Universidade Autnoma de Lisboa

RELATRIO
DE ESTGIO

Cristina Maria Silva Rebelo MMIV

RESUMO
O presente relatrio de estgio, tal como o nome indica, reporta-se descrio do estgio curricular, cuja durao fora de 120 horas, realizado no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas. O estgio decorreu entre os meses de Fevereiro a Maro, entre as 9H e 12H30m, sob a orientao da Dr. Ana Gaspar. O estgio curricular tem como objectivo dotar os discentes do Curso de Especializao em Cincias Documentais, variante Arquivo da componente prtica, alicerada esta pela componente terica ministrada e desenvolvida no decorrer do referido curso. Assim, neste relatrio apresentam-se algumas consideraes, gerais, sob o ponto de vista terico, sobre o mundo da arquivstica. Caracteriza-se a estrutura orgnicafuncional do Ministrio das Finanas, com especial incidncia para a Secretaria Geral, mais especificamente para a Direco de Servios de Documentao e Informao, da qual faz parte integrante o Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas. Descrevem-se, igualmente, as actividades levadas a cabo pelo estagirio aquando do seu estgio no Arquivo. Por ltimo, procura-se tecer algumas posies crticas relativas ao papel dos estgios e sua praticabilidade no contexto universitrio.

0. INTRODUO
A elaborao do relatrio de estgio serve para o estagirio, futuro profissional de arquivo, reflectir sobre a prtica arquivstica e relatar a sua vivncia e experincia adquiridas. O estgio curricular , sem dvida, uma componente fundamental do curso, pois permite aos discentes o colocar em prtica um manancial de conhecimentos adquiridos de uma forma terica, por um lado, e conhecer a realidade profissional e institucional em que ir trabalhar, por outro. Como tal, procurei tirar o mximo partido desta oportunidade, atravs da diversificao de actividades desempenhadas. A escolha do Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas como local para a realizao do estgio prende-se, sobretudo, pelo facto de ter tido a oportunidade de conhecer o arquivo aquando das visitas de estudo levadas a cabo no decorrer do curso. Para alm disso, o arquivo dispe de um edifcio recente, devida e correctamente equipado e informatizado, o qual me permitiria cumprir os objectivos inerentes a um estgio. Neste contexto, o presente relatrio de estgio desenvolver-se- em cinco captulos, a saber: o primeiro dedicado rea cientfica a Arquivstica, em concreto sua evoluo histrica, por um lado, abordagem da terminologia intrnseca mesma, com especial relevo para a cincia em si, objecto e metodologia, por outro. O segundo captulo prende-se com a caracterizao, ainda que breve, do Ministrio das Finanas, no qual se faz referncia evoluo da estrutura organizativa ao longo dos seus cinco sculos de histria. Faz-se, tambm, aluso lei orgnica e respectivo organograma, os quais espelham estrutura hierrquica, competncias e funes. Procede-se, igualmente, anlise historial da Secretaria Geral, com maior incidncia para a sua lei orgnica e respectivo Regulamento Arquivstico e, ainda, para a Direco de Servios de Documentao e Informao, da qual faz parte integrante o Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas. O captulo seguinte corresponde contextualizao do edifcio do Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas, bem como descrio fsica do mesmo, descrio dos servios que o compem e ao acervo documental que rene. O quarto captulo dedicado s actividades desenvolvidas no estgio no mbito da arquivstica, nomeadamente a inventariao, a constituio de srie e a seleco de documentao, com vista transferncia de suporte. O quinto e ltimo captulo referese transferncia de suporte microfilmagem e digitalizao de microfilmes, um dos servios disponveis no Arquivo, da a incluso de um captulo dedicado a este assunto. Gostaria ainda de referir que este trabalho segue a Norma Portuguesa 405 e no se rege pelo acordo ortogrfico.

1. ARQUIVSTICA: CONSIDERAES GERAIS

Falar sobre a Arquivstica requer conhecimento e experincia de causa, pois trata-se de um mundo complexo e vasto, mas apaixonante, que envolve vrias realidades, problemas e desafios. Contudo, com a leitura atenta e reflexiva de alguns estudos sobre a matria e com os ensinamentos transmitidos pelos docentes, atrevo-me a falar sobre arquivos e aspectos directamente com eles relacionados. Assim, procurei neste captulo desenhar uma resenha histrica e tecer consideraes acerca da arquivstica.

1.1. Breve Resenha Histrica

A origem dos arquivos remonta s antigas civilizaes. Os primeiros arquivos renem elementos que so defendidos pela arquivstica como de identidade e autenticidade dos prprios documentos. A autenticidade dos diplomas era garantida pela conservao de registos oficiais e as respectivas cpias eram validadas, quer pela subscrio de testemunhas, quer pela aplicao de selos pendentes. Constata-se, pois, que o objecto material e os fundamentos da disciplina arquivstica se encontram estabelecidos desde h milnios. Apenas a evoluo da sociedade e a reflexo terica relativamente ao saber arquivstico tero permitido avanos que nos colocam hoje perante uma nova encruzilhada. Na Idade Mdia os documentos so recolhidos como prova ou memria de actos ocorridos, ou seja, pelo seu valor informativo e probatrio. Os rabes, no sculo XII disponham de um regulamento que prescrevia o modo de organizar os documentos e quais os instrumentos de pesquisa a elaborar, como devem ser tratados os documentos e as condies em que so feitas as cpias ou certificados dos mesmos. no sculo XVI que se verifica o grande abalo no sistema tradicional. Este prende-se com a fuso de distintos acervos no mesmo depsito. No entanto, o carcter prtico da profisso manteve-se inaltervel. A mudana sentida no sculo XVI pode ser atestada pela reforma do trabalho administrativo. Os documentos organizam-se com base numa tabela metdica. A noo de arquivo pblico recebe, segundo Jean Favier, nesta poca, extenses importantes. Os monarcas reclamam o direito de propriedade sobre os acervos documentais de altos funcionrios. Tais medidas centralizadoras iro ter repercusses na organizao da arquivstica, provocando ajustamentos metodolgicos. Uma alterao surge na disposio originria dos documentos, sugerindo Thomas Powell a classificao orgnica dos mesmos. E Nicolo Gussani recomenda a ordenao dos documentos per corpus, classes et series. O corpo referir-se-ia origem geogrfica dos documentos, as classes enquadrariam os actos de idntica natureza jurdica e as sries diriam respeito documentao atinente ao mesmo tipo de actividade. Nos sculos XVII e XVIII intensificou-se a procura dos arquivos em funo do chamado valor secundrio da documentao. A descoberta da sua mltipla riqueza informativa levar elaborao de instrumentos de pesquisa (inventrios, ndices, etc.) e possibilita a abertura dos arquivos a outras funes que no a estritamente jurdica e administrativa. Contudo, o racionalismo iluminista vai originar a deturpao da realidade arquivstica, fruto do desconhecimento da prtica administrativa. Muitos tericos vo
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ocupar-se da (re)organizao dos arquivos, defendendo a classificao por matrias e por ordenao estritamente cronolgica. Durante a Revoluo Francesa, o documento no representa s um testemunho jurdico, mas simboliza o acesso do povo ao poder, nasce a inteno de liberalizar o acesso dos arquivos generalidade da populao. Surgem, nos meados do sculo XIX, as salas para consulta nos arquivos. No entanto, as classificaes adoptadas para a organizao dos arquivos levariam adulterao dos mesmos, pois no respeitariam a organicidade original que espelhava uma prtica administrativa com as suas caractersticas prprias. Assistiu-se em vrios pases a um movimento de incorporaes em massa de arquivos privados nos depsitos do Estado e a uma reordenao dos documentos sob uma ordem geral cronolgica e/ou temtica. Face a este panorama surgiu a necessidade de repor a ordem e, nesse sentido, Natalis de Wailly enuncia o princpio do respeitos pelos fundos, princpio este considerado como fundamental para a arquivstica. Surge na Itlia um regulamento, em 1900, que prefigura a chamada Teoria das Trs Idades documentais. Neste contexto encontra-se referncias ao arquivo corrente, arquivo depsito e arquivo histrico. Uma comisso interministerial estudou e props o mtodo de registo e arquivagem dos documentos, bem como a forma de eliminao, cuja conservao era considera intil. Em 1910, J. von Laer dar nfase ao princpio da provenincia e defende a sua aplicao por parte dos arquivistas americanos. Na Holanda, assiste-se s primeiras tentativas da Classificao Decimal Universal (CDU). Em Portugal, a poltica centralizadora comeou a ser alterada. Jlio Dantas, em virtude do volume exponencial de documentao espera para ser incorporada na Torre do Tombo, props a descentralizao dos depsitos do estado e a criao dos arquivos distritais e, posteriormente, de alguns arquivos histricos dos ministrios. Segundo Hilary Jenrison, os arquivos tm duas qualidades imparcialidade e autenticidade as quais levam ao conhecimento da verdade, desde que seja entendido o seu contexto administrativo. Em consequncia do aumento considervel da produo de documentos durante e aps a 1 Guerra Mundial desencadeia-se uma preocupao que se prende com a avaliao documental. Karl Otto considerou o problema da avaliao como a questo crucial em matria de arquivos, negando o direito dos administrativos a serem os nicos a decidir em matria de seleco documental, devendo os arquivistas ter uma influncia decisiva na avaliao. Brooks e T. Schellemberg desenvolveram uma teorizao sobre o valor dos documentos. Brooks chama a ateno para trs categorias de valor para a instituio de origem, para o estudo da histria administrativa da entidade produtora e para a histria em geral. Schellemberg considera a existncia de um valor primrio (para a entidade produtora) e um valor secundrio (para a investigao). Introduziu ainda a distino entre valor evidencial e valor informativo como dois aspectos de valor secundrio. Contudo, a exploso documental verificada a partir da segunda metade dos anos 40 do sculo XX contribuiu para agudizar uma srie de problemas: necessidades materiais face s crescentes massas documentais, saturao dos depsitos, a avaliao, a seleco e eliminao ganham particular acuidade. Esta situao leva ao aparecimento do chamado pr-arquivo ou arquivo intermdio. A funo atribuda ao arquivo intermdio a de preparao da documentao para ser integrada a ttulo definitivo no arquivo histrico sendo, por isso, caractersticas desta fase a avaliao, triagem e eliminao de documentos.
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Um outro conceito que se afirmou no segundo ps-guerra o record group, que possibilita uma flexibilidade na organizao dos documentos produzidos por diferentes entidades. A formalizao do record group propcia o surgimento do fenmeno do records management que vieram a traduzir-se por gesto de documentos. Este visava a interveno administrativa do arquivista logo na primeira idade dos documentos, ou seja, na fase da sua produo e tramitao com a finalidade de aplicar mtodos de economia e eficcia de gesto documental. A gesto documental afirmava-se como uma nova rea da arquivstica passando a referir-se no s produo e uso, mas tambm avaliao e seleco dos documentos. Na dcada de 50 do sculo XX criado o CIA (Conselho Internacional de Arquivos) como sintoma da necessidade de uma coordenao a nvel internacional. Em 1964, no 5 Congresso Internacional de Arquivos, em Bruxelas, verificara-se o triunfo do princpio de provenincia. Contudo, coloca-se em causa a validade das classificaes atribudas documentao pelas entidades produtoras de arquivo, desprezando a ordem natural. A ordem estabelecida pelas administraes pode ser modificada desde que o plano de classificao reflicta fielmente a estrutura da organizao. Peter Scott ao conceito de record group (aplicao americana dos princpio do respeito pelos fundos) questiona a validade deste conceito, alegando que as sries arquivsticas perduram para alm da extino do organismo que as criou. Assim, props utilizar a srie como entidade fsica fundamental, ou seja, considera a srie como entidade fsica da base, essencial para o conhecimento do contexto de produo do arquivo. Em 1977, Michel Duchein defende o princpio da provenincia associado noo de fundo. Define os princpios e critrios de anlise para a identificao de um fundo de arquivo e so elas: Para produzir um fundo de arquivo de uma organizao, seja ele pblico ou privado, deve possuir um nome e uma existncia jurdica prprias resultantes de um acto (lei, decreto, portaria, etc. preciso e datado); O organismo deve possuir atribuies precisas e estveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar; Exactido atravs do acto que lhe deu origem, em particular, a sua subordinao a outro organismo de nvel mais elevado, que deve ser claramente conhecida; O organismo deve ter um chefe responsvel gozando do poder de deciso correspondente ao seu nvel hierrquico. Deve poder tratar dos assuntos da sua competncia sem ter de submet-los automaticamente por deciso a uma autoridade superior; A organizao do organismo deve, tanto quanto possvel, ser conhecida e fixada num organograma. Charlles Dollar d especial ateno ao problema dos registos informticos, enunciando alguns princpios relativamente avaliao deste novo tipo de documentos. Aponta para a considerao do valor de informao enquanto somatrio de suporte e contedo informativo. Tem-se preocupado com a produo de documentos electrnicos. Ao aproximarmo-nos da actualidade, a chamada Teoria das Trs Idades encarada de uma forma simplista passou a acarretar um risco. A invocao das vrias idades arquivsticas pode induzir no apenas a fases etrias de uma mesma entidade produtora, mas de entidades distintas, cuja distncia temporal lhes confere contedos diversos e determina metodologias prprias.
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Em 1985, David Bearman e Richard Lytle criticam o conceito de record group e procuram demonstrar a sua fragilidade sob o ponto de vista da recuperao da informao. Referem que o record group favorece uma perspectiva hierrquica da Administrao Pblica e dos documentos por ela produzidos, desajustada da realidade. Defendem a existncia de uma rede de relaes e de dependncias de vrias ordens entre unidade administrativas, dado que os instrumentos de pesquisa elaborados no permitem estabelecer com rigor tais ligaes, defendendo, por isso, a criao de provenance authority records. Esta perspectiva valoriza a informao arquivstica no relativamente ao contedo, mas ao contedo da sua produo, ou seja, provenincia. So os primeiros a abordar a problemtica do controlo de autoridade nos arquivos. Helen Samuels props a anlise funcional como mtodo a aplicar para se chegar ao conhecimento das instituies que produzem arquivos. Limita-se avaliao, no considera teorizaes gerais acerca de um mtodo globalizante passvel de enquadrar todo a problemtica dos arquivos. Terry Eastwood fala de fundo do arquivo como um sistema de documentos em relao uns com os outros, defendendo que este conceito produto social da Histria e deve ser analisado segunda a sua estrutura e a sua funo, sendo o primeiro elemento desdobrado em dois aspectos, a saber: estrutura externa (reconhece e explica diversas relaes de ordem administrativa que regem o modo de organizao segundo o qual o organismo e pessoas fsicas exercem as suas actividades) e provenincia estrutura interna (permite reconhecer os laos existentes entre os documentos tal como foram organizados, por quem os acumulou (princpio da ordem original). Luciano Denauli e Tenry Eastwood desenvolveram um projecto sobre o valor probatrio dos documentos electrnicos. A redescoberta do significado e do valor de provenincia surgiu devido a uma necessidade de preservar a identidade da informao arquivstica no mundo dos documentos electrnicos. Elio Lodolini identifica os princpios de provenincia e o respeito pela ordem original como os conceitos operatrios do mtodo. Este ltimo serve para fixar, com rigor, o ordenamento original conferido aos documentos e para atribuir sentido histrico a eventuais alteraes na ordem interna dos documentos ocorridos no contexto administrativo ou fora dele. Da a designao de mtodo storico. O mtodo parece esgotar-se numa leitura historicista do acto administrativo, deixando sem cobertura segmentos essenciais do processo arquivstico: a produo e circulao da documentao no seio da entidade produtora, por um lado, e a unidade fsica onde se concentra e se pode aceder a informao depois de esgotada toda a redundncia ou repeties, por intermdio de um cuidadoso exerccio de triagem (seleco e eliminao), por outro.

