1. O que é o Invoice Response?

O Invoice Response é uma interface do sistema SAP da Vale enviado para todos os
fornecedores após a emissão da Nota Fiscal.
O objetivo desta interface é informar ao fornecedor se a nota fiscal emitida está de
acordo com o pedido da Vale ou não, através dos status “Accepted” ou “NotAccepted”
Notas fiscais que não têm o Invoice Response Aceito não são recebidas na Vale,
gerando devoluções de materiais e caminhões parados nas portarias. Desta forma, a
fim de evitar problemas no recebimento das mercadorias, somente notas fiscais com
Invoice Response Aceito devem ter a sua coleta solicitada.
2. Como conferir se o meu Invoice Response está aceito ou recusado?
O Invoice Response pode ser conferido através do portal da Quarem/Ariba, no campo
Resposta da Nota Fiscal, coluna “Propósito”. O status “Accepted”” significa que a sua
nota foi aceita e o “NotAccepted” indica que a sua nota fiscal não foi aceita:

Ao clicar na nota fiscal é possível identificar o motivo do erro ocorrido com a sua nota,
preenchido no campo “Notas do Comprador”:

3. O que devo fazer para que o meu Invoice Response seja sempre ACEITO?
No momento do recebimento da ordem de compra, antes de emitir a nota fiscal contra
a Vale, o fornecedor deverá realizar a conferência do pedido para garantir que os
dados estão de acordo com as condições comerciais acordadas com a Vale. Os
seguintes campos deverão ser conferidos:

 Nº do Pedido
 Nº do Item
 Origem do Material
 Unidade de medida
 Impostos
 CNPJ
 NCM
 Base Substituição Tributária
 Valor Substituição Tributária
 Base ICMS
 Alíquota ICMS
 Alíquota IPI
 CST (Código da Situação Tributária de ICMS)
 Utilização de mercadoria (revenda, ativo, insumo, consumo)

Caso algum dado esteja divergente, o fornecedor deverá abrir chamado “Acerto de
Pedido s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a
correção do campo divergente.
Após correção do pedido e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota
fiscal exatamente igual aos dados do pedido.
Obs.: O número do pedido sempre deverá ser preenchido na tag “xPed” e o número do
item na tag “nItemPed” no xml da NFe. Para preenchimento deverão ser considerados
somente números. Caso estes campos do xml não sejam preenchidos corretamente, o
invoice response será não aceito. Neste caso a sua nota será rejeitada.
4. O que fazer se o seu Invoice Response estiver não ACEITO?
O fornecedor deverá conferir o motivo de erro e verificar se a nota fiscal foi emitida
corretamente. Caso seja um erro de emissão do fornecedor, o mesmo deverá cancelar
a nota fiscal, comunicar o cancelamento da nota através do chamado SAC –
Recebimento Fiscal > Notificar Alteração em XML, no caminho
https://valeglobalservices.com. Após conclusão do chamado deverá emitir nova nota
fiscal.
Se o erro estiver no pedido, o fornecedor também deverá cancelar a NFe e comunicar
a Vale através do chamado SAC – Recebimento Fiscal > Notificar Alteração em XML, no
caminho https://valeglobalservices.com. Após cancelamento da nota fiscal e
comunicação à Vale via chamado, a solicitação de alteração deverá ser realizada
através do chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no caminho:
https://valeglobalservices.com
Após correção e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal
exatamente igual aos dados do pedido.
5. O que devo fazer caso a emissão da NFe for exatamente igual ao pedido e
mesmo assim o invoice response estiver não aceito?
Caso o pedido esteja correto, a nota fiscal esteja exatamente igual ao pedido e, mesmo
assim, o invoice estiver negativo, o fornecedor deverá aguardar tratamento da nota
automaticamente pela Vale, em até 24 horas, sem a necessidade de abertura de
chamado. Assim que a nota for tratada seu invoice será aceito no portal da
Quadrem/Ariba.
Caso o status do invoice não tenha sido alterado para “aceito” dentro de 24 horas e o
prazo para cancelamento da nota fiscal estiver se aproximando, sugiro a abertura do
chamado “DANFE aguardando confirmação”, no caminho:
https://valeglobalservices.com, para que a nota fiscal seja tratada pela equipe do SAC.
6. Quando devo gerar a coleta para a transportadora?
As coletas deverão ser geradas para a transportadora somente após emissão da NFe e
recebimento do Invoice Response Aceito.
A primeira página do Invoice Response deverá ser impressa e entregue para
transportadora, juntamente com a NFe.
A partir de 20/06/2016 as transportadoras não coletarão mercadorias sem o invoice
response aceito.
7. Quais são os benefícios de enviar para a Vale somente as notas com o Invoice
Response Aceito?
 Agilidade no pagamento das NFs .
 Entrada sem bloqueio na portaria.
 Redução da estadia de veículos na portaria.
 Redução de devoluções de mercadoria.
 Melhora na disponibilização das mercadorias para operação.
 Redução de re-entregas.

