SAIBA COMO APROVEITAR

AO MÁXIMO O SEU ERP

INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 3

ENTENDA SEU INVESTIMENTO .......................................................................................... 5

VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS ...................................... 11

CONSIDERE UMA CONSULTORIA ..................................................................................... 17

CONCLUSÃO ........................................................................................................................................ 22

SOBRE A COMPILA .............................................................................................................................. 24

INTRODUÇÃO

Introdução
A aquisição de um ERP é uma ótima escolha
para as empresas que querem aproveitar a
tecnologia de uma forma estratégica, integrando
seus departamentos e ajustando seus processos
rumo à produtividade e à eficiência.
No entanto, não se trata de fazer mágica. O ERP em si,
sem uma série de mudanças internas, não pode trazer
resultados contundentes. É preciso ver a solução como
um símbolo de modernização na governança corporativa,
um apoio para que a visão estratégica do negócio seja
expandida e otimizada. É preciso que a solução seja
aproveitada ao máximo, com todos os seus módulos e
funcionalidades sendo compreendidos pelos usuários e,
assim, sendo usados da melhor maneira possível.
É sobre isso que conversaremos ao longo deste e-book.
Nos capítulos que seguem, você terá a oportunidade de
refletir sobre a importância de investir em um ERP e como
é possível explorar ao máximo o potencial desta excelente
solução tecnológica. Também dedicamos um capítulo
especial sobre a importância de contratar uma consultoria
especializada em escolha, implantação e customização de
softwares de ERP. Você verá que empresas com background
neste tipo de software podem ajudá-lo a maximizar os
resultados corporativos a partir da tecnologia.
Nossa ideia é que ao final deste e-book, você não veja
mais seu ERP da mesma forma. E que possa potencializar
seus resultados a partir dele. Boa leitura!
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ENTENDA SEU INVESTIMENTO
Entenda seu investimento
A escolha por um ERP, principalmente de empresas de grande
porte, requer um investimento considerável. E todo investimento,
no contexto ideal, deve ter um retorno líquido, ou seja, deve
ser vantajoso para o negócio. Acontece que esse retorno não
depende somente do sistema, mas do potencial da sua utilização.

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ENTENDA SEU INVESTIMENTO

Dentro disso, trazemos algumas dicas para que você

extraia os melhores resultados do software adquirido
para que o retorno sobre os investimentos (ROI)
seja satisfatório:

ANTES MESMO DE ADQUIRIR

O SISTEMA, LEVANTE AS
NECESSIDADES DA EMPRESA

O ERP deve ser escolhido com base nos problemas que

ele ajudará a empresa a resolver. Por isso, é importante
que você faça um levantamento minucioso das
necessidades de negócio que precisam ser supridas.

O software deve ajudá-lo a ajustar os processos para

que a operação da empresa seja mais inteligente.

Assim, a dica é: crie uma planilha para cada

departamento, divida cada planilha em três colunas;
na primeira, coloque o departamento, na segunda,
os problemas e/ou objetivos e, na terceira, indique
o orçamento, ou seja, quanto a solução custará a
cada departamento — com base nos módulos e
funcionalidades que serão ativados.

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ENTENDA SEU INVESTIMENTO

ESCOLHA UM FORNECEDOR
QUE ATENDA A TODAS AS
DEMANDAS DO SEU NEGÓCIO

Avalie muito bem todos os possíveis fornecedores

e, em seguida, selecione aquele que terá o melhor
custo-benefício. Ou seja, com base nos valores de
custos para cada departamento (cada módulo e suas
funcionalidades), veja a empresa desenvolvedora de
ERP que tem o preço mais justo e que atenda às
suas necessidades.

Não deixe de investigar, dentre outras coisas, se

essa empresa presta um bom serviço de suporte
e atualizações, pois depois que a solução for
implementada eles farão toda a diferença no
dia a dia operacional.

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ENTENDA SEU INVESTIMENTO

CUSTOMIZE A SOLUÇÃO PARA

ATENDER 100% A SUA EMPRESA

Outro ponto a ser analisado na hora de verificar os

retornos sobre o investimento é as customizações. Você
precisará fazer adaptações no sistema para que ele se
adéque à rotina da sua empresa, sempre considerando a
usabilidade, ou seja, a facilidade dos usuários imputarem
e processarem dados, além da geração de relatórios.

Quanto mais aderente o sistema for à rotina do seu

negócio, mais resultados positivos ela trará, pois
contribuirá com a produtividade dos colaboradores e
com a integração entre departamentos, por exemplo.
Dê especial atenção à geração de relatórios gerenciais,
faça com que a extração de dados e que a análise
deles seja uma tarefa fácil para você e para os demais
líderes da empresa.

