INDEXAÇÃO

MANUAL DO
VOLUNTÁRIO 2021

POR CAROLINA PEREIRA

Quando tudo vai mal,
consulte o manual;
quando tudo vai
bem, consulte o
manual também!
ORIENTAÇÕES O trabalho de indexação requer atenção e precisão.

GERAIS
Os dados indexados devem ser idênticos à certidão.

Jamais insira dados por dedução.

Jamais altere qualquer dado da certidão.

Se não há acentuação no nome, este não deve ser

indexado com acento.

Se há acentuação no nome, este deve ser indexado

com acento.
ORIENTAÇÕES Se houver algum nome abreviado, este deve ser indexado conforme aparecer
na certidão, sem o ponto, no campo NOME.
GERAIS
Quando um número iniciar por zero, este NÃO deve ser indexado. Exemplo: 085
deve ser indexado como 85.

Não se insere os pontos das numerações. Exemplo: 1.256 deve ser indexado
como 1256.

Se informações como número de página ou número de certidão não constarem

na certidão, os respectivos campos devem ser deixados em branco, utilizando-
se CTRL B.

Se houver conflito na grafia de um sobrenome, em que este apareça escrito de

forma diferente para o pai e para o filho, por exemplo, as diferenças devem ser
mantidas e os nomes indexados conforme apareçam na certidão.

Se houver uma assinatura na certidão onde a grafia do nome ou sobrenome

apareça diferente de como foi registrado pelo cartório, o que vale é a grafia
registrada pelo cartório, e é esta que será indexada.
ORIENTAÇÕES Antigamente era muito comum manter o sobrenome da mãe na certidão
dos filhos, ao invés do sobrenome do pai.

GERAIS Por influência católica, muitas vezes os filhos não recebiam os sobrenomes
dos pais, sendo registrados com sobrenomes como De Jesus, Dos Anjos, Da
Anunciação, do Espírito Santo, Das Virgens, Da Boa Morte, etc.

É comum aparecer anotação filho ilegítimo. Antigamente os filhos fora dos

laços de casamento eram registrados desta forma. Isso não invalida a
indexação.

A anotação filho natural é comum em registros onde somente consta o

nome da mãe. Isso não invalida a indexação.

Se a informação de sexo não constar na certidão, jamais deduza um nome

como masculino ou feminino. Se não houver nenhum dado claro na
certidão, deixe o campo em branco com CTRL B.

Palavras como filho ou filha podem ser utilizadas como indicação de sexo.
ORIENTAÇÕES Não se separa preposições dos sobrenomes. Exemplo: Dos Santos, Da Silva, devem ser indexados como sobrenome,
nunca separados.

GERAIS
Nomes compostos como Ana Maria, Maria do Carmo, Luiz Antônio, devem ser indexados como nome.

Nomes comuns como Antônio ou Luiz podem ser sobrenomes de algumas famílias. Leia sempre a certidão com
atenção.

Caso haja informações de datas conflitantes referentes a um mesmo evento, deve-se considerar a mais recente.
Exemplo: mil novecentos e sessenta e três (1973). Nesse caso a data ser inserida é 1973.

Quando uma leitura não for possível, após todas as tentativas e recursos, o nome pode ser indicado da seguinte
forma:
1 asterisco para várias letras. Exemplo: Ferna*
1 interrogação para 1 letra. Exemplo: Os?aldo

Quando o escrivão comete um erro é comum aparecer a expressão DIGO logo após a palavra errada. Isto indica que
esta palavra não deve ser considerada pois há um erro de grafia ou mesmo de palavra trocada. No final do
documento também é comum haver anotações complementares de correção. Algumas vezes aparece a expressão
EM TEMPO. É importante observar anotações complementares ou correções no campo AVERBAÇÕES.
 Antes de iniciar, verifique atentamente se todas as imagens contêm dados
a serem indexados.

PASSO 1 Páginas de abertura não são indexadas – selecionar a opção NÃO - SEM
DADOS A SEREM EXTRAÍDOS.