1.2. Cincia, Objecto e Metodologia

Traada, ainda que muito sucintamente, a evoluo da prtica arquivstica, tornase, contudo, pertinente abordar conceitos e definir terminologia intrnseca arquivstica. Neste mbito, torna-se fulcral a necessidade de referncia cincia em si, ao seu objecto e sua metodologia. A Arquivstica a disciplina capaz de gerir massas de informao e controlar a sua criao, avaliao, aquisio, classificao, descrio, comunicao e conservao. a disciplina que agrupa todos os princpios, normas e tcnicas que regem as funes de
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gesto dos arquivos, tais como a criao, a avaliao, a aquisio, a classificao, a descrio, a comunicao e a conservao1. O arquivo um conjunto de documentos, independentemente da sua data, forma ou suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao2. Por sua vez, Armando Malheiro da Silva define arquivo como um sistema (semi) fechado de informao social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois factores essenciais a natureza orgnica (estrutura) e a natureza funcional (servios/uso) a que se associa um terceiro a memria imbricado nos anteriores3. No prembulo do Regime Geral dos Arquivos e Patrimnio Arquivstico, o arquivo considerado como um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exerccio de uma actividade por uma entidade, pblica ou privada, e conservados, respeitando a organizao original, tendo em vista objectivos de gesto administrativa, de prova ou de informao, ao servio das entidades que detm, dos investigadores e dos cidados em geral. Desta forma, o arquivo a mais ampla unidade arquivstica. A cada provenincia corresponde um arquivo. Corresponde, geralmente, ao conjunto de documentao produzida e recebida por uma instituio no decurso das suas funes, independentemente do suporte utilizado. Os documentos de arquivos so portadores de uma informao particular, informao pessoal, de utilidade prpria a cada organismo4. Logo, os documentos de arquivo so produto do exerccio e da vontade da instituio. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, o documento de arquivo o testemunho, qualquer que seja a sua data, forma ou suporte material que contm informao e produzido ou recebido por uma entidade pblica ou privada no exerccio das suas actividades. O documento de arquivo constitudo pelo suporte e pela informao nele contida. O que lhe confere valor probatrio e testemunhal ao documento de arquivo estar associado a um contexto original. Esto aqui patentes o princpio da ordem original5 e o princpio da provenincia6. O documento de arquivo no tem valor individualmente, situa-se em relao aos demais. O documento de arquivo encerra em si quatro funes, a saber: funo administrativa (a criao de documentos constitu uma necessidade para o exerccio do poder), funo probatria (papel de prova ou valor legal defesa dos direitos e privilgios); funo de preservao da memria; e funo cultural e cientfica, com vista ao apoio investigao. A gesto documental deu origem ao ciclo documental. O conceito de ciclo de vida documental, criado nos E.U.A. , actualmente, o princpio bsico da arquivstica. Pode-se, esquematicamente, visualizar as trs etapas da vida dos documentos: vida activa, semi-activa e inactiva, as quais correspondem a uma infra-estrutura arquivstica e, simultaneamente, a um valor dos documentos.

Cf. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1982, p. 24 Dicionrio de Terminologia Arquivstica. 3 SILVA, Armando Malheiro et al - Arquivstica. Teoria e Prtica de uma Cincia da Informao. vol. I. Porto: Edies Afrontamento, 1998, p. 214. 4 Cf. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1982, p. 12. 5 Princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. 6 Princpio bsico da organizao de arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo, no misturando os seus documentos com os outros.
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INFRA-ESTRUTURAS VALOR DOS ARQUIVSTICAS DOCUMENTOS Arquivo Corrente Valor administrativo Arquivo Intermdio Valor administrativo reduzido Arquivo Histrico Valor histrico e probatrio

FASES DO CICLO
VITAL

Fase activa Fase semi-activa Fase inactiva

Segundo este conceito, todo os documentos passam por diferentes perodos ao longo da sua vida, caracterizados pela frequncia ou pelo tipo de utilizao que deles se faz. Assim, os documentos de uso corrente, para fins administrativos, legais ou fiscais (valor primrio7) so considerados documentos activos ou em fase activa. Aqueles que s ocasionalmente so utilizados para estes fins so semi-activos. Por ltimo, consideram-se inactivos os documentos que j no so consultados para satisfazer qualquer daqueles objectivos (valor secundrio8). Cada instituio, seja colectiva ou individual, possui o seu prprio arquivo. A prpria instituio confunde-se com o fundo documental. A unidade arquivstica consiste no documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo. Estes conjuntos resultam da organizao dada pela entidade produtora. Assim, a primeira unidade arquivstica o Fundo ou Ncleo, segue-se o Subfundo, Srie, Subsrie, Processo (Coleco ou dossis) e documento ou pea. Qualquer instituio, independentemente da sua dimenso ou estatuto jurdico, recebe, produz e expede documentos. Um dos maiores problemas com que se debatem as instituies o da gesto das respectivas massas documentais em crescimento constante. A acumulao indiscriminada de tais documentos conduz a dificuldades de acesso informao, bem como ocupao desnecessria de espao. Associado ao ciclo de vida documental surge a gesto dos documentos. A Gesto de Documentos consiste em promover a eficcia, racionalidade e economia em todas as matrias relacionadas com a gesto dos documentos ao longo do seu ciclo documental9. A poltica de gesto documental prev o ciclo de vida do documento, logo quando este produzido. Da que encerre vantagens, a saber: Libertao dos espaos disponveis na administrao; Impedimento da destruio de documentos com valor secundrio; Melhoramento da qualidade de descrio; Melhoramento e rapidez na recuperao da informao. Assim, o Sistema de Gesto Integrada de Arquivo visa: melhorar a gesto da informao; normalizar a classificao e avaliao dos documentos; controlar a criao, avaliao, seleco e tramitao da documentao; reduzir os custos em arquivos fsicos; e, por ltimo, facilitar a pesquisa da documentao. A arquivstica integrada visa garantir a unidade e continuidade da interveno do arquivista no conjunto da documentao produzida ou recebida por uma instituio, qualquer que seja a sua idade ou tipo de suporte; permitir uma melhor articulao das actividades arquivsticas no contexto duma poltica de organizao de arquivos; facilitar o reconhecimento da arquivstica como disciplina que tem por misso salvaguardar os documentos de arquivo para
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Valor inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razes que estiveram na origem da sua criao cumprir funes de prova administrativa, legal ou financeira. 8 Valor atribudo aos documentos para efeitos de conservao permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigao ma medida em que possam assumir funes de testemunho para a preservao da memria da entidade produtora e/ou da memria colectiva. 9 Cf. VIEIRA, Joo Orientaes Gerais sobre Gesto de Documentos de Arquivo. Lisboa: IPA, 1991, p. 7.

fins probatrios ou de testemunho patrimonial e que, por esse motivo, deve promover a difuso da informao ali contida10. O valor do arquivo depende da eficcia que este detm. A sua informao s eficaz quando recuperada. O ideal passa pela obteno de informao no tempo mais breve possvel, sem que esta seja excessiva ou reduzida, isto , que no provoque rudo ou silncio. Mas para que a informao seja recuperada necessrio a existncia de instrumentos de recuperao da informao. Cabe ao arquivista a descrio da documentao. A descrio o processo de anlise dos documentos de arquivo ou dos seus agrupamentos materializados em representaes que permitem a sua identificao e localizao e a recuperao da informao para funes de gesto ou de investigao. A Classificao tem por finalidade tornar evidentes as componentes orgnicas da estrutura do sistema e/ou funes desempenhadas por esse mesmo sistema, o qual d forma estrutura orgnico-funcional do contexto de informao. Desta forma, a classificao representa a estrutura orgnico e/ou funcional do fundo ao qual se aplica, possibilitando o acesso por provenincia e/ou funo, contudo no se destina recuperao da informao por assuntos. Cada arquivo tem de criar a sua prpria classificao, medida das suas caractersticas orgnico-funcionais. Existem dois instrumentos de classificao, a saber: o plano de classificao e o quadro de classificao. O Plano de Classificao um sistema de classes concebido para a organizao de um arquivo corrente. Em princpio a elaborao de um plano de classificao deve atender s reas temtico-funcionais em que se desenvolve a actuao da entidade produtora desse arquivo e fixar os descritores e remissivos para classe ou sub-classe. Regista, ainda, as notas de aplicao, nomeadamente quanto ao mbito das classes e ordenao das unidades arquivsticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo11. O Quadro de Classificao regista o esquema de organizao de um acervo documental, estabelecido de acordo com os princpios da provenincia e do respeito pela ordem original, para efeitos de descrio e/ou instalao12. Os elementos constitutivos de um plano de classificao so os seguintes: Apresentao e objectivo do plano; Regras de utilizao; Critrios para alteraes do plano; Estrutura e organizao; Estrutura geral do plano de classificao; Nveis hierrquicos da classificao; Codificao; Ordenao de rubricas; Designao das rubricas; Notas de aplicao; ndice. Um Plano de Classificao deve obedecer a duas regras fundamentais: exaustividade, pois deve enquadrar nas suas classes todos os documentos existentes na entidade; e, exclusividade, pois deve garantir que entre um documento e uma classe se estabelece uma relao exclusiva.

PENTEADO, Pedro A gesto de documentos na arquivstica canadiana o modelo do Quebeque. Pginas a & b, 1, Edies Colibri, 1997, p.78. 11 In Dicionrio de Terminologia Arquivstica. 12 In Dicionrio de Terminologia Arquivstica.

