ao longo do
processo produtivo. Não se encontram no almoxarifado
porque já não são matérias-primas, nem podem estar na
expedição porque ainda não são produtos acabados.

1.3 Produtos acabados: são os produtos constituintes


do estágio final do processo produtivo, portanto; já
prontos.

1.4. Materiais auxiliares, ou materiais indiretos, ou


materiais não-produtivos, ou improdutivos: são os itens
que não se incorporam ao produto final.

2.Materiais de manutenção: materiais de consumo, com


utilização repetitiva, aplicados em manutenção.

Materiais de manutenção são, por exemplo, óleos e filtros


das máquinas, que você precisa trocar independentememte
da máquina dar defeito ou não.

3.Materiais improdutivos : compreende todo e qualquer


material não incorporado às características do produto
fabricado. Exemplos: materiais para limpeza, de escritório,
etc.

4.Materiais de consumo geral: materiais de consumo, com


utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para
fins que não sejam de manutenção.

Materiais de consumo geral são os improdutivos, excluindo os


utilizados na manutenção.

B) Quanto ao valor de consumo anual:

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É fundamental para o sucesso do processo de gerenciamento de


estoques que se separe o essencial do acessório, voltando nossas
atenções para o que realmente é importante quanto a valor de
consumo.

Para tanto, conta-se com a ferramenta Curva ABC ou Curva Pareto


(ou ainda curva 80-20), método pelo qual se determina a importância
dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo
em determinado período.

Assim os materiais são classificados em A, B ou C de acordo com a


curva ABC de consumo anual;

Materiais A : Materiais de grande valor de consumo;

Materiais B: Materiais de médio valor de consumo;

Materiais C: Materiais de baixo valor de consumo.

OBS.: Não é recomendado analisar a curva ABC isoladamente,


devendo-se estabelecer uma interface com a importância
operacional.

C) Quanto a importância operacional:

A maioria dos órgãos de gestão baseiam suas análises de


ressuprimento e definem as quantidades de reposição por meio de
resultados de consumos históricos e tempos necessários para
recompor os níveis de estoque. Esse tratamento matemático não
diferencia os diversos materiais de estoque e não considera sua
individualidade.

Todavia, existem materiais que, independentemente de fraco


consumo, poderão, caso venham a faltar, prejudicar seriamente a
continuidade de produção de uma empresa ou ainda, trazer sérios
riscos de poluição ambiental e segurança industrial, tornando o custo
da falta mais oneroso do que o custo do investimento em estoque.

Adota-se a classificação da importância operacional, visando


identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa.

Materiais X: materiais de aplicação não importante, com


possibilidade de uso similar existente na empresa;

Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na


empresa;

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Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na empresa,


cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas.

2.3. Recebimento.

O recebimento de uma empresa é mais bem


compreendido com uma combinação de cinco
elementos principais: espaço físico, recursos de
informática, equipamentos de carga e descarga,
pessoa e procedimentos normalizados.

O correto dimensionamento do espaço físico envolve espaço para fila


de veículo, plataformas compensadoras de altura, espaço para
separação e conferência, acesso livre para o estoque inicial e para a
fabrica.

A disponibilidade de recursos de informática pede, por exemplo,


terminal EDI e de leitura ótica de código de barras, programas de
comunicação com fornecedores e planejamento, e controle da
produção (PCP).

Para a carga e descarga, podem ser usados equipamentos


apropriados, como, paletes, empilhadeiras e esteiras
de distribuição.

Pessoal qualificado é imprescindível; não se aceitam


mais elementos que só exerçam uma função, e sim
colaboradores polivalentes, com nível de instrução
adequado e treinados. O homem que confere uma
carga deve estar habilitado a inserir dados no
sistema, determinar o destino da carga recebida e,
em muitos casos, transportá-la para o local destinado.

Na normalização de procedimentos, dá-se ênfase ao que deve ser


feito em caso de exceção, principalmente dispondo até que ponto o
colaborador tem autonomia de decisão.

O recebimento é a atividade que visa garantir o rápido


desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando
para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na
época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas
encomendas.

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A estocagem inicial deve se limitar aos itens que a análise econômica


prévia determinar, e os tipos de instalações variam de acordo com o
tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem é
por meio de estruturas porta-paletes, simples ou de dupla
profundidade, convenientemente dispostas a facilitar o acesso de
equipamentos de elevação e transporte, a proteção do produto contra
contaminantes internos ou externos, a fácil localização na hora de
armazenagem e da coleta, segurança contra incêndios e iluminação
conveniente.

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material


na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de
recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado
com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é
caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo
fornecedor e os estoques físico e contábil.

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e


pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a
conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são :

1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução


de materiais;
2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está
autorizada;
3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto
de Transporte com os volumes a serem efetivamente
recebidos;
4. proceder a conferência visual, verificando as condições de
embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada
e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos
respectivos documentos;
5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais
recebidos;
6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da
liberação de pagamento ao fornecedor;
8. liberar o material desembaraçado para estoque no
almoxarifado;

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a


função em quatro fases:

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1a fase - entrada de materiais ;

2a fase - conferência quantitativa;

3a fase - conferência qualitativa;

4a fase - regularização;
a
• 1 fase - Entrada de Materiais :

A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da


empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os
seguintes objetivos :

• a recepção dos veículos transportadores;


• a triagem da documentação suporte do recebimento;
• constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está
autorizada pela empresa;
• constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega
contratual;
• constatação se o número do documento de compra consta na
Nota Fiscal;
• cadastramento no sistema das informações referentes a
compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de
recebimento;
• o encaminhamento desses veículos para a descarga;

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de


entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso
da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de
análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de
Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do
recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação


às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento,
anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que
motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O
exame para constatação das avarias é feito através da análise da
disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a
evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser


encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material
no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de

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volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros


e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é
necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam :
paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento


do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :

• Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques:


dados necessários à entrada dos materiais em estoque,
visando ao seu controle;
• Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de
pendências com fornecedores, dados necessários à atualização
da posição de fornecedores;
• Sistema de Compras : dados necessários à atualização de
saldos e baixa dos processos de compras;

a
• 2 fase - Conferência Quantitativa;

É a atividade que verifica se a quantidade declarada


pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde
efetivamente à recebida. A conferência por
acusação também conhecida como "contagem
cega" é aquela no qual o conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo
fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a
posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e
providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser


contados utilizando os seguintes métodos :

• Manual : para o caso de pequenas quantidades;


• Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens
padronizadas com grandes quantidades;
• Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que
envolvem grande quantidade de pequenas peças como
parafusos , porcas, arruelas;
• Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem
pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;
• Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

• 3ª Fase – Conferência qualitativa

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Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A


análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da
confrontação das condições contratadas na Autorização de
Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor,
visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo
exame dos seguintes itens:

a. Características dimensionais;
b. Características específicas;
c. Restrições de especificação;

• 4ª Fase: Regularização

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela


confirmação da conferência qualitativa e quantitativa,
respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela
confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes


situações:

a. liberação de pagamento ao fornecedor (material recebido sem


ressalvas);
b. liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
c. devolução de material ao fornecedor;
d. reclamação de falta ao fornecedor;
e. entrada do material no estoque;

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor


acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa
compradora.

