MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO MONDAY

Elaboração: Kaio Queiroz

Data: 22/02/2024
Rev: 00
SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO E OBJETIVOS................................................................ 5

2. VISÃO GERAL ........................................................................................ 6

2.1. Áreas de Trabalho............................................................................. 7

2.2. Quadros ............................................................................................ 8

2.2.1. Quadro Executivo ....................................................................... 8

2.2.2. Quadro de Gestão .................................................................... 11

2.3. Automatizações dos Quadros ......................................................... 13

3. FUNCIONAMENTO DOS QUADROS EXECUTIVOS........................... 14

3.1. Preenchimento do Escopo .............................................................. 15

3.2. Colunas ........................................................................................... 15

3.2.1. Controle de Tempo e Responsável .......................................... 16

3.2.1. Responsável ............................................................................. 16

3.2.2. Status, Atuação e Observação ................................................. 17

3.2.3. Cronograma, Dependência e Estimativa de prazo ................... 18

3.2.4. Arquivos.................................................................................... 19

3.2.5. Última atualização .................................................................... 20

3.3. Compartilhando as visualizações .................................................... 20

3.4. Filtros e Pesquisas .......................................................................... 22

4. FUNCIONAMENTO QUADRO DE GESTÃO ........................................ 23

4.1. Kick-Off ........................................................................................... 24

4.2. Gestão ............................................................................................ 25

4.3. Regulação ....................................................................................... 26

4.4. Arquivos .......................................................................................... 27

4.5. Experiência do Cliente .................................................................... 27

4.6. Financeiro ....................................................................................... 28

4.7. Terceiros ......................................................................................... 28

2
5. FUNCIONAMENTO DO QUADRO CONSULTORIAS E ESTUDOS..... 29

6. FUNCIONAMENTO DO QUADRO ASSESSORIA REGULATÓRIA ..... 29

7. CONCLUSÃO ....................................................................................... 31

3
LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Estrutura Organizacional Monday. ................................................. 6

Figura 2 - Grupos, Itens e Subitens de um quadro executivo. ....................... 9
Figura 3 - Barra de pesquisa e filtros. .......................................................... 10
Figura 4 - Visualizações pré-definidas dos "Quadros". ................................ 10
Figura 5 - Conjuntura atual dos quadros de gestão. .................................... 11
Figura 6 - Compartilhamento do Quadro para visualização do cliente. ........ 21
Figura 7 - Exemplo 1 de utilização da aba de pesquisa. .............................. 22
Figura 8 - Exemplo 2 de utilização da aba de pesquisa. .............................. 23
Figura 9 - Disposição do quadro de Gestão. ................................................ 24
Figura 10 - Grupo de Kick-off. ...................................................................... 24
Figura 11 - Representação do Grupo Gestão. ............................................. 26
Figura 12 - Grupo Arquivos, Quadro de Gestão........................................... 27
Figura 13 - Grupo Experiência do cliente. .................................................... 28
Figura 14 - Grupo do Financeiro, Quadro de Gestão. .................................. 28
Figura 15 - Grupo dos terceiros. .................................................................. 29
Figura 16 - Validação Comercial. ................................................................. 30
Figura 17 - Grupo Atividades, Quadro de Assessoria Regulatória. .............. 30

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1. INTRODUÇÃO E OBJETIVOS

Este manual visa fornecer um guia abrangente para o uso eficaz da

plataforma Monday na Energo, estabelecendo padrões e diretrizes que
garantam a consistência e qualidade na execução das atividades. Seus
objetivos fundamentais incluem orientar os colaboradores sobre as melhores
práticas de utilização da plataforma, promover a transparência e
confiabilidade das informações e auxiliar o gestor do projeto a liderar de forma
eficiente.

De fato, o gestor do projeto desempenha um papel central no sucesso

das iniciativas, sendo responsável por coordenar equipes, definir metas e
prazos e tomar decisões estratégicas. Nesse contexto, a rastreabilidade das
informações é outro aspecto fundamental abordado neste manual. Ao
registrar e acompanhar todas as etapas e decisões tomadas ao longo do
projeto, é possível identificar eventuais falhas, corrigir desvios e aprender com
experiências passadas.

Não menos importante, o detalhamento das atividades dentro da

plataforma, também é enfatizada como uma prática essencial para garantir a
integridade e transparência das operações, de forma que fique claro a todos
os colaboradores quais serão os próximos passos para o sucesso do projeto.
Além disso, é importante destacar a liberdade de estruturação das atividades
pelo gestor do projeto. A plataforma Monday oferece uma variedade de
ferramentas e recursos que permitem personalizar os processos e adaptá-los
às necessidades específicas de cada projeto.

Nesse contexto, é essencial destacar que este Manual não se configura

como um treinamento de gestão de projetos, nem mesmo da plataforma como
um todo, mas sim como um documento de suporte destinado a documentar o
padrão de execução das atividades, visando assegurar que todos os usuários
possam produzir materiais alinhados com os padrões estabelecidos pela
Energo. Portanto, é fortemente recomendado que os colaboradores que não
estejam familiarizados com a plataforma Monday participem do "Treinamento
Básico da monday.com", disponível na área de trabalho Modelos.

