GUIA DAS FERRAMENTAS DE

CONSULTORIA
SÃO PAULO - SP 2023

Resumo
Guia prático apresentando as ferramentas utilizadas na consultoria e na gestão de projetos.

Samuel Peticor | Mac Gestão

Guilherme Xavier dos Santos | Mac Gestão
FICHA TÉCNICA

MAC Assessoria e Gestão Empresarial LTDA.

EQUIPE TÉCNICA

Guilherme Xavier dos Santos

Samuel Peticor

Compilação de dados e informações associadas à utilização de ferramentas e

softwares na consultoria – Agosto de 2023
Versão 00/2023

Publicação elaborada pelo serviço de consultoria da organização MAC Assessoria e Gestão

Empresarial LTDA.

Estado de São Paulo.

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APRESENTAÇÃO

O presente material tem por objetivo apresentar as ferramentas utilizadas nas etapas que
envolvem o processo de consultoria e gestão empresarial. Para cada ferramenta haverá um descritivo
acerca do seu funcionamento e das vantagens na sua utilização.

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SUMÁRIO
FICHA TÉCNICA _____________________________________________________ 1
1. INTRODUÇÃO __________________________________________________________ 4
2. METODOLOGIA DE ANÁLISE _______________________________________________ 5
2.1 ENTENDIMENTO DO CONTEXTO ATUAL DO CLIENTE ___________________________ 5
2.2 VISÃO ________________________________________________________________ 5
2.3 PLANO DE IMPLANTAÇÃO ________________________________________________ 5
2.4 SETUP _______________________________________________________________ 5
2.5 IMPLANTAÇÃO E OPERAÇÃO ______________________________________________ 6
2.6 SUSTENTAÇÃO _________________________________________________________ 6
3. FERRAMENTAS DE ANÁLISE _______________________________________________ 7
3.1 ENTENDIMENTO DO CONTEXTO ATUAL DO CLIENTE ___________________________ 7
3.1.1 CRONOGRAMA DETALHADO E AGENDA DE EVENTOS _________________________ 7
3.1.2 DOCUMENTAÇÃO DAS ENTREVISTAS _____________________________________ 16
3.1.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL _________________________________________ 23
3.1.4 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES E PERFIL PESSOAS ___________________________ 32
3.1.5 PROCESSOS E FLUXOGRAMAS __________________________________________ 34
3.1.6 DECOMPOSIÇÃO FUNCIONAL___________________________________________ 37
3.1.7 PERFIL DE MATURIDADE E EVIDÊNCIAS DE MATURIDADE _____________________ 38
3.1.8 INDICADORES _______________________________________________________ 39
3.1.9 LISTA DE INDICADORES E ANÁLISE DE DADOS ______________________________ 41
3.1.10 POLÍTICAS E DETALHAMENTO DAS POLÍTICAS _____________________________ 43
3.1.11 BASE FINANCEIRA ___________________________________________________ 45
3.1.12 LISTAGEM DAS OPORTUNIDADES E OPORTUNIDADES DETALHADAS ___________ 47
4. SETUP _______________________________________________________________ 48
5. IMPLANTAÇÃO E OPERAÇÃO _____________________________________________ 51
6. SUSTENTAÇÃO _________________________________________________________ 53
7. FERRAMENTAS DE IA ADICIONAIS._________________________________________ 55
8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS _____________________ Erro! Indicador não definido.

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1. INTRODUÇÃO

No contexto da MAC Gestão Assessoria e Gestão Empresarial, convém a utilização de

ferramentas de análise que auxiliarão na criação de um corpo de estudo para entender, planejar e,
em seguida, aplicar metodologias pertinentes no que tange à consultoria e gestão de projetos. O
corpo de estudo pode ser classificado em duas classes, sendo a primeira o Business Case (ou Estudo
de Viabilidade), através do qual será analisado o estado atual da organização em questão e o plano
que será implantado na mesma, e a etapa seguinte discorre a execução dos processos e dos métodos
previamente discutidos, bem como a institucionalização desses de forma a garantir a operação do
novo modelo após o término do apoio da consultoria.

Nesse ínterim, convém apresentar um guia de Ferramentas de Consultoria para auxiliar os

profissionais na construção do corpo de estudo.

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2. METODOLOGIA DE ANÁLISE

A metodologia de análise na MAC corresponde a um conjunto de habilidades e recursos que

possibilitarão ao consultor a entender os processos dentro de uma organização, e a elaborar e
implantar planos de transformação em conformidade com as necessidades do cliente. Essa
metodologia pode ser dividida em seis tópicos, conforme estipulado a seguir.

2.1 ENTENDIMENTO DO CONTEXTO ATUAL DO CLIENTE

É a primeira etapa dentro na consultoria. Tem por objetivo entender o contexto do negócio
e identificar oportunidades. Dentre as principais atividades e produtos, destacam-se a entrevista
com os principais executivos, a análise dos dados da operação, a documentação das oportunidades
e do plano de ação (elaboração).

2.2 VISÃO
Etapa que objetiva discutir com o cliente o status atual da corporação, bem como alinhar
estratégias e ter visão futura. No que tange às atividades e produtos desenvolvidos nessa etapa,
nota-se a discussão das melhores práticas de mercado, a elaboração e validação da estratégia, e a
definição da visão futura.

2.3 PLANO DE IMPLANTAÇÃO

Nesse estágio da consultoria, almeja-se elaborar e validar o plano de transformação. A
priorização e validação do plano de transformação, a discussão dos ganhos, a definição da
estratégia de implantação e a definição dos prazos, responsáveis e recursos são algumas das
atividades executadas. Esta etapa, bem como as duas anteriores, corresponde ao Business Case
(Estudo de Viabilidade), na qual é feito um trabalho de análise do estado atual dos processos da
empresa cliente (AS IS) e, em seguida, um plano de transformação para melhoria dos processos
(TO BE).

2.4 SETUP
Desta fase a seguir, caracterizam-se as etapas de implantação dos planos de transformação.
O objetivo do SETUP é planejar e implantar com o envolvimento dos stakeholders, da equipe e da
organização. As atividades primordiais a serem executadas são de planejar detalhadamente o
processo, de definir papéis e responsabilidades, de definir medição de ganhos e forma de reporte,
e de definir um plano de comunicação.

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2.5 IMPLANTAÇÃO E OPERAÇÃO
Tem como propósito iniciar o processo de implantação dos projetos que proporcionarão a
transformação. Essa etapa tem por particularidades a concretização do Kick-off do programa, a
validação do baseline, o mapeamento das principais alavancas de mudança, a comprovação da
viabilidade operacional de implantação e a operação do novo modelo.

2.6 SUSTENTAÇÃO
Última fase do corpo de estudo, com o objetivo final de garantir a operação do novo modelo
após o término de apoio de consultoria. As atividades e produtos a serem executadas
correspondem as reuniões periódicas de revisão do modelo, e a geração de ações corretivas, se
necessário, com prazos a serem cumpridos, com o envolvimento dos responsáveis e com
investimentos.

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3. FERRAMENTAS DE ANÁLISE

Tendo em vista a metodologia aplicada na MAC, o presente tópico se destina a apresentar

ferramentas que auxiliarão o consultor no cumprimento dos objetivos e das metas estabelecidas
na metodologia de análise.

Os fatores que pesam na utilização de uma ferramenta ou software variam de acordo com
a necessidade da equipe e do projeto específico. Algumas podem ser mais focadas em
planejamento de projetos complexos, enquanto outras são mais visuais e simples. Em suma, é
possível utilizar uma mesma ferramenta para execução de processos distintos.

3.1 ENTENDIMENTO DO CONTEXTO ATUAL DO CLIENTE

3.1.1 CRONOGRAMA DETALHADO E AGENDA DE EVENTOS

Cronogramas e agendas são ferramentas essenciais no planejamento, na organização e no

acompanhamento das atividades, projetos e eventos de uma empresa, sobretudo quando, para
cumprir com essas ocorrências, são considerados os prazos, as metas, e os recursos disponíveis.

A princípio, um cronograma é uma representação visual ou uma lista detalhada das

atividades, tarefas ou etapas de um projeto. Ele inclui datas de início e término, a duração das
atividades e as suas interdependências. Cronogramas permitem que as equipes saibam o que
precisa ser feito, quando e por quem, contribuindo para o planejamento e para a alocação de
recursos.

Uma agenda de eventos é um calendário ou lista que contém datas e horários de eventos,
reuniões, compromissos e atividades específicas.

Dentre as ferramentas e softwares que podem auxiliar na representação de cronogramas,

podem ser citadas(os):

I. Microsoft Project: Um software amplamente utilizado para o planejamento e

gerenciamento de projetos. Ele permite criar cronogramas detalhados, definir tarefas,
atribuir recursos e acompanhar o progresso.