2.4. Armazenagem

A armazenagem de materiais também é uma


preocupação constante do administrador. A
armazenagem, embora não se aperceba disso

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facilmente têm um custo (posse e conservação da área, conservação


dos próprios materiais, custo de pessoal, etc), além do próprio custo
do estoque imobilizado.

Assim pela padronização e pelo planejamento deve-se procurar


reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a
velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem.
Deve-se também estar atento às modernas técnicas e equipamentos
de armazenagem e embalagem, para aumento da eficiência e
redução de custos.

Almoxarifado é a atividade que visa


garantir a fiel guarda dos materiais
confiados pela empresa, objetivando sua
preservação e integridade até o consumo
final.

Antigamente o almoxarifado se constituía em um depósito, quase


sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais
eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra
desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem


bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade,
maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção
das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa


"depositar".

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de


materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza,
tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item
aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização,

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equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de


estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade


devida, no local certo, quando necessário;
2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de
qualquer natureza;
3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e
distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Em outras palavras, a função do administrador de almoxarifado


consiste em planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar),
de modo a operá-lo (receber, guardar, entregar e controlar)
preservando os materiais de deteriorações e desvios.

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :

1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do


conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

Os objetivos do almoxarifado, assim como de todo e qualquer


sistema de administração de materiais, prendem-se aos seguintes
tópicos:

• ter o material certo;

• na quantidade certa;

• na hora certa;

• no lugar certo;

• na especificação certa;

• ao custo e preço econômicos.

O controle de custos unitários de produção é feito pelo departamento


de custos. A venda de forma eficiente dos produtos da empresa é

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feita pelo departamento de marketing, e o controle do horário da


jornada de trabalho dos colaboradores, pelo departamento de
pessoal, ou recursos humanos.

O Almoxarife:

Almoxarife é o funcionário responsável pelo depósito e


distribuição de materiais e matérias-primas (fiel de
armazém).

Os Almoxarifes programam e coordenam as atividades


de recebimento, conferência, controle, guarda,
distribuição, registro e inventário de materiais
permanentes e de consumo, para uso das unidades e órgãos da
Instituição.

• Asseguram o bom andamento de processos de entrada e saída de


materiais, verificando, executando os registros específicos, visando
facilitar consultas e a elaboração de inventários.

• Classificam, controlam o uso e disposição física dos espaços onde os


materiais são estocados, dispensando atenção especial a materiais
perecíveis ou de certo grau de periculosidade, conforme
especificações dos mesmos e normas técnicas vigentes.

• Asseguram o controle rígido do estoque, bem como consumo médio


e ponto de compra, calculando demandas futuras, evitando falta de
materiais.

• Auxiliam na organização de arquivo, envio e recebimento de


documentos, pertinentes a sua área de atuação para assegurar a
pronta localização de dados.

• Zelam pela segurança individual e coletiva, utilizando equipamentos


de proteção apropriado, quando da execução dos serviços.

• Zelam pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos


equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do
local de trabalho.

Equipamentos para armazenamento:

Também chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos


compreendem:

• armações;

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• estrados do tipo pallets;

• engradados;

• contenedores.

Armações

São prateleiras fabricadas com estruturas de aço ou de madeira em


unidades padronizadas, segundo as necessidades do armazém e da
estocagem. Na construção das prateleiras, há que se levar em conta,
além dos objetivos a que se destinam, as proporções e
posicionamentos estudados no lay-out.

A maioria dos almoxarifados de pequeno porte usa estantes de


madeira fabricadas na própria oficina da organização, pois os
contingentes estocados são constituídos de materiais leves, de
pequeno volume, como os materiais de escritório, de limpeza, etc.

Entretanto, nos últimos anos, tem-se observado uma gradual


substituição das armações de madeira por estruturas metálicas,
mesmo nos pequenos almoxarifados.

As estruturas metálicas possuem uma série de vantagens adicionais


em relação à madeira: são imunes à ação de insetos e roedores,
suportam maior peso, são mais fáceis de ser montadas ou
desmontadas e têm grande durabilidade.

Estrados ou Pallets

Como unidade de estocagem, os estrados ou pallets


revolucionaram os métodos e técnicas de armazenamento,
modificando radicalmente a concepção de transporte e
movimentação de material vigente até pouco tempo atrás.

Consistem em estrados feitos principalmente de madeira, com


medidas padronizadas, sobre os quais se montam cargas unitárias,
possibilitando eficiente guarda e/ou movimentação de materiais, por
meio de equipamentos de transporte interno.

E o que é um palete?

Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para


carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre
os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da

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emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais,


possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o
transporte num único carregamento.

A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam


manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes
quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só
vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é
atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-
de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e
pallets já proporcionou a muitas empresas economia de até 80% do
capital despendido com o sistema de transporte interno.

Esse sistema de armazenamento denomina-se também sistema de


blocagem. Ele permitiu a melhor utilização do espaço vertical com a
ajuda de prateleiras de aço chamadas porta- pallets, com a vantagem
dos benefícios proporcionados pela movimentação das cargas
unitárias.

Casos há em que se pode dispensar as estruturas de aço porta-


pallets, como, por exemplo, nas cargas uniformes que formam uma
superfície de sustentação, que possibilitam a superposição de vários
blocos paletizados. Verifica-se aí também a otimização do
aproveitamento do espaço vertical do armazém apenas com blocos
superpostos.

Existem vários tipos e tamanhos de pallets que atendem às


especificações de uso, porém com aberturas laterais para entrada e
sustentação dos garfos de empilhadeiras e carrinhos de transporte.

Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas,


servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única
unidade de movimentação.

VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES

1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para


armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical
disponível, por meio do empilhamento máximo;
2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da
redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para
as operações braçais;
3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou
amarração por meio de fitas de aço da carga unitária,
formando uma só embalagem individual;
4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo,
terrestre, aéreo);

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5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis


aos equipamentos de manuseio de materiais;
6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre
para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios
de descarga;
7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade
de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores,
elevadores de carga e até sistemas automáticos de
armazenagem.

Engradados

São estrados providos de proteção lateral. Prestam-se à guarda e


transporte de materiais que, devido à fragilidade de sua embalagem
e/ou à irregularidade de seu formato, não admitem o uso de
estrados.

Contenedores

Mais conhecidos como containers (“caixas de


carga”), apresenta-se sob a forma de uma caixa
metálica retangular, revestida de chapa de aço,
alumínio ou fibra de vidro, hermeticamente
fechada e selada, destinada ao
acondicionamento (não confundir com embalagem) e ao transporte
intermodal de mercadorias consolidadas (desde o fabricante até o
consignatário ou importador).

Entretanto, o termo “contenedor” vem se estendendo a outras formas


de construção, aplicação e finalidade, e já existe no mercado uma
variedade para uso industrial, comercial e com múltiplas finalidades,
como as caixas de plástico para armazenar e transportar leite, carne,
bebidas, pescado, etc., que, além de tudo, são fabricadas de maneira
a possibilitar um eficiente empilhamento.

Finalizando, uma das grandes vantagens da paletização é que os


paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de
equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de
carga e até sistemas automáticos de armazenagem. Assim, salvo
situações especiais, não há necessidade de investimentos em
equipamentos adequados a seu manuseio. Por esse motivo, a
resposta “a” é a alternativa errada.

• Critérios de Armazenagem

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A armazenagem pode ser simples ou complexa.

O que determina a complexidade da armazenagem são as


características intrínsecas do material, que variam quanto a:

a. fragilidade;

b) combustibilidade;

c) volatilização;

d) oxidação;

e) explosividade;

f. intoxicação;
g. radiação;
h. corrosão;
i. inflamabilidade;
j. volume;
k. peso;
l. forma;.

Os materiais de armazenagem complexa demandam as seguintes


necessidades:

• Conservação adequada (explosivos);


• Equipamentos especiais de combate a incêndio (magnésio);
• Equipamentos especiais para movimentação (geladeiras);
• Manuseio especial (cristais);
• Estrutura de armazenagem especial (carnes), etc.

Técnicas de armazenagem:

Para se realizar uma estocagem correta, há que se observar um


conjunto de regras formuladas segundo critérios definidos. Cada
almoxarifado terá, segundo as suas peculiaridades de organização e
funcionamento, as suas normas de funcionamento, cujos preceitos
devem ser observados rigorosamente pelos operadores e usuários do
armazém.

Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras


taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser
dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se selecionar a

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alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais de cada


organização.

Independentemente do critério ou método de armazenamento


adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens
em geral.

Mesmo que haja variação de um almoxarifado para outro em


organizações diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos,
quais sejam:

• redução das perdas por quebra;

• diminuição de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento


humano da movimentação de cargas pesadas;

• menor tempo gasto nas movimentações e expedição;

• ampliação, com melhor aproveitamento de área útil de


armazenamento.

Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos


materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui
os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de
proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos
os materiais a granel, tambores e “containers” , peças fundidas e
chapas metálicas.

Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do


almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que
dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor
custo.

Em síntese, o que se procura por meio das normas de


armazenamento é aumento da eficiência do processo de estocagem,
traduzindo, em expressões máximas, o seu rendimento e, em
expressões mínimas, os seus custos.

Critérios de armazenamento

Entre os critérios mais comuns que orientam a elaboração de normas


de armazenamento, podem ser enumerados os seguintes:

• rotatividade de materiais;

• volume e peso;

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• ordem de entrada/saída;

• similaridade;

• valor;

• carga unitária;

• acondicionamento e embalagem;

Rotatividade de materiais

Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles


que têm maior movimentação em relação a outros, em virtude de sua
utilização por maior número de usuários, ou por outro motivo
qualquer. A esses materiais que entram e saem com maior freqüência
deve ser dado um tratamento específico em relação à localização no
armazém, ou seja, armazená-los nas proximidades das portas
(setores de expedição e embalagem).

Esse procedimento oferece as seguintes vantagens:

• minimização de número de viagens entre as áreas de estocagem e


de expedição;

• descongestionamento do trânsito interno do almoxarifado;

• melhor aproveitamento da mão-de-obra interna, com menor


desgaste físico dos operadores;

• maximização do tempo despendido na expedição do material, etc.

Volume e peso do material

Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar


perto das portas para facilitar não só a sua conservação, como
também a sua movimentação, e ser colocados sobre estrados ou
pallets (tipo especial de estrado).

Ordem de entrada/saída

Armazenar, observando esse critério, significa obedecer à ordem


cronológica de saída levando em conta a sua época de entrada. Isso
quer dizer: as unidades estocadas há mais tempo devem sair
primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de
esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações,
deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas,

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endurecimentos, ressecamentos e outras situações que impliquem


em perda de material.

Similaridade

Sempre que possível, os materiais devem ser armazenados


considerando a sua similaridade com outros itens, o que pode ser
feito mais facilmente com o auxílio do catálogo de materiais.

O agrupamento de materiais que apresentam características físicas,


aplicações ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a
sua localização, a movimentação e até a contagem.

Valor do material

O valor financeiro que um determinado material representa para o


estoque define a sua forma de armazenamento. As regras não
diferem muito daquelas adotadas para os demais itens, porém deve-
se destacar que o local deve ser apropriado e proporcionar maior
condição de segurança.

Para os controles de estoque que utilizam o método denominado


“ABC”, ou “curva ABC”, podemos adiantar que os itens de material
aqui tratados integram a letra “A”.

Carga unitária

O critério de carga unitária baseia-se na constante necessidade de


racionalização do espaço útil de armazenamento, com o máximo
aproveitamento do conceito de cubagem. Porém, aliada à
racionalização do espaço, a carga unitária favorece sobremaneira a
boa movimentação do material, a rapidez de carga e descarga e,
conseqüentemente, a redução dos custos.

