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Pinto, Adilson Luiz; Moreiro Gonzlez, Jos Antonio O PROFISSIONAL BIBLIOTECRIO COMO GESTOR DE PESSOAS Encontros Bibli, Vol. 15, Nm. 29, 2010, pp. 52-65 Universidade Federal de Santa Catarina Brasil
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O PROFISSIONAL BIBLIOTECRIO COMO GESTOR DE PESSOAS THE PROFESSIONAL LIBRARIAN AS MANAGER OF PEOPLE

Adilson Luiz Pinto Universidade Federal de Mato Grosso adilsonluiz@ufmt.br Jos Antonio Moreiro Gonzlez Universidad Carlos III de Madrid jamore@bib.uc3m.es

Resumo Este artigo procura motivar o profissional bibliotecrio a assumir dentro das Bibliotecas ou Centros de Documentao, atividades de gestor de pessoas. Alguns aspectos relacionados gesto de pessoas so revisados de forma simples, a fim de facilitar o desenvolvimento de tcnicas e da adequao da metodologia nesta atividade. A condio proposta visa promover a reflexo e fornecer subsdios para a realizao da propagao desta atividade nas instituies de informao. Palavras-Chave: Gesto de Pessoas Bibliotecrio. Administrao de Bibliotecas. Monitoramento de Pessoal. Motivao.

Esta obra est licenciada sob uma Licena Creative Commons.

Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianpolis, v. 15, n. 29, p.52-65, 2010.

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1 INTRODUO

Desde o nascimento, o ser humano est inserido em sistemas - familiar, econmico, cultural, educativo, etc. - onde existem regras, procedimentos e condutas ticas e morais que priorizam o desenvolvimento de aes para o alcance dos objetivos estabelecidos de acordo com as caractersticas de cada sistema. De acordo com Chiavenato (2000), qualquer que seja o sistema, o seu desempenho depende do papel exercido por cada um de seus componentes, que devem interagir de forma harmnica e integrada para a obteno dos resultados almejados. No caso dos sistemas econmicos, mais especificamente das organizaes como sistemas que congregam o trabalhador profissional a interao necessria ao seu bom desempenho depende diretamente da integrao dos indivduos que o constituem, contribuindo para isso o bom exerccio da gesto de pessoas. A gesto de pessoas visa incentivar o poder de criatividade e tambm de responsabilidades conjuntas, entre gerentes e operrios, onde todos respondem pelos erros e acertos, tendo como alvo o aprimoramento de informaes e conhecimentos necessrios para os indivduos e para a organizao. (SALM E AMBONI, 1997). O termo gesto aparece frequentemente no dicionrio como sinnimo de gerncia e administrao, mas Valeriano (1998) os diferencia afirmando que Administrar e Gerenciar representam as atividades de planejar, decidir, agir e utilizar os recursos necessrios para alcanar seus objetivos; enquanto a Gesto se traduz por meio de atividades especficas delegadas pela gerncia para serem desenvolvidas, tais como: gesto da qualidade, gesto da documentao, gesto ambiental, etc. Complementando este raciocnio, Faria (1995, p.36), aponta a Gesto como um conjunto de prticas gerenciais da empresa claramente orientado por uma viso do foco no negcio da organizao, o qual determina sua misso, seus valores e sua filosofia. Porm, a gesto de pessoas uma atividade executada pelos gestores de uma organizao, contando com o apoio do setor de recursos humanos e tem como finalidade alcanar um desempenho que possa combinar as necessidades individuais das pessoas com as da organizao. Apesar da disseminao em tempos recentes da aplicao da gesto de pessoas, esta prtica ainda confundida com a atividade do setor de recursos humanos. A grande diferena entre ambas as denominaes que os recursos humanos esto calcados nos modelos clssicos, cientficos e
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burocrticos, fundamentados em um sistema econmico industrial, e, a gesto de pessoas est fundamentada na especialidade individual, no talento de seus agentes1.

