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Aula 2 - Por Que Gestão Documental Motivação, Importância e Vantagens
Aula 2 - Por Que Gestão Documental Motivação, Importância e Vantagens
1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Gestão Documental: Legislação, importância e vantagens
4. Gestão Documental e documentos digitais
5. Síntese da aula
6. Referências bibliográficas
Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação
Responsabilidade Editorial:
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020.
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.
10 p. : il., color.
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
1. Introdução
Na aula 2, estudaremos porque devemos fazer gestão documental. Conheceremos um pouco mais da
legislação correlata, da importância e das vantagens de se adotar essa prática nas instituições.
Finalmente, no último tópico dessa aula, veremos a importância da gestão documental para os documentos
eletrônicos.
2. Objetivos da aula
Ao final desta unidade, espera-se que o participante seja capaz de identificar a importância e as vantagens
da gestão documental para os documentos e processos em qualquer suporte da informação.
“Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade.”
“Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação
governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”
A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências, também prevê a gestão documental:
“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.”
“Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.”
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ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
Em 2011 foi sancionada a Lei nº 12.527/2011, denominada Lei de Acesso à Informação (LAI), que regula
o acesso às informações prestadas pelos órgãos públicos e revoga dispositivos quanto a sigilo de outras
Leis, o que aumentou sobremaneira a importância da gestão documental nessas instituições. Para fornecer
informação de maneira ágil e transparente, os documentos que as contêm precisam estar organizados e de
fácil acesso.
“Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos
específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; ...
“Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter...
....II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos
ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;... ”
O Código Penal impõe responsabilidade penal para quem destruir documento público e determina pena ao
responsável.
“Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio,
documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos,
e multa, se o documento é particular.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo;
sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente:
Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.”
A destruição de documento classificado e avaliado com base nos prazos estipulados em tabela de
temporalidade documental e com a aprovação de Comissão de Avaliação de Documentos respalda o
responsável na execução dessa ação.
3.2 VANTAGENS
Podemos elencar, então, como vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização:
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
• maior consciência do valor das informações que devem ser preservadas pela instituição;
• Qual o risco de não se cuidar da preservação dos documentos eletrônicos de uma instituição?
Documentos e processos eletrônicos já são reais no Tribunal de Contas da União desde 2008. Com a edição
da norma que instituiu o Processo Eletrônico Judicial, o Judiciário também já vem trabalhando com
processos eletrônicos há muitos anos. Essa tem sido uma tendência mundial.
Para o tratamento dos documentos ou processos eletrônicos, existe recomendação de que se elabore um
Plano ou uma Política de Preservação Digital - PPD. Esse plano é um documento estratégico que contém
políticas e procedimentos orientados para constituição de uma estrutura técnica e organizacional, que
permita preservar de forma continuada documentos de arquivo eletrônicos.
No Brasil alguns órgãos já possuem seus Planos de Preservação Digital e outros estão em fase de elaboração.
Dentre os já adotados podemos citar o da Câmara dos Deputados.
Arellano em seu artigo Preservação Digital (2004) enumera os seguintes métodos para a preservação
digital:
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ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
Innarelli, em seu livro Preservação digital e seus dez mandamentos (2007) enumera 10 mandamentos para
a preservação digital:
4. Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital;
A tabela de temporalidade documental é uma ferramenta que permite determinar os prazos adequados de
retenção e as ações de migração de suporte ou eliminação de informações institucionais.
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
O Poder Judiciário, com iniciativa e coordenação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), editou o Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-
Jus), dando efetividade às recomendações da Carta da Organização das Nações Unidas para a Educação,
a Ciência e a Cultura (Unesco) para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, que incentiva o
estabelecimento de políticas públicas, metodologias e normas que minimizem a fragilidade de softwares e
assegurem, ao longo do tempo, a autenticidade, a integridade e o acesso contínuo de documentos por todos
os segmentos da sociedade.
É um documento que define as diretrizes e objetivos de uma instituição para a implantação de um programa
de preservação digital (PD). Deve estar perfeitamente alinhada aos objetivos e às demais políticas da
instituição relacionadas à digitalização, segurança da informação, tecnologia da informação e orçamento.
É um documento dinâmico que deve acompanhar o avanço da tecnologia e ser atualizado de forma
periódica, abrangendo todos os elementos relacionados à PD.
Para elaborar uma PDD deve-se, antes de tudo, definir o objetivo do documento. É importante ter uma
equipe multidisciplinar. O envolvimento de profissionais de várias áreas do órgão tais como arquivistas,
bibliotecários, profissionais de tecnologia da informação e outras áreas pertinentes é importante, a fim de
que a política seja a mais realista possível e que sua implantação torne-se viável, efetiva e seguida por
todos.
Analisar políticas existentes e buscar informações com instituições que já tenham sua política de
preservação podem ajudar no início do trabalho de elaboração do documento. É imprescindível discutir o
documento com as áreas e pessoas interessadas antes de aprová-lo institucionalmente.
• Introdução e objetivos
• Escopo
• Atribuição de responsabilidades
• Princípios
• Estratégias de preservação
• Atualização da política
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ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
• Referências
O Conarq, em sua Resolução Nº 43, de 04 de setembro de 2015 preconiza que seja adotado um repositório
digital confiável, ou seja, “um repositório digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de
preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.” E recomenda:
“Para cumprir essa missão, segundo o relatório “Trusted Digital Repositories: attributes and
responsibilities” (RLG/OCLC, 2002), os repositórios digitais confiáveis devem:
• aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
• dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos
próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
• demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
• projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de
assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
• estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de
confiabilidade esperadas pela comunidade;
• considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os
usuários de forma aberta e explícita;
• dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
• observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria
dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação,
atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos
materiais armazenados e implicações financeiras.”
5. Síntese
Vimos nessa segunda aula porque devemos fazer gestão documental e suas principais vantagens. Também
conhecemos a legislação pertinente.
Por fim, discorremos sobre a relação dos documentos digitais com a gestão documental e sobre a
importância de se planejar a preservação dos documentos nesse suporte.
Em nossa terceira aula, conheceremos a história da Gestão Documental no TCU, bem como a estrutura do
código de classificação por assunto e da tabela de temporalidade.
Após a realização das atividades desta primeira aula, esperamos que você seja capaz de:
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
6. Referências bibliográficas
BRASIL. CÂMARA DOS DEPUTADOS. Ato da Mesa nº 48, de 16 de julho de 2012, que institui a Política
de Preservação Digital da Câmara dos Deputados.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova
a versão revisada e ampliada da Resolução do Conarq nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública. (revogada)
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de
proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei
8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
BRASIL. Lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos
em meios eletromagnéticos.
INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital. In: SANTOS, V. B.; INNARELLI, H. C.;
SOUSA, T. R. B. Arquivística: temas contemporâneos. Brasília: SENAC, 2007.
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ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Resolução nº 233, de 04 de agosto de 2010, que dispõe
sobre o funcionamento do processo eletrônico e demais serviços eletrônicos ofertados por meio de solução
denominada TCU-eletrônico (e-TCU), e altera as Resoluções-TCU nº 170, 30 de junho de 2004, nº 175, de 25
de maio de 2005, e nº 191, de 21 de junho de 2006.
BRASIL. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Portaria nº 325, de 16 de dezembro de 2011, dispõe sobre o
recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União.
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