Esse método consiste na arrumação ou composição de pequenos


itens –pacotes ou unidades menores – em volumes dimensionados
em peso, cubagem e quantidade maiores. Pode-se dizer também que
o critério de carga unitária significa transformar as unidades simples
em unidades múltiplas.

Acondicionamento e embalagem

A abertura das caixas ou embalagens recebidas do


fornecedor para conferência dos materiais adquiridos é
uma praxe. Porém, depois disso, deve-se lacrálas
novamente, com o aproveitamento da própria
embalagem. Evidentemente, só se deve deixar

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desembalado o contingente de unidades necessárias à entrega do


período.

Tal procedimento traz os mesmos benefícios apontados no critério da


carga unitária, pois guarda com ele uma grande similitude.

Podemos verificar que a única alternativa errada é a letra “c”, uma


vez que, a intenção é evitar a obsolescência. Uma forma de evitar é
adotar a técnica de armazenagem de ordem de entrada/saída, pois,
assim, as unidades estocadas há mais tempo sairão primeiro, a fim
de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em
estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo,
perda de propriedades físicas, endurecimentos, ressecamentos e
outras situações que impliquem em perda de material.

2.5. Transporte

O transporte faz parte das preocupações


básicas do administrador de materiais. Seja
ele interno ou externo, um baixo
desempenho na sua execução pode
comprometer a atividade fim da organização.
Deve-se estar sempre atento às modernas
técnicas e equipamentos de transporte, além da evolução das
relações comerciais com aquelas empresas prestadoras de serviço
nesta área, que podem vir a ser empregadas como uma importante
maneira de economia de tempo e recursos.

Essa função compreende todas as tarefas, responsabilidades e


relacionamentos utilizados na movimentação/deslocamento de
materiais demandados pelo processo de criação de bens e serviços.

Devido à sua natureza, pode-se dizer que é realizado dentro do


sistema de produção a fim de deslocar materiais:

• do recebimento para o almoxarifado;

• do almoxarifado para a unidade de produção;

• de uma unidade de produção para outra;

• de uma unidade de produção para o almoxarifado;

• do almoxarifado de produtos acabados para o despacho.

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Qual é o melhor modal? Transporte rodoviário, aéreo, marítimo,


ferroviário? Para cada rota há uma possibilidade de escolha, que deve
ser feita mediante uma análise profunda de custos, muito além de
uma simples análise do custo baseada em peso por quilometragem
(Kg/Km). Para cada ligação no canal logístico, cada modo apresenta
vantagens particulares. A análise custo/benefício pode determinar
que para itens de baixo volume e alto custo unitário o transporte
aéreo pode ser, a longo prazo, mais econômico do que o marítimo:
caso dos computadores.

Um dos fatores determinantes é o custo do frete e do seguro, ligado


ao custo de manipulação em terminais (aeroportos, portos) e de
armazenamento durante o transporte.

Multimodal é todo transporte efetuado por mais de um modal


(marítimo, terrestre ou aéreo).

Escolha de equipamentos de transporte

Antes de mais nada, deve-se ter em conta que a escolha do


equipamento de transporte de material deve ser precedida de um
estudo baseado no critério do custo–benefício, mediante o qual se
procura adotar a melhor solução entre as alternativas viáveis, o que
implica escolher a alternativa de menor custo dentre as que atendem
aos requisitos mínimos de transporte.

Os principais fatores que influenciam o custo são:

Quanto à natureza do material

• estado físico: sólido (unitário ou granel), líquido, gasoso;

• forma, dimensões, peso e perecibilidade;

• tipo de embalagem.

Quanto à demanda do material

• quantidade de unidades movimentadas em cada intervalo.

Quanto aos locais de armazenagem e utilização

• pontos de origem e destino dos materiais;

• área livre para circulação;

• altura e pé-direito do armazém ou galpão;

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• obstáculos existentes nos armazéns ou galpões, como vigas,


colunas, etc.

• dimensões das portas de acesso e saída.

O mercado brasileiro dispõe de grande número de opções e modelos


de equipamentos, já padronizados segundo detalhes de segurança,
economia, utilização, etc. Entretanto, não se deve descartar o critério
do menor custo.

Exemplos de equipamentos:

• carros de tração manual;

• empilhadeiras manuais e motorizadas;

• guindastes manuais e automotores;

• carros-pórtico;

• tratores de armazém;

• talhas;

• pontes rolantes;

• elevadores;

• correias transportadoras;

• dutos de sucção e condução de grãos, etc.

2.6. Gestão de estoques

Uma das mais importantes funções da


administração de materiais está relacionada com o
controle dos níveis de estoques. Lógica e
racionalidade podem ser aplicadas com sucesso
nas ações de resolução de problemas que afetam
os estoques. É notório que todas as organizações
de transformação devem preocupar-se com o controle de estoques,
visto que desempenham e afetam de maneira bem definida o
resultado da empresa.

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A palavra “estoque” pode ser definida genericamente


como a quantidade de mercadorias que se dispõe.

O termo controle de estoques dentro da logística, é em função


da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e
produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros
econômicos. E a razão pela que é preciso tomar uma decisão acerca
das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoques está
relacionada com os custos associados tanto ao processo como aos
custos de estocar. Devemo-nos preocupar e determinar quais são os
níveis para cada item que poderemos manter economicamente.

Portanto, a função principal da administração de estoques é


maximizar o uso de recursos envolvidos na área logística da empresa,
e com grande efeito dentro dos estoques.

O administrador, porém, irá deparar-se com um terrível dilema,


que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em
inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto à
necessidade de capital de giro da empresa, bem como seu custo.

Por um lado, procura-se manter um volume de materiais e


produtos em estoque para atender à demanda de mercado, bem
como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e, por
outro lado, buscar a minimização dos investimentos nos vários tipos
de estoques, reduzindo assim os investimentos nesse setor. Sabemos
que quando temos estoques elevados, para atender plenamente à
demanda, ela acarreta a necessidade de elevado capital de giro e,
que produzem elevados custos. No entanto, baixos estoques podem
acarretar, se não forem adequadamente administrados, custos
difíceis de serem contabilizados em face de atrasos de entrega,
replanejamento do processo produtivo, insatisfação do cliente e,
principalmente, a perda do cliente.

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Uma das razões porque muitas empresas mantêm estoques


elevados, aos padrões modernos, é que essa atitude permite a firma
comprar e produzir em lotes econômicos, que é a visão ultrapassada
da produtividade. No entanto, qualquer que sejam os níveis de
estoques, eles incorrem na análise de vários custos que estão
correlacionados.

