CENTRO PAULA SOUZA

GEAD / CETEC

POLO: 085 – ETEC MARTIN LUTHER KING – SÃO PAULO – TATUAPÉ/SP

ESPECIALIZAÇÃO TÉCNICA EM GESTÃO DE PROJETOS – EAD

KELLY CRISTINA SOARES

PROJETO DE CRIAÇÃO DE MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS

ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR DA PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE
VÁRZEA PAULISTA

São Paulo

29/10/2023
 AGENDA 01

Conceitos Gerais da Gerência de Projetos

1) Você conhece os termos da área de gerência de projetos?

Resposta: Conheço vários termos dessa área em razão de ter cursado a disciplina de
Gestão de Projetos na graduação de Tecnologia em Gestão Pública pela Univesp e
também devido aos meus estudos para concursos públicos recentes.

Abaixo segue um pequeno glossário que construí com base nos textos
indicados, bem como nos vídeos apresentados na Agenda 01.

GLOSSÁRIO

Boa prática – significa que existe um acordo geral de que a aplicação do conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso de muitos
projetos em entregar o valor de negócio e resultados esperados.

Diagrama de rede do cronograma do projeto – qualquer demonstração esquemática

dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma do projeto.

Diagrama de causa e efeito (ou diagrama espinha de peixe) – técnica de

decomposição que ajuda a investigar um efeito indesejável até a sua causa-raiz.

Diretoria de Projetos – atua no nível corporativo, estabelecendo as estratégias para

todos os projetos da empresa. A diretoria de projetos deve apresentar uma cultura
voltada para o gerenciamento simultâneo, trabalhando com diversos tipos e atividades
de projetos.

Entrega – qualquer produto, resultado ou capacidade único e verificável que deve ser
produzido para concluir um processo, fase ou projeto.

Equipe Autônoma de Projetos (APT) – visa atender a situações pontuais, caso a

empresa não tenha experiência solidificada em gerência de projetos e/ou o projeto em
questão não mantenha um relacionamento intrínseco com o restante da organização.
Nesse tipo de estrutura, praticamente, não há apoio institucionalizado para o
gerenciamento do projeto. Dessa forma, todas as atividades inerentes ao gerenciamento
dependem exclusivamente das competências e expertises do gerente de projetos.

Escritório de Apoio a Projetos (PSO) – constitui um departamento da empresa que

atua concomitantemente em diversos projetos, sendo formado por profissionais mais
experientes, formalizando uma cultura de projetos na organização, fornecendo
consultoria, treinamento, rastreabilidade e automação do fluxo de trabalho.

Escopo – a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos como um

projeto.

Escopo do produto – as características e funções que descrevem um produto, serviço

ou resultado.

Escopo do projeto – o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto,
serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

Escritório de Gerência de Projetos (PMO) – estrutura formal na organização, tendo

como funções: conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do
projeto; obter uma visão global e panorâmica de todo o projeto sem se perder em
detalhes; e ser o centro de informações e controle.

Gerenciamento de portfólios – é definido como o gerenciamento centralizado de um

ou mais portfólios para alcançar objetivos estratégicos. Os programas ou projetos do
portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.
O gerenciamento de portfólios alinha os portfólios com estratégias organizacionais
através da seleção dos programas ou projetos corretos, priorização do trabalho e
fornecimento dos recursos necessários.

Gerenciamento de programas – é definido como a aplicação de conhecimentos,

habilidades e princípios a um programa para atingir os objetivos do programa e obter
benefícios e controle que de outra forma não estariam disponíveis através do
gerenciamento individual dos componentes do programa. Ademais, foca nas
interdependências entre projetos e entre projetos e o nível do programa para determinar
a abordagem ideal para gerenciá-los. O gerenciamento de programas harmoniza seus
componentes de programas e controla interdependências a fim de realizar os benefícios
especificados.

Gerenciamento de projetos – é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas

e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos, através da
aplicação e integração apropriadas dos processos identificados para o projeto,
permitindo que as organizações os executem de forma eficaz e eficiente. O
gerenciamento de projetos permite o atingimento dos objetivos e metas organizacionais.

Gerente de Projetos – é o responsável por fomentar a integração do projeto. Além

disso, a carreira é embasada em critérios técnicos, diferenciais de relacionamento
interpessoal, experiência e certificações. Cabe destacar também que as ações desse
profissional envolvem alocar recursos, estabelecer prioridades e coordenar o
relacionamento da empresa com os clientes.

Guia PMBOK ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia de

conhecimento ou boas práticas no âmbito da profissão de gerenciamento de projetos.

Megaprojetos – como diretriz, custam USD 1 bilhão ou mais, afetam 1 milhão de

pessoas ou mais, e são executados por anos.

Objetivo – resultado a que o trabalho é orientado, uma posição estratégica a ser

alcançada ou um propósito a ser atingido, um produto a ser produzido ou um serviço a
ser realizado.

Padrão de Gerenciamento de Projetos – foi desenvolvido pelo American National

Standards Institute (ANSI) e utiliza um processo baseado nos conceitos de consenso,
abertura, devido processo legal e equilíbrio. Ademais, o padrão não exige a execução de
nenhum processo ou prática específica, pois, assim como o guia, possuem base em
práticas descritivas e não prescritivas, haja vista que o gerenciamento de projetos
precisa ser adaptado para atender às necessidades do projeto.

PMI – Project Management Institute

Portfólio – é um conjunto de projetos, programas, portfólios subsidiários e operações

gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos.
Programa – grupo de projetos, programas subsidiários e atividades de programa
relacionados, gerenciados de modo coordenado visando a obtenção de benefícios que
não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.

Projeto – esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado

único.

Reconhecimento geral – significa que o conhecimento e as práticas descritas são

aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte das vezes, e que existe um consenso em
relação ao seu valor e utilidade.

Stakeholder – um indivíduo, grupo ou organização que possa afetar, ser afetado, ou

sentir-se afetado por uma decisão, atividade, ou resultado de um projeto, programa ou
portfólio.

BIBLIOGRAFIA:

 PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK.

6a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2017.

 CANDIDO, Roberto et al. Gerenciamento de projetos. Curitiba: Aymará

Educação, 2012.
 2) PROJETO A SER ELABORADO:

Atualmente, sou servidora pública na Prefeitura Municipal de Várzea

Paulista, no cargo de Analista de Planejamento e Gestão Pública, e pensando em
algumas necessidades prementes que observei na execução de algumas atividades,
pensei em elaborar um projeto de criação de manual de prestação de contas das
entidades do terceiro setor, haja vista a vasta gama de dúvidas que surgem diariamente
tanto por parte das entidades quanto por parte dos gestores dessas parcerias, bem como
a necessidade de padronização, a fim de atender às legislações vigentes e também às
instruções normativas do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
 AGENDA 02

O ciclo de vida de um projeto

a) Quais são os seus objetivos?

