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PMO
Sumário
1 Introdução.............................................................................................................................. 2
1.1 Visão Geral .................................................................................................................... 2
1.2 Objetivos deste documento .......................................................................................... 3
1.3 Definição de Termos ..................................................................................................... 3
1.4 Metodologia .................................................................................................................. 4
1.5 Formulários / Templates ............................................................................................... 5
1.6 Escopo do PMO ............................................................................................................. 6
2 Iniciação ................................................................................................................................. 6
2.1 Visão Geral .................................................................................................................... 6
2.2 Fatores Críticos de Sucesso ........................................................................................... 6
2.3 Atividades ...................................................................................................................... 7
2.3.1 Solicitação do projeto................................................................................................ 7
2.3.2 Seleção do projetos ................................................................................................... 7
2.3.3 Iniciação Formal do projeto ...................................................................................... 7
2.3.4 Kick-off Meeting ........................................................................................................ 8
3 Planejamento ......................................................................................................................... 8
3.1 Visão Geral .................................................................................................................... 8
3.2 Pré-requisitos ................................................................................................................ 9
3.3 Fatores críticos de sucesso: ........................................................................................... 9
3.4 Atividades ...................................................................................................................... 9
3.4.1 Desenvolver o plano de projeto ................................................................................ 9
3.4.2 Definir o escopo do projeto .................................................................................... 10
3.4.3 Planejar a qualidade ................................................................................................ 10
3.4.4 Desenvolver o plano de recursos humanos ............................................................ 11
3.4.5 Criar o cronograma e o orçamento do projeto ....................................................... 12
3.4.6 Planejar o Gerenciamento das comunicações ........................................................ 13
3.4.7 Análise dos riscos .................................................................................................... 13
3.4.8 Determinar o controle integrado das mudanças .................................................... 14
3.4.9 Planejar o gerenciamento das aquisições ............................................................... 15
3.5 Output ......................................................................................................................... 15
3.5.1 Plano de projeto ...................................................................................................... 15
4 Execução e Controle ............................................................................................................ 16
4.1 Visão Geral .................................................................................................................. 16
PMO
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
1.0 13/05/14 Eduardo Montes, PMP Versão Inicial para revisão
1.1 30/11/14 Eduardo Montes, PMP Revisão Geral
1 Introdução
PMO
PMO
Entrega é qualquer produto ou serviço gerado pelo projeto e que seja verificável (critérios de
aceitação).
1.4 Metodologia
PMO
PMO
Solicitação de mudança C Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser
aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê
Registro das mudanças C Registra cada mudança solicitada e controla seu status
2 Iniciação
Esta fase é concluída assim que o projeto for aprovado e um gerente de projeto atribuído.
PMO
2.3 Atividades
A seleção de um projeto deve ocorrer através do comitê do PMO com base na solicitação do
projeto.
O Gerente de projeto será notificado pelo PMO, ou pelo seu comitê que irá assumir o projeto e
também qual será a equipe do projeto.
PMO
3 Planejamento
PMO
3.2 Pré-requisitos
• Solicitação do projeto aprovada;
• Gerente de projeto definido.
3.4 Atividades
Este é o processo necessário para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos
auxiliares em um plano de projeto. O plano de projeto se torna a principal fonte de
informações de como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado.
Após a aprovação do plano de projeto, a linha de base deve ser salvar usando o MS Project
(Tools – Tracking – Save Baseline) para seu monitoramento na execução do projeto.
CheckList
PMO
Será construído baseado na solicitação de projeto aprovada. É uma seção do plano de projeto
que declara qual trabalho deve ser realizado e quais entregas necessitam ser produzidas.
A declaração do escopo fornece a base para as futuras decisões do projeto.
CheckList
Definir os objetivos do projeto.
Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico, Mensurável e Alcançável).
Desenvolver um processo de aceitação de entrega.
PMO
CheckList
Verificar as políticas e padrões definidos pela empresa.
Definir processo de auditoria que será usado avaliar o desempenho do projeto.
Definir processo que assegurará que os requisitos do cliente e as políticas e padrões da
empresa sejam cumpridos.
Definir quais resultados do projeto serão monitorados e como monitorá-los.
Estabelecer critérios de aceitação das entregas e como e quando serão verificados.
Estabelecer pré-requisitos para as principais atividades do projeto
Documentar todos pontos acima no plano de qualidade ou na seção do plano de projeto.
Output:
Plano de gerenciamento da qualidade Ou seção de qualidade no plano de projeto.
