Turma: 2021.

2
Nome: Ruan Gomes Coutinho
Data: 15/10/2021

Resposta da atividade 2

1- estrutura básica do setor de arquivos: quando uma estrutura básica de setor de arquivos não
estiver em ordem podem acontecer inúmeras tragédias e uma delas é a perda de documentos
que seria trágico para a empresa porque pode ser documentos de informações pessoais dos
funcionários ou até a história da empresa. A forma de solucionar esse erro é um funcionário
estar monitorando todo o seu expediente esses arquivos apresenta que não haja nehum
problema na hora da fiscalização bater na porta da empresa.

2- natureza dos documentos: Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação
está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas
e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem
estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos. Quando a natureza de
documentos não estiver funcionando corretamente o desastre pode ser grande tais como uma
burocracia na empresa pois vão estar se perdendo documentos oficiais de plantas de
construção de novas áreas em que a empresa se beneficiar muito. A forma de se prevenir é de
todos esses documentos estarem guardados tanto digital quanto físico em lugares "especiais"
para que não ocorra o risco de serem perdidas, amassadas ou rasgadas.

3- teoria das idades dos arquivos: A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de
acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de
cada documento. ... É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente,
como migrar para a fase permanente. Caso a idade dos arquivos não forem usadas
corretamente o risco da empresa cair em sua margem de lucro será alta e uma grande
probabilidade de um aumento de custos e atraso de salários. Para prevenir que isso aconteça o
sistema no qual esses documentos estiverem trabalhando serem atualizadas todos os dias
para que eles se movimentem se forma rápida e eficaz para a empresa.

4- protocolo: Acordo regulamentado entre países ou empresas: protocolo internacional.

[Figurado] Normas e procedimentos que se deve respeitar em cerimônias públicas;
formalidade. [Figurado] Reunião das regras que regulam os atos públicos; cerimonial. Caso o
protocolo estiver sendo usado de forma errada
A empresa perderá seu compartilhamento de bens em outras empresas tanto do seu país
como lá de fora assim com um risco de vazamentos das informações da empresa. Para
prevenir que isso aconteça a forma de garantir a segurança é encontra uma outra empresa no
qual quer compartilhar seus bens para se beneficiar é encontra uma empresa confiável que
tenha uma grande porcentagem de elogios e que seja patrocinada por diversas outras
empresas.
5- Controle de documentos é um conjunto de ações e processos para gerenciar toda a
documentação de uma empresa, garantindo acessibilidade, integridade e segurança. ... O que
é o controle de documentos; quais os principais benefícios; como controlar os documentos na
sua empresa de forma eficaz. Caso o controle de documentos não funcione corretamente a
empresa não andará e perderá altos custos de sua margem tendo dificuldades em cumprir
normas legais. Para prevenir que isso aconteça a empresa deverá ter mais organização em
derivados setores que mecha com esses tipo de documentos sendo Almoxarifado, Cozinha,
administração entre outros.

6- método de arquivamento: podem ser de vários tipos de arquivamento dentre eles temos 1
arquivamento por assunto, 2 método alfabético, 3 método numérico, 4 método eletrônico, 5
método geográfico e 6 método temático. Caso a empresa não tiver nehum desses métodos a
empresa terá uma perda de produtividade. Para prevenir que isso aconteça a empresa deverá
usar no mínimo 2 desses métodos para quem ela continue funcionando corretamente o mais
simples que pode ser usadas é o método eletrônico por ser mais prático e eficaz e o método
numérico por ser mais fácil com números.

7- arquivos digitais: arquivo digital é uma informação – uma imagem, um texto, uma planilha,
um gráfico, etc. – que está salvo em um dispositivo e pode ser compartilhado com outras
pessoas. Arquivos digitais podem ser compartilhados, o que facilita, portanto, o seu back-up.
Caso os arquivos digitais não estiverem sendo organizadas de forma correta a empresa
perderá inúmeros de compradores de suas ideias para que a empresa suba aí longo do tempo.
Para prevenir que isso aconteça a empresa deverá ter uma planilha de datas, horas, dias,
motivos para que quando algum comprador de graficos ou de ideia pra ser patrocinadas essa
planilha vai te organizar para esses certos dias.

8- A maioria dos documentos dos órgãos públicos tem um período de validade predeterminado,
conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos
estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos
procedimentos a serem feitos. Caso esse instrumento de definição de prazos não existir a
empresa terá uma grande perda de credibilidade com a porcentagem pública e de vários
estabelecimentos. Para prevenir que isso aconteça sempre agendar um dia em que esses
arquivos estiverem para descarte desde quando o documento foi feito até o seu descarte.