COMO TRABALHAR

E GERENCIAR
SEU CRM
Primeiramente, é de suma importância que você tenha um bom CRM, que te forneça de forma de-
talhada os dados dos clientes que te contactaram, bem como a ordem cronológica dos chamados.
Um CRM eficaz reflete diretamente na sua conversão, pois você consegue ter um controle melhor
sobre quem está procurando seus serviços.

Muitos advogados perdem muitas vendas pois não provocam os clientes que os procuram, e
apenas esperam o cliente cair no colo querendo contratar.

Muitos clientes vão te procurar com interesse em fechar um contrato, mas vão acabar te deixando
sem uma posição concreta, por conta dos afazeres do dia a dia, por insegurança ou até mesmo por
procrastinar a decisão.

E para esses clientes um CRM bem gerenciado é de suma importância, pois ao ter o controle da-
queles que te procuram você pode reascender o interesse naquele prospecto, fazendo com que ele
feche contigo.

Agora vou abrir a caixa preta pra você e te mostrar como a Safe e Araújo conseguiu mais de 3.000
clientes no ano de 2020 através de um bom gerenciamento do CRM:
1º passo: Você deve planilhar todos os contatos feitos com o seu escritório, discriminando a data
do chamado, e nome do cliente e os meios de contato.

2º passo: Você deve ter em sua planilha uma aba constando o status da sua negociação com o
prospecto, discriminando por exemplo os clientes que fecharam, os que demonstraram interesse
na contratação, os que estão negociando valores, os que estão esclarecendo dúvidas de cunho
jurídico, entre outras situações que se adequem à realidade da sua advocacia.

3º passo: É de suma relevância que além de saber o status da sua negociação com aquele cliente,
você tenha um campo de observações, no qual será apontado de forma detalhada o motivo da-
quele prospecto ainda não ter fechado um contrato com você.

Isso é importante para que você tenha o controle de quais são as objeções daqueles que te
procuram, bem como para saber o momento certo de retornar o contato com o prospecto.
 Vejam como fazemos na Safe e Araújo:

Conforme vemos no exemplo acima, temos o controle cronológico dos chamados, os dados do
prospecto, o status da negociação e o motivo da não contratação.

Também utilizamos cores no preenchimento das células para visualizar de forma mais fácil o status
de cada cliente. No nosso caso especificamente utilizamos o vermelho para identificar aqueles que
não vão nos contratar, o amarelo para aqueles que fecharam conosco, o azul para os que estão nas
vias de contratação e precisam de uma atenção especial e o branco para aqueles que estão nego-
ciando ou conversando sobre o processo.
Outro ponto importante nesse passo é identificar a objeção do cliente para chama-lo em outro
momento mais oportuno. Temos clientes por exemplo que estão avaliando a questão financeira, e
nesse caso, o momento ideal para chamá-lo é no dia do pagamento, pois ele está capitalizado e
certamente a probabilidade da contratação é maior.

4º passo: Talvez esse seja o passo mais importante para a sua prospecção de clientes, pois nele
você fará o controle do último contato que você teve com aquele cliente. Isso vai evitar que aquele
chamado fique sem resposta, ou que seja esquecido em sua base, sem ser provocado novamente.

Volto no que falamos acima: Pense bem quantas vezes você se interessou por algum anúncio em
seu Instagram, clicou pra saber mais, e mesmo ainda estando interessado deixou aquele assunto
de lado por conta de outros afazeres. Isso é comum acontecer, e certamente, se esse produto apa-
recer pra você novamente, o impulso irá retornar. Na advocacia não é diferente. O prospecto pode
ter lhe chamado com a intenção de contar com seus serviços, mas por motivos diversos, procrasti-
nou essa decisão. Um novo contato feito por você pode reascender essa intenção, e fazer com que
ele feche contigo.

Esse dado deve estar atrelado às informações relacionadas a negociação, e sempre colocamos uma
coluna ao lado das observações. Vejam:
Nesse caso, também utilizamos o preenchimento de cores nas células, para discriminar quantas
vezes já provocamos aquele prospecto, afinal, tudo tem um limite, e você deve ter cautela para não
ser agressivo demais com o cliente. No nosso caso, temos o limite de 4 contatos deliberados por
parte do nosso time, e sendo ultrapassado esse limite, é inviável um novo chamado. Temos uma
legenda para identificar essas cores:
É importante lembrar que a cada contato o status do cliente pode se alterar, e as observações
devem ser complementadas.

