Rotaract Club Distrito 4610

Treinamento para Protocolos

Juliana de Oliveira Martins

Representante Distrital de Rotaract Clubs Distrito 4610

O PROTOCOLO

Este um cargo que tambm compem o Conselho diretor de um Rotaract Club. Ele na verdade o Relaes Pblicas do clube, pois ou, melhor, deveria ser o primeiro a chegar para arrumar o local e fazer todos os preparativos para a reunio, principalmente quando houver convidados (no esquecer de relacionar e mencion-los na apresentao e composio da mesa principal). Dentre os cargos que compe um Conselho Diretor de um Rotaract Club, o de Protocolo o que mais se destaca, no pelo lado simptico de seus deveres, nem pelo lado atraente de seu exerccio, e nem mesmo pela projeo e destaque de seu titular, mas, principalmente pelo agradvel prazer que ele proporciona queles que o exercem, visto que, estes tm a oportunidade de desfrutar de momentos de salutar convvio rotrio, quando se mostram amveis para com os convidados, gentis para com os visitantes e sempre amigo de todos os companheiros. A funo do Protocolo dar sua contribuio de modo que a reunio seja mais organizada e clere possvel, evitando assim que sejam cometidos imprevistos que possam prejudicar o bom andamento da reunio, proporcionando que o clube se destaque pela ordem e eficcia de sua reunio, causando assim, uma boa impresso aos visitantes e convidados. O Protocolo uma figura discreta, mas onde graas a ele em combinao com o Presidente de Clube, proporcionam uma reunio com todas essas qualidades, tornando-a um sucesso. O Protocolo o canal do Presidente para com os scios ou demais membros do conselho, durante as reunies e/ou eventos rotrios.

PRINCIPAIS ATRIBUIES 1. Compor a mesa principal; 2. Verificar Panplias (Bandeiras), Sino e martelo e equipamento de som; 3. Organizar as fichas de convidados; 4. Relacionar e nomear os convidados presentes na reunio; 5. Demarcar local na mesa para os componentes; 6. Avisar o presidente quanto aos horrios da Reunio; 7. Mencionar datas Cvicas e comemorativas, inclusive aniversariantes (Ms/semana) de scios e/ou familiares, nascimentos, formaturas homenagens e ausncias; e 8. Sempre um excelente nvel de linguagem, cultural e postura, pois todos estaro prestando ateno em voc;
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Pr-requisitos que antecedem a reunio

Sem sombra de dvida, o sucesso de seu bom desempenho a feitura de um prvio planejamento da reunio, principalmente em conjunto com o Presidente e o Secretrio do clube.

A) Estabelecimentos de critrios para a gesto, tais como: Aniversariantes da semana vo mesa? Quando tiver mais de um, qual o critrio a ser utilizado? Ficar a cargo dos Servios Internos os aniversariantes? Caso seu clube j tenha tido ou tem um RDR ou membro de um Cargo no Conselho Distrital ou na Omir Brasil, qual o tratamento dado a ele? Ir para a mesa toda a reunio? O rotariano responsvel ficar onde? Definir se passa datas comemorativas.

B) Comportamento Visual O Protocolo dever sempre ser o mais discreto possvel, e quando da apresentao da mesa, dos convidados e dos visitantes o mesmo dever ser srio e objetivo, no fazendo na tribuna, comentrio ou brincadeira alguma a qualquer um dos presentes. No entanto, dever ainda o Protocolo estar atento ao desenrolar de toda a reunio, pois o sucesso da mesma, passa pela observao fiel do timing, pelas providncias de ltima hora, enfim pelo correto desempenho. O visual do Protocolo, dever estar sempre alicerado em roupas que lhe conferem certa elegncia, ou seja sobriedade, pois normas protocolares assim exigem.

C) Cuidados especiais que antecedem a reunio Chegar ao local de 15 a 30 minutos antes do seu inicio; Sino; Martelo; Panplia; Tribuna; Cadeiras; Toalhas; Iluminao, som, ventilao e extintores;
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Audiovisual; Composio da Mesa Diretora; Cardpio / Garons (caso haja alimentao); Providenciar os recursos necessrios ao orador; Providenciar com a ajuda das Comisses de Companheirismo e de Programa, a recepo aos convidados, principalmente aos que se destinarem a mesa da Presidncia; Confirmar pessoalmente a pronncia de cada convidado; Definir em conjunto com o Presidente a composio da mesa principal; e Assuntos de ltima hora inseridos na pauta.