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2. VISÃO GERAL

Primeiramente, é importante elucidar a estrutura organizacional da

plataforma Monday, bem como as hierarquias que o software utiliza para
configurar o seu sistema. Esse entendimento é importante para garantir uma
navegação eficiente, uma compreensão adequada do funcionamento dos
quadros e permitir uma melhor gestão dos projetos e atividades. Para facilitar
a visualização dessa dinâmica, a Figura 1 abaixo apresenta uma ilustração
dessa conjuntura.

Figura 1 - Estrutura Organizacional Monday.

6
 2.1. Áreas de Trabalho

O Monday é estruturado em áreas de trabalho, destinadas a segmentar

os quadros visuais para otimizar e organizar as atividades. É imprescindível a
segmentação das áreas de trabalho conforme a natureza das tarefas, a fim de
facilitar a visualização dos participantes e garantir que, por exemplo, a equipe
administrativa não tenha à sua vista atividades alheias às suas
responsabilidades.

Ademais, é recomendável que cada projeto ou conjunto de atividades,

representados por um ou mais quadros, seja arquivado em uma "Pasta” com
uma cor específica. Essa prática agiliza a identificação dos quadros durante a
busca, uma vez que associamos as cores aos elementos, otimizando o
processo de localização e minimizando a dependência da leitura dos nomes.

Atualmente, o Monday da Energo está segmentado nas seguintes

áreas, sendo possível aumentar essa quantidade caso necessário.

 Equipe: Nesta área de trabalho, encontram-se os quadros individuais de

cada colaborador, onde estes têm a possibilidade de criar seus próprios
quadros pessoais, visíveis ou ocultos, com o intuito de facilitar a gestão de
suas atividades, a estrutura desses quadros fica 100% a critério do
colaborador.
 Projetos: Esta área é o núcleo central da empresa, onde são
armazenadas as informações referentes aos projetos. Aqui são
desenvolvidos os cronogramas e as visualizações necessárias para o
sucesso da gestão e execução dos projetos dos nossos clientes.
 Comercial & Marketing: Neste espaço, são gerenciadas as informações
relativas aos clientes em negociação, contratos, propostas e demais
atividades comerciais. Além disso, é fundamental para o acompanhamento
das estratégias de marketing, proporcionando a visualização do calendário
de postagens, status das publicações planejadas e concluídas.
 RH / ADM: Nesta área, estão concentrados todos os quadros necessários
para que os setores de Administração, Financeiro e Recursos Humanos
possam operar de maneira eficiente. Aqui são realizadas desde a gestão
dos processos administrativos e gerenciais, como contratos e fluxo de

7
 caixa, até o controle de admissões, férias e demais aspectos relacionados
aos colaboradores.
 Consultorias e Estudos: Área dedicada ao armazenamento dos quadros
referentes às consultorias e estudos realizados e em andamento pela
empresa.
 Assessoria Regulatória: Assim como nas consultorias, esta área é
destinada ao armazenamento dos quadros relativos às atividades de
assessoria regulatória, sejam elas concluídas ou em curso.
 Modelos: Este espaço é reservado para armazenar os modelos de
quadros utilizados em projetos, consultorias e assessorias regulatórias.
Além do "Treinamento Básico da monday.com".

2.2. Quadros

2.2.1. Quadro Executivo

Na atual conjuntura de atuação da Energo, considerando as suas

atividades e metodologias de trabalho, foi decidida a implementação de cinco
modelos distintos para facilitar a gestão e execução das tarefas, a saber:

 Projeto e Desenvolvimento de Hidrogênio Verde;

 Projeto e Desenvolvimento de Geração Centralizada;
 Projeto e Desenvolvimento de Minigeração;
 Consultorias e Estudos;
 Assessoria Regulatória.

Dentre esses modelos, os três primeiros seguem um padrão de fluxo

de informações semelhante, apesar das particularidades de cada projeto,
enquanto os dois últimos possuem abordagens distintas de operação. É
fundamental ressaltar que os "Quadros Executivos" serão disponibilizados
para os clientes, sendo prudente manter tais quadros devidamente
atualizados e completos, a fim de permitir que os clientes acompanhem, em
tempo real, o progresso de seus projetos.

8
 De forma a manter a privacidade de algumas informações,
determinadas colunas estarão restritas às atividades internas da Energo, tais
como Controle de Tempo, Responsáveis, entre outras, as quais os clientes
não conseguirão visualizar. Apesar disso, os clientes desfrutarão de
perspectiva parecida a nossa equipe.

Seguindo o contexto, os "Quadros" foram criados com a finalidade de

representar as macroatividades ou macroobjetivos através dos "Grupos", as
atividades ou entregas necessárias para atingir tais objetivos são
representadas pelos "Elementos", enquanto as subatividades necessárias
para a conclusão de uma entrega ou atividade são identificadas pelos
"Subelementos", conforme a Figura 2.

Figura 2 - Grupos, Itens e Subitens de um quadro executivo.

