Atualizado em maio/2023

EL Gestão Educacional

Cadastro de Matrícula

Essa tela é destinada ao cadastro da matrícula de estudantes da educação infantil, ensino

fundamental e educação de Jovens e Adultos (EJA). Os dados informados devem estar
atualizados conforme documento oficial, como a certidão de nascimento ou casamento
para não acontecer duplicidade na migração para o educacenso. Solicite ao responsável
pelo estudante a cópia dos documentos como: certidão de nascimento ou casamento,
CPF, RG (caso o estudante tiver), comprovante de residência, laudo médico (caso possua
algum tipo deficiência), além do número de telefone de contato atuais.
Nesta tela também é feita a inclusão das turmas de Atividade Complementar e/ou AEE –
Atendimento Educacional Especializado para estudantes.

Conferência e atualização de Matrículas

A conferência e atualização das matrículas se faz necessário na implantação do sistema

devido os dados importados do educacenso estarem sem acentuação, til e cedilha, etc.
Nos documentos oficiais como histórico, ficha de matrícula, declarações e ata de
resultados finais entre outros, o nome do estudante deve constar conforme certidão de
nascimento do mesmo. Também se faz necessário a atualização e conferência quando os
estudantes mudam de endereço, passam a ter novos documentos como CPF, RG e NIS,
quando são cadastrados nos programas sociais do governo ou quando os pais mudam de
telefone de contato, e, por fim, devido a tela de matrícula possuir campos que não são
exigidos pelo educacenso como foto do estudante, número do cartão do SUS, restrição
alimentar, religião entre outras informações que, muitas vezes, são necessárias sair na
ficha de matrícula e demais relatórios.
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Sumário
Cadastro de Matrícula ……………………………………………………………………….…. 02
Conferência e atualização de matrícula ……..…….…………………………………………. 11

Cadastro de Matrícula

1. Para realizar o cadastro de uma matrícula acesse o menu Secretaria /

Movimentação / Matrícula. Na primeira tela é realizada uma pesquisa para verificar se o
estudante já possui cadastro na escola, caso não apareça nenhum registro, clique em
“Novo”.

1.1. Em seguida faça uma nova busca, pesquisando pelo nome novamente, para
verificar se existe matrícula ativa em outra escola da rede ou se o estudante já
possui cadastro como pessoa física. Se ao pesquisar aparecer algum registro com
a opção “Selecionar” na frente, utilize este para registrar o estudante, mas antes
verifique se o registro encontrado é a mesma pessoa que deseja cadastrar
conferindo o nome completo, CPF, data de nascimento e filiação.
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1.2. Caso o sistema informe que nenhum resultado foi encontrado, clique em
“Novo”.

1.3. Na aba “Principal” informe o nome do estudante (este deve ser informado por
completo e sem abreviações) conforme a certidão de nascimento. Caso possua,
também pode ser informado o nome social. Selecione a turma em que o estudante
será matriculado e a nacionalidade. Quando a nacionalidade for estrangeira o
sistema habilita o campo de país da nacionalidade para ser preenchido. Informe a
identificação CENSO (se o estudante tiver) e a data da matrícula. Também poderá
ser adicionada uma foto do estudante no campo “Adicionar imagem”. Referente a
“Informações para acessar o portal do estudante” o campo de usuário será
gerado automaticamente quando salvar a matrícula, o campo de ativo já vem
selecionado a opção sim e os campos de senha e confirmação use a tela de
Secretaria / Portais / Reiniciar senha para gerar a senha de acesso ao Portal do
Estudante posteriormente.
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1.4. Na aba “Documentos” informe o CPF, o número do cartão do SUS, o número

do NIS, cartão de vacina do estudante, código de consumidor de energia caso
tenha essas informações em mãos. Se o estudante possuir carteira de identidade,
informe o número, o órgão expedidor, a data da expedição e o estado da
identidade. Informe também a data de nascimento e número de matrícula da
certidão de nascimento/casamento do estudante. E informe se o estudante é
participante do programa Bolsa família, caso seja, informe o número e o
responsável. Caso possua, também podem ser preenchidos o cadastro único e a
matrícula prisional.
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1.5. Na aba “Detalhes” informe a naturalidade, a cor/raça e o sexo. Esses três

campos são de preenchimento obrigatório. Os demais campos são facultativos,
mas é importante realizar o cadastro com o máximo de informações que possuir. A
ficha do estudante ficará completa e os gestores poderão acessar informações
importantes como se o estudante possui alguma restrição alimentar, renda familiar
e se possui autorização para o uso da imagem.