8. A partir de quando começa a valer a regra do invoice reponse?

A regra já vale para alguns fornecedores, entretanto será válida para TODOS os
fornecedores FOB / EXW e FCA a partir de 20/06/2016.

9. O que devo fazer quando for necessário o cancelamento da minha nota fiscal?
Toda vez que houver a necessidade de cancelamento da nota fiscal, o fornecedor
deverá comunicar o cancelamento da mesma através do chamado SAC – Recebimento
Fiscal > Notificar Alteração em XML, no caminho https://valeglobalservices.com.
Somente após conclusão do chamado deverá ser emitir nova nota fiscal.
10. O que devo fazer quando a Vale interpretar a tributação diferente do que será
destacado na minha NFe?
Toda vez que o pedido tiver uma alíquota de imposto divergente do que for ser
faturado pelo fornecedor, o mesmo deverá abrir um abrir chamado “Acerto de Pedido
s/NF Emitida”, no caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a correção do
campo divergente.
Após correção do pedido e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota
fiscal exatamente igual aos dados do pedido.
11. O que devo fazer quando o chamado de “Acerto de Pedido s/NF Emitida” for
concluído no SAC e o meu pedido não for alterado no portal Quadrem/Ariba?
Neste caso pode ser que tenha ocorrido algum erro de integração entre Ariba e
Fornecedor. Sugerimos entrar em contato com o 08007621434 da Ariba e solicitar
reenvio da alteração da ordem de compra
12. Qual o prazo para receber um invoice response?
O envio do invoice response ocorre imediatamente após a emissão da NFe. Caso
nenhuma resposta seja recebida após 1 hora da emissão na NFe, provavelmente houve
um erro de integração na nota fiscal enviada para Vale.
13. O que devo fazer se não receber a resposta do Invoice Response?
Normalmente o invoice response não é enviado para o fornecedor quando ocorrem os
seguintes motivos de erros:

 Pedido Inválido
 Erro na unidade de medida no cadastro do item
 Problemas de interface com a SEFAZ

O principal erro ocorrido é a queda do sistema SEFAZ. Neste caso o fornecedor deverá
aguardar aproximadamente umas 3 horas para ver se o sistema retornar e o invoice
response seja enviado.
Caso após este prazo nenhuma resposta seja enviada, o fornecedor deverá abrir
chamado “DANFE aguardando confirmação”, no caminho:
https://valeglobalservices.com, para que o erro seja verificado pela equipe do SAC.

14. Como devo proceder quando a NFe for emitida em ambiente de contingencia,
onde a Vale verifica sua emissão na Sefaz?
Não deverão ser emitidas notas fiscais em contingência para a Vale, uma vez que notas
emitidas em contingência não terão o invoice response.
15. O prazo de entrega dos materiais irá contar a partir do recebimento da ordem
de compra, ou após a solução de alguma divergência?
Não há alteração nos prazos de entrega de materiais devido ao início do projeto
invoice response.
16. Quando for ser gerado a ASN no Quadrem, a nota fiscal será um campo
obrigatório?
A nota não será um campo obrigatória, entretanto solicitamos que sempre informem a
nota fiscal sem dígito no campo destinado ao preenchimento da nota fiscal, para que a
transportadora consiga vincular o seu ASN ao seu invoice response
 Preencher número da
nota sem dígito
12345

17. Qual o prazo de conclusão do chamado no SAC?

Não há um prazo estipulado, entretanto historicamente o prazo médio de tratamento
é de 50 horas
18. No caso de entrega feito pelo próprio fornecedor (CIF), deverá seguir este
mesmo procedimento de conferência do invoice response?
Não há a necessidade de seguir este procedimento, entretanto aconselhamos
fortemente que este processo seja seguido e não sejam enviadas notas fiscais com o
invoice response não aceito para a Vale, para evitar que sejam geradas estadias dos
seus veículos na portaria da Vale ou até mesmo rejeição de material.

