METODOLOGIA PARA SELEO DE SISTEMAS ERP

INTRODUO A implementao de sistemas de informao em empresas pode ser feita: por meio do desenvolvimento especfico, por recursos internos, pela contrao de terceiros, ou pela aquisio de pacotes de software disponveis no mercado. Para algumas empresas, pelo ponto de vista econmico, tem sido mais vantajoso adquirir o sistema desse tipo no mercado. Essa prtica pode ser comprovada pela quantidade de alternativas disponveis, bem como pelo sucesso de diversos fornecedores de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Dessa forma, as empresas no teriam que desenvolve-lo. A mo de obra que seria usada nesse trabalho deve ser utilizada para aperfeio-lo, tirando mais vantagens dessas ferramentas e complementando os pacotes com rotinas especficas para a prpria empresa, segundo Kale. Com tantas opes disponveis no mercado, como escolher a alternativa que seja mais aderente e que consiga agregar mais valor aos negcios em termos de maior eficincia em seus processos? A literatura especializada no se aprofunda neste tpico, limita-se a elencar uma srie de itens que devem ser verificados ao se adquirir um sistema desse tipo. Tampouco a grande parte das empresas usurias desse tipo de sistema preocupa-se em registrar os erros cometidos e os acertos ocorridos durante o processo de aquisio. Cada empresa acaba selecionando sistemas ERP a sua prpria maneira, de modo improvisado e, muitas vezes, predominando a questo comercial. A primeira etapa do ciclo do ciclo de vida de um sistema corporativo a seleo e tem, basicamente, o objetivo de identificar, entre todas as alternativas avaliadas, aquela que seja mais adequada para atender s necessidades sistmicas da empresa. A utilizao de uma metodologia prtica e objetiva pode representar importante contribuio para o sucesso da implantao de um sistema desse porte, levando economia de tempo e dinheiro, bem como garantindo satisfao para a empresa. Apresentaremos um modelo de seleo de sistemas integrados de informaes empresariais (ERP), bem como exemplificaremos seu uso por meio de um estudo de caso realizado em 2000 em uma indstria paulista de grande porte do ramo petroqumico. METODOLOGIA PROPOSTA A metodologia para seleo de sistemas ERP proposta est representada na figura 01, e foi elaborada com base nas recomendaes presentes em boa parte da literatura (Bancroft et al., 1998; Hecht, 1997; Krasner, 2000; Themistocleous, 2001; Bergamaschi, 1999; Colangelo Filho, 2001; Moraes Filho e Weigerg; 2002, Riccio, 2001; Souza e Zwicker, 1999) e utilizada com sucesso por algumas empresas. O mtodo estabelece etapas que procuram cobrir os pontos fundamentais que devem ser analisados pela empresa ao adquirir um sistema ERP. Alm de concordarem que o ponto fundamental da seleo a adequao da funcionalidade do sistema ERP s necessidades sistmicas da empresa, o mtodo chama a ateno tambm para as demais dimenses envolvidas, que so a

usabilidade, a tecnologia, a empresa fabricante, o mercado usurio e, por fim, o lado comercial do negcio. O objetivo do mtodo eliminar sucessivamente aquelas que forem menos aderentes s necessidades da empresa, uma vez que a seleo deve ocorrer com um conjunto relativamente grande de alternativas disponveis no mercado. A aplicao do mtodo feita por uma srie de procedimentos agrupados por etapas, que respeitam a prioridade das dimenses de avaliao. Essas etapas funcionam como se fossem filtros, uma vez que ao final de cada etapa algumas das alternativas avaliadas so abandonadas, restando para a etapa seguinte sempre quelas que forem mais aderentes s expectativas da empresa. Da o conceito de mltiplos filtros. Com isso, a empresa direciona mais adequadamente o tempo e o custo do processo, realizando as atividades que demandam mais esforo somente para aqueles sistemas que realmente possam vir a agregar valor. No conjunto de critrios a serem considerados no processo de avaliao, alguns so mais objetivos que outros. Por exemplo, a simples existncia de determinada funcionalidade pode ser considerada como um critrio objetivo; contudo, a avaliao da adequao da maneira como essa funcionalidade tratada pelo sistema ERP menos objetiva, pois admite interpretaes pessoais e subjetivas, para minimizar a subjetividade do processo, todos os julgamentos recebem um valor numrico, que varia dentro de determinada faixa, de zero a cinco, por exemplo. Somente dessa forma os componentes que devem ser avaliados podem ser ponderados e as alternativas podem ser comparadas entre si. A qualquer momento, caso a empresa no se satisfaa com a escolha feita em determinada etapa, ela pode realiz-la novamente, tendo assim a oportunidade de julgar, da melhor maneira possvel, as opes de mercado.