O objetivo do manual visa ao fornecimento de subsídios para auxiliar e

orientar, principalmente, os gestores de parcerias (servidores públicos do Município) e
os responsáveis das entidades no procedimento de prestação de contas das parcerias
celebradas entre a Prefeitura Municipal de Várzea Paulista e as organizações do
Terceiro Setor.

Possuindo também a finalidade de auxiliar na implementação das melhores

práticas trazidas pelo Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil
(MROSC) instituído pela Lei Federal nº 13.019, de 31 de julho de 2014.

É importante ressaltar que a prestação de contas é obrigatória e serve para

avaliar a utilização dos recursos e o cumprimento do objeto, das metas e dos resultados
estabelecidos no Plano de Trabalho.

Destaca-se que a correta prestação de contas permite que as entidades

recebam os repasses para suas próximas ações, bem como a continuidade da parceria
pelo tempo previsto.

Dessa forma, é de suma importância que, enquanto expediente comprovador

de gastos de recursos públicos financeiros, a prestação de contas possua procedimento
padronizado, justificando-se, assim, a elaboração deste manual.

b) Quem será afetado pelos resultados do projeto (stakeholders)?

As organizações da sociedade civil (OSC), as organizações sociais (OS), o
Prefeito, os gestores municipais, os gestores de parceria designados, os membros da
comissão de monitoramento e avaliação, os membros das comissões de fiscalização e
avaliação, os membros dos conselhos municipais e outros possíveis interessados como
os servidores públicos municipais, os munícipes, os vereadores e os auditores do
Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
c) Quais recursos serão necessários (financeiros, humanos e materiais)?
Serão necessários recursos humanos para a elaboração, edição e revisão do
manual, bem como materiais para publicação via Decreto Municipal e disponibilização
online no sítio eletrônico oficial do Município na rede mundial de computadores.

d) Quanto tempo será necessário para sua execução?

Aproximadamente, seis meses.

e) Quais serão os itens de controle, ou seja, o que precisará ser controlado no

desenvolvimento do projeto (indicadores de qualidade de processos, custos,
desempenho da equipe etc.)?
Será necessário controlar o desempenho da equipe, a qualidade do texto
(verificar requisitos como clareza, objetividade, cumprimento das regras da ABNT,
ortografia, gramática etc.) e verificar se o cronograma está sendo cumprido.

f) Quais são os riscos de algo dar errado? Que ocorrências podem ameaçar o
sucesso do projeto e como preveni-las?
Os riscos envolvem a desmotivação da equipe, surgimento de outra
atividade mais urgente e alteração na legislação vigente. Dessa forma, para os dois
primeiros riscos será necessário criar metas de desempenho para a equipe, realizar
reuniões periódicas para que a equipe apresente as dificuldades que estão enfrentando e,
assim, seja apontado o melhor caminho para sanar os problemas. E no caso de
surgimento de novo regramento jurídico, será preciso realizar pesquisas sobre como
alterar o texto do manual para fins de adequação à nova realidade e, se necessário, fixar
novo prazo para entrega da versão revisada e atualizada.
 AGENDA 03

As dimensões gerenciais de um projeto

1) ESCOPO
As atividades que serão executadas para fins de elaboração do manual de
prestação de contas das entidades do terceiro setor são: formação da equipe, leitura das
normas legais correlatas, descrição do procedimento de prestação de contas, criar
imagens para facilitar o entendimento dos usuários, formatação e revisão textual,
consulta jurídica, elaboração e aprovação da minuta do decreto municipal, publicação
do decreto e divulgação do manual aos servidores e às entidades do terceiro setor que
possuem ajustes com a Prefeitura Municipal de Várzea Paulista.

2) STAKEHOLDERS

As pessoas que serão afetadas pelo projeto são: as organizações da

sociedade civil (OSC), as organizações sociais (OS), o Prefeito, os gestores municipais,
os gestores de parceria designados, os membros da comissão de monitoramento e
avaliação, os membros das comissões de fiscalização e avaliação, os membros dos
conselhos municipais e outros possíveis interessados como os servidores públicos
municipais, os munícipes, os vereadores e os auditores do Tribunal de Contas do Estado
de São Paulo.

3) TEMPO

O tempo previsto para a execução de cada uma das atividades é:

- formação da equipe: 03 (três) dias;

- leitura das normas legais correlatas: 07 (sete) dias;

- pesquisa com as partes interessadas: 05 (cinco) dias;

- descrição textual do procedimento de prestação de contas: 80 dias;

 - criar imagens para facilitar o entendimento dos usuários: 15 dias;

- formatação e revisão textual: 10 dias;

- consulta jurídica: 30 dias;

- elaboração e aprovação da minuta do decreto municipal: 13 dias;

- publicação do decreto: 2 dias;

- divulgação do manual aos servidores e às entidades do terceiro setor que

possuam ajustes com a Prefeitura Municipal de Várzea Paulista: 15 dias;

Dessa forma, o tempo previsto para a conclusão do projeto é de 175 dias.

4) INTEGRAÇÃO

As atividades envolvidas na elaboração do manual devem ser desenvolvidas

e entregues na ordem sequencial correta para que a execução seja adequada e com
qualidade, portanto, a integração ocorre quando há a entrega de uma atividade para a
realização da próxima.

5) COMUNICAÇÃO

A comunicação será planejada para que sejam repassadas as informações

mais relevantes aos interessados e, principalmente, à equipe, ficando o gerente do
projeto como o responsável por tal demanda. Ademais, serão realizadas reuniões e
elaborados relatórios de desempenho, ambos com periodicidade quinzenal e/ou ao
término de cada fase do cronograma, para garantir o efetivo acompanhamento da
evolução das atividades e fases do projeto.

As partes interessadas no resultado deste projeto receberão o manual pronto

e o utilizarão como base no procedimento de prestação de contas. Entretanto, todas
serão ouvidas antes da elaboração do texto para conhecimento das principais
dificuldades existentes atualmente. Além disso, após alguns meses, poderá ser realizada
uma pesquisa de satisfação para saber se o objetivo do manual foi alcançado.
 6) RISCOS

Os riscos envolvem a desmotivação da equipe, surgimento de outra

atividade mais urgente e alteração na legislação vigente. Dessa forma, para os dois
primeiros riscos será necessário criar metas de desempenho para a equipe, realizar
reuniões periódicas para que a equipe apresente as dificuldades que estão enfrentando e,
assim, seja apontado o melhor caminho para sanar os problemas. E no caso de
surgimento de novo regramento jurídico, será preciso realizar pesquisas sobre como
alterar o texto do manual para fins de adequação à nova realidade e, se necessário, fixar
novo prazo para entrega da versão revisada e atualizada.

7) AQUISIÇÕES

Não será necessário adquirir nenhum material, haja vista que todo o
desenvolvimento será realizado no computador com os programas e “softwares”
disponíveis na Prefeitura Municipal de Várzea Paulista.