PMO
CheckList
Identificar o conjunto de habilidades requeridas por função.
Alocar ou contratar membros da equipe do projeto.
Descrever Organização do projeto incluindo funções e responsabilidades no plano do
projeto.
Membros da equipe estão alocados e comprometidos com o projeto.
CheckList
Cronograma criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os
recursos necessários para executá-las.
PMO
Output:
Cronograma.
Orçamento.
Para seguir os padrões de comunicação do PMO, o gerente de projeto deve usar os seguintes
templates:
• Status Report,
• Issues Log,
• Ata de reunião.
CheckList
Definir qual informação é necessária, quem gera, quem recebe, quando e como será
comunicado.
A abordagem definida pelo PMO é sempre identificar os riscos do projeto e para cada um dos
riscos, definir probabilidade, impacto e ação que será tomada conforme template de Gestão
de Riscos (GestaodeRiscos.xls).
PMO
CheckList
Identificar potenciais riscos para o projeto.
Avaliar o impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados.
Determinar o plano de resposta aos riscos, incluindo os planos de contingência.
Output:
Plano complementar de riscos
Toda mudança solicitada deve ser avaliada inicialmente pelo gerente de projeto e precisa ser
aceita ou rejeitada por uma autoridade ou por um comitê de controle de mudanças.
Responsabilidades desse comitê são definidas e acordadas com o patrocinador e com o
cliente.
PMO
CheckList
Definir a abordagem, ferramentas e workflow usado para avaliar os pedidos de mudança.
O gerenciamento do controle de mudanças é aprovado através do plano de projeto.
Projetos compostos por apenas recursos internos não usarão esse processo.
3.5 Output
PMO
• Como os processos serão usados para gerenciar o projeto, dependências e interações dos
processos, suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas;
• Como o trabalho será executado para alcançar os objetivos do projeto;
• Como monitorar e controlar as mudanças;
• Necessidade e técnicas de comunicação entre as partes interessadas;
• Ciclo de vida do projeto e fases associadas.
O plano de projeto é composto por planos auxiliares e outros documentos que são detalhados
de acordo com as necessidades de cada projeto:
• Declaração do escopo: seção do plano de projeto que declara qual trabalho deve ser
realizado e quais entregas necessitam ser produzidos. Deve ser detalhado na especificação
técnica do projeto.
• Cronograma do Projeto:
o É um arquivo do MS Project que possui todas atividades do projeto. Além disso,
funciona como linha de base para controlar o progresso do projeto.
o É criado usando o pool de recursos (controlado pelo PMO) que permite que cada
membro da equipe do projeto verifique suas atividades para cada projeto na
empresa.
o Serve como uma guia à equipe de projeto e fortalece o comprometimento ao
projeto.
o O cronograma do projeto deve conter a lista de marcos do projeto.
• Plano de qualidade ou seção do plano do projeto.
• Plano de gestão de risco.
4 Execução e Controle
4.2 Pré-requisitos
• Clara definição dos objetivos do projeto;
• Plano de projeto detalhado e aprovado;
• Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus marcos.
PMO
4.4 Atividades
Composto por:
• Coleta das informações de desempenho das atividades.
• Atualização do cronograma.
• Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.
CheckList
Assegurar que o trabalho relatado descreve exatamente o trabalho realizado.
Monitorar o andamento das atividades de todos integrantes da equipe do projeto e sempre
que houver desvios do planejado, identificar alternativas e executar a alternativa
selecionada.
Notificar o PMO dos desvios e pedir aconselhamento quando julgar necessário.
Acompanhar o número de vezes de desvios no projeto por recurso para apresentar
mensalmente no comitê.
PMO
Quando não for mais possível cumprir com o planejado, solicitar aprovação do PMO para
salvar uma nova linha de base.
Armazenar todas as mudanças na linha de base.
Informar stakeholders sobre mudanças aprovadas.
Variações são compreendidas e controladas.
• Controlar o escopo
• Realizar o controle integrado de mudanças
Uma mudança de escopo impacta nos custos e prazos do projeto. O pedido de mudança deve
ser encaminhado de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de
projeto.
CheckList
Assegurar que a mudança do escopo seja benéfica.
Avaliar o impacto da mudança de escopo.
Seguir o processo da aprovação definido no controle integrado de mudanças definido no plano
de projeto.
Comunicar claramente a cada integrante do projeto as mudanças de escopo e as implicações
nas atividades de sua responsabilidade;
Atualizar o plano de projeto e documentos auxiliares com as mudanças de escopo
aprovadas.