Uma característica importante dessa estruturação dos "Quadros"

reside na facilidade de rastreabilidade das informações e das atividades a
serem executadas. Essa organização permite que a barra de pesquisa e os
filtros operem com máxima eficiência, possibilitando a busca pelo
andamento/status de qualquer atividade, o desfecho de reuniões importantes,
alterações de projeto, entre outras. Essa funcionalidade contribui

9
significativamente para a gestão eficaz e o acompanhamento detalhado das
operações dentro da plataforma. A Figura 3 abaixo mostra a localização da
barra de pesquisas e os outros filtros:

Figura 3 - Barra de pesquisa e filtros.

Outra possibilidade trazida pelo Monday são as diferentes

possibilidades de visualização dos seus “Quadros”, ou seja, as informações
também podem ser manipuladas em diferentes formatações para facilitar a
gestão do projeto. A Figura 4 mostra as visualizações pré-definidas dos
“Quadros”:

Figura 4 - Visualizações pré-definidas dos "Quadros".

A visualização Padrão representa a configuração inicial de um quadro

no Monday. A visualização Gantt proporciona uma clara representação do
fluxo das tarefas, suas dependências e o cronograma do projeto. Já a
visualização Arquivos apresenta um Widget que exibe todos os arquivos
inseridos dentro do quadro, acompanhados de uma ferramenta de pesquisa.
Além disso, existe a visualização Kanban, amplamente empregada para a
organização individual de tarefas e a visualização Cores que é a Padrão, mas
com tonalidades diferentes para cada status dos “Elementos”, facilitando a
visualização do que será feito, do que está em andamento, do que está
atrasado ou concluído.

Tendo isso em vista, é fundamental ressaltar que o gestor do projeto

possui plena autonomia para criar novas visualizações conforme julgar
necessário. No entanto, essa liberdade não o exime da responsabilidade
de manter atualizadas as visualizações pré-definidas. Em outras palavras,
é obrigatório utilizar e manter atualizadas as visualizações existentes,

10
enquanto outras visualizações adicionais podem ser criadas conforme a
necessidade e preferência do responsável.

Por fim, nos "Quadros", existe um padrão de colunas que segue uma
organização uniforme. Estas colunas são dispostas conforme descrito abaixo.
Os detalhes específicos das colunas serão abordados posteriormente,
durante a explanação sobre o funcionamento dos quadros, no Item 3 deste
manual.

 Controle de Tempo;  Atuação;

 Responsável;  Estimativa de Prazo;
 Cronograma;  Arquivos;
 Dependências;  Data de Finalização;
 Status;  Última Atualização.

2.2.2. Quadro de Gestão

O propósito dos quadros de gestão reside, primariamente, em facilitar

a comunicação entre os responsáveis pelo projeto e em oferecer um espaço
designado para atualizações que não se enquadram necessariamente nas
atividades diretas do projeto, tais como reuniões e solicitações do cliente.

Além disso, esses quadros incluem informações relevantes para outros

setores da Energo, como o Financeiro. A premissa central é proporcionar um
local que não só concentre informações pertinentes ao projeto e que
simplifique a rastreabilidade, de checklists por exemplo, e a identificação de
novas definições e atividades debatidas internamente e/ou externamente. A
Figura 5 ilustra a conjuntura atual desse “Quadro”.

Por fim, é imperativo ressaltar que em nenhuma circunstância devem

ser expostas aos clientes as colunas que se encontram ocultas, nem
tampouco compartilhar os quadros de gestão, uma vez que contêm
informações sensíveis da Energo e de nossa gestão que não são apropriadas
para serem divulgadas aos clientes.

Figura 5 - Conjuntura atual dos quadros de gestão.

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 Kick-off: Contém as atividades que marcam o ponto de partida dos
projetos, incluindo a realização da reunião de kick-off com a equipe
comercial, a execução do termo de abertura, o preenchimento do
sistema Monday, entre outras tarefas essenciais.
 Gestão: Local específico para o registro de todas as atividades
relevantes, tais como reuniões internas e externas, comunicações com
fornecedores e atualizações gerais do projeto.
 Checklist: Este é o espaço designado para armazenar os checklists
indispensáveis para qualquer solicitação ou submissão de projetos aos
órgãos competentes.
 Regulação: Este espaço é destinado para esclarecer dúvidas
relacionadas à regulamentação, registrar interpretações regulatórias
específicas de determinadas etapas do projeto, bem como para
documentar protocolos e solicitações dirigidas às entidades envolvidas,
tais como a Enel/CE e a ANEEL.
 Arquivos: Este ambiente é reservado para armazenar documentos
importantes do projeto, como contratos, folhas resumo, planilhas e
apresentações. Embora forneça acesso simplificado a esses arquivos,

12
 é essencial que o responsável também mantenha o Drive atualizado.
Além disso, é recomendado evitar a inclusão de arquivos muito
grandes, como desenhos e pranchas.
 Experiência do cliente: Esta é área onde há registro de feedbacks,
sugestões ou reclamações fornecidas pelos clientes. Ademais, também
é utilizado para registrar as pesquisas de satisfação conduzidas pela
equipe de experiência do cliente.
 Financeiro: Local para que o Financeiro e o gestor do projeto realizem
o acompanhamento das parcelas pagas, a vencer e passíveis de
cobrança.
 Terceiros: Ambiente para registrar quais são os potenciais parceiros
que poderemos envolver na execução do projeto, juntamente com seus
meios de comunicação, incluindo endereço de e-mail e número de
telefone, bem como o nome da pessoa responsável.