A boa administração de materiais significa coordenar a movimentação


de suprimentos com as exigências de produção. objetivo maior da
administração de materiais é prover o material certo, no local de
produção certo, no momento e em condição utilizável ao custo
mínimo para a plena satisfação do cliente e dos acionistas.

Razões para manter estoques:

A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso


futuro exige investimento por parte da organização. O
ideal seria a perfeita sincronização entre oferta e
demanda, de maneira a tornar a manutenção de
estoques desnecessária. Entretanto, como é
impossível conhecer exatamente a demanda futura e
como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a
qualquer momento, deve-se acumular estoque para
assegurar a disponibilidade de mercadorias e
minimizar os custos totais de produção e distribuição.

Na verdade, estoques servem para uma série de


finalidades:

• Melhoram o nível de serviço:

Estoques auxiliam a função de marketing a vender os produtos


da empresa. Estes podem ser localizados mais próximos aos
pontos de venda e com qualidades mais adequadas. Isto é
vantajoso para clientes que precisam de disponibilidade
imediata ou tempos de ressuprimento pequenos.

• Incentivam economias na produção:

O mínimo custo unitário de produção geralmente ocorre para


grandes lotes de fabricação com o mesmo tamanho. Estoques
agem como amortecedores entre oferta e demanda,

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possibilitando uma produção mais constante, que não oscila


com as flutuações de vendas. A força de trabalho pode ser
mantida em níveis estáveis e os custos de preparação de lotes
podem ser diminuídos.

• Permitem economias de escala nas compras e no


transporte:

Muitas vezes, pequenos lotes de compra são gerados para


satisfazer necessidades de produção ou para abastecer
diretamente clientes a partir da manufatura. Isto implica
maiores custos de frete, pois não há volume suficiente para
obter os descontos oferecidos aos lotes maiores. Entretanto,
uma das finalidades do estoque é possibilitar desconto no
transporte pelo emprego de grandes lotes equivalentes à
capacidade dos veículos e gerar, portanto, fretes unitários
menores. De modo similar, menores preços podem ser obtidos
na compra de mercadorias com o uso de lotes maiores que as
demandas imediatas.

• Agem como proteção contra aumentos de preços:

Bens comprados em mercados abertos tem seus preços


ditados pelas curvas de oferta e demanda. Minérios, produtos
agrícolas e petróleo são bons exemplos. Compras podem ser
antecipadas em função de aumentos previstos nos preços. Isto
acabaria criando estoques que, de alguma forma, deve ser
administrado.

• Protegem a empresa de incerteza na demanda e no


tempo de ressuprimento:

Na maioria das ocasiões, não é possível conhecer com certeza


as demandas de produtos ou os tempos de ressuprimento no
sistema logístico. Para garantir disponibilidade do produto,
deve-se manter um estoque adicional (estoque de segurança).
Estoques de segurança são adicionais aos estoques regulares
para atender as necessidades de produção ou do mercado.

• Servem como segurança contra contingências:

Greves, incêndios e inundações são apenas algumas das


contingências que podem atingir uma empresa. Manter
estoques de reserva é uma maneira de garantir o
fornecimento normal nessas ocasiões.

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Importante: A manutenção de estoque traz vantagens e


desvantagens às empresas. Vantagens no que se refere ao pronto
atendimento aos clientes, e desvantagens no que se refere aos custos
decorrentes de sua manutenção. Compete ao administrador de
materiais encontrar o ponto de equilíbrio adequado à empresa em
certo momento, embora os benefícios do pronto atendimento sejam
mais difíceis de ser avaliados do que os custos decorrentes.

Custo de estoque:

É usual ouvirmos “estoque custa dinheiro”. A afirmativa é bem


verdadeira. A necessidade de manter estoques acarreta uma série de
custos às empresas. Os japoneses, pioneiros do estudo do just-in-
time, consideram os estoques uma forma de desperdício.

Podemos classificar os custos de manter estoques em três


grandes categorias: custos diretamente proporcionais à quantidade
estocada; inversamente proporcionais à quantidade estocada e
independente da quantidade estocada.

Os custos diretamente proporcionais ocorrem quando os


custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Do
mesmo modo, quanto maior a quantidade de itens armazenados,
maior a área necessária e maior o custo de
aluguel.

Outros exemplos:

Manuseio quanto mais estoque mais pessoas e equipamentos


necessários para manusear os estoques mais custo de mão-de-
obra e de equipamentos.

Perdas quanto mais estoque maiores as chances de perdas mais


custo decorrente de perdas.

Obsolescência quanto mais estoque maiores as chances dos


matérias se tornarem obsoletos mais custo decorrentes de
materiais que não mais serão utilizados.

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Furtos e roubos quanto mais estoques maiores as chances de


materiais serem furtados e/ou roubados mais custos decorrentes.

Por todos esses fatores de custos serem decorrentes da necessidade


de manter ou carregar os estoques, eles também são chamados de
custos de carregamento dos estoques. Assim, os custos de
carregamento incluem os custos de oportunidade, estocagem e
manuseio do material, taxas e seguros, perdas e furtos,
obsolescência e o mais importante, o custo do capital investido.

Os custos inversamente proporcionais são os custos que


diminuem com o aumento do estoque médio, isto é, quanto mais
elevados os estoques médios, menores serão tais custos (ou vice-
versa). São os denominados custos de obtenção, no caso dos itens
comprados, e custos de preparação, no caso de itens fabricados
internamente.

Quanto mais vezes se comprar ou se preparar a fabricação, menores


serão os estoques médios e maiores serão os custos decorrentes do
processo tanto de compras como de preparação.

Assim, os custos de compras e preparação são inversamente


proporcionais aos estoques médios.

Os custos independentes são aqueles que independem do estoque


médio mantido pela empresa, como, por exemplo, o custo de aluguel
de um galpão. Ele geralmente é um valor fixo, independente da
quantidade estocada.

A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao


administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados,
bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem
manuseados e bem controlados.

Utilização Manuseio

Verificação Localização Controle

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Como os estoques representam parcela substancial dos ativos da


empresa, devem ser encarados como um fator potencial de geração
de negócios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se
estão tendo a utilidade adequada ou sendo um “peso morto”, não
apresentando o retorno sobre o capital neles investidos.

