PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA

Portal Educação

CURSO DE
COMO ECONOMIZAR TEMPO

Aluno:

EaD - Educação a Distância Portal Educação

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 CURSO DE
COMO ECONOMIZAR TEMPO

MÓDULO V

Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.

MÓDULO V

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 “A menos que acredite em si mesmo, nada
fará; este é o caminho do sucesso.”
John D. Rockfeller Jr.

Vídeo motivacional
O Valor de um Tempo
Disponível em: http://migre.me/58hSn
Acesso em: 28 jun. 2011.

17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO”

Você já ouviu essa frase: “o tempo não para”? Isso mesmo, o poeta Cazuza
foi quem a eternizou... E realmente o tempo não para mesmo. Vivemos em um
mundo que anda rápido, no ritmo dos nano segundos, uma compressão do tempo
tão pequena que seria como se a vida útil de um homem de 40 anos de trabalho
fosse comprimida em menos de cinco minutos.
O tempo é o único ativo que não conseguimos recuperar, pois é o único que
nenhuma técnica, tecnologia, metodologia ou mesmo política de relacionamento
consegue fazer com que volte atrás. Para as organizações esse aprendizado é
fundamental para entender alguns pontos na relação com seus clientes internos,
externos e potenciais. Nada causa maior desconforto, nos dias de hoje, do que a
sensação de frustração pela perda de tempo, não é verdade?
Você gosta de perder mais do que um minuto para ser atendido ao telefone?
Mais do que alguns segundos para receber uma mensagem pelo e-mail? Que tal
ficar mais do que 15 minutos em uma fila para pagar uma conta (olha que estou
sendo generoso com esta lei sobre atendimento bancário)? A revolução já começou,
mas que revolução é esta?
A nossa, atualmente, ninguém mais tolera ter que aguardar algo. É
inconcebível tratar o cliente com desrespeito, afinal o poder está nas mãos dos

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clientes. Sabe por quê? O cliente mudou, o mercado mudou, mas as empresas
ainda estão pensando se é preciso mudar. Não é preciso dizer o que a demora na
mudança de atitude pode representar para as organizações que não acompanharem
esta tendência. Na verdade, as únicas certezas, nesses tempos de tantas
turbulências são mesmo as mudanças; por isso, acreditamos que a questão não
deve ser mais se a mudança irá bater na porta da sua organização, mas quando
isso ocorrerá? Simples assim. Complexo assim.
Portanto, caríssimo é importante que façamos uma agenda do tempo, em
que possamos estipular o tempo real que utilizaremos para determinadas atividades.

FIGURA 16

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-time-

management-image78298>. Acesso em: 28 maio 2010.

Vejam o caso abaixo que interessante:

Uma experiência interessante são os parques da Disney, quer dizer,

as filas nos parques, quilométricas, é verdade. Mas você já ouviu alguém
reclamar ou contar para os amigos o tempo perdido nas filas da Disney, como
um daqueles momentos trágicos da viagem? Por que será?
Um observador menos atento daria a resposta mais simplista para

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essa questão: ora, as pessoas não reclamam, pois estão se divertindo. Estão
se divertindo, mas na Terra que criou o conceito dos Momentos Mágicos
(Magic Moments) todos os detalhes são cuidados.
Na porta de cada atração existe uma placa com a seguinte
informação: tempo estimado de espera 47 minutos ou 53 minutos ou 19
minutos... Se você cronometrar verá que gastará exatos 47, 53 ou 19 minutos
para se divertir. Isso é respeito ao tempo do público, do cliente, pois se ele não
tiver ou não quiser perder tanto tempo esperando simplesmente vai procurar
outra coisa para fazer.
Recentemente a Disney decidiu inovar mais uma vez e lançou um
novo serviço: “agende a sua diversão”, isso mesmo, o visitante pode agendar
a que horas irá se divertir naquela atração específica. Maravilha, né?
Agora responda com toda a franqueza: sua organização oferece
momentos mágicos ou trágicos para seus clientes em relação ao tempo e ao
atendimento? Pense nisso e crie já sua agenda do tempo!

18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES

O agrupamento de seu trabalho em categorias muitas vezes torna-se

necessário. Por exemplo, se você tem um compromisso fora de seu local de
trabalho, procure agendar outros compromissos que também necessitam de sua
saída do escritório ou de seu trabalho/casa no mesmo período, logicamente em
horários diferentes.
Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo o
desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente.
Muitos elementos de seu trabalho podem ser diminuídos a simples rotinas que lhe
permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possíveis. Esses tipos de
tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu
trabalho dessa maneira são várias.

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 O trabalho que pode ser dividido em lotes permite que você se prepare e se
organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o
trabalho for feito aleatoriamente. Por exemplo, ao criar uma rotina de atender as
ligações importantes em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras
pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma
mensagem de correio de voz ou orientações à sua secretária, indicando o seu tempo
disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar muito.
Analise e divida todo seu material de entrada (papéis, correio eletrônico,
correio de voz e ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles. Divida
suas funções de rotina de seu trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com
horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do
correio eletrônico, das ligações, dos papéis, entre outros.

