Tema – Conceitos Iniciais do Gerenciamento de Projetos

Projeto Pós-graduação
Curso MBA em Engenharia da Produção
Disciplina Gestão de Projetos
Tema Conceitos Iniciais do Gerenciamento de Projetos
Professora Sandra Mara Choma

Introdução
Neste tema, vamos estudar sobre o ciclo de vida do projeto, veremos
como é o processo desse ciclo, como é a iniciação do projeto, passando pelo
termo de abertura do projeto e, finalmente, estudaremos como é realizada a
identificação das partes interessadas.

Problematização
Você é diretor de uma empresa que desenvolve projetos de automação
para empresas do setor automobilístico. O setor está bastante aquecido,
depois dos incentivos à compra de carros novos que o governo federal lançou
através da redução do IPI. As empresas automobilísticas tiveram um aumento
significativo nas vendas e estão solicitando vários projetos para você. Para
atender aos pedidos das empresas, sua equipe começou a fazer os projetos
sem a elaboração do termo de abertura dos projetos. Sua capacidade de
atendimento está comprometida e agora você precisa começar a negar pedidos
e talvez até cancelar algum projeto que já está em andamento.
A elaboração do termo de abertura era uma prática na sua empresa e é
neste documento que são colocadas as informações de justificativa do projeto,
critérios de sucesso, objetivos, cronograma macro, orçamento e requisitos para
a aprovação da conclusão.
Devido à restrição dos recursos humanos da sua empresa e o risco de
não conseguir atender a todos os pedidos, você terá que identificar quais
projetos podem ser cancelados sem prejudicar sua relação com os seus

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clientes que são as montadoras. Além disso, existe a possibilidade das
montadoras reduzirem os investimentos e cancelarem projetos porque a
redução do IPI deverá acabar dentro de seis meses.
O que você faria nesse caso para levantar as informações dos projetos
visto que nem todos eles possuem termo de abertura? Você considera esse
documento importante ou continuará permitindo que os projetos sejam
realizados sem termo de abertura?
Não responda agora, estude seu material e depois voltaremos a falar sobre
isso.
(Vídeo disponível no material on-line)

Ciclo de Vida do Projeto

Como sabemos, projetos tem início e fim bem definidos e possuem um
objetivo específico que está relacionado ao produto ou serviço que será
entregue e em qual contexto está inserido, ou seja, o ambiente, os processos e
as políticas organizacionais.
Para facilitar o gerenciamento do projeto e possibilitar um controle mais
adequado, os projetos são organizados em um ciclo de vida que é uma série
de fases pelas quais um projeto passa do seu início até o seu término. Essas
fases são definidas de acordo com a organização, o setor ou a tecnologia
empregada. Normalmente, as fases de um projeto são definidas em uma
metodologia que determina os nomes das fases, quais as entregas ou
resultados esperados em cada uma, se existem pontos de controle e quais são.
Recomenda-se, a cada final de fase, que seja feita uma avaliação de melhores
práticas e lições aprendidas para melhorar a performance da fase seguinte,
além de um processo de passagem para a outra fase, para que o time que
estará conduzindo a próxima fase tenha todas as informações necessárias. Em
um projeto pequeno, isso pode não ser necessário porque as pessoas
envolvidas em uma fase são provavelmente as mesmas da próxima, mas em
grandes projetos isso não é uma verdade.

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 De acordo com a natureza do projeto e sua área de aplicação, ou seja,
se é um projeto na área de tecnologia, na engenharia, em serviços, na
indústria, no comércio, um novo produto ou serviço ou a melhoria de um
produto ou serviço existente são possíveis diferentes abordagens.
Classificamos, então, em duas abordagens possíveis, sendo a preditiva onde
o produto e as entregas são definidas no início do projeto e é estabelecido um
processo rigoroso de gerenciamento de mudanças do escopo e a abordagem
adaptativa, cujo escopo é definido a cada interação que se repete mais de
uma vez.
Uma estrutura básica de ciclo de vida seria composta de uma fase de
iniciação do projeto que no seu término gera o termo de abertura que oficializa
o início do projeto. Uma fase de organização e preparação e ao final deverá ter
como produto um plano de gerenciamento do projeto. Após a elaboração do
plano, é possível fazer a execução do trabalho que gera as entregas do projeto,
ou seja, os resultados e os serviços definidos no escopo do projeto. A última
fase é o encerramento, em que são gerados os documentos e aceites e é
avaliado o resultado final do projeto.
Esse tipo de estrutura básica tem algumas características, como o nível
de custo do projeto que no seu início é baixo porque poucas pessoas estarão
envolvidas na criação do termo de abertura. A fase de execução será o
momento em que teremos o maior volume de recursos físicos e humanos
envolvidos no projeto e, portanto, onde o dispêndio financeiro será maior e na
fase de encerramento os custos de projeto tendem a diminuir porque as
entregas já foram concluídas. Essa curva de custos baixa no início com um
pico na execução e novamente baixa no final, é uma curva típica, mas podem
existir exceções como, por exemplo, um projeto que terá altos custos para
garantir os recursos já na fase de iniciação ou, então, um projeto na fase de
encerramento que requer um processo caro de auditoria para garantir seu
término em conformidade com algum requisito legal.
Outra característica importante relacionada a essa estrutura básica é a