O software possui funcionalidades diversas. A versão base dispõe de modo de exibição de

quadro e modo de exibição de linha do tempo (Gráfico de Gantt). Essa versão também

7
possibilita o trabalho em conjunto com stakeholders e membros da equipe
simultaneamente, o planejamento e agendamento de projetos, a criação de relatórios e o
envio de quadro de horários. Além disso, é possível trabalhar em conjunto em projetos,
utilizando o Microsoft Teams. Contudo, sem a aquisição de um plano não é possível utilizar
a ferramenta.

Figura 1 – Aba Timeline do Microsoft Project

Fonte: Site Oficial da Microsoft

Figura 2 – Quadro de Planejamento do Microsoft Project

8
 Fonte: Site Oficial da Microsoft

No site oficial da Microsoft é possível encontrar três versões: Project Plano 1, R$ 64,00 por
usuário/mês; Project Plano 3, R$ 192,00 por usuário/mês; Project Plano 5, R$ 351,90 por
usuário/mês. As funcionalidades do software só estarão disponíveis ao adquirir um dos
planos. É possível estabelecer cronogramas no plano base de R$ 64,00 mensais.

II. Trello: Uma ferramenta de gestão de projetos baseada em quadros, onde você pode criar
listas de tarefas, mover cartões de acordo com o progresso e visualizar quem está fazendo
e o quê.

Além de ser possível estabelecer cronogramas com sprints semanais e anuais, a ferramenta
é capaz de programar calendários editoriais para visualização de tarefas, e têm funções de
gerenciamento de projeto e de tarefas, de reuniões, de implantar e acompanhar integrações
e de brainstorming.

Figura 3 – Criar Cronograma na Plataforma Trello.

Fonte: Site Oficial do Trello.

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 Figura 4 – Visualização do Calendário do Trello

Fonte: Site Oficial do Trello

Os planos existentes no site oficial do Trello são: Gratuito, US$ 0.00; Standard, US$ 5.00 por
usuário/mês; Premium, US$ 10.00 por mês se cobrado por ano ($12.50 cobrado por
usuário/mês); Enterprise, US$ 17.50 por mês se cobrado por ano ($210.00 preço anual por
usuário). Vale ressaltar que as funções de visualização em formato cronograma e calendário
só estão disponíveis a partir da versão Premium.

III. Asana: Uma plataforma de gerenciamento de trabalho que permite criar projetos, tarefas e
subtarefas. Ela oferece recursos de planejamento e acompanhamento de progresso.

É possível visualizar listas, com as quais uma equipe pode visualizar imediatamente o que
precisa ser feito e por quem, com base na prioridade de cada uma. A ferramenta possui
função de calendário compartilhado e dispõe de um cronograma que permite administrar
tarefas dependentes, sobrepostas e por agendas.

Dentre as suas funcionalidades se destacam a de automatizar processos, a de integrar

aplicativos (com mais de 200 aplicativos integrados à plataforma), a de construir fluxos de
trabalhos e, por fim, a plataforma dispõe de uma inteligência artificial própria para auxiliar
o usuário. Existem diversas outras funções que podem ser encontradas no site oficial da
ferramenta.

10
 Figura 5 – Visualização de Lista na Plataforma Asana.

Fonte: Site Oficial da Asana.

Figura 6 – Visualização de um Cronograma Plataforma Asana.

Fonte: Site Oficial da Asana.

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 Segundo o site oficial da Asana, a versão gratuita da plataforma está disponível para equipes
de até 15 pessoas, e contém funções para visualização de lista, de agenda e de cronogramas.
Existem, ainda, três planos disponíveis: Asana Premium, R$ 57,00 mensais por usuário para
pagamentos anuais e R$70,00 por usuário para pagamentos mensais; Asana Business, R$
125,00 mensais por usuário para pagamentos anuais e R$ 160,00 por usuário para
pagamentos mensais. Existe uma versão Enterprise para organizações que visam segurança,
controle e suporte adicional. Neste último caso, o preço é negociado diretamente com a
plataforma.

IV. Smartsheet: Uma ferramenta que combina características de planilhas com recursos de
gerenciamento de projetos. É possível criar cronogramas e planilhas de acompanhamento
detalhadas com um conjunto variado de visualizações, fluxos de trabalho, relatórios e
painéis interativos e que se adaptam às necessidades do projeto. Abrange projetos simples
até iniciativas multifacetadas de alta complexidade.

Convém destacar que a plataforma permite a automatização de fluxos de trabalho, a gestão

de processos em escala, a criação de aplicativos de negócios simplificados (voltado à parte
de TI), e a integração entre plataformas, além de diversas outras funcionalidades que podem
ser encontradas no site oficial.

Figura 7 – Visualização de Agenda na Plataforma Smartsheet.

Fonte: Site Oficial da Smartsheet.

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 A plataforma ainda possui calendários e cronogramas personalizáveis, com lembretes,
anexos, datas importantes, locais e responsáveis pelas funções a serem executadas. Existem
muitas outras funções que podem estar disponíveis dependendo do plano adquirido.

Segundo o site oficial, são oferecidos quatro planos com preços mensais e anuais: Grátis,
sem custos, para um único usuário e até dois editores; Pro, US$ 7.00 mensais por usuário
para pagamentos anuais ($9.00 por usuário/mês, faturado mensalmente); Executivo, US$
25.00 mensais por usuário para pagamentos anuais ($32.00 por usuário/mês). Há ainda
uma opção Empresa cujo valor deve ser negociado diretamente com a Smartsheet.

As funcionalidades no plano gratuito são limitadas às exibições em calendário, Gantt, grade

e cartão, com exibições e armazenamento de anexos limitados.

V. Monday.com: Uma plataforma de colaboração que oferece recursos de planejamento de

projetos, acompanhamento de tarefas, centralização de processos e comunicação entre
equipes. O site oficial possui três produtos desenvolvidos com base na necessidade de
equipes, dentre os quais convém destacar o Monday Work Management, que permite
gerenciar tarefas, projetos e automatizar fluxos de trabalho.

Consoante às plataformas anteriores, a Monday.com possibilita a criação de fluxos de

trabalho integrados a outras plataformas; também possibilita automatizar esses fluxos,
visualizar dependências com o gráfico de Gantt, e priorizar tarefas e equilibrar demandas
com os cronogramas interativos. A ferramenta utiliza Kanban, Timeline (Figura 9) e ainda é
possível visualizar tudo graficamente (Figura 10).

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 Figura 8 – Visualização de um Cronograma na Plataforma Monday.com.

Fonte: Site Oficial da Monday.com.

Figura 9 – Visualização de Planejamento em Timeline na Plataforma Monday.com.

Fonte: Site Oficial da Monday.com.

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 Figura 10 – Visualização de Planejamento em Gráfico na Plataforma Monday.com.

Fonte: Site Oficial da Monday.com.

A plataforma possui um plano gratuito que pode ser usufruído por tempo indefinido. Há,
contudo, limitações na quantidade de usuários – sendo restrito a até dois - com
funcionalidade também limitada, mas com acesso a uma ampla gama de templates, colunas
e a nuvem para salvar documentos. A versão Básica custa R$35,00 por usuário/mês; as
versões Padrão e Profissional custam R$45,00 e R$75,00, respectivamente, por
usuário/mês. É possível personalizar o uso com a versão Corporativa.

VI. TeamGantt: Especializado em cronogramas e planejamento de projetos, é fácil de usar e

oferece recursos de colaboração.

VII. Wrike: Uma plataforma de gestão de trabalho que inclui recursos de programação e
planejamento de projetos.

VIII. Notion: Uma ferramenta tudo-em-um que permite criar bases de conhecimento, gerenciar
projetos e criar agendas personalizadas.

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 3.1.2 DOCUMENTAÇÃO DAS ENTREVISTAS

A etapa de roteirizar e documentar as entrevistas é imprescindível para coletar informações,

através das quais será elaborado o plano de ação, que dará sequência a todo o fluxo da
metodologia. As ferramentas e softwares que podem ser utilizados para armazenar os dados de
uma entrevista podem ser:

I. Microsoft OneNote: O OneNote é uma excelente ferramenta para tomar notas durante
entrevistas. É possível criar cadernos com seções separadas para cada entrevista ou projeto
e inserir páginas, anotações, áudio, imagens e até mesmo desenhos à mão.

Ademais, é possível roteirizar as entrevistas e separá-las por setores através das seções
disponíveis, conforme Figura 11.

Figura 11 – Visualização de Seção no Microsoft OneNote

Fonte: Próprios Autores

A versão da ferramenta online é gratuita e suas funcionalidades atendem a necessidade do

que tange às anotações em uma entrevista. A versão paga faz parte das assinaturas do
Pacote Office, oferecendo recursos adicionais, como integração mais profunda com outros
aplicativos Microsoft, capacidade de uso offline mais avançado e maior espaço para
armazenar em nuvem.

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II. Evernote: O Evernote é outro aplicativo popular para fazer anotações. Ele permite criar
cadernos e etiquetas para organizar suas notas de entrevistas; é possível tornar as notas
mais úteis adicionando texto, imagens, áudios, digitalizações e PDF. Também possui recursos
de pesquisa avançada. A ferramenta possibilita sincronizar notas a calendários, e realizar
tarefas com sinalizadores e lembretes.