Páginas de encerramento não são indexadas – selecionar a opção NÃO -

SEM DADOS A SEREM EXTRAÍDOS.

Certidões repetidas não são indexadas – selecionar a opção NÃO -

IMAGEM REPETIDA.

Para imagens com mais de uma certidão, o indexador deverá criar um

novo registro para cada certidão, até que totalize todos os registros da
imagem.

Para imagens com mais de uma certidão, a ordem dos registros não
compromete a indexação do documento.
 Certidões de emancipação são indexadas como Certidões de Nascimento.

Certidões de interdição são indexadas como Certidões de Nascimento.

CERTIDÕES DE Não indexamos informações sobre avós, mas os dados dos avós são relevantes
para verificação e confirmação de sobrenomes.

NASCIMENTO
É importante verificar todo o corpo da certidão. Informações como idades dos
pais aparecem com frequência nos cantos ou nas margens das páginas, muitas
vezes identificadas somente como números, como 25/22, por exemplo.

Natimortos sem identificação de nome devem ter o campo NOME preenchido

como EM BRANCO. Quando se trata de um natimorto que recebeu nome, o
campo NOME deve ser preenchido com o nome do registro.
 TIPO DE REGISTRO - Nascimento

NÚMERO DA CERTIDÃO – número do registro

DIA DO REGISTRO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO REGISTRO – inserir o mês, selecionando a opção

CERTIDÕES DE
ANO DO REGISTRO – inserir o ano, com 4 dígitos
NASCIMENTO
DIA DO NASCIMENTO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO NASCIMENTO – inserir o mês, selecionando a opção

ANO DO NASCIMENTO – inserir o ano, com 4 dígitos

SEXO – inserir o sexo, selecionando a opção

 NOME DO PAI – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO PAI – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se

houver 2, preencher o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DO PAI – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais,

preencher aqui somente o ultimo. Neste campo se acrescenta o título FILHO, NETO, etc.

NOME DA MÃE – primeiro nome ou nome composto

CERTIDÕES DE PRIMEIRO SOBRENOME DA MÃE – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se
NASCIMENTO houver 2, preencher o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DA MÃE– preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais,

preencher aqui somente o último.

NOME DO FILHO – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO FILHO – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se

houver 2, preencher o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DO FILHO – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais,

preencher aqui somente o último. Neste campo se acrescenta o título FILHO, NETO, etc.
 Há diferentes modelos de certidão de óbito. Procure somente
os dados solicitados pelo Sistema.

Dados para natimorto ou feto devem ser inseridos

normalmente.
CERTIDÕES
DE ÓBITO Natimortos sem identificação de nome devem ter o campo
NOME preenchido como EM BRANCO. Quando se trata de um
natimorto que recebeu nome, o campo NOME deve ser
preenchido com o nome constante no registro.

Quando houver 2 ou mais cônjuges declarados na certidão,

deve-se inserir somente o mais recente.
 TIPO DE REGISTRO – Óbito

NÚMERO DA CERTIDÃO – número do registro

DIA DO REGISTRO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO REGISTRO – inserir o mês, selecionando a opção

ANO DO REGISTRO – inserir o ano, com 4 dígitos

CERTIDÕES NOMES DO FALECIDO – primeiro nome ou nome composto

DE ÓBITO PRIMEIRO SOBRENOME DO FALECIDO – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se

houver 2, preencher o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DO FALECIDO – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais,

preencher aqui somente o último. Neste campo se acrescenta o título FILHO, NETO, etc.

SEXO – inserir o sexo, selecionando a opção

IDADE – inserir a idade, sem o zero à esquerda

ANO DO NASCIMENTO – inserir o ano, com 4 dígitos

 NOMES DO PAI – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO PAI – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se houver 2, preencher
o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DO PAI – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais, preencher aqui
somente o último. Neste campo se acrescenta o título FILHO, NETO, etc.

NOMES DA MÃE – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DA MÃE – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se houver 2,

preencher o primeiro.