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curva de riscos e incertezas que no início costuma ser alta porque não existe a
visibilidade das entregas e a definição clara de suas características que à
medida que as entregas começam a serem feitas na fase de execução, as
incertezas diminuem e os riscos relacionados a não entrega ou à qualidade dos
produtos do projeto diminuem. Já os custos relacionados a mudanças no início
do projeto são mais baixos, principalmente na fase de planejamento, visto que
os maiores valores não foram desembolsados e a possibilidade de influenciar
as características do produto do projeto são maiores porque eles não
começaram a serem desenvolvidos. A descoberta de um problema de
qualidade, de não conformidade com as especificações ou com as expectativas
dos usuários depois que a entrega parcial e principalmente a entrega final foi
concluída terá um custo maior porque irá requerer retrabalho e talvez o
descarte do produto.
O ciclo de vida preditivo é normalmente preferido quando o produto a
ser entregue é bem entendido ou é um projeto corriqueiro que costuma ser feito
com regularidade naquele ramo de negócio, portanto possui uma base
significativa de prática. Outra possibilidade para o uso desta abordagem é pelo
fato de o produto só ter valor para as partes interessadas quando é entregue
por inteiro. Apesar de o tempo, escopo e custo do projeto terem sido definidos
o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto, o plano do projeto pode ser
feito de maneira ampla e ser detalhado em ondas sucessivas. Ou seja, à
medida que novos grupos de atividades ou os chamados pacotes de trabalho
se aproximam da sua execução, estes são detalhados antes da designação
dos recursos.
O ciclo de vida adaptativo também conhecido como métodos ágeis é
projetado para reagir a altos níveis de mudança e envolvimento contínuo das
partes interessadas. Esse tipo de ciclo de vida também é conhecido como
iterativo e incremental, mas as iterações são muito rápidas com duração de 2 a
4 semanas e recursos fixos. Esse tipo de ciclo de vida é preferido quando é
possível definir pequenas melhorias incrementais que poderão entregar valor

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às partes interessadas e quando existe somente uma visão de alto nível a ser
desenvolvida como escopo do projeto que é detalhado e elaborado a cada
iteração.
A relação entre as fases do ciclo de vida pode ser sequencial ou
sobreposta. Na relação sequencial uma fase só pode começar quando a fase
anterior terminar. Essa abordagem reduz incertezas e possíveis retrabalhos,
mas não permite a redução do cronograma. Na relação sobreposta, a fase
seguinte começa antes do término da anterior, esse tipo de abordagem
aumenta o risco de retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que
informações precisas sejam disponibilizadas pela fase anterior. Essa
abordagem costuma ser utilizada como técnica de compressão de cronograma
através de paralelismo entre fases.

(Vídeo disponível no material on-line)

Iniciação do Projeto
Nos processos de iniciação de um projeto aplicam-se a iniciação ou uma
fase de um projeto. É onde o escopo inicial é definido e os recursos financeiros
iniciais são comprometidos, para isso, é necessária a autorização para que
sejam gastos através da aprovação de alguém com jurisdição e externo ao
projeto, ou seja, autorização para aprovar os gastos daquele projeto ou fase.
Nesse grupo de processos temos também a identificação das partes
interessadas, tanto internas como externas ao projeto, elas serão fundamentais
para todas as fases seguintes do ciclo de vida do projeto.
A iniciação acontece depois da seleção do projeto que pode passar por
um processo formal de priorização, ou seja, a equipe do projeto pode ou não
fazer o termo de abertura do projeto, mas a aprovação e a decisão pela sua
realização estão fora dos limites do projeto. Os processos de seleção e
priorização de projetos são o escopo do gerenciamento de portfólio de projetos
que possui um padrão e uma série de processos recomendados para este fim.

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Caso tenham algum interesse em aprofundar esse conhecimento,
recomendamos o padrão de gerenciamento de portfólio do Project
Management Institute (PMI) que está na sua terceira edição.