2 A GESTO DE PESSOAS DENTRO DA ORGANIZAO

No momento atual, vivenciado pela sociedade da Era da Informao ou Era do Conhecimento, ou ainda, Sociedade da informao ou Sociedade do Conhecimento, o ambiente organizacional estruturado dentro de uma gesto competitiva (interna ou externa) determina, de acordo com Klein (1998), que o conhecimento se apresente como diferencial competitivo para as organizaes. No centro desta afirmao, encontram-se as pessoas como parte essencial desse processo, determinando que a gesto de pessoas seja bem organizada para que se alcance esse fim. As atitudes e filosofias de uma instituio transparente compartilhamento de tarefas e responsabilidades; descentralizao das tomadas de deciso menos complexas contribuem para o diferencial competitivo dentro da organizao. Em um ambiente organizacional essencial que todo o pessoal envolvido tenha em mente a definio da misso e dos objetivos incorporados na organizao, como elementos norteadores na formulao e planejamento de estratgias. importante tambm, que nesse contexto, as gerncias desenvolvam uma atuao que possibilite a nfase nos focos de aprendizagem da organizao, gerando subsdios ao desenvolvimento criativo da(s) equipe(s) e sua participao nas tomadas de deciso. A participao das pessoas no processo decisrio institucional aumenta as chances de que as organizaes consigam atingir seus objetivos e metas com excelncia. Justifica-se assim a importncia da gesto de pessoas, pois, segundo Davel e Vergara (2001, p.31).
As pessoas no fazem somente parte da vida produtiva das organizaes. Elas constituem o princpio essencial de sua dinmica, conferem vitalidade s atividades e processos, inovam, criam, recriam contextos e situaes que podem levar a organizao a posicionar-se de maneira competitiva, cooperativa e diferenciada com os clientes, outras organizaes e no ambiente de negcios em geral.

Contedo retirado da ideia central de Wikipedia http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_recursos_humanos Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianpolis, v. 15, n. 29, p.52-65, 2010. 54

O sucesso ou fracasso de uma instituio depende, entre outros fatores, da sensibilidade e habilidades das pessoas que ocupam cargos de comando em reconhecer e incentivar o desenvolvimento de sua equipe no conjunto de conhecimentos, habilidades e competncias necessrias para que sejam atingidos os objetivos traados pela instituio. A gesto de pessoas nas organizaes a funo que permite a colaborao eficaz das pessoas, empregados, funcionrios, agentes e demais recursos humanos, para alcanar os objetivos organizacionais e individuais. Para que os objetivos da gesto de pessoas sejam alcanados importante que os gerentes no desempenho de suas funes clssicas - planejar, organizar, dirigir e controlar incentivem a colaborao, atravs da motivao e ensinamento administrativo dos demais funcionrios. Para que a gesto de pessoas possa surtir algum efeito positivo e se consolide na organizao essencial que se observe as seguintes etapas: identificar, a partir do perfil estabelecido pela instituio, as pessoas que esto dentro da mdia, abaixo ou acima das expectativas; informar o gap (lacuna que o que a empresa espera e o que a pessoa apresenta naquele momento); desenhar um plano individual de capacitao por competncias, com vista reduo de custos; fornecer feedback sobre o potencial individual em tempo recorde; tomar decises relativas a rodzios, promoes, formao de grupos de sucesso, aconselhamento, remanejamentos; preparar as pessoas para a avaliao do desempenho.

3 CONSIDERAES SOBRE A POSSIBILIDADE DA GESTO DE PESSOAS NA BIBLIOTECONOMIA

O bibliotecrio o profissional que atua no mercado de trabalho dentro das bibliotecas, centros de informao, centros de documentao e empresas pblicas e privadas que, alm da funo de agente produtor e mediador de contedos informacionais desenvolvendo, com o uso de tcnicas e

