TecnologiadaInformaoManualProjetosCikelBrasilVerdeMadeirasLTDA

CIKELBRASILVERDEMADEIRASLTDA
GerenciamentodeProjetosviaweb

DOTPROJECT
Verso2.1.2

EquipedeT.Iresponsvel PauloSrgioAmaralAnalista
JuvenalSartorelliGestorT.I

Araucria Dezembrode2009

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Sumrio
1 - O que um projeto 2 - O que gerenciamento de projetos 3 - Como acessar o gerenciador de projetos via web 4 - Como Trocar a senha 5 - Nveis administrativos e de segurana para acessos 6 - Viso inicial Agenda do Dia 7 - Como criar um novo projeto 8 - Como criar Tarefas em um projeto 8.1 - Inserindo Tarefa Simples 8.2 - Detalhes da Tarefa 8.3 - Datas 8.4 - Dependncias 8.5 - Recursos Humanos /Alocando equipe ao Projeto 8.6 - Outros Recursos 8.7 - Criando subtarefas 8.8 - Apontamentos da Tarefa 8.9 - Anexando Arquivos na Tarefa 8.10 - Verificando se o arquivo foi enexado 8.11 - Controlando Verses do mesmo arquivo 9 - Acompanhamento Projeto ( FRUM ) 10 - Acompanhamento Projeto - Como visualizar o grfico de Gant de um projeto

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1OQUEUMPROJETO?
AdefiniomaisacadmicadeumProjeto,edescritanoPMBOK,adeum esforo temporrio empreendido para alcanar um objetivo especfico. Projetos so executados por pessoas, geralmente tm limitaes de recursos e so planejados,executadosecontrolados. Objetivamente,podemosdizerqueosprojetosdiferemdosprocessosouoperaes porque estes so contnuos repetitivos, enquanto os projetos tm carter temporrioenico.Temporrioporquetodoprojetotemincioefimdefinidos. nico porque o produto ou servio , de algum modo, diferente de todos os produtoseservios,aindaquedamesmareaousemelhantes. Projetossocriadosemtodososnveisdaorganizao,emumnicodepartamento da empresa ou fora suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias. Freqentemente, os projetos representam componentes crticos da estratgia de negciodasempresas. AsboasprticasdeGerenciamentodeProjetos,descritasnoPMBOK,podemser aplicadasemtodosostiposdeprojetos,independentementedosegmento,rea, dimenses,pessoasenvolvidas,prazoseoramentos. muitocomumqueosprojetosnosejampercebidosnasinstituies,eassim, nosotratadoscomoprojetos,e,muitasvezes,nemsogerenciados,causando desgastes.Confiracomolidamosdiariamentecomeles,ao: desenvolverumnovoprodutoouservio; efetuarmudananaestrutura,nopessoalounoestilodeumaorganizao; conceberumnovoveculodetransporte; desenvolverouadquirirumsistemadeinformaesnovooumodificado; construirumedifcioouumainstalao; conduzirumacampanhapoltica; implantarumnovoprocedimentoouprocessodenegcio.

E alista no termina aqui, inclua todas as operaes com as caractersticas descritasacimaereconheaosseusprojetos.

2OQUEGERENCIAMENTODEPROJETOS?
DeacordocomoAGuidetotheProjectManagementBodyofKnowledge 3rd Edition, [Project Management Institute (PMI) 2004], Gerenciamento de Projetosaaplicaodeconhecimentos,habilidades,ferramentasetcnicasnas atividadesdoprojetoafimdeatenderaosseusrequisitos.Elepodesermelhor explicadoatravsdosprocessosqueocompem,quepodemserreunidosemcinco gruposdeprocessosIniciao,Planejamento,Execuo,ControleeEncerramento e em nove reas de Conhecimento Gerenciamento da Integrao do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, GerenciamentodosRecursosHumanosdoProjeto,GerenciamentodaComunicaodo Projeto,GerenciamentodosRiscosdoProjetoeGerenciamentodeAquisiesdo Projeto. A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem: balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidadedoprojeto; satisfao de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidadeseexpectativas; alcancedosrequisitosestabelecidos.

O termo Gerenciamento de Projetos s vezes utilizado para descrever uma abordagem organizacional ao gerenciamento de operaes rotineiras. Essa abordagemtratamuitosaspectosdasoperaesrotineirascomoprojetosafimde aplicarastcnicasdeGerenciamentodeProjetosaelas,oquetambmchamado degerenciamentoporprojetos.

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3COMOACESSAROGERENCIADORDEPROJETOSVIAWEB
Nacikelexistem doisendereosparaacesso.Umendereoparaque os usurios possam treinar e testar.O outro endereo ser o oficial.Onde cada unidadedaCIKELterseuespaoparacriar/controlarseusProjetos. Existemduasopesdeacesso: 1pelaintranetdacikel:http://intranet.cikel.com.br NoMENUPRINCIPAL>cliqueemprojetoseescolhaqualbaseacessar!