CERTIDÕES
SEGUNDO SOBRENOME DA MÃE – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais, preencher aqui
somente o último.

DE ÓBITO NOMES DO CÔNJUGE – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO CÔNJUGE – se houver somente 1 sobrenome, preencher aqui. Se houver 2,

preencher o primeiro.

SEGUNDO SOBRENOME DO CÔNJUGE – preencher o Segundo sobrenome. Se houver 3 ou mais, preencher

aqui somente o último. Neste campo se acrescenta o título FILHO, NETO, etc.

DIA DO FALECIMENTO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO FALECIMENTO – inserir o mês, selecionando a opção

ANO DO FALECIMENTO – inserir o ano, com 4 dígitos

 art. 53 da Lei 6015/73: "No caso de ter a criança nascido morta
ou no de ter morrido na ocasião do parto, será, não obstante,
feito o assento com os elementos que couberem e com remissão
ao do óbito.
§ 1º No caso de ter a criança nascido morta, será o regitro feito
no livro 'C Auxiliar', com os elementos que couberem.
CERTIDÕES § 2º No caso de a criança morrer na ocasião do parto, tendo,
entretanto, respirado, serão feitos os dois assentos, o de
DE ÓBITO DE nascimento e o de óbito, com os elementos cabíveis e com
remissões recíprocas."
CRIANÇAS QUE
NASCEM VIVAS COM OBSERVAÇÃO: Não será dado nome caso de "natimorto", o
registro será efetuado no livro "C-Auxiliar", com o índice em

MORTE nome do pai ou da mãe, dispensando o assento de nascimento.

Se a criança chegou a respirar, morrendo por ocasião do parto,
SUBSEQUENTE serão feitos, necessariamente, os 2(dois) assentos, o de
nascimento e o de óbito, com os elementos cabíveis e remissões
recíprocas.
 Há diferentes modelos de certidão de matrimônio /
casamento. Procure somente os dados solicitados pelo
sistema.

Os dados dos noivos / nubentes sempre correspondem ao

nome de SOLTEIRO.
CERTIDÕES DE
MATRIMÔNIO Algumas certidões trazem tanto as datas dos proclames como
as datas do casamento. Somente as datas do casamento são
indexadas.

Há certidões que indicam o estado civil dos noivos anterior ao

casamento. Exemplo: o noivo era viúvo e a noiva era solteira.
Esta informação não é relevante para a indexação.
 TIPO DE REGISTRO – casamento / matrimônio

NÚMERO DA CERTIDÃO – número do registro

DIA DO REGISTRO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO REGISTRO – inserir o mês, selecionando a opção

CERTIDÕES DE ANO DO REGISTRO – inserir o ano, com 4 dígitos

MATRIMÔNIO DIA DO MATRIMÔNIO – inserir o dia, sem o zero à esquerda

MÊS DO MATRIMÔNIO – inserir o mês, selecionando a opção

ANO DO MATRIMÔNIO – inserir o ano, com 4 dígitos

NOME DO NOIVO – primeiro nome ou nome composto

IDADE DO NOIVO – se não constar na certidão, não se deve calcular. Nesse caso, deixe em
branco
 ANO DE NASCIMENTO DO NOIVO – inserir o ano, com 4 dígitos

NOMES DO PAI DO NOIVO – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO PAI DO NOIVO – conforme padrão

SEGUNDO SOBRENOME DO PAI DO NOIVO – conforme padrão

NOMES DA MÃE DO NOIVO – primeiro nome ou nome composto

CERTIDÕES DE
MATRIMÔNIO
PRIMEIRO SOBRENOME DA MÃE DO NOIVO – conforme padrão

SEGUNDO SOBRENOME DA MÃE DO NOIVO – conforme padrão

NOMES DA NOIVA – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DA NOIVA – considerar o nome de solteira

SEGUNDO SOBRENOME DA NOIVA – considerar o nome de solteira

 IDADE DA NOIVA – se não constar na certidão, não se deve calcular. Nesse caso,
deixe em branco

