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1. Introduo
Introduo
Objetivos
Capacitar os participantes para 1. Compreender o papel do Auditor 2. Conhecer os tipos de auditoria e suas aplicaes 3. Ter habilidade para avaliar os requisitos da ISO 9001 4. Compreender o ciclo de auditoria 5. Capacitar para elaborao de check-list 6. Capacitar para identificar e apresentar no-conformidades 7. Preparao e apresentao de relatrio de auditoria
Introduo
Programa
1. Introduo 2. Auditorias: Conceitos e Tipos 3. Ciclo de atividades de uma auditoria 4. Atividades de preparao 5. Conduo de auditorias 6. Atividades ps-auditoria 7. Aspectos Comportamentais 8. Gerenciamento de um programa de auditorias
Introduo
Introduo
Conceito de Auditoria
Uma atividade documentada, baseada em procedimentos estabelecidos e check-lists, por exame e avaliao de evidncias objetivas de que os elementos do Sistema de Garantia da Qualidade tenham sido desenvolvidos e efetivamente implementados de acordo com requisitos especificados.
Uma auditoria no deve ser confundida com inspeo para aceitao de produto ou controle de processo.
Objetivos da Auditoria
1. Determinar a conformidade do Sistema da Qualidade com os requisitos especificados. 2. Determinar a eficcia do Sistema da Qualidade. 3. Proporcionar ao auditado possibilidades de melhoria no Sistema da Qualidade. 4. Consolidar a implementao do Sistema da Qualidade.
Classificao de Auditorias
Quanto Finalidade
Auditoria de ADEQUAO
Auditoria de CONFORMIDADE
Classificao de Auditorias
Quanto ao Tipo
Auditoria de SISTEMA
Auditoria de PROCESSO
Auditoria de PRODUTO
Classificao de Auditorias
Quanto organizao que executa
Classificao de Auditorias
Quanto Abrangncia
Auditoria COMPLETA
Auditoria PARCIAL
Classificao de Auditorias
Quanto Aplicao
Auditoria PREVENTIVA
Auditoria CORRETIVA
Ciclo de atividades de uma auditoria Preparao da auditoria Conduo da auditoria Atividades ps-auditoria
4. Atividades de preparao
Atividades de preparao
Atividades de preparao
Atividades de preparao
Independncia Nmero adequado - no recomendvel um nmero grande Conhecimento tcnico especfico - recrutamento externo, caso necessrio Auditor lder - experincia e treinamento para organizar e conduzir a auditoria
Atividades de preparao
Elaborao de check-lists
Uniformizar atuao dos auditores Evitar a omisso de pontos importantes Reduzir o tempo gasto na auditoria Registro de pontos satisfatrios e deficincias Indicar mtodo ou tcnica para verificar cada item Servir como mtodo de treinamento de novos auditores
Atividades de preparao
1. Relevncia: os pontos de verificao devem abranger todos os departamentos contidos no escopo da auditoria. 2. Representatividade: os pontos de verificao devem abranger uma amostra representativa de elementos de controle do Sistema da Qualidade.
Atividades de preparao
Atividades de preparao
Conduo da Auditoria
Reunio de abertura
Apresentao da equipe Definir reas para auditoria Solicitar documentao Recursos necessrios Agendar reunio ps-auditoria Estabelecer clima favorvel
Durante a auditoria
1. Separe os nveis de superviso a serem contatados 2. Obtenha registros dos fatos 3. Informe s pessoas de que voc estar fazendo anotaes 4. Reveja diariamente o cronograma de auditoria 5. No critique as operaes, a menos que algo grave esteja acontecendo, como violao a uma lei. 6. Recomende conceitos - no planos. 7. No faa recomendaes baseado em conversas. Certifique-se dos fatos 8. Enfatiza aspectos do sistema, em vez de pessoas
Conduo da Auditoria
Durante a auditoria
9. No cite nomes de outras empresas. 10. No comente sobre o modo como sua organizao trabalha. 11. Faa perguntas abertas: O que? Como? Quem? Quando? Por que? Onde? 12. No pergunte tudo. Faa observaes. 13. V alm das perguntas listadas. Aprofunde. 14. Pergunte a mesma questo mais de uma vez. 15. Converse com as pessoas - no somente com as chefias. 16. Termos utilizados: Fale-me! Mostre-me!
Conduo da Auditoria
Evidncias objetivas
Informao quantitativa ou qualitativa, registros ou sentenas de fatos pertinentes qualidade de um produto ou servio, ou da existncia e implementao de elementos de um sistema de qualidade, que sejam baseadas em observaes, medidas ou testes verificveis
Conduo da Auditoria
Conduo da Auditoria
Dr. Roberto, mdico residente do Hospital Central, foi incumbido de participar de uma reunio s 11hs na sala do Dr. Jurandir a fim de discutir detalhes sobre as especificaes tcnicas do novo centro cirrgico. A caminho do hospital , o Dr. Roberto envolveu-se em um acidente automobilstico do qual saiu lesionado. No instante em que o Dr. Jurandir recebeu a notcia do acidente, o Dr Roberto estava a caminho do hospital para exames radiogrficos. Dr. Jurandir ligou para a radiografia, mas ningum l parecia saber sobre o Dr. Roberto. possvel, que o Dr. Roberto no tenha chegado a sala de radiografias.