2Diretamentepeloslinksabaixo: Endereoparatestes: http://intranet.cikel.com.br/projetos_teste

EndereoOficial(quente/Produo): http://intranet.cikel.com.br/projetos

NOTA:EMAMBOSOSCASOSVOCDEVERACESSARUSANDOSUASENHADAINTRANETEEM SEGUIDAASENHAPARAACESSOAPGINADEPROJETOS.

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Obs.:Existemalgunsnomesquejestocadastrados(deacordocomosGerentes decadadepartamento).Casoseuloginnofuncione,entreemcontatocomTI. Obs2:DetemposemtemposTIirrestaurarnoambientedetesteobancoda produo. Portantonoutilizeoambientedetestesparaacompanhamentosdeprojetos. Telainicialdosistema

4COMOTROCARASENHA
Depoisdeentrarnosistema(pelaprimeiravez),vocdeverclicarna opoMeusdados(EsquerdoSuperior):

Emseguidadeveseclicarnolinkalterarsenha(EsquerdoSuperior):

Aprximatelaqueiraparecer,vocdeverentrarcomasenhaatuale configurarumanovasenha(Observequevocdeverdigitarduasvezesamesma senha. O sistema ir conferir se as duas senhas (nova) esto iguais. Caso , estejamiguaisanovasenhapassaravaler:

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5NVEISADMINISTRATIVOSEDESEGURANAPARAACESSOS

definidopelareadeT.Iportantoprocureseugestor.Sevocgestor deumdetermindaoprojetosoliciteainclusodosmembrosdaequipedoprojeto paraopessoaldeT.Iviaemailouportelefone.

6VISOINCIALAGENDADODIA
AteladaAgendadiriatrazaousuriotodasastasksoutarefasque eledeverexecutarnodia(OhorrioedataserosempredoServidor).

OrecursomaisimportantedestatelaaLegenda.Ondecadacorsignifica ostatusdaTarefa.

7COMOCRIARUMPROJETO?
Paracriarumnovoprojeto,utilizeomenusuperior(CantoDireito)eclique naopoPROJETOS:

A tela que aparecer (Semelhante a figura abaixo) listar todos os projetos do departamento. Para criar um novo projeto voc dever clicar no botoNovoProjetonoladoesquerdo(NaimagemabaixoestINDICADOCOMSETA VERMELHA):

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Apsaaodenovoprojetodeveraparecerumatelasemelhanteafigura abaixo:

Oscamposquedeveroterasuaatenoso:
NomedoProjetoInsiraonomedoprojeto ResponsvelpeloProjetoUsuriocadastradoquecriouoprojeto. EmpresaDevesesempreselecionaraempresaouunidadequevoctrabalha. InternalDivisionrh,t.i,financeiro,diretoriaeetc. Datadoiniciodoprojeto deveserpreenchidoapenasdevocjtemumadata parafinalizaroprojeto. Nome abreviado Este campo para voc criar um apelido ou digitar o cdigo padronizadoporseugestor. Situaodefinacomoemquesituaooprojetoesta.Seestaemplanejamento, propostoououtrasituao. DescrioUmabrevedescriodoProjeto.QuaissosuasmetaseObjetivos. Indicadordecorcorusadaparadestacaroprojetodosdemais. PrioridadeNormal,Baixaoualta,conformeaimportanciadoprojeto

Obs:OscamposoramentoURLeambientedeaceitenoserousadosDeixeembranco.

8COMOCRIARTAREFASEMUMPROJETO?
Oprimeiropassoselecionarumprojeto.BastaclicaremPROJETOSnomenu esquerdosuperior:

Em seguida basta clicar no nome do projeto ao qual voc deseja inserir uma tarefa(Conformefiguraabaixo):

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Aoclicarnonomedoprojeto,surgirumatelaquecontertodosastarefas, arquivoselogdastarefasdoprojeto.Noexemploabaixooprojetoaindano tem nenhuma Tarefa . Para criar uma nova tarefa voc dever clicar no boto NovaTarefaqueencontrasenocantosuperioradireita:

NovaTarefainserindoumatarefasimples Comovocpodever,nessatelavocvaiprecisarpreencherunscamposbsicos. Noesqueadeclicaremsalvar:

Campo
Nomedatarefa Situao Progresso Prioridade Marco

Valor
Diferenciarastarefas/manterorganizao Ativoouinativo Aporcentagemdatarefaquejfoiconcluda Nomal,BaixaouAlta Seounoummarcodoprojeto

DetalhesdaTarefa Logoabaixoexistemosdetalhesdatarefaquedeveroserpreenchidos.