A ferramenta permite integrações com Google Agenda, Google Drive, Gmail, Microsoft
Teams e outros aplicativos.

Figura 11 – Visualização de Notas no Evernote

Fonte: Site Oficial do Evernote

Para usufruir dos recursos que ferramenta oferece é necessário adquirir um dos dois planos
disponíveis: Professional, R$32,90 por usuário/mês; ou Teams, R$43,90 por usuário/mês.

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III. Transcrição de Áudio: Ferramentas de transcrição automática, como o Otter.ai, o Rev.com
ou o Tactiq podem ajudar a transformar gravações de áudio em texto, facilitando a
documentação de entrevistas.

Otter.ai: A ferramenta de inteligência artificial é capaz de assistir às entrevistas

transcrevendo o que foi falado, com capacidade de distinguir quem está falando (Figura 12),
gravando áudios, escrevendo notas para observação, capturando slides automaticamente e
inserindo-os nas notas da reunião, e gerando resumos dentro do contexto do que foi
discutido (Figura 13). O usuário pode destacar frases na ferramenta para servir de referência
no andamento da reunião.

Figura 12 – Visualização da Transcrição de Reuniões no Otter.ai

Fonte: Site Oficial do Otter.ai

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 Figura 13 – Visualização do Sumário da Reunião no Otter.ai

Fonte: Site Oficial do Otter.ai

Se, porventura, não for possível comparecer à reunião, é possível integrar a Otter.ai ao
calendário da Google e da Microsoft e programar o Otter Assistant para entrar
automaticamente em lives pelo Zoom, Microsoft Teams, e Google Meet. A ferramenta
permite a utilização simultânea entre equipes e, no final, a Otter enviará um e-mail com o
sumário da reunião.

Segundo o site oficial, a ferramenta possui uma versão gratuita, mas é limitada a 300
minutos de transcrições mensais com um tempo máximo de conversa de 30 minutos. A
integração do Otter.ai com outras plataformas está inclusa na versão gratuita. A versão Pro
custa US$8.33 por usuário/mês na assinatura anual ($16.99 no pagamento mensal), restrito
a 1200 minutos de transcrições mensais por usuário e um tempo limite de 90 minutos. A
versão permite a utilização de, no máximo, cinco pessoas simultaneamente. Existe uma
opção Business, US$20.00 por usuário/mês ($30.00 no plano mensal) e outra Enterprise,
cujo valor deve ser negociado diretamente com o setor de Vendas.

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Rev.com: É uma ferramenta que dispõe de Inteligência Artificial, capaz de transcrever áudios
e vídeos em tempo real com rapidez e com precisão de 99%. É possível convidar colegas de
equipe para compartilhar as transcrições. Ela permite destacar palavras e frases. A
ferramenta pode legendar para 16 línguas e pode ser integrada a outros aplicativos, tais
como Vimeo, Dropbox, Youtube e outros.

Existem quatro versões disponíveis: Automated Transcription, custando US$0.25 por

minuto de transcrição, para áudio e vídeo; inclui uso individual e com editor de transcrição
interativa. Human Transcription, custando US$1.50 por minuto de transcrição. Nessa
versão, um profissional responsável por transcrever o vídeo ou áudio o fará com precisão, e
o entregará em até 12 horas (disponível apenas em língua inglesa). English Captions,
destinada a transcrever vídeos em inglês, também custando US$1.50. A versão Global
Subtitles pode custar de US$5.00 a US$12.00, com 99% de precisão e capacidade de
transcrever em 17 idiomas. Há ainda uma edição Rev for Business, cujo valor deve ser
negociado diretamente com os desenvolvedores da I.A.

Tactiq: O Tactiq é uma ferramenta de transcrição em tempo real, utilizado em plataformas

como Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e Webex. Possui ainda compatibilidade com o
ChatGPT, Notion, Quip, Slack e outros. É possível compartilhar a transcrição completa ou um
resumo em qualquer uma dessas plataformas. A Inteligência Artifical. é capaz de identificar
vozes e distingui-las na transcrição com precisão (Figura 14). Outras funções inclusas na
ferramenta é a capacidade de capturar a tela em momentos importantes, registrar os
membros presentes, encontrar frases ou textos em qualquer tempo da reunião através da
ferramenta de procura, e estabelecer gráficos mostrando o engajamento dos participantes
por meio dos dados colhidos nas transcrições.

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Figura 14 – Visualização da transcrição de reuniões no Tactiq

Fonte: Site Oficial do Tactiq

Figura 15 – Visualização da transcrição de reuniões no Tactiq

Fonte: Site Oficial do Tactiq

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Existem três planos disponíveis: FREE, sendo gratuito, mas restrito a 10 reuniões por mês e
a um único usuário; PRO, US$8.00 por mês no plano anual ($12.00 no plano mensal), com
reuniões ilimitadas, com acesso às funções de captura de tela, engajamento de membros,
destaque de assuntos etc.; TEAM, US$16.00 por mês no plano anual ($24.00 no plano
mensal), com funcionalidades de pasta compartilhada, e transcrições compartilhadas para
a equipe e outras adicionais que podem ser encontradas no site oficial. Existe um plano
ENTERPRISE cujo valor deverá ser negociado diretamente com a desenvolvedora.

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 3.1.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Entende-se que Estrutura Organizacional é um elemento fundamental no entendimento das

Ferramentas de Trabalho abordadas na metodologia MAC. Essa estrutura define como uma
empresa está organizada internamente de forma a alcançar metas, objetivos e cumprir com suas
atividades. Nela estão envolvidas as seções de alocação de tarefas, responsabilidades, hierarquias
e comunicação dentro da organização. A estrutura organizacional determina como as diferentes
partes da empresa se relacionam e interagem em si.

Uma estrutura bem elaborada e compatível com as necessidades da empresa contribui para
o seu funcionamento, pois pode melhorar a comunicação interna, a tomada de decisões, a
colaboração entre os membros e entre os setores da organização, e pode consequentemente
aprimorar a eficiência operacional.

Nesse âmbito, utilizam-se muitas ferramentas para diagramação e consolidação de fluxos e

de processos, de forma a relatar de compreensível a relação dos setores da empresa entre si, e
entre os membros no geral. Com isso, seguem-se as ferramentas mais utilizadas para cumprimento
dessas funções.

I. Diagramas Organizacionais Tradicionais: Ferramentas de diagramação como o Microsoft

Visio, Lucidchart ou permitem criar diagramas organizacionais com caixas e linhas que
representam os cargos e as relações hierárquicas.

Microsoft Visio: Essa ferramenta permite a criação de fluxogramas, organogramas, plantas

baixas, debate – com modelos para visualizar problemas e mapear soluções, desde
diagramas Ishikawa até análises SWOT, com diagramas de rede e na companhia de dezenas
de modelos prontos para uso e com formas personalizáveis. É possível utilizar a ferramenta
sozinho ou criar diagramas com aparência profissional em conjunto com outros membros
da equipe. O Visio permite visualizar fluxos de processos empresariais conectados a dados
com um host de recursos integrados junto ao Microsoft 365.

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 Figura 16 – Visualização de Fluxograma no MS Visio

Fonte: Site Oficial da Microsoft Visio

Segundo o site oficial da Microsoft, o Visio dispõe de dois planos: Visio Plano 1, R$27,40
por usuário/mês, disponibilizando a versão da Web e permitindo diagramação simplificada
com fluxogramas, diagramas de rede, diagramas do Azure, organogramas, entre outros.
Além disso, é possível integrar os arquivos do Visio ao Microsoft Teams e inserir diagramas
nos relatórios do Power BI; Visio Plano 2, R$96,00 por usuário/mês, com as funcionalidades
do Plano 1 e permitindo exportar seus arquivos para Word, Excel, PowerPoint e outras
plataformas. Essa edição também permite o trabalho com coautoria em tempo real e
disponibiliza recursos para diagramação inteligente, além de outras funcionalidades
adicionais.

Lucidchart: O Lucidchart é um aplicativo de diagramação inteligente que permite a

utilização colaborativa entre indivíduos, com a visualização de processos, sistemas e
estruturas organizacionais. A ferramenta possui funções de diagramação inteligente com
ampla variedade de modelos; é possível criar mapas de processos de negócios, acompanhar
fluxos de usuários, planejar e organizar equipes Scrum, mapear fluxos de dados e muitos
outros. Também é integrado com aplicativos diversos, tais como Google Workspace,
Microsoft, Atlassian, Slack etc.