2.3. Automatizações dos Quadros

Para otimizar nossas operações, foram implementadas algumas

automatizações nos quadros de gestão e executivo. Essas automatizações
englobam lembretes e ações de rotina que, em teoria, precisariam ser
realizadas manualmente, mas que serão executadas automaticamente pelo
quadro.

 Lembretes e Notificações
o Com cinco dias de antecedência ao prazo de qualquer
atividade e no dia exato de seu encerramento, o quadro
enviará notificações aos envolvidos, incluindo o responsável
pela execução da atividade e o gestor, informando sobre o
prazo para conclusão da atividade.
o Quando o status de um item é atualizado para "Apto à
cobrança", o sistema Monday enviará uma notificação ao
ADM/FIN para realizar a cobrança da respectiva parcela.

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  Rotinas
o Sempre que uma atividade é marcada como “Feito” a data
de finalização será automaticamente preenchida na coluna.
o Sempre que o prazo de qualquer elemento é ultrapassado, o
Monday realizará automaticamente a atualização do status
para "Atrasado".
o Quando todos os subelementos de um elemento forem
marcados como “Feito”, automaticamente o elemento
receberá o status de “Feito”

Novas automatizações podem ser implementadas como parte do

processo de melhoria contínua que buscamos manter no Monday. Tanto o
gestor quanto outros usuários têm a possibilidade de sugerir a implementação
de novas automatizações para otimizar suas atividades e reduzir a
necessidade de preenchimento manual.

No entanto, é crucial ter cautela quanto ao excesso de automatizações.

É fundamental compreender plenamente as implicações de cada
automatização, pois estas tendem a seguir instruções literais em sua
execução. Deve-se evitar a sobreposição de condições existentes e manter
um controle rigoroso para garantir que as informações sejam preenchidas
corretamente, que não haja erros nos processos automatizados ou mesmo
exclusão de informações previamente preenchidas.

3. FUNCIONAMENTO DOS QUADROS EXECUTIVOS

Conforme discutido anteriormente neste manual, a Energo oferece

essencialmente cinco tipos de serviços: projeto de Hidrogênio Verde, projeto
de geração centralizada, projeto de minigeração distribuída, consultoria e
estudos em geral, e assessoria regulatória. Os quadros executivos refletem
as características individuais de cada serviço, enquanto os quadros de gestão
são exclusivos para os três primeiros serviços mencionados e são idênticos
em termos de estrutura.

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 A distinção estrutural dos quadros de consultoria, estudos e assessoria
regulatória reside no fato de que esses não são compartilhados com os
clientes. Além disso, alguns elementos de gestão presentes nos quadros
executivos de projeto estão incorporados diretamente neles e seu
preenchimento varia conforme o escopo do contrato. Em outras palavras, são
quadros suscetíveis a mudanças frequentes, o que justifica a não inclusão de
atividades pré-definidas, conforme observado nos quadros de projeto.

3.1. Preenchimento do Escopo

Todos os contratos de serviço da Energo são estabelecidos com base

em um escopo negociado e acordado com o cliente. Portanto, é possível que
serviços que compartilhem o mesmo objetivo, como, por exemplo, o projeto
de geração centralizada, apresentem escopos distintos, dependendo do
contexto. Um exemplo ilustrativo disso é o projeto de hidrogênio verde
"Fraternité", que já foi iniciado com um Termo de Referência emitido pelo
órgão ambiental, apresentando, assim, um escopo diferente em comparação
a projetos como o da Cactus.

Nesse sentido, torna-se fundamental que no grupo "Escopo" seja

inserido fielmente o que está estipulado no contrato, garantindo assim, tanto
para nós da Energo quanto para o cliente, uma compreensão clara do que
está ou não incluído no projeto e de quais atividades serão realizadas.
Portanto, faça um Ctrl + C, Ctrl + V de cada cláusula do escopo no grupo.

3.2. Colunas

As colunas desempenham um papel fundamental e constituem a

espinha dorsal de nosso sistema Monday. É nelas, essencialmente, que
realizamos o acompanhamento das atividades, determinamos o status de
cada item, elaboramos cronogramas, estabelecemos dependências entre
atividades, registramos as datas de conclusão, monitoramos o histórico de
atualizações de cada elemento, entre outras funções.

As colunas são idênticas tanto no quadro executivo quanto no quadro

de gestão. No entanto, é crucial garantir que as colunas referentes ao

15
"Controle de Tempo", "Responsáveis", "Atuação", "Arquivos" e "Última
Atualização" estejam ocultas ao compartilhar o quadro executivo com o
cliente, de modo a evitar a visualização dessas informações. É importante
ressaltar que o quadro de gestão não deve ser compartilhado sob
nenhuma circunstância.