Conduo da Auditoria
Conduo da Auditoria
Conduo da Auditoria
Enfim,
1. O Sistema da Qualidade funciona? 2. As pessoas trabalham segundo o sistema? 3. Isto pode ser comprovado atravs de evidncias objetivas
Conduo da Auditoria
O exerccio do julgamento
A Auditoria nunca uma atividade totalmente precisa. O Auditor precisar exercitar seu julgamento, considerando: 1. Qual o requisito 2. Como investigar 3. Como falar 4. O que olhar 5. Quanto tempo persistir em um tpico 6. Quanto olhar 7. Existe uma no conformidade? 8. A no conformidade significante?
Conduo da Auditoria
Evidncia objetiva?
1. Algo que voc veja 2. Algo que dito por um representante da gerncia como sendo a poltica ou prtica da empresa 3. Algo que dito por um funcionrio descrevendo sua compreenso do que a prtica da empresa 4. Na presena de um segundo membro da equipe auditora No evidncia objetiva: 1. Ouvir dizer 2. Algo dito por algum sobre o que outra pessoa faz
Conduo da Auditoria
A Investigao
Declarando no-conformidades
O auditor necessita portanto: 1. Conhecer bem os requisitos da Norma 2. Estar seguro sobre os fatos
Conduo da Auditoria
1. Falta de atendimento a qualquer dos requisitos requeridos pela norma de referncia 2. Baseada em evidncias objetivas 3. Apresentar a evidncia ao representante da gerncia e obter sua concordncia dos fatos 4. Declarar verbalmente a no conformidade ao representante da gerncia 5. Se necessrio, o gerente corrigir se os fatos estiverem errados 6. Se o Auditor estiver seguro da no conformidade, manter e anotar o fato para a reunio de encerramento. 7. Fazer registros adequados da no conformidade
Conduo da Auditoria
Conduo da Auditoria
1. O gerente do Departamento de Controle da Qualidade assinou o certificado de liberao dos tanques 6,9 e 10, embora o contedo estivesse em situao no conforme, pois houve presso do Gerente Geral para liberao do produto noconforme. No h evidncia da existncia de autonomia organizacional e autoridade para processamento posterior, entrega ou instalao de produto no conforme. Esta evidncia objetiva contraria o item 4.1.2.1. da Norma ISO 9001.
2. Foram encontrados vrios formulrios de inspeo dos tanques de fermentao sem a assinatura do encarregado responsvel, tal como determina o Manual da Qualidade.No h evidncia de que os processos de fermentao so executados sob condies controladas conforme o procedimento escrito no Manual da Qualidade. Isto evidencia uma no conformidade ao item 4.9. da ISO 9002.
3.No foi possvel realizar a verificao do correto funcionamento de um filtro instalado em uma unidade da empresa seis meses atrs pois no foram desenvolvidos procedimentos para sua execuo de modo a atender os requisitos especificados. Isso evidencia uma no conformidade ao item 4.9 da ISO 9002.
Exerccio
1. Escreva as declaraes de no conformidade para os seguintes cenrios: Um relatrio de inspeo mostrou que 20% dos tanques maturados no ms no haviam passado pelas inspees intermedirias. O responsvel pela rea no tinha conhecimento que aquela era a dcima vez que o mesmo fato havia acontecido. Na fermentao, houve uma modificao nos parmetros feita pela pelo pessoal da produo, sem o conhecimento da rea de processo. O responsvel pela produo alegou que o Depto. de Vendas havia aprovado tal modificao mostrando uma carta que provava sua afirmao. Um equipamento de teste de produto no cozimento foi desenvolvido pelo Depto. de Manuteno da prpria empresa, no havendo documentao de homologao, nem a indicao deste equipamento no plano de inspeo. Na ltima auditoria descobriu-se que aquele equipamento estava quebrado. Na inspeo final de um tanque de fermentao, o Controle da Qualidade aprovou uma partida que havia sido modificada pelo gerente industrial para correo de um dado fator. O procedimento exigia que somente o gerente industrial poderia aprovar uma partida que foi corrigida. Conduo da Auditoria
2.
3.
4.
Reunio ps-auditoria
Relatar resultados Apresentao impessoal, isenta de julgamentos Obter comprometimento e cronograma para correes Reafirmar responsabilidades sobre aes corretivas
Conduo da Auditoria
A categorizao das no-conformidades deve ser feita no final da Auditoria e antes da Reunio de Encerramento. O auditor ter uma viso geral dos fatos Conduo da Auditoria
Preparando o Sumrio
Com todas as no-conformidades escritas e categorizadas, o auditor lder deve preparar um sumrio para ser apresentado verbalmente. Este sumrio deve conter as concluses do auditor do grau de conformidade do Sistema da Qualidade do auditado com a norma de referncia. As concluses devem ser baseadas nas evidncias objetivas encontradas na Auditoria.
