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FUNDAO DE ASSISTNCIA E EDUCAO - FAESA FACULDADES INTEGRADAS ESPRITO-SANTENSES CURSO DE ADMINISTRAO

CARLOS HENRIQUE PATRICIA SPERANDIO PEDRO CRIVILIN RAQUEL GATTE THIAGO PADUA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA SNFIX

VITRIA 2010

CARLOS HENRIQUE PATRICIA SPERANDIO PEDRO CRIVILIN RAQUEL GATTE THIAGO PADUA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA SNFIX

Trabalho Acadmico do Curso de Graduao em Administrao das Faculdades Integradas Esprito Santenses, como requisito parcial para cumprimento das exigncias da disciplina de Organizao, Sistemas e Mtodos sob orientao do professor Schleiden Pinheiro Nascimento.

VITRIA 2010

SUMRIO 1. INTRODUO................................................................................................................03 2.1 DIAGNSTICO DO AMBIENTE EXTERNO.............................................................04 2.2 ESTRATGIA DA EMPRESA..................................................................................04 3 ESTRUTURA FORMAL...............................................................................................05 4 MAPA DO CONTEXTO DOS PROCESSOS...............................................................05 5 MANUAL E NORMAS DE PROCEDIMENTOS...........................................................05 6.1 FLUXO......................................................................................................................06 6.2 FLUXOGRAMA.........................................................................................................06 7 FORMULRIO.............................................................................................................07 8 LAYOUT.......................................................................................................................07 9 CONCLUSO..............................................................................................................09 10. ANEXOS...................................................................................................................10

INTRODUO Ramo de Atuao: Papelaria Distribuio Organizacional: Unidades de Negcio Problema Abordado: Indefinidas formas de realizar compras e constantes dificuldades geradas no dia-a-dia da empresa falta de mercadoria e compra desnecessria haja vista a falta de padronizao Soluo Apresentada: Diagnstico do ambiente interno e externo da empresa; Definio e anlise da estratgia; Estruturao formal da empresa; Mapa do contexto dos processos de compra, Criao e implementao de manual de processo de compra; Criao e implementao de Fluxograma; Criao e implementao de Formulrio Consideraes finais: Os processos de padronizao contribuiro para a melhoria do processo de compra, assim de toda organizao

2.1 DIAGNSTICO DO AMBIENTE EXTERNO A empresa est inserida em um mercado com uma grande quantidade de concorrentes, onde essas empresas cometem erros com freqncia relacionados a falhas na entrega, como: falta de compromisso com o horrio da entrega recebimento de produtos danificados faltando itens do pedido. A SNFIX entra no mercado com o intuito de no cometer esses erros, padronizando os pedidos por meio de formulrio e rotinas de trabalho. Buscando a excelncia em sua atuao, a melhoria nos processos de compra e entrega a estratgia que a empresa ir adotar.

2.2 ESTRATGIA DA EMPRESA Misso: Oferecer solues em suprimentos para escritrio, juntamente com o desenvolvimento sustentvel da sociedade. Viso: Ser a maior rede de papelarias do estado, proporcionando o desenvolvimento organizacional paralelo ao desenvolvimento individual dos colaboradores. Abrir uma filial por ano nos prximos 5 anos. No sexto ano expandir o negcio para fora do estado. Valores: Crescimento, gesto da qualidade, desenvolvimento de pessoas, tica. Poltica: Satisfazer as expectativas de seus clientes e capacitar seus colaboradores para promover o atendimento com excelncia e o desenvolvimento social da organizao e de todos os colaboradores diretos e indiretos garantindo um futuro com sustentabilidade para toda a organizao e para a sociedade em que ela esta inserida.

3 ESTRUTURA FORMAL Com base nos problemas de compras apresentados, a SnfiX faz uma releitura da sua estrutura formal para identificar quem responsvel por cada setor e com isso poder maximizar a otimizao dos processos identificando assim as reas de: Diretoria Contabilidade como Staff Gerencia Recursos Humanos Financeiro Compras Unidade de Negcio 1 Unidade de Negcio 2 Unidade de Negcio 3 Toda esta estrutura pode ser observada no anexo 1 no final deste relatrio.

4 MAPA DO CONTEXTO DOS PROCESSOS Atravs da elaborao e visualizao do mapa de contexto dos processos possvel visualizar os nveis em que se dispersa o processo de compras, obtendo-se assim a idia clara de quantos nveis o processo precisa alcanar para ser efetivo por quais setores passam cada um dos processos. Toda esta estrutura pode ser observada no anexo 2 no final deste relatrio.