19. O fornecedor é penalizado quando solicitamos revisão do pedido?

Não há penalidade para solicitar a revisão do pedido. A conferência do pedido deve ser
um hábito constante que deverá ser realizado pelo fornecedor para melhora a sua
assertividade de notas fiscais (notas fiscais emitidas corretamente conforme pedido).

20. E se eu solicitar uma coleta com o invoice response não aceito? A

transportadora irá recusar?
Sim. A partir de 20/06 nenhuma coleta será realizada pela transportadora se não tiver
o arquivo invoice response aceito.
21. Quanto que o processo se inicia? Ao enviar o XML da NFe para a
Quadrem/Ariba?
O processo se inicia tão logo a nota fiscal seja emitida pelo fornecedor e seja enviada
para a vale via Quadrem/Ariba. Neste momento a NFE é entregue no SAP para que
todas as conferências sejam iniciadas, bem como o envio do invoice response.
22. O documento Invoice Response é obrigatório acompanhar com a nota Fiscal?
Sim. Sempre deverá ser impressa a primeira página do invoice response e anexá-la à
nota fiscal.
23. Quando será a migração para o Nimbi? O que mudará neste novo portal?
O portal Nimbi entrará em produção na segunda quinzena de julho. Maiores
informações serão repassadas aos fornecedores em breve, através da equipe
responsável pela implementação do novo portal.
24. Para quais operações (venda / reparo / transferência) o invoice response é
obrigatório?
O invoice response só é valido para as notas fiscais emitidas referente às vendas de
materiais. Não se aplica aos fluxos de envio para reparo, retorno de reparo e
transferência.
25. Quais empresas não participam do invoice response?
 Ferrovia Centro Atlântica – FCA
 Mineração Corumbaense Reunidas - MCR
 Instituto Tecnológico Vale – ITV
 Vale Manganês
26. Após a conferência do pedido e verificada alguma irregularidade, o
comprador não deverá ser contatado. Somente poderá ser efetuada a correção
através do "valeglobalservices"?
Sugerimos que o contato ocorra primeiramente através do chamado via
valeglobalservices, para devido direcionamento da tratativa do erro na Vale.

27. E no caso das notas fiscais emitidas nas sextas-feiras, como vamos saber se a
nota fiscal está de acordo?
A resposta do invoice response é automática, portanto o fornecedor terá tempo hábil
para se programar quanto a geração da coleta ou cancelamento da nota fiscal.
28. Caso não seja inserido o CNPJ da transportadora no campo destinado aos
dados de transporte da NFe, a nota fiscal será recusada?
Não, este campo não implica na recusa da NFe, entretanto solicitamos que todos os
fornecedores preencham este campo, para que seja possível o envio dos arquivos do
xml da NFe e invoice response à transportadora.
29. Ao receber o pedido é necessário conferir todas as informações, inclusive
impostos. Entretanto os pedidos não informam o valor e a alíquota da Substituição
Tributária. Existe a possibilidade de vir com esta informação?
A partir do novo portal Nimbi, com previsão de go live (implementação) na segunda
quinzena de julho/2016, esta informação será enviada.
Enquanto esta informação não estiver sido enviada, os fornecedores poderão verificar
a origem do material no pedido, se a mesma está de acordo. A alteração da “origem”
ou correção da mesma, indica o CST correto.

30. Sou um fornecedor com emissão de notas fiscais em Minas Gerais. Como devo
proceder com este novo processo de emissão da NFe antes da geração da coleta, já
que a transportadora tem até 24 horas da data de saída da NFe para emissão do CTe?
Para os fornecedores que possuem unidades em MG (emissão de NFe), as notas fiscais
deverão ser emitidas sem data de saída e deverá ser utilizado o SIARE para validação
da data de saída da nota fiscal no dia de coleta da Della Volpe.
Este procedimento deverá ser realizado para que tenhamos tempo hábil para correção
de possíveis erros das notas fiscais, sem necessidade de cancelamento da nota, uma
vez que a transportadora tem por obrigação que realizar a emissão do Cte no máximo
no dia seguinte ao da data de saída da Nfe.

31. Para fornecedores localizados em cidades fora do estado de Minas Gerais

também será necessário fazer a validação no SIARE?
Não. A validação no SIARE é necessária somente para fornecedores que emitem nota
fiscal em Minas Gerais.