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 Figura 17 – Visualização da Página Inicial do Lucidchart

Fonte: Versão Lucidchart Web

O plano gratuito do Lucidchart permite a utilização de 60 objetos por documento, acesso

total aos modelos básicos, porém permite a edição de, no máximo, 3 documentos. A versão
Individual custa US$7.95 por usuário/mês na cobrança anual (US$9.95 no plano mensal), e
dispõe de 1 licença individual; A versão Equipe, US$27.00 por usuário/mês na cobrança
anual (US$33.00 no plano mensal), possui 3 licenças para equipe, além de integrações com
Microsoft 365, GitHub, histórico de revisões, controles avançados de atividades visuais,
entre outros. A edição Empresa, US$36.50 por usuário/mês no plano anual (US$43.98 no
plano mensal) é a mais recomendada para espaços de equipe. Contém pastas de equipe,
autenticação SAML, lista de permissões de endereços IP, dados e automação avançados, e
outras funcionalidades que podem ser verificadas no site oficial da Lucidchart.

II. Ferramentas de Mapeamento de Processos: Ferramentas como o Bizagi e Process Street

não só permitem mapear processos, mas também podem incluir informações sobre a
estrutura organizacional relacionada a esses processos.

Bizagi Modeler: A Bizagi é um software de mapeamento de processos empresariais gratuito

com capacidade de automatizar processos de baixa complexidade. Através dele é possível

25
documentar processos de negócio em um repositório central na nuvem, identificar
oportunidades de melhoria de processos e aumentar a eficiência organizacional.

O software permite a criação de diagramas de fluxo utilizando a notação BPMN. Também é

possível publicar a documentação do processo em Word, PDF, Excel, Wiki e outros.

Figura 18 – Visualização de Diagrama de Fluxo no Bizagi

Fonte: Próprios Autores

A versão gratuita possibilita a utilização de usuários e de aplicativos ilimitados, com

capacidade de incluir fornecedores e parceiros. É possível adquirir versões mais
aprimoradas do Bizagi, mas para isso é necessário contatar o serviço da plataforma, uma
vez que o preço é baseado no uso. Os analistas escolherão a melhor versão com base na
necessidade do cliente.

Process Street: A Process Street é uma ferramenta especializada em gestão de projetos

capaz de criar e automatizar projetos e fluxos de trabalho. A automatização pode envolver
projetos de complexidades diversas. Ela dispõe de ferramentas para análise de dados, de
forma a rastrear indicadores de performance e monitorar o progresso dos membros da
equipe envolvida na estrutura organizacional da empresa. É possível utilizá-la para trabalhos
em grupo e integrá-la a outras ferramentas, tais como Monday, Microsoft Teams, Slack,
Google Sheets etc.

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 Vale destacar que a Process.st possui fluxos de trabalho alimentados por Inteligência
Artificial, possibilitando a criação de fluxos intuitivos e de fácil entendimento. A I.A. garante
uma aderência consistente aos processos, identificando e minimizando erros que possam
custar às organizações, além de possibilitar a automatização de tarefas repetitivas.

Figura 19 – Visualização de diagrama BPMN no Process.st

Fonte: Site Oficial da Process.st

Segundo o site oficial da Process st., existem três planos disponíveis: Startup, US$100.00
por usuário/mês, com compartilhamento de licença limitado a 5 membros e acesso amplo
aos recursos dos fluxos de trabalhos, aos domínios que assegurarão a segurança e a
privacidade dos dados, às automações e integrações entre aplicativos e processos. Existem,
porém, restrições quanto às customizações e aos serviços de suporte. A versão Pro,
US$415.00 por usuário/mês, entrega as mesmas funcionalidades, com o adicional das
customizações e com funções de serviços de suporte abrangentes, mas ainda com restrições
no suporte técnico e na segurança e privacidade dos dados. A edição Enterprise,
US$1660.00 por usuário/mês, conta com todos os recursos que a ferramenta pode oferecer.

III. Ferramentas de Colaboração e Gestão de Projetos: Plataformas como o Asana, Trello ou

Monday.com não só ajudam na gestão de projetos, como fora mostrado anteriormente, mas
também podem ser usadas para criar quadros ou projetos dedicados à estrutura
organizacional. O descritivo dessas plataformas se encontra no tópico 3.1.1 Cronograma
Detalhado e Agenda de Eventos (pág. 9-15).

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IV. Organogramas Online: Ferramentas como o Organimi, Canva ou Creately são focadas em
criar organogramas e estruturas organizacionais visuais.

Organimi: O Organimi é uma plataforma online comumente utilizada por profissionais de

recursos humanos, consultores, vendedores, e outros, devido a facilidade na criação e na
visualização de estruturas organizacionais. Com ela é possível criar diagramas intuitivos e
interativos, de fácil utilização.

A ferramenta facilita a representação gráfica das relações hierárquicas, funções e

responsabilidades dentro de uma empresa ou organização (Figura 21), possibilitando ao
usuário a criação de diagramas personalizados com cargos, departamentos e equipes.
Também é possível a colaboração entre pessoas na criação e edição dos diagramas. Além
disso, os diagramas podem ser exportados para diferentes formatos e, em alguns casos,
integrados a outras ferramentas de gestão e RH.

Existe uma versão gratuita com funções de estrutura organizacional simplificadas, mas
suficientes para atender a demanda de pequenas e médias empresas. A versão Basic custa
US$10.00 por usuário/mês no plano anual (US$18.00 no plano mensal), permite o
compartilhamento de licença com 20 pessoas, e vem com opções de customização básicas
para os diagramas. Na versão Premium, US$20.00 por usuário/mês no plano anual
(US$35.00 no plano mensal) é possível usufruir de compartilhamento de licença ilimitado
entre pessoas, ter acesso completo aos modelos de diagramas e suas opções de
personalização, além de outras funções que podem ser encontradas no site oficial. Ainda é
possível solicitar uma versão customizável que atenda às necessidades da organização.

28
Figura 20 – Visualização de Estrutura Organizacional no Organimi

Fonte: Site Oficial da Organimi

Figura 21 – Visualização de Estrutura Organizacional no Organimi

Fonte: Site Oficial da Organimi

29
Creately: O Creately é uma plataforma online que permite criar diagramas de fluxo, quadros
organizacionais, organogramas, mapas mentais, gráficos e muitos outros tipos de
representações visuais. Em cada uma dessas representações é possível adicionar dados,
anotações, tarefas, status do workflow e outros.

A ferramenta permite a colaboração entre pessoas de forma simultânea nos diagramas, e

oferece uma biblioteca de formas, ícones e modelos pré-desenhados variados. Além disso,
é possível integrar o Creately com outras ferramentas de produtividade, como o Google
Workspace, Confluence e Jira. Os diagramas criados no Creately podem ser exportados em
diferentes formatos, como PDF e imagens, e podem ser compartilhados através de links ou
incorporados em outros documentos ou sites.

Figura 22– Visualização de Organograma no Creately

Fonte: Site Oficial da Creately

Segundo o site oficial, existe uma versão gratuita com funcionalidade limitada nas
integrações e no armazenamento. O Pacote Inicial, US$5.00 por usuário/mês no plano
anual (US$8.00 para o plano mensal) fornece ampla gama de funcionalidades para
pequenas equipes. O Pacote Business, US$89.00 por mês no plano anual (US$149.00 no
plano mensal) permite a utilização da licença entre usuários ilimitados, disponibiliza
ferramentas para os setores de RH, Produtos, TI, além de oferecer integração com

30
 aplicativos diversos. As funções extras desse pacote podem ser encontradas no site oficial
do Creately. É possível solicitar uma versão Empresarial cujas funcionalidades e cujo preço
deverá ser negociado diretamente com o setor de vendas.

Em suma, ao escolher uma ferramenta, convém considerar a facilidade de uso, a capacidade

de colaboração, a flexibilidade na criação de diferentes tipos de organogramas (por exemplo,
hierárquicos, matriciais) e se a ferramenta se integra bem com outros sistemas que a empresa do
cliente já utiliza.

31
 3.1.4 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES E PERFIL PESSOAS

Corresponde a definição de funções e responsabilidades individuais e coletivas na

implementação dos planos de ação. Dentre as ferramentas que podem ser utilizadas para
atribuição dessas funções, podem ser citadas:

I. Matriz RACI: A matriz RACI é uma ferramenta usada para definir quem é Responsável, quem
é Responsável por Aprovar, quem deve ser Consultado e quem deve ser Informado em
relação a cada tarefa ou atividade. Nesse caso, como não existe uma ferramenta dedicada
exclusivamente na criação de matrizes RACI, recomenda-se o Creately (pág. 30-31). A
plataforma não só é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e processos, mas
também pode ser usada para definir papéis e responsabilidades para cada tarefa ou
atividade em um projeto ou processo de uma organização.

II. Ferramentas de Gestão de Processos: Plataformas de gestão de processos, como o Bizagi e

Lucidchart, podem ser usadas para modelar processos e atribuir papéis e responsabilidades
a cada etapa do processo. As descrições acerca de suas funcionalidades podem ser
encontradas no tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 24, 25).