Em épocas de alta inflação, manter estoques elevados poderia ser a


forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposição dava-
se sempre a preços bem maiores. Numa economia mais estável e de
baixa inflação, isso não é verdadeiro, e uma boa gestão dos estoques
poderá ser a responsável pelo lucro.

Dica: A gestão de estoques constitui uma série de ações que


permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem
utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se
utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos


estoques, sendo os mais usuais: inventário físico, acurácia dos
controles, nível de serviço, giro de estoque e cobertura dos estoques.

O Giro de estoque é o índice que mede quantas vezes, por unidade


de tempo, o estoque se renovou ou girou. O Giro de Estoque é
representado pela fórmula:

Giro de estoque = Valor consumido no período .


Valor do estoque médio no período

O inventário físico consiste na contagem física dos itens de


estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros
do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme
recomendações contábeis e tributárias.

É a atividade que visa o estabelecimento de auditoria permanente de


estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena
confiabilidade e exatidão dos registros contábeis e físicos, essencial
para que o sistema funcione com a eficiência requerida.

O inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico ou


rotativo. É chamado de periódico quando em determinados períodos

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– normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes


por ano – faz-se a contagem física de todos os itens de estoque.

O inventário é rotativo quando permanentemente se contam os itens


em estoque. Neste caso faz-se um programa de trabalho de tal forma
que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do
período fiscal (normalmente de um ano). Uma de suas principais
características é o aprimoramento contínuo da confiabilidade.

Periódico

Inventário Físico

Rotativo

O periódico (também chamado por alguns autores de "geral") é


elaborado normalmente no fim de cada exercício, e abrange a
contagem física de todos os ítens de uma só vez. Por exemplo: A
empresa "x" determina a parada de todo o processo operacional da
empresa (recebimento, produção e despacho) por dois dias e reúne
toda sua equipe para contagem física de todos os ítens do estoque,
sem sofrer qualquer interferência e sem erros.

Já o inventário rotativo não precisa que seja feita nenhuma parada


no processo operacional, pois ele concentra-se em cada grupo de
itens em determinados períodos. Este procedimento é mais vantajoso
e mais econômico em razão de não haver necessidade de
paralização da fábrica, de permitir melhores condições e tempo para
análise de problemas ou causas de ajustes, bem como por
aperfeiçoar o sistema de controle. Por exemplo: A empresa "y" possui
50 tipos de materiais diferentes em estoque. Adotando o inventário
rotativo, ela conta em janeiro a quantidade existente de um grupo de
20 de seus ítens, em maio conta um grupo de mais 10, em setembro
mais 15 e em novembro mais 5. Essa divisão de meses e quantidades
é feita de acordo com o que seja mais conveniente para cada
empresa, que realizará seu planejamento conforme suas
necessidades.

Se essa mesma empresa "Y" adotasse o modelo de inventário


periódico, esses 50 ítens seriam todos contados nos últimos dias de
dezembro, de uma só vez.

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Uma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos


controles, que mede a porcentagem dos itens corretos, tanto em
quantidade quanto em valor.

Acurácia = Número (ou valor) de itens com registros corretos

Número (ou valor) total de itens

Nível de serviço ou nível de atendimento é o indicador de quão


eficaz foi o estoque para atender às solicitações dos usuários. Assim,
quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e
especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço.

Nível de serviço = Número de requisições atendidas

Número de requisições efetuadas

Cobertura de estoques indica o número de unidades de tempo; por


exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a
demanda média.

Cobertura em dias = Nº de dias do período em estudo

Giro

A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques.


Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo, do
consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque,
para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de
importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do
valor ou da quantidade, dá-se a denominação itens classe A, aos

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intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens classe


C.

A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques.


Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo
(normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo, em valor monetário
ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais
importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-
se a denominação de itens classe A, aos intermediários, itens classe B
e aos menos importantes, classe C.

Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total


dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais
significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor
movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os
itens C representam o restante.

A experiência demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total


são da classe A, enquanyo uma grande quantidade, em torno de
50%, são da classe C e 30% a 40% são da classe B

Determinação de níveis de estoque:

A determinação do nível de estoque mais econômico possível para a


empresa é um problema muito importante. Sabemos que os custos
de estoques são influenciados por diversos fatores, tais como volume,
disponibilidade, movimentação, mão-de-obra e o próprio recurso
financeiro envolvido e, dependendo da situação, cada variável tem
pesos que podem ter diversas magnitudes em razão da situação
específica.

Uma das técnicas utilizadas é o enfoque da dimensão do lote


econômico para manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que
denominamos de sistema máximo – mínimo.

O funcionamento do sistema máximo-mínimo tem a seguinte


ação: cada produto ou material receberá quatro informes básicos –
estoque mínimo que se deseja manter (Emin), o momento em que
novas quantidades da peça devem ser compradas (PP), tempo
necessário para repor a peça (TR), e quando este lote comprado
chega à fábrica, temos o estoque máximo (Emax). E isto nos
possibilita a manutenção dos níveis de estoques estabelecidos e que
configurem um sistema automático de suprimentos da manutenção
de estoques onde novas ordens são emitidas, em função das

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Emim
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variações do próprio nível de estoque. Assim, toda vez que o estoque


fique abaixo do nível de ponto de pedido é emitida uma requisição de
compras para a peça em específico.

Para podermos trabalhar e administrar adequadamente o sistema


máximo – mínimo, é necessário calcularmos o tempo de reposição, o
ponto de pedido, o lote de compra e o estoque de segurança.

Tempo de Reposição (TR)

Quando emitimos um pedido de compra, decorre um espaço de


tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado,
colocação do pedido de compra e passando pelo processo de
fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos
e o lote estiver liberado para produção em nossa fábrica. Portanto, o
TR é composto de três elementos, conforme a seguir:

1. tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao


fornecedor;
2. tempo que o fornecedor leva para processar e entregar-
nos o pedido;
3. tempo para processar a liberação do pedido em nossa
fábrica.

TR = 1 + 2 + 3

Como podemos perceber, duas variáveis do TR (1 e 3) são


dependentes de ações de nossa empresa, e que poderemos reduzi-lo
ao máximo possível , tendendo-a a zero. Quanto ao item 2, variável
de nosso fornecedor, é dependente de uma boa negociação que
devemos manter com ele para, também, reduzi-lo ao menor tempo
possível.

