Introdução a Projetos

4. A Comunicação

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Prof. Adm. Ms. Braulio Oliveira dos Santos Fo

Referência: Montes (2020)

Unidade 04
A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o
gerenciamento do projeto, senão for a mais importante.

Ela representa cerca de 90% do tempo do melhores Gerentes de Projetos (PMI, 2017,
p. 61) e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.

Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de
comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a
habilidade do gerente de projeto em administrar as comunicações.

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os

processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas,
coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna
e apropriada.
Montes (2020)
 A figura abaixo, já apresentado em aula anterior,
mostra agora de forma bem humorada problemas
comuns de comunicação em projetos.

Portanto, explica-
se a importância
da comunicação
na medida em que
as informações e
as respectivas
tratativas são
controladas,
armazenadas e
disseminadas.

GP = Gerente de Projeto
Profissional designado pela organização executora para atingir os
objetivos do projeto. ... Controla os recursos atribuídos
ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos
do projeto e suas restrições (escopo, cronograma, custo e
qualidade).
Papéis relacionados com a comunicação em projetos: Montes (2020)

• Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da

equipe;
• Tomar decisão;
• Autorizar trabalho;
• Dirigir atividades;
• Negociar;
• Reportar;
• Atender reuniões;
• Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas;
• Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios,
especificações, documentos de aquisição, ...
 
Objetivo do plano de gerenciamento das comunicações
 
Gerenciar as comunicações do projeto requer um plano de gerenciamento das
comunicações desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto
englobando os processos necessários para assegurar que as informações do projeto
sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada.
 
O plano de gerenciamento das comunicações descreve de forma clara como as
comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e
guia a equipe em relação a todo o ciclo de vida das informações usadas no projeto (da
sua geração e coleta até o seu armazenamento e possível descarte).

A seguir estão descritos os processos usados para atender esses objetivos.

Processos do Gerenciamento das Comunicações

Planejar o gerenciamento das comunicações:

Processo de descrever de forma detalhada e clara no plano como as
comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e
controladas com base nas necessidades de informação, requisitos das partes
interessadas e os ativos organizacionais disponíveis.

Gerenciar
  as comunicações:
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes
interessadas no projeto.

Controlar as comunicações:
Processo de monitorar e controlar as comunicações para garantir que as
necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas,
Desta forma, o plano de gerenciamento de comunicação deve definir as partes interessadas
em um projeto caracterizando-os.

Por exemplo:
 Já o “Mapa das Comunicações” determina como as atividades relacionadas à
comunicação serão implementadas ao longo do projeto ou em uma de suas
fases, definindo quem precisa das informações, quando as informações são
necessárias, como elas serão fornecidas às partes envolvidas e por quem.

A tabela a
seguir
apresenta um
exemplo de
Mapa das
Comunicações
para um
projeto de
reestruturação
do processo de
matrícula.
Sintetizando, o PMI recomenda que:

1. Os diretores e líderes de projeto precisam assumir o controle e

comunicar melhor os benefícios dos projetos para a estratégia e o
negócio aos responsáveis pela sua implementação.
2. Adaptar as comunicações aos diferentes grupos de partes
interessadas.
3. Reconhecer o valor do gerenciamento de projetos, inclusive das
comunicações no gerenciamento de projetos.
4. Usar práticas padronizadas de comunicação de projeto e usá-las de
forma eficaz.