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Os principais objectivos a ter em conta para a implantao de um Plano de Classificao so os seguintes: Fornecer um mtodo uniforme de classificao e codificao; Ordenar a documentao produzida de uma forma lgica e hierrquica; Facilitar e acelerar a pesquisa dos documentos; Acelerar a tomada de deciso; Assegurar a continuidade da gesto em caso de mudana da estrutura orgnica; Diminuir os inconvenientes de uma mudana de pessoal afecto ao arquivo. Contudo, para se proceder criao de um Plano de Classificao fundamental caracterizar a instituio (reas funcionais), caracterizar o sistema de arquivo, realizar entrevistas aos funcionrios, aos produtores da documentao e perceber o circuito documental; preencher as fichas de recolha de dados, estas baseadas nas fichas do IAN/TT e, tambm, definir as funes meio e fim da instituio. O Regulamento Geral de Arquivo, como o prprio nome indica, uma ferramenta de gesto que articula as normas de funcionamento. Tem por objectivo normalizar os procedimentos de arquivo; normalizar os circuitos documentais; facilitar a pesquisa de documentos, atravs de ndices remissivos; facilitar a avaliao e seleco documental; normalizar o preenchimento das lombadas; normalizar os documentos de conservao arquivstica (Auto de Entrega; Auto de Retorno; Guia de Remessa; Auto de Eliminao). A composio do Regulamento Geral de Arquivos passa pela constituio e atribuies de arquivos; Procedimentos gerais; Plano de classificao; ndices, Tabela de Avaliao e Seleco, Guias, Autos de Entrega; Autos de Eliminao. Assim, a descrio a operao que consiste na representao das unidades arquivsticas, acervos documentais e coleces factcias, atravs da sua referncia e de outros elementos, nomeadamente os atinentes sua gnese e estrutura, assim, como sempre que for caso, produo documental que os tenha utilizado como fonte. A descrio identifica o documento e explica o contexto e o contedo para posterior recuperao. A descrio arquivstica assegura a autenticidade dos documentos inactivos. Preserva as relaes contextuais originais para sempre. determinante no processo de migrao contnua. A ISAD(G) a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica, que atravs do CIA (Conselho Internacional de Arquivo) estabeleceu os seguintes objectivos: uniformizar a terminologia e normalizar a descrio dos documentos de arquivo. A ISAD(G) uma descrio multinvel, descrio do genrico para o particular; informao relevante para o nvel de descrio; ligao entre descries, no repetio de informaes. A ISAD(G) tem por objectivos: Assegurar a criao da descrio consistente, apropriadas e auto-explicativas; Facilitar a recuperao e a troca da informao sobre documentos arquivsticos; Possibilitar a partilha de dados de autoridade; tornar possvel a integrao da descrio de diferentes arquivos num sistema unificado de informao. Os nveis de descrio da ISAD(G) so o Fundo, Subfundo, Srie, Subsrie, processo e pea. Assim, a ISAD(G) composta por sete reas de informao descritiva, a saber: rea de identificao da unidade de descrio (cdigo, ttulo, data, nvel descritivo, dimenso, suporte); rea de contextualizao (informao sobre a origem e custdia da unidade de descrio); rea de contedo e estrutura (informao sobre o assunto, avaliao e eliminao); rea das condies de acesso e utilizao (estatuto legal, condies de acesso e reproduo, idioma empregue, instrumentos de pesquisa); rea de fontes relacionadas (cpia ou original, identificao das unidades relacionadas
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com a descrita, bibliografia); rea de notas ( outras referncias no includas nas outras reas) e rea de controlo da descrio (como, quando e por quem foi elaborada a descrio). A actual arquivstica reconhece que a descrio arquivstica deve incluir o contexto em que a unidade arquivstica foi produzida. Neste contexto, a entidade produtora constitui um ponto de acesso essencial na recuperao da informao. Da a necessidade de estabelecer as normas para a criao de um ficheiro de autoridade para as entidades produtoras de documentos de arquivo. A ISAAR (International Standards for Archival Authority Files) estabelece trs pontos de acesso sobre os quais se aplica o controlo, a saber: nomes de pessoa, nomes de entidade e nomes de famlias. Assim, o objectivo principal deste documento definir regras gerais para o estabelecimento de registos de autoridade arquivstica relativos, a instituies, pessoas singulares e famlias, identificadas enquanto entidades produtoras de documentos de arquivo. Os registos elaborados a partir destas regras podero servir ao mesmo tempo para normalizar a forma do nome da entidade produtora e para descrever integralmente os atributos necessrios para apreender o contexto da produo de um conjunto documental. A estrutura da ISAAR compreende quatro zonas, a saber: zona de identificao; zona de descrio; zona do controlo da descrio e, por ltimo zona das relaes da entrada de autoridade arquivstica com as fontes associadas, arquivstica. As Portarias de Avaliao e Seleco so instrumentos que regulam a produo documental e so concebidas de forma a garantir um tratamento racional, rentvel e contnuo da documentao ao longo do seu ciclo documental. As portarias so compostas pelos regulamentos e tabelas de avaliao e seleco. As primeiras estipulam as regras de transferncia documental e de transferncia de suporte. As segundas sintetizam as disposies relativas avaliao documental. A avaliao dos documentos visa determinar o valor primrio e secundrio da documentao com vista ao estabelecimento dos prazos de conservao administrativa a partir do interesse administrativo, fiscal, legal e informativo e, dispor sobre a sua eliminao ou conservao permanente em arquivo definitivo, a partir do seu interesse informativo e pesquisa presente e futura. A Tabela de Avaliao e Seleco Documental tem por objectivos: Ser um instrumento de apoio ao cliente; Facilitar a avaliao e seleco das sries documentais; Programar o destino final a dar a cada srie; Definir ciclos de vida dos documentos. A Tabela de Seleco , desta forma, um instrumento de apoio gesto e o instrumento onde so registados os resultados da avaliao, que se apresenta como uma relao codificada das sries documentais produzidas e/ou recebidas pelo cliente, onde so fixados os prazos de conservao em fase activa, semi activa e o respectivo destino final. A metodologia a adoptar a seguinte: Preenchimento dos campos prprios para a avaliao da documentao, das folhas de recolha de dados; Transposio desses dados para a Tabela de Avaliao e Seleco Documental, tendo em conta as Classes, Sries e Subsries j criadas. Das tabelas de avaliao e seleco deve constar: Sries e subsries documentais relativas prossecuo das funes especficas dos organismos;
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Os prazos de conservao administrativa das referidas sries e subsries; Meno relativa ao destino final de cada uma delas: conservao ou eliminao. Com o objectivo de racionalizar os espaos e a utilizao dos arquivos correntes, os organismos procedem ao envio de documentos para o arquivo intermdio, de acordo com as disposies da tabela de seleco, cuja periodicidade (anual, semestral, etc.) determinada pelo organismo. A documentao cujo valor probatrio ou informativo justifique a sua conservao deve ser remetido para o arquivo definitivo. O envio da documentao dever sempre ficar atestado num Auto de Entrega, ao qual se anexa uma Guia de Remessa. Os Arquivos apresentam trs funes bsicas: recolha; conservao e comunicao dos documentos. Estas trs funes esto interligadas. A recolha da documentao e a sua conservao so feitas em funo de um servio que se pretende prestar a comunicao da informao. A comunicao a funo primordial do servio de arquivo que visa facultar dados, informaes, referncias e documentos, difundir o conhecimento do seu acervo documental e promover a sua utilizao. Consciente de que muito mais se poderia abordar em torno da prtica arquivstica considero, contudo, os temas atrs referidos essenciais, da a sua explanao neste trabalho.

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2. O MINISTRIO DAS FINANAS

2.1. Historial
O Ministrio das Finanas remonta aos finais do sculo XV. Durante cinco sculos de histria, a sua estrutura organizativa divide-se em sete fases, correspondendo cada uma a modelos polticos e institucionais diferentes. Como se pode constatar pelo quadro abaixo: FASES
1 2 3 4

PERODO
1495-1516 1516-1591 1591-1761 1761-1801

CARACTERSTICAS
Autonomizao e afirmao do ofcio de vedor da fazenda Criao de organismos prprios denominados de Vedorias Extino das Vedorias e o aparecimento do Conselho da Fazenda Criao do Errio Rgio, a administrao da rea financeira ficou sob a responsabilidade bipartida do novo organismo e do Conselho da Fazenda Gesto bipartilhada d lugar a uma assuno tripartida de responsabilidades entre o Conselho da Fazenda, o Errio Rgio e a recm-criada Secretaria de Estado dos Negcios da Fazenda Consolidao e crescimento da Secretaria de Estado dos Negcios da Fazenda depois de extintos o Conselho da Fazenda e o Errio Rgio Criao e estruturao do que , actualmente, o Ministrio das Finanas

1801-1834

1834-1910

1910-1999

Actualmente, o Ministrio das Finanas fica sediado na zona ribeirinha de Lisboa, na rea do ento pao real e do edifcio da Alfndega.

2.2.Organizao
A sua matriz orgnica data das reformas de 1869 e 1870, atravs das quais foi criada a Secretaria-Geral, o Gabinete do Ministro como rgo de apoio directo ao ministro, a rede de direces-gerais que compem os rgos da administrao central, arquitectada a geografia administrativa perifrica e local do ministrio bem como o Tribunal de Contas assumiria a funo de fiscalidade, outrora exercida pelo Conselho da Fazenda. Com a implantao da Repblica a Secretaria de Estado dos Negcios da Fazenda passaria a denominar-se Ministrio das Finanas. Com a reforma de 1911 foram criadas as distritais de finanas na sede de distrito e reparties e tesourarias de finanas em cada sede de concelho, bem como servios alfandegrios e aduaneiros, estruturas que, grosso modo, vigoram actualmente. J com o Estado Novo, o Ministrio das Finanas assegura, entre 1928-40, o centro da disciplina oramental e o fulcro da reformada administrao pblica; entre 1940-50, como ministrio de controlo e fiscalidade das actividades financeiras, em especial no que concernia s novas actividades atribudas Inspeco-Geral de Finanas s Alfndegas e s Contribuies e Impostos. Com o 25 de Abril foram criadas a Direco-Geral do Tesouro e a Direco-Geral do Patrimnio e, posteriormente, o Gabinete de Organizao e Informtica, que est na origem do actual, Instituto de

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Informtica, reestruturadas a Direco-Geral das Alfndegas e a Direco-Geral das Contribuies e Impostos. Desde 1995, face s exigncias impostas pelo contexto da Unio Econmica e Monetria, foi publicada a Lei Orgnica do Ministrio das Finanas, atravs do DecretoLei n. 158/96 de 8 de Setembro e do continuado processo de mudana estrutural atravs da aprovao j de nove regimentos orgnico-funcionais, a saber: o Estatuto Jurdico do Defensor do Contribuinte, as novas leis orgnicas das Direces-Gerais de Assuntos Europeus e Relaes Internacionais, Estudos e Previso, do Oramento, do Tesouro, de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios, Inspeco-Geral de Finanas, Instituto de Informtica, Secretaria-Geral, ADSE, os Estatutos do Instituto de Gesto do Crdito Pblico, Instituto de Seguros de Portugal e do Instituto Nacional da Interveno e Garantia Agrcola para alm, de alteraes Lei Orgnica da Direco-Geral de Impostos e da Direco-Geral das Alfndegas e Impostos Especiais de Consumo e a criao da Administrao Geral Tributria, pendentes para aprovao no Conselho de Ministros. Com base na anlise do Decreto-Lei n 158/96 de 8 de Setembro, pode-se inferir o seguinte: enquanto departamento governamental, o Ministrio das Finanas responsvel pela poltica financeira e fiscal do Estado, nos seguintes domnios: oramental, monetrio e creditcio. Possui relaes com o tribunal de Contas, com os tribunais tributrios e ainda com o Banco de Portugal. O Ministrio das Finanas composto por servios de administrao directa; fundos autnomos no personalizados; rgos de apoio; auditor jurdico; entidades sob tutela exclusiva, conjunta e superintendncia. O organograma do Ministrio das Finanas espelha a estrutura hierrquica da organizao, a qual se apresenta da seguinte forma: cabea encontram-se quatro Secretarias de Estado, a saber: do Oramento, dos Assuntos Fiscais, do Tesouro e Finanas e da Administrao Pblica. A cada uma das Secretarias de Estado corresponde Servios de Administrao Directa, especificamente Direces Gerais, Departamentos e Secretarias Gerais, Institutos; e ainda a Servios sob Tutela Exclusiva, Servios sob Tutela Conjunta, Servios sob Tutela Exclusiva e Superintendncia, e finalmente, os rgos de Apoio, Auditor Jurdico e Fundos Autnomos. Contudo, nem sempre o organograma reflecte categoricamente a lei orgnica. Tal verifica-se no Ministrio das Finanas. O organograma disponvel no site do ministrio no se adequa de forma exemplar quilo que vem descrito do Decreto-lei n. 158/96 de 8 de Setembro, como se pde constatar pela anlise reflexiva atrs descrita. Importa, para este trabalho, dar maior relevo Secretaria Geral, pois sob a tutela desta que se encontra o Arquivo Contemporneo, mais precisamente sob a dependncia directa da Direco de Servios de Documentao e Informao. , apenas, por esta razo que se traa uma pequena resenha histrica e orgnica da Secretaria e no se inclui, neste trabalho, uma apreciao detalhadas dos restantes departamentos que compem o Ministrio das Finanas.