Ponto de Pedido (PP)

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É a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o


processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade,
enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo
de reposição. Isso quer dizer que quando um determinado item de
estoque atinge seu ponto de pedido deveremos fazer o ressuprimento
de seu estoque, colocando-se um pedido de compra.

Para calcular o Ponto de Pedido utiliza-se a fórmula abaixo:

O Modelo do Ponto de Pedido também é conhecido como modelo do


Ponto de Reposição ou modelo de reposição contínua.

PP = (C x TR) + ES

Ou

PP = (D x TA) + ES

Onde: PP = Ponto de Pedido

C = Consumo normal da peça (ou demanda)

TR = Tempo de Reposição (ou tempo de atendimento do


fornecedor)

ES = Estoque de segurança

Para melhor compreender o cálculo, veja esse exemplo:

Exemplo: Determinada peça é consumida em 2.500 unidades


mensalmente e sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias.
Então, qual é seu Ponto de Pedido (PP), uma vez que seu estoque de
segurança é de 400 unidades?

PP = (2.500 x 1,5 mês) + 400

PP = 4.150 unidades

Lote de compra

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É a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, que


estará sujeita à política de estoque de cada empresa.

Estoque Máximo

É o resultado da soma do estoque de segurança mais o lote de


compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de
forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do
estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente
para suportar variações normais de estoque em face da dinâmica de
mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o
nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de
manutenção de estoque.

O modelo de estoque máximo também é conhecido como modelo do


intervalo padrão ou modelo de reposição periódica.

Emax = ES + LC

Exemplo: Qual é o estoque máximo de uma peça cujo lote de compra


é de 1.000 unidades e o estoque de segurança é igual à metade do
lote de compra?

Emax = (1.000 : 2) + 1.000

Emax = 500 + 1.000 = 1.500 unidades

Estoque de segurança:

O Estoques de Segurança, também conhecido por


estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade
mínima de peças que tem que existir no estoque com
a função de cobrir as possíveis variações do sistema,
que podem ser: eventuais atrasos no tempo de
fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeição do

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lote de compra ou aumento na demanda do produto.

Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e,


principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de
material e, conseqüentemente, atrasar a entrega de nosso produto
ao mercado.

Um fato importante a ser explanado é referente ao valor do


estoque de segurança, visto que o ideal é termos esse estoque igual
a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os materiais
não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo
de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos
fornecedores em razão das variáveis de mercado. Sob esses
aspectos, fica muito difícil estabelecer como “zero” o estoque de
segurança, porém não impossível.

Então, como estamos envolvidos com a realidade das


organizações e as variáveis ambientais, necessitamos estabelecer um
estoque de segurança que garanta a continuidade do processo
produtivo em razão dos fatos anteriormente enumerados.

Por exemplo, uma empresa que tem em determinado produto o


consumo mensal de 3.000 unidades e o tempo de reposição de sua
matéria-prima seja de 20 dias e seu estoque de segurança igual a
zero, e, se esse processo fosse sempre constante, a empresa
colocaria um pedido de 3.000 unidades quando seu estoque estivesse
com saldo de 2.000 unidades, e o novo pedido chegaria no momento
exato em que o estoque chegasse a zero, que seria, nesse caso
específico, o estoque de segurança, que é o ideal.

Na realidade, porém, o que ocorre é bem diferente. Pode


acontecer de determinado pedido atrasar 10 dias, e a empresa ficaria
1/3 do mês sem material para produzir seu produto e atrasaria sua
entrega ao cliente. Também pode ocorrer o aumento da demanda,
por exemplo, em 20% e novamente teríamos atrasos na entrega do
produto; em ambos os casos, teríamos aumento dos custos,
prejudicando assim nossa imagem no mercado.

A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que supra


toda e qualquer variação do sistema; porém, isso implicará custos
elevadíssimos e que talvez a empresa poderá não suportar. Então, a
solução é determinar um estoque de segurança que possa otimizar os
recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos
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um estoque de segurança que irá atender a fatos previsíveis dentro de 55
seu plano global de produção e sua política de grau de atendimento.
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Os estoques têm a função de agir como reguladores do fluxo de


negócios. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas
– unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas – é
usualmente diferente da velocidade com que serão utilizadas –
unidades consumidas por unidade de tempo ou saídas -, há a
necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor
(buffer).

Quando a velocidade de entrada dos itens é maior que a de saída, ou


quando o número de unidades recebidas é maior do que o número de
unidades expedidas, o nível de estoque aumenta. Se ao contrário,
mais itens saem (são consumidos), do que entram, o estoque
diminui. E se a quantidade que é recebida é igual a que é
despachada, o estoque mantém-se constante. Conseguir essa
igualdade é o grande objetivo da filosofia just-in-time aplicada à
gestão dos estoques, em que os estoques podem ser nulos.

3. Questões de Concursos Anteriores:

(UnB / CESPE – TRT – 16 Região – Analista Judiciário – 2005) De


acordo com Marco Aurélio P. Dias (Administração de Materiais,
Atlas, 1995, p. 12), a administração de materiais compreende o
agrupamento de materiais de várias origens e a coordenação dessa
atividade com a demanda de produtos ou serviços da empresa.
Considerando essa assertiva, julgue os seguintes itens, acerca dos
conceitos e dimensionamento relativos ao controle de estoque.

104 Matéria-prima é toda quantidade de produtos estocados em cada


uma das fases produtivas.

105 Estoque é toda porção armazenada de mercadoria, ou seja,


aquilo que é reservado para ser utilizado em tempo oportuno.

106 Com relação aos custos, o controle de estoque deve focar-se nos
custos de pedido e de armazenagem, pois duas variáveis influenciam
no aumento do custo: o custo de pedido e o custo de capital.

107 O depósito pode ser conceituado como o setor que tem por
missão receber, conferir, armazenar, conservar e distribuir tudo o
que é adquirido pelo setor de compras.

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108 Suprimento refere-se ao amplo conjunto de procedimentos que


envolvem a solicitação de fornecimento de determinados produtos
por uma organização.

109 Tempo de ressuprimento é o tempo gasto desde a verificação de


que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material
no almoxarifado da organização. Esse tempo é composto por:
emissão do pedido, preparação do pedido e transporte.

110 O estoque mínimo é uma quantidade de estoque que, em nível


ideal, não deve ser consumido. No entanto, causas como oscilação no
consumo e variação na qualidade quando o controle de qualidade
rejeita um lote podem impor a utilização desse estoque de segurança.