1.6. Na aba “Endereço e Contato” preencha o endereço com os campos

obrigatórios de País de residência (CESO), Localização da residência (CENSO),
Localização diferenciada (CENSO), CEP, Município (CENSO) conforme o
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comprovante de residência do estudante. Informe também o distrito, bairro,

logradouro, complemento, ponto de referência, o número, latitude, longitude e os
contatos do estudante.

1.7. Na aba “Transporte” informe se o estudante utiliza ou não o transporte. Se

utilizar, informe o poder público responsável e se deseja preencher também com a
rota. Caso o estudante utilize passe, informe o número.
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1.8. Na aba “Responsável” selecione o tipo de filiação “Não declarado/Ignorado”

ou “Filiação 1 e/ou Filiação 2”. Quando informado o tipo “Filiação 1 e/ou Filiação
2”, deve ser informado no campo de “Filiação 1”, preferencialmente, o nome da
mãe. O sistema só habilita o campo de filiação 2 após o preenchimento do campo
de filiação 1. Apenas é obrigatório o campo de filiação 1, mas sempre deve ser
preenchido a filiação 2 conforme os dados da certidão de nascimento. Na frente do
nome informe também o número de contato.

1.9. Caso o estudante possua algum outro responsável legal, este poderá ser
inserido clicando em “Adicionar novo registro”. Informe o nome do responsável,
o grau de parentesco e se está autorizado a retirar a criança na escola. Clique em
“Adicionar”. Podem ser adicionados quantos responsáveis desejar.
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1.10. Na aba “Documentos entregues” marque quais documentos da lista foram

entregues no ato da matrícula.

1.11. Na aba “Turmas complementares” faça a inclusão de turma de atividade

complementar e/ou AEE – Atendimento educacional especializado, caso o
estudante participe de alguma dessas turmas clicando em “Adicionar novo
registro”, em seguida selecione a turma, o professor, a data inicial e data final e
clique no botão “Adicionar”.
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1.12. Na aba “Censo” selecione uma das opções para o campo “Recebe
Escolarização em Outro Espaço”. Informe se o estudante possui alguma
deficiência, transtorno global do desenvolvimento ou altas
habilidades/superdotação. Se a resposta for sim, informe também se o mesmo é
avaliado por plano de desenvolvimento individual, o tipo de deficiência, transtorno
do espectro autista e altas habilidades/superdotação, o recursos necessários para
uso do estudante e para a participação em avaliações do Inep (Saeb) e o CID.

1.13. Na aba “Questionário” preencha a resposta referente as perguntas

adicionais que serão habilitadas conforme a turma seleciona. Por fim, clique em
“Salvar”.
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1.14. Após salvar a matrícula, o sistema emite uma mensagem perguntando se

deseja imprimir a ficha de matrícula onde tem a opção de selecionar o modelo, tipo
de responsável a escola, responsável da escola e responsável pelo estudante que
assinam a ficha de matrícula. Também é possível anexar os documentos clicando
em “Anexar documentos na matrícula”.
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Conferência e atualização de Matrícula

2. Para realizar a atualização acesse o menu Secretaria / Movimentação / Matrícula

pesquise o nome do estudante e clique no nome dele.