3.2.1. Controle de Tempo e Responsável

Essas duas colunas constituem as primeiras a serem observadas no

Monday. É de suma importância que os encarregados de cada atividade
sejam designados pelo gestor do projeto, garantindo assim que haja uma
pessoa responsável por acompanhar as atualizações e resolver eventuais
problemas; pode haver mais de um encarregado. Além disso, os responsáveis
devem registrar o tempo dedicado a cada atividade em “Controle de tempo”,
permitindo-nos avaliar os indicadores e determinar se a execução foi eficiente,
ágil e de qualidade.

Os colaboradores têm a liberdade de decidir quando desejam registrar

o tempo dedicado às atividades, seja durante sua execução ou após sua
conclusão. O importante é que o registro seja efetuado. Outro aspecto
relevante é que o tempo efetivamente contabilizado corresponde ao tempo
do elemento principal, contudo, isso não dispensa o responsável de
registrar o tempo também nos subelementos; é necessário registrar o
tempo em ambos. Isso se deve pelo fato de ao elaborarmos um painel para
avaliar o projeto, os tempos registrados nos subelementos não serão
computados devido a uma limitação nativa do Monday.

3.2.1. Responsável

Nesta coluna, deve-se designar o responsável pela execução da

atividade correspondente. É possível atribuir mais de um responsável tanto
para os elementos principais quanto para os subelementos. Entretanto,
apenas os indivíduos designados como responsáveis pelas atividades serão
notificados pelas automações pertinentes. Caso deseje, como gestor do

16
projeto, receber todas essas notificações, é necessário incluir-se também
como responsável na coluna.

3.2.2. Status, Atuação e Observação

A Status e Atuação constituem duas colunas de etiquetagem

destinadas à categorização das atividades. Estas colunas permitem a
marcação de características específicas de cada atividade, seguindo padrões
pré-definidos que refletem o estado atual da atividade ou o tipo de intervenção
que a Energo irá desempenhar.

A coluna de Status adota os seguintes padrões:

 Em Andamento: Utiliza-se esta marcação quando a atividade está em

curso e dentro do prazo estipulado.
 Feito: Após a conclusão de uma atividade, deve-se marcá-la com esta
etiqueta.
 Atrasado: Esta etiqueta é aplicada quando a atividade excede o prazo
devido a problemas originados pela Energo ou por terceiros. Por
exemplo, a distribuidora ainda não forneceu o Orçamento Estimado, ou
a Energo ainda não encaminhou o projeto para análise da distribuidora.
 Parado: Utiliza-se esta marcação quando a atividade excede o prazo
devido a pendências do cliente, como a falta de envio de documentação
necessária ou a não realização de pagamento a terceiros.
 Em Aguardo: Esta etiqueta é atribuída às atividades ainda dentro do
prazo de execução, mas que aguardam definições, sejam internas, de
terceiros ou do cliente. Por exemplo, o cliente está deliberando sobre
qual terceiro contratar, ou os terceiros ainda não forneceram seus
orçamentos, ou a Energo precisa tomar uma decisão após realizar
alguma alteração.
 Apto à Cobrança: Esta marcação é utilizada exclusivamente para
indicar ao departamento financeiro que uma parcela está pronta para
ser cobrada. Ao marcar uma atividade com esta etiqueta, uma
notificação será enviada aos responsáveis para que procedam com a
cobrança ao cliente.

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Já coluna de Atuação apresenta as seguintes categorizações:

 Supervisão: Esta marcação é aplicada quando a atividade não é

conduzida diretamente pela Energo, mas está incluída em nossa Nota
Fiscal, requerendo um acompanhamento próximo por parte dos
gestores, embora não sejam os executores diretos. Por exemplo, o
acompanhamento de processos junto à ANEEL ou distribuidoras, ou a
realização de Estudos de Conexão.
 Execução: Esta etiqueta é atribuída quando a Energo realiza
diretamente a atividade em questão. Exemplos incluem a elaboração
de projetos, memoriais descritivos e solicitações junto à distribuidora.
 Terceirizado: Utiliza-se esta marcação quando a Energo apenas
orienta o cliente sobre empresas que oferecem o serviço necessário,
como Estudos de Uso e Ocupação do Solo, Topografia, entre outros.
No entanto, é importante ressaltar que essa marcação não isenta os
responsáveis da supervisão da execução e da avaliação da qualidade
da entrega desses serviços.

3.2.3. Cronograma, Dependência e Estimativa de prazo

Para elaborar o Gráfico de Gantt pensando na visualização do cliente,

é fundamental realizar um preenchimento meticuloso das dependências e
estimativas de prazo. A coluna Cronograma determina essencialmente o início
e o término de cada atividade, proporcionando uma visualização clara.
Quando uma atividade ultrapassa o prazo estabelecido e não está marcada
como "Feita", automaticamente o status é alterado para “Atrasado”.