Procedimentos iniciais
Nessa etapa inicial, a preocupao fundamental identificar quem vai avaliar e o que deve ser avaliado.

Designao de um grupo de responsabilidade

A constituio de um grupo de responsabilidade um dos pontos mais delicados do projeto, uma vez que envolve os aspectos humanos e polticos da empresa. A implantao de um sistema ERP algo que vai comprometer toda a estrutura organizacional da empresa e, portanto, sua escolha deve representar a opinio da maior parte da organizao. Todos os setores da empresa devem manifestar sua opinio sobre cada um dos sistemas ERP analisados. O ideal que participem do grupo, pessoas que tenham conhecimento sobre o funcionamento de cada atividade da empresa. conveniente que a alta direo designe um grupo de colaboradores, ou pelo menos um colaborar, que responda pelo interesse de toda a organizao. O apoio irrestrito da alta direo condio indispensvel para que o projeto caminhe segundo um cronograma e no nvel de qualidade desejado. As pessoas no grupo de avaliao devem ter os mesmos direitos, obrigaes; e seus votos, o mesmo peso. Embora o grupo responsvel possa eleger um dos membros como coordenador, a atuao como tal se restringe s formalidades de contato com os

fornecedores. De maneira alguma seu voto ou opinio deve ter peso maior que os demais.

Procedimentos iniciais - designao de um grupo de responsabilidade; - levantamento da sistemtica e das necessidades; - determinao dos indicadores de desempenho; - determinao dos demais quesitos a serem avaliados; - determinao de um sistema de pontuao.

Seleo (a) Seleo prvia - seleo de fornecedores; - seleo de produtos.

(b) Avaliao funcional - anlise do material de divulgao; - anlise das funcionalidades

(c) Avaliao tecnolgica e de mercado - avaliao tecnolgica; - avaliao dos clientes.

(d) Refinamento da anlise - teste do sistema; - avaliao dos detalhes

Deciso

Figura 01 -

Modelo de seleo proposto: mltiplos filtros

Levantamento das necessidades e sistemtica

Antes de iniciar a avaliao dos sistemas ERP, necessrio que a empresa faa um levantamento dos processos de trabalho que devero ser atendidos pelo sistema. A quantidade de itens a serem avaliados vai depender do nvel de detalhamento desejado pela empresa. importante que a empresa tenha esse conhecimento de si, pois o controle dessas atividades que constitui o objetivo fundamental dos sistemas de informao corporativos. Deve-se ter em mente o que h de problemas que possam ser solucionados pelo sistema a ser adquirido e quais as expectativas das pessoas que atuam na empresa. A grande vantagem de determinar as necessidades que a empresa conhea com a maior riqueza de detalhes sua forma de trabalho e, se possvel, promova melhorias.

Quanto mais detalhado esse levantamento, mais condies a empresa ter para identificar o sistema ERP que melhor atenda a suas necessidades. Entre os tpicos a serem levantados, devem ser identificados: O que , quando e como realizado o processo; Quais os recursos empregados em sua realizao (mo-de-obra, ferramentas, conhecimentos); Quais so as informaes que transitam no processo; Quem envolvido no processo; Quais os problemas existentes e quais melhorias deveriam ser implementadas.

Alm disso, deve-se determinar um grau de importncia de cada atividade para a empresa, expressando-o de forma numrica, como na tabela 1.
Prazo Pode esperar = 1 Mdio = 2 Imediato = 4 Alto = 4 4 8 16 Interesse Mdio = 2 2 4 8 Baixo = 1 1 2 4 Determinao do grau de importncia das atividades da empresa (grau de importncia = nota para prazo x nota para interesse).

Tabela 1

Na determinao do grau de importncia de cada operao, deve-se considerar: Interesse ou necessidade deste item para os negcios, ou seja, o quanto execuo de uma atividade contribui para os negcios da empresa; Prazo em que determinado item deve ser implementado, ou seja, determina-se na implantao inicial do sistema, o atendimento dessa atividade imprescindvel ou pode esperar um segundo momento no projeto. O produto dessa etapa uma lista com as funcionalidades a que o sistema ERP dever atender e seu respectivo grau de importncia.