ANO DE NASCIMENTO DA NOIVA – inserir o ano, com 4 dígitos

NOMES DO PAI DA NOIVA – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DO PAI DA NOIVA – conforme padrão

CERTIDÕES DE
MATRIMÔNIO SEGUNDO SOBRENOME DO PAI DA NOIVA – conforme padrão

NOMES DA MÃE DA NOIVA – primeiro nome ou nome composto

PRIMEIRO SOBRENOME DA MÃE DA NOIVA – conforme padrão

SEGUNDO SOBRENOME DA MÃE DA NOIVA – conforme padrão

 Atenção à nomenclatura de registros de outros países.
Certifique-se de que esteja familiarizado com as principais
referências.

PASSAPORTES Outros membros da família podem aparecer mencionados no

passaporte. Nesta caso, novos registros devem ser criados para
eles, com a indicação de PARENTE e a seleção correspondente.

Para registros adicionais de parentes, deve-se inserir o mesmo

número de passaporte para todos, e os dados disponíveis.
 Passaportes trazem variações de nomes. Quando houver
variações, deve-se usar OU entre os nomes possíveis.
Exemplo: João da Silva ou João dos Santos. Ao indexar:
Nome: João
Primeiro sobrenome: da Silva OU dos Santos

O número da página sempre vai estar à margem, fora do

quadrado. Verifique na margem de cima, ao lado ou na
PASSAPORTES margem inferior da página.

Quando houver mais de 1 informação sobre o destino, sempre

separar com vírgula. Exemplo: São Paulo – Brazil. Indexar:
Destino: São Paulo, Brazil
PASSAPORTES
 TIPO DE REGISTRO – dono ou parente

NÚMERO DA PÁGINA – conforme padrão

NÚMERO DO PASSAPORTE – conforme padrão

ANO DE EMISSÃO DO PASSAPORTE – conforme padrão

DESTINO – se houver mais de um local, separar por vírgula

PASSAPORTES NOMES – conforme padrão

PORTUGAL PRIMEIRO SOBRENOME – conforme padrão

SEGUNDO SOBRENOME – conforme padrão

IDADE – conforme padrão

ANO DE NASCIMENTO – conforme padrão

SEXO – conforme padrão

NOMES DO PAI – conforme padrão

 PRIMEIRO SOBRENOME DO PAI – conforme padrão

SEGUNDO SOBRENOME DO PAI – conforme padrão

NOMES DA MÃE – conforme padrão

PASSAPORTES PRIMEIRO SOBRENOME DA MÃE – conforme padrão

PORTUGAL
SEGUNDO SOBRENOME DA MÃE – conforme padrão

FREGUESIA DE NASCIMENTO – corresponde à região, como o município. Para o passaporte

estrangeiro há opções para o indexador escolher, o que facilita a indexação, mas não
constam todos, é necessário confirmer e pesquisar.

CONCELHO DE NASCIMENTO – corresponde à região, como o Estado. Deve constar

juntamente com a informação da frequesia de nascimento. Atenção para não confundir
com o Concelho de residência, que aparece no final do formulário.
 Freguesias do
Concelho de
Oliveira
de Azeméis