A coluna de Dependência é destinada a facilitar o preenchimento do

Gráfico de Gantt e, portanto, deve ser preenchida primeiro, antes da
inserção da "Estimativa de Prazo". Existem diversos tipos de dependências,
a saber:

 Finish-to-Start (Terminar-para-Começar): Esta dependência indica

que a atividade selecionada só pode começar após a conclusão da
atividade na qual ela depende. Por exemplo, o ingresso do projeto no

18
 portal da distribuidora só pode ocorrer após a finalização do projeto e
memorial descritivo.
 Start-to-Start (Começar-para-Começar): Neste caso, as atividades
começam simultaneamente. Por exemplo, a execução do termo de
abertura e o preenchimento do Monday ocorrem ao mesmo tempo, mas
não necessariamente possuem a mesma duração, podendo ser
destinados uma quantidade de dias diferentes para cada atividade.
 Finish-to-Finish (Terminar-para-Terminar): Aqui, as atividades
terminam simultaneamente, mas podem começar em momentos
distintos. Por exemplo, é necessário concluir o assentamento das
cerâmicas para considerar o acabamento como finalizado, porém os
acabamentos de uma obra começam bem antes do assentamento das
cerâmicas.
 Start-to-Finish (Começar-para-Terminar): Uma atividade é
considerada finalizada quando sua atividade dependente começa. É
semelhante ao Finish-to-Start, com a diferença na interpretação das
datas. Neste tipo de dependência, a data de término e início das
atividades é a mesma, enquanto no Finish-to-Start, a data de início da
atividade dependente é um dia após a conclusão da atividade principal.

A coluna de Estimativa de Prazo permite preencher automaticamente

a coluna de Cronograma. Em vez de selecionar manualmente cada data, é
possível inserir a quantidade de dias necessários para a atividade, e a coluna
de Cronograma será preenchida automaticamente. Com o preenchimento
correto da coluna de Dependência, o cronograma do projeto será gerado
rapidamente e quaisquer alterações serão automaticamente refletidas nas
demais atividades. Portanto, a coluna de Dependência desempenha um papel
crucial na gestão eficiente do projeto.

3.2.4. Arquivos

Esta coluna destina-se primariamente à inclusão dos arquivos

pertinentes ao projeto. Recomenda-se evitar a inserção de arquivos muito
grandes e garantir que a associação dos arquivos esteja correta em relação

19
aos elementos. Para localizar um arquivo específico, é recomendável utilizar
a visualização "Arquivos", conforme descrito previamente neste manual.

3.2.5. Última atualização

Esta coluna fundamentalmente deixa claro a todos os usuários do

quadro quando foi realizada a última modificação nas colunas de um elemento
específico. É importante salientar que inserir comentários nas conversas dos
elementos não é considerado uma alteração. Você pode se questionar: "Mas
eu fiz alterações, por que não é atualizado lá também?" é basicamente uma
limitação do monday.

Entretanto, caso esteja realizando uma atualização no chat do

elemento, é recomendável iniciar a marcação do tempo, conforme indicado
nas diretrizes no item 3.2.1, o que resultaria na atualização da data na coluna
de última atualização, não havendo qualquer problema.

3.3. Compartilhando as visualizações

Primeiramente, é imprescindível que o quadro executivo seja

completamente ajustado antes de ser compartilhado com o cliente, a fim de
minimizar possíveis erros. Sabendo que apenas as visualizações “Padrão” e
“Gantt” serão compartilhadas, para compartilhar o quadro com o cliente, siga
as instruções da Figura 6 abaixo:

20
 Figura 6 - Compartilhamento do Quadro para visualização do cliente.

Fazendo isso, basta copiar o link e enviar ao cliente. Destaca-se que é

possível modificar o título atribuído à visualização, o qual não precisa
necessariamente coincidir com o nome do quadro. Portanto, é importante
verificar se o título está alinhado com o projeto do cliente antes de compartilhá-
lo. Ao final, basta repetir esses procedimentos para a visualização em formato
de "Gantt" e posteriormente encaminhar o respectivo link ao cliente.

21
 Ao considerar a inclusão de novos "Grupos" ou "Elementos" no quadro
executivo, recomenda-se interromper inicialmente o compartilhamento do
quadro com o cliente. Após concluir as modificações no quadro executivo, é
prudente realizar uma verificação antes de retomar o compartilhamento. É
relevante ressaltar que, ao interromper e retomar o compartilhamento, o link
permanecerá inalterado, porém, se o cliente solicitar um novo link, é possível
gerá-lo clicando em "Gerar novo".

Não é permitido o compartilhamento do quadro de Gestão com o

cliente sob hipótese alguma.

3.4. Filtros e Pesquisas

Os filtros e a barra de pesquisa estão situados no topo da interface dos

"Quadros". Além disso, é viável conduzir pesquisas utilizando palavras-chave
inseridas pelo gestor nos "Grupos", "Elementos" ou "Subelementos". A Figura
7 exemplifica a praticidade proporcionada pela capacidade de filtragem de
informações por meio dessa ferramenta.

Figura 7 - Exemplo 1 de utilização da aba de pesquisa.