19 EVITANDO O ADIAMENTO

Grande parte das pessoas é muito engenhosa, no que diz respeito a adiar os
compromissos. A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída são
intermináveis. O adiamento consome mais tempo no trabalho do que em qualquer
outro lugar. Infelizmente, grande parte das pessoas tem o costume de adiar suas
obrigações e neste tópico discutiremos como evitar e superar o adiamento.
Precisamos ser tão espertos para concluir as coisas quanto somos para
adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que
você deve concentrar o poder de sua mente e não em desculpas inteligentes, mas
para isto você necessitará de concentração necessária. Lembra que discutimos?
Não são todas as tarefas que são possíveis de serem resolvidas no exato
momento, algumas dependem de outras pessoas ou fatos, dados indispensáveis no
momento, e são essas que devem ser classificadas como pendências, priorizando
as principais. Há também de se ter pertinência, pois há tarefas que são
verdadeiramente fúteis e não devem merecer atenção imediata.

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19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO

1. Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para
fazer uma ação. Leia e aja. Já falamos sobre isso, mas é bom relembrar, ao pegar
no papel ou documento pela primeira vez deve-se resolver de imediato, tratar do
assunto e direcionar o papel para o lugar certo, não deixe nada parado. Quanto mais
se adiar uma tarefa, outras mais se acumularão. Portanto, ao se tratar de um
assunto, deve-se resolver no ato (faça agora), para não simplesmente trocar o
problema (papel) de lugar.
É importante que se faça tudo de uma vez só, não compensa perder tempo
para ler cada um dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma
providência. O correto é logo que se começar a resolver um assunto, fazê-lo de uma
só vez, eliminando-se etapas desnecessárias do processo de trabalho.

2. Trabalhe com a mente limpa: Não postergue nada, programe o que você
vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer. Milhares de
afazeres menores rondam a mente tirando a atenção da pessoa do assunto a ser
tratado no momento por serem puxados pela memória. Por isso, devem-se eliminar
essas pequenas coisas, para depois se ter maior concentração, facilitando sua
execução.
Além do que, a importância de se tratar de pequenos problemas está no fato
de que assim evita-se que se tornem problemas maiores e mais difíceis de resolver.
Preocupações impedem pessoas de visualizar o futuro, as prendem a fatos
passados, impedindo-as de desempenharem boas ações no presente. Resolvendo
primeiramente as tarefas mais desagradáveis ao invés de adiá-las, evitam-se tais
preocupações e, sentindo-se melhor, as pessoas trabalham melhor.
Muitas vezes, durante o dia as pessoas são interrompidas pelos chefes,
companheiros de trabalho, subordinados e clientes, justamente por não resolverem
pequenos problemas agravados com os adiamentos.

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 3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário,
seus problemas crescerão e consumirão mais tempo;

4. Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais

produtivo;

5. Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio

trabalho extra;

6. Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre

de forma preventiva, antecipando-se;

7. Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental

e psíquico que isso causa;

8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas

evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito.

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 FIGURA 17

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-binoculars-with-fireworks-looking-

at-2011-future-image14302030>. Acesso em: 5 jun. 2010.

20 DELEGANDO FUNÇÕES

Se você é administrador ou supervisor, a delegação de funções é

provavelmente uma das regras mais importantes de todas. Atribuição de tarefas
para outras pessoas, a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a
chave da administração eficaz. Delegue tantas responsabilidades (trabalho) e tanta
autoridade (os meios para realizar o trabalho) quanto for possível. Isso enriquecerá o
trabalho dos seus subordinados e lhe permitirá realizar com maior eficácia os
trabalhos delegados a você.
Delegar funções é um problema a todos os níveis de administração. A
pergunta que todo administrador deveria formular aos seus subordinados é: “O que
eu gostaria de fazer?” Talvez você pense, ou esteja convencido que pode ter as
coisas melhor e mais rapidamente executadas, se você mesmo fizer. O erro neste
raciocínio é que ao recusar a delegação de uma tarefa à outra pessoa, o
administrador está se obrigando a fazê-la novamente na próxima vez, porque
ninguém mais aprendeu a fazê-la.

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 Se tiver delegado responsabilidades e autoridade, então delegou também os
problemas. Deixe de prestar ajuda quando não tiver sido solicitado. A delegação
determina, em grande parte, a sua eficácia como líder. A qualidade do seu trabalho
também depende de sua capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer,
multiplicará a sua produtividade.
Detectar o mais cedo possível, no seu processo de planejamento, a
sobrecarga de trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será corrigindo o
problema. Não faça tudo sozinho, delegue. Talvez você perca muito tempo tentando
dominar algo em que não é muito bom.
Delegar corretamente à pessoa certa, com experiência adequada, é uma
das habilidades mais importantes de um líder. Quando você delega, está
designando uma tarefa a uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo que
não transfira a sua responsabilidade pessoal, que continua com você.

20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?

FIGURA 18

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-jump-of-sucess-

image1967022>. Acesso em: 5 jun. 2010.