Freguesias do Concelho de Anadia

FREGUESIAS E CONCELHOS
FERRAMENTAS
Voltar à indexação via Web –
retorna à página inicial da
indexação
Abrir Verificação de Qualidade
– verifica se há alguma
pendência no preenchimento
Enviar Lote – envia o lote
finalizado ao sistema
Barra de Ferramentas
Marcar o campo como em branco –
utilizar esta função para campos em
branco, de acordo com o padrão de
preenchimento. Também é possível
usar o atalho CTRL + B
Marcar o campo como ilegível –
utilizar esta função para campos
onde os dados estejam rasurados,
manchados, rasgados ou de
impossível leitura. Também é
possível usar o atalho CTRL + U
Acrescentar registros – utilizar
esta função para acrescentar
mais registros para imagens
que contenham certidões
múltiplas. Também é possível
usar o atalho CTRL + SHIFT +
TECLA +
Excluir registros – utilizar esta
função para excluir registros
excedentes para imagens.
Também é possível usar o
atalho CTRL + SHIFT + TECLA -
Copiar o texto do mesmo
campo no registro anterior e
colar no registro selecionado –
copie dados para serem
transportados a outro campo.
Também é possível utilizar o
atalho CTRL + D
Barra de Ferramentas
Copiar o texto do campo
selecionado para todos os campos
correspondentes seguintes – copie
dados para serem transportados a
outros campos. Também é possível
utilizar o atalho ALT + SHIFT + D
Copiar o texto do registro anterior e
colar no registro selecionado –
copie dados para serem
transportados a outros campos.
Também é possível utilizar o atalho
CTRL + SHIFT + D
Exemplos de caligrafias –
oferece uma lista de modelos
de grafias de escrita cursiva
Caracteres internacionais –
oferece uma lista de caracteres
de escrita internacional, para
precisão da digitação de
nomes estrangeiros
Barra de Ferramentas
Compartilhar o lote Instruções do projeto – abre o
campo de instruções:
• O que procurar durante a revisão
• O que deve ser indexado
• O que devemos saber sobre este
projeto
• Recursos Adicionais
A LEITURA DESTAS INSTRUÇÕES
DEVE ACONTECER
OBRIGATORIAMENTE ANTES DO
INÍCIO DE UM NOVO PROJETO

Informações sobre o lote –
Indicação do nome da imagem
e do ID do lote
Lote
Verificação de qualidade –
verifica se há alguma
pendência no preenchimento
Enviar o lote – envia o lote
finalizado ao sistema
Devolver o lote – devolve o
lote ao sistema
Reindexar o lote – ferramenta
para o revisor. Devolve o lote
ao sistema para reindexação.
Há a possibilidade de manter
ou de excluir os dados
previamente indexados
Voltar à indexação via Web –
retorna à página inicial da
indexação
Configurações
• Destaque – ajuste da
ferramenta da barra de
destaque
• Preenchimento automático –
ajuste do padrão de
preenchimento automático doa
campos
• Idioma – alteração do idioma
• Diálogos de confirmação –
mostra a opção reverter para
revisões
Para ativar a ferramenta Mostrar
Destaque, selecione a opção na
Entrada de Dados. Para desativá-la,
repita a operação.
Para personalização, selecione a opção Configurações em Lote.

Mostrar Destaque
 A barra de destaque permite
seleção e marcação de dados
específicos durante a leitura e a
indexação. Em certidões antigas
em formato de texto esta
marcação é bastante útil,
principalmente para localização
durante a pesquisa.

A cor e a transparência podem

ser ajustadas. Mesmo após
fechar um documento não
finalizado, a barra permanece
no ponto marcado.

Mostrar Destaque
 Em lotes que apresentam sua última
certidão incompleta, as informações
pendentes devem ser verificadas no
lote seguinte, através da opção
IMAGEM PARA REFERÊNCIA. Ela
aparecerá no canto inferior direito.

Observe que estes dados não fazem

parte do seu lote atual, mas são
importantes para que a indexação
seja finalizada.

Esses mesmos dados de referência

aparecerão no lote seguinte, para
outro indexador. Conforme a regra,
somente indexamos a partir da
primeira certidão completa da
Páginas de Referência página. Isso se deve ao fato de haver
um “restante” de outra certidão,
que já está sendo inserido em sua
certidão de origem.
Em lotes que apresentam difícil
visibilidade, por serem muito claros
ou apagados, a opção inverter
escurece o documento, o que pode
facilitar a leitura.

Inverter
Em lotes que apresentam difícil
visibilidade, por serem muito claros
ou apagados, a opção de ajuste de
brilho e contraste pode auxiliar o
tratamento da imagem.

Ajuste de Imagem
Pesquisa de
Nomes
Identificar a escrita correta de um
nome é, por diversas vezes, um
desafio. Para nos auxiliar com a
pesquisa há sites com banco de dados
para comparações.

