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ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS

Evento é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar e


que visa promover a relação entre a organização anfitriã e o público de interesse,
com vista ao alcance de determinados objectivos.

Objectivos dos Eventos

• Projectar publicamente a imagem de determinada pessoa, empresa


ou instituição;

• Criar e/ou incrementar contactos e relações com o público-alvo;

• Demonstrar responsabilidade social;

• Conviver;

• Festejar;

• Envolver;

• Agradecer;

• Partilhar;

• Formar;

• Motivar;

• Fidelizar;

• Vender;

• Apresentar;

• Inaugurar;

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No caso das Organizações, os Eventos permitem:

• Uma relação directa com os seus públicos internos e externos;

• A legitimação da imagem;

• O incremento de contactos e relações entre a organização e o seu


público.

Papel Social dos Eventos

As organizações podem mostrar uma face mais humana e com isto


obter notoriedade e respeito por parte dos clientes.

Classificação dos Eventos

• Categoria

Institucionais – o objectivo é dar a conhecer ou projectar a imagem de


uma empresa.

Promocionais/Comerciais – quando se pretende promover determinado


produto ou serviço.

• Áreas de interesse

Empresariais (Ex: Encontro entre várias empresas)


Sociais (Ex: Jantar de Natal de uma empresa)

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Científicos (Ex: Congressos, seminários)

Culturais (Ex: Concertos, espectáculos de teatro)

Políticos (Ex: Comícios)

Desportivos (Ex: Challenge)

Religiosos (Ex: Missa, 13 de Maio)

Turísticos (Ex: Excursões)

Familiares (Ex: Aniversários, baptizados …)

• Periodicidade

Esporádicos (Ex: Concerto, lançamento de um produto esporádico)

Periódicos (Ex: Jogos de Futebol, Expo, Festivais de Verão)

Oportunidade (Ex: que acontecem e que não podemos perder oportunidade)

Únicos (Ex: Lançamento de um livro)

• Área de Abrangência

Internacionais (Ex: Euro, Expo, Rock in Rio)

Nacionais (Ex: Campeonato Nacional de Futebol)

Regionais (Ex: Feira da Golegã)

Locais (Ex: Prova de BTT de Cinfães de Baixo)

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Dimensão

Micro Evento: até 100 participantes

Pequeno Evento: até 500 participantes

Médio Evento: entre 500 a 2500 participantes

Grande Evento: entre 2500 a 5000 participantes

Macro Evento: mais de 5000 participantes

• Zona de Acção

Internos

Externos – quando são realizados noutras instalações.

• Público-alvo

Corporativos – colaboradores da empresa

Para o consumidor – dirigido para o público externo de determinada


empresa

• Perfil dos Participantes

Geral – qualquer pessoa pode participar

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Dirigido (Ex: Médicos – Congresso de Medicina Geral)

Específico (Ex: Médicos Cardiologistas – Congresso de Cardiologia)

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• Nível de Participação

Eventos próprios – financiados pela empresa, pelo nosso cliente;

Participação – patrocínios, receita de bilheteira.

• Tipo de Adesão

Abertos – todas as pessoas podem participar (os participantes não


precisam preencher nenhum pré-requisito);

Fechados – público específico que tenha recebido convite.

Tipos de Eventos

Técnico-científicos:

1. Convenção – dirige-se ao público corporativo de uma empresa


(criar motivação);

2. Congresso – longa duração;

3. Conferência – curta duração (1 a 2 horas) onde há sempre um


orador de referência,

4. Workshop – é obrigatório haver prática;

5. Debate – há um moderador, um confronto de ideias e é realizado


com poucas pessoas;

6. Fórum – partilha de um tema;

7. Jornada – congresso em “miniatura”;

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8.
Mesa Redonda – partilha de ideias com poucas pessoas;

9. Painel – conjunto de oradores que vai falar sobre um determinado


tema;

10. Palestra ou Colóquio – “mini” conferência, a pessoa convidada não


tem tanto renome como na conferência. Por sua vez, o público desconhece
o tema que se vai abordar e é de seu interesse passar a dominá-lo;

11. Seminário – pode ser isolado. Os oradores são especialistas em


determinada área tal como o seu público;

12. Simpósio – quando os seus oradores são maioritariamente


internacionais.