5 MANUAL E NORMAS DE PROCEDIMENTOS Como parte da soluo para o problema de compra o manual de normas e procedimento fundamental, pois com ele possvel observar cada etapa do processo de compra, quem deve realizar cada passo, o que deve fazer, onde fazer, quando fazer,

por que fazer, e como fazer, tudo isso alm de poder observar quais os documentos so utilizados neste processo. Alm do manual de compras, que um manual de normas e processos a empresa pode tambm adotar manuais organizacionais,manuais de polticas e diretrizes, manuais de instrues especializadas, manuais de empregado, assim como tambm manuais de finalidade mltipla para ajudar a organizar ainda mais os processos. A estrutura de manual de compra pode ser observada nos anexos 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 e 3.7 no final deste relatrio.

6.1 FLUXO Abaixo se encontra o fluxo, primeira analise relacionada aos processos de compra, em que feito um esboo de como os procedimentos sero padronizados. 1) Verificar o estoque Estoquista 2) Solicitar compra Estoquista 3) Orar com fornecedores Auxiliar de compras 4) Apresentar oramentos ao gerente Auxiliar de compras 5) Autorizar compra Gerente 6) Efetuar compra Auxiliar de Compras 7) Conferir mercadoria Estoquista 8) Estocar - Estoquista

6.2 FLUXOGRAMA

O fluxograma outra maneira de se observar cada etapa do processo de compra, quem deve realizar cada passo, o que deve fazer, onde fazer, quando fazer, por que fazer, e como fazer, este mostra de uma forma mais compacta que o manual qual o fluxo dos processos, a elaborao do mesmo baseada no fluxo de processos previamente relacionado. Toda esta estrutura pode ser observada no anexo 4 no final deste relatrio.

7 FORMULRIO O formulrio o reflexo da padronizao e da nova estruturao que a empresa pretende consolidar, pois o mesmo possui campos apropriados com informaes que devem ser preenchidas ou asseguradas de forma a limitar e ao mesmo tempo aperfeioar todo o processo organizacional A estrutura de formulrio de compra pode ser observada no anexo 5 no final deste relatrio.

8 LAYOUT Layout da loja: Com o objetivo de otimizar as condies de trabalho dos empregados e promover um melhor atendimento aos clientes desenvolveu-se um layout para as lojas (unidade 1, unidade 2, e unidade 3) onde utilizou-se trs conceitos diferentes aos mesmo tempo, na parte do atendimento no balco o conceito de distribuio em canto, onde os funcionrios ocupam o canto, mostrou-se mais adequado para promover maior comodidade e conforto ao cliente, melhor disposio dos produtos e melhor circulao interna, As parede atrs do balco e o prprio balco sero utilizadas para expor alguns produtos de maneira estratgica para estimular a venda quando o cliente se dirigir ao caixa. Um pequeno depsito ao lado do balco se fez necessrio para guardar

materiais que no so mercadorias para venda como material de limpeza documentos e etc. J a rea das prateleiras de produtos utilizou-se o conceito de miscigenao onde o funcionrio se mistura com os clientes oferecendo assim um suporte mais rpido e um contato mais pessoal com os clientes, assim como um arranjo fsico por processo, onde os produtos semelhantes so agrupados, organizando-se ento a rea por sesses de necessidades, com a finalidade de facilitar o cliente encontrar o que deseja, facilitar o controle de estoque e a reposio de material. Lay-out do escritrio central : Dentro de uma rea de 35 m, o mobilirio foi disposto de maneira a respeitar a livre circulao dentro do ambiente, se valendo de formas que auxiliam e convidam os funcionrios para o interior do espao. Os auxiliares de finanas e de compras, foram alocados com proximidade visando a comunicao imediata necessria para efetivao das tarefas. O auxiliar de recursos humanos foi colocado em local reservado, visando reserva necessria que exige sua funo. Se houver necessidade do atendimento de terceiros, este pode se valer das cadeiras da mesa de reunies para o devido atendimento. O diretor ganhou destaque com a mesa de maior porte de forma circular, onde desta se estende uma mesa de reunio, com 120 cm de dimetro, com lugar para cinco cadeiras, para eventuais necessidades. Vale ressaltar tambm a posio estratgica do diretor com viso ampla de toda a sala. O gerente recebeu tambm uma mesa maior, com dois 200cm, tem viso ampla da sala e comunicao visual imediata com o diretor. As duas estruturas de layout da unidade de negcio assim como do escritrio central podem ser observadas nos anexos 6.1 e 6.2 no final deste relatrio.