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1. Selecione a pessoa certa para fazer o trabalho. Reconheça a qualidade dos
outros.
2. Delegar agora, dando tempo suficiente para a conclusão.
3. Expor claramente o objetivo.
4. Fornecer todas as informações necessárias para a conclusão da tarefa.
5. Explicar detalhadamente o que você quer. Certificar-se de que a tarefa foi
entendida antes de começar a trabalhar.
6. Marcar uma data para conclusão.
7. Incentivar um plano de projeto por escrito.
8. Monitorar periodicamente a evolução, principalmente nos estágios iniciais. Isso
economizará, evitando que tenha de refazer o trabalho ou irritação com seu
funcionário.
9. Colocar-se acessível a esclarecimentos e conselhos.
10. Assumir a responsabilidade, mas dar crédito à pessoa que realizou o trabalho.
11. Não veja o outro como uma ameaça. Ajude seu subordinado a crescer,
conferindo-lhe novas responsabilidades.

Se você tem o apoio de uma equipe, certifique-se se ela está ciente de suas
prioridades. Não só você pode delegar tarefas a eles, como também pode usá-los
para evitar desperdiçadores de tempo. E é sempre necessário que eles tenham todo
o apoio de que precisam.

21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO

Ao dizer “não” nos momentos certos, em especial nos projetos que não
estejam diretamente relacionados com o êxito dos seus objetivos, pode lhe poupar
grandes quantidades de tempo. Se disser “não” pode soar demasiadamente rude,
simplesmente diga “infelizmente agora não posso, estou demasiadamente ocupado,
mas talvez pudéssemos falar sobre o assunto em outro momento”.

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 FIGURA 19

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-no-no-

image700299>. Acesso em: 5 jun. 2010.
Não permita que o comprometam com projetos ou atividades nas quais não
tenha real interesse. Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas
também poderá trazer grandes benefícios, como por exemplo:

• Economizar tempo;
• Definir claramente situações;
• Manter prioridade;
• Economizar esforços.

É preciso identificar o momento certo para dizer não, porque existem vários
significados do “não”, mas se for preciso dizer não, diga. Em resumo, o “não” é
indicado quando:

• Há outra prioridade;
• A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
• A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
• O esforço relativo à execução da atividade não compensa o resultado;
• A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.

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 Que tal lermos um artigo interessante?!

Como aprender a dizer “não”

Maria Christina Prado Alves*

Muitas pessoas tiveram que dizer “sim” durante toda sua vida para não sofrerem
castigos quando crianças, para mostrarem que são amáveis, para se sentirem
queridas e solicitadas, e até mesmo para não terem de tomar uma posição que
desagradasse aos outros.

Passo a passo:

1. Admita, antes de tudo, que é impossível agradar a todos durante todo o tempo.
Há situações que, se você quiser ser você mesmo, terá que discordar de alguém,
terá de dizer “não”.

2. Não acredite que, se viver concordando com todos e fazendo tudo o que todos
lhe pedem, você será a pessoa mais querida do mundo. Mentira! É mais provável
que seja a mais esquecida nos bons momentos, pois você estará cansada,
esgotada e reclamando de tudo que fez.

3. Não pense que se disser sempre “sim” aos outros terá um reconhecimento
incondicional, pois você acabará cometendo muitos erros por se sentir
sobrecarregada e ansiosa para conseguir realizar tudo o que prometeu.

4. Observe as pessoas mais respeitadas e admiradas nos ambientes que

frequentamos: elas são capazes de olhar nos olhos dos outros e dizer “sim” quando
querem dizer sim e dizer “não” quando querem dizer não. Não mentem e não
concordam só para agradar alguém.

5. Não lamente perder a simpatia de alguém das suas relações por você ter dito um
“não” verdadeiro. Se isso aconteceu, creia que é alguém que não sabe respeitar os
outros, você não terá perdido um bom amigo!

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6. Não aceite chantagens do tipo: “Tinha certeza que você ia fazer isso por mim,
que você não iria me desapontar...”, “Só você pode me ajudar nisso, por favor não
me diga não!”. Diga “não” sempre que algo que lhe for pedido não esteja de acordo
com suas convicções e com seus princípios.

7. Diga “não” com simpatia e sinceridade, sem agressividade ou falsas justificativas.

Diga “não” com firmeza e determinação, e não volte atrás por medo.

Atenção:

Encoraje-se para mudar e agir como “gente grande”, que diz o que acredita, e
assume as consequências. Prepare-se para a surpresa que causará nos outros que
nunca ouviram um “não” de você. Eles poderão reagir fortemente contra você, até
que se acostumem com seus limites.

Não desista, você poderá ter crises de insegurança e de incerteza, pois estará
experimentando um novo padrão de comportamento, vá em frente.

Acredite que “mudar” não é para qualquer um, é só para quem tem coragem.

*Maria Christina Prado Alves é Consultora em Recursos Humanos. Sócia-Diretora da

Coaching Consultoria em Recursos Humanos e Educação S/C.

22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES

Imprevistos e interrupções acontecem e o bacana é não perdermos a linha.

Vejamos abaixo o que Natanael G. Filho fala a respeito desse assunto.

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 Economize seu tempo e seja feliz!