Além disso, essas cores servem para especificar apenas os contatos feitos por nós, e não é contabi-
lizado os chamados feitos pelo prospecto.

Também é relevante ressaltar que nem sempre todos os prospectos devem ser chamados em
várias oportunidades, e você deve ter um filtro para analisar cada caso. No exemplo acima, temos
um cliente que está analisando a questão financeira, e não tem motivo ficarmos o provocando en-
quanto ele não possui recursos. Por esse motivo, ele foi chamado por nós apenas uma vez, e o con-
tato com ele será reiterado em um momento mais conveniente, como por exemplo o quinto dia
útil, data que ocorre a maioria dos pagamentos. Temos ainda o exemplo de um cliente que está
avaliando os riscos e possibilidades, ou seja, está inseguro sobre questões jurídicas, e nesse caso,
fizemos o contato em várias oportunidades, para lhe explicar todos os pontos técnicos relaciona-
dos à demanda e para demonstrar que realmente somos autoridades capazes de cuidar do seu
caso.
Importante destacar também que nesses contatos você irá oferecer seu suporte jurídico, tirar dúvi-
das, informar precedentes, esclarecer questões relacionadas aos honorários e formas de pagamen-
to e filtrar a necessidade de uma consulta presencial, por telefone ou por meio de uma chamada
de vídeo.

Sempre que você sentir em um prospecto a intenção de contar com os seus serviços, ofereça a
consulta, e não necessariamente cobre por isso, afinal, é mais rentável um contrato, do que apenas
uma consultoria. É importante se atentar a isso pois existem clientes que você consegue converter
com uma simples ligação, e a cobrança por esse atendimento pode fazer com que ele sequer tenha
intenção de te ouvir.

A cobrança de consulta é válida apenas para os casos em que você não vislumbra uma possibilida-
de concreta da contratação, e nesses casos, essa cobrança é interessante, pois é a única forma da-
quele prospecto lhe pagar algo.
5º passo: Pegando um gancho no que falamos acima, a última métrica que você precisa ter em sua
planilha é se já foi feito alguma reunião com o cliente que lhe procurou, pois através disso você vai
saber se já conversou com o prospecto, se já explicou os pontos relacionados à demanda e se já o
“gatilhou” para contar com seus serviços.

Caso você já tenha feito esse atendimento, a abordagem na negociação pode ser mais incisiva e
direta, para separar o joio do trigo, e caso esse contato ainda não tenha sido feito, você tem uma
“desculpa” para chamar o prospecto, informando-o que analisou melhor aquela demanda e que
vislumbra um horizonte favorável para ele, esclarecendo ainda que prefere uma conversa verbal
para elucidar todos os pontos que permeiam aquele caso.

Em nossa gestão, colocamos esse campo ao lado do último contato, vejam só:
Importante lembrar que pode acontecer do seu prospecto preferir uma conversa por Whatsapp, e
não há nenhum óbice nisso. Além disso, existem casos em que você deve aguardar para oferecer o
atendimento, como por exemplo quando o cliente está aguardando algo para tomar a decisão.
Nessas situações, não há motivo para “queimar o cartucho” enquanto a decisão da pessoa está pen-
dente de outra situação, de modo que o atendimento deve ser ofertado quando aquele prospecto
se encontrar em condições de fechar o contrato.

Esse é o passo a passo de como o Escritório Safe e Araújo conseguiu fechar mais de 3.000 contratos
em 2020, e certamente, um CRM bem gerenciado irá aumentar significativamente sua conversão,
uma vez que leads não serão perdidos, e todos aqueles que te procuraram serão devidamente
atendidos e amparados.

Certamente uma boa gestão do seu CRM irá contribuir muito com sua ascensão profissional, e isso,
atrelado a um bom setor comercial, a boas estratégias, a um jurídico bem estruturado, bem como
aos conhecimentos que vem adquirindo com experts do mercado, definitivamente irão te levar ao
lugar que você sempre sonhou chegar.

TMJ E É SÓ O COMEÇO!