Determinao dos indicadores de desempenho

A implementao de um sistema integrado de gesto deve representar um ganho para a empresa, quer na melhoria da qualidade nas atividades executadas, quer na melhoria da preciso da informao produzida. Portanto, esses ganhos de desempenho devem ser passveis de mensurao, para que a empresa possa avaliar, futuramente, se a aquisio daquele sistema ERP foi uma deciso acertada ou no. Assim, recomendvel que se estabelea um conjunto de indicadores de desempenho de seus processos que melhor represente seu modelo de gesto empresarial. A possibilidade de gerar os indicadores deve ser uma das mais importantes respostas que um sistema ERP tem que proporcionar.

Determinao dos demais quesitos a serem avaliados

No s lista de funcionalidade pode servir como quesito de avaliao, deve ser preparada uma lista de dos itens a serem avaliados referentes s demais dimenses como usabilidade, tecnologia, clientes, fabricante e comercializao do sistema. A importncia relativa de cada dimenso traduzida por meio de um peso multiplicador.

Avaliao da Funcionalidade - corresponde ao que o sistema contm (que deve ser consoante com o que a empresa precisa)
Caractersticas Aspectos Lista de processos Funcionalidade Interface com outras funes Ferramentas para a adaptao do software Atualizao de verses
30% 30% 15% 20% 5%

Grau de importncia
50% 80%

Implantao

Avaliao da Usabilidade corresponde forma como o sistema executa as funcionalidades

Caractersticas Aspectos Simplicidade Usabilidade Documentao Esttica Acesso Eficincia Desempenho Poltica de back-up Log do Sistema
....

Grau de importncia
6% 3% 4% 2% 1% 1% 1% 3% 30% 15%

Avaliao tecnolgica - corresponde aos requisitos de software,hardware e de segurana necessrios para a operabilidade do sistema
Caractersticas Aspectos Hardware mnimo Software operacional bsico Requisitos de hardware Software de banco de dados Software de comunicao Modelo de dados Atualizao das transaes Grau de importncia
5% 5% 5% 5% 5% 25% 12% . 20%

Critrios aplicados na Atualizaes corporativas (on line / elaborao do batch) sistema Customizao por parte do cliente Estrutura para atendimento de Problemas Poltica para customizaes

10% 10% 15% 15%

80%

Avaliao junto a clientes - corresponde ao conceito do produto no Mercado

Caractersticas Aspectos Grau de importncia 5% 20% 95% 20% 5% 8%

Ambiente operacional Percepo do cliente

Ambiente operacional do cliente Desempenho do software Relacionamento com o fornecedor

Processo de implantao Documentao Pontos positivos e negativos

15% 5% 35%

Avaliao do Fornecedor - corresponde avaliao da empresa do fornecedor.

Caractersticas Aspectos Grau de importncia 10% 20% 20% 5% 5% 15% 25% 50% 8% 50%

Procedncia Negcios Experincia do fornecedor Quantidade de clientes Localizao Processo de venda Empresa Atendimento Estabilidade financeira

Avaliao do Produto - corresponde comercializao do produto

Caractersticas Aspectos Grau de importncia 50% 25% 25% 100% 12%

Nvel de preo Processo comercial Composio do preo Processo de implantao

Determinao de um sistema de pontuao

Durante o processo de avaliao, o julgamento dos itens feito pelos avaliadores individualmente atribuindo-se escores. O conceito final de determinado item equivale media aritmtica simples dos conceitos atribudos. Contudo, convm que o grupo avalie posteriormente em conjunto as notas atribudas, minimizando-se os erros de juzo de valor. Podem-se tambm, estabelecer critrios de avaliao para determinadas situaes, tais como o atendimento de uma funcionalidade por terceiros. Escores possveis para resposta:
Situao O sistema no dispe de soluo para o item analisado ou a soluo apresentada no satisfaz de forma alguma O sistema no dispe de soluo para o item analisado, mas a soluo est sendo providenciada em tempo hbil. O sistema dispe de soluo para o item analisado, mas apresenta srias restries ao uso pela empresa. O sistema dispe de soluo para o item analisado, mas apresenta algumas restries ao uso pela empresa e no h interesse por parte do fornecedor em modific-lo. O sistema dispe de soluo para o item analisado, apresenta algumas restries ao uso pela empresa, mas h interesse por parte do fornecedor em modific-lo. O sistema dispe de soluo para o item analisado e satisfaz plenamente Nota 0 1 2 3

4 5

Processos de seleo
Esses procedimentos esto diretamente relacionados com a avaliao de cada uma das alternativas e devem ser executadas tantas vezes quantas forem necessrias at que no pairem dvidas sobre as alternativas e at que se obtenha uma avaliao aceitvel de cada alternativa. Os procedimentos so executados em trs etapas: seleo previa de fornecedores e produtos, anlise de cada alternativa refinamento da anlise. Seleo prvia Certamente, impraticvel analisar todas as alternativas de mercado, o que leva a empresa a fazer uma triagem inicial dos fornecedores e produtos. No h limite quanto quantidade de fornecedores e produtos a serem contatados e avaliados nessa etapa; deve-se, entretanto, ter a certeza de que haja uma quantidade expressiva de alternativas, tendo-se assim viso bastante clara de que existe disponvel.