D) Comportamento e Linguagem Como deve conduzir-se o Protocolo: mxima distino. Nada de vedetismo ou animador de festinhas; Ficar o menos possvel com o uso da palavra; Nada de casos cmicos, gracinhas ou anedotas picantes; e Quanto linguagem, alegre se possvel, porm sbria e correta. Muito cuidado com o tratamento obrigatrio: Cardeal: Sua Eminncia ou Vossa Eminncia Bispo: Sua Excelncia ou Vossa Excelncia Padre: Sua Santidade Irm: Sua Senhoria ou Vossa Senhoria Juiz: Meritssimo Presidente da Repblica, Governador, Prefeito e demais ocupantes de altos cargos pblicos: Vossa Excelncia Demais autoridades pblicas: Sua ou Vossa Senhoria Bolsistas, Integrantes do IGE, Intercambiados: Embaixadores da Boa Vontade Membros da Famlia Rotria: Companheiro ou Companheira
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Quando da presena de Presidentes ou Governadores de outras gestes, sempre referir-se como Governador ou Presidente acompanhado do ano referente a sua gesto. Ex: Companheiro Marcelo Argolo do Rotaract Club Cidade do Ao D-4600 Presidente Omir Brasil 1998-99

Requisitos para um bom Protocolo

Para ser um bom Protocolo, o companheiro indicado ou eleito deve preencher alguns requisitos, dada a importncia e essencialidade de que o cargo investido. Esses requisitos so importantes, mas no eliminatrios, sendo que o importante que o companheiro que esteja interessado em assumir tal funo tenha conscincia de aprimorar e desenvolver demais qualidades que porventura sinta necessidade de aprimor-las. Ser entusiasta, porm manter a sobriedade nos seus atos e palavras; Ficar sempre atento a qualquer movimento; Tratar os companheiros, visitantes e convidados com educao, mas, ao mesmo tempo, impor sua condio de forma a no ofend-los; Ter boa dico, devendo ser claro e objetivo em suas manifestaes; e Ter desembarao.

Deveres do Protocolo

Alm dos deveres referentes aos pr-requisitos e requisitos, salientamos os demais deveres inerentes de to importante cargo. Colaborar com o Presidente na composio da mesa que dirigir os trabalhos, atendendose s disposies protocolares oficiais, bem como as normas e condutas do protocolo rotrio. Uma vez definido os componentes da mesa da Presidncia (pelo menos, cinco minutos antes da hora marcada para o incio oficial da Reunio), o Protocolo, dever iniciar a distribuio dos convites queles componentes que iro Mesa, para aps se dirigir a tribuna solicitando aos presentes que tomem seus devidos lugares, para que se d incio a mais uma Reunio do Rotaract. Caso o Protocolo no tenha condies de acompanhar o orador ao seu lugar, dever destacar um companheiro para isso.
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Apresentar os componentes da mesa da Presidncia com desembarao, de forma serena e com extrema seriedade, ou seja, sem qualquer comentrio adicional que possa constranger qualquer pessoa presente na reunio. Aps a apresentao dos componentes da mesa da presidncia, o PROTOCOLO dever apresentar os rotarianos, visitantes e convidados, sendo que os agradecimentos devero ficar por conta do Presidente ao trmino da reunio. Colocar-se a par de todo o programa a ser desenvolvido na Reunio, de modo a encontrar-se capacitado a intervir com total desembarao na ocasio necessria, bem como prestar imediata e eficiente colaborao ao Presidente. Recomenda-se que o Protocolo fique em posio estratgica, ou seja, em local que a um simples sinal/gesto do Presidente, o companheiro seja acionado/alertado para eventuais e necessrios servios, portanto, reserve este lugar com antecedncia. O Protocolo deve postar-se cinco minutos antes do incio da reunio, entrada do local para saudar os participantes e deixar os convidados e visitantes vontade, conduzindo-os secretaria para que o mesmo assine a lista de presena e ficha de identificao. Pegar junto a Secretaria as fichas de identificao para quando for nominar suas presenas. Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando-o sobre o assunto a ser tratado. Competir ao Presidente, dependendo do assunto, autorizar ou no. No alongar-se na apresentao dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas. No usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes. Responsabilidades com o horrio. O Protocolo, de acordo com o programa a ser desenvolvido na reunio dever sempre elaborar um timing estimativa de tempo para cada um dos tpicos do programa, geralmente de 1 hora a 1 hora e meia para as reunies ordinrias. Com isso, o Protocolo ter uma idia precisa da programao informando ao Presidente se h folga ou no, para que o mesmo acelere ou no a reunio. Apesar de no ser o usual, em alguns clubes existe o hbito do Protocolo finalizar seus trabalhos. Normalmente ocorre em concordncia com a Presidncia, para apresentao de datas importantes, aniversrios e estatsticas. Orienta-se que se faa da seguinte forma ao se dirigir tribuna pela ltima vez: O Protocolo ao trmino de seus trabalhos, coloca-se a disposio da Presidncia. Observaes