Ademais, o manual será disponibilizado na versão digital, cujo “download”

poderá ser realizado no sítio eletrônico da Prefeitura. Entretanto, caso haja a
necessidade de impressão serão utilizados os recursos que estiverem disponíveis na
Prefeitura (folhas sulfite, toner de impressão, impressora etc.).

8) CUSTO

Não estão previstos custos diretos para o projeto, haja vista que a equipe
será formada apenas por servidores públicos da própria Prefeitura Municipal de Várzea
Paulista. Ademais, toda a elaboração do manual será executada em ambiente eletrônico,
inclusive as pesquisas serão realizadas em sítios eletrônicos públicos e gratuitos, bem
como serão utilizados apenas os recursos materiais existentes e disponíveis na
Prefeitura. Além disso, o resultado final deste projeto será em versão digital, a qual
ficará disponível no sistema intranet e no sítio eletrônico da Prefeitura. Portanto, não há
necessidade de nenhum investimento para a execução deste projeto.
 9) QUALIDADE

Os pressupostos para atender às exigências de qualidade do projeto são:

clareza, objetividade, cumprimento das regras da ABNT, de ortografia e de gramática
quanto ao texto elaborado; observância das normas legais vigentes; e atendimento do
cronograma estabelecido.

10) RECURSOS HUMANOS

A equipe de trabalho, se possível, deverá ser composta por servidores

públicos que já atuem e/ou possuam conhecimento sobre o procedimento de prestação e
contas. Para manter a motivação das pessoas pretendo conhecer os servidores
envolvidos no projeto, criar um ambiente de trabalho agradável promovendo o trabalho
em equipe, fazer reuniões periódicas para conhecer as dificuldades que eles estejam
enfrentando, celebrar os avanços conquistados, fornecer e aceitar “feedbacks”, entre
outros.
 AGENDA 04

Integrando os diversos processos de um projeto

 Numa sequência lógica liste todos os processos e respectivas

atividades neles constantes, que deverão ser desenvolvidas ao longo do projeto,
bem como os recursos materiais (máquinas, equipamentos e insumos) necessários
para cada uma delas.

 Descreva também em linhas gerais como deverá ser realizada cada

uma das atividades. Aqui basicamente você deve descrever o “como fazer”.
Considere as diversas possibilidades e alternativas que possam existir e escolha
uma delas.

1. Formação da equipe

Para a formação da equipe será necessário agendar uma reunião com o

Gestor Municipal da “Unidade Gestora Municipal de Governo e Administração” a fim
de saber quais servidores poderão compor a equipe, a qual deverá contar com o gerente
de projeto e mais dois servidores públicos. Na sequência, tais servidores deverão ser
comunicados acerca da formação da equipe, preferencialmente, em uma reunião, na
qual será explicada a função de cada um na execução do projeto. Oportunamente,
poderão ser tomadas notas acerca de sugestões, dúvidas e alterações necessárias no
projeto.

Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet e

correio eletrônico ou telefone para fins de agendamento das reuniões e reserva de sala
de reunião com projetor de tela e computador, de acordo com a disponibilidade já
existente da Prefeitura.

O tempo previsto para essa atividade é de três dias.

 2. Leitura das normas legais correlatas:
Essa é uma parte fundamental para o projeto, haja vista que é a partir das
normais legais correlatas que o manual será elaborado. Dessa forma, deve ser realizada
uma leitura atenta do material, o qual será pesquisado nos sites do governo federal,
estadual, municipal e do Tribunal de Contas do Estado. Ademais, podem ser buscados
exemplos de manuais já existentes em outras Prefeituras a fim de buscar boas práticas
na área.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet e
editor de texto, de acordo com a disponibilidade já existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de sete dias.

3. Pesquisa com as partes interessadas:

Reunião virtual com os gestores de parceria e com as entidades do terceiro
setor, podendo ser em momentos distintos, para conhecer as principais dificuldades,
dúvidas, a sequência do procedimento de prestação de contas, prazos, relação de
documentos necessários, tipos de formulários e outras informações que considerem
importantes para fazer parte do manual.
Após, deverão ser relacionados todos os pontos relevantes para a elaboração
textual do manual, os quais serão analisados em reunião realizada entre os membros da
equipe do projeto.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
editor de texto e correio eletrônico, de acordo com a disponibilidade já existente da
Prefeitura e das entidades.
O tempo previsto para essa atividade é de cinco dias.

4. Descrição textual do procedimento de prestação de contas:

A partir dos dados coletados na leitura das normas legais correlatas e da
pesquisa com as partes interessadas, começa a descrição textual do procedimento de
prestação de contas, o qual conterá uma capa, sumário, introdução, fluxograma do
procedimento, descrição de cada etapa, bibliografia etc. Também deverão ser anotados
os tipos de auxílio visual (imagens, tabelas, quadros, figuras) necessários ao manual.
 Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
editor de texto e correio eletrônico, de acordo com a disponibilidade já existente da
Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de oitenta dias.

5. Criar imagens para facilitar o entendimento dos usuários:

A partir das anotações da atividade anterior, deverá ser criado o conteúdo do
auxílio visual, podendo ser utilizadas imagens de domínio público na internet.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
editor de imagem, de texto, de planilha e de gráfico, de acordo com a disponibilidade já
existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de quinze dias.

6. Formatação e revisão textual:

A partir do que foi elaborado é realizada a formatação e revisão textual para
garantir que tudo foi bem escrito, de acordo com as regras gramaticais e ortográficas,
com clareza e objetividade, seguindo a lógica sequencial do procedimento de prestação
de contas, bem como verificar se as imagens possuem coerência com o texto.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
editor de imagem, de texto, de planilha e de gráfico, de acordo com a disponibilidade já
existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de dez dias.

7. Consulta jurídica:
Como praxe administrativa, o texto do manual deverá ser encaminhado para
fins de parecer jurídico, com o objetivo de garantir a legalidade e os demais princípios
constitucionais norteadores da Administração Pública. Para isso será necessário autuar
um processo eletrônico no sistema disponível na Prefeitura e encaminhar o processo
para o departamento de Assuntos Jurídicos.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
de acordo com a disponibilidade já existente da Prefeitura.
 O tempo previsto para essa atividade é de trinta dias, sendo um dia para
autuação do processo e encaminhamento da solicitação ao setor responsável e, o
restante, para fins de aguardar a devolutiva do mesmo, o que pode atrasar ou antecipar
essa etapa do processo. Ressalta-se que também poderá haver solicitação de correção
antes da emissão do parecer jurídico, o que também pode atrasar a continuidade do
projeto.