2.1. Na aba “Principal” confira o nome, nacionalidade e o país de nacionalidade

do estudante de acordo com certidão de nascimento. Informe a identificação única,
caso o estudante tiver, depois confira se a data da matrícula está correta. Em
seguida, adicione uma foto caso desejar que a mesma saia na carteirinha e na
ficha de matrícula do estudante.
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2.2. Na aba “Documentos” estar atualizado com o número do CPF e/ou número
de matrícula da certidão de nascimento/casamento é muito importante para evitar
duplicidade tanto no sistema quanto na migração para educacenso. Também deve
ser conferido a data de nascimento e o número do NIS (número de identificação
social) que são migrados para o educacenso. Por fim, atualize os demais dados
como Identidade (RG), código de consumidor de energia, número do cartão de
vacina, número do Cartão Nacional do SUS e dados bolsa família, caso o
estudante tenha para ser possível a emissão de relatório específico como, por
exemplo, relação de estudantes com número do cartão nacional do SUS.

2.3. Na aba “Detalhes” confira a naturalidade, cor/raça e sexo lembrando que

quando a escola não tiver nenhum documento que o responsável pelo estudante
tenha declarado a sua cor/raça, deve selecionar a opção “Não declarada”.

Observação: Caso o estudante tenha, as demais informações que não são

obrigatórias, devem ser atualizadas.
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2.4. Na aba “Endereço e Contato” confira os campos obrigatórios conforme o

comprovante de residência do estudante. Em seguida, atualize o distrito, bairro,
logradouro, complemento, ponto de referência, número e os contatos de telefone
do estudante para que saia na ficha de matrícula corretamente e nos demais
relatórios como, por exemplo, livro de matrícula.

2.5. Na aba “Transporte” confira se o estudante utilize ou não transporte escolar.

Caso o estudante utilizar transporte escolar, confira o poder público responsável e
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tipo de veículo utilizado no transporte escolar público devido serem dados que são
migrados para o educacenso. Depois confira se o estudante utiliza o passe e caso
utilize, informe o número do passe. Em seguida, caso o estudante utilize transporte
escolar, se necessário, informe a rota.

2.6. Na aba “Responsável” confira a filiação 1 e filiação 2 lembrando que deve ser

informado no campo de “Filiação 1”, preferencialmente, o nome da mãe. Se o

estudante tiver declarado na certidão de nascimento o nome do pai, o mesmo deve
ser informado no campo de “Filiação 2”.

2.6.1. No campo de “Contato 1”, na frente do campo de “Filiação 1”, deve ser
informado o número de telefone, preferencialmente, da mãe e no campo de
“Contato 2” na frente de “Filiação 2”, deve ser informado, preferencialmente, o
número de telefone do pai. Caso o responsável pelo estudante seja outra pessoa,
informe o nome, número de telefone no campo de “Contato 1”, grau de
parentesco, se esse responsável pode ou retirar o estudante da escola, e clique em
“Adicionar”;

Observação: Pode ser informado mais de 1 responsável pelo estudante, caso seja
necessário.
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2.7. Na aba “Documentos Entregues” marque quais documentos da lista foram

entregues no ato da matrícula do estudante.

2.8. Na aba “Turmas Complementares” caso o estudante participe de alguma

turma de atividade complementar e/ou AEE – Atendimento educacional
especializado, clique em “Adicionar um novo registro”, selecione a turma, o
professor a data inicial, data final e clique no botão adicionar.

2.9. Na aba “Censo”, no campo “Recebe Escolarização em Outro Espaço

(CENSO)”, selecione as opções “Não recebe”, “Em hospital” ou “Em
domicílio”.

2.9.1. Selecione entre as opções de “Não” ou “Sim” se o estudante é estudante

com deficiência, transtorno global do desenvolvimento ou altas
habilidades/superdotação. Se a opção for “Sim” para opção anterior, informe se o
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estudante é avaliado por plano de desenvolvimento individual com opção de “Não”

ou “Sim”. Se a opção for “Sim” para opção anterior, informe o Tipo de deficiência,
transtorno do espectro autista e altas habilidades/superdotação e o tipo de
Recursos necessários para uso do(a) estudante e para a participação em
avaliações do Inep (Saeb).
2.10. Na aba “Questionário” preencha a resposta referente às perguntas
adicionais que serão habilitadas conforme a turma seleciona. Por fim, clique em
“Salvar”.