2.3. Secretaria Geral: historial

A Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas foi criada atravs dos decretos de 14 de Abril e 30 de Dezembro de 1869. A 26 de Abril de 1870, Anselmo Jos Braamcamp aprova o regulamento de funcionamento dos servios centrais que passaram a ser constitudos pela Repartio do Gabinete do Ministro, Secretaria-Geral e cinco
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direces-gerais, a saber: Contribuies Directas; Alfndegas e Contribuies Indirectas; Prprios Nacionais; Tesouraria e Contabilidade. Com o regime republicano e j, depois, da nova designao de Ministrio das Finanas, a Secretaria-Geral uma vez dirigida, em acumulao, com o cargo de Director-Geral da Fazenda Pblica, passou a designar-se por Secretaria-Geral do Ministrio e da Direco-Geral da Fazenda Pblica. Durante o Estado Novo, em 24 de Junho de 1933, a Secretaria-Geral tinha, de novo, recuperado a sua designao inicial, assumindo, tambm, as funes de Secretaria da Presidncia do Conselho de Ministros. Tendo sido extinta a 19 de Maio de 1938, viria a ser 25 anos depois restaurado o cargo de Secretrio-Geral. O Decreto-lei n. 446/80 de 6 de Outubro aprovaria a nova Lei Orgnica do ento chamado Ministrio das Finanas e do Plano. Porm, em 1998, a Secretaria Geral conhecera nova Lei Orgnica, atravs do Decreto-lei n. 353, de 12 de Novembro, o qual atribui novas competncias ao nvel da coordenao das diversas actividades do ministrio. Ao proceder exame analtico (ou seja, referenciar apenas os artigos que se relacionam directa ou indirectamente com o Arquivo) do decreto-lei n. 353/ de 12 de Novembro constata-se o seguinte: Art. 2. alnea h) refere-se importncia do centro de documentao, o qual visa a recolha, o tratamento e a difuso da informao contida nos vrios departamentos do Ministrio; Art. 4. alnea e) refere-se ao servio Direco de Servios de Documentao e Informao; Art. 9 reporta-se no ponto 1 s competncias da Direco de Servios de Documentao e Informao, ressaltando a importncia das alneas i), j), l), m), n), o), p) e q) e no ponto 2 s divises que integra, no qual se insere a Diviso de Arquivos. Relativamente Portaria 879/2003, esta diz respeito ao Regulamento Arquivstico da Secretaria-Geral. Convm, ainda que muito sinteticamente, traar os seus principais aspectos, a saber: Avaliao dos documentos e determinao do seu valor com vista atribuio dos prazos de conservao; Seleco dos documentos a conservar cabe Secretaria-Geral; A tabela de seleco consigna e sintetiza as disposies relativas avaliao documental; A documentao dever ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermdio e, deste para o arquivo definitivo de acordo com a periodicidade estabelecida pela Secretaria Geral, ou seja, aps o cumprimento dos respectivos prazos de conservao; As remessas dos documentos devem ser acompanhadas por um auto de entrega e um guia de remessa; A eliminao dos documentos pode verificar-se em trs situaes: inexistncia de valor arquivstico, findo o prazo de conservao, aps a sua reproduo em microfilme; A eliminao da documentao deve ser acompanhada de um auto de eliminao; A transferncia de suporte dos documentos feita por microfilme, de acordo com as normas ISSO; O acesso e a comunicao da informao regem-se por critrios de confidencialidade.

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2.3.1. Direco de Servios de Documentao e Informao O Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas encontra-se sob a dependncia directa da Direco de Servios de Documentao e Informao da Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas, cujas competncias passam pela reunio, conservao e difuso do acervo bibliogrfico e documental confiado Secretaria-Geral, atravs da Biblioteca Central e o Arquivo Contemporneo do Ministrio. As funes da Direco de Servios de Documentao e Informao resultam assim, da transformao da comunicao e da intercomunicabilidade inerente sociedade contempornea, a Sociedade de Informao. O acervo documental do Arquivo constitudo por documentao referente aos sculos XIX e XX. Os depsitos contemplam a documentao em suporte de papel, microfilme e disco ptico, com dimenso para garantirem uma autonomia mnima entre vinte e vinte cinco anos, tendo em vista criar condies adequadas conservao e gesto documental. A disponibilizao pblica da informao e a integrao em rede com outros arquivos da especialidade reflectem a capacidade do Arquivo Contemporneo de responder aos desafios do futuro Cabe diviso de arquivos, os arquivos dos Gabinetes do Ministro e secretrios de Estado, e ainda o arquivo da Secretaria-Geral. Apresenta como objectivos: Montar o sistema de arquivo de forma a proporcionar um meio rpido e eficiente de recuperao da informao; Implementar sistemas de gesto de documentos, estudando e propondo normas tendentes uniformizao e classificao dos mesmos; Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliao, seleco e eliminao de documentos, de acordo com a legislao em vigor; Conservar temporariamente a documentao de uso no corrente que no tenha ultrapassado os prazos legais de conservao e elaborar instrumentos genricos de descrio e recuperao da informao; Assegurar o registo dos documentos de arquivo em suportes de informao adequados, em ordem optimizao da gesto dos espaos de arquivo e salvaguarda da documentao com interesse histrico; Organizar e manter o arquivo histrico de acordo com as regras arquivsticas nacionais; Assegurar a comunicao e cooperao com servios congneres de outras entidades pblicas ou privadas, ou organismos internacionais;

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3. ARQUIVO CONTEMPORNEO DO MINISTRIO DAS FINANAS

O Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas est integrado na Direco de Servios de Documentao e Informao da Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas. O edifcio do arquivo situa-se no Largo do Terreiro do Trigo, em frente ao Chafariz d'El Rei, em Lisboa.

3.1. O Edifcio: contextualizao histrica

A 13 de Julho de 1979, a Direco Geral do Patrimnio manifesta a inteno de adaptar o imvel ento designado de armazm das farinhas em arquivo do Ministrio das Finanas. No entanto, a Direco Geral dos Edifcios e Monumentos Nacionais (D.G.E.M.N.) tinha proposto fazer, nesse imvel, as obras necessrias instalao do arquivo da Direco Geral das Alfndegas. Coube Direco Geral do Patrimnio solucionar o problema, que passou por acomodar no dito armazm agrcola n1, a documentao produzida por ambos os organismos: Direco Geral das Alfndegas e do Ministrio das Finanas. Mas, a 7 de Dezembro de 1979 fora endereada uma carta Direco Geral do Patrimnio reclamando que o edifcio era utilizado como arquivo geral do Ministrio da Indstria. No incio da dcada de oitenta surge a ideia de adaptar este imvel a arquivo. De acordo com a D.G.E.M.N., o armazm deveria depender de um organismo estatal, e deveria ser utilizado, ainda que provisoriamente, para a instalao do arquivo das Alfndegas e do Tribunal de Contas, se bem que a utilizao daquele edifcio deveria ser prioritariamente ocupado pelo Ministrio das Finanas e das suas Secretarias de Estado. Em Fevereiro de 1989 foi estabelecido um acordo entre Secretaria Geral do Ministrio da Indstria e Energia e a Secretaria Geral do Ministrio das Finanas, no qual a primeira se comprometia a desocupar o armazm, desde que as obras nos armazns de Xabregas, local para onde iria ser transferida a documentao, ficassem sob a responsabilidade da Secretaria Geral do Ministrio das Finanas. Ficou, igualmente, acordado que findas as obras em Xabregas, a Direco Geral do Patrimnio do Estado celebraria o auto de devoluo Secretaria e cessaes simultneas. O Ministrio da Indstria e Energia faz, a 18 de Fevereiro de 1991, a devoluo do armazm Direco Geral do Patrimnio do Estado e, a 3 de Maio do mesmo ano, este organismo faz a cessao do imvel. Contudo, afecto Geral do Ministrio das Finanas desde 1991, s a 6 de Maro de 1997 esta secretaria emite um parecer onde reafirma a adaptao do imvel a arquivo. Porm, o agora designado Ministrio da Economia ainda no procedera a desocupao efectiva do armazm geral agrcola. Mesmo assim, foi aberto, a 12 de Agosto de 1997, a primeira fase do concurso pblico para a adjudicao da empreitada com vista adaptao do imvel a arquivo e servio de microfilmagem do Ministrio das Finanas. Em Janeiro de 1998 foi dado incio segunda fase do concurso, mas s a 17 de Setembro do ano seguinte o dito armazm inaugurado com a designao de Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas.

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3.1.1. Descrio Fsica do Edifcio O edifcio do Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas possui dois pisos. No piso trreo encontra-se o depsito e duas salas de trabalho. No piso superior existe o espao reservado ao trabalho dos profissionais, nomeadamente transferncia de suporte: a microfilmagem e a digitalizao de microfilmes, e ainda uma sala de leitura destinada aos utilizadores, onde estes podero efectuar a sua pesquisa, estudo e investigao. O depsito composto por um corredor central que divide as estantes rolantes. A cada estante atribudo um nmero, sendo composta por trs corpos (A, B e C) e comportando nove prateleiras cada corpo. Encontram-se correctamente identificadas com a designao do fundo, relativo documentao a acondicionada. Relativamente ao sistema de segurana, o depsito possui portas corta-fogo, sistema de controlo de temperatura e humidade relativa e janelas protegidas por filtros. A iluminao apropriada. Existe tambm no depsito uma rea reservada, na qual se armazenam os microfilmes, em armrios adequados para o efeito. Possui tambm um elevador, o qual permite chegar a documentao ao piso superior, com vista microfilmagem. As duas salas de trabalho existentes no piso trreo so de pequenas dimenses. Uma dispe de trs computadores, sendo um deles um porttil, na qual se procede inventariao, descrio da documentao, constituio de sries, seleco e avaliao da documentao, etc. A sala contgua a esta destina-se preparao da documentao para a microfilmagem. O piso superior do arquivo dispe de um espao destinado microfilmagem, existindo para o efeito duas planetrias, uma mquina rotativa e uma mquina planetria de maiores dimenses e de maior rigor. Os tipos de pelcula utilizados no arquivo so os de 16mm e de 35mm. A cmara rotativa de 16mm permite microfilmar at 2700 documentos, enquanto a manual semi-automtica apenas microfilma 1500 documentos. Por sua vez, a planetria de 35mm totalmente manual, destina-se especificamente a livros de lombadas grandes (desde formato A4 a A0), microfilmando 700 documentos. Esta planetria utiliza fotmetro, tem prensas e foi concebida para fazer desenhos. O arquivo detm cerca de trs anos um scanner de microfilme, o qual admite rolos de 16mm e 35mm. O arquivo dispe dos seguintes servios, a saber: leitura presencial - sala com 24 lugares; leitura de microfilmes; apoio e orientao pesquisa na base de dados ARQGEST (Gesto Documental de Arquivo); reproduo de documentos; acesso Internet.

3.2. Descrio do Acervo

O Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas dispe de um acervo documental constitudo por material em suporte de papel e em microfilme. A documentao que o compe pertence, na sua maioria, ao sculo XX, tornando-se, por isso, uma fonte de informao para o estudo da histria econmica e social de Portugal Contemporneo. Actualmente, os fundos existentes Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas so os seguintes: Gabinete do Ministro das Finanas; Gabinete do Secretrio de Estado do Tesouro e Finanas;
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Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas; Direco-Geral das Contribuies e Impostos; Direco-Geral da Contabilidade Pblica; Ministrio da Reforma do Estado e da Administrao Pblica; Comisso Nacional do Euro. De seguida, apresenta-se as caractersticas dos fundos existentes no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas, ainda que sinteticamente, atravs do quadro13:
FUNDOS CARACTERSTICAS DATAS LIMITES FORMAS DE ACESSO DATA INCORPORAO

Gabinete do Ministro

Gabinete do Secretario de Estado do Tesouro e Finanas

Criado por decreto de 30 de Dezembro de 1869 face a uma profunda reforma na estrutura orgnica do Ministrio dos Negcios da Fazenda No momento da sua criao -lhe atribuda uma estrutura funcional, sendo ainda hoje, responsvel pelo apoio administrativo a prestar ao titular da pasta das de Finanas e, em particular, pelo registo da entrada e 1912-2001 Fase tratamento sada da documentao e encaminhamento da correspondncia Pelo Regulamento de 21 de Fevereiro de 1889 cai em desuso o termo Repartio e a expresso Gabinete do Ministro passa a vigorar Criado por decreto-lei n. 296-A/95, de 17 de Fase de Novembro Compete-lhe apoiar o ministro na definio e controlo 1972-1995 tratamento da execuo da poltica financeira do Estado Surge pelos decretos de 14 de Abril e de 30 de Dezembro de 1969. extinta pelo Decreto-lei de 19 de Maio de 1938, sendo transferidas as suas atribuies para a 1 Seco da Repartio do Tesouro da Direco-Geral da Fazenda Pblica. Pelo Decreto-lei n. 46365 de 2 de Junho de novamente criada a Secretaria-Geral. A sua reestruturao acontece em 1980 aquando da criao Ministrio das Finanas e do Plano. Em 1998 conhece novas atribuies e competncia, fruto da nova lei orgnica. Criada pelo Decreto de 10 de Novembro de 1849. Os decretos de 3 de Novembro de 1860 e de 30 de Dezembro de 1869 lanaram os fundamentos para actualidade. Pelo Decreto de 14 de Janeiro de 1911, a Direco-Geral passa a chamar-se Direco-Geral das Contribuies e Impostos. A sua orgnica sofre reajustamentos com o Decreto n. 45095, de 29 de Junho de 1963, bem como pelos decretos leis n. 363/78, 408/93, de 28 de Novembro e 14 de Dezembro, respectivamente. Criada pelo Decreto de 16 de Maio de 1849. Na 2 metade do sculo XIX contou com vrias reformas, as quais imperam at hoje. Criado pelo Decreto-lei n. 474-A/99 de 8 de Novembro O Decreto-lei n. 269/2000, de 4 de Novembro aprova a Lei Orgnica do Ministrio da Reforma do Estado e da administrao Pblica. Cessa as suas funes no incio de 2002. Criada a 12 de Maio de 2000 pela Resoluo n. 60/2000 do Conselho de Ministros. Em Junho de 2000 formado o Grupo de Trabalho Interministerial para acompanhar a adaptao ao euro. Em Julho de 2002cessa as suas actividades.