8. Elaboração e aprovação da minuta do decreto municipal:

Com o retorno do processo administrativo pelo departamento de Assuntos
Jurídicos será elaborado o texto do decreto municipal, o qual deverá, primeiramente, ser
aprovado pelo Gestor Municipal de Governo e Administração e, após, aprovado e
assinado pelo Prefeito Municipal, cujo trâmite será realizado via sistema.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
de acordo com a disponibilidade já existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de treze dias, sendo dois dias para
elaboração do texto do Decreto Municipal com os possíveis ajustes apontados pelo
departamento de Assuntos Jurídicos e encaminhamento para o Gestor Municipal de
Governo e Administração, o qual poderá aprovar e encaminhar o processo
administrativo para o Prefeito Municipal, ou poderá devolver solicitando alguma
correção ou informação antes de sua aprovação. Seguindo esse pensamento, o Prefeito
Municipal também poderá aprovar e devolver assinado o decreto ou poderá solicitar
alguma correção ou informação antes disso, o que poderá atrasar o projeto.

9. Publicação do decreto:
Após a aprovação e assinatura do Prefeito Municipal, o processo
administrativo seguirá para o setor que fará a publicação do Decreto Municipal no
Diário Oficial do Município.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
de acordo com a disponibilidade já existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de dois dias.
 10. Divulgação do manual aos servidores e às entidades do
terceiro setor que possuam ajustes com a Prefeitura Municipal de Várzea Paulista:
Após a publicação do Decreto Municipal, será encaminhada uma cópia
eletrônica do manual a todas as entidades do terceiro setor que possuam ajustes vigentes
com a Prefeitura Municipal de Várzea Paulista, bem como aos gestores de parceria,
gestores municipais correspondentes, controlador interno e seus assessores, bem como
ao prefeito. Ademais, também ficará disponível uma cópia no portal da transparência do
Município, bem como no sistema de gestão das parcerias com o terceiro setor, para
tanto será encaminhada solicitação ao suporte de informática que possui acesso para
realizar os uploads nesses ambientes virtuais.
Os recursos necessários compreendem acesso a computador com internet,
de acordo com a disponibilidade já existente da Prefeitura.
O tempo previsto para essa atividade é de quinze dias.

 Relate quais conhecimentos e habilidades serão necessários para a

execução de cada uma delas.
Destaca-se que para a execução desse projeto será necessário que a equipe
de projeto possua conhecimentos de informática (internet, editor de texto, editor de
planilha, editor de imagem, correio eletrônico e sistema interno de processos
administrativos da Prefeitura) e que já tenha atuado ou esteja atuando com o
procedimento de prestação de contas do terceiro setor, pois a experiência na área
facilitará na construção do texto do manual.

 No que se refere ao controle de mudanças, considere que se durante

a execução ocorrer algum tipo de modificação no projeto, como isso será
documentado?
Ressalta-se que para fins de controle de mudanças, caso seja necessário
algum tipo de modificação no projeto, será realizada uma reunião com os membros da
equipe de projetos e por meio de ata serão registradas as análises e justificativas para a
alteração no projeto, a fim de serem consideradas num projeto futuro, servindo de boas
práticas.
 AGENDA 05

Escopo de um projeto – do início ao controle de mudanças

Agora que você compreendeu o que significa escopo do projeto e escopo do

produto, tendo como referência o item 5.4 do guia PMBOK e dando continuidade à
atividade desenvolvida na agenda anterior, você deve elaborar a sua Estrutura Analítica
do Projeto (EAP).

Para fazer isso você deverá:

 Fazer uma lista de todas as atividades a serem desenvolvidas em seu

projeto;

 “quebre” essas atividades em pacotes mínimos de trabalho ou em pacotes

mínimos de entrega de trabalho. Obs.: Aqui o nível de detalhamento irá
determinar o nível de controle que você deseja ter sobre as atividades do
projeto.

 Determine, nesse caso, as atividades “Pai” e as atividades “Filhas”, ou

seja, uma grande atividade (Pai) é formada por várias atividades menores
(filhas).
 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

MANUAL DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS DO TERCEIRO SETOR

Leitura das Pesquisa com Elaboração dos

Formação da normas legais as partes Descrição textual do recursos de Formatação e Consulta Decreto
Equipe revisão textual Jurídica Municipal Publicação Divulgação
correlatas interessadas procedimento de auxílio visual
prestação de contas

Autuação do Elaboração do
Indicacão do processo decreto Email às
Gestor Pesquisa Reunião Imagens Revisão Memorando entidades
eletrônico municipal
Capa

Aprovação do Publicação do
Reunião com Anotações Juntada de Gestor Decreto
membros Leitura relevantes Figuras Formatação documentos Sistema SGTS
Municipal Municipal
Sumário

Aprovação do
Prefeito Site da
Ata Anotações Ata Gráficos Memorando Prefeitura
Municipal
Introdução

Planilha Parecer Jurídico

Fluxograma

Quadro
Descrição de
cada etapa do
procedimento

Considerações
Finais

Bibliografia

Anotação dos
recursos de
auxílio visual
necessários
 AGENDA 06

A gestão do tempo e as atividades críticas – diagrama de redes

Agora que você compreendeu como funciona a elaboração do diagrama de

redes, pegue a EAP que você montou na agenda 5, faça uma estimativa de tempo a ser
gasto para cada uma das atividades, informe as interdependências entre elas e elabore o
diagrama de redes do seu projeto.

Após elaborar o diagrama, destaque quais atividades compõem o caminho

crítico.

ATIVIDADE SIGLA DURAÇÃO DEPENDÊNCIA

(DIAS)
FORMAÇÃO DA EQUIPE A 3 -
Indicação do gestor - 1 -
Reunião com membros - 1 -
Ata - 1 -
LEITURA DAS NORMAS LEGAIS B 7 A
Pesquisa - 2 -
Leitura - 4 -
Anotações - 1 -
PESQUISA COM AS PARTES C 5 A
INTERESSADAS
Reunião - 2
Anotações Relevantes - 2
Ata - 1
DESCRIÇÃO TEXTUAL DO D 80 B
PROCEDIMENTO DE PRESTAÇÃO
DE CONTAS
Capa - 1 -
Sumário - 3 -
Introdução - 3 -
Fluxograma - 5 -
Descrição de cada etapa do procedimento - 56 -
Considerações Finais - 5 -
Bibliografia - 5 -
Anotações dos recursos de auxílio visual - 2 -
ELABORAÇÃO DOS RECURSOS E 15 C, D
DE AUXÍLIO VISUAL
Imagens - 3 -
Figuras - 3 -
Gráficos - 3 -
Planilhas - 3 -
Quadros - 3 -
FORMATAÇÃO E REVISÃO F 10 E
TEXTUAL
Revisão - 5 -
Formatação - 5 -
CONSULTORIA JURÍDICA G 30 F
Autuação do processo eletrônico - 1 -
Juntada de documentos - 2 -
Memorando - 2 -
Parecer Jurídico - 25 -
DECRETO MUNICIPAL H 13 G
Elaboração do decreto municipal - 9 -
Aprovação do gestor municipal - 2 -
Aprovação do prefeito municipal - 2 -
PUBLICAÇÃO I 2 H
Memorando - 1 -
Publicação do decreto municipal - 1 -
DIVULGAÇÃO J 15 I
Email às entidades - 5 -
Sistema SGTS - 5 -
Site da prefeitura - 5 -
 DIAGRAMA DE REDES

