Noes de Arquivologia e procedimentos administrativos Prof. Ana Luiza Soares EXERCCIOS CONCEITOS BASICOS 1.

ANEEL/2010/CESPE O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de emprstimo de documentos. 2. DFTRANS/2008 A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. 3. MPS/CESPE/2010 Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. 4. MPS/CESPE/2010 Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. 5. STJ/2008/CESPE Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 6. M SAUDE/2008/CESPE Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. 7. M SAUDE/2008/CESPE O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 8. MMA/CESPE/2009 As cpias de documentos cujos originais encontram-se no mesmo conjunto no devem ser descartadas, pois so consideradas originais arquivsticos. 9. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Arquivo o conjunto de documentos produzidos por uma pessoa, firma ou governo, durante o desenvolvimento de suas atividades, e conservados para efeitos futuros. Na esteira deste conceito, evidente que um documento destacado de seu conjunto significa menos do que quando no conjunto. Nesse sentido, o que liga um documento aos outros de seu conjunto o seu carter: (A) administrativo. (B) ostensivo. (C) epistemolgico. (D) intrnseco. (E) orgnico. 10. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, estabelecida no Art. 1o da Resoluo 17 de 25 de julho de 2003, do Conselho Nacional de Arquivos, de competncia do (a). (A) Presidente da Repblica. (B) Presidente do CONARQ. (C) Senado Federal. (D) Arquivo Nacional. (E) Cmara dos Deputados. 11. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Em um arquivo permanente, a equipe encarregada da organizao dos documentos verifica que na massa documental no h cpias dos documentos e no h documentos recapitulativos nem snteses. Verificadas essas caractersticas, conclui-se que foi respeitado o princpio da. (A) formalidade. (B) funcionalidade. (C) unicidade. (D) operacionalidade. (E) estabilidade. 12. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Apenso o documento ou processo juntado a processo sem passar a integr-lo; enquanto anexo o documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. 13. MEC/CESPE/2009 Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. 14. MEC/CESPE/2009 O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 15. STJ/2008/CESPE A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao e normativas. 16. TJ/2007/CESPE Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.

17. M SAUDE/2008/CESPE O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 18. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Um grupo de pesquisadores da rea de meio ambiente, administrao e engenharia est desenvolvendo estudos para definir o impacto ambiental na regio onde ser construda uma grande barragem. Os documentos produzidos ao longo dessas pesquisas devem apresentar formas fsicas diversas, como fotografias areas, plantas e desenhos, cd-rom etc. Esses documentos vo constituir um arquivo. (A) aberto. (B) secundrio. (C) especial. (D) tcnico. 19. MPS/CESPE/2010 Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formao do processo. 20. MPS/CESPE/2010 Correspondncia o nome dado a todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. GNERO DOS DOCUMENTOS 21. DFTRANS/2008 Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 22. M SAUDE/2008/CESPE O dossi um documento do gnero iconogrfico. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 23. ANEEL/2010/CESPE Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 24. ANEEL/2010/CESPE Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio. 25. DPU/2010/CESPE Assinale a opo correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos. (A) Os documentos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. (B) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos sero transferidos ao arquivo central. (C) O emprstimo de documentos facultado somente para o produtor do documento. (D) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivo permanente. (E) O procedimento de microfilmagem indicado apenas para os processos que estejam em pssimo estado de conservao. 26. DPU/2010/CESPE As atividades tpicas dos arquivos correntes so (A) o protocolo, a expedio, o arquivamento, o emprstimo e a consulta de documentos. (B) o arquivamento, o desarquivamento, a classificao e a avaliao de documentos. (C) o protocolo, o arquivamento e o emprstimo de documentos. (D) a classificao, a avaliao e a destinao de documentos. (E) a classificao, o arquivamento e o emprstimo de documentos. 27. MPS/CESPE/2010 Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. 28. TJ/2007/CESPE Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio, a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermedirio. 29. STJ/2008/CESPE Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermedirio, que responsvel pela guarda de processos administrativos. 30. STJ/2008/CESPE Os documentos consultados com pouca freqncia fazem parte do arquivo corrente. M SAUDE/2008/CESPE As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda de consulta aos documentos. H uma demanda interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representaes e escritrios regionais). Segundo informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.