111 Quanto ao dimensionamento da estocagem de produtos, uma


carga constituída de embalagens de transporte e armazenagem por
meios mecânicos é considerada uma unidade.

112 Os custos de movimentação de materiais influem sobremaneira


no custo final do produto e(ou) serviço, mas contribuem para agregar
benefícios para o cliente.

113 Considere que uma empresa, ao codificar seu material de


expediente, o define utilizando uma codificação numérica de dois
dígitos. O item lápis preto n.º 1 foi identificado como 04, pois a
borracha já havia sido identificada como 01. Nesse caso, é correto
afirmar que esse sistema de codificação apresenta desvantagem
quanto às características de expansividade e significância, no sentido
de impossibilitar a inclusão, na seqüência natural da série numérica,
caso ocorra a necessidade de inserção de novos itens.

114 O giro de estoque refere-se à quantidade ideal cujos custos são


os menores possíveis.

4. Gabarito:

104 E: Segundo Dias,os estoques podem ser tanto de matéria-prima, produtos em


fabricação como de produtos acabados. As matérias-primas são os materiais básicos e
necessários para a produção do produto acabado, ou seja, matéria-prima não é todo
produto estocado. (p.16 e 26)

105 C: Estoque é a composição de materiais – que vai desde a matéria-prima até o


produto acabado – que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que

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precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o


sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção de seus
produtos/serviços. (Chiavenato, p. 67)

106 E: O controle de estoque refere-se à necessidade de estipular os diversos níveis


de materiais e produtos que a organização deve manter (apostila, item 2.6). Assim, os
custos de estoque são obtidos através do somatório dos custos de armazenagem e do
custo do pedido. Existem duas variáveis que aumentam esses custos, que são a
quantidade em estoque e o tempo de permanência em estoque. No entanto, várias outras
variáveis influenciam no aumento do custo, como: custos de capital (juros e
depreciações); custos com pessoal (salários, encargos sociais); custos com edificações
(aluguéis, impostos, luz, conservação) e custos de manutenção (deterioração,
obsolescência, equipamento) (Dias, p. 43).

107 E: O Depósito é o órgão que guarda e armazena os produtos acabados da


empresa. O depósito recebe os produtos acabados após todo o seu processamento pelas
seções produtivas da empresa e sua liberação pelo órgão de Controle de Qualidade. À
medida que os Produtos acabados chegam ao depósito, vão sendo imediatamente
armazenados e estocados para futura entrega (Chiavenato, p. 118). Assim, o depósito
cuida dos produtos acabados e não de tudo que é adquirido pelo setor de compras.

108 E: Algumas empresas adotam o termo Suprimento ou Logística para sua área de
materiais, envolvendo as áreas de Planejamento e Controle da Produção (PCP),
Compras e Transporte e Distribuição (Dias, p. 18). A denominação gerenciamento de
suprimentos é um conceito voltado para o processo, para o todo.

109 C: Também chamado de Tempo de Reposição, é uma das informações básicas de


que se necessita para calcular o estoque mínimo (Dias, p. 56)

110 C: De fato, o estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, por


definição, é a quantidade mínima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir
eventuais atrasos no ressuprimento, objetivando a garantia do funcionamento
ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. Entre as causas que
ocasionam essas faltas, cita-se: oscilação no consumo; oscilação nas épocas de
aquisição (atraso no tempo de reposição); variação na qualidade, quando o Controle de
Qualidade rejeita um lote; remessas por parte do fornecedor, divergentes do solicitado;
diferenças de inventário (Dias, p. 61).

111 C: A dimensão e as características de materiais e produtos podem exigir desde a


instalação de uma simples prateleira até complexos sistemas de armações, caixas e
gavetas (Dias, p. 203). Também conhecidos por unidades de estocagem, os
equipamentos para armazenamento são: armações; estrados do tipo pallets; engradados;
contenedores.

112 E: Os custos de movimentação de materiais influem sobremaneira no produto,


afetando diretamente o custo final. O acréscimo no custo do produto proporciona-lhe
maior valor, mas, no caso da movimentação, esta não contribui em nada, podendo
somente barateá-la com uma seleção adequada do método mais compatível à natureza e

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ao regime da produção (Dias, p. 214). Assim, não há o que se falar em benefício para o
cliente, no caso de aumento no custo.

113 C: O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação,


simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os
materiais componentes do estoque da empresa. Em função de uma boa classificação do
material, poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as
informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras com
base em toda a classificação obtida do material. A classificação numérica de dois dígitos
não permite, de fato, uma descrição precisa do material e dificulta a inserção de novos
itens. Sugere-se que a codificação numérica traga um número de classificação geral, um
número de classificação individualizadora e um número de classificação definidora
(Dias, p. 178 e 181).

114 E: Giro de estoque, ou Rotatividade de estoque, é a relação entre o consumo e o


estoque médio, dentro de um período de tempo. Refere-se à apuração de quantas vezes o
estoque se renovou ou girou, ou seja, mede a velocidade na venda dos estoques de
produto acabado ou no consumo de matérias-primas (Dias, p. 307).

5. Bibliografia:

CHIAVENATO, Idalberto. Administração Geral e Pública. Rio de


Janeiro: Elsevier, 2006.

Decreto 3.931/2001 que trata sobre o Sistema de Registro de Preços,

Decreto 2.271/1997 sobre contratação de serviços pela


Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional,

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas,


1995.

MOREIRA, Daniel A. Administração da Produção e Operações. São


Paulo: Pioneira Thomson Learning. 2004.

MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos.


Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo:
Saraiva, 2006

PISCITELLI, Roberto Bocaccio, TIMBÓ, Maria Zuleide Farias & ROSA,


Maria Berenice. Contabilidade Pública. São Paulo: Editora Atlas, 2004
– 8ª Edição.

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Manual de Orientação do Gestor Público do Governo do Estado do Rio


de Janeiro

www.esao.ensino.eb.br

UFRGS

Lei de Licitações e Contratos – Lei nº 8.666/93.

POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais.


São Paulo – Editora Atlas: 2007 – 4ª Edição

BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial. São Paulo – Editora Atlas –


1993 – 17ª Tiragem.

André Moraes - Cefet-RJ - Curso: Administração Industrial

Gestão de Recursos Materiais e de Medicamentos: bases.bireme.br

Noções básicas de almoxarifado – GN 2004

Professor Gilberto: Fundamentos em Gestão da Qualidade - - 2005/1

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