Tempo é o que não falta para ninguém, o que falta é um pouco de

organização em todos nós. São 24 horas divididas em minutos e segundos
para que ninguém diga que não sabe o quanto já perdeu ou deixou para trás,
porém ele é implacável, impagável, intransferível e invendível (como diria um
ex-ministro de um ex-presidente que soltava suas “pérolas” durante as
entrevistas).

Quer fazer uma experiência simples e bem interessante? Quando você

acionar o seu micro-ondas para aquecer a água para um chá ou para estourar
pipocas execute algumas pequenas tarefas enquanto ele trabalha sozinho.
Viu! Você verá que dá para fazer algumas delas tranquilamente e ele vai te
avisar, com aquele apito chato, quando tiver completado a parte dele. Eu
coloco 1 minuto para aquecer a água para um chá e subo as escadas para
acordar a criançada para a escola (pela terceira vez, é claro!). Então vamos lá:
Implacável porque não te dá uma nova chance de conquistá-lo ou
reavê-lo e caso você consiga de alguma forma recuperar um pouco do tempo
perdido, pode ter certeza que vai te exigir algum gasto em dinheiro. Se a sua
produção está atrasada e você precisa acelerá-la vai pagar horas-extras, vai
comprar uma máquina mais rápida ou vai pagar para outra empresa fazer em
seu lugar, de forma a cumprir o cronograma acertado. Tudo isso é custo ou
não é?
Impagável no sentido que não está disponível diretamente para ser
negociado. Não me recordo de ter visto um anúncio sequer parecido com:

Vendo duas horas do meu dia.

Tel.: 1234-5678.
Falar com Fulano de Tal

Confesso que seria uma grande jogada de propaganda para conseguir

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emprego ou chamar a atenção. Intransferível, pois não há como fazer com que
o tempo que sobra para uma pessoa passe para outra, ou seja, um cidadão
ficar com 26 horas e outro com apenas 22. Isso não dá para fazer mesmo!
“Invendível” também porque quando negociamos o uso de outra mão
de obra, na realidade não estamos comprando tempo, mas serviço. O método
pode até ser baseado em horas, porém estamos comprando a execução de
uma tarefa por um determinado período e esta tarefa pode ou não ser
completada neste tempo.
Um bom referencial sobre este tema é o livro “Os 7 hábitos das
pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey, que no capítulo 3 apresenta
a matriz de gerenciamento do tempo com seus quatro quadrantes e todo o seu
desenvolvimento e aplicação. Um livro muito importante para o seu
desenvolvimento pessoal e profissional.
UI – Urgente e Importante: são as necessidades da crise, regidas pela
pressão. É o quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste
quadrante são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios.
NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado
ao planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem
como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva.
UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções,
telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco
no curto prazo e é conhecido como quadrante da Decepção.
NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas
agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela
internet, fofoca e alguns e-mails. Costuma demonstrar irresponsabilidade e
resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do
Desperdício.
O tempo é democrático e igualitário, sendo sempre a mesma
quantidade para todos os seres vivos. Nem um segundo sequer a mais ou a
menos para um indiano ou australiano. Para aprendermos a economizar esta
joia tão preciosa que temos existem algumas dicas bem simples e fáceis de

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aplicar:
Agenda de tarefas e calendário: todos os dispositivos eletrônicos
carregam algumas ferramentas disponíveis em seus serviços já embutidos e
uma delas é a agenda de tarefas e o calendário. Até mesmo o mais simples
celular possui o que não te dá chance para desculpas.
Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do mês e
futuros. Essa atitude vai gerar em você um senso de organização muito
interessante que vai te levar, em alguns casos, a declinar de um compromisso
devido a outro já marcado. Esse fato não ocorreria caso você não tivesse
consultado sua agenda, certo? E aí, neste caso, você teria que espremer o
seu dia caso quisesse atender aos dois compromissos.
Atualmente existem milhares de programas de transferência e
sincronização de agendas e calendários para que você mantenha os mesmos
dados em casa, na rua e no trabalho, além de servirem de backup quando
você perde ou troca de dispositivo.
Incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. São tão
úteis quanto à agenda de tarefas e o calendário. Trabalho em excesso: às
vezes é necessário que se trabalhe um pouco além do horário normal, o que
não está errado, porém mesmo em situações como estas, se permita sair no
horário normal mesmo no meio da crise para que o seu cérebro entenda e
reaprenda que este é o seu horário habitual.
É muito comum ver executivos caírem na rotina de ficar no escritório
seguidamente devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um
hábito, neste caso, muito ruim. Caso a necessidade seja um pouco
prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horário normal. Faça uma
ginástica neste dia para que o cansaço te permita uma noite de sono e não
leve tarefa para casa.
Divirta-se, mesmo em um dia que não seja muito comum. Faça algo
fora da rotina! Aprenda a delegar e a dizer NÃO: duas tarefas muito difíceis
para os exigentes e perfeccionistas, mas aprenda a não cair na tentação.
Libere as tarefas gradativamente para aqueles que podem te ajudar a