CONSIDERE OS CUSTOS COM HARDWARES

Também é preciso considerar que talvez seja necessário adquirir equipamentos. Como o ERP é uma solução robusta (com
bastante complexidade técnica), é natural que seja preciso adquirir recursos de infraestrutura, como banco de dados e
servidores, por exemplo. Esses custos também devem ser considerados no investimento.

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ENTENDA SEU INVESTIMENTO

NÃO ESQUEÇA DO INVESTIMENTO

EM TREINAMENTO DA EQUIPE

Por fim, outro fator a ser considerado ao investir em

uma solução de ERP é o gasto com treinamento dos
usuários. O fornecedor precisará mostrar a um grupo de
usuários-chave como operar o sistema e alguns testes
serão feitos com a operação em andamento. Isso tem
um custo que deve ser incorporado no
total investido.

FIQUE ATENTO!

Com essas dicas, mesmo que você já tenha adquirido

seu ERP, poderá fazer um levantamento de tudo que
foi investido e, a partir disso, ter uma previsibilidade
do retorno. Acrescentamos, no entanto, que você deve
considerar também os ganhos intangíveis tais como
satisfação dos colaboradores, entre outros.

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VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS
 VISÃO POR DEPARTAMENTO

Dentro da visão por departamento, cada módulo do

ERP é um departamento. Assim, há os módulos chão
de fábrica, controladoria, finanças, compras, vendas e
assim por diante.

Em outras palavras, quando o módulo é departamental

todos os processos de uma única área estão alocados

Verifique se
dentro de uma única tela de trabalho, o que facilita
bastante para os usuários e também para os gestores

todos os módulos
que podem controlar a operação do sistema de uma
forma bem prática.

foram ativados Também é importante pontuar que módulos por

departamento ajudam a controlar melhor as
informações. Em outras palavras, é possível evitar que
Sendo um sistema integrado de gestão empresarial, profissionais de um departamento não visualize ou não
o ERP funciona a partir de módulos. Esses nada mais possa operar um módulo que não pertence a ele.
são do que agrupamentos de funcionalidades que
servem para criar sequências lógicas de atividades,
processamento e armazenamento de dados da empresa.
O caráter modular do ERP reflete, basicamente, duas
visões: por departamento e por segmento. Entenda:

12
VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS

VISÃO POR SEGMENTO

Nesta mesma lógica, um fabricante de ERP também

pode criar módulos específicos para cada tipo de
empresa. Assim, consegue inserir funcionalidades
específicas para um único ramo de negócio e atender
a todas as suas particularidades e necessidades.

Uma empresa do ramo varejista, por exemplo, possui

características e demandas muito diferentes de uma
indústria, certo?

TIPOS DE MÓDULOS

Já os tipos de módulos podem ser classificados em

operacionais, táticos e estratégicos. Veja:

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VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS

MÓDULOS OPERACIONAIS

Como o próprio nome sugere, os módulos operacionais são utilizados na operação das empresas em suas atividades de rotina.
Obviamente, eles podem variar de segmento para segmento, mas, em linhas gerais, são:

» Armazenagem e distribuição; » Gestão de frotas;

» Controladoria; » Contratos;

» Estoques; » Gestão fiscal;

» Finanças; » Gestão de qualidade;

» Faturamento; » Produção;

» Controle orçamentário; » Recursos humanos.

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VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS
MÓDULOS TÁTICOS
Também conhecidos como verticais, os
módulos táticos são os que abrangem
setores específicos de mercado, sendo os
mais comuns:
» Automação comercial;
» Comércio exterior;
» Gestão de acervos;
» Plano de saúde;
» Gestão educacional;
» Gestão de transportadora.
MÓDULOS ESTRATÉGICOS
Os módulos estratégicos
abarcam funcionalidades voltadas à
inteligência competitiva.
Dentre os mais comuns, destacam-se:
» Gestão do relacionamento com o
mercado (clientes, fornecedores etc.);
» Gestão de processos;
» Gestão de indicadores;
» Gestão da cadeia de suprimentos;
» Gestão do conhecimento.
15
VERIFIQUE SE TODOS OS MÓDULOS FORAM ATIVADOS

FIQUE ATENTO!

Para aproveitar ao máximo o seu ERP, você deve verificar quais são os módulos disponíveis e verificar se todas as
funcionalidades estão sendo exploradas. É comum que os usuários, muitas vezes por não terem sido treinados, deixem de usar
algum módulo ou funcionalidade e façam controles paralelos em planilhas de Excel, por exemplo.

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CONSIDERE UMA CONSULTORIA
Considere uma
consultoria
Por fim, o aproveitamento adequado de um software
de ERP, muitas vezes, requer ajuda externa. Para
isso, existem as consultorias especializadas. Elas são
empresas com vasta experiência neste tipo de solução
e podem auxiliar em questões como customização,
treinamento de usuários, planejamento e execução
de integrações com outros sistemas etc.