B 3
2 D G
A F H I J
1 2 7 1
5 6 7 8 9 10
C E
3 1
1 80 4 10 4 30 4 13 4 2 4 15
1 5 4 15 3 3 3 3 3 1

0 2 2 2 2 2
3
1 1 1 1 1
2
1 1 1 1 1 1
Caminho Crítico: 1
A+B+D+E+F+G+H+I+J = 175

Legenda:

Atividade
1 2
Duração 1

1
A – Formação da equipe

B – Leitura das normas legais

C – Pesquisa com as partes interessadas

D – Descrição textual do procedimento de prestação de contas

E – Elaboração dos recursos de auxílio visual

F – Formatação e revisão textual

G – Consultoria jurídica

H – Decreto municipal

I – Publicação

J – Divulgação
 AGENDA 07

A gestão do tempo e as atividades críticas

Gráfico de Gantt

24/09/2023
14/10/2023
03/11/2023
23/11/2023
13/12/2023
02/01/2024
22/01/2024
11/02/2024
02/03/2024
1 175
A – Formação da equipe 3

B – Leitura das normas legais 7

C – Pesquisa com as partes interessadas 5

D – Descrição textual do procedimento de… 80 Legenda:

INÍCIO Duração
E – Elaboração dos recursos de auxílio visual 15 DURAÇÃO críticas
Atividades

F – Formatação e revisão textual 10 Atividades não críticas

G – Consultoria jurídica 30

H – Decreto municipal 13

I – Publicação 2

J – Divulgação 15
 AGENDA 08

Os recursos necessários à execução de um projeto

1. Elaborar uma lista de profissionais necessários para a execução de

todas as atividades relacionadas na EAP do projeto.
A equipe de Trabalho será composta por um Gerente de Projeto, que deverá
ser um servidor público ocupante do cargo de Analista de Planejamento e Gestão
Pública, e 02 (dois) do cargo de Assistente Administrativo.

Os demais servidores públicos envolvidos são:

i. Gestor Municipal de Governo e Administração;
ii. Procurador Municipal;
iii. Prefeito Municipal;
iv. Servidor responsável pelas publicações no Diário Oficial do
Município;
v. Servidor responsável pelas disponibilidades de publicações online no
portal da transparência da Prefeitura Municipal de Várzea Paulista;
vi. Gestores de parceria dos contratos firmados entre a Prefeitura e as
entidades do terceiro setor;
vii. Gestores Municipais cujas Unidades Gestoras possuam contratos
firmados com o terceiro setor (Educação, Saúde, Social e Meio
Ambiente);

Ademais, também há atividades que se contará com a participação dos

responsáveis pelas entidades do terceiro setor que possuam contratos firmados com a
Prefeitura Municipal de Várzea Paulista.
 2. Descrever o perfil profissional e pessoal desejados nesses
profissionais que deverão ser selecionados e definir uma cadeia de comando entre
eles e elaborando um organograma.

Prefeito

UGM (Educação,
UGM Assuntos Entidades do
UGM Governo e Saúde, Social e
Jurídicos e
Administração Meio Ambiente) - Terceiro Setor
Recursos Humanos
Gestor Municipal

Gerente de Projeto
(Analista de Setor de Setor Portal da Procurador
Gestor de Parceria
Planejamento e Publicação Transparência Municipal
Gestão Pública)

Assistente Assistente
Administrativo Administrativo

O perfil desejado dos membros da equipe de projeto compreende possuir

experiência com prestação de contas do terceiro setor, bem como conhecimentos de
informática (internet, editor de texto, editor de planilha, editor de imagem, correio
eletrônico e sistema interno de processos administrativos da Prefeitura).
Os demais servidores públicos envolvidos no projeto apenas cumprirão as
atribuições próprias da função, como por exemplo:
 o gestor municipal analisará e assinará a demanda se estiver em
conformidade;
 o setor de publicação fará a publicação no diário oficial do Município,
conforme as normas legais;
 o setor do portal da transparência fará a divulgação no sítio eletrônico do
Município, conforme as normas legais;
 o Procurador Municipal analisará o texto do manual a luz dos princípios
da Administração Pública, principalmente, quanto aos da legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;
  os gestores de parceria e as entidades indicarão as suas demandas e
necessidades para que a equipe de projeto possa analisar e atender na
elaboração do manual.

3. Retome um item importante que foi descrito na agenda 02 “Quais

recursos serão necessários (financeiros, humanos e materiais)? Agora, com mais
clareza, elabore uma planilha com as descrições e alocações dos recursos materiais.
Serão necessários recursos humanos para a elaboração, edição e revisão do
manual. Destacadamente, somente haverá custos indiretos envolvidos na execução do
projeto, não sendo necessário nenhum investimento extra, posto que somente serão
utilizados recursos materiais já existentes na Prefeitura, como: computadores, internet,
softwares, ambiente intranet e webmail.

ATIVIDADE RECURSOS RECURSOS RECURSOS MATERIAIS

FINANCEIROS HUMANOS

FORMAÇÃO DA R$0,00 Equipe de Projetos formada Computador com acesso

EQUIPE por 01 Analista de à internet, webmail e sala
Planejamento e Gestão de reunião (podendo ser
Pública e 02 Assistentes virtual).
Administrativos

Gestor Municipal

LEITURA DAS R$0,00 Equipe de Projetos Computador com acesso

NORMAS LEGAIS à internet e editor de
texto eletrônico

PESQUISA COM R$0,00 Equipe de Projetos Computador com acesso

AS PARTES à internet, webmail,
INTERESSADAS Gestores de Parceria editor de texto eletrônico
e sala de reunião
Responsáveis pelas (podendo ser virtual).
entidades do terceiro setor
DESCRIÇÃO R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso
TEXTUAL DO à internet, editor de texto
PROCEDIMENTO e planilhas eletrônicos
DE PRESTAÇÃO
DE CONTAS
ELABORAÇÃO R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso
DOS RECURSOS à internet, editor de texto
DE AUXÍLIO e planilhas eletrônicos.
VISUAL
FORMATAÇÃO E R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso
REVISÃO à internet, editor de texto
TEXTUAL e planilhas eletrônicos.
CONSULTORIA R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso
JURÍDICA à internet, editor de texto
e acesso ao sistema
Procurador Municipal intranet e webmail da
Prefeitura
DECRETO R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso
MUNICIPAL à internet, editor de texto
e acesso ao sistema
Gestor Municipal intranet e webmail da
Prefeitura