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completá-las.
Não tenha medo, caso contrário você vai ficar cada vez mais no fundo
do poço e lembre-se que ninguém executa uma tarefa da mesma forma que
outra pessoa. Esta regra é bilateral, ou seja, você também não executará uma
tarefa igual ao seu solicitante, é claro que quanto maior a similaridade é muito
melhor.
Já dizer NÃO pode ser muito fácil para aqueles que não carregam o
espírito de colaborador em si, porém é uma tarefa dificílima para aqueles que
normalmente são voluntários ou buscam colaborar com os outros. Se você
quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado então aprenda a dizer NÃO para
aquelas pessoas ou tarefas que não caibam no seu “prato”, caso contrário
você é que ficará sobrecarregado. Seja sincero e educado não hora de dizer
NÃO, mas diga se achar necessário.
E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos à base da comunicação e, se
por um lado nos ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas ações
não ocupem todo o nosso tempo. Responder às mensagens eletrônicas é uma
destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa de mensagens então
responda de imediato sempre que souber a resposta, não deixe que o prazo
estipulado pelo solicitante seja o seu limitador.
Responda logo! Elimine aquelas mensagens que não têm utilidade,
apague-as de uma vez, caso contrário você se sentirá na obrigação de lê-las.
Nesta área eu destaco: convites para feiras e cursos em locais muito
distantes, prazos expirados, assuntos que não têm a ver com o seu interesse
e as correntes de mensagens.
Na hora de responder veja se é realmente necessário copiar toda a
lista, é muito comum essa prática e só leva a encher a caixa postal dos outros
(ou a sua quando você é o recebedor). Passe esta orientação aos seus
colaboradores, ela vai te aliviar bastante e fazer com que seu tempo de leitura
de mensagens seja reduzido.
É muito comum fornecedores e clientes solicitarem dados para toda a
lista de e-mails da sua empresa, neste caso, retorne.

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Telefone: faça um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as
ligações telefônicas e passá-las para a pessoa adequada.
Tal e qual os e-mails, atualmente é fácil conseguir o número de
telefone de quase todo mundo e por esta razão cairá no seu ramal várias
ligações de todo tipo de propaganda, oferta de serviços, busca por
informações e outras mais.
Seja objetivo e quando a ligação não for para você, informe ao
interlocutor, com clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar para
que numa próxima oportunidade ele não ligue novamente no seu ramal. Isso
certamente já aconteceu com você, ou não?
Interrupções e imprevistos: as interrupções devem ser evitadas e
analisadas quando acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientação
hoje podem te poupar muito tempo amanhã. Muitas interrupções acontecem
simplesmente porque o interlocutor não quer fazer uma busca mais detalhada
ou tem preguiça mental, evitando o esforço da busca e transfere a
responsabilidade para você sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas
SEMPRE é que causa problema.
Importante: nem de longe estou falando sobre não colaborar ou não
trabalhar em equipe, estou aqui citando aquelas situações que muitos de nós
já passamos de recebermos toda a carga de responsabilidade “informal” de
responder ou saber de tudo o que ocorre no departamento do lado.
Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva
e preventiva, pois eles certamente ocorrerão sempre. Um tempo livre é
importante nestas situações, portanto se você vai estabelecer um tempo para
uma reunião ou para atender um fornecedor lembre-se que computadores
param de funcionar sem aviso prévio, carros furam pneus, trânsito é sinônimo
de engarrafamento e assim por diante.
Bom, não dá para ser perfeito e nem ser um relógio suíço, mas com
certeza conseguimos aliviar um pouco da pressão das tarefas se acumulando
se usarmos estas dicas acima. Evite PROCRASTINAR (adiar, “empurrar com
a barriga”) as tarefas que devem ser cumpridas, pois a sensação psicológica é

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muito ruim e permanece na sua memória, tornando-o uma pessoa que sempre
atrasa as suas entregas.
Não deixe para depois, comece já o seu projeto de não perder tempo.

Carpe Diem!

23 PRIORIZANDO ASSUNTOS

Lembra do Princípio de Pareto, regra dos 80/20? Entre outros exemplos ela
estipula que 80% de seu sucesso, ou do sucesso que virá a obter, depende, ou
dependerá, de 20% de suas atividades. Isso significa que se você se contentar com
apenas 80% do sucesso que você aspira a alcançar, poderá eliminar 80% das
coisas que hoje faz.

Você precisa identificar quais são os 20% que respondem (ou responderão)
por 80% de seu sucesso, e assim dar prioridade àquilo que realmente merece
prioridade. Você deve diferenciar o importante e o urgente. Se for urgente, com
certeza é importante! Certo? Totalmente errado! Urgente implica em necessidade de
atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em
questão se relaciona com seus objetivos? Existe uma simbiose entre assuntos
urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente citada como:
“Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente.”

Importantes serão aquelas coisas que contribuem para que você atinja seus
objetivos maiores de vida e suas metas.

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 FIGURA 20

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-the-important-part-

image5508738>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Urgentes serão aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que você
não veja como elas possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes, sendo
caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de
um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante. O
que é inesperado não é necessariamente importante. Diante do inesperado, resista
à tentação de execução imediata, procurando antes identificar a
importância/urgência da tarefa.