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Campo
ResponsvelpelaTarefa Acesso Endereodaweb TarefaPai Tipodatarefa Selecioneoscontatos Oramentoprevisto Descrio

Valor
Selecionequemseroresponsvelpelatarefa. Voc seleiona os nveis de acesso a tarefa que pode ser pblica, protegida,restrita,participante. Deixeembranco Atarefaaqualatarefacriadaestasubordinadaouno.Ovalorpadro nenhumquandoseciraaprimeiratarefadoprojeto. Selecioneseoperacionalouadministrativa Clique neste campo para acessar os contatos previamente cadastrados. Normalmentenousado. Insiraooramentodisponvelparaatarefa. Insiraasintruesparaexecuodatarefa.

Datas AoclicarnaabaDATAS,vocterumatela(conformefiguraabaixo):

Campo
DiadeIncio DatadeEncerramento

Valor
Inciodatarefa Setemduasopes.Sevocsabequediadeveterminar.Insiraadatade termino desta atividade e clique no boto Durao Prevista para determinaronmerodehoras.Sevoctemonmerodehorasequersaber umaprevisodetrmino,entodeixeadataembranco. Sevoctemonmerodehorasoudias.Insiraovalornocampoeclique nocampocalcularemDatadeencerramento

DuraoPrevista

Obs.: Verifique o horrio de trabalho no lado direito da tela. Voc poder modificar. Dependncias Naabadependnciaspossveldizerdequaistarefaseudependoparaexecutar a tarefa atual. Para isto para selecionar a tarefa na caixa da esquerda e clique no boto > . Se esta dependencia for do tipo : Finaliza e depois inicia , voc dever selecionar na caixa esquerda a tarefa e clicar no checkbox : Determinar a data de incio baseado nas dependncias e esta tarefa ter sua data inicial de acordo com as dependncias que houverem relacionadas:

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RecursosHumanos/AlocandoequipeaoProjeto Apspreenchertodosasoutrasabas,aabaRecursosHumanosoltimo quedeverserpreenchido.Vocpoderselecionarorecursoedizerqualo percentual de esforo deste recurso para a tarefa .Neste exemplo (na figura abaixo),oAdmintem100%eoPaulotem30%.Sevocacharqueestatarefa deva ter algum comentrio adicional (para o Email)basta escrever no campo Comentriosadicionaisnoemail.MantenhaocampoNotificarassociadosda tarefa por email habilitado. Assim, todos os participantes da tarefa receberoumavisoporemail.

Outrosrecursos Opcional.Vocpodecolocarrecursosadicionais:

Criandosubtarefas Clique em Projetos e em seguida clique no projeto que quer criar as subtarefas:

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Selecioneumatarefaecliquenonomedatarefa:

Depois que aparecer uma tela com os detalhes da tarefa selecionada , voc podercriarumanovatarefaclicandoemNovaTarefa:

Siga os passos para criar uma tarefa simples como no tem 8 do manual. Ao finalizaracriaodestatarefaalistadeprojetodeverficarparecidacomo exemploabaixo:

ApontamentosdaTarefa Para realizar o Apontamento de uma Tarefa : Clique em Tarefas no menu superior(Nocantoesquerdo)eSelecioneatarefaaoqualvocdesejarealizar oapontamento(Logtarefa):

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Selecioneaoponovoregistro:

Preenchaoscamposdoapontamentodatarefa:

Campo
Data Progresso Horastrabalhadas Cdigodecusto Datafimdatarefa Descrio Problema

Valor
Osistematrazadatadodiamaspossivelalterarclicandonagradeaolado docampo. Aoapontarsinalizaopercentualdestaatividade Nmerodehorastrabalhadasnaatividade. Sehouvercentrodecustopreenchasenodeixeembranco. Coloqueofimdatarefa Descriodosdetalhesdoapontamento. Sehouveumtrabalhopararesolverumproblemadaatividadeque impediu o desenvolvimento da mesma , devese clicar naopoProblemaedeixarselecionado.

AnexandoarquivosnaTarefa CliqueemTarefasnomenusuperior(Nocantoesquerdo).Selecioneatarefa aoqualvocdesejarealizaroapontamento(anexararquivo).

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CliquenoBotoNOVOARQUIVOlocalizadonocantosuperiordireito:

Basta preencher os campos do formulrio, selecionar arquivo e pressionar o botodeSalvar:

Campo
Folder Verso Projeto Tarefa Descrio EnviarArquivo

Valor
Camponoalterado DefinaaversodoArquivo Selecioneoprojetocorrente Escolha a tarefa normalmente campo no alterado j que voc quer adicionar arquivoparaatarefaatual. Coloqueadescrioqueacharmelhor CliquenoBotoArquivoparafazeruploadedepoiscliqueemsalvarparaenviaro arquivo.Arquivosmaioresque2megasdevemsercompactadoscomzipourar.

Obs:Podeseadicionarquantosarquivosforemnecessrios. Verificarseoarquivofoiadicionado Depoisquevocclicaremsalvarserfeitouploaddoarquivoeapareceresta tela:

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