Acerca da situao hipottica acima apresentada e das tcnicas de arquivo. 31. M SAUDE/2008/CESPE Na situao apresentada, a aplicao da teoria das trs idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos. 32. M SAUDE/2008/CESPE Na situao considerada, devido quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um arquivo corrente. 33. M SAUDE/2008/CESPE Na situao em apreo, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 34. M SAUDE/2008/CESPE Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda. MMA/CESPE/2009 Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens subseqentes, acerca de arquivo. 35. MMA/CESPE/2009 Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 36. MMA/CESPE/2009 Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 37. MMA/CESPE/2009 O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 38. IBRAM/CESPE/2009 Fim do prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermedirio. 39. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que ele tem para a entidade produtora e outros usurios, em vista da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 40. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor primrio aquele que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio. 41. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor denominado arquivo intermedirio. A Lei N..159/1991, conhecida como a Lei de Arquivos, regula a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e embasa os avanos da legislao arquivstica brasileira. Julgue os itens a seguir, acerca da responsabilidade do poder pblico em relao gesto documental e proteo especial a documentos de arquivos. 42. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo a lei em questo, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. 43. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos so classificados como correntes intermedirios e permanentes orgnicos e inorgnicos. 44. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao devem ser recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 45. IBRAM/CESPE/2009 Os documentos pblicos destinados eliminao, aps cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminao de documentos, devem ser incinerados. 46. MI/CESPE/2009 Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca freqncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. TABELA DE TEMPORALIDADE E AVALIO DE DOCUMENTOS 47.. STJ/2008/CESPE A unidade em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. 48. MMA/CESPE/2009A tabela de temporalidade aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional.

49. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Avaliao o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinao dos documentos, de acordo com os valores que so atribudos a eles. 50. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. A comisso de avaliao um grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo e, tambm, responsvel pela elaborao do quadro de arranjo. 51. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. 52. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. 53. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O processo de avaliao considera os valores atribudos ao documento, de acordo com os assuntos nele contidos. O valor primrio refere-se aos documentos dotados de capacidade probatria com relao existncia e ao funcionamento da instituio, que so os de teor estritamente jurdico ou fiscal. O valor secundrio refere-se aos documentos de contedo informativo, portanto, sem valor jurdico, que interessam apenas para fins culturais, como o estudo histrico ou a pesquisa cientfica. 54. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo o CONARQ, a comisso de avaliao deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princpios da arquivologia; um bibliotecrio, para realizar a identificao do assunto principal e dos assuntos secundrios contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigncia jurdica dos referidos documentos. 55. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O resultado da avaliao um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, indispensvel que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localizao dos elementos na tabela. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS (Protocolo) 56. ANEEL/2010/CESPEA correspondncia ostensiva distribuda por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor. 57. ANEEL/2010/CESPE de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados. 58. DPU/2010/CESPE As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de (A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. (B) recebimento, classificao, registro e movimentao de documentos. (C) recebimento, eliminao e emprstimo de documentos. (D) ordenao, classificao e avaliao de documentos. (E) registro de processos, classificao e avaliao de documentos. 59. MPS/CESPE/2010 Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Caso faa parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, tambm, identificar os documentos de acordo com a classificao arquivstica. 60. MPS/CESPE/2010 A legislao determina que cada rgo tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea. 61. MPS/CESPE/2010 O processo formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. 62. MPS/CESPE/2010 O protocolo central do rgo deve manter controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de informar sua localizao aos usurios em tempo real. 63. MPS/CESPE/2010 Ao receber a correspondncia, o servidor dever proceder abertura do envelope, observar se a assinatura do prprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, dever estar anexado o instrumento de procurao.