Ter clara a diferença destes conceitos é fundamental para a concentração

do tempo nas tarefas importantes. Procuramos, por várias vezes, ser controlados
pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de
nenhuma forma para nossos objetivos. Peter Drucker (1954) conclui que:

Não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de

administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é,
procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de
constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado.

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 Se você tem dúvidas em relação a alguma tarefa, se ela é realmente
importante, tente investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você
simplesmente deixar de fazê-la. Se a tarefa diz respeito ao seu serviço, pergunte:
prejudicará de maneira essencial meu trabalho? Receberei uma repreensão?
Perderei a oportunidade de ser promovido? Serei despedido?
Se a resposta for negativa verifique se o tempo dedicado a essa tarefa não
poderia ser mais bem aproveitado, fazendo outra tarefa que poderia lhe render
maiores dividendos profissionais em termos de seus objetivos maiores. Enfim, o
importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a execução de
tarefa, executando, em primeiro lugar, àquela que produzir mais resultados ou
consequências.

• Dar a atenção aos itens que realmente são importantes. Iniciar seu dia
sempre pela execução das tarefas mais importantes;
• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que
lhe for atribuído;

• Compreender que outras pessoas podem ser tão competentes quanto você
e, portanto, têm capacidade para executar tarefas que “só você sabe fazer”;

• Delegar;

• Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas

durante períodos predeterminados, se possível em lotes.

Existe uma classificação para estabelecermos prioridade nas tarefas,

divididas em quatro possibilidades. De agora em diante vamos sempre utilizá-las:

Importante e Urgente

• Tarefas e obrigações que necessitam ser feitas hoje e principalmente por

você;

• Caso não as faça, as consequências serão prejudiciais ou imprevisíveis para

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86
você;

• São de Prioridade Absoluta;

• Ex: você está quase perdendo seu principal cliente. Dedique mais atenção
aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância. O
esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho
para a produtividade gerencial. Conclui-se, portanto, que assuntos importantes
(os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre
assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que
a atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.

Importante e Não Urgente

• Uma tarefa que pode ser reprogramada para uma melhor ocasião;

• Projetos que precisam ser concluídos, mas a data de entrega não está

próxima;

• Ex.: uma reunião que teve de ser remarcada; o planejamento estratégico

para os próximos três anos. Obs.: Acompanhe sempre estas tarefas, pois elas
podem ser classificadas como importantes e urgentes, caso a data de entrega
se aproxime. Evite classificar tarefas nesta categoria como mero adiamento.

Não Importante e Urgente

• Uma tarefa que precisa ser feita ou iniciada hoje;

• Pode ser delegada;

• Não deve ocupar grande parte de seu tempo;

• Ex: Telefonemas, alguns atendimentos de clientes.

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87
 Não Importante e Não Urgente

• Pode ser delegada ou descartada;

• Se achar conveniente, pode fazer nas suas horas “improdutivas”;

• São na maior parte serviços rotineiros: arquivamento, leituras não

importantes, entre outros;

• São tarefas que não colocam seu emprego ou seus objetivos em perigo;

• Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da

semana passada.

Começando com os extremos, se a tarefa que você contempla fazer é

importante e urgente, dê-lhe prioridade e agende-a imediatamente; se não é nem
importante nem urgente, esqueça-a e passe para a seguinte. A dificuldade maior
está em lidar com coisas importantes, mas não urgentes e urgentes, mas não
importantes.

Procure dedicar tanto tempo quanto possível às tarefas importantes, para as

quais você se sentirá naturalmente motivado. Quanto às tarefas urgentes, mas que
não são importantes em termos de seus objetivos maiores de vida contemple as
seguintes possibilidades:

• Se tiver uma equipe que coordena, procure delegá-los, delegue. Mas

procure não delegar “missões” impossíveis;

• Se não tiver uma equipe que coordena, procure descobrir algum colega
que goste de realizá-las e seja competente para fazê-las bem, e sugira ao seu
superior que aquela pessoa talvez seja mais bem-indicada para essas tarefas
(explicando o por quê);

• Analise as consequências que poderão lhe acontecer se você

simplesmente deixar de realizar a tarefa. Muitas coisas são tidas como urgentes
mais por hábito ou tradição, não tendo nenhuma importância. Elimine-as, neste
caso.

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 • Se não for possível eliminá-las, procure substituí-las: use sua criatividade
examinando qual a finalidade da tarefa e procurando encontrar outra maneira de
atingir os mesmos objetivos sem realizar a tarefa específica em questão. Use este
tempo para realizar outras que você considere mais importantes;

• Se não puder delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las,

concentre todas em um mesmo lote de tempo e tente se livrar delas de uma vez.

24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO

Planejar, gerenciar, controlar, dirigir organizações, tendo como objetivo

maior produtividade e o cumprimento de suas metas e objetivos. Para isto, o líder
avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para
alcançá-los.

FIGURA 21

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-images-office-on-fire-and-

flying-paper-sheets-image11949664>. Acesso em: 28 maio 2010.