III. Ferramentas de Gestão de Projetos: Ferramentas como o Microsoft Project, Asana, Trello
ou Monday.com permitem atribuir tarefas a membros da equipe e definir claramente quem
é responsável por cada atividade. Suas funcionalidades podem ser encontradas no tópico
3.1.1 Cronograma Detalhado e Agenda de Eventos.

32
IV. Software de Colaboração: Plataformas de colaboração como o Microsoft Teams, Slack ou
Basecamp possuem recursos para atribuir tarefas e monitorar o progresso, facilitando a
definição de papéis e responsabilidades.

V. Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRM): Softwares de RH, como o Workday ou o

BambooHR, Gusto, podem ser usados para registrar e gerenciar as funções e
responsabilidades dos funcionários.

33
 3.1.5 PROCESSOS E FLUXOGRAMAS

Processos tratam de sequências organizadas e estruturadas de atividades que são

executadas dentro de uma organização visando o cumprimento de uma tarefa específica. Tais
atividades podem abranger uma ampla variedade de áreas e setores.

A gestão eficaz dos processos é essencial para garantir que a empresa/organização opere de
maneira otimizada, atendendo demandas e alcançando objetivos. O aprimoramento constante da
gestão dos processos contribui para a eficiência dele.

Ainda nesse contexto, fluxogramas são ferramentas de gestão destinadas a representações

visuais que ilustram o fluxo sequencial de um processo, sistema ou atividade. Eles são usados para
descrever de forma orientada as etapas envolvidas em um processo específico, desde o início até
a conclusão.

Com base nessas informações, as ferramentas, softwares e plataformas que podem

contribuir para a construção de fluxos de processos e fluxogramas em empresas são:

I. Ferramentas de Mapeamento de Processos: Plataformas como o Bizagi, Lucidchart e

Microsoft Visio são específicas para o mapeamento e documentação de processos e criação
de fluxogramas. Elas oferecem símbolos e recursos para criar fluxogramas e diagramas de
processos, conforme mostrado no subtópico 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 24, 25).

II. Ferramentas de Gestão de Projetos: Aplicativos como o Microsoft Project, Asana, Trello e
Monday.com permitem criar projetos que envolvem a definição e a documentação dos
processos, bem como atribuição de tarefas e acompanhamento do progresso. Suas funções
podem ser encontradas na descrição do subtópico 3.1.1 Cronograma Detalhado e Agenda
de Eventos (pág. 7-15).

34
III. Ferramentas de Gestão de Fluxo de Trabalho (Workflow): Ferramentas como o Kissflow,
Nintex, ou Zapier permitem criar fluxos de trabalho automatizados que podem ajudar a
definir e padronizar processos.

IV. Plataformas de Colaboração: Plataformas de colaboração como o Microsoft Teams,

Basecamp, ou Slack podem ser usadas para documentar processos, construir fluxogramas
e permitir discussões em equipe sobre eles.

V. Ferramentas de Análise de Processos: O Process Street oferece recursos específicos para

análise, documentação e melhoria contínua de processos e consolidação de fluxogramas.

Apesar de já ter sido descrito no tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional, convém, para esse
tópico em questão, reiterar que o Process.st é, até o momento em que essa pesquisa é
realizada, talvez a única ferramenta que permite a criação e análise de processos e
fluxogramas com a coparticipação da IA.

A ferramenta permite a criação desses processos de maneira intuitiva, e a IA incorporada

agrega um nível adicional de inteligência aos fluxos de trabalho. Ela é capaz de analisar os
dados inseridos e oferecer insights para a otimização dos processos. Isso inclui a
identificação de possíveis gargalos e áreas de melhoria, permitindo ao usuário o refinar de
seus fluxos de maneira estratégica.

Por fim, outra de suas notáveis características é a sua capacidade de aprender com os dados
ao longo do tempo. À medida que o usuário utiliza a ferramenta e faz ajustes nos processos,
a IA acompanha essas mudanças e melhora suas sugestões de maneira contínua. Isso resulta
em um ciclo de aprimoramento que impulsionará a produtividade e a eficiência das
operações.

Os planos disponíveis para a aquisição do Process.st podem ser localizados no tópico 3.1.3
Estrutura Organizacional (pág. 26).

35
 Ao escolher uma ferramenta, convém considerar a facilidade de uso, a capacidade de
colaboração em equipe, a escalabilidade para lidar com uma variedade de processos e a
possibilidade de integração com outras ferramentas que sua empresa já utiliza. É necessário
considerar que o processo de documentação deve ser preciso e seus processos devem ser
atualizados constantemente, sendo fundamentais para otimizar as operações da empresa.

36
 3.1.6 DECOMPOSIÇÃO FUNCIONAL

Descreve o processo realizado, se ele agrega valor ao processo, o tempo gasto em cada
atividade, o volume de documentos envolvidos na atividade, e a frequência, que descreve a
temporalidade com a que a atividade ocorre.

Em suma, a decomposição funcional ajuda a simplificar a complexidade de um sistema,

tornando mais fácil de entender como as partes se encaixam para atingir um objetivo maior. As
ferramentas mais utilizadas para essa etapa são:

I. Microsoft Visio: Uma ferramenta popular para criar diagramas, fluxogramas e modelos que
podem ser usados para representar a decomposição funcional. O descritivo acerca dessa
ferramenta pode ser encontrado no 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 23).

II. Lucidchart: Uma plataforma de diagramação online que permite criar diagramas de
decomposição funcional de maneira colaborativa. Suas funcionalidades podem ser
consultadas no tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 24).

III. Microsoft Teams, Basecamp e Slack: Essas ferramentas de comunicação e colaboração

podem ser usadas para compartilhar e discutir os diagramas de decomposição funcional
com a equipe.

37
 3.1.7 PERFIL DE MATURIDADE E EVIDÊNCIAS DE MATURIDADE

O Perfil de Maturidade diz respeito a uma avaliação ou descrição detalhada do nível de

desenvolvimento, eficácia e sofisticação de certos processos ou práticas em uma organização. Essa
avaliação é frequentemente usada para avaliar pontos fortes e fracos de processos, sistemas,
práticas de gestão, habilidades da equipe ou outras áreas relevantes para o funcionamento e
sucesso da empresa.

O conceito de “maturidade” está relacionado à capacidade de uma organização em atingir

um estado ideal ou otimizado em relação a certas capacidades ou práticas.

Os perfis de maturidade são frequentemente representados em uma escala que varia de

estágios iniciais até estágios avançados. Cada estágio pode ser associado a características
específicas e critérios de avaliação. Eles podem ser aplicados em várias áreas, como gestão de
projetos, gestão de riscos, gestão de qualidade, segurança cibernética, entre outras, dependendo
das necessidades e objetivos específicos da organização.

Para essa etapa recomenda-se a habilidade tátil de resolução de perfis de maturidade, uma
vez que não existem softwares ou ferramentas, no geral, dedicadas a consolidar perfis de
maturidade. Nesse caso, utiliza-se alguns modelos padronizados, tais como o CMMI (Capability
Maturity Model Integration), e a certificação ISO 9001 que tratará diretamente com sistemas de
gestão de qualidade, que inclui elementos de avaliação da maturidade dos processos.

Existem outros modelos para avaliação de maturidade, tais como P3M3 (Portfolio,
Programme and Project Management Maturity Model), responsável por avaliar a maturidade em
gerenciamento de portfólio, programa e projeto; e APQC (American Productivity & Quality
Center), oferecendo ferramentas e benchmarks para avaliação de processos e maturidade.

38
 3.1.8 INDICADORES

Os indicadores se referem a medidas quantitativas ou qualitativas usadas para avaliar o

desempenho, progresso ou resultados de uma organização, processo, projeto ou atividade. Os
indicadores são fundamentais para medir o sucesso, identificar áreas de melhoria e tomar decisões
informadas.

Os indicadores são escolhidos com base nos objetivos específicos da organização e nas áreas
que precisam ser monitoradas. Eles podem ser divididos em várias categorias:

I. Indicadores Financeiros: Medem o desempenho financeiro da empresa, como

lucratividade, margem de lucro, retorno sobre o investimento (ROI), fluxo de caixa, entre
outros.

II. Indicadores de Desempenho Operacional: Avaliam a eficiência e eficácia dos processos

internos da organização, como tempo de ciclo, produtividade, qualidade do
produto/serviço, entre outros.

III. Indicadores de Satisfação do Cliente: Medem a satisfação e fidelidade dos clientes, como o
Net Promoter Score (NPS), avaliações de atendimento ao cliente e feedback.

IV. Indicadores de Recursos Humanos: Avaliam o desempenho da equipe e o envolvimento dos

funcionários, como taxa de rotatividade, índice de satisfação dos funcionários, entre outros.

V. Indicadores de Inovação: Medem a capacidade da organização de inovar e se adaptar às

mudanças, como número de novos produtos/serviços lançados, investimento em pesquisa
e desenvolvimento, entre outros.

VI. Indicadores de Sustentabilidade: Avaliam o impacto ambiental e social da empresa, como

consumo de recursos naturais, emissões de carbono, iniciativas de responsabilidade social
corporativa, entre outros.