Saiba Mais: Para entender o processo de gestão de portfólio e a integração

com a estratégia da empresa, a seguir temos um artigo que mostra como
identificar métodos para alinhar o gerenciamento de projetos à estratégia da
empresa. Clique no link e confira!
http://adingor.es/congresos/web/uploads/cio/cio2010/PROJECT_MANAG
EMENT/1490-1500.pdf

Para grandes projetos ou projetos muito complexos pode ser feito um

processo de iniciação no início de cada fase para garantir que o projeto
continue alinhado ao objetivo inicialmente definido.
O primeiro processo a ser realizado dentro da iniciação é a elaboração
do termo de abertura que formalmente autoriza a existência do projeto e dá ao
gerente a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às
atividades do projeto. O próximo processo é a identificação das partes
interessadas do projeto que também pode ser realizada a cada fase do ciclo de
vida para grandes ou complexos projetos. Isso se faz necessário porque as
pessoas envolvidas em cada uma das fases podem ser diferentes, além da
mudança de interesse de acordo com o ciclo de vida.
A seguir, vamos detalhar o processo de termo de abertura e
identificação das partes interessadas.

Termo de Abertura do Projeto

Os projetos são iniciados por uma entidade externa ao projeto tal como
um patrocinador, um programa, um membro da equipe do Escritório de
Gerenciamento de Projetos (PMO), ou responsável pela governança do
portfólio ou ser representante autorizado. A motivação para a realização do

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projeto está relacionada às necessidades internas da empresa ou influências
externas. Essas necessidades ou influências geram a necessidade em alguns
casos de estudos mais profundos de mercado, de viabilidade, de alternativas,
de solução que normalmente são registrados em um documento chamado de
business case.
O termo de abertura do projeto aprovado inicia formalmente o projeto e
determina o gerente de projetos e sua alçada. O recomendado é que o gerente
de projetos seja designado o mais cedo possível para que, preferencialmente,
possa elaborar o termo de abertura, mas o limite dessa designação é o início
do planejamento do projeto.

Saiba Mais: Para entender melhor o processo de decisão de investimentos em

projetos, o artigo a seguir mostra uma pesquisa com 83 empresas da região de
Florianópolis que mostrou a preocupação com critérios financeiros que
apontam uma decisão com resultados sobre o investimento a curto prazo.
Clique no link e confira!
http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2004_Enegep0304_1609.pdf

Para a elaboração do termo de abertura existem algumas entradas

possíveis que são: especificação do trabalho do projeto que é uma descrição
narrativa dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues; business
case ou documento semelhante que normalmente é elaborado por um analista
de negócio e fornece informações que justificam ou não o investimento para a
tomada de decisão por executivos; acordos que identificam as intenções
iniciais de um projeto que podem ir desde acordos verbais, e-mails, cartas de
intenção até mesmo a um contrato.
Um projeto sempre será desenvolvido dentro de um contexto de
ambiente e de empresa que precisam ser considerados para a elaboração do
termo de abertura como, por exemplo, padrões legais, do setor ou do mercado.
Dentro da empresa, modelos de documento, processos de elaboração do

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termo de abertura, fluxos de aprovação, informações históricas de outros
projetos, ou seja, toda base de conhecimento corporativa precisa ser
considerada na elaboração do termo de abertura.
O conteúdo de um termo de abertura deverá contemplar a descrição das
necessidades de negócio que serão atendidas pelo projeto. Premissas e
restrições e os requisitos de alto nível do cliente para o novo produto, serviço
ou resultado esperado. O conteúdo de um termo de abertura sugerido pelo
Guia de Melhores Práticas do PMI (PMBOK) é:

 Finalidade ou justificativa do projeto;

 Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso

relacionados;

 Requisitos de alto nível;

 Premissas e restrições;

 Descrição de alto nível do projeto e seus limites;

 Riscos de alto nível;

 Resumo do cronograma de marcos;

 Resumo do orçamento;

 Lista das partes interessadas;

 Requisitos para a aprovação da conclusão do projeto;

 Gerente de projeto, responsabilidade e nível de autoridade;

 Nome e autoridade do patrocinador e outras pessoas que

autorizam o termo de abertura do projeto.
Para a elaboração do documento de termo de abertura é sugerida a
técnica de facilitação como brainstorming, resolução de conflitos, solução de
problemas e gerenciamento de reuniões com os interessados no projeto. Caso
a própria equipe do projeto ou a pessoa designada para elaborar o documento
não tenha conhecimento suficiente, podem ser utilizadas pessoas mais

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especializadas para ajudarem na elaboração como: outras unidades dentro da
organização; consultores; associações profissionais e técnicas; especialistas
no assunto como analistas de negócio que já tenham elaborado um termo de
abertura ou pessoas do escritório de projetos da empresa.

