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Passos
1. Dê uma boa olhada nas suas responsabilidades. Faça a si mesmo algumas
perguntas:
5. Adiante as tarefas menos urgentes e diárias. Fazendo isso elas estarão fora do
caminho quando urgências acontecerem e você não ficará preocupado com elas.
Preste atenção especial a manutenção preventiva, mesmo que isso signifique
verificar o óleo do seu carro, reabastecer sua despensa, ou poupar um pouco de
dinheiro a cada semana. Um pouco de esforço antecipado pode salvá-lo de uma
grande crise depois.
6. Saiba quais tarefas são prioritárias e quais podem esperar. Escreva
diariamente listas de tarefas e nomeia a lista, com 'Eu vou fazer‘ e não ‘Para
fazer’. Risque cada item quando for realizado. Guarde esta lista à mão e deixe-a
dirigir suas ações. Se ficar muito tempo for muito tempo sem riscar algo, avalie
novamente o que está fazendo para assegurar-se que você realmente termine as
tarefas previstas.
7. Elimine completamente qualquer tarefa que é realmente desnecessária.
Algumas coisas não precisam ser feitas, ou não têm de ser feitas por você. Não
desperdice o tempo nelas e não permita que um sentimento de culpa leve você a
pensar como você é responsável por elas. Se as tarefas são desnecessárias, não
merecem seu esforço e seriam desperdício de energia. Seja firme ao fazer esta
avaliação sobre o valor de uma tarefa.
8. Avalie seus procedimentos e processos enquanto os usa. O que funciona e o
que não se ajusta? Anote melhorias e as incorpore durante a próxima calmaria.
Descarte algo que não funciona, mas fique atento para observar quando algo
precisa de ajustes e o faça para que realmente o procedimento ou processo
funcione.
9. Tente antecipar as necessidades. São questões sazonais? Há atividades extras
associadas com certo período do dia, semana, mês, ou trimestre? Você pode se
preparar com antecedência? Olhe adiante e não tema o desconhecido. Você pode
reduzir a instabilidade do futuro com planejamento antecipado e estando pronto
para os acontecimentos futuros que você tem algum controle.
10. Tente antecipar coisas que você necessitará saber. Você pode aprender uma
nova habilidade antecipadamente? Você pode utilizar uma habilidade que você
já tem de um modo novo? Olhe as tendências em volta de você; mantenha-se
atualizado lendo e aprendendo continuamente. Pessoas proativas são prósperas
porque eles são abertos para novas experiências mas também ligados nas lições
do passado.
11. Procure modos de automatizar tarefas rotineiras. Os computadores podem
manipular dados em todos os tipos de caminhos. Até mesmo ter um modelo ou
um plano padrão da ação pode economizar tempo. Se você trabalha em um
contexto de equipe, a delegação é também uma forma de automação, já que a
melhor pessoa para fazer uma tarefa resultará automaticamente em que isto será
feito da melhor forma possível, retirando-o da pilha "para fazer". Assim, tenha
um sistema que automaticamente atribua as tarefas para aqueles que melhor se
ajustam.
Dicas
Embora o tempo gasto planejando ou organizando não é tempo utilizado em uma
tarefa necessária, um pouco de planejamento pode salvar muito tempo ao
executá-la. Não deixe de planejar com essa desculpa pois se lamentará por não
ter um plano para seguir depois e irá verdadeiramente desperdiçar tempo
voltando atrás para correções.
O oposto de ser proativos é ser reativo. Se você se encontrar "apagando
incêndios", ou reagindo a problemas só depois que eles surgem, dê uma boa
olhada no que está errado!