Além disso, é importante salientar que um mesmo "Elemento" pode ser

identificado por meio das palavras-chave inseridas em seu nome ou em seus
"Subelementos". Por exemplo, caso seja realizada uma reunião para discutir
a necessidade de reorganização do cronograma, se o gestor do projeto incluir
essas palavras-chave no nome do "Elemento" ou em algum de seus
"Subelementos", torna-se factível localizar prontamente as informações
pertinentes à reunião e seus desdobramentos. Conforme elucida a Figura 8.

22
 Figura 8 - Exemplo 2 de utilização da aba de pesquisa.

4. FUNCIONAMENTO QUADRO DE GESTÃO

O propósito deste quadro é facilitar a gestão de projetos ao permitir o

armazenamento de informações que não estão diretamente relacionadas à
execução do projeto em si. Destina-se a guardar elementos de natureza mais
interna, os quais não necessitam de exposição ao cliente. As colunas nos
quadros de gestão operam de maneira análoga às presentes nos quadros
executivos. Cada grupo e suas respectivas operações serão detalhadamente
explicados nesta seção. A Figura 9 abaixo ilustra a disposição do quadro.

23
 Figura 9 - Disposição do quadro de Gestão.

4.1. Kick-Off

Figura 10 - Grupo de Kick-off.

O “Grupo” Kick-off engloba as informações fundamentais para iniciar

qualquer projeto, consultoria ou estudo, conforme ilustrado na Figura 9, a qual
exemplifica a disposição organizacional. Para uma compreensão mais
aprofundada do processo, seguem as explicações:

24
  Reunião de Kick-off Interna: Esta reunião tem por finalidade registrar
a data, os participantes e a duração do encontro. É crucial que a ata
seja anexada à coluna de arquivos para registro e referência futura.
 Termo de Abertura: Esta seção destina-se a estabelecer um prazo e
a designar um responsável pela execução do termo de abertura. Após
sua conclusão, o documento deve ser enviado ao cliente e anexado à
coluna de arquivos para documentação.
 Preenchimento do Monday: É imperativo estimar o prazo para o
preenchimento do Monday, incorporando informações contratuais na
seção financeira, além de anexar os arquivos de contrato e a folha
resumo no quadro, garantindo acesso fácil e organizado.
 Matriz de Responsabilidade do Projeto e Cronograma: Estabeleça
um prazo para a elaboração do cronograma no quadro executivo,
assim como para a definição das responsabilidades de cada membro
da equipe em todas as etapas do projeto. Este processo deve ser
realizado de forma completa, visando compartilhar a visualização do
progresso com o cliente de maneira clara e transparente.
 Separação do Arcabouço Legal e Regulatório: É de suma
importância separar, antes do início do projeto, todas as resoluções
normativas relevantes para o seu desenvolvimento, a fim de assegurar
conformidade e aderência às diretrizes estabelecidas.
 Fluxo de Caixa do Projeto: Após a execução do cronograma, é
essencial elaborar o fluxo de caixa dos desembolsos necessários por
parte do cliente para o andamento do projeto. Esta atividade
proporciona maior previsibilidade ao cliente, evitando esquecimentos
de pagamentos por parte deste ou de terceiros envolvidos. Portanto, é
fundamental incluir nesse fluxo tanto os pagamentos diretos quanto os
de terceiros, fornecedores e taxas governamentais, entre outros custos
pertinentes.

4.2. Gestão

Este grupo tem como finalidade permitir que o gestor do projeto

armazene informações sobre as atividades gerais, como reuniões internas ou

25
externas, alterações no projeto, revisões de apresentações e marcos de
mudança ou novas definições, até mesmo qualquer atividade relacionada ao
projeto, embora não necessariamente ligada à sua execução direta. Funciona
como um registro rápido, contendo um responsável e uma data para cada
entrada.

Uma abordagem inteligente para o registro é incluir palavras-chave não

apenas no item principal, mas também nos subitens. Dessa forma, ao utilizar
a ferramenta de pesquisa, qualquer pessoa pode facilmente encontrar o
elemento desejado e a data em que ocorreu. Por exemplo, suponha que seja
necessário encontrar a data em que foi enviada ao cliente uma apresentação
sobre o fluxo de caixa solicitada por ele. Se houver palavras-chave nos
elementos ou subelementos relacionadas a isso, será possível localizá-la
facilmente. A Figura 11 fornece um exemplo visual de como fazer isso.

Figura 11 - Representação do Grupo Gestão.

4.3. Regulação

Este grupo tem como propósito principal a resolução de dúvidas junto

ao responsável regulatório. A forma de utilização desta aba está detalhada no
elemento que a compõe. O processo é o seguinte:

1. Faça uma pergunta e mencione o responsável regulatório.

2. Após a resposta ser fornecida, duplique o elemento original "(COM

ATUALIZAÇÃO)".

26
 3. Em seguida, mova o elemento duplicado para o Quadro de Dicas.

Essa estrutura permite que as dúvidas sejam resolvidas de maneira

organizada e que as respostas sejam facilmente acessíveis para referência
futura.