Prefeito

PUBLICAÇÃO R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso

à internet, editor de texto
Servidor responsável pela e acesso ao sistema
publicação no sítio intranet e webmail da
eletrônico da Prefeitura Prefeitura

DIVULGAÇÃO R$0,00 Equipe de Projeto Computador com acesso

Servidor responsável pela à internet, editor de texto,
disponibilidade do manual acesso ao sistema intranet
no Portal da Transparência e webmail da Prefeitura
da Prefeitura
 AGENDA 09

O custo de um projeto e sua adequação ao cronograma financeiro

Ressalta-se que não estão previstos custos diretos para o projeto, haja vista
que a equipe será formada apenas por servidores públicos da própria Prefeitura
Municipal de Várzea Paulista. Ademais, toda a elaboração do manual será executada em
ambiente eletrônico, inclusive as pesquisas serão realizadas em sítios eletrônicos
públicos e gratuitos, bem como serão utilizados apenas os recursos materiais existentes
e disponíveis na Prefeitura. Além disso, o resultado final deste projeto será em versão
digital, a qual ficará disponível no sistema intranet e no sítio eletrônico da Prefeitura.
Portanto, não há necessidade de nenhum investimento para a execução deste projeto.

Dessa forma, haverá apenas custos indiretos como:

Servidor Público - Assistente Administrativo = R$101,86/dia

Servidor Público – Analista de Planejamento e Gestão Pública = R$326,28/dia

Energia Elétrica do computador (serão utilizados 03 computadores) = R$1,75/dia

Depreciação dos 03 Computadores = R$2,78/dia

Internet = R$0,01/por computador (custo simbólico, pois se trata de um gasto de difícil

mensuração)

Portanto, o total do custo indireto será de R$629,97/dia, na maior parte da

execução do projeto (fases A, B, C, D, E, F, H, J e parte do I).

Quanto à fase G, o custo indireto envolverá um servidor público do cargo

procurador municipal, o qual custa em média R$1.253,00/dia, mais o gasto com o
computador e internet, conforme acima descrito, totalizando R$1.257,54/dia.

Já na fase I, o custo indireto envolverá o gestor municipal, o qual custa

R$378,40/dia e o Prefeito, R$756,80/dia, mais o gasto com o computador e internet para
cada um, conforme acima, totalizando R$1.144,28.
ATIVIDADE SIGLA DURAÇÃO DEPENDÊNCIA CUSTO
(DIAS)
FORMAÇÃO DA EQUIPE A 3 - R$1.889,91
Indicação do gestor - 1 -
Reunião com membros - 1 -
Ata - 1 -
LEITURA DAS NORMAS B 7 A R$4.409,79
LEGAIS
Pesquisa - 2 -
Leitura - 4 -
Anotações - 1 -
PESQUISA COM AS C 5 A R$3.149,85
PARTES INTERESSADAS
Reunião - 2
Anotações Relevantes - 2
Ata - 1
DESCRIÇÃO TEXTUAL D 80 B R$50.397,60
DO PROCEDIMENTO DE
PRESTAÇÃO DE
CONTAS
Capa - 1 -
Sumário - 3 -
Introdução - 3 -
Fluxograma - 5 -
Descrição de cada etapa do - 56 -
procedimento
Considerações Finais - 5 -
Bibliografia - 5 -
Anotações dos recursos de - 2 -
auxílio visual
ELABORAÇÃO DOS E 15 C, D R$9.449,55
RECURSOS DE AUXÍLIO
VISUAL
Imagens - 3 -
Figuras - 3 -
Gráficos - 3 -
Planilhas - 3 -
Quadros - 3 -
FORMATAÇÃO E F 10 E R$6.299,70
REVISÃO TEXTUAL
Revisão - 5 -
Formatação - 5 -
CONSULTORIA G 30 F R$37.726,20
JURÍDICA
Autuação do processo - 1 -
eletrônico
Juntada de documentos - 2 -
Memorando - 2 -
Parecer Jurídico - 25 -
DECRETO MUNICIPAL H 13 G R$8.706,01
Elaboração do decreto - 9 - R$5.669,73
municipal
Aprovação do gestor - 2 - R$1.522,68
municipal
Aprovação do prefeito - 2 - R$1.513,60
municipal
PUBLICAÇÃO I 2 H R$1.259,94
Memorando - 1 -
Publicação do decreto - 1 -
municipal
DIVULGAÇÃO J 15 I R$9.449,55
Email às entidades - 5 -
Sistema SGTS - 5 -
Site da prefeitura - 5 -
 Total de custos indiretos do projeto corresponde a R$132.738,10.

24/09/2023
14/10/2023
03/11/2023
23/11/2023
13/12/2023
02/01/2024
22/01/2024
11/02/2024
02/03/2024
1 175
A – Formação da equipe 3

B – Leitura das normas legais 7

C – Pesquisa com as partes interessadas 5

D – Descrição textual do procedimento de… 80 Legenda:

INÍCIO Duração
E – Elaboração dos recursos de auxílio visual 15 DURAÇÃO críticas
Atividades

F – Formatação e revisão textual 10 Atividades não críticas

G – Consultoria jurídica 30

H – Decreto municipal 13

I – Publicação 2

J – Divulgação 15

Legenda com custo:

ATIVIDADE CUSTO ATIVIDADE CUSTO

A – Formação da equipe R$1.889,91 F – Formatação e revisão R$6.299,70
textual

B – Leitura das normas R$4.409,79 G – Consultoria jurídica R$37.726,20

legais

C – Pesquisa com as partes R$3.149,85 H – Decreto municipal R$8.706,01

interessadas

D – Descrição textual do R$50.397,60 I – Publicação R$1.259,94

procedimento de prestação
de contas
E – Elaboração dos recursos R$9.449,55 J – Divulgação R$9.449,55
de auxílio visual
 AGENDA 10

Controlando a qualidade nos processos de um projeto

Para realizar a atividade dessa agenda, tenha em mãos o escopo de seu

projeto e a EAP. Escolha uma atividade e execute:

1 – O planejamento da qualidade:

 Descreva quais as expectativas com relação ao subproduto resultante

dessa atividade. Em outras palavras, quais são as características que o subproduto
deve possuir para que, somados aos outros, possam satisfazer às necessidades do
cliente?

A atividade escolhida é a “D – Descrição textual do procedimento de

prestação de contas”, a qual gerará como subproduto o texto do manual. Dessa forma,
para que essa atividade seja considerada de alta qualidade e atenda às necessidades do
cliente, é essencial que o subproduto gerado (texto) possua as seguintes características:
clareza, objetividade, precisão, conformidade com as Normas Legais, imparcialidade,
abrangência, relevância, coesão e coerência.