VII. Indicadores de Qualidade: Medem a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, como
taxa de defeitos, satisfação do cliente com a qualidade, entre outros.

VIII. Indicadores de Gestão de Riscos: Avaliam a capacidade da organização de identificar, avaliar

e mitigar riscos, como taxa de incidentes de segurança, conformidade regulatória, entre
outros.

Os indicadores são geralmente quantificáveis e podem ser representados numericamente

em forma de métricas ou percentagens. Eles são usados para medir a performance em relação a

39
metas e objetivos definidos, permitindo que as organizações avaliem seu progresso, identifiquem
áreas problemáticas e tomem decisões com base em dados concretos.

Dentre as ferramentas e softwares que podem contribuir na consolidação e na análise de

indicadores, podem ser referenciados:

I. Ferramentas de Visualização de Dados: O Tableau é uma ferramenta versátil para criar

visualizações interativas e painéis de controle a partir de dados. O Power BI também
permite criar painéis de controle e relatórios dinâmicos com base em indicadores.

II. Ferramentas de Dashboard: A Klipfolio é especializada em dashboards, permite criar

painéis personalizados com métricas e gráficos. O Geckoboard: é uma ferramenta de
dashboard que exibe métricas importantes de forma clara e visual.

III. Ferramentas de Business Intelligence (BI): O QlikView e o Qlik Sense são ferramentas de
BI que permitem criar análises avançadas e gráficos a partir de dados.

IV. Ferramentas de Dashboard Open Source: O Grafana é uma plataforma de análise e

monitoramento open source para criar dashboards. Enquanto isso, o Metabase é uma
ferramenta de BI open source para fazer perguntas e visualizar dados.

V. Aplicativos de Design Gráfico: O Canva permite criar infográficos personalizados para

representar indicadores visualmente.
A escolha da ferramenta depende da complexidade dos indicadores, da quantidade de
dados, da preferência de design e das necessidades de compartilhamento.

40
 3.1.9 LISTA DE INDICADORES E ANÁLISE DE DADOS

O papel desempenhado pela análise de indicadores é fundamental, sendo um componente

essencial para a tomada de decisões informadas e estratégicas. Através da coleta, medição e
interpretação de indicadores-chave de desempenho (KPIs), por exemplo, uma organização pode
obter insights valiosos sobre seu progresso, eficácia e saúde geral. A abordagem científica para a
análise de indicadores requer a utilização de métodos rigorosos e ferramentas apropriadas, a fim
de garantir resultados confiáveis e conclusões embasadas.

Dentro desse contexto, e tendo em vista a intenção de adotar ferramentas tecnológicas na

Metodologia MAC, convém, a priori, mencionar o Datawrapper e o ZingChart, que
incorporam inteligência artificial para automatizar a criação de gráficos e visualizações a
partir dos dados coletados. Essas ferramentas simplificam a representação dos indicadores,
tornando os resultados mais acessíveis e compreensíveis para o usuário.

No entanto, a análise de indicadores não se trata apenas de representação visual, mas

também da extração de insights acionáveis. Ferramentas como o TIBCO Spotfire e o IBM
Watson Analytcs, com suas capacidades de análise orientada por IA, vão além da
visualização, oferecendo uma análise aprofundada dos indicadores. Através de algoritmos
avançados, essas ferramentas podem identificar padrões, tendências e correlações nos
dados, facilitando a compreensão ao visualizar os indicadores.

Se nos restringirmos às ferramentas que podem sugerir planos de ação face aos indicadores,
o Visme e o Canva de destacam por sua capacidade de transformar os insights obtidos em
recomendações tangíveis, mas com algumas limitações. Essas plataformas não apenas
comunicam visualmente as descobertas, como também permitem a criação de
apresentações, relatórios e infográficos que podem ser compartilhados com as partes

41
envolvidas. Dessa forma, as ferramentas não apenas auxiliam na análise, mas também no
processo de comunicação e implementação das ações derivadas das conclusões.

42
 3.1.10 POLÍTICAS E DETALHAMENTO DAS POLÍTICAS

O mapeamento de políticas vai se referir ao processo de identificar, analisar e documentar

as políticas internas e regulamentos que uma organização segue. Isso envolve a criação de um
registro organizado e visual dessas políticas, permitindo uma compreensão clara de como elas se
aplicam em diferentes áreas e processos dentro da empresa.

Essa etapa vai envolver os processos de identificação das políticas na organização, análise
em detalhes para entender suas implicações, documentação de forma organizada e acessível das
políticas, relações e interações entre as diferentes políticas na empresa, aplicação prática dessas
políticas na organização, e atualização dessas políticas para refletir quaisquer alterações.

A correta execução dessas etapas contribui para uma melhor compreensão das diretrizes da
empresa e dos regulamentos aplicáveis; do auxílio na comunicação e no treinamento de
funcionários; da facilitação da conformidade com regulamentos externos; da identificação de
lacunas ou áreas de melhoria nas políticas e, em conclusão, contribui para uma melhora na
consistência e uniformidade das práticas empresariais.

I. Sistemas de Gerenciamento de Documentos: O Microsoft SharePoint é um sistema de

gerenciamento de documentos que permite organizar, armazenas e compartilhar políticas
de forma colaborativa. Outra ferramenta de gerenciamento que pode ser utilizada é o
Google Workspace, oferecendo recursos semelhantes ao SharePoint para criar e
compartilhar documentos, incluindo políticas.

II. Plataformas de Gestão de Políticas: PolicyTech é uma plataforma específica para gerenciar
políticas, permitindo criar, revisar e aprovar políticas internas. O Convercent também é uma
plataforma que ajuda a gerenciar políticas, regulamentos e compliance, com recursos de
rastreamento e comunicação.

III. Sistemas de Gestão de Qualidade e Conformidade: O Qualtrax é um software dedicado a

gestão de qualidade e que pode ser usado para documentar e acompanhar políticas e

43
 procedimentos. Outras plataformas que também permitem gerenciar documentos e
políticas são o MasterControl, e o TrackWise.

IV. Ferramentas de Diagramação de Fluxograma: O Microsoft Visio, sendo ferramenta, e o

Lucidchart, plataforma, são destinados a diagramação e podem ser utilizados para criar
fluxogramas que representem o mapeamento de políticas. A explicação completa acerca
das suas funções e capacidades se encontram no tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional
(pág. 23-25).

44
 3.1.11 BASE FINANCEIRA

Fase de suma importância, pois a partir dela se sucederão as três etapas subsequentes.

No contexto da assessoria e gestão empresarial, "base financeira" refere-se ao conjunto de

informações financeiras e dados fundamentais que servem como alicerce para a tomada de
decisões financeiras e estratégicas em uma organização.

Uma base financeira sólida é crucial para orientar as decisões dos gestores e líderes da
empresa. Ela fornece informações relevantes para definir estratégias, alocar recursos, identificar
oportunidades de crescimento e gerenciar riscos. Manter uma base financeira bem-organizada e
atualizada é fundamental para o sucesso a longo prazo de qualquer organização.

Dentre as ferramentas e softwares utilizáveis para consolidação dos dados da base

financeira, se faz oportuno mencionar:

I. Software de Contabilidade: O Xero é um software popular para gestão financeira e

contabilidade, adequado para pequenas e médias empresas.

II. Sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, Oracle, Microsoft Dynamics são
sistemas integrados que abrangem várias áreas empresariais, incluindo contabilidade e
finanças.

III.Ferramentas de Orçamento e Planejamento: O Anaplan: é uma ferramenta que possibilita

a criação de orçamentos e previsões financeiras detalhadas.

IV. Plataformas de Análise Financeira: O Tableau e o Power BI são úteis para criar painéis de
controle e relatórios visualmente atraentes com base em dados financeiros.

45
V. Sistemas de Gestão de Documentos: Tanto o SharePoint e o Confluence cumprem com a
função de armazenar, organizar e compartilhar documentos relacionados à base financeira.

46
 3.1.12 LISTAGEM DAS OPORTUNIDADES E OPORTUNIDADES DETALHADAS

Corresponde ao processo de identificar e avaliar situações ou condições favoráveis que uma

organização pode aproveitar para melhorar sua eficiência ou ganhar vantagem competitiva. A
análise de oportunidades envolve examinar o ambiente, seja em uma reunião ou em uma visita
aos departamentos, para identificar áreas nas quais a organização possa tomar medidas
estratégicas para se beneficiar.

A análise de oportunidade, bem como a implementação das melhorias, pode ser

categorizada com base nas áreas de Estratégia, Organizacional, Gestão, Processos/Controles,
Suprimentos, Industrial, Logística, TI, Acompanhamento e Gestão da Mudança e Modelo de
Negócio.

Segundo a metodologia MAC, a priori identifica-se os sintomas que embasam as

recomendações de melhoria, seguida pela descrição geral das iniciativas de melhoria que irão
gerar os planos de ação/projetos futuros, e pelos benefícios almejados com a aplicação da
iniciativa.