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mtodos, melhorias na recuperao e disseminao da informao para um pblico-alvo, desempenha tambm a funo de gestor. O profissional bibliotecrio tambm est habilitado a auxiliar na estrutura institucional, no que diz respeito ao planejamento administrativo e fsico das bibliotecas. Sua formao acadmica o capacita para calcular espao com a quantidade adequada de material para o ambiente; organizar o acervo; normalizar documentos em geral; participar do desenvolvimento de bases de dados; associar-se ao trabalho de gestor da informao e do conhecimento; e desempenhar servios tcnicos e administrativos nas unidades de informao. (GUIMARES, 1996). Em uma biblioteca, o trabalho do bibliotecrio se fundamenta na proposta de refinamento de material final para usurios, organizando e disseminando a informao adequada para o consumo. Alm disso, existe ainda a responsabilidade de administrar a prpria biblioteca, exigindo do bibliotecrio responsvel pela unidade conhecimentos que lhe possibilitem exercer o papel de comando e coordenao das atividades desenvolvidas. Em todas as atividades exercidas em seu trabalho, o bibliotecrio tem a responsabilidade de desenvolver aes orientadas por uma filosofia de relao com pessoas, porm no comando e coordenao dos funcionrios, quando for o administrador da unidade de informao, que ressalta seu papel como gestor de pessoas. Na administrao das organizaes em geral, a essncia da gesto de pessoas reside no compartilhamento das responsabilidades e solues, investindo de diversas formas no aprimoramento profissional de seus funcionrios. Nesse cenrio, os processos aplicados na gesto de pessoas tm apresentado funes auto-sustentveis para serem agregadas ao ambiente informacional. Dessa forma, compreendendo a gesto de pessoas como um capital de processos (EDVINSSON E MALONE, 1998) - evidenciado, mas abaixo -, onde se criam valores ou no criam valores2, de suma importncia que, nas unidades de informao, o gestor tenha habilidade de colocar em prtica os seguintes procedimentos deste processo: a) agregar pessoas 1. criar ambiente propcio para a formao de uma equipe dinmica, tendo como foco a valorizao desse capital intelectual (Stewart, 1998), por meio de investimentos em treinamento, competncia, e futuro do funcionrio. Tambm pode ser descrito como competncia do funcionrio, capacidade de relacionamento e valores.

Human capital in transformation: intellectual capital prototype report, skandia Insurance 1998 (HSM Management , n.22. set./out. 2000, p.78) Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianpolis, v. 15, n. 29, p.52-65, 2010. 56

b) aplicar pessoas 1. definir os cargos na unidade de informao com a cooperao contnua das outras reas afins na organizao e; 2. estar sempre envolvido em reunies semanais ou mensais para anlise de desempenho da equipe, gerando sistemas de alavancagem dos pontos fortes inovadores evidenciados na execuo das atividades, viabilizando a consolidao ou criao de valores. c) desenvolver pessoas 1. proporcionar para a organizao empregados bem treinados e motivados; 2. trabalhar o ambiente interno da unidade de informao, com uma administrao horizontal; 3. disponibilizar todo o contedo informacional possvel sociedade, segundo a figura 1;

Figura 1:Ambiente interno da unidade de informao. Fonte: Os autores

4. aplicar Benchmarking3, observando o que est sendo adotado em outras organizaes (Bibliotecas/Centro de Informao) ou, at mesmo, instituies de fomento no pas e no exterior para extrair e aplicar os melhores resultados na unidade de informao; 5. trabalhar a rede informal, pelo menos15 minutos dirios, pois a troca informal, no corredor, no cafezinho, acrescenta na relao mtua de informaes; 6. trabalhar via e-mail trocas de informaes internas ou at mesmo externas, e; 7. desenvolver uma poltica de parcerias com outras instituies, visando a democratizao da informao e troca de contedo, propiciando unidade de informao uma rea de trabalho
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CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizaes, Rio de Janeiro : Campus, 1999, p.457 Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924, Florianpolis, v. 15, n. 29, p.52-65, 2010. 57