Designação dos Eventos Técnico-científicos:

Convenção – Evento interno de uma organização, empresa,


entidade ou partido objetivando o treinamento, reciclagem,
avaliação, troca de experiências entre os participantes. São
utilizados vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente
ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.

Congresso – Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes


a grupos profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar,
debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto
em subtemas. As apresentações, trabalhos e propostas são regidos
em um documento único e entregues aos congressistas juntamente com as
conclusões do evento. Tem duração de cinco dias, é realizado anual ou
bienalmente.

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Conferência - Apresentação de um tema informativo, técnico ou
científico por uma autoridade em determinado assunto, para um
grande número de pessoas, platéia. Ela é mais formal que a
palestra. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia. E deve-se dividir o
tempo em apresentação e sessão de perguntas e respostas.

Workshop - É uma palestra divida em partes teórica e


prática.

Debate - Discussão entre pessoas (poucas) defendendo o seu


ponto de vista, geral mente antagónico e polémico. Pode ser
aberto ao público ou transmitido por veículos da media.

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Fórum – A palavra latina “Fórum” designava, no Império Romano, espaços
públicos abertos, com arquibancadas, destinados a reuniões
cívicas e cerimônias religiosas e militares. Incorporada a quase
todas as línguas (usando também o plural “Fori”), passou a
designar grandes encontros para a discussão de temas
específicos ou gerais. Em alguns países essa palavra se refere igualmente aos
edifícios dos Tribunais, como no uso dado aos Fóruns Romanos para tornar
públicas as sentenças dos magistrados.

Como encontros, os Fóruns têm uma característica comum: seu caráter não
deliberativo - embora haja Fóruns que terminem com declarações finais ou
moções. Assim, para participar não é necessário algum tipo de delegação ou
representatividade, como em assembléias ou congressos, e os Fóruns têm a
forma que se queira, segundo o objetivo de quem os promova.

Jornada – congresso em “miniatura”, tem periodicidade definida e


podem estar incluídos painéis e workshops.

Mesa Redonda - Debate com quatro a oito pessoas, sentadas


em semicírculo, sobre um assunto polêmico, controvertido e de
interesse, tendo cada debatedor dez minutos para sua
apresentação inicial. A mesa redonda pode ser aberta ou fechada.

Painel - Evento caracterizado por um quadro de apresentações,


no qual o orador principal e até quatro painelistas explanam sua
visão sobre um tema determinado. Ele é dividido em duas partes
distintas:

 Primeira parte: apresentação do tema individualmente, obedecendo às


regras da conferencia;

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Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e repostas à platéia;

Palestra ou Colóquio - Apresentado por um profissional de


renome e tem como objectivo o esclarecimento de um tema ou a
tomada de uma decisão. Semelhante à conferência , mas mais
pequeno.

Seminário - É uma discussão de um tema proposto, do qual se


estuda todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e
apresentados por representantes, não havendo tomada de
decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro; se realizado
em mais de um dia é jornada.

Simpósio - Apresentação de um tema geral de grande


interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de
renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de
informações, com tomada de decisão. Os trabalhos são resumidos e compilados
em anais, e entregues aos participantes ao final do evento. A duração do
simpósio é , em média, de três dias.

Outros

• Feira (pressupõe venda), Exposição, Salão (venda e exposição) e


Mostra (de carácter itinerante);

• Programa de visitas (Ex: Presidência aberta);

• Lançamento da 1ª Pedra – início oficial;

• Lançamento de Livro – não pressupõe que o autor esteja


presente,

• Inauguração - abertura de um novo espaço;

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Inauguração de Retratos, Estátuas, Bustos – relacionado com
homenagens;

• Tomada de Posse – quando se assume um cargo;

• Concurso – autorizado pelo Governo Civil;

• Casamento;

• Desfile – de moda, máscaras, cães;

• Concerto;

• Torneio;

• …

Parceiros de Evento

• Organização Anfitriã – o nosso cliente;

• Comunidade Anfitriã (Ex: Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia,


Bombeiros);

• Patrocinadores / Mecenas - É um excelente meio de promoção


das empresas e outras entidades, aumentam a visibilidade e comunicam
com o seu público (Ex: Lisboa Dakar);

• Media – os órgãos de comunicação social;

• Equipa – deverá conhecer muito bem o projecto, “vestir a


camisola”;

• Público-alvo.