(Vídeo disponível no material on-line)

Identificação das Partes Interessadas

Partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem
afetar, serem afetadas ou sentirem-se afetadas por uma decisão, atividade ou
resultado de um projeto tanto de forma positiva como negativa conforme o Guia
PMBOK. Podem estar em qualquer nível da organização e ter diferentes níveis
de autoridade ou mesmo estar fora da organização executora do projeto.
Englobam pessoas e organizações como clientes, patrocinadores, equipe do
projeto e pessoas da empresa bem como o público em geral que estão
ativamente envolvidos com o projeto ou podem ser afetados. Por exemplo, no
caso da copa do mundo, todos os cidadãos do Brasil e os estrangeiros que irão
visitar o país para assistir à copa do mundo são interessados além dos que
estiveram diretamente envolvidos com os projetos da copa do mundo de
futebol de 2014.
O objetivo da identificação das partes interessadas é maximizar a
influência positiva e minimizar a influência negativa que essas pessoas ou
organizações podem gerar no projeto. Uma influência positiva pode ser, no
caso de uma estrutura organizacional funcional de um projeto, o gerente
funcional disponibilizar os recursos mais capacitados do seu departamento
porque espera que o projeto contribua para atingir os objetivos do seu
departamento. Uma influência negativa poderia ser o contrário, por exemplo,
um gerente funcional disponibilizar os recursos menos capacitados ou mesmo
não liberar as pessoas para realizar o projeto para não comprometer seus
resultados.
A comunicação e o gerenciamento das expectativas das partes

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interessadas são atividades que consomem praticamente todo o tempo do
gerente de projetos e a identificação das partes interessadas permite a esse
gerente direcionar suas ações e esforços de maneira a garantir o sucesso do
projeto.
O processo de identificação contempla identificar as pessoas ou
organizações interessadas no projeto, analisar e documentar informações
relevantes relacionadas aos seus interesses no projeto, nível de engajamento,
interdependências, influência e seu impacto potencial no sucesso do projeto.
Essas informações precisam ser revisadas porque ao longo do ciclo de vida do
projeto a influência e os interesses podem mudar, assim como as pessoas ou
organizações interessadas.
As possíveis fontes para a identificação das partes interessadas são o
termo de abertura que lista as principais pessoas interessadas e os
documentos de aquisições que mostram as empresas que prestarão serviços e
quem, dentro da empresa, aprova estas aquisições e projetos similares. Não
podemos desconsiderar as práticas utilizadas na empresa do mesmo segmento
para realizar a identificação, como o caso de modelos utilizados na empresa,
práticas de outros projetos e padrões de governo ou do setor. Também é
importante, no processo de identificação, o contexto da empresa com a sua
cultura que pode requerer, por exemplo, a necessidade de incluir ou não todos
os níveis hierárquicos da organização bem como o contexto de tendências
globais, regionais, locais ou mesmo práticas ou hábitos daquele segmento.
A identificação pode ser feita através de reuniões ou mesmo consultas a
pessoas que tenham experiência ou conhecimento prévio daquela
empresa/segmento que chamamos de opinião especializada. A coleta dessa
informação precisa ser analisada e sistematizada e pode ser feita através,
primeiramente, da coleta de informações como: nome, papel no projeto, cargo
e departamento, interesse no projeto, expectativa e nível de influência. Depois,
a classificação do impacto ou apoio potencial ao projeto e finalmente a
avaliação e a definição da estratégia. A classificação do impacto pode ser

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realizada de várias maneiras como: grau de poder e interesse; grau de poder e
influência; grau de influência e impacto. As informações coletadas e suas
análises precisam ser registradas para consulta e atualização da equipe de
gerenciamento do projeto.

(Vídeo disponível no material on-line)

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Revendo a Problematização
Lembra-se da situação apresentada no início deste tema? Caso não se
recorde, assista novamente ao vídeo no material virtual e escolha a melhor
alternativa a seguir.