64. MPS/CESPE/2010 Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. 65. MPS/CESPE/2010 Ao chegar ao protocolo um documento oficial que tenha como destinatrio uma pessoa que no ocupa mais o cargo, o servidor dever considerar o documento como correspondncia particular daquela pessoa e, portanto, no far a autuao, apenas lacrar o documento e o encaminhar diretamente ao destinatrio. 66. MPS/CESPE/2010 Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. 67. MPS/CESPE/2010 O servidor deve identificar cada processo, registrando, na capa, a procedncia, a data, o nome do interessado e o assunto. 68. MPS/CESPE/2010 Antes de numerar todas as folhas, o servidor dever incluir, no processo, o envelope que encaminhou a correspondncia, a fim de comprovar o endereo do remetente. 69. MPS/CESPE/2010 O servidor dever numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, comeando pelo nmero 1 e usando o carimbo prprio para colocao do nmero no canto superior direito da pgina. 70. MPS/CESPE/2010 O servidor dever conferir o registro e a numerao das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo autuado para a unidade do rgo a que se destina. 71. . MPS/CESPE/2010 O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cpia, mesmo que autenticada, no podem ser autuados. 72. STJ/2008/CESPE Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio. 73. STJ/2008/CESPE Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. 74. STJ/2008/CESPE O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 75. STJ/2008/CESPE As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionrios do protocolo 76. .M SAUDE/2008/CESPE O registro dos documentos que chegam ao setor uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 77. .M SAUDE/2008/CESPE As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 78. .M SAUDE/2008/CESPE O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. 79. MMA/CESPE/2009 A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 80. MMA/CESPE/2009 Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 81. MMA/CESPE/2009 O cdigo de classificao deve ser anotado na primeira folha do documento. 82. MMA/CESPE/2009 Aps ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se s seguintes operaes: inspeo, ordenao, arquivamento, retirada e controle. 83. BNDES/CESPE/2006 Um setor desenvolve as seguintes rotinas: 1 receber a correspondncia; 2 verificar se no falta folhas ou anexos; 3 numerar e completar a data, no original e nas cpias; 4 separar o original das cpias; 5 expedir o original, com os anexos, se for o caso; 6 encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, ou seja, ao arquivo propriamente dito. Trata-se de um setor de: A) arquivamento. B) indexao. C) expedio. D) catalogao. E) recolhimento.

84. TSE/2007 Em uma importante instituio pblica federal, os arquivos esto localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de projetos especiais ou funes especficas e todo o controle da documentao centralizado, visando maior eficcia na tramitao dos documentos. Essa atividade de controle conhecida como: (A) movimentao. (B) distribuio. (C) registro. (D) expedio. (E) protocolo. 85. IBRAM/2009/CESPE O servio de protocolo responsvel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio de documentos. 86. IBRAM/2009/CESPE As aes de conservao preventiva e montagem de guias e inventrios so atividades do servio de protocolo. 87. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Em rgos pblicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificao de documentos. As operaes de classificao incluem o estudo, isto , a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundrios; e a codificao, que consiste em anotar o cdigo correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento. 88. MEC/CESPE/2009 As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. 89. MEC/CESPE/2009 A correspondncia oficial, com indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio. 90. MEC/CESPE/2009 Para que ocorra a expedio de documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado de uma cpia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original e expede a cpia do documento ao destinatrio. 91. MEC/CESPE/2009 Os rgos pblicos devem manter registros da tramitao de todos os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos, independentemente da espcie documental (por exemplo, ofcio, processo, projeto, contrato). 92. MEC/CESPE/2009 Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia, deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. MI/CESPE/2009 Em determinado setor de trabalho de um ministrio, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos so acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por nmero. O acesso a esses documentos s possvel com a informao do nmero do processo, que gerado no momento de sua autuao. Os demais documentos, como ofcios, memorandos, contratos, relatrios etc., so arquivados pela origem (rgos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espcie documental (ofcios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localizao dos documentos desejados. Em geral, os processos so solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisio de material e contratao de servios; solicitao de transporte; pedido de frias etc.). Considerando essa situao hipottica, julgue os itens subseqentes. 93. MI/CESPE/2009 A correspondncia particular no deve ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo. 94. MI/CESPE/2009 As correspondncias tais como ofcios, memorandos e avisos so classificados quanto natureza em secreto, confidencial, ultra-secreto e reservado. 95. MI/CESPE/2009 A autuao mencionada na situao descrita o termo que caracteriza a abertura do processo. 96. MI/CESPE/2009 O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 97. MI/CESPE/2009 O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 98. MI/CESPE/2009 Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. 99. MI/CESPE/2009 O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 100. MI/CESPE/2009 As folhas do processo que tramita pelos setores que decidiro sobre a matria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente. 101. MI/CESPE/2009 A correspondncia recebida que tiver carter ostensivo ofcio ou carta no deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espcie do