2001

2002

Secretaria Geral

de 1905-1982 Fase tratamento

1999

Direco Geral das Contribuies e Impostos

de 1963-1998 Fase tratamento

2003

Direco Geral Contabilidade Pblica

da

Fase de 1887-1997 tratamento

1999

Ministrio da Reforma do Estado e da Administrao Pblica Comisso do Euro Nacional

de 1999-2001 Fase tratamento

2003

1998-2002 Fase de tratamento

2002

13

Cf. www.min-financas.pt

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4. ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ESTGIO NO MBITO DA ARQUIVSTICA

Em termos metodolgicos, as tarefas desenvolvidas durante o estgio curricular, prenderam-se, grosso modo, com trs grandes reas interligadas entre si, a saber: inventariao, constituio de sries e, por ltimo, a seleco da documentao com vista transferncia de suporte (microfilmagem). Estas tarefas reflectem o trabalho do arquivista no desempenho das suas funes. O cronograma que se segue ilustra as actividades levadas a cabo pelo estagirio ao longo das 120 horas, perodo de durao do estgio. Tarefas/Perodo 1. Inventariao 2. Constituio de srie 3. Seleco documentao da Fevereiro Maro Abril

4.1. Inventariao
A primeira tarefa desenvolvida aquando do estgio consistiu na inventariao do fundo da Secretaria de Estado do Tesouro e Finanas14. Este fundo, tal como j referi anteriormente, possui documentao dos anos compreendidos entre 1972 e 1995, tendo esta sido incorporada no arquivo no ano de 2002, da a sua fase de tratamento documental se encontrar no incio fase da inventariao. O inventrio o produto final duma tarefa que consiste na operao pela qual se descreve, globalmente, cada uma das sries documentais do fundo, sem descer s peas ou unidades arquivsticas que o integram. Inventariar , pois, uma operao precisa e delimitada dentro da tarefa geral de descrio, a qual no se pode mesclar, confundir com a aco de catalogar, nem to pouco identific-la com outras operaes anteriores ou posteriores, como por exemplo o registo15. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica do CIA (1984) o inventrio o instrumento que descreve todas as sries documentais de cada fundo ou seco num arquivo, partindo da classificao do dito fundo ou seco e referenciando a localizao com um nmero de ordem das unidades de instalao no depsito16. J, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica do IBNL (1993), o inventrio consiste num instrumento de descrio documental que descreve o fundo ou ncleo at ao nvel da srie, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de classificao que presidiu sua organizao e devendo ser complementado por ndices. Pode-se considerar o inventrio como um instrumento primordial dentro da descrio realizada num arquivo.

Ressalvo dizendo que apenas inventariei uma parte nfima do fundo arquivstico, pois o mesmo ocupa alguns metros lineares. Cf. HEREDIA HERRERA, Antonia Archivstica General. Teora y Prctica. Sevilha: EXCMA. Diputacin Provincial de Sevilla, 1988, p. 250. 16 HEREDIA HERRERA, Antonia Archivstica General. Teora...p. 252.
15

14

21

O inventrio descreve as sries geradas pela estrutura orgnico-funcional em curso da gesto de uma instituio, no caso do arquivo administrativo (Ministrio das Finanas) descreve as sries que integram o fundo documental Secretaria de Estado do Tesouro e Finanas do Arquivo Contemporneo. O campo de aco da inventariao consiste no fundo completo; o seu objecto passa pelas sries; as funes inerentes so o controlo do arquivista, orientao e a informao essenciais para o utilizador/cliente. Vrios so os elementos indispensveis para a descrio de um inventrio, a saber: Nmero sequencial atribudo pelo arquivista; Classificador original; Assunto/Ttulo; Datas extremas; Unidade de instalao; Notas/Observaes. No caso concreto do Fundo Secretaria de Estado do Tesouro e Finanas, do Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas estes elementos, excepo das notas/observaes, eram distribudos em colunas, originando uma tabela, conforme se pode verificar pelo exemplo abaixo: Tabela vazia para inventrio Secretaria de Estado do Tesouro e Finanas INVENTRIO
U.I. Classificador Ttulo Dt. Inicial Dt. Final Localiz.

O processo de inventariao consiste nos seguintes passos: 1. Dirigirmo-nos ao depsito e retirar das prateleiras as pastas/dossis e coloc-las no carrinho, este apropriado para o transporte de documentao; 2. Levar a documentao para a sala de trabalho; 3. Colocar etiquetas nos dossis/pastas, estas com uma numerao sequencial manuscrita; 4. Preencher a tabela Inventario, sendo esta em Word; 5. Recolocar os dossis/pastas no carrinho e transport-los de novo para o depsito e arrum-los nas respectivas prateleiras. Este vaivm repete-se as vezes necessrias, at que o fundo arquivstico em causa esteja completa e integralmente inventariado. Mas, se as idas ao depsito eram frequentes e de fcil execuo, exceptuando a altura em que se encontrava a documentao, sobretudo as primeiras quatro prateleiras, sendo imprescindvel o uso de um precioso escadote, a inventariao propriamente dita no constitua qualquer esforo adicional, salvo a rotina inerente a este processo. Assim, colocada uma etiqueta, com um nmero sequencial (U.I.), em cada dossier/pasta. Este, por sua vez, na lombada traz algumas referncias, nomeadamente o
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classificador, o ttulo e das datas extremas. Contudo, sempre conveniente verificar o contedo do dossier, se o mesmo corresponde efectivamente quilo que vem descrito na lombada. As datas extremas so descritas pela seguinte ordem: ano ms dia, e a localizao conforme o exemplo aleatrio (101,B,8) correspondendo estante, corpo e prateleira, respectivamente. Feito o inventrio, construdo com base na descrio das sries documentais do fundo a partir da sua estrutura ou classificao frente descrio das peas documentais ordenadas pode-se proceder sua fixao no catlogo.

4.2. Constituio de Sries

A segunda tarefa desenvolvida consistiu na constituio de sries do fundo arquivstico Ministrio da Reforma do Estado e da Administrao Pblica. A Lei Orgnica do XIV Governo Constitucional criou o Ministrio da Reforma do Estado e da Administrao Pblica, atravs do Decreto-lei n. 269/2000 de 4 de Novembro. Este fundo detm documentao dos anos compreendidos entre 1999 a 2001, encontrando-se tambm em fase de tratamento documental, visto a sua incorporao no arquivo datar de 2003. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, a srie unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Em princpio, os documentos de cada srie correspondem ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao. As sries organizam-se em processo, coleces, dossis e ficheiros. Ordenar outra operao que, dentro da organizao, aplica-se com independncia a cada srie documental dentro do fundo ou conjunto de documentos relacionados17. Cada fundo encontra-se, por sua vez, integrado por documentos agrupados em sries como resultado e testemunho de actividades concretas. Cada srie documental apenas responde a uma mesmo tipologia documental e inclui assuntos ou matrias similares. Cada srie reflecte uma actividade e, em consequncia, o mesmo procedimento administrativo, oferece sempre o mesmo trmite documental18. A tarefa constituio de sries realiza-se quando o inventrio de um fundo arquivstico est completo. Esta tarefa consiste em agrupar os assuntos descritos no inventrio e constituir para cada um deles uma srie. Veja-se, em jeito de enumerao, as sries constitudas com base no inventrio do Fundo Ministrio da Reforma do Estado e da Administrao Pblica: Acordo Salarial; C.O.A.; C.S.E.; Circulados; Comunicados; Conselho de Ministro; Copiador de Ofcios; D.R.; D.L.; DGAP; Diplomas; Entradas Copiador; I.N.A.; Ministrio da Educao; Ministrio do Equipamento; Ministrio das Finanas; Ministrio da justia; Ministrio da Administrao Interna; M.E.; Ministrio dos Negcios Estrangeiros, Ministrio da Sade; Mesa Parcelar; Oramentos; P.C.M.; Pareceres; Particulares; PROFAP; R.S.E.; R.C.M.; S.E.A.P.; S.E.M.A.; Sadas Copiador; Sindicatos; Loja do Cidado; Ministrio do Trabalho; Ministrio da Cincia e Tecnologia; Ministrio da Agricultura; Ministrio do Planeamento; C.E.A.; C.E.F.A.; Diversos. A ttulo de exemplo veja-se as sries Loja do Cidado e Sindicatos.

17 18

Cf. HEREDIA HERRERA, Antonia Archivstica General. Teora ...p. 199. Ibidem, p. 230

23

Srie: Loja do Cidado

U.I. 724 1383 2602 2603 3803 Ttulo Loja do Cidado Loja do Cidado Presidncia do Conselho de Ministros Loja do Cidado Presidncia do Conselho de Ministros Loja do Cidado Presidncia do Conselho de Ministros Loja do Cidado Gabinete do Secretrio de Estado da Administrao Pblica Dt. Inicial 1998.03.12 1999.01.04 1998.09.24 1998.08.06 1997.10.23 Dt. Final 1999.07.12 1999.03.11 1998.11.25 1998.09.29 1997.12.31 Localiz. 115,C,8 113,B,7 110,B,1 110,B,1 107,A,2 Obs.

Srie: Sindicatos
U.I. 29 294 348 358 426 441 507 509 629 796 799 1118 1200 1201 1369 1370 1465 1523 1684 2006 2935 3103 3179 Ttulo Negociaes sindicais Sindicatos da FP Sindicatos dos Quadros Tcnicos do Estado Sindicatos FESAP e SINTAP Negocial Sindical 1996 Sindicatos Sindicatos Actas Frente Comum, STE, FESAP Sindicatos Frente Comum dos SAP Sindicatos da FP Frente Comum Negociao colectiva/96 SINDICATOS. Coms.Neg. Sindical Diversos SINDICATOS Sindicatos dos TFP do Sul e Aores PROFAP/97 Sindicato Nac. C. Guarda prisional Proc. 55/96 Sindicatos, Diversos Sindicatos dos Quadros Tcnicos do Estado Sindicatos a)SINDP, b)SINTAP, c)CONF. Quadros, d)STAL Sindicatos-Diversos Sind. Trab. Funo Pblica do Sul e Aores Proc. N. 6 Dossier Financeiro de 1993 Sindicato 81-A 000001 de 1998 Pasta 2 Sindicatos 4.5.3./D Sindicatos dos Trabalhadores dos Impostos/ E Sindicatos dos Trabalhadores da Funo Pblica do Sul, Aores, Norte e Centro/ F Sindicato dos trabalhadores da Administrao Local Sindicato dos Trabalhadores da Funo Pblica do Norte Curso Regime Jurdico de Frias, Faltas e Licenas formao 98 Sindicato dos Trabalhadores da Funo Pblica do Norte Contabilidade Pblica formao 98 Sindicato Trabalhadores do Municpio de Lisboa Frente comum actas (Cpias) Frente comum sindicatos Administrao Pblica Dt. Inicial 1994.06.01 1981.11.23 1995.12.15 1988.09.20 1980.12.22 1989.01.27 1988.11.25 1997.01.07 1996.09.13 1996.11.11 1995.12.19 1997.03.10 1996.01.02 1996.12.05 1997.01.14 1996.08.24 1996.11.05 1992.12.01 1997.04.18 1989.08.09 Dt. Final 1981.01.30 1997.06.03. 1991.01.08 1981.12.30 1990.04.19 1994.09.13 1997.12.17 1996.10.17 1996.11.11 1996.01.24 1981 1981.09.15 1997.12.31 1996.05.10 1996.12.26 1997.12.16 1997.01.21 1993.06.15 1998.11.06 1 993.02.03 Localiz. 116,A,2 116,C,4 116,C,8 115,A,1 115,A,5 115,A,6 115,A,9 115,A,9 115,C,2 114,A,4 114,A,4 114,C,4 113,A,2 113,A,2 113,B,6 113,B,6 113,C,4 113,C,9 112,B,1 111,A,5 109,A,3 109,B,1 109,B,7 Obs.

3180 3182 3276 3322 3357

109,B,7 109,B,7 1996.10.? S/data 1997.02.04 1996.11.13 1997.02.12 109,C,5 109,C,7 109,C,9

S.Data S.Data

S/data

24

3473 3516 3544

3590 3901 4454

6201

Sindicatos Trabalhadores da funo Pblica Centro Reunies Sindicatos (fax) 1998- Negociaes salariais para 1999 Sindicatos: Trab. Cmara Lisboa Comis. Sind. INA, funo Pblica Madeira, SAFUE., Trab. Registo Notarial, S.T.A.L., Mdios Veterenrios, NAC. Farmacuticos, Enfermeiros Diplomados da Zona Sul, Tc. Paramdicos Norte entro Actividade Sindical F. Comum- reunies e Envio de Diplomas Sindicatos: Quadros Tc. Estado, Eng. Tc. Agrrios, Ordem dos Eng., Eng. da Regio Norte/Centro/Sul, Trab. Da Sade da Segurana Social da Zona norte, Trab. Da Direco Geral Contrib. E Impostos de Setbal, profissionais de Psicologia, Agentes Tc. Agrrios STE sind. Quadros Tc. Do Estado

1997.04.02. 1998.03.10

1997.03.06 1998.10.13

108,A,8 108,B,2

1981.06.22

1981.06.30

108,B,4

1979.09.14 1998.08.11 1980.12.11

1999.10.14 1981.05.20

108,B,8 107,A,9 106,C,1

1997.12.05

1997.12.06

104,A,1

Veja-se, tambm, como forma de exemplificao, como se procede constituio de sries documentais, com base na tabela da inventariao Secretaria de Estado da Administrao Pblica e da Modernizao Administrativa, sendo esta uma nfima parte da totalidade do inventrio deste fundo. Assim, veja-se: Srie: Entradas Copiador
U.I. 4473 4474 4475 4476 Ttulo Entradas Copiador 13/99 de: 6661 a 7185 Entradas Copiador 12/99 de: 6126 a 6660 Entradas Copiador 15/99 de 7705 a 8218 Entradas Copiador 14/99 de 7186 a 7704 Dt. Inicial 1999.05.20 1999.05.10 1999.06.17 1999.06.07 Dt. Final 1999.06.04 1999.05.24 1999.06.25 1999.06.17 Localiz. 106,C,3 106,C,3 106,C,3 106,C,3 Obs.