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CONSIDERE UMA CONSULTORIA

Como reúnem profissionais com bastante background, as consultorias especializadas em ERP podem ajudar sua empresa
a maximizar os resultados com a solução. Eles, com sua experiência e visão sistêmica podem auxiliar, por exemplo, na
parametrização de funcionalidades que ajustem os processos a objetivos específicos — ganho de produtividade, melhorias na
tomada de decisão etc.

COMO ESCOLHER UMA BOA

CONSULTORIA ESPECIALIZADA EM ERP

Veja, a seguir, algumas dicas para não errar na hora de

escolher dentre as opções do mercado a melhor consultoria
de ERP para a sua empresa:

INVESTIGUE A REPUTAÇÃO

Selecione algumas consultorias que podem ser potenciais

prestadoras de serviço para o seu negócio e vá em busca de
informações sobre a reputação destas empresas no mercado.

Pergunte aos clientes atuais e também àqueles que já

foram clientes como é o relacionamento com as empresas,
como foram atendidos, quais resultados obtiveram. Faça
uma pesquisa na internet, mas não deixe de perguntar às
pessoas o que elas indicam como pontos fortes e fracos
destes fornecedores.

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CONSIDERE UMA CONSULTORIA

AVALIE O PORTFÓLIO DE SERVIÇOS

Logicamente, você precisa verificar se o portfólio de

serviços atende às suas necessidades. Mas, vá além do
discurso comercial (geralmente, encontrado no site).
Verifique quais são as metodologias utilizadas, quais
certificações os profissionais detêm e qual é o nível de
formação da equipe. Solicite ajuda da sua equipe de
tecnologia para avaliar detalhes técnicos.

SOLICITE UM PLANO DE AÇÃO

Mesmo antes de fechar contrato, algumas

consultorias aceitam fazer um pré diagnóstico do seu
projeto e podem dar uma prévia do plano de ação.
Com isso, você terá mais insumos para avaliar se a
maneira desses fornecedores atuarem atendem às
suas expectativas.

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CONSIDERE UMA CONSULTORIA

VERIFIQUE COMO É O ACORDO

DE NÍVEL DE SERVIÇO

Um dos últimos pontos que você deve observar é o

acordo de nível de serviços (SLA) das consultorias que
está avaliando. Veja, por exemplo, se há flexibilizações
entre o que as consultorias oferecem e o que sua
empresa precisa. Também o número de horas de
trabalho, cronograma etc.

AVALIE O CUSTO E OS BENEFÍCIOS

Como sabemos, nem sempre o menor investimento

significa o melhor benefício. Depois de avaliar todos
os quesitos anteriores, veja quais são os custos
envolvidos no trabalho. Assim, poderá, por exemplo,
comparar os valores cobrados por duas consultorias
que foram bem avaliadas em todos os outros fatores
e escolher aquela que requer um investimento menor
(considere também condições de pagamento).

21
CONCLUSÃO

Conclusão
Como vimos, há uma série de pontos que devem ser
gerenciados para que o software de ERP seja bem
explorado e ajude a empresa a obter os melhores
resultados. É preciso levantar todas as funcionalidades
e verificar se os módulos estão sendo explorados de
uma forma inteligente. Além disso, é muito importante
adequar a solução à realidade do negócio, seja por meio
de customizações seja integrando-a a softwares legados.
Podemos acrescentar que o engajamento dos usuários
também é muito importante para que o ERP seja
aproveitado ao máximo. Para tal, é importante treinar
os colaboradores, mostrar a eles o quanto seu dia a
dia laboral pode melhorar se o sistema for melhor
utilizado e, sobretudo, driblar as resistências naturais
que as pessoas têm em relação à tecnologia (tendem a
se sentir controladas).
As lideranças também devem explorar o sistema de
uma maneira mais estratégica, extraindo dele todas
as informações necessárias para tomar decisões, criar
planos de ação, justificar investimentos e comprovar
retornos, entre outras vantagens.
Quando a estratégia passa a ter o apoio da tecnologia,
a tendência é que a organização toda ganhe mais
competitividade e se destaque no mercado. Afinal, em
um mercado tão concorrido e frenético, as empresas
que têm uma boa governança veem seus negócios
serem muito mais sustentáveis e lucrativos.
Como você tem explorado o software de ERP da
sua empresa?
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Fundada em 2007, a Compila nasceu da parceria dos irmãos
Fernando Ribeiro (Tecnólogo em TI) e Augusto Ribeiro (Engenheiro
de Software), ambos apaixonados por tecnologia da informação.
Nós somos especializados em fornecer serviços de consultoria
sobre ERP Protheus (Totvs), além de soluções para plataformas
WEB e Mobile.

O objetivo da Compila é destacar-se pela qualidade de seus

produtos e serviços além do comprometimento excepcional de sua
equipe de consultores.

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