sem limitaes fsicas e aos funcionrios a possibilidade de intercmbio de conhecimentos, contribuindo para uma evoluo conjunta de todos os envolvidos. d) manter pessoas 1. gerar uma administrao horizontal, na qual o fundamental transmitir o modelo administrativo para a estrutura fsica, ou seja, colocar a direo/presidncia/chefia junto ao atendimento, de modo a gerar uma igualdade de comunicao, resultando em preocupao mtua de segurana, qualidade do ambiente interno e uma solidez que ser exposta ao ambiente externo, e; 2. aumentar a auto-atualizao e a satisfao dos empregados no trabalho. e) recompensar pessoas 1. implantar plano de carreira aos bibliotecrios da unidade de informao, com uma proposta de resultados frente motivao e reconhecimento do trabalho desenvolvido. f) monitorar pessoas 1. discutir e traar junto aos funcionrios da unidade de informao critrios e indicadores para a criao de uma escala de desempenho individual, a fim de criar subsdios para a aplicao do plano de carreira; 2. desenvolver, juntamente com os profissionais da rea de informtica, o monitoramento das atividades realizadas diariamente, gerando desta forma o arquivamento de solues para problemas futuros semelhantes aos atuais, facilitando a tomada de deciso, tendo como resultado final um banco de dados com as pesquisas realizadas, que ir funcionar como apoio deciso; 3. disponibilizar, na intranet ou mural, caso no haja sistema de computadores em rede, o desempenho mensal da equipe e os objetivos e metas determinadas pela instituio e/ou departamento, e; 4. gerar um banco de sugestes e reclamaes, agregando valores crticos a organizao. Os processos de gesto de pessoas, de certa forma, so desenhados de acordo com as exigncias do ambiente para o qual se destinam, a fim de obter a melhor compatibilizao entre si e de corresponder constituio de princpios ativos estabelecidos pela organizao que os desenvolve. No contexto de sua aplicao, todos esses processos esto relacionados entre si, de tal forma que se interpenetram e se influenciam reciprocamente, sendo que cada um deles tende a favorecer ou prejudicar os demais, quando bem ou mal utilizados.
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Na realizao dos processos relacionados, gesto de pessoas importante que tambm se desenvolva uma poltica de resultados, tendo como ponto crucial a distribuio da responsabilidade e dos mritos equipe. Tal procedimento contribui para a efetivao de um esprito competitivo da biblioteca na prestao de servios, possibilitando, assim, qualidade no ambiente interno (tanto emocional, quanto funcional) e agregando valores no ambiente externo, fortalecendo parcerias na disseminao e produo de informao.