Captação de Financiamento para o Evento:

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Patrocínios – financiamento com troca comercial, tem um retorno para as
empresas que nele apostam, uma vez que favorece a mudança de atitudes
dos consumidores em relação às marcas;

• Apoio / Parceria – Relação que implica cedência de recursos.Por Exemplo,


parceiro ou apoio institucional, apoio dos media, apoio técnico, apoio à
divulgação;

• Mecenato – contribuição com retorno fiscal (Lei do Mecenato)

• Doações / Filantropia – apoio desinteressado / projectos sociais;

• Permutas – Trocas visando interesses reciprocos, sem recurso a dinheiro;

• Receitas de Bilheteira – Venda de Bilhetes;

• Merchandising e afins – Merchandising é a prática de marketing na qual a


marca ou a imagem de um produto ou serviço é utilizado para vender outro,
destacando-o da concorrência, isto acontecendo no ponto de venda.

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Patrocínio versus Mecenato

• Motivação: Patrocinador: Comercial

Mecenas: Social e desinteressada

• Objectivo: Patrocínio: Criar um vínculo entre a marca / produto a um


acontecimento mediático

Mecenato: Busca de uma identidade para uma empresa


enquanto instituição (causa social, responsabilidade social da
empresa)

• Mensagem:Patrocínio: Potenciais consumidores

Mecenato: Cívica e Social

• Público-alvo: Patrocínio: Potenciais consumidores

Mecenato: Público em geral

• Resultados: Patrocinador: Curto e médio prazo

O Patrocinador pretende a valorização comercial imediata antes,


durante e depois do acontecimento. O acontecimento é rodeado de
grand equantidade de suportes (cartazes, bandeiras, placas, acções
paralelas, concursos …)

Mecenas: Longo prazo

O Mecenas pretende uma valorização social, discreta, com leve


intenção comercial. O nome ou logotipo da empresa aparece em
cartaz, programa, catálogo, placa informativa.

O Mecenato apresenta BENEFÍCIOS FISCAIS para o Mecenas. Os donativos


concedidos a entidades sem reconhecimento não são fiscalmente aceites como
custo.

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Concede um donativo (Espécie ou Dinheiro) com benefício fiscal

Mecenas Entidade

Tipos de Mecenato: Social / Cultural / Ambiental / Científico / Desportivo /


Educacional / Familiar / Sociedade da Informação / Regimes Especiais.

Os donativos concedidos a entidades com reconhecimento são aceites como


custos dentro de limites e com as majorações previstas no artigo 56.º D do
Estatuto dos Benefícios Fiscais.

Limites:

Limite do Valor Mecenato Exemplos


do Donativo

1/1000 do Donativos a Organismos Uma empresa com um Volume


Volume de Associativos de Negócio de 50.000€, só
Negócios poderá fazer um donativo até
50,00€.

6/1000 do Mecenato Cultural, Uma empresa com um Volume


Volume de Ambiental, Científico ou de Negócio de 50.000€, só
Negócios Tecnológico, Desportivo e poderá fazer um donativo até
Educacional 300,00€.

8/1000 do Mecenato Social, Familiar e Uma empresa com um Volume


Volume de para a Sociedade de de Negócio de 50.000€, só
Negócios Informação poderá fazer um donativo até
400,00€.