I. Plataformas de Business Inteligence (BI): O Tableau e o Power BI permitem visualizar e

analisar dados, e podem contribuir para uma análise de oportunidades de forma interativa.

47
 4. SETUP

O termo “Setup” está condicionado à configuração, organização ou preparação inicial

necessária antes de iniciar uma tarefa, projeto, evento ou operação. No contexto da MAC e da
gestão e assessoria empresarial, vai tratar da mesma configuração, organização e preparação, mas
voltada aos processos, aos sistemas, às ferramentas ou ambientes de forma a garantir que a
execução inicial de uma atividade ou operação ocorra de maneira fluida e eficaz, evitando atrasos
e problemas gerais. Uma preparação adequada reduz o risco de contratempos e permite que as
operações sejam executadas dentro do previsto.

Nessa etapa convém a utilização de ferramentas e/ou softwares que contribuam para
automatizar e otimizar processos de configuração, organização e preparação. Algumas
ferramentas utilizam algoritmos de IA para agilizar tarefas, oferecer insights e melhorar a eficiência
durante o processo de setup.

No momento, não existe uma ferramenta específica com inteligência artificial (IA) voltada
exclusivamente para a realização completa do processo de setup em contextos amplos de gestão
e assessoria empresarial. O processo de setup envolve uma variedade de atividades que podem
ser específicas para cada situação e ambiente, o que torna difícil ter uma ferramenta única de IA
que abranja todas as possibilidades.

Como já fora mencionado anteriormente, não existem ferramentas de IA que sejam capazes
de realizar todo o processo a partir de um input de dados brutos. Apesar disso, ferramentas como
o ChatGPT podem desempenhar funções isoladas que contribuam para o desenvolvimento do
Setup. Dentre essas funções, podem ser citadas as de:

1. Agendamento e Coordenação: Ferramentas de IA podem analisar as disponibilidades dos

envolvidos e agendar automaticamente reuniões, eventos ou atividades com base em suas
agendas, minimizando conflitos de horários.

2. Automação de Processos: A IA pode automatizar tarefas repetitivas e manuais, como a

configuração de sistemas e equipamentos. Por exemplo, chatbots podem auxiliar na
configuração inicial de software, orientando os usuários passo a passo.

3. Análise de Dados: A IA pode analisar dados relevantes para a atividade de setup e fornecer
insights valiosos. Por exemplo, pode analisar dados de eventos anteriores para prever as
melhores configurações de layout e disposição.

48
 4. Monitoramento em Tempo Real: A IA pode monitorar sistemas e equipamentos em tempo
real durante a configuração, identificando problemas ou anomalias e fornecendo alertas
para resolução imediata.

5. Assistência Virtual: Assistentes de IA podem fornecer informações e orientações durante o

processo de setup, respondendo a perguntas, oferecendo instruções e fornecendo suporte.

6. Recomendações Inteligentes: Com base em dados históricos e informações contextuais, a

IA pode fazer recomendações inteligentes sobre configurações ideais para diferentes
cenários.

7. Previsão de Recursos: A IA pode prever os recursos necessários para uma configuração

bem-sucedida, como pessoal, materiais e equipamentos, ajudando na preparação
antecipada.

Para que a etapa de setup seja executada eficientemente, recomenda-se a utilização de

ferramentas que atendam as necessidades específicas da organização, dos processos que serão
abordados, e do tipo de atividade a ser realizada. Dentre as opções que podem ser úteis:

I. Ferramentas de Gerenciamento de Projetos: Aplicativos como o Microsoft Project, Asana,

Trello, Monday.com, Smartsheet, TeamGantt, Wrike e Notion permitem a definição e a
documentação de processos e projetos, além de possibilitar a atribuição de tarefas e
responsabilidades, a definir prazos e rastrear todo o andamento do processo. O
acompanhamento por meio de cronogramas e agendas de eventos também pode ser feito
nessas ferramentas. Os detalhes sobre essas ferramentas estão no tópico 3.1.1 Cronograma
Detalhado e Agenda de Eventos (pág. 7-15).

Nessa etapa também convém a utilização de ferramentas destinadas a criação de

organogramas e estruturas organizacionais visuais, de forma a garantir uma melhor
compreensão dos setores envolvidos no Setup. As ferramentas mais utilizadas nesse caso
são o Organimi, Canva ou Creately. As funcionalidades e capacidades dessas ferramentas
podem ser encontradas no tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 28-31).

49
 Outras ferramentas que também podem ser utilizadas para o mapeamento dos processos e
gerenciamento dos setores são o Microsoft Visio, Lucidchart Bizagi Modeler e Process.st
pois, através deles, é possível criar diagramas organizacionais e incluir informações sobre a
estrutura organizacional relacionada a esses processos. O tópico 3.1.3 Estrutura
Organizaciona (pág. 23-27) apresenta um descritivo sobre as capacidades dessas
ferramentas.

II. Ferramentas de Automação: Ferramentas como o Kissflow, Nintex, ou Zapier permitem

criar fluxos de trabalho automatizados que podem ajudar a definir e padronizar processos.

III. Comunicação e Colaboração: Algumas ferramentas que facilitam a integração e a

comunicação entre as equipes são o Microsoft Teams, o Basecamp e o Slack. Essas
ferramentas de comunicação e colaboração oferecem chat, videoconferências e
compartilhamento de documentos.

50
 5. IMPLANTAÇÃO E OPERAÇÃO

A etapa de implantação e operação remete ao processo que, de fato, proporcionará a

transformação pois iniciar-se-á a operação do novo modelo, com o kick-off do programa, com a
validação do baseline e com o mapeamento do processo. Em outras palavras, refere-se à fase do
ciclo de vida de um projeto, iniciativa ou processo em que as estratégias, planos e ações planejadas
são colocados em prática e executados de forma contínua. É o estágio em que as decisões são
postas em ação e os processos são implementados para alcançar os objetivos definidos
anteriormente. Essa etapa é fundamental para transformar ideias e planos em resultados tangíveis
e sustentáveis.

A etapa de implantação e acompanhamento pode ser feito com o auxílio das seguintes
ferramentas:

I. Ferramentas de Gerenciamento de Projetos: Aplicativos como o Microsoft Project, Asana,

Trello, Monday.com, Smartsheet, TeamGantt, Wrike e Notion permitem a criação de
quadros visuais para rastrear tarefas e fluxos de trabalho de forma colaborativa. No geral,
servem tanto para planejamento, quanto para acompanhamento e gerenciamento de
projetos e tarefas em equipe, conforme explicado no tópico 3.1.1 Cronograma Detalhado e
Agenda de Eventos (pág. 7-15).

Além de possibilitar a criação dos organogramas e das estruturas visuais necessárias,

também é possível utilizar essas plataformas – Organimi, Canva e Creately – para se
certificar de que as equipes envolvidas no processo estejam totalmente cientes das etapas.
O tópico 3.1.3 Estrutura Organizacional (pág. 28-31) descreve em detalhes as capacidades
dessas ferramentas.

51
II. Comunicação e Colaboração: Convém reiterar que a comunicação é de suma importância
para facilitar a colaboração e a organização entre as equipes. Para tal, se faz uso de
ferramentas como o Microsoft Teams, o Basecamp e o Slack.

52
 6. SUSTENTAÇÃO

Essa etapa se refere à fase do ciclo de vida de um projeto, iniciativa, processo ou operação
em que os resultados obtidos são mantidos, monitorados e otimizados a longo prazo. É a etapa
em que a implementação bem-sucedida é mantida, garantindo que os benefícios continuem a ser
realizados e que eventuais problemas sejam abordados de maneira contínua.

Principais elementos da etapa de sustentação:

1. Monitoramento Contínuo: Durante a etapa de sustentação, os resultados são monitorados

e avaliados em relação aos objetivos originais. Isso envolve a análise contínua de indicadores
de desempenho (KPIs) para garantir que os resultados esperados sejam alcançados.

2. Manutenção e Correção: Problemas ou desvios que possam surgir após a implementação

são identificados e corrigidos de maneira contínua para garantir a estabilidade e eficácia da
operação.

3. Otimização: Com base nos dados coletados e nos insights obtidos, ajustes e melhorias são
realizados para otimizar ainda mais os resultados e processos.

4. Treinamento e Capacitação: A capacitação contínua da equipe envolvida é essencial para

manter a eficiência e o conhecimento atualizado.

5. Adaptação a Mudanças: À medida que o ambiente de negócios muda, a sustentação

envolve a adaptação contínua das operações e estratégias para se manter relevante.

6. Comunicação e Relacionamento: A comunicação aberta com as partes interessadas e os

clientes é importante para manter a confiança e garantir que suas necessidades sejam
atendidas.

7. Gestão de Riscos: A gestão contínua de riscos é essencial para lidar com qualquer ameaça
que possa afetar a sustentabilidade dos resultados.