32. O que devo fazer caso a transportadora não coletar o meu material na data e
eu já tiver realizado a validação no SIARE?
O registro no SIARE pode ser cancelado em até 24 horas. Se a transportadora avisar
que não irá coletar a tempo o registro deverá ser cancelado e realizado novamente no
ato da coleta. No manual do registro do SIARE consta esta informação.

33. Quando devo usar a plataforma “valeglobalservices” e o portal quadrem?

A plataforma “valeglobalservices” deverá ser utilizada para abertura dos chamados:

 Acerto de pedido sem NF emitida – solicitar alteração do pedido antes da

emissão da NFe
 DANFE aguardando confirmação – solicitar pequenas correções depois da NFe
emitida.
 Notificar alteração do XML – informar sempre que a nota fiscal for cancelada

O portal da Quadrem deve ser utilizado para:

 Receber o pedido Vale

 Gerar ASN
 Conferir o Inoive Response
 Outras funcionalidades já existentes com o fornecedor.

34. O número da ASN e de Coleta deve aparecer em algum lugar? Devemos

imprimir esse documento e anexar a NF? Pois atualmente temos que mencionar as
informações em observações da NF.
O número da coleta/ASN pode ser conferido no portal Quadrem/Ariba. Caso possuem
dúvidas nesta conferência, favor entrar em contato no 08007621434 da Quadrem e
solicitar instrução.
Não há necessidade de impressão do ASN para acompanhar a mercadoria.
A informação da coleta no campo de observação da nota é para controle interno da
transportadora. Poderá continuar a ser mencionado.

35. A NFe depois de emitida continuará sendo para nfe@quadrem.net ou será

enviada para outro endereço?
A NFe deverá continuar sendo enviada para nfe@quadrem.net.
36. Em caso de redespacho, podemos emitir nota fiscal com CNPJ de outra
transportadora e entregar na Della Volpe?
Sim. A necessidade de informar os dados da transportadora da Vale no campo “dados
de transporte” da nota fiscal é obrigatório somente para fornecedores contratados nas
modalidades EXW / FOB. Para fornecedores contratados na modalidade FCA, pode
emitir a NFe com os dados da transportadora que fará a entrega no galpão da
transportadora da Vale.

37. Como devo proceder com a emissão de notas para Mangaratiba?

As notas fiscais destinadas à Mangaratiba devem ter os impostos ICMS – 18% e FECP –
2% destacados.
Os pedidos emitidos antes de 10/05/2016 deverão ser atualizados, para passarem a
considerar a nova alíquota.
Neste caso, podem ser abertos chamados de “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no
caminho: https://valeglobalservices.com, solicitando esta atualização.
38. Como iremos identificar quando o erro será considerado como não exclusivo
do fornecedor?
São erros exclusivos do fornecedor:

Todos estes motivos que demandam unicamente ação do fornecedor na conferência

do pedido antes da emissão da nota fiscal, serão rejeitados automaticamente para que
a nota fiscal seja reemitida corretamente conforme pedido. Neste caso o fornecedor
deverá cancelar a nota fiscal, abrir chamado no SAC informando o cancelamento.
Caso o erro esteja no pedido, o fornecedor deverá abrir chamado no SAC da Vale
(https://valeglobalservices.com), com o tipo de problema "Acerto de Pedido s/NF
Emitida" e informar as divergências encontradas. Após tratativa do chamado, reemitir
corretamente a Nota Fiscal.
Caso o erro tenha sido na emissão da Nfe pelo fornecedor, após conclusão do
chamado de cancelamento de Nfe, o fornecedor deverá emitir nova nota fiscal
corretamente.

39. Nossa empresa é optante pelo Simples e nossos pedidos sempre vem com
impostos destacados, tem alguma coisa que posso fazer para meus pedidos serem
emitidos sem os destacamentos?
Primeiro o fornecedor deverá verificar no cadastro de fornecedor se o mesmo está
com setor industrial cadastrado corretamente, ou seja, nesse caso 032 - Simples
Nacional. Se estiver incorreto deverá solicitar alteração do cadastro. Nos casos de
pedidos SPOT, esta alteração deverá ser feita através do contato com o seu comprador.
Se o fornecedor estiver cadastro como simples no sistema e mesmo assim o pedido
sair incorreto, deverá ser aberto o chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida”, no
caminho: https://valeglobalservices.com solicitando a correção do campo divergente,
antes da emissão da Nfe.
Após correção do pedido e resposta do chamado, o fornecedor deverá emitir a nota
fiscal exatamente igual aos dados do pedido.