Srie: DGAP
U.I. 4445 4446 4448 4488 4490 4492 4493 4494 4495 Ttulo DGAP- 11/2000 de 11476 a 1692 DGAP- 12/2000 de 1696 a 1860 DGAP- 13/2000 de 1892 a 1979 DGAP- 42/99 de 13148 a 13394 DGAP- 43/99 de 13396 a 13528 DGAP- 30/90 de 10275 a 10569 DGAP - 29/99 de 9207 a 10265 DGAP - 28/99 de 9981 a 9476 DGAP- 27/99 de 9695 a 9943 Dt. Inicial 1999.11.19 1997.09.29 1999.11.24 1999.10.06 1999.11.17 1999.07.08 1999.03.17 1999.06.28 1999.07.28 Dt. Final 2000.03.06 2000.03.13 2000.03.20 1999.11.26 1999.12.03 1999.08.12 1999.08.03 1999.07.27 1999.06.30 Localiz. 106,C,1 106,C,1 106,C,1 106,C,4 106,C,4 106,C,4 106,C,4 106,C,4 106,C,4 Obs.

4.3. Seleco de Documentao

A terceira tarefa desempenhada consistiu na seleco da documentao da srie 05.5.1 Representantes e da srie 05.5.2 Grupos de trabalho do fundo arquivstico Gabinete do Ministro das Finanas, fundo este cujas datas limites se situam entre 1912 a 2001, data esta da entrada da documentao proveniente deste fundo no Arquivo para tratamento documental.

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Seleccionar documentao passa pela apreciao, ou seja, um procedimento avaliativo e organizativo da documentao. Esta organizao passa pela eliminao de documentos duplicados, documentos sem relevncia, nomeadamente cartes de boasfestas, agradecimentos, convites de frias, legislao, cuja referncia esteja contida nos documentos, por um lado e, na verificao de documentos, cuja informao confidencial, secreta, muito secreta, reservada, por outro. A tarefa em si consiste em verificar documento a documento e formar processos, sendo cada processo separado por uma tira de papel (blip). Estes processos so ordenados cronologicamente. Feita esta operao agrupa-se em maos, cada um com a designao do Fundo, da srie a que corresponde e o nmero de mao num total de x maos. Aps a constituio dos maos, estes so amarrados com o n arquivstico e colocados numa prateleira no depsito para preparao da documentao, esta com vista, posteriormente, microfilmagem. Por ltimo, procede-se ao registo na base de dados ArqGest. O ArqGest uma aplicao informtica cujo objectivo o apoio gesto documental, promovendo a rapidez e facilidade de acesso informao. Este programa cobre o ciclo de vida dos documentos e composto por dois mdulos, a saber: o ArqAdm e o ArqDef. O ArqGest um suporte informtico, o qual permite efectuar o registo dos documentos, controlar a sua tramitao e manter a sua informao permanentemente disponvel, quer para uso interno, quer para uso externo. Foi concebido em consonncia com as normas internacionais de descrio arquivstica: ISAD(G), emanadas pelo Conselho Internacional de Arquivos. No programa ArqGest so de preenchimento obrigatrio os seguintes campos: Srie; Cdigo de Referncia; Ttulo; Data de produo inicial; Data de produo final; Condies de acesso; Nota do arquivista; Regras; Data da descrio. Estes nove campos de preenchimento obrigatrio so imprescindveis para a recuperao da informao descrita, tal como se pode inferir pelo exemplo abaixo:

Dados registados no ArqGest

Srie GMF / 05.5.1 Identificao\Cdigo de referncia ACMF/GMF/05.5.1 Identificao\Ttulo Representantes Identificao\Dt produo inicial 1968-10-05 Identificao \Dt produo final 2001-11-29 26

Acesso\Condies de Acesso Existe documentao confidencial em 23-06-1983; 22-01-1992; 02-04-1993 e 17-06-1999. Controlo Arquivstico\Nota do Arquivista Cristina Rebelo Controlo Arquivstico\Regras ISAD(G) Controlo Arquivstico\Data de Descrio 2004-03-25

Srie GMF / 05.5.2 Identificao\Cdigo de referncia ACMF/GMF/05.5.2 Identificao\Ttulo Grupos de Trabalho Identificao\Dt produo inicial 1974-06-03 Identificao \Dt produo final 2001-06-29 Acesso\Condies de Acesso Existe documentao confidencial em 06-05-1987; 09-10-1992; 02-04-1993; 06-04-1993; 09-07-1996; 10-071996; 09-12-1996; 05-03-1997; 06-03-1997; 21-01-1998; 08-09-1998; 26-10-1998; 06-01-1999; 14-06-1999 e documentao reservada em 01-02-1991 e 08-02-1991. Controlo Arquivstico\Nota do Arquivista Cristina Rebelo Controlo Arquivstico\Regras ISAD(G) Controlo Arquivstico\Data de Descrio 2004-03-3

As tarefas atrs citadas e descritas relevam-se de suma importncia para o processo de aprendizagem do futuro profissional de arquivo. Embora constituam apenas algumas das muitas funes dos arquivistas, a sua praticabilidade possibilita uma maior viso do mundo da arquivstica.

27

5. MICROFILMAGEM
A microfilmagem surge da necessidade sentida pelos profissionais da informao, sobretudo, arquivistas e bibliotecrios, em transferir para suportes durveis e de forma fivel, a informao contida nos documentos originais. O microfilme , enquanto forma fidedigna de transferncia de suporte, a alternativa para a preservao, armazenamento e difuso de documentao de arquivo. A microfilmagem, enquanto forma de transferncia de suporte, exige a aplicao de conhecimentos especficos de forma a optimizar a elaborao e implementao de projectos de converso de suportes, bem como para rentabilizar o investimento em benefcio da segurana e da preservao da informao. Integrada na poltica arquivstica, a microfilmagem surge como alternativa, na medida em que se torna necessrio transferir informao dos suportes originais para suportes alternativos, a fim de preservar e conservar os documentos originais; prolongar a vida dos contedos intelectuais e facilitar e promover o acesso aos fundos documentais. A microfilmagem de preservao visa prolongar a vida til dos documentos intelectuais em relao aos suportes originais. Neste sentido, as aplicaes que tenham como objectivo a preservao ou substituio do suporte original para o novo suporte devem ser aplicaes microgrficas e que permitam cumprir rigorosamente as normas aplicveis a esta rea tecnolgica, garantindo autenticidade, integridade e durabilidade da informao no novo suporte. Contudo, no um meio de substituio perfeito, pois a microfilmagem no pode reproduzir a informao intelectual e histrica das caractersticas do volume: as marcas e linhas dgua, tcnicas de costura, materiais de encadernao, lacres ou outros aspectos tridimensionais do trabalho e/ou impresso.

5.1. Vantagens e Desvantagens da Utilizao do Microfilme

A utilizao de microfilme encerra em si aspectos positivos e negativos. Conforme se pode constatar pelo quadro abaixo:
VANTAGENS Segurana do documento original Reduz o manuseamento do documento original Compactao relativa documentao original Segurana de permanncia em arquivo Facilidade e rapidez de difuso Fiabilidade Economia de armazenamento Baixo custo de produo e de manuteno DESVANTAGENS Custos Filme a preto e branco Perda de qualidade nas reprodues seguintes Resistncia do utilizador Lentido na pesquisa Danificao da documentao na microfilmagem Especificaes tcnicas em microfilme de arquivo Perda de informao material relativamente ao suporte Pesquisa sequencial Utilizao em monoposto Consulta incmoda e fatigante

Baixo custo do equipamento necessrio sua leitura Reconhecimento do seu valor legal (valor probatrio) e de arquivo Normalizao fixa

28

Como se pode inferir pela leitura deste quadro, o microfilme revela-se um substituto do documento original, favorecendo a reproduo e difuso da documentao original, de forma fcil, cmoda e pouco onerosa. Trata-se de uma tecnologia estabilizada, porque existe normalizao, a documentao microfilmada tem valor de arquivo, isto , probatrio. As informaes armazenadas em microfilme ocupam apenas 10% do espao fsico necessrio para a cpia e papel correspondente. Contudo, o seu lado menos positivo diz respeito interposio entre o original e o leitor, uma vez que o suporte diferente e no permite avaliar a textura dos documentos, a cor real destes, o que obriga, possivelmente, a diferentes mtodos de leitura e de estudo. A microfilmagem consiste na preservao pura da nossa memria, das nossas razes19. Logo, quando se produz um suporte alternativo microfilme, - contribui-se para a extenso do ciclo de vida documental: o microfilme evitar que a mensagem desaparea [...] por mais algumas dcadas, a informao estar disponvel para a investigao e para o lazer20.

5.2. Modos de Captao de Imagem

Os mtodos de microfilmagem dependem das caractersticas da cmara. O mtodo simplex21, mtodo duplex22 ou mtodo duo23. A utilizao de um modo ou de outro depende sobretudo do formato dos documentos. O servio de microfilmagem do ACMF possui duas planetrias, uma mquina rotativa24 e uma mquina planetria25 de maiores dimenses e de maior rigor. Os equipamentos planetrios so utilizados essencialmente para documentao encadernada, de grandes formatos e formatos no normalizados. Os equipamentos rotativos so utilizados para documentao solta e formatos normalizados (at A3). A planetria em sistema automtico caracteriza-se pelo maior nvel de qualidade e permite filmar frente e verso. Os tipos de pelcula utilizados no ACMF so os de 16mm e de 35mm. A cmara rotativa de 16mm permite microfilmar at 2700 documentos, enquanto a manual semi-automtica apenas microfilma 1500 documentos. Por sua vez, a planetria de 35mm totalmente manual, destina-se especificamente a livros de lombadas grandes (desde formato A4 a A0), microfilmando 700 documentos. Esta planetria utiliza fotmetro26, tem prensas e foi concebida para fazer desenhos.

5.3. Inspeco e Controlo de Qualidade

O controlo de qualidade tem por objectivo a certificao de qualidade de cada imagem registada sobre o microfilme. O que sucede quando todos os caracteres do documento tm o contraste suficiente para leitura e reproduo. Na inspeco aplicamse critrios objectivos que podem expressar em quantidades mensurveis, como a densidade, a resoluo, o arraste, grau de reduo e concentrao de resduos de tiossulfito. Aquando do controlo ptico, fsico e qumico procede-se duplicao da

CABRAL, Maria Lusa - Amanh sempre longe demais: ...p. 158. Ibidem, p.159-160. A largura do filme ocupada unicamente com uma imagem, no modo CINE ou COMIC. 22 A largura do filme ocupada com duas imagens. O filme exposto por duas vezes, utilizando em cada uma das vezes metade da largura. 23 A largura do filme ocupada com duas imagens. O filme exposto uma nica vez. A imagem paralela a sequncia das anteriores. 24 Mquina de microfilmagem em que o documento e o filme um se movem sincronizadamente, permitindo uma filmagem de alta velocidade, sem interrupo do movimento nem mudana de iluminao, com possibilidade de posicionamento mltiplo de fotogramas dois. 25 Mquina de microfilmagem, estruturada de forma a que o documento e o filme um estejam imveis e em planos paralelos durante a exposio. O documento manualmente mudado, mas o filme um avana automaticamente uma imagem depois de cada exposio 26 Medidor de fotoresistncia que responde quantidade da luz reflectida por um original.
20 21

19

29

matriz27. A duplicao a operao determinante para o cumprimento de um programa sistemtico de microfilmagem. A matriz no deve ser utilizada como filme de trabalho, as cpias desempenham o papel de conservao dos originais. O filme usado para a duplicao tem caractersticas especiais, de acordo com o fim a que se destina. No processo de duplicao pode ser utilizado o filme de sais de prata ou o filme diazo O filme de sais de prata filme um em que o revestimento foto-sensvel composto de halogenetos de prata e que permite reprodues muito durveis. Normalmente utilizado para a produo da cpia de segurana28. O filme diazo filme um em que o revestimento foto-sensvel composto de sais diazicos. Normalmente utilizado para a produo de cpias de substituio29. A ficha de controlo de qualidade imprescindvel a qualquer trabalho de transferncia de suportes, esta visa registar todos os dados relativos a: documentao original; aos materiais utilizados; aos equipamentos; ao processo de transferncia de suporte; s tcnicas; ao acondicionamento e armazenamento. Estes dados devem ser registados num suporte que nos garanta o seu acesso a longo prazo, uma vez que so a Meta-informao dos novos documentos. Como auxiliares do controlo tcnico e bibliogrfico existem os smbolos grficos, a mira tcnica, os quadros de ttulo e as sequncias de imagens. Os smbolo grficos tem o objectivo de identificar o estado dos documentos a microfilmar, assinalar as anomalias e dar as indicaes necessrias para a leitura do microfilme. Os smbolos devem ser microfilmados, independentemente do documento e sempre antes do fotograma que se pretende assinalar. A utilizao da mira tcnica torna-se imperiosa uma vez que atravs dele que se determinam os detalhes mnimos legveis sobre uma microcpia. A sua aplicao tem como objectivo definir e controlar a qualidade da imagem. Os quadros de ttulo servem para identificar o microfilme do ponto de vista bibliogrfico e tcnico, permitindo que cada microfilme constitua uma forma autnoma de trabalho. O controlo arquivstico visa a integridade e autenticidade da informao no novo suporte. Tal como tem vindo a ser enumerado so vrios os requisitos tcnicos que se deve ter em conta nos suportes microgrficos, a saber: matriz; procedimentos exigveis na execuo da matriz; duplicados; especificaes de estabilidade (revelao; armazenamento).