documento e o rgo emissor para, em seguida, encaminh-lo imediatamente ao seu destinatrio. 102. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. NATUREZA DO ASSUNTO (Grau de sigilo) 103. ANEEL/2010/CESPE Os procedimentos adotados para a correspondncia de carter sigiloso consistem em sua classificao e encaminhamento ao destinatrio. 104. DPU/2010/CESPE O procedimento de desclassificar documentos consiste em (A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao. (B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno. (C) liberar consulta os documentos de natureza especial. (D) facultar o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. (E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente, com base no plano de classificao da instituio. 105. MPS/CESPE/2010 Documentos classificados como secreto, confidencial ou reservado no so processados nas unidades de protocolo, ao contrrio dos demais documentos. Nesse caso, o servidor dever apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e o encaminhar para o rgo de destino, sem fazer a autuao. 106. TJ/2007 Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 107. TST/2007 Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 108. TST/2007 Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. 109. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A classificao de ostensivo dada ao documento cuja divulgao (A) deve ser apenas oficial. (B) deve ser de conhecimento restrito. (C) no deve ser disponibilizada. (D) no prejudica a administrao. (E) requer especial grau de sigilo. 110. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio De acordo com a legislao vigente, assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. No entanto, sero restritos, por um prazo de at cem anos, documentos sigilosos relacionados com. (A) segurana e risco da sociedade. (B) legitimidade e fora do estado. (C) resistncia e capacidade do povo. (D) honra e imagem das pessoas. 111. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatrios. 112. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos considerados sigilosos so classificados em quatro categorias: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados. Os documentos so mantidos nessas classificaes pelos prazos de, no mximo, 50 anos, 30 anos, 20 anos e 10 anos, respectivamente. 113. IBRAM/CESPE/2009/arquivista So considerados sigilosos os documentos cujas informaes possam representar risco para a segurana da sociedade e do Estado, e os que possam prejudicar a honra e a imagem de pessoas, ao ferir a inviolabilidade da intimidade. Entretanto, se o Poder Judicirio considerar que uma informao indispensvel defesa de direito ou ao esclarecimento de situao pessoal, pode determinar, em qualquer instncia, a exibio reservada de documentos sigilosos. GESTO DE DOCUMENTOS 114. DPU/2010/CESPE O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de (A) descarte. (B) reteno. (C) arquivamento. (D) avaliao. (E) classificao. 115. MMA/CESPE/2009 Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias.

116. M SAUDE/2008/CESPE O conjunto de operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos. 117. M SAUDE/2008/CESPE A gesto de documentos tem como fases bsicas a produo, a conservao e utilizao e a destinao. 118. M SAUDE/2008/CESPE O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como termo de recolhimento. 119. MMA/CESPE/2009 A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 120. MMA/CESPE/2009 Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 121. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. 122. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Sabendo-se que arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituio no decorrer de suas atividades, lgico que o conhecimento dessa instituio, seus objetivos, funes e estrutura, com suas alteraes, fundamental para o entendimento da prpria documentao. Nesse sentido, uma efetiva organizao de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, alm de outros documentos constitutivos da instituio. Esta fase da organizao dos arquivos denominada: (A) avaliao. (B) seleo. (C) levantamento. (D) planejamento. (E) triagem. 123. TERRACAP/FUNIVERSA/2010 Acerca das etapas da organizao de um arquivo de um rgo assinale a alternativa que apresenta a etapa que realiza o exame de estatutos, regimentos, normas, organogramas e outros documentos da instituio que mantm esse arquivo. (A) anlise dos dados coletados (B) levantamento de dados (C) planejamento (D) implantao (E) acompanhamento METODO DE ARQUIVAMENTO 124. ANEEL/2010/CESPE O mtodo numrico- cronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico. 125. ANEEL/2010/CESPE De acordo com as regras de alfabetao, no caso de homnimos, os graus de parentesco devero ser considerados. 126. DPU/2010/CESPE Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomstico. (C) geogrfico. (D) ideogrfico. (E) alfabtico. 127. Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do TST/2007 Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras. 128. Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de