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9 CONCLUSO Com base nos estudos apresentados, nota-se que para enfrentar a concorrncia na atualidade faz-se necessrio estar com todos os aspectos estruturais da empresa muito bem definidos. Organogramas e fluxogramas podem mostrar quem so os responsveis por cada setor e cada funo. Traar a estratgia da empresa algo fundamental para avaliar os riscos e saber quais so os reais objetivos organizacionais. Os formulrios e manuais servem para padronizar os processos da empresa e fazer com que aconteam menos erros. Assim possvel entrar no mercado correndo menos riscos e enfrentar a concorrncia se destacando. A empresa est inserida em um mercado com uma grande quantidade de concorrentes, onde essas empresas cometem erros com freqncia relacionados a falhas na entrega, como: falta de compromisso com o horrio da entrega, recebimento de produtos danificados ou faltando itens do pedido. A SNFIX entra no mercado com o intuito de no cometer esses erros padronizando os pedidos por meio de formulrio e rotinas de trabalho.

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10. ANEXOS ANEXO 1

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ANEXO 2

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ANEXO 3
3.1 Verificar Estoque
Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Verificar estoque consultando no sistema o relatrio de itens na margem, em seguida confirmar a informao verificando prateleiras, seguindo a ordem numrica das torres para que no haja re-trabalho, ou pontos cegos, confirmando assim ou no as informaes contidas no sistema. 1. O que fazer Verificar sistema Confirmar informaes no estoque 2. Onde fazer Computador da unidade Estoque 3. Quando fazer Primeira hora de trabalho 4. Por que fazer Para manter sempre disponvel produtos ofertados 5. Como fazer Abrir relatrio de produtos na margem dentro do sistema e em seguida confrontar informaes com a visualizao do estoque seguindo a ordem numrica das torres para que no haja retrabalho, ou pontos cegos, confirmando assim ou no as informaes contidas no sistema. Estoquista Planilha de controle de estoque

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de anlise

3.2Solicitar Compra
Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Solicitar compra, preenchendo eletrnico de solicitao de compras. formulrio 1. O que fazer Solicitar compra Preencher formulrio eletrnico de solicitao de compra 2. Onde fazer Computador da unidade 3. Quando fazer Aps a verificao de estoque 4. Por que fazer Para que sejam devidamente formalizados os itens a serem orados 5. Como fazer Abrir sistema, acessar formulrio de compra, preencher com os itens a serem solicitados, e enviar para a central. Estoquista Formulrio eletrnico de requisio

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de requisio

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3.3Orar com Fornecedores


Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Orar com fornecedores, os materiais previamente solicitados pela unidade de negcio, ou novos itens para compor o mix de vendas. 1. O que fazer Orar com fornecedores Consultar fornecedores previamente cadastrados Solicitar oramentos 2. Onde fazer Computador da central 3. Quando fazer Aps o recebimento do formulrio eletrnico de solicitao de compra Aps solicitao do gerente Aps deteco de necessidade de reposio de materiais 4. Por que fazer Para que sejam devidamente formalizados os itens a serem orados 5. Como fazer Abrir sistema, acessar formulrio de cadastro de fornecedor, preencher com os itens a serem orados e enviar a fornecedores. Auxiliar de compras Formulrio eletrnico de requisio de compra Formulrio eletrnico de cadastro de fornecedor

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de requisio Documento de cadastro

3.4 Encaminhar Oramento


Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Encaminhar o melhor oramento ao Gerente para que o mesmo autorize ou no a compra da mercadoria solicitada. 1. O que fazer Encaminhar o melhor oramento ao gerente 2. Onde fazer Computador da central 3. Quando fazer Aps o recebimento de oramentos apresentados pelos fornecedores solicitados 4. Por que fazer Para que o Gerente decida pela compra. 5. Como fazer Abrir sistema, acessar e-mail, verificar qual o melhor custo beneficio entre os oramentos recebidos, e encaminhar o mesmo ao Gerente. Auxiliar de compras Oramento apresentado pelo fornecedor

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de encaminhamento

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3.5 Autorizar (sim/no) Compra


Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Autorizar sim ou no, a compra de mercadoria, com base no oramento encaminhado pelo auxiliar de compras. 1. O que fazer Autorizar ou no a compra de mercadoria 2. Onde fazer Computador do gerente 3. Quando fazer Aps o recebimento do oramento encaminhado pelo auxiliar. Aps analise de viabilidade da compra 4. Por que fazer Para que se tenha controle sobre o que solicitado e a que custo so adquiridas as mercadorias 5. Como fazer Abrir sistema, acessar e-mail, verificar oramento encaminhado pelo auxiliar de compras, verificar viabilidade de compra e real necessidade, aprovar ou no e enviar aprovao ou recusa ao auxiliar de compras Gerente Oramento apresentado pelo fornecedor encaminhado pelo auxiliar de compras Formulrio eletrnico de autorizao de compra

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de encaminhamento Documento de autorizao

3.6 Efetuar compra


Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Efetuar compra do item previamente autorizado pelo Gerente. 1. O que fazer Efetuar compra 2. Onde fazer Computador da central 3. Quando fazer Aps o recebimento autorizao do Gerente 4. Por que fazer Por que o procedimento de compra foi previamente autorizado 5. Como fazer Abrir sistema, acessar e-mail, verificar autorizao, preencher formulrio de compra, encaminhar formulrio ao fornecedor autorizado Auxiliar de Compras Formulrio eletrnico de autorizao de compra Formulrio eletrnico de compra de mercadoria

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento de autorizao Documento de compra

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3.7 Conferir e estocar


Descrio dos Procedimentos Descrio dos Procedimentos Conferir mercadorias entregues pelo fornecedor e estocar nos locais adequados. 1. O que fazer Conferir mercadorias Estocar mercadorias 2. Onde fazer Estoque 3. Quando fazer No ato da entrega das mercadorias pelo fornecedor 4. Por que fazer Para que se tenha certeza de que os itens que esto descriminados na nota esto sendo todos entregues Para que se compare o que foi pedido com o que esta sendo entregue Para manter a ordem respeitando o layout 5. Como fazer Solicitar nota das mercadorias, conferir se todos os itens da nota esto entregues verificando um a um, abrir sistema da unidade e verificar o formulrio eletrnico de compra de mercadoria para saber se os itens entregues so mesmo os itens comprados. Estocar mercadorias guardando cada item de acordo com o layout de distribuio de mercadorias. Auxiliar de Compras Danfe documento auxiliar da nota fiscal eletrnica Formulrio eletrnico de compra de mercadoria Layout de distribuio de mercadorias

Cargo Responsvel Relao dos documentos Documento conferencia Documento conferencia Documento de distribuio

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ANEXO 4

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ANEXO 5
SNFIX S/A CNPJ: 01.592.312/0001-51 IE. 092.123.37-7, RUA MUNIZ FREIRE CENTRO, VITRIA - ES, CEP 29015-140, TEL. (27)8833-8376 / (27)9291-0076

O NOSSO PAPEL NO PARA POR AI

SNfiX

FORMULARIO DE COMPRA DE MERCADORIAS


CODIGO DO PEDIDO DATA FUNCIONARIO OPERAO FORNECEDOR 00000179 05/01/201 1 AUXILIAR DE COMPRAS COMPRA BIC DO BRASIL S/A

ITEN N MERCADORIAS 1 2 3 4 5 6

CODIGO / DESCRIO 000000000376 000000005722 000000000027 000000001233 000002255713 000000000125

QTDE 1000 500 300 100 10000 54

VALOR UN. 0,27 0,52 0,11 0,66 0,01 1,22

TOTAL 270 260 33 66 100 65,88

N DE ITENS TOTALIZADOR OBSERVAES 6 HORARIO PARA ENTREGA DE MERCADORIAS 06:30 AS 11:00 OU DE 13:00 AS 17:00

VALO DO PEDIDO 794,88

PRAZO DEPAGAMENTO LOCAL PARA ENTREGA

30 DIAS RUA ALEIXO NETO, 1306 PRAIA DO CANTO - VITRIA - ES 27 8833-8376 CEP 29057-200

ESTE DOCUMENTO CLASSIFICADO COMO DE DOMINIO PRIVADO, SENDO QUE SEU CONTEUDO DESTINA-SE EXCLUSIVAMENTE A QUEM SE DESTINA O DESVIO OU MAU USO DO MESMO CRIME SENDO PASSIVEL DAS MAIS SEVERAS PUNIES PERMITIDAS POR LEI. SNFIX S/A

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ANEXO 6.1

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ANEXO 6.2