4 A FUNO DO BIBLIOTECRIO GESTOR EM UNIDADES DE INFORMAO

A gesto de pessoas dentro de qualquer que seja a instituio caracterizada por ser hierrquica e distributiva, principalmente no que competem as atividades pessoais de cada agente (funcionrio) e para que a mquina administrativa funcione de forma correta. Para uma unidade de informao a gesto de pessoas assume todas estas caractersticas, envolvendo tambm o comportamento e a cultura do grupo de trabalho; o gerenciamento das mudanas e dos conflitos organizacionais; a promoo e o desenvolvimento profissional dos agentes; a gesto do conhecimento do grupo; e a avaliao constante do desempenho do grupo. (PESTANHA ET AL, 2003). Todas estas medidas so fundamentais para uma otimizao da gesto de pessoas dentro das unidades de informao, porm sem validade se no existir uma viso gerencial de descentralizao do poder nas competncias tcnicas e de atendimento. Mesmo porque possvel trabalhar com uma estrutura hierrquica sem uma centralizao total das tarefas e funes, no qual o gerente somente informa os objetivos a serem cumpridos e o grupo, em comum acordo, estuda as possibilidades de xito. A filosofia bem simples, trabalhar com a motivao e a auto-estima dos agentes para uma melhor qualidade dos servios. Caso este processo no tenha sucesso, sempre existe a possibilidade de mudar o foco, de descentralizador para centralizador. Dentro da unidade de informao fundamental que o gestor saiba a quem ele est delegando, entendendo o comportamento e a cultura do grupo e da prpria instituio administrativa da unidade de informao.
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Neste caso importante que exista aptido para uma dinmica do grupo, onde todos saibam as dificuldades e as facilidades dos seus parceiros para as atividades que esto destinadas, podendo assim, enriquecer a troca de experincia. Para esta ao importante que o gestor tambm seja exposto, para que saiba quais so suas fortalezas e debilidades dentro do grupo. A inteno desta ao verificar todos os possveis problemas que podem acontecer atravs das habilidades individuais de cada agente. Outra funo o controle das mudanas e dos conflitos dos agentes, no qual o gestor deve, por ordem, colocar, pelo menos uma vez no ms, os funcionrios em atividades trocadas, para que cada pessoa do grupo possa sentir as dificuldades de seus parceiros laborais e em uma emergncia possa suprir a falta de algum dos agentes em caso de desligamento da instituio. (FLEURY, 2002). Com esta ao evitam-se dois problemas, o primeiro de mudana gerencial, caso seja destitudo o gestor e o novo administrador queira direcionar os funcionrios a outras aes por crer que esto desperdiando o talento em uma atividade que no condiz com suas caractersticas profissionais; e a segunda (conflitos organizacionais) ajuda a controlar as diferenas internas, onde todos os participantes da gesto aprendem as virtudes de seus parceiros e tambm conseguem identificar suas dificuldades e debilidades no processo. (NASCIMENTO, 2006). Como conseqncia, o gestor consegue identificar quais so os agentes com melhor habilidade e virtude administrativa, podendo assim avaliar o desenvolvimento de seus profissionais, podendo promov-los, troc-los de funes e at mesmo deslig-los se seus objetivos no esto sendo satisfatrios para o bem de todo o processo. Para as instituies privadas este processo, como um todo, pode ser aplicado sem nenhum problema, bastando que o gestor tenha autoridade sobre toda a sua equipe. Para uma instituio pblica as coisas so bem mais complicadas, principalmente porque os agentes so concursados e detm uma srie de fatores administrativos burocrticos que os mantm contratados. Neste caso, a melhor soluo entrar em acordo com o agente sem envolver nenhuma outra pessoa e direcionar as atividades deste indivduo para outro processo dentro da unidade de informao, caso esta mudana no modifique a atitude do agente problemtico, deve-se tentar fazer uma troca com outra unidade da instituio pblica. No caso de universidades, existem vrias bibliotecas e a possibilidade de fazer uma troca de funcionrios de unidades distintas para o bem comum, ajudando, desta forma, o funcionrio com problemas nesta unidade dando uma
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nova chance a ele e ao mesmo tempo incorporando outra pessoa mais motivada a exercer esta funo. Em uma unidade de informao, como em qualquer instituio do mundo, no existe nenhuma pessoa insubstituvel, as pessoas tm defeitos e virtudes e por este motivo o servio nunca vai deixar de ter xito somente por uma pessoa. O trabalho deixa de ser bem desempenhado se no existe um gestor competente e com apoio dos demais funcionrios. Outro aspecto importante gerenciar o conhecimento do grupo, pois esse conhecimento tcito deve servir para diferenciar os servios prestados por esta instituio frente s demais do segmento. (BUENO, 2005). Para as empresas privadas esta caracterstica dos funcionrios deve ser bem remunerada, para que este agente no deixe a instituio e v trabalhar na empresa concorrente. Em relao s instituies pblicas a viso deveria ser igual, porm existem pisos salariais que no deveriam ser remunerados por ano ou por perodos, este processo deveria ser reconhecido a cada momento que se identifique que o funcionrio merea. Para isso fundamental que o gestor de pessoas tenha bom senso e no faa de seu departamento ou unidade uma constante vitrine salarial de promoes constantes. Nas empresas privadas existe um controle deste conhecimento tcito em forma de manuais, principalmente para administrar aes que o grupo possa passar em uma consultoria ou at mesmo para preservar esta informao nas horas de dificuldade. Na instituio pblica deveria ser feita da mesma maneira, principalmente para que os novatos no tenham que aprender com os erros e sim aproveitar o conhecimento vivenciado pelos anteriores no controle das dificuldades. O gestor deve tambm discutir constantemente as carncias laborais dos agentes, sempre que estas carncias refiram-se ao desenvolvimento e melhora das funes desempenhas (KOROBINSKI E PEREIRA, 2000). importante que exista um incentivo em cursos de aprimoramento, cursos de novos contedos e incentivar os funcionrios a estarem em constante aprendizado, com uma ps-graduao. essencial que o gestor tenha pessoas que saibam solucionar conflitos e problemas, considerando que a forma de aprender a lidar com estes problemas no somente no dia-a-dia, mas tambm em cursos de reciclagem ou at mesmo em um texto em outro idioma, por esta razo que fundamental a motivao no constante aprendizado dos funcionrios.