Ribeiro, Gustavo Silva 129. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de 130. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza 131. STJ/2008/CESPE O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 132. ANP/CESPE/2008/arquivista Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificao o nmero, pois trata de uma organizao com base no mtodo dgito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes nmeros: P 56.212 Q 86212 R 94217 S 218.703 T 972.689 Desta forma, utilizando o mtodo dgito-terminal para a organizao, a ordem e estrutura so a seguinte: (A) P, Q, R, S e T (B) Q, S, P, T e R (C) R, T, Q, P e S (D) S, P, Q, R e T (E) T, S, P, R e Q 133. ANP/CESPE/2008/arquivista A estrutura da tabela de classificao de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam s grandes funes desempenhadas pelos rgos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura (A) 0.0.0, 0.1.0, 0.1.2, 0.1.2.1, 0.1.2.1.1 (B) 0.00, 0.10, 0.12, 0.12.1, 0.12.11 (C) 00-0, 0-10, 01-2, 01-2-1, 01-2-1-1 (D) 000, 010, 012, 012.1, 012.1.1 (E) 000, 0.10, 0.12, 0.121, 0.1221 134. TSE/2007 O mtodo dplex um dos mtodos de arquivamento existentes, do qual um arquivista poder fazer uso, na organizao de um acervo arquivstico. Na arquivstica, o mtodo dplex normalmente representado pela codificao. A) 641.4 B) 64.14. C) 6.414. D) 64-14. E) 6-4-1-4. 135. TSE/2007 Os diferentes sistemas de arquivamento existentes muitas vezes combinam letras com outros elementos. A combinao de letras com cores, conforme a tabela abaixo corresponde ao seguinte mtodo de arquivamento: LETRAS CORES A, B, C, D e abreviaes>> ouro. E, F, G, H, e abreviaes>> rosa. I, J, K, L, M, N e abreviaes>> verde. O, P, Q e abreviaes>> azul. R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes>> palha. (Paes, M, 1986: 59) (A) variadex. (B) colorex. (C) duplex. (D) cromex. E) rneo. 136. TSE/2007 Observe o quadro abaixo: Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Histria Sociologia Teoria Antropolgica Monografias Antropologia Histria Histria Antiga Histria Moderna Sociologia

Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde . A) duplex. B) enciclopdica. C) alfabtica. D) dicionria. E) decimal. 137. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio No Cdigo de Classificao de Documentos, as espcies documentais, as funes, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes desempenhadas pelos rgos. Isto quer dizer que os assuntos recebem cdigos numricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do: (A) individual para o grupo. (B) inteiro para o decimal. (C) geral para o particular. (D) simples para o composto. (E) permanente para o temporrio. 138. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio O sistema decimal de classificao por assunto constitui-se em um cdigo numrico dividido em classes, subclasses e assim por diante. As dez primeiras classes so representadas por um nmero inteiro composto por quantos algarismos? (A) Dois (B) Trs (C) Quatro (D) Cinco (E) Seis 139. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O arquivo de uma clnica especializada em cirurgia plstica organiza a sua documentao corrente de acordo com a procedncia, pois recebe clientes de todo o Brasil. A organizao obedece modalidade de Estado, Cidade e Correspondente, de acordo com as orientaes de PAES (2004). Considere os correspondentes: 1 Ronaldo de Souza Filho Belm Par; 2 Antonio Souza Presidente Figueiredo Amazonas; 3 Marco Antonio Figueiredo Rio Preto da Eva Amazonas; 4 Dr. Pedro Souza Silva Manaus Amazonas; 5 Deputado A. Souza Crato Cear. Esses correspondentes tero a seguinte ordem: (A) 5 2 3 1 4 (B) 4 3 2 5 1 (C) 4 2 3 5 1 (D) 3 2 1 4 5 (E) 1 2 3 5 4 140. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelos rgos. Elas so divididas em subclasses e estas, em grupos e subgrupos. O cdigo de classificao de documentos para a administrao pblica atividade-meio possui duas classes comuns a todos os seus rgos, referentes aos assuntos gerais e aos assuntos diversos, que so. (A) 000 e 900 (B) 100 e 800 (C) 200 e 500 (D) 300 e 500 (E) 700 e 800 141. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica funciona como um modelo a ser adotado pelos rgos pblicos. Por isso possui uma classe principal que comum a todos: a classe 100, referente aos assuntos de administrao. As demais classes (200 a 900) devem ser elaboradas em cada rgo porque se destinam aos assuntos relativos s atividades-meio e s atividades-fim especficas de cada um. 142. MEC/CESPE/2009 Na ordenao das pastas, no devem ser considerados os artigos e as preposies que fazem parte dos nomes de empresas e de rgos governamentais. 143. MI/CESPE/2009 A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex.

144. MI/CESPE/2009 Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de coordenao, os artigos e preposies que os constituem. 145. MI/CESPE/2009 Caso seja necessrio adotar o mtodo dgito-terminal nos documentos referentes correspondncia com rgos pblicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um nmero a cada rgo pblico ou entidade da sociedade civil, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. 146. IBRAM/CESPE/2009 O mtodo numrico um mtodo de arquivamento indireto. 147. STJ/2008/CESPE A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. MICROFILMAGEM 148. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O conceito de microfilmagem est vinculado produo de imagens fotogrficas de documentos em formato muito reduzido. Tal produto se tiver como meta a preservao das informaes contidas nos documentos eliminados, visando racionalizao de espao fsico, microfilme de. (A) segurana. (B) preservao. (C) complemento. (D) tramitao. (E) substituio. 149. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A continuidade do texto em outra pgina indicada pelo smbolo a seguir

(B) significa fim do rolo.

(C) significa continua em outro rolo.

(D) significa Texto deteriorado

(E) significa original ilegvel

150. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O smbolo a seguir indica rascunho.

151 IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Pginas e (ou) nmeros em falta so sinalizados pelo smbolo abaixo.

157. aconselhvel utilizar o processo de microfilmagem no caso de documentos com longo prazo de guarda. 158. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Os documentos permanentes possuem valores histrico, probatrio e informativo e devem ser definitivamente preservados, exceo dos documentos microfilmados, cujos originais podem ser eliminados, mantendo-se apenas os microfilmes. 159.ANVISA/2008/CESPE Uma das vantagens da microfilmagem a caracterstica de poder prescindir da organizao arquivstica de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliao e seleo do acervo documental. 160. DFTRANS/2008/arquivista Em um programa de gesto de documentos, a reformatao de suportes (microfilmagem ou digitalizao) deve ser adotada exclusivamente quando o documento recolhido ao arquivo permanente

152. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O microfilme de substituio serve preservao das informaes contidas em documentos que sero eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. 153. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O objetivo do microfilme de preservao proteger o documento do uso e manuseio constante. 154. IFHAN/funiversa/2009 Em relao microfilmagem de documentos incorreto afirmar que. (A) a microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. (B) obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. (C) a eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. (D) a incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. (E) na legislao arquivstica brasileira, a microfilmagem no vlida para os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Julgue os itens seguintes quanto microfilmagem de documentos e gesto de documentos eletrnicos. 155. Microfilme o resultado do processo de reproduo, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. 156. IFHAN/funiversa/2009 Quanto microfilmagem, em relao aos smbolos utilizados, correto afirmar. (A) significa original rasurado