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89
 Esse profissional vai implantar um correto planejamento e definirá os
programas e métodos de trabalho, avaliando os resultados e corrigindo os setores e
procedimentos que estiverem com problemas. Entre as subdivisões de um
planejamento, podemos observar:

• Prever: é traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras;

• Organizar: Manter interligado, em perfeita administração e distribuição

coerente, sua vida social, profissional e pessoal;

• Comandar: fazer funcionar as equipes dentro de cada função;

• Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;

• Controlar: consiste em fazer com que o planejado ocorra dentro das regras
estabelecidas.

Para realizar nossos anseios, é necessário organização. Com ela iremos

criar uma estrutura de relações que nos permitirá executar nossos planos e alcançar
objetivos. Uma mesa, os arquivos, seu trabalho organizado, lhe possibilitará
economizar grande parte de tempo. Vejamos como fazer isso.

25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO

Já falamos um pouco sobre isso, dando dicas valiosas sobre a famosa

“papelada”. Como este assunto também está relacionado com a organização não
poderíamos deixar de tratar com mais rigor. A maioria das pessoas conserva-os dez
vezes mais do que precisaria. Se você não jogá-lo fora, passe os olhos nele e
decida o que fazer. Faça comentários informativos na margem: Sim. Não. Concordo.
Bom. Consulte-me. Vamos discutir. Você decide. O que você pensa? Se um
documento não requer comentários, jogue o fora.

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90
 FIGURA 22

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-person-in-

pile-of-papers-image13667288>. Acesso em: 5 jun. 2010.

E observe que a maioria dos papéis com a indicação arquivo deveria ser
enterrada. Muitos disseram nos primórdios da alta tecnologia que os computadores
iriam criar menos papelada. Erraram muito! Eles criam mais e mais papelada,
resmas de relatórios inúteis, incontáveis pedaços de correspondência sem valor e
documentos sem significado. Os relatórios e memorandos circulam amplamente;
poucos questionam a necessidade disso. A alta administração é bombardeada com
documentos de vários níveis abaixo e esses níveis se descobrem submersos com
documentos enviados pela alta administração.
Cada folha de papel custa dinheiro: a movimentação, a leitura, o relatório a
respeito e o arquivamento. Toda a folha de papel que você elimina poupa dinheiro.
Maior do que o custo monetário é o desnecessário desperdício de tempo/energia
criado por essa imensa rede de papel. Custa tempo e dinheiro preencher relatórios,
escrever memorando, ler relatórios impressos no computador, preparar orçamentos,
escrever pedidos, fazer “30” cópias e ler correspondência publicitária.
Lembra da história do “sumário”? Extraia a essência e deixe o resto ir
embora. Passe os olhos e jogue fora, é a solução de um gerente para a leitura
executiva. Ele está ciente de que uma maneira popular de desperdiçar tempo é

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91
chamada de “obter informações”. Há vários materiais que você deve ler. Você
simplesmente não pode ler tudo. Os especialistas em tempo não têm paciência com
quem lê um jornal página a página. Passe os olhos. Sugue tudo que for importante.
Depois, jogue o resto fora. Mas você está ansioso por subir seu cargo na
hierarquia e deve ficar sempre informado? Ótimo, então basta ajustar e reavaliar
suas prioridades a cada dia, a cada mês, a cada minuto. Ao subir na hierarquia,
você deve saber mais e mais sobre o que está acontecendo. A cada passo para
cima você tem de estar mais bem informado. Descubra uma maneira de obter essa
informação e não enlouquecer no processo. Se isso parece uma coisa difícil,
também ajuda a explicar por que o ápice é tão estreito.
Provavelmente “passar os olhos” dinamicamente, como ensina muitas vezes
os cursos de leitura dinâmica, seria mais útil. Há muito tempo, um gerente bem
organizado passou os olhos por uma revista sobre negócios. Recortou dois artigos
para ler. Ele enviou um para alguém. Ele ignorou um tópico no qual estava
interessado na semana passada, mas não hoje. Ele resistiu à tentação de ler um
artigo interessante (ele não precisava se divertir naquele momento). Então, ele jogou
a revista na cesta de lixo – para não ser incomodado por papel inútil. Limpe as pilhas
a cada dia.
Ao final do dia, em um jornal diário, os editores jogam tudo fora. Afinal, sabe-
se que irá receber muito mais na manhã seguinte. Eles simplesmente não podem
conviver com resíduos. Tudo o que não é utilizado vai para a cesta de lixo. Isso pode
causar alguns problemas, mas também sustenta a vida. Outro fato importante na
organização é saber utilizar todos os recursos ao nosso alcance e não apenas tê-
los, isto vai trazer eficiência, eficácia e rapidez no trabalho. Esses materiais vão
desde clipes, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores. É
sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que
surgem.
Acho que agora, se alguém ainda tinha dúvidas, tornou-se claro que
organizar os papéis é tarefa fundamental para economizar tempo. A desorganização
passa a afetar nosso desempenho e nossas relações. Temos uma tendência à
desorganização, pois cada papel representa uma decisão a ser tomada e, como
consequência, há o medo de se desfazer de algo importante.