 Com base nessas características defina as especificações técnicas do

subproduto resultante dessa atividade.
a) Clareza: O subproduto da atividade de descrição textual, ou seja, o
texto deve ter linguagem clara e compreensível para o público a que se
destina, o que pode incluir servidores públicos, auditores internos e
externos, membros das entidades, etc. Ademais, a linguagem técnica
deve ser usada quando apropriada e necessária, juntamente com
explicações para garantir a compreensão dos usuários.
b) Objetividade: O subproduto, que é o texto propriamente dito, deve ser
objetivo, indo direto ao assunto, sem rodeios ou desvios, portanto, é
essencial eliminar do texto redundâncias, divagações e palavras
desnecessárias.
 c) Precisão: O texto deve ser preciso e expressar exatamente o que se quer
dizer, bem como refletir as normas legais e regulamentos correlatos à
prestação de contas do terceiro setor, haja vista que qualquer informação
imprecisa ou desatualizada poderá gerar problemas futuros.
d) Conformidade com as Normas Legais: O subproduto deve estar em
conformidade com todas as normas legais e regulamentações aplicáveis
ao terceiro setor, para o fim de garantir a legalidade e a transparência da
prestação de contas.
e) Imparcialidade: O texto deve ser imparcial e livre de qualquer viés,
devendo apresentar informações de forma neutra.
f) Abrangência: É necessário que o texto abranja todas as etapas do
procedimento de prestação de contas de forma completa e sem lacunas
nas informações.
g) Relevância: Todas as informações incluídas no subproduto devem ser
relevantes para o público-alvo e para os objetivos do manual de
prestação de contas.
h) Coesão: O texto deve ser coeso, haja vista que a coesão ajuda a
estabelecer relações entre as diferentes partes do texto, tornando a leitura
mais suave.
i) Coerência: O texto deve ter coerência, ou seja, ter relação lógica e
semântica entre as ideias, frases e parágrafos, garantindo que o texto
faça sentido e que as informações estejam organizadas.

2 – O planejamento do Controle:

Tendo como referência o que você definiu no item anterior defina como
realizará o controle, ou seja, qual ou quais ferramentas da qualidade você utilizará
para obter informações a respeito daquela etapa e garantir que os resultados atendam
às necessidades e satisfaçam às expectativas.

Para garantir que o subproduto (texto do manual) referente à atividade “D –

Descrição textual do procedimento de prestação de contas” atenda às necessidades e
satisfaçam às expectativas, serão realizadas reuniões constantes com a equipe para
feedbacks, brainstorms (chuva de ideias para melhorar o processo) e benchmarking
(comparação com a performance de outras prefeituras na elaboração de manuais), além
de serem utilizadas as seguintes ferramentas da qualidade:

a) Carta de Controle: É uma ferramenta útil para monitorar a precisão e

consistência do subproduto ao longo do tempo, portanto, serão
registradas e rastreadas as métricas de qualidade específicas, como erros
ou o cumprimento das especificações técnicas à medida que o
subproduto é desenvolvido, permitindo uma rápida identificação das
variações indesejadas, bem como a correção dos problemas e a melhoria
do processo.

b) Gráfico de Pareto: Essa ferramenta pode ser usada para identificar as

causas mais comuns de problemas ou falhas no subproduto e, assim,
torna possível o direcionamento dos esforços de melhoria para as áreas
mais críticas, como imprecisões recorrentes ou falta de clareza e coesão
em determinadas seções do texto.

c) Histograma: Essa ferramenta pode ajudar a visualizar a distribuição de

características do subproduto, como o nível de clareza ou a precisão das
informações, podendo ser muito útil para entender como a qualidade
varia em diferentes partes do documento e, consequentemente, tomar
medidas para melhorar as áreas que o subproduto não esteja atendendo
às especificações técnicas.

d) Diagrama de Espinha de Peixe (Ishikawa): É uma ferramenta muito

útil para identificar e analisar as possíveis causas de problemas de
qualidade, por meio de suas categoriais típicas (método, mão de obra,
material, medida, meio ambiente e máquina), podendo ser usada para
investigar as razões que causaram imprecisões, falta de objetividade ou
qualquer outra característica do subproduto que não atenda às
expectativas. Dessa forma, eliminando-se a causa, elimina-se o
problema.
 AGENDA 11

O compartilhamento de informações na gerência de projetos

Tendo como referência o conteúdo estudado nessa agenda, você precisa

definir o processo de compartilhamento de informações do seu projeto. Para isso siga os
seguintes passos:

 Faça uma lista de quais são os stakeholders:

a) Organizações da sociedade civil (OSC);
b) Organizações sociais (OS);
c) Prefeito;
d) Gestores Municipais;
e) Gestores de parceria designados;
f) Membros da Comissão de Monitoramento e Avaliação;
g) Membros das Comissões de Fiscalização e Avaliação;
h) Membros dos Conselhos Municipais;
i) Servidores Públicos Municipais;
j) Munícipes;
k) Vereadores;
l) Servidores do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo;

 Escolha um conjunto de atividades da EAP de seu projeto e

determine quais são as informações mais relevantes desse conjunto de atividades;
O conjunto de atividades da EAP que foram escolhidas são D, E e F.
Abaixo, seguem as informações mais relevantes para esse conjunto de atividades:

1. Atividade D – Descrição Textual do Procedimento de Prestação de

Contas:
 Descrição de cada etapa do procedimento de prestação de contas,
incluindo quem é responsável por prestá-las e por analisá-las;
 Fluxograma;
 Prazos para a prestação de contas;
  Modelo dos documentos para a apresentação das informações de
prestação de contas com os requisitos mínimos;
 Os canais de comunicação a serem utilizados para a prestação de
contas (como: sistema SGTS, reuniões, e-mails, ofícios,
memorandos, telefone, videochamada);
 Definição dos destinatários da prestação de contas;

2. Atividade E – Elaboração dos Recursos de Auxílio Visual:

 Natureza dos recursos visuais necessários (por exemplo: imagens,
figuras, gráficos, planilhas e quadros);
 Conteúdo específico a ser incluído nos recursos visuais para uma
comunicação eficaz;
 Responsáveis pela elaboração dos recursos visuais;
 Formato em que os recursos visuais serão compartilhados;

3. Atividade F – Formatação e Revisão Textual:

 Requisitos de formatação para documentos segundo normas ABNT
(margens, fontes, tamanhos de texto, espaçamento, citações etc.);
 Responsável pela revisão, critérios e prazos;
 Procedimentos para lidar com feedback e sugestões de revisão;
 Responsável pela aprovação final da revisão e autorização para
seguimento do documento para a próxima etapa;

 Verifique com quem (funções e cargos no âmbito do projeto), essas

informações deverão ser compartilhadas;
Para esse conjunto de atividades, as informações deverão ser compartilhadas
apenas internamente, entre os membros da equipe de projeto (gerente de projeto –
analista de planejamento e gestão pública – e os dois membros da equipe de projeto –
assistentes administrativos).
  Defina o formato que essas informações serão passadas (Ex:
relatórios, reuniões, memorandos, etc.);
Essas informações serão passadas de maneira formal, por meio de reuniões
(periódicas e ad hoc), relatórios periódicos e e-mails.