8. Inovação Contínua: A busca por oportunidades de inovação e melhoria é fundamental para

manter a competitividade e o valor gerado.

9. Avaliação de Benefícios: Avaliar continuamente se os benefícios obtidos estão alinhados

com os objetivos iniciais e se justificam os recursos investidos.

A etapa de sustentação é vital para garantir que os esforços iniciais se traduzam em

benefícios duradouros e contínuos para a organização. Ela envolve manter a eficiência operacional,

53
adaptar-se a mudanças no ambiente de negócios e garantir a conformidade com regulamentos e
padrões. Através da sustentação adequada, uma organização pode garantir a continuidade de seu
sucesso e a capacidade de responder a desafios futuros.

Convém que, nessa fase final, as ferramentas e softwares sejam os mesmos que foram
utilizados nas etapas precedentes, a fins de que todo o processo seja mantido, monitorado e
otimizado nas mesmas plataformas através das quais foram implantados e planejados.

54
7. FERRAMENTAS DE IA ADICIONAIS.

Como fora elucidado nos tópicos que precederam o presente, apesar de não existir uma
ferramenta específica – tenha ela o suporte da Inteligência Artificial, ou não – que seja capaz de
reunir todos os dados coletados em um processo de consultoria, e a partir deles gerar toda a cadeia
subsequente no que tange à gestão e assessoria, é possível, com o auxílio de ferramentas e
softwares diversos, separar as diferentes etapas do processo e construir todo o material necessário
para o projeto em questão, para então aglutiná-lo e dar procedência no projeto da organização.

Tendo em vista que o presente material tenha, até o momento, apresentado diligentemente
uma vasta gama de ferramentas, softwares e plataformas, que auxiliem o consultor na aplicação e
na construção das etapas envolvendo a metodologia da MAC, convém, no presente tópico,
apresentar algumas ferramentas contendo Inteligência Artificial que certamente contribuirão no
desenvolvimento do processo.

1. Softwares para Apresentações em Slides Alimentados por IA: Algumas ferramentas que
contém recursos de Inteligência Artificial podem ajudar na criação de apresentações de
maneira competente e veloz. Dentre as mais utilizadas e confiáveis, podem ser citadas:

Decktopus AI: O Decktopus AI pode ser classificado como um Gerador de Apresentações

Alimentado por Inteligência Artificial, e é a ferramenta com IA Generativa mais utilizada no
mercado.

A ferramenta possui uma versão gratuita que possibilita ao usuário a criação de três
apresentações, mas com limitação em suas funções. Além da IA, existem muitas
funcionalidades, como a possibilidade de integrar vídeos e URLs, áudios, fluxos de trabalho
interativos e automatizados, e outras vastas opções de customização para os slides,
incluindo a viabilidade do próprio usuário em fazer alterações na apresentação. Essas
aplicabilidades, contudo, são estarão disponíveis se o usuário adquirir uma das versões
pagas.

A versão PRO AI custa US$9.99 por usuário/mês no plano mensal (US$7.99 no plano anual)
e permite a utilização da licença por um usuário. A versão BUSINESS AI custa US$36.00 por
usuário/mês (US$29.99 no plano anual) e permite a utilização de todos os recursos que a
ferramenta oferece, além de ser possível trabalhar em conjunto com outras pessoas.

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Beautiful.ai: Consoante ao anterior, o Beautiful.ai também é um software alimentado por
IA com muitas funcionalidades e bastante versatilidade. Nele é possível criar e editar
apresentações através da IA generativa. A plataforma oferece uma vasta gama de templates
e personalizações.

Vale destacar que a ferramenta possui uma assistente inteligente que ajuda na criação de
narrativas. À medida que o usuário personaliza a apresentação, a IA começa a entender
suas necessidades, oferecendo sugestões para melhorias adicionais. Esse recurso preditivo
torna o processo de design mais intuitivo e menos demorado.

Existem duas versões comerciáveis, segundo o site oficial. A versão PRO, US$12.00 por
usuário/mês e; TEAM, US$40.00 por usuário/mês com a possibilidade de trabalhar em
colaboração com a equipe.

Tome: O Tome é uma ferramenta alimentada por Inteligência Artificial que permite a
geração de narrativas e apresentações em slides rapidamente. Similar às ferramentas
anteriores, o Tome oferece modelos e temas prontos, texto e imagens gerados por IA e
ferramentas para adicionar animações, vídeos, gráficos, e muito mais.

Vale destacar a capacidade da IA em entender as instruções passadas. Quanto maior a

especificidade do prompt, melhor será o processo de montagem da apresentação.

O software dispõe de uma versão gratuita, mas com usabilidade restrita. A versão Pro que
custa US$10.00, por outro lado, garante acesso ilimitado para pessoas físicas e para espaços
de trabalho. É possível solicitar uma versão Empresa cujo valor deverá ser negociado.

Presentations.ai: A Presentations.ai é mais uma ferramenta potencializada pela

Inteligência Artificial que proporciona a criação de apresentações visualmente atraentes,
com designs e templates personalizados, com viabilidade de modificar a apresentação e de
inserir gráficos interativos, além de possuir outras funcionalidades.

É possível utilizar a ferramenta na sua versão gratuita, mas caso o limite de apresentações

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 feitas seja atingido, será necessário pagar por um plano especializado. Nesse caso, o plano
Pro propicia a exportação dos documentos para PDF, o compartilhamento da apresentação
entre pessoas, a customização dos templates, além de créditos adicionais – sendo a
“moeda” utilizada no site para permitir a criação de apresentações.

A aquisição do plano Pro é feita com base no tamanho da equipe. Para até 10 pessoas, o
custo sairá em US$1.200 na assinatura anual; para uma equipe que contenha entre 11 e 25
pessoas, o valor subirá para US$2.000; o plano que inclui de 26 a 50 pessoas sairá por um
valor total de US$3.000, anualmente.

Wepik: O Wepik é um software gratuito e aperfeiçoado por Inteligência Artificial que

permite a criação de apresentações de slides criativas e interativas, através da sua
ferramenta de prompt de comandos. Apesar de não oferecer um cardápio de templates e
customizações extenso tal como das ferramentas anteriores, o Wepik surpreende por ser
totalmente gratuito e por permitir a personalização dos slides através das ferramentas de
edição disponíveis.

2. Softwares Alimentados por IA para Transcrição de Áudio

Otter.ai: Apesar das funcionalidades do Otter.ai já terem sido dissecadas no subtópico 3.1.2
Documentação das Entrevistas (páginas 18-22), convém reiterar que essa ferramenta
possibilita transcrições instantâneas de áudio, tornando-se valiosa em ambientes de
reuniões e conversas. Essa funcionalidade é como uma espécie de assistente linguístico que
captura e transcreve o que é dito durante uma reunião, permitindo que todos os
participantes tenham um registro detalhado e preciso do que foi discutido.

Tactiq: Assim como na ferramenta supracitada, o descritivo acerca do Tactiq está presente
no subtópico 3.1.2 Documentação das Entrevistas (páginas 18-22), porém, para o tópico
em questão, se faz favorável ressaltar a capacidade dessa ferramenta em oferecer a
tradução simultânea de conversas e diálogos orais em texto escrito. Assim como o Otter.ai,
o discurso falado em uma palestra ou reunião é imediatamente transcrito com precisão

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 para referência futura. Permite ainda que essa documentação seja exportada, o que
contribui para a colaboração

3. Softwares Alimentados por IA para Análise de Dados e BI

Datawrapper: O Datawrapper é uma ferramenta de visualização de dados que permite criar

gráficos interativos e mapas a partir de dados brutos. Ele não é necessariamente uma
ferramenta de IA, mas utiliza algoritmos inteligentes para automatizar a escolha dos tipos
de gráficos mais adequados com base nos dados fornecidos. Ele simplifica a criação de
gráficos interativos, permitindo ajustes de personalização e facilitando a incorporação em
sites e relatórios.

ZingChart: O ZingChart é uma biblioteca de gráficos que oferece recursos avançados de

visualização de dados. Ele não possui IA intrínseca, mas oferece suporte à criação de gráficos
interativos e personalizados através de APIs e configurações detalhadas. É mais voltado para
desenvolvedores que desejam criar visualizações de dados altamente customizadas.

TIBCO Spotfire: O TIBCO Spotfire é uma plataforma de análise de dados e visualização que
incorpora recursos de IA. Ele permite importar dados brutos, explorar insights e criar
gráficos interativos de maneira intuitiva. O Spotfire utiliza IA para identificar padrões e
tendências nos dados, ajudando a compreender o contexto e a sugerir tipos de visualizações
relevantes.

IBM Watson: O IBM Watson é uma plataforma de inteligência artificial que oferece
ferramentas de análise e visualização de dados. Embora seja mais abrangente do que apenas
uma ferramenta de visualização, ele pode integrar componentes de análise avançada com

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visualizações personalizadas. Através de sua capacidade de IA, o Watson pode extrair
insights significativos dos dados brutos e oferecer sugestões para planos de ação.

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