PMO
A melhoria contínua dos processos fornece um meio iterativo para melhorar a qualidade de
todos os processos. Ela reduz os desperdícios e as atividades sem nenhum valor agregado, o
que permite que os processos operem em níveis maiores de eficiência e eficácia.
O PMO tem com uma de seus principais objetivos aperfeiçoar de forma contínua os processos
descritos na metodologia.
CheckList
Estabelecer uma consciência de gestão de qualidade e um programa de treinamento.
Membros da equipe de projeto aceitam a responsabilidade por qualidade.
Revisar os critérios da entrada para fases subsequentes.
Revisar os critérios da saída e entregas associados à fase concluída.
Estabelecer um processo de escalonamento de problemas.
Executar o plano da qualidade (seção do plano de projeto) como planejado.
Rever o plano de qualidade e o plano de projeto de acordo com as não conformidades
identificadas.
Monitorar resultados do projeto (entregas e desempenho de custo, prazo e escopo) para
determinar se estão em conformidade com os padrões de qualidade e identificar maneiras de
eliminar as causas de resultados insatisfatórios.
Rever os processos usando ferramentas da qualidade e métricas para assegurar a melhoria
contínua.
PMO
CheckList
Issues Log criado e atualizado.
Membros da equipe do projeto sabem como submeter um problema.
Problemas identificados e encaminhados.
Problemas revisados periodicamente até que sejam resolvidos.
Problemas atualizados com a resolução e status.
Processos e os documentos impactados com a resolução do problema atualizados.
O gerente de projeto executa o que foi planejado na análise de riscos e controla os riscos
novos identificados durante a execução do projeto.
PMO
CheckList
Implementar a análise de risco aprovada.
Identificar novos riscos e gerenciá-los adequadamente.
Atualizar o plano de resposta de riscos com os riscos novos.
Incluir um sumário dos riscos nas reuniões de status.
Revisar todos os documentos impactados.
Conduzir sessões para avaliar os riscos se necessário.
O desempenho será apresentado em uma seção do status report. Ele envolve a coleta de
todos os dados da linha de base, e distribuição da informação de desempenho aos
stakeholders. Inclui como os recursos estão sendo usados para alcançar os objetivos do
projeto.
Relatório do desempenho deve normalmente fornecer informação sobre escopo, prazo, custo
e qualidade.
CheckList
Garantir que a estratégia de comunicação esteja sendo executada como previsto.
Revisar e aprovar mensagens externas do projeto.
Criar e entregar o Status report conforme definido no plano de projeto.
Revisar o plano de comunicação baseado no feedback recebido dos stakeholders.
Stakeholders estão informados e cientes do status e das atividades do projeto.
PMO
4.5 Output
4.5.1 Status Report
Os relatórios de status detalham a seguinte informação:
• Atividades Concluídas no período
• Atividades em andamento
• Atividades iniciando no próximo período
• Pontos de Atenção
PMO
5 Encerramento
5.2 Pré-requisitos
• Critérios de aceitação pré-definidos;
• Processo de aceitação final pré-definido;
5.4 Atividades
O gerente de projeto deve convocar uma reunião final com todos os stakeholders necessários
para comparar o produto entregue com os requisitos e as especificações da linha de base.
Além disso, qualquer item de ação aberto deve ser oficialmente fechado ou atribuído à
operação do dia-a-dia.
A verificação do escopo no final do projeto requer uma aprovação formal do cliente indicando
que o projeto está concluído e que todos os requisitos do cliente e especificações do produto,
serviço ou resultado foram atendidos.
PMO
CheckList
Rever os resultados com os stakeholders
Obter aceitação formal dos stakeholders
O projeto é avaliado para determinar se os objetivos do projeto foram alcançados.
Os registros do projeto devem ser arquivados de modo que outros gerentes de projeto possam
usá-los para futura referência em seus projetos.
CheckList
Avaliar o projeto;
Determinar se os objetivos do negócio e do projeto foram alcançados;
Documentar os sucessos e/ou fracassos do projeto dentro do template "lições aprendidas";
Revisar processos e templates usados na metodologia baseados nas "lições aprendidas";
Lições aprendidas são identificadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros
projetos.
5.5 Output
5.5.1 Aceitação da entrega
Tem como objetivo oficializar o aceite do cliente ou patrocinador do projeto indicando que
todos os requisitos do cliente e especificações do produto, serviço ou resultado foram
atendidos.
PMO