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 Algumas recomendações abaixo já foram descritas no módulo II, mas foi
preciso especificar mais profundamente neste tópico:

1. Se você ainda não reconheceu sua necessidade de se organizar, é hora de fazer

isto, antes de continuarmos. Tenha em mente seus objetivos, você acha que
realmente funciona despender este tempo para a arrumação? Se sua
desorganização já está afetando seu relacionamento com os outros e seu
desempenho no trabalho, é necessário pôr um ponto final.

2. Não use a falta de tempo como desculpa para o adiamento. Aprenda a decidir,
analise e decida onde arquivar um papel ou se vai jogá-lo fora. A existência de um
papel é um sinal de que existe ou poderá existir um problema.

3. Não tenha medo de jogar fora alguns papéis. Sempre vem aquela pergunta: “E se
um dia eu precisar disso?” “Não tenho tempo agora de enviar a resposta...” E a pilha
aumenta.

4. Somos seres humanos, procure arquivar papéis que tragam lembranças

sentimentais, de modo que eles possam ser achados quando quiser relembrar
momentos importantes. Afinal o mais importante são as pessoas que amamos.

5. Tenha um arquivo dividido em pastas (a seguir veremos mais sobre isto). Como:
documentos pessoais, contas a pagar, contas pagas, seguros, contratos, recursos
humanos, família, entre outros.

6. Divida seus papéis de uma forma organizada à medida que vão chegando até
você. Lembra nossa classificação entre A, B e C do módulo II? Se ainda ficou em
dúvida, outra sugestão:

• Lixo/Sem interesse. Jogue fora;

• Resolvidos. Aqueles que devem ser guardados como comprovante vão

para o arquivo; aquilo que só era um lembrete vai para o lixo;

• Com data para serem tratados (exemplos: contas, consultas, entre

outros). Coloque na sua agenda na data certa. Depois da data: arquive
somente se necessário guardar comprovante, caso contrário: lixo;

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 • Contatar futuramente: agenda;

• Urgentes: agenda;

• Referências que devem ficar à mostra (exemplos: relatórios, revistas,

fotos, cartas pessoais, etc.): estipule um prazo como uma semana de seu
recebimento para serem lidos e se necessário respondidos. Se não
acrescentarem nada: lixo. Se forem boa fonte de referência ou memória
para algum assunto: arquivo.

8. Não tenha um falso conceito. Antes de achar que nunca se acostumaria fazendo
isto se dê uma chance e perceba o bem-estar que ele traz. Adapte um sistema a
você e veja como poupará tempo e trará a sensação de como é bom viver longe da
bagunça.

9. Faça uma manutenção diária. Diariamente arquive aquilo que deve ser guardado
e jogue fora aquilo que não tem valor. Não deixe acumular papelada, contas,
documentos, extratos de bancos, jornais, revistas entre outros. Veja abaixo os
prazos necessários para deixá-los arquivados;

10. Acha que isso é só para papéis? Use a mesma regra para os e-mails. Crie
pastas para guardar aqueles que são importantes, passe para agenda os
compromissos e mantenha a sua caixa de entrada sempre vazia.

11. Não jogue no lixo documentos com informações pessoais: número senha do
banco, número do cartão de crédito. É muito perigoso, rasgue-o bem antes de jogá-
los no lixo.

26. INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS

DOCUMENTOS

• Contas de telefone, água, luz: 90 dias é o prazo que não se pode mais
cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de
dois a cinco anos;

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 • IPTU: Por cinco anos. Depois disso, a dívida prescreve e a prefeitura não
pode mais cobrá-la;

• Imposto de renda: Por cinco anos. Após este tempo, as cobranças não são
mais autorizadas;

• Comprovante de depósito bancário: guarde até comprovar que o dinheiro

entrou realmente na sua conta;

• Convênio médico: Por até 20 anos, pois este é o prazo máximo que o
consumidor, segundo o IDEC, pode exigir a devolução de pagamentos indevidos em
razão de aumentos abusivos;

• Financiamento de imóveis: guarde os comprovantes de pagamento até

após o final de todas as prestações, quando a escritura for passada em seu nome;

• Carnês e comprovantes de pagamento de consórcio de carro: além do

próprio carnê, você pode pedir um comprovante de quitação. Guarde o carnê e o
comprovante por pelo menos dois anos ou até o bem ser transferido para o seu
nome;

• Licenciamento de veículos: deve ser guardado até o próximo

licenciamento;

• Recibos de aluguel e vistoria de imóvel: guarde durante o tempo que

permanecer no imóvel ou até a renovação do contrato de aluguel, pois esta garante
que o pagamento está em dia;

• Recibos de condomínio: anualmente, peça a administradora para que

emita um comprovante de quitação para que você não precise guardar todos os
recibos.

• Faturas de cartões de crédito: guarde por pelo menos um ano,

principalmente para casos de compras parceladas;

• Notas fiscais: guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja
necessário alguma troca ou reparo. De preferência durante a vida útil do produto ou
durante a prestação de serviço para produtos que não tenham garantia, guarde por
90 dias, é o tempo que se pode pedir uma troca por produto com defeitos;

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 • INSS autônomo: guarde até a aposentadoria para provar o tempo de
serviço.

FIGURA 23

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-house-documents-

image1299411>. Acesso em: 5 jun. 2010.

FIM DO MÓDULO V

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