5.4. Manuseamento, Acondicionamento e Armazenamento

Todo o processo conducente microfilmagem de preservao s o efectivamente se os microfilmes forem manuseados, acondicionados e armazenados correctamente. Assim, o manuseamento dos suportes microgrficos deve ser feito com luvas de algodo fino ou nylon. Sempre que no seja possvel utilizar luvas deve-se segurar o microfilme pelas extremidades, no tocando nunca com os dedos na superfcie do mesmo. Os microfilmes devem ser protegidos da exposio luz solar, e no devem ser deixados nos aparelhos de leitura ou de inspeco. Os materiais utilizados no acondicionamento destes suportes devem ser neutros com caractersticas de preservao a longo prazo (exemplo caixas de carto neutro para matrizes). Estas caixas devem ser de gramagem adequada ao material que visam
Original a partir do qual se obtm reprodues. Cpia destinada a conservar a informao um contida no original, caso este se perca ou deteriore. Em princpio, o original e a cpia de segurana no devero estar armazenados no mesmo depsito um. 29 Cpia, geralmente em microforma, destinada a substituir, para todos os efeitos, originais eliminados. O recurso s cpias de substituio tem por base razes de gesto de espao ou de conservao um.
28 27

30

acondicionar. ainda recomendvel que o formato seja adequado ao tipo de suporte a acomodar, quer em termos de dimenso, quer em termos de forma geomtrica. Neste processo deve ser contemplado uma zona destinada identificao e descrio do contedo. A informao a gravar nas caixas dever ser efectuada recorrendo apenas a materiais neutros. No armazenamento dos suportes microgrficos deve-se ter em conta a localizao e caractersticas do depsito, o tipo de mobilirio utilizado, a intensidade da luz, a qualidade do ar, o controlo da temperatura e humidade relativa, etc.. Um aspecto importante passa pelo armazenamento das matrizes e duplicados de consulta ou de trabalho em locais distintos.

5.5. Normalizao e Legislao

A microfilmagem uma das opes quando se pretende cumprir funes de preservao e/ou substituio, e encontra-se devidamente normalizada e legislada, nomeadamente atravs das normas ISO (International Organization for Standardization). As normas ISO conferem directrizes tcnicas muito precisas. E da promulgao do Decreto-lei n 447/88, de 10 de Dezembro e, a sua posterior reviso materializada no Decreto-lei n 121/92, de 2 de Julho. A normalizao apresenta como objectivos/benefcios a simplificao, a reduo de custos, o aumento de segurana, a proteco do consumidor, a comunicao torna-se mais fcil e a eliminao de barreiras culturais. A ISO/IEC Guide 2: 1996 define norma como sendo um documento estabelecido consensualmente e aprovado por um organismo reconhecido, que define para uso contnuo e comum, regras, linhas e directrizes ou caractersticas para actividades ou seus resultados, com o objectivo de atingir o grau ptimo num determinado domnio30. As normas ISO, com a sua estrutura, ajudam a esclarecer aspectos tcnicos, mas deixam de fora, ao critrio dos profissionais da informao, os aspectos externos, acerca do formato original da documentao e do seu destino ltimo31. As normas tcnicas microgrficas so actualizadas regularmente32. No nosso pas, o Instituto Portugus da Qualidade (IPQ) a entidade responsvel pelas actividades de normalizao, certificao e metrologia e pela unidade de doutrina e aco do Sistema Portugus da Qualidade (SPQ). a entidade responsvel pela coordenao, gesto geral e desenvolvimento do Sistema Portugus de Qualidade. Compete-lhe tambm assegurar e manter a ligao com outros organismos internacionais de normalizao, nomeadamente, a International Organization for Standardization (ISO) que no s define, como, a nvel internacional, estipula as normas de transferncia de suportes. Na sua aco, o IPQ orienta a actividade de numerosos organismos que com ele colaboram, aplicando e promovendo o uso generalizado de procedimentos, de tcnicas, metodologias e especificaes reconhecidos a nvel europeu e/ou internacional. A nvel internacional, o IPQ assegura a representao nacional no domnio da qualidade, mantendo contacto directo com os seus congneres europeus. Assegura a representao de Portugal em vrios organismos internacionais de normalizao, a saber: no European Committee for Standardization (CEN), no European Committee for Electrotechnical Standardization (CENELEC), na International Electrotechnical Commission
30 31 32

In ISO/IEC Guide 2: 1996 Standardization and related activities General Vocabulary. Cf. CABRAL, Maria Lusa - Amanh sempre longe demais: ...p.163. CF. FOX, L. Lisa - Microfilme de preservao... p. 5.

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(IEC), na Conference General des Poids et Msures (CGPM), na International Organization for Legal Metrology (OIML), na International Organization for Standardization (ISO) e na European co-operation for Acreditation (EA). A ISO trata-se de uma organizao no governamental, criada em 1947. Conta, actualmente, com 143 pases membros, sendo um dos quais Portugal, atravs do IPQ. A ISO composta por 186 comits tcnicos que trabalham vrias reas distintas, abrangendo todos os campos tcnicos. A ISO produz normas especficas sobre cada uma das reas da Micrografia: Vocabulrio; Qumica; Materiais; Procedimentos de execuo; Revelao; Duplicao; Controlo de Qualidade; Acondicionamento e Preservao; Equipamentos. O suporte microgrfico mais utilizado o microfilme. Este facto deve-se, essencialmente a cinco factores que, de seguida, se enumera: Primeiro factor, a promulgao do Decreto-Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro, e a sua posterior reviso materializada no Decreto-Lei n. 121/92, de 2 de Julho. O decreto de 1988 regula a pr-arquivagem de documentao. Logo, estabelece as disposies legais relativas publicao das portarias que orientam a avaliao, seleco e eliminao de documentao que deixa de ter interesse administrativo. Com a publicao deste diploma procurou-se, por um lado, dar critrios uniformes e tecnicamente correctos aos processos de avaliao, seleco e eliminao dos documentos de arquivo e, por outro lado, tornar obrigatrio o parecer favorvel por parte do rgo coordenador da poltica arquivstica nacional. O decreto de 1992 estabelece os princpios de gesto de documentos relativos a recursos humanos, financeiros e recursos patrimoniais dos servios da administrao directa e indirecta do Estado. Face ao avolumar de grandes massas documentais constantes em inmeros organismos da Administrao Pblica houve a necessidade de se proceder implementao da gesto dos documentos produzidos em diversos domnios, nomeadamente, recursos humanos, financeiros e patrimoniais. Atravs destes decretos racionalizaram-se as prticas relativas ao tratamento das sries documentais disciplinando-se, desta forma, o ciclo de vida dos documentos de arquivo atravs da introduo das tabelas gerais de avaliao, seleco e eliminao de documentos. Estes procedimentos, aliados generalizao da prtica de transferncia de suporte, tiveram como intuito controlar o volume documental de modo a facilitar a recuperao da informao. O segundo factor, as cpias obtidas a partir de microfilme tm valor probatrio e so o nico suporte aceite em tribunal como prova, depois da eliminao do documento original. Terceiro factor, processo microgrfico enquanto meio tecnolgico no se tornou obsoleto, pelo contrrio, a sua evoluo acompanhou a era das novas tecnologias e, facilmente, se adaptou a estas. Desenvolveram-se, por exemplo, sistemas hbridos atravs dos quais os documentos so microfilmados e digitalizados em simultneo, bem como, sistemas que possibilitam a converso da informao contida no microfilme para suporte digital. Quarto factor, o processo de microfilmagem apresenta custos reduzidos comparativamente a outros processos de transferncia de suportes. Quinto e ltimo factor, o microfilme d-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade de reproduo, quando aplicadas as normas tcnicas de qualidade existentes para os sistemas microgrficos. Testes efectuados mostram que, se

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todos os parmetros de qualidade forem cumpridos durante o processo da microfilmagem, os suportes em poliester podem durar at 500 anos. Com base na anlise dos diplomas pode-se apresentar algumas regras que se deve ter em conta num processo de microfilmagem, a saber: A microfilmagem autorizada em documentos que se devem manter em arquivo e consequentemente a inutilizao dos originais; A microfilmagem ser executada sob a responsabilidade do chefe do respectivo servio; As diversas espcies documentais sero microfilmadas em duas bobines, que ficaro guardadas em locais diferentes; Os filmes no podero sofrer cortes ou emendas e devero reproduzir termos de abertura e de encerramento. O primeiro mencionando a espcie microfilmada e do segundo constar a declarao de que as imagens nele contidas so reprodues totais e exactas dos originais. O termo de encerramento conter rbricas dos funcionrios que intervieram nas operaes de microfilmagem e a assinatura do responsvel ou arquivista encarregado de orientar os trabalhos; A microreproduo do termo de encerramento ser autenticada com o selo branco apropriado; A inutilizao dos documentos ser feita de modo a impossibilitar a sua reconstituio; As fotocpias tm a fora probatria dos originais, mesmo quando se trate de ampliaes obtidas a partir das microfilmagens e desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsvel e com o selo branco. Mas, antes de se dar incio ao processo de microfilmagem deve-se preparar a documentao, ou seja, essencial verificar: Numerao e ordem da documentao; Faltas de documentao; Ausncia de identificao arquivstica; Existncia de elementos que provoquem o encravamento do equipamento (mquinas rotativas); Estado de conservao.

5.6. Digitalizao de Microfilmes

A tecnologia microgrfica continua actual e compatvel com as novas tecnologias, graas aos digitalizadores de imagens que associam grandes volumes de documentao em arquivos permanentes. A microfilmagem poder permanecer como uma etapa preliminar em processo de preservao que, eventualmente, conduziria digitalizao, ou o filme poder ser gerado a partir da imagem digital. Ambos as situaes so possveis graas tecnologia existente33. Os microfilmes podem servir de base digitalizao, ou seja, podem executar-se microfilmes de preservao e, a partir deles, executar a digitalizao para o acesso multiposto, em larga escala, distribudo em rede. A soluo hbrida permite dispor, por um lado, do microfilme com o seu registo exacto e sequencial, com valor de arquivo e uma garantia de durabilidade por quinhentos anos, [e por outro lado, do] suporte electrnico mais adaptado s exigncias e ao ritmo actuais, mais medida do utilizador, liberto das peias da ordem documental. [...] Assim, a documentao preparada apresentar uma mais-valia insubstituvel

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Cf. . WILLIS, Don Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de materiais impressos, p 19.