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Outra ao interessante para as unidades pblicas desenvolver mapas cognitivos para que os agentes cumpram suas tarefas, identificando em um quadro todas as dificuldades e os sucessos encontrados no processo, evitando discusses desnecessrias e dando material de controle ao gestor, principalmente para que este gestor possa saber em que aes ele deve intervir e ajudar seus comandados. Todas estas aes facilitam a determinao dos objetivos e ao mesmo tempo permitem identificar o desempenho do grupo, onde fundamental ter em conta que o gestor de pessoas no somente administrador, mas fundamentalmente parte de todo o processo funcional. Finalmente, necessrio que todas as atitudes sejam discutidas com todo o grupo, sem colocar em evidencia nenhum agente, mas simplesmente delegando responsabilidades a todos os funcionrios e mostrando que eles so parte fundamental do processo, e que sem eles no possvel executar. Para isso importante que sejam realizadas reunies peridicas, a fim de reafirmar os objetivos e, ao mesmo tempo, que se possa avaliar o desempenho do grupo, de forma democrtica e que todos tenham o mesmo peso nas decises. Porm importante que algumas coisas no tenham a viso democrtica, em especial quando as mudanas ou aes exigidas so de decises de outra esfera, as que esto acima dos gestores da unidade de informao.

5 CONSIDERAES FINAIS

Aliado ao conceito estipulado sobre organizao e sobre gesto de pessoas, o profissional bibliotecrio pode contribuir para uma nova postura na administrao das unidades de informao, com uma viso gerencial estrutura esta que deve ser adquirida no curso de graduao no exerccio de suas funes. Essa viso de gestor na prtica das atividades das pessoas sob seu comando, coordenao e controle, fundamentam-se nas premissas de: 1. 2. 3. 4. uma nova filosofia de ao: no mais administrar recursos humanos, nem administrar pessoas, mas sim administrar com pessoas; transferncia de decises e aes para a gerncia de linha; utilizao de mecanismos de motivao e de realizao pessoal; adequao das prticas de recursos humanos s diferenas individuais dos funcionrios;
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5. contnua preparao das pessoas para o futuro. Toda organizao formada por pessoas, logo, seu sucesso depende, diretamente, do desempenho e do conhecimento de cada agente humano no sistema. Considerando que o conhecimento produzido por estas pessoas , hoje, um fator de suma importncia para a conquista da vantagem competitiva dessas organizaes, a gesto de pessoas se apresenta como uma prtica cada vez mais necessria para todos. Para a Cincia da Informao e a Biblioteconomia, esta atividade gestora pode marcar a diferena dos seus servios, na qual acreditamos que na prtica estas duas reas executam de forma indireta a gesto de pessoas em suas unidades, principalmente nas atividades de servios de referncia, onde exige uma maior liberdade e autonomia de quem as executa. Para as demais atividades, mais tcnicas, as aes gestores no podem dar total autonomia para no cometerem erros em grande escala. O que deve existir no processo tcnico uma discusso peridica da forma de execuo das atividades para uma melhora constante e uma troca de experincias entre os agentes/funcionrios e o gestor, e, at mesmo, poder identificar se existe a necessidade de cursos de aperfeioamento para os funcionrios ou se deve-se fundamentar estas atividades em outras unidades ou instituies, como um Benchmarking.

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Abstract This paper looks for to motivate the professional librarian to inside assume of the Libraries or Documentation Centers, people manager activities. Some aspects related to the administration of people are revised by simple way, in order to facilitate the development of techniques and of the adaptation of the methodology in this activity. The proposed condition seeks to promote the reflection and supply subsidies the accomplishment of the for propagation of this activity at the information institutions. Keywords: Peoples Administration Librarian. Administration of Libraries. People Survey. Motivation.

Originais recebidos em: 24/02/2009 Aceito para publicao em: 14/04/2010

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