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Percentagem a considerar para efeitos de IRC

Mecenato % a considerar para efeitos


de IRC
Mecenato Social 130% ou 140%

Mecenato Familiar 150%

Mecenato Cultural, Ambiental,


Científico ou Tecnológico, 120% ou 130%
Desportivo e Educacional

Mecenato para a Sociedade de


130% ou 140%
Informação

O rendimento do contribuinte é calculado da seguinte forma:

Resultado
Receitas (A) Custos (B)
= (A)-(B)

50.000,00 € 20.000,00 € 30.000,00 €

Quando há situação de donativo

20.000,00 € + 400,00 € (140%


50.000,00 € 29.440,00 €
= 560,00 €)

quer sejam em dinheiro quer em espécie, devem, por um princípio de


neutralidade fiscal, operar do mesmo modo, ou seja, através da sua
consideração como custo do exercício, bem como da respectiva majoração
tendo em conta o destino dos mesmos e o tipo de enquadramento jurídico
das entidades beneficiárias, isto pressupõe que o mecenas terá um
montante menor a pagar ao fisco.

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Fases da
Organização de Eventos

• Primeiro Contacto - Briefing

• Proposta e Orçamento

• Execução

• Acompanhamento

• Desmontagem

Fases de um Evento

• Pré-evento – Factores Estruturais

Factores comuns (Ex: Organização, orçamento, objectivos, tema, data,


hora);

Factores Específicos (Ex: Iluminação específica para o evento, palco de


6m).

• Evento – Factores Conjunturais

Ponderáveis - tudo aquilo que não é previsto que aconteça mas


devemos de estar preparados (Ex: um evento ao ar livre);

Imponderáveis (Ex: greve de transportes públicos, uma morte).

• Pós-evento – Balanço e Comunicações Finais. Permite determinar o sucesso


ou insucesso do Evento e pontos a corrigir.

Planeamento de um Evento
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Planear o evento é:

• Ganhar agilidade no desempenho;

• Melhorar a eficiência na execução das tarefas;

• Mensurar com mais acuidade os resultados e ter referência para


avaliá-los.

Missão/Visão

Definição de Objectivos

Análise da Situação

Identificação de Opções Estratégicas

Escolha da Estratégia

Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de Controlo

Avaliação do Evento e Feedback

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1ª Fase - Definição de Objectivos:

S pecific (Específicos) – específicos, concretos;

M easurable (Mensuráveis) – orçamento (gastos e custos), tempo, dimensão;

A greeable (Aprováveis) – para o cliente;

R ealistic (Realísticos) – que possam ser concretizáveis;

T ime Specific (Delimitados no Tempo).

2ª Fase – Verificar e analisar o orçamento disponível;

3ª Fase – Definir as estratégias para o evento e apresentar o projecto;

4ª Fase – Definir o tema do evento (Tudo vai girar em torno do tema);

5ª Fase – Definir o público-alvo do evento;

6ª Fase – Definir a data do evento – deve-se associar a data do evento ao tema,


como por ex: Congresso de Cardiologia no mês de Maio;

7ª Fase – Escolher os horários do eventos – associar o horário do evento ao


perfil do público;

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8ª Fase –
Seleccionar o local do evento – deverá ser o espelho do evento;

9ª Fase – Escolher a disposição das salas ou dos ambientes;

10ª Fase – Vender quotas do evento – divulgar as potencialidades do projecto


aos possíveis patrocinadores;

11ª Fase – Reunir os envolvidos – toda a equipa, fornecedores;

12ª Fase – Estabelecer Parcerias / Contratar serviços de terceiros (estabelecer


sempre uma forte relação com os fornecedores):

• Catering

• Equipamentos

• Recepcionistas

• Transporte

• Serviço de filmagem e fotografia

• Decoração

13ª Fase – Elaborar o programa e o conteúdo do evento;

14ª Fase – Elaborar e enviar convites;

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15ª Fase –
Desenvolver material promocional:

• Folhetos institucionais e de produtos ou serviços

• Crachá

• Identificação nas mesas

• Kit de palestra

• Menu

• Brindes

16ª Fase – Definir concursos e atracções;

17ª Fase – Definir mecanismos para a divulgação do evento – definir se o


evento deverá abranger todos ou se será por convite;

18ª Fase – Contratar assessoria de imprensa – aconselha-se a que deveremos


ser nós a fazer a assessoria de imprensa visto determos toda a informação sobre
o evento;

19ª Fase – Preparar o sistema de registo de visitantes – deverá ser comparado


com o objectivo mensurável;

20ª Fase – Confirmar o investimento (orçamento) total previsto para o evento –


4 soluções caso se desvie: renegociar com os patrocinadores; renegociar com os
fornecedores, “cortar” nos objectivos menos importantes para o evento; “irmos”

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à nossa
margem;

21ª Fase – Preparar formulários de controlo;

22ª Fase – Preparar formulários e questionários de avaliação.