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junto do grande pblico, reunindo de forma harmoniosa preservao e acesso.34. A digitalizao de microfilmes apresenta como vantagens o acesso remoto, o tratamento virtual e a facilidade de acesso. A tecnologia digital propicia os meios de codificao digitalmente de documentos previamente scanneados em forma de imagem para armazenagem, transmisso e recuperao de sistemas computadorizados35. A digitalizao, em comparao com o microfilme, melhora bastante a acessibilidade de materiais de preservao. Alm de permitir ao utilizador a possibilidade de adicionar integral ou parcialmente o documento, atravs da requisio de uma cpia impressa. A forma impressa , com toda a certeza, de melhor qualidade e resoluo mais alta que a equivalente produzida a partir de microfilme. A imagem digital permite tambm a melhoria substancial ao acesso intelectual e, ainda podem ser indexadas pelos nmeros das pginas e, em caso de livros, por seces, captulo ou parte. O objectivo da preservao salvaguardar e optimizar o acesso fsico e intelectual documentao impressa em deteriorao. A imagem digital, uma vez microfilmada a documentao, reproduz a partir do microfilme uma cpia de qualidade superior do documento original. Os meios necessrios para um sistema deste tipo passara por: Um scanner para microfilme; Um aparato de armazenagem temporria para guardar as imagens digitalizadas; Uma estao de controlo de qualidade para revisar as imagens, real-las quando possvel escanear o filme novamente quando necessrio; Uma rede de alta velocidade para a transferncia das imagens ao servio de impresso, Um servio de impresso, para colocar em fila e tambm controlar o trabalho de impresso; Uma impressora digital de alta qualidade.36 A converso passa pela recepo, atravs da alimentao, de uma srie de imagens de fotogramas de microfilme que constituem um documento e tirar uma fotografia digital, para que esta imagem seja armazenada como um arquivo de computador e possa ser visualizada no monitor do computador. O processo de reconverso assegura a qualidade fsica da digitalizao, que inclui o controle da resoluo, bem como do contedo de imagem, contraste, distoro e sequncia.37 Este processo permite, igualmente, caracterizar ou indexar, o conjunto de arquivos de imagens de forma a reter a sua identidade como um documento nico para posterior armazenagem e recuperao. Os digitalizadores devem aceitar rolos de microfilme de 35mm negativo ou positivo, com fotogramas na vertical ou horizontal, em vrios graus de reduo. Deve possuir um mecanismo de alimentao automtico que permite a operao no assistida. Idealmente, deveria ser equipado com sensores para a deteco do incio e da borda de cada fotograma e para a correco automtica da distoro dos fotogramas. A funo de armazenagem permanente pode encerrar o processo transferindo as imagens, utilizando-se de mdia removvel ou atravs da rede, para a impressora digital de alta velocidade. Com o armazenamento procura-se propiciar um meio de alta capacidade e fiabilidade que permita a salvaguarda de uma coleco de documentos
CABRAL, Maria Lusa Amanh sempre longe demais:...p. 182. Cf. WILLIS, Don Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de materiais impressos, p 17. 36 WATERS, Donald J. Do microfilme imagem digital: como executar um projecto dos meios, custos e benefcios de converso para imagens digitais de grandes quantidades de documentos preservados em microfilme. Rio de Janeiro: Projecto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, 1997, p. 22. 37 Ibidem, p. 27-28.
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preservados na forma digital. Por outro lado, a finalidade de acesso permitir ao utilizador a possibilidade de recuperar os documentos preservados na forma de imagem. Os componentes do subsistema incluem o servidor de apresentao de imagens e as estaes de visualizao de imagem38. A soluo ideal consiste num sistema hbrido, ou seja, a combinao de filme e reproduo digital de imagens. Este sistema , actualmente, a melhor alternativa, para a preservao. Os sistemas microgrficos proporcionam um meio de armazenamento barato, de alta qualidade arquivstica, enquanto os sistemas digitais de imagens contribui para o acesso, distribuio e transmisso da informao. Fazer, primeiro o microfilme e criar, a partir deste, as imagens digitais atravs de scanners selectivos do filme parece ser a melhor opo de preservao, desde que se dispensa alguma ateno na indexao da coleco de filmes39. Os scanners de microfilmes digitalizam automaticamente a imagem desde tamanho A0 at A4. Permitem seleccionar a resoluo certa, de modo a corresponder a determinados requisitos ou capacidades de armazenamento. O scanner produz imagem de alta qualidade em nveis de cinzento, bem como puras e ntidas a preto e branco, tirando partido de tecnologias incorporadas no hardware, para melhoramento automtico de imagem. O melhoramento de imagem vai mesmo mais alm, com remoo automtica de rudo ou sujidade de fundo. O alinhamento electrnico permite endireitar horizontalmente a imagem. Quando se efectua a digitalizao pode-se ajustar interactivamente o brilho e o contraste da imagem. A digitalizao controlada atravs do software WIDEimage, que com as suas duas janelas de visualizao permite ao utilizador mover-se no interior da imagem e pr-visualizar os resultados de alteraes efectuadas nas opes de digitalizao. Podese igualmente, definir uma janela de digitalizao directamente na imagem, de modo a capturar pores limitadas do documento, bem como fazer espelho e inverter a imagem. O scanner binrio opera pela movimentao de uma arranjo CCD sensvel luz ao longo da pgina, a uma velocidade fixa. O CCD tem um nmero suficiente de sensores discretos para gerar o nmero especificado de amostras por polegada (resoluo) na direco horizontal, multiplicado pela largura da pgina. Em scanners binrios, um valor limite seleccionado para converter esta representao anloga de luz em um valor binrio de preto (0) ou branco (1). No scanner, qualquer valor abaixo do ponto limite seleccionado definido como preto (0) e qualquer valor acima daquele ponto branco (1). Os scanner de gradao de cinza so scanner de qualidade superior aos scanner binrios, tm a capacidade de representar a quantidade de luz reflectida pela pgina em cada pixel por um valor gravado pelo elemento do CCD. O nmero de nveis de cinza determina o nmero de bits necessrios ao armazenamento de cada pixel. Dezasseis nveis de cinza necessitam de quatro bits para ser representados. A oito bits por pixel, o scanner pode representar at 256 nveis de cinza40. Aps a converso do original em cpias digitais, o grande desafio consiste na proteco das cpias da deteriorao e da destruio. A preservao digital centraliza-se na escolha da forma de armazenamento, na expectativa de vida dos sistemas de formao de imagens digitais e na preocupao com a migrao dos arquivos digitais para futuros sistemas, de
Cf. WATERS, Donald J. Do microfilme imagem digital: como executar um projecto...p. 28-31. Cf. WILLIS, Don Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de materiais impressos, p. 14, 26. 40 Cf., Ibidem, p. 43-44.
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modo a garantir o acesso41. A gesto da preservao de imagens digitais em arquivos inclui a gerao, organizao e indexao, a armazenagem, a transmisso e a contnua manuteno da integridade intelectual. A preservao digital tem pouca relao com a longevidade de discos pticos, fitas magnticas e outros meios de armazenagem. A viabilidade dos arquivos de imagem digital dependem da expectativa de vida dos sistemas de acesso. A seleco para a preservao em forma digital um processo intimamente ligado ao uso activo de arquivos digitais. Com a necessidade da migrao de dados para outro sistema de armazenamento e acesso, apresenta-se a exigncia de revisitar a deciso, de modo a preservar a informao. A qualidade condicionada pelas limitaes quanto captura e exposio da tecnologia. O principal objectivo da qualidade na preservao assegurar o contedo intelectual e visual para apresent-lo aos utilizadores da maneira mais adequada s suas necessidades. Tanto a integridade fsica como a intelectual tm o seu lugar na preservao digital. A integridade intelectual, a indexao da informao no independente do contedo do item, mas uma parte integrante do arquivo digital. A preservao da integridade intelectual envolve procedimentos de autenticao (direitos de autor), de forma assegurar que os arquivos no sejam intencional ou acidentalmente alterados42. 5.6.1. Normas Tcnicas aplicveis Imagem Digital A normalizao aplicvel ao sistema de imagem digital distingue-se em trs grupos, a saber: normas de comunicao, de armazenamento e de aplicao. No entanto a norma ISO 8613, intitulada Information Processing Text and Office Systems Office Document Architecture (ODA) and Interchange Format (ODIF) o padro internacional que prevalece. Em segundo lugar, os arquivos de estrutura, que descrevem o contedo dos documentos de imagem em concordncia com a ISO 8613, devem ser armazenados e recuperado de um arquivo de base de dados conectado referencialmente aos arquivos de imagens de documentos.

CONWAY, Paul Preservao no universo digital. Rio de Janeiro: Projecto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, 1997, p. 22. 42 Cf. CONWAY, Paul Preservao no universo digital, p. 21-24..
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APRECIAO CRTICA
A redaco deste relatrio permitiu a reflexo sobre o trabalho e actividades desenvolvidas no decorrer do estgio, bem como a reviso global aos contedos programticos do curso. O estgio curricular, tal como o nome indica, obedece a critrios e metodologias prprias, as quais visam o cumprimento dos objectivos inerentes a um estgio desta natureza. Em termos crticos poderia destacar como foi positivo, desde o incio do estgio, o acolhimento que me foi dispensado pela equipa dos profissionais que permitem o funcionamento do Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas, profissionais estes que demonstraram estar altura, no s das tarefas que lhes so adstritas, como tambm das respostas s muitas questes por mim colocadas. A sua disponibilidade foi sempre total indo muito para alm daquilo que seria de esperar, podendo eu sempre contar com a sua experincia e conselho nesta fundamentado. Para alm do mais foi de igual modo importante poder desfrutar das modernas instalaes do Servio que, para alm da adequao reconhecida exigncia das tarefas, foram dotadas do equipamento e tecnologia indispensvel multiplicidade e complexidade das vrias fases dispensadas ao tratamento da documentao que constitui o seu acervo. A durao limitada do estgio no permitiu, infelizmente, um contacto mais directo com o servio de microfilmagem desenvolvido no arquivo. Contudo, o balano do estgio foi deveras positivo, indo mesmo alm das minhas expectativas.

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CONCLUSO
O presente relatrio reporta-se ao estgio curricular, o qual fora realizado no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas. Trata-se, tal como o nome indica, de um estgio inserido no Curso de Especializao em Cincias Documentais, na variante de Arquivo, da Universidade Autnoma de Lisboa. O estgio visa dotar os discentes da componente prtica inerente ao profissional de arquivo. Desta forma, possibilita o contacto directo com o mundo da arquivstica, quer com os espaos quer com os profissionais, e todas as questes com ela relacionada. Torna-se, sem dvida numa mais valia para a formao do discente, com vista a enfrentar o mercado de trabalho com uma maior e melhor preparao, conhecedor da realidade concreta dos arquivos portugueses. Sendo o estgio curricular algo de to importante na formao do futuro profissional de arquivo deveria ser alargado o seu nmero de horas, pois verificar-se-ia uma maior aprendizagem, fulcral na sociedade actual. Apesar do seu reduzido nmero de horas, penso ter conseguido retirar o mximo partido desta oportunidade, pela diversificao de actividades realizadas.

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BIBLIOGRAFIA
ESTUDOS ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida M. O. et al Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. Arquivos Correntes, Organizao e Funcionamento. Rio de Janeiro: Ministrio da Justia, 1975. CABRAL, Maria Lusa Amanh sempre longe demais: crnicas de preservao e conservao. Lisboa: Gabinete de Estudos a & b, 2002. CABRAL, Maria Lusa Microfilmagem e Digitalizao. A coexistncia pacfica. Pginas a &b, 2. Lisboa: Edies Colibri, 1998, p. 41-52. CONWAY, Paul Preservao no universo digital. Rio de Janeiro: projecto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, 1997. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1982. CRUZ MUNDET; RAMN, Jos Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Germn Sanchz Ruiprez, 1994. FARIA, Maria de Ftima; RIBEIRO, Anabela Microfilme em arquivo: manual de procedimentos. 2 verso, Lisboa: Instituto Portugus de Arquivos, 1991.

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SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao. Ensaio epistemolgico para um novo modelo curricular. Porto: Afrontamento, 2002. SUBTIL, Jos O Ministrio das Finanas (1801-1996). Estudo orgnico e funcional. Lisboa: Ministrio das Finanas, 1996. VIEIRA, Joo Orientaes Gerais sobre Gesto de Documentos de Arquivo. Lisboa: IPA, 1991. WATERS, Donald J. Do microfilme imagem digital: como executar um projecto dos meios, custos e benefcios de converso para imagens digitais de grandes quantidades de documentos preservados em microfilme. Rio de Janeiro: Projecto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, 1997. WILLIS, Don Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de materiais impressos. Rio de Janeiro: Projecto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, 1997.

SITES http://www.min-financas.pt http://www.digesto.gov.pt

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NDICE GERAL
_____________________________________________________________________________ RESUMO ____________________________________________________________________ 2 0. INTRODUO ______________________________________________________________ 3 1. ARQUIVSTICA: CONSIDERAES GERAIS ________________________________________ 4
1.1. Breve Resenha Histrica _______________________________________________________ 4 1.2. Cincia, Objecto e Metodologia_________________________________________________ 7

2. O MINISTRIO DAS FINANAS ________________________________________________ 14

2.1. Historial ____________________________________________________________________ 14 2.2.Organizao _________________________________________________________________ 14 2.3. Secretaria Geral: historial _____________________________________________________ 15
2.3.1. Direco de Servios de Documentao e Informao __________________________________ 17

3. ARQUIVO CONTEMPORNEO DO MINISTRIO DAS FINANAS_______________________ 18

3.1. O Edifcio: contextualizao histrica___________________________________________ 18 3.2. Descrio do Acervo __________________________________________________________ 19
3.1.1. Descrio Fsica do Edifcio ________________________________________________________ 19

4. ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ESTGIO NO MBITO DA ARQUIVSTICA ___________ 21

4.1. Inventariao ________________________________________________________________ 21 4.2. Constituio de Sries ________________________________________________________ 23 4.3. Seleco de Documentao ____________________________________________________ 25

5. MICROFILMAGEM __________________________________________________________ 28
5.1. Vantagens e Desvantagens da Utilizao do Microfilme __________________________ 28 5.2. Modos de Captao de Imagem ________________________________________________ 29 5.3. Inspeco e Controlo de Qualidade ____________________________________________ 29 5.4. Manuseamento, Acondicionamento e Armazenamento ___________________________ 30 5.5. Normalizao e Legislao ____________________________________________________ 31 5.6. Digitalizao de Microfilmes __________________________________________________ 33
5.6.1. Normas Tcnicas aplicveis Imagem Digital_________________________________________ 36

APRECIAO CRTICA _________________________________________________________ 37 CONCLUSO ________________________________________________________________ 38 BIBLIOGRAFIA _______________________________________________________________ 39 NDICE GERAL _______________________________________________________________ 41

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