Conduo da Auditoria
Reunio de Encerramento
1. Normalmente uma situao estressante 2. Deve ser controlada pelo auditor lder 3. Nunca chegar atrasado 4. Preparar uma agenda que ser distribuda na reunio 5. Se houver contestao, o auditor deve analisar e exercitar seu julgamento. 6. Se a no conformidade contestada for clara, desculpar-se mas no retirar a no conformidade 7. Se houver novos fatos e que necessite de novas verificaes, anote e verifique o fato em futura visita de acompanhamento
Conduo da Auditoria
Conduo da Auditoria
6. Atividades psauditoria
Atividades ps-auditoria
O Relatrio da Auditoria
1. Dados referentes auditoria 2. Escopo e propsitos 3. Amostra auditada 4. No-conformidades 5. Concluso 6. Distribuio 7. Confidencialidade
Atividades ps-auditoria
Aes corretivas
Atividades ps-auditoria
A norma exige que: O auditado promova aes corretivas necessrias para solucionar as no-conformidades encontradas na Auditoria Interna ou Externa Os procedimentos para aes corretivas sejam documentados
Declaraes de no conformidade que retratam claramente o problema podem ser de grande ajuda ao auditado para melhorar o sistema e prevenir futuros problemas
Atividades ps-auditoria
Formulrios de Ao Corretiva
Para controlar as atividades do procedimento de Ao Corretiva, algum tipo de formulrio necessrio, podendo conter: Nmero de Referncia No Conformidade Responsabilidades Ao a ser tomada Prazo de implementao Verificao
Atividades ps-auditoria
Atividades ps-auditoria
Acompanhamento
Programar e conduzir visitas peridicas para assegurar continuidade do sistema de garantia de qualidade
Atividades ps-auditoria
7. Aspectos Comportamentais
Aspectos Comportamentais
Os Participantes
1. Auditor Lder Comanda a auditoria 2. Auditor (segunda pessoa) Ajuda a dividir o trabalho de investigao Ajuda a escrever o relatrio de no-conformidades 3. Representante da Gerncia Explicar as dvidas do auditor no departamento auditado Confirmar as no-conformidades declaradas 4. Auditado (Supervisores/funcionrios) Pessoas pertencentes ao departamento auditado com quem o auditor conversa 5. Guias Facilitam o trnsito dos auditores pelos setores da empresa
Aspectos Comportamentais
Deveres do auditor
Conhecer os objetivos da auditoria Conhecer os controles Conhecer os padres Conhecer a populao Conhecer a verdade Conhecer os efeitos Conhecer mtodos modernos Saber como e quando comunicar
Aspectos Comportamentais
Deveres do auditado
Contribuir para a execuo da auditoria Iseno de discriminao Explicar apenas o necessrio No expor assuntos confidenciais Saber ouvir Em caso de dvida, solicitar as explicaes necessrias
Aspectos Comportamentais
O BOM Auditor: Diplomtico Paciente Bom comunicador Bom juiz Auto disciplinado Imparcial Trabalhador Mentalidade aberta Honesto Analtico Interessado Treinado Entusiasmado Profissional
Aspectos Comportamentais
O MAU Auditor: Ingnuo Teimoso Ansioso para agradar Inseguro Inclinado a discusses Indisciplinado Chato
Aspectos Comportamentais
FUNDAO CARLOS ALBERTO VANZOLINI. Apostila: Auditorias da Qualidade. INSTITUTO BRASILEIRO DA QUALIDADE NUCLEAR. Apostila: Auditorias da Qualidade. AZAMBUJA, Telmo Travassos de. Documentao de Sistemas da Qualidade - Um Guia Prtico para a Gesto das Organizaes. IPIRANGA Jr., Jandir. Auditoria da Qualidade. FUCAPI, Manaus, 1996. MCG QUALIDADE / P-E BATALAS. Apostila: Formao de Auditores Lderes em Sistemas da Qualidade (Lead Assessor Trainning). KENETH, Arnold. O Guia para a ISO 9000. Editora Campos, Rio de Janeiro (1995). LAMPRECHT, James L. ISO 9000 e o Setor de Servios - Uma Reviso Crtica das Revises de 1994. Qualitymark Ed., Rio de Janeiro (1994). MAURITI, Maranho. ISO Srie 9000: Manual de Implementao. Qualitymark Editora, Rio de Janeiro (1993). ABNT. Normas NBR ISO 10011-1 - Diretrizes para Auditoria de Sistema da Qualidade. OLIVEIRA, Marcos Antonio Lima de. Documentao para a ISO. Editora Qualitymark, Rio de Janeiro (1994).
Bibliografia bsica