a. O termo de abertura não é importante, as informações estão disponíveis

em outros documentos. O termo de abertura costuma centralizar todas as
informações para dar o início do projeto e facilita a tomada de decisão,
teremos mais trabalho, mas é possível conseguir as informações sobre os
projetos para a tomada de decisão sobre o que deve ou não ter
continuidade. Além disso, iremos implementar um processo de aprovação
para os novos projetos para garantir que não sejam iniciados projetos que
não estejam alinhados com a estratégia e que não comprometam os
resultados.
b. O termo de abertura pode ser pedido somente para projetos externos.
Para facilitar a tomada de decisão sobre os projetos a serem conduzidos
a partir deste momento de mudança no mercado, passaremos a exigir o
termo de abertura para os projetos que forem solicitados pelos clientes.
Para projetos internos, julgaremos que não há a necessidade de
elaboração do termo de abertura porque esses projetos não são números.
c. Passar a exigir o termo de abertura para todos os projetos tanto internos
como externos. A partir desse momento todos os projetos, sejam internos
ou externos, deverão ter o termo de abertura aprovado por alguma
pessoa com alçada. Inclusive os projetos já em andamento deverão
recuperar as informações de resultados esperados e justificativa, além da
definição do patrocinador.

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Feedback
a. O termo de abertura é um documento que facilita a tomada de decisão e
confere ao gerente de projetos autoridade. O fato de alguém com alçada
aprovar o projeto garante que os gestores saibam o que está em
andamento e porque estão sendo realizados os projetos. É possível
trabalhar sem termo de abertura, mas algum outro documento será
necessário para a obtenção da informação e, em alguns casos, essas
informações podem estar dispersas.

b. Essa é uma possibilidade principalmente porque atende aos projetos

requisitados pelos clientes que normalmente são maioria nas empresas.
Mas não podemos desconsiderar ou dar menor importância aos projetos
internos, principalmente porque estes projetos não possuem, em alguns
casos, resultados financeiros diretos, além de utilizar os recursos
humanos que estão escassos nesse momento.

c. Esta é a melhor alternativa, irá facilitar a tomada de decisão além de

garantir uma aprovação adequada dos projetos.

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Síntese
Hoje, estudamos sobre o ciclo de vida do projeto, vimos como se inicia
um projeto e quem é responsável pelo processo do início ao fim. Estudamos
sobre o termo de abertura do projeto e como podemos identificar as partes
interessadas.

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Referências
GUIA PMBOK. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 5ª
Edição. Project Management Institute Inc., 2013.

PROGRAM MANAGEMENT. The standard for program management.

Project Management Institute Inc., 2013.

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Atividades
1. Os processos de iniciação de um projeto é a elaboração de um termo de
abertura do projeto que autoriza oficialmente o seu início e a
identificação das partes interessadas. Um projeto do departamento de
Logística foi submetido ao PMO da empresa que lidera uma reunião
mensal de priorização e aprovação de projetos com a participação de
diretores de todos os departamentos da empresa, qual das seguintes
alternativas está correta?
a. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado por um gerente
externo ao projeto.
b. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo gerente
funcional do departamento de Logística.
c. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo gerente do
projeto.
d. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo líder técnico
de informática.

2. O termo de abertura do projeto formalmente inicia o projeto e autoriza o

gerente a aplicar os recursos organizacionais financeiros ou não para
atingir o resultado do projeto. O conteúdo de um termo de abertura de
um projeto normalmente inclui:
a. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio
do projeto e é publicado pelo gerente do projeto.
b. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio
do projeto e é publicado pelo PMO do projeto.
c. O contrato, quando o projeto é executado por um vendedor, e é
publicado pelo gerente do projeto.
d. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio
do projeto e é publicado por um gerente externo ao projeto.

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3. Para facilitar o gerenciamento do projeto e seu controle, os projetos são
normalmente divididos em fases dentro de um ciclo de vida. Esse ciclo
de vida tem uma iniciação e um encerramento e entre estes dois
processos as fases irão depender do tipo de projeto, das práticas da
empresa e do segmento de atuação. Quais são os tipos de ciclo de vida
que costumam ser usados em projeto?
a. Preditivo e adaptativo.
b. Definido e indefinido.
c. Fixo e adaptativo.
d. Premonição e adaptação.

4. A estrutura genérica do ciclo de vida de um projeto é composta de: início

do projeto, organização e preparação, execução e encerramento.
Normalmente em qual dessas fases o projeto tem um pico de utilização
de recursos humanos e financeiros?
a. Início do projeto.
b. Organização e preparação.
c. Execução.
d. Encerramento.

5. Partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem

afetar, serem afetadas ou sentirem-se afetadas por uma decisão,
atividade ou resultado de um projeto tanto de forma positiva como
negativa conforme o Guia PMBOK. Normalmente, são partes
interessadas de um projeto:
a. Somente a equipe do projeto.
b. Pessoas ou organizações internas ou externas ao projeto.
c. Somente o cliente que tem interesse no projeto.
d. O presidente da empresa e a diretoria, a equipe do projeto não é uma
parte interessada.

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