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Cabe lembrar que as Recuperaes so de responsabilidade da Secretaria do Clube. No correto chamar os componentes da mesa pelo microfone designando-lhes o lugar e depois, iniciada a reunio, fazer a apresentao da Mesa. Utilize cartes com os nmeros dos lugares. Os nmeros dos lugares visam, to somente, facilitar a formao da Mesa, bem como para quem est vendo. Por isso aconselhvel a formao da Mesa da Presidncia com nmero mpares de lugares para melhor compreenso do pblico. Cuidado para no esquecer num canto da mesa um convidado especial. No usar as expresses Mesa Principal, Mesa Presidencial ou Mesa do Presidente, mas sim, Mesa da Presidncia ou Mesa Diretora dos Trabalhos. Uma vez apresentada a Mesa que presidir os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados especiais no plenrio, estes sero destacados pelo Protocolo. No deve repetir nomes e cargos de convidados, se os mesmos j foram chamados nominalmente para compor a Mesa. No deve voltar a tribuna para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros retardatrios, salvo se for uma autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidncia. Recepcione-os e encaminhe-os aos seus lugares. Ao terminar a apresentao da Mesa, pedir ao plenrio uma salva de palmas. No oferecer ou devolver a palavra ao Presidente, pois esta uma prerrogativa somente do companheiro que preside a reunio. Sempre que declinar o nmero de um distrito, deve pronunci-lo por extenso, exemplo: Distrito quatro mil seiscentos e dez, e no quarenta e seis dez, ou ainda quatro-seisum-zero, como comum acontecer. Quando estiverem presentes reunio, presidentes de diversos clubes, o critrio a ser adotado ser o da antiguidade do clube, ressalvando que Presidentes de outros distritos tem precedncia aos do distrito anfitrio. Usa-se tambm escolher para a Mesa da Presidncia, representando todos os demais presidentes presentes. Ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, clube a que pertence e finalize com o cargo que ocupa. Aps a apresentao do Orador, fale sobre o que ir discorrer e finalize solicitando do plenrio uma salva de palmas.

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Cabe a Secretaria do clube o fornecimento do carto de recuperao a um companheiro visitante. Entretanto importante o Protocolo estar atento a este trabalho em funo de que envolve diretamente nas suas responsabilidades. A lista de Presena de responsabilidade do Secretrio. Agradecer a presena de convidados e visitantes. Apesar do Protocolo ser uma das peas de maior importncia de uma reunio, ao Presidente que cabe a direo da Reunio, sendo dele o comando para que se executem os diversos tpicos que compem o evento.

Do Hino Nacional Decreto Federal n5.700 de 1 de Setembro de 1971, que dispe sobre os smbolos nacionais. Poder ser tocado ao incio de reunies de carter especial. Se tocado, ser executado somente a primeira parte. Se acompanhado de canto, obrigatoriamente dever ser apresentado em suas duas partes. Caso alguma cerimnia seja executado hino de outro pas, o do Brasil ser sempre o ltimo a ser ouvido, como deferncia para com a Nao amiga. Muito comum o aplauso ao final da apresentao do Hino Nacional, para que tal conduta seja tolerada, lembre o Presidente de seu clube, quando da abertura da reunio de avisar que ao final da apresentao do Hino, solicitar uma salva de palmas Bandeira Nacional e as demais bandeiras da panplia ou ao pavilho nacional.

Da Bandeira Nacional Pela Lei 5.700, temos:

Art 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentaes no territrio nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posio: I - Central ou a mais prxima do centro e direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhes ou estandartes, em linha de mastros, panplias, escudos ou peas semelhantes; II - Destacada frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles;
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III - A direita de tribunas, plpitos, mesas de reunio ou de trabalho. Pargrafo nico. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platia ou de modo geral, para o pblico que observa o dispositivo.