4.4. Arquivos

Conforme ilustrado na Figura 12, esta aba destina-se à inserção dos

arquivos correspondentes nas colunas de arquivo. Esse procedimento é
fundamental para garantir que a ferramenta de pesquisa, previamente
explicada, funcione de maneira fácil e eficaz.

Figura 12 - Grupo Arquivos, Quadro de Gestão.

4.5. Experiência do Cliente

Conforme ilustrado na Figura 13, este grupo tem como finalidade

permitir que o responsável pela experiência do cliente (CX) armazene as
pesquisas que realizar, os feedbacks que receber e as melhorias
implementadas neste e nos próximos projetos.

27
 Figura 13 - Grupo Experiência do cliente.

4.6. Financeiro

Este grupo é designado para as atividades do Financeiro. Conforme

ilustrado na Figura 14, é fundamental que nesta aba estejam devidamente
inseridas as informações referentes à Razão Social do cliente, conforme
estabelecido em contrato, incluindo o número do contrato, as parcelas e os
gatilhos de desembolso. É muito importante que o Gestor do Projeto e o
Financeiro estejam plenamente alinhados nesse aspecto, é interessante que
a atualização deste grupo seja realizada pelo menos de formal mensal.

Figura 14 - Grupo do Financeiro, Quadro de Gestão.

4.7. Terceiros

Conforme indicado na Figura 15, este grupo desempenha um papel

crucial ao armazenar as informações relacionadas aos terceiros, tais como

28
cotações solicitadas, contatos, materiais recebidos, entre outros. Sua
finalidade reside em proporcionar uma referência para futuros projetos,
fornecendo insights sobre os preços, os provedores de serviços disponíveis,
e os detalhes pertinentes à execução dos serviços. Além disso, ele facilita o
processo de avaliação dos fornecedores, contribuindo para uma gestão mais
eficiente das relações comerciais.

Figura 15 - Grupo dos terceiros.

5. FUNCIONAMENTO DO QUADRO CONSULTORIAS E ESTUDOS

Este quadro tem semelhanças significativas com o quadro de gestão,

contudo, apresenta duas distinções importantes. Primeiramente, não inclui o
grupo "Terceiros", o qual pode ser acrescentado caso necessário,
dependendo das circunstâncias. Em segundo lugar, possui o grupo "Escopo",
que opera de maneira análoga ao quadro executivo, onde o responsável pela
gestão dessa consultoria/estudo deve inserir o escopo conforme estabelecido
no contrato.

Após a inclusão do escopo, o responsável deve proceder à montagem

do quadro a partir do “zero”, criando os grupos necessários de acordo com o
escopo estabelecido, definindo um cronograma de acordo com o prazo do
contrato e atribuindo os responsáveis por cada atividade.

6. FUNCIONAMENTO DO QUADRO ASSESSORIA REGULATÓRIA

Este quadro se distingue do quadro de consultorias/estudos devido às

particularidades inerentes à execução dessa atividade. A primeira diferença

29
notável consiste na avaliação/validação da proposta em conjunto com o setor
comercial. Essas informações desempenham um papel crucial na definição
do escopo da assessoria, delineando precisamente as necessidades do
cliente, conforme Figura 16.

Figura 16 - Validação Comercial.

Além disso, o grupo "Escopo" opera de forma análoga ao que foi

previamente explicado. A principal distinção reside no grupo "Atividades", no
qual estão contempladas diversas tarefas essenciais à execução dos serviços
de Assessoria Regulatória, conforme ilustrado na Figura 17.

Figura 17 - Grupo Atividades, Quadro de Assessoria Regulatória.

30
7. CONCLUSÃO

Ao encerrar este manual, é importante reiterar a importância da

utilização eficaz da plataforma Monday na Energo. Este guia abrangente foi
elaborado com o objetivo de estabelecer padrões e diretrizes que assegurem
a consistência e a qualidade na execução das atividades, promovendo
transparência, confiabilidade das informações e auxiliando os gestores de
projeto a liderarem de forma eficiente.

A rastreabilidade das informações, a organização das atividades dentro

da plataforma e a utilização das automatizações são aspectos cruciais
abordados nesse manual. Essas práticas não apenas facilitam a gestão do
projeto, mas também permitem identificar falhas, corrigir desvios e aprender
com experiências passadas. Fique a vontade para sugerir novas
automatizações, novos grupos, novos padrões, entre outras melhorias.

Além disso, é imprescindível destacar a importância da comunicação e

do esclarecimento de dúvidas. Os colaboradores devem estar cientes de que,
em caso de questionamentos ou necessidade de orientação adicional sobre o
conteúdo deste manual, devem procurar o responsável pela sua elaboração
deste material.

Por fim, a eficácia deste manual depende da sua aplicação contínua e

do comprometimento de todos os colaboradores em seguir as diretrizes
estabelecidas. A utilização consistente e adequada da plataforma Monday na
Energo não apenas otimizará os processos internos, mas também contribuirá
significativamente para o sucesso dos projetos e para a satisfação dos
clientes.

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