Afectação e Gestão de Recursos

• Recursos Financeiros (Ex: Patrocínios, investimento do próprio cliente, receita


de bilheteira);

• Recursos Humanos (Ex: Funcionários da limpeza e de catering, hospedeiras,


fotógrafo);

• Recursos Materiais (Ex: todo o material que vai ser utilizado);

• Recursos Legais e de Risco (Ex: Contrato com o cliente, fornecedores e


patrocinadores; seguros; licenças).

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Planeamento Logístico

Permite ordenar de forma lógica, atribuir responsabilidades e prever alternativas:

• Cronograma geral do evento;

• Checklist.

Catering para Eventos

• Cocktail – para o final da tarde (18h30/19h) onde são servidas


bebidas alcoólicas e não alcoólicas, aperitivos e canapés;

• Welcome Drink – bebida de boas vindas. Às 14h serve-se café e


chá. Às 12h é servido um porto de honra;

• Almoço/Jantar – são mais ou menos formais;

• Banquete – está presente a diversidade e a qualidade: mesa de


queijos, doces, frutas laminadas. As bebidas são servidas em copos de
cristal e os talheres são de prata;

• Churrasco/Barbecue – para situações menos informais e é servido


mais na época de verão;

• Happy-Hour – um cocktail que tem em simultâneo um animação,


em bares, galerias, restaurantes

• Pequeno-almoço/Café da manhã - Trata-se do tradicional café da


manhã oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet,
durando 45 minutos e não atrapalhando a dinâmica dos trabalhos;

• Coffee-Break – intervalo a meio da manhã ou da tarde;

• Brunch – é uma refeição única, uma mistura do pequeno-almoço e


almoço. É servido às 11h30/12h, estilo buffet do menu consta saladas,

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carnes frias, salgados. É um tipo de encontro muito indicado para reuniões
empresariais no período da manhã.

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Coordenação e Avaliação de Eventos

Coordenação

Desenvolvimento de planos operacionais e de sistemas de controlo.

Após a definição da estratégia:

• Planos operacionais;

• Necessários a todas as áreas principais para o cumprimento dos


objectivos do evento e para a implementação da estratégia.

Os planos operacionais são normalmente desenvolvidos nas seguintes áreas:

• Marketing;

• Sector financeiro;

• Recursos humanos;

• Administração;

• Operações e pesquisa;

• Avaliação.

E requerem:

• Um conjunto de objectivos para cada área;

• Planos de acção;

• Cronogramas;

• Indicação dos responsáveis pela execução;

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Sistemas de controlo;

• Orçamentos;

• Alocação de recursos.

Uma vez implantados os sistemas de controlo, são necessários mecanismos de


controlo para assegurar que os planos sejam cumpridos, como por exemplo:

• Reuniões;

• Relatórios;

• Comparação de orçamentos (custos iniciais) com custos reais.

Avaliação

É essencial para a organização poder verificar se foi bem sucedida e se foram


atingidos os objectivos inicialmente estabelecidos.

Permite dar feedback aos patrocinadores e identificar problemas para realizar


acções correctivas e prevenir futuras repetições.

• Durante o evento – observação, registo de ocorrências, …

• Depois do evento – questionários com perguntas abertas e


fechadas, sondagens de opinião, reuniões, …

A nível interno – organização anfitriã

Reunião com toda a equipa a fim de recolher o máximo de informações,

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opiniões e
sugestões.

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A nível externo – dependendo do tipo de evento

• Sondagens de opinião (Ex: conversas informais com os participantes durante o


evento);

• Questionário;

• Feedback dos órgãos de comunicação social.

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