Seleo de fornecedores

Antes de contatar qualquer dos fornecedores ou fabricantes, deve-se estabelecer algumas premissas quanto ao perfil do fornecedor, limitando a pesquisa a determinada quantidade de fornecedores. Os fatores determinantes dessa quantidade so a praticidade e a urgncia com as quais a empresa quer conduzir o processo de seleo. importante tambm levar em considerao a opinio de algum especialista de confiana da empresa, principalmente sobre a idoneidade e reputao do fornecedor. Deve-se esclarecer aos fornecedores que, sendo enquadrados no perfil desejado, sero convocados a demonstrar a funcionalidade do sistema, de acordo com um roteiro previamente selecionado. Alm disso, deve-se considerar tambm as recusas dos fornecedores em no participar do processo de seleo, principalmente quando a recusa acontece por impossibilidade de atendimento no momento desejado pela empresa, uma vez que, caso tenha que ser interrompido ou postergado, esses fornecedores podero ser contatados futuramente. Sempre que possvel, importante verificar as respostas prestadas pelos fornecedores, principalmente, em relao estabilidade econmica da empresa e as suas perspectivas em relao aos avanos tecnolgicos. recomendvel tambm comunicar a desclassificao aos fornecedores, agradecendo sua participao no processo. Alm de ser uma postura tica, atenuando o desconforto pela desclassificao, essa atitude tem o objetivo de manter o bem relacionamento com o fornecedor, caso haja a necessidade de, futuramente, fazer novo contato. Seleo de produtos Embora seja o ltimo item a ser avaliado, convm que a empresa determine antecipadamente alguns parmetros bsicos quanto ao valor que est disposta a pagar pelo ERP, limitando-se a avaliar as alternativas de mercado em um oramento plausvel.

Avaliao Funcional Uma vez determinado um conjunto de sistemas ERP a serem avaliados, inicia-se avaliao funcional de cada uma das alternativas selecionadas por meio da anlise do material de divulgao e da avaliao das funcionalidades do sistema. Analise do material de divulgao O contato com o sistema ERP de cada fornecedor ocorre, normalmente, por meio de material de propaganda, folhetos explicativos e artigos publicados em revistas especializadas. Uma analise acurada desse material visa a uma complementao da lista de necessidades sistmicas elaborada internamente na empresa. Ele ser muito importante quando da apresentao do produto pelo fornecedor, uma vez que todos os itens presentes no material de divulgao devero ser demonstrados pelo fornecedor. Anlise das funcionalidades A avaliao das funcionalidades do software deve ser feita mediante apresentao do software por parte do fornecedor. Convm que a demonstrao do software ocorra nas instalaes do fornecedor por duas razes. A primeira delas a criao de uma empatia com o fornecedor, por meio de seu atendimento e instalaes. A segunda razo que se evite nesse primeiro momento um contato maior do fornecedor com as instalaes da empresa. Os participantes da avaliao devem ser os membros do grupo de responsabilidade e a regra bsica que as mesmas pessoas participem das mesmas de todas as demonstraes, para que possam formar um conceito global de todos os sistemas ERP que forem avaliados. necessrio enviar a lista de das funcionalidades que a empresa est querendo avaliar e deixar claro para o fornecedor que seu sistema ERP ser avaliado somente para aqueles itens. Isso evita surpresas e perda de tempo com detalhes de menor importncia. A conduta bsica dos avaliadores deve ser a de que o fornecedor deve mostrar no sistema o que a empresa quer ver e no o que ele quer mostrar. Avaliao Tecnolgica e de mercado Avaliao Tecnolgica Objetivo: Avalia o software, considerando os requisitos ambientais e os de desenvolvimento empregados no desenvolvimento do sistema. Corresponde aos requisitos necessrios para a operabilidade do sistema, observando aspectos como hardware mnimo, software operacional bsico, de banco de dados e de comunicao. Avaliao dos clientes Clientes procuram informaes complementares sobre pontos que no foram percebidos durante a demonstrao e avaliao tcnica. Nesses casos o prprio

fornecedor indica os clientes do sistema ERP para que o cliente possa obter opinio pessoalmente. Para no correr o risco de que o fornecedor indique somente os clientes mais satisfeitos, convm solicitar-lhe apenas um portflio dos atuais clientes que possuem caractersticas semelhantes empresa, que escolher uma opo para fazer sua entrevista. Importante frisar que deve-se evitar crticas ao fornecedor. Outras fontes de indicao podem ser desenvolvidas pela prpria empresa, por meio de seus clientes, fornecedores, associao de classe, consultores de finanas entre outros. Entretanto a empresa deve sempre manter o sigilo das informaes. Alguns detalhes devem ser percebidos na avaliao junto aos clientes: Tabela 5:

Ambiente operacional do cliente - anlise do ambiente computacional utilizado pelo cliente Aspecto Configurao do hardware Software operacional bsico Bando de dados Usurios Transaes Descrio Configurao utilizada para os servidores, estaes de trabalho e demais perifricos Software operacional para operaes dos servidores e das estaes Configurao do banco de dados Quantidade de usurios concorrentes Volume das transaes e dos cadastros

Percepo do software pelo cliente - identificar grau satisfao e principais dificuldades encontradas Desempenho do software Relacionamento com fornecedor Processos de implantao Documentao Pontos positivos e negativos Desempenho, velocidade e atendimento s necessidades sistmicas, mediante processos Atendimento prestado pelo fornecedor depois de assinatura do contrato, enfatizando tempo de resposta, qualidade do servio prestado, transparncia na cobrana dos servicos Identificao dos pontos crticos na fase de implantao do software Identificao da qualidade da documentao on line e off line disponibilizada Identificao dos pontos positivos do software que levariam o cliente a no substitu-lo por outro, e dos pontos negativos, que desagradam ao cliente.

Refinamento da anlise Trata-se das atividades finais do processo de avaliao, que devem ser realizadas somente para aqueles sistemas ERP que a empresa considera como os mais importantes s suas necessidades. O ideal que chegue at esta etapa uma quantidade bastante reduzida de alternativas, uma vez que a empresa estar abrindo suas portas para esses fornecedores em potencial. Simulao das situaes normais e crticas A simulao do uso do software tem como objetivo ratificar a avaliao das funcionalidades, por meio da submisso do sistema ERP a algumas situaes caractersticas de seu dia-a-dia. Devem ser escolhidas algumas situaes crticas e outras que sejam corriqueiras. Mesmo considerando que todas as situaes so importantes e devem ser processadas corretamente. A empresa no pode esquecer que o sistema ERP que est passando pela simulao um software genrico e que pode haver alguma imperfeio na parametrizao ou, ainda, para que a situao seja plenamente realizada, o software deve ser customizado. importante tambm que, nessa etapa, participem outras pessoas da empresa, especialmente aquelas que so responsveis pela administrao das situaes que se deseja testar no sistema. tambm importante que seja enviado com antecedncia uma lista com as situaes que se deseja simular no sistema ERP, para que o fornecedor se prepare convenientemente.

Avaliao dos detalhes comerciais bsicos Essa etapa tem a finalidade de analisar a empresa do fornecedor e os elementos bsicos da proposta comercial, abordados na determinao dos quesitos a serem avaliados. Encerramento e deciso O ranking dos softwares mais aderentes elaborado com base nas notas atribudas pelos avaliadores. Todavia, se houver pouca diferena entre as notas obtidas por mais de um fornecedor, deve-se entender como empate tcnico, que dever ser resolvido em negociaes diretas com os fornecedores ou, ento, pela execuo de uma nova bateria de apresentao e simulao, at no as persistir o empate. Finalizando os trabalhos, o grupo de avaliao deve elaborar um documento que contenha o planejamento das aes voltadas implantao que devero suceder o processo comercial e a aquisio do software ERP. Entre os principais itens a serem planejados para a implementao devem constar: matriz que envolve os itens avaliados x fornecedores e seus sistemas ERP e, em cada clula, a nota obtida. Essa nota uma mdia das notas dos avaliadores ponderada pelos graus de importncia de cada item; deciso adotada pelo grupo, com justificativa se necessrio; principais pontos positivos e negativos das alternativas escolhidas e das desclassificadas; lista das funcionalidades no existentes no software ERP que est em vias de ser implantado, levando-se em considerao: 1) aquelas que so imprescindveis; isto , impedem o atendimento das necessidades operacionais; 2) aquelas que so necessrias, mas no so crticas em relao ao atendimento das necessidades; causam, entretanto, utilizao ineficiente do produto; 3) aqueles que so desejveis, uma vez que melhoram a operacionalidade e a produtividade das reas.

Texto extrado do Livro Sistemas ERP no Brasil de Antonio Carlos Tonini