 Relate quais seriam as consequências da falta dessas informações.

A falta de comunicação acerca das informações relevantes nas atividades D,
E e F pode ter diversas consequências negativas, como: comunicação ineficaz, retardos
no projeto, comprometimento da qualidade, desperdício de recursos, falta de
responsabilidade e decisões baseadas em informações incompletas.
Dessa forma, é primordial garantir que as informações relevantes sejam
devidamente comunicadas no projeto, além de bem documentadas, a fim de minimizar
tais consequências negativas, mal-entendidos e equívocos na comunicação, bem como
manter o projeto alinhado com os objetivos propostos e dentro dos prazos planejados.
 AGENDA 12

A identificação e minimização dos efeitos dos riscos

Tendo como referência o conteúdo estudado na agenda, siga as etapas

apresentadas e elabore um plano de gerenciamento de riscos do seu projeto.

1. Identifique os riscos que podem comprometer o sucesso de seu projeto.

Esses riscos podem ser:
a. Internos (relativos ao próprio ambiente do projeto, como por
exemplo limitações da equipe, limitação de recursos financeiros etc.);

Os riscos internos envolvem a desmotivação da equipe e o surgimento de

outra atividade mais urgente.

b. Externos (relativos ao ambiente externo ao projeto, como por

exemplo alta do dólar, escassez de insumos etc.);

Os riscos externos envolvem a alteração na legislação vigente.

2. Realize uma análise qualitativa e quantitativa. Para isso você pode:

Para esse fim, utilizei uma Matriz GUT para definir o grau de prioridade e a
matriz de riscos de probabilidade e impacto para classificar os riscos:

Matriz GUT
Nº RISCO Gravidade Urgência Tendência Resultado Total Grau de
G U T GxUxT Prioridade

1 Desmotivação da equipe 4 4 5 80 2
2 Surgimento de outra 5 5 5 125 1
atividade mais urgente
3 Alteração na legislação 5 1 1 5 3
vigente
 Legenda:

Pontuação Classificação
1 Sem gravidade
2 Pouco grave
3 Grave
4 Muito grave
5 Extremamente grave

Ameaças Oportunidades
Alta Alta
Probabilidade

90% Média Média Alta Baixa Baixa Baixa Média Média

(Risco 1) (Risco 2)
70% Baixa Média Média Alta Alta Baixa Baixa Média Média Alta
50% Baixa Baixa Média Alta Alta Baixa Baixa Média Alta Alta
30% Baixa Baixa Média Média Alta Baixa Média Média Alta Alta
Baixa
10% Baixa Baixa Baixa Média Média Alta Alta Alta Alta
(Risco 3)
Muito Muito Muito Muito
Baixo Moderado Alto Alto Moderado Baixo
Baixo Alto Alto Baixo

Impacto

Risco 1 – Desmotivação da Equipe: Trata-se de um risco de alta prioridade (ponto

crítico), pois é alta a probabilidade de acontecer, haja vista a ocorrência ser recorrente
no setor público em razão de fatores como falta de reconhecimento, recursos limitados,
hierarquia, processos burocráticos, falta de reconhecimento, entre outras coisas.
Ademais, o impacto também é alto, porque pode gerar baixa produtividade, redução da
qualidade e, consequentemente, atrasos no projeto.

Risco 2 – Surgimento de outra atividade mais urgente: Trata-se de um risco de alta

prioridade (ponto crítico), visto que a probabilidade de ocorrer é alta, pois a incidência é
registrada semanalmente na Prefeitura. Além disso, o impacto também é alto, pois pode
atrapalhar o andamento do projeto e provocar atrasos na entrega. Outrossim, é
importante ressaltar que, no setor público, as prioridades podem mudar em razão de
diversos fatores imprevisíveis, como políticos, sociais, econômicos e, até mesmo, por
atendimento de demandas judiciais.

Risco 3 – Alteração na legislação vigente: Trata-se de um risco de baixa prioridade,

não exigindo a implementação de uma ação específica de imediato, haja vista que a
probabilidade de ocorrência é baixa, pois houve poucas alterações desde a vigência da
Lei Federal nº 13.019/2014, sendo que a última alteração significativa ocorreu em 2015.
Entretanto, se surgir alguma alteração o impacto será alto, pois poderá ser necessário
alterar todo o texto do manual, o que certamente acarretará atrasos na entrega e
mudanças no cronograma.

3. Desenvolva as respostas aos riscos:

Com relação ao risco de desmotivação da equipe (risco 1) serão
desenvolvidas estratégias para mitigá-lo, visando a precaução e atenuação dos efeitos.
Dessa forma, serão criadas metas de desempenho para a equipe e, com o fim de se obter
uma comunicação mais efetiva, serão realizadas reuniões periódicas para que a equipe
apresente as dificuldades que estão enfrentando e, assim, seja apontado o melhor
caminho para sanar os problemas, sendo, também, um momento de oportunidade para o
desenvolvimento de novas estratégias de mitigação.
Quanto ao risco de surgimento de outra atividade (risco 2), também será
adotada a estratégia de mitigação por meio da criação de um plano de contingência, o
qual descreverá como lidar com atividades urgentes e imprevisíveis, incluindo a
designação de responsabilidades claras para a equipe em caso de interrupções.
E, no caso de surgimento de novo regramento jurídico (risco 3), a postura
adotada será a de aceitar o risco, tendo em vista que, se ele ocorrer, seus efeitos serão
pequenos, ou seja, não compensaria comprometer recursos na busca de soluções.
Entretanto, salienta-se que, aceitar o risco não significa negligenciar o
problema, mas sim reconhecer que algumas situações estão além do controle do projeto,
haja vista se tratar de um fator externo. Portanto, será preciso adotar uma abordagem
responsável para lidar com essa incerteza, por meio da realização de monitoramento
constante das mudanças na legislação que possam afetar o projeto, realização de
pesquisas sobre como alterar o texto do manual para fins de adequação à nova realidade
e, se necessário, fixar novo prazo para entrega da versão revisada e atualizada, além de
manter uma comunicação clara e transparente com as partes interessadas,
especialmente, entre os membros da equipe de projeto.

4. Controle das respostas aos riscos:

Para fins de monitoramento dos resultados e comparação com o que foi
planejado serão realizadas reuniões regulares com os membros da equipe de projeto,
acompanhamento frequente do desempenho das metas e do cronograma do projeto,
definição bem clara acerca das responsabilidades e papéis de cada membro da equipe de
projeto, ação corretiva se necessário, revisão regular do plano de gerenciamento de
riscos à medida que o projeto avança, bem como registro das lições aprendidas com
relação às respostas aos riscos.