O site https://forebears.io/ é uma

ferramenta gratuita.

Forenames: pesquisa de nomes

Surnames: pesquisa de sobrenomes
Pesquisa de Nomes

Exemplo de uma pesquisa de sobrenome FANECO, de um imigrante

português para o Brasil em 1891.
 Abreviações
7bro = setembro
8bro = outubro Comuns
Alz' = Alvares deligas = diligências Jhs'., ihus'., Jhus. = Jesus
Anto = Antônio E. R. Mce = espera receberá mercê Joph. = Joseph ou José
Azdo = Azevedo Evang’os =Evangelhos Lxa ou Lixa = Lisboa
C.na = Catarina fo, fa = filho, filha l.o., ou legit.o, legita, legta, legta, legma =
Da = Dona feuro, feuro, Feuro = fevereiro legítimo, legítima
da Va = dita Vila Fonca = Fonseca Ma = Maria
Dis = Dias Franco, franco, Franco, Frco, frco; Ma dias = Maria Dias
Diz e Diz (com til sobre o i) = Frca = Francisco, Francisca Mz = Munis ou Martins
Diniz frega ou fga = Freguesia Mel = Manuel
do, da = Dito, dita Frra, frra, Fera = Ferreira mor, mora = morador, moradora
Dos dias = Domingos Dias Frz', ou frz' = Fernandes minha lça = minha licença
Dos, Das = Domingos, Glz' ou glz' = Gonçalves miza = Misericórdia
Domingas Imo = Jerônimo Mnz . = Martins
Dtor = Doutor impedimto- = impedimento Montro, montro = Monteiro
de prezte = presentemente in facie ecctiae = in facie ecclesiae Mrco = Março
delegcas = diligências Janro, Janrro, Janr = janeiro N. Sra = Nossa Senhora
 Abreviações
Comuns
nal = natural Ryo de Janro = Rio de Janeiro
nal da V.a = natural da vila S.er = Senhor
nascidos de hum ventre = filhos gêmeos Sagr. Con. trid. e Constoe(n)s deste Arc. = Sagrado
nesseco = necessário Concílio Tridentino e Constituições deste
9bro, Novbro = novembro Arcebispado
P. C. = passar carta, dar autorização SMq'Ds'., SMDs'. = Sua Majestade que Deus guarde
pa = para Snra. = Senhora
Pe = Padre Suppte, suppte = suplicante
Po = Pedro ou Pero Teixra., teixra., teixra = Teixeira
preztes = presentes testas ou tas = testemunhas
Prra,prra, Pera = Pereira V. Illma e Rma = Vossa Ilustríssima e Reverendíssima
q' = queq' Ds'. guarde como deso. = que Deus o guarde Va = Vila
como desejo VM, Vmce = Você, o Senhor, a Senhora
ribro = Ribeiro X = Cris (como em Cristo)
Roiz = Rodrigues Xer = Xavier
Roiz’ = Rodrigues

NÃO É FUNÇÃO DO
REVISOR
Preencher campos
deixados em branco DE
PROPÓSITO
Criar novos registros
para certidões múltiplas
que não foram
finalizados
Adivinhar dados
É FUNÇÃO DO REVISOR
Corrigir digitação
Corrigir padronização
Corrigir informação trocada
TAMBÉM É FUNÇÃO
DO REVISOR
Devolver para
reindexação lotes com
muitos erros.
REVISORES
O trabalho de indexação é sagrado e o
O revisor corrige
revisor é o último filtro de um trabalho de
pequenos erros, mas
qualidade e seriedade.
não refaz o trabalho do
indexador. Deve
devolver para O revisor tem o dever de corrigir e jamais
reindexação lotes com permitir qualquer leviandade com a Obra
muitos campos em do Salvador.
branco
Denunciar indexação Estamos cuidando de pessoas de ambos os
desonesta através da lados do véu, que merecem todo o nosso
opção opção respeito através de um trabalho sério e
COMENTÁRIOS digno.