Formao de Panplia para Rotaract

Casa da Amizad RDR
Estado do Distrito Anfitrio Municpio

Pas

12

10

11

13

1 - Ao Centro e em destaque a Bandeira Nacional 2 - A sua direita a bandeira da ONU 3 - Estado do Distrito Anfitrio 4 - Bandeira do EUA 5 - Municpio 6 - Rotary 7 - Rotaract 8 - Interact 9 - Omir 10 - RDR 11 - Bandeira do Clube 12 - Casa da Amizade 13 - Pas

Composio de Mesa O Protocolo, quando na formao da Mesa da Presidncia, deve se ater aos seguintes princpios:

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No haver distino de sexo quando na sua formao, devendo ser nica e exclusivamente analisada a importncia de cada um em sua composio. Deve estar constantemente atualizado quanto as regras de precedncia diante das diversas autoridades rotaractianas e rotrias existentes. Quando da formao da Mesa da Presidncia, o nmero de lugares mesa deve ser sempre mpar, a fim de que sua apresentao possa ser feita de forma clara a todos que a vem. Quando da presena de cnjuges, fica estabelecido que sua apresentao seja feita pelo seu nome e no de seu parceiro e vice versa. Mesmo em condies de parceria, o centro da mesa deve partir se for o caso do Rotaract, ai ento em seguida do parceiro.

Composio de Mesa Reunies do Clube

2
1 - Presidente do Clube

2 - Convidado / Palestrante / Chairman de Rotaract / Rotariano / Presidente de Rotary / Governador etc 3 - Secretrio do Clube (obs.: o Secretrio ocupar a mesa preferencialmente em composio de 3 lugares. A partir de uma maior formao da mesa, orientar-se que o mesmo no faa parte de sua composio)

Composio de Mesa Distritais

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1 - Representante Distrital de Rotaracts Clubs 2 - Governador / Presidente do Clube Anfitrio / Chairman de Rotaract da Governadoria / Palestrante etc 3 - Secretrio Distrital (obs.: o Secretrio ocupar a mesa preferencialmente em composio de 3 lugares. A partir de uma maior formao da mesa, orientar-se que o mesmo no faa parte de sua composio)

Composio de Mesa Omir

1 - Representante Distrital do Distrito Anfitrio 2 - Presidente da OMIR Brasil 3 - Secretrio(a) Multidistrital da OMIR Brasil (obs.: o Secretrio ocupar a mesa preferencialmente em composio de 3 lugares. A partir de uma maior formao da mesa, orientar-se que o mesmo no faa parte de sua composio.)

Modelo de Abertura de Reunio Companheiros e convidados, queiram por favor tomarem seus lugares mesa, afim de darmos incio a reunio do Rotaract Club de: Presidente: Ao darmos inicio a ____ Reunio Ordinria do Rotaract Club de:______ solicito para que todos de p sadem o Pavilho Nacional e as demais bandeiras da Panplia. (Neste momento convida o Protocolo para fazer a apresentao da mesa e dos convidados). Protocolo: Companheiros e convidados, com imensa satisfao que apresento os componentes da mesa que dirigir os trabalhos desta: reunio / festiva / etc. Ao centro no lugar n1, o companheiro: ____________________ Presidente deste clube. A sua direita sucessivamente nos lugares: N2, N4.........
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A esquerda do presidente, nos lugares; N3, N5.........

Caso no haja lugar para todos na mesa principal, apresentar da seguinte forma: Gostaramos ainda de anunciar a presena das seguintes: autoridades; convidados ou visitantes

Aos companheiros da Mesa da Presidncia, aos nossos visitantes e convidados, solicito dos presentes uma calorosa salva de palmas.

Recomendaes Antes da apresentao, certifique-se da pronncia correta dos componentes da Mesa da Presidncia e dos convidados e visitantes que sero apresentados; Inicia-se sempre a apresentao da Mesa da Presidncia pelo n1 (Presidente do Clube, RDR, Presidente da Omir ou Presidente de Evento), apresentando a seguir os componentes dos lugares pares e em seguida os dos lugares mpares; Primeiramente, ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, o clube a que pertence (se membro da famlia rotria) e finalize com o cargo que ocupa; Aps a apresentao do Orador, solicite sempre do plenrio uma salva de palmas; Quando de um evento maior, faa antecipadamente uma lista de pessoas (com nome e cargo) que provavelmente comparecero a reunio; Caso haja a previso de presena de autoridades que no faam parte da composio da mesa, de bom tom, deixar lugares reservados, tais como cadeiras, filas ou mesas. No confie na memria, aponte tudo que for necessrio para a correta apresentao; Combinar previamente com o Orador e o Presidente o tempo de explanao e a forma de avis-lo caso seja necessrio; Nunca esquecer de detalhes bsicos ao Orador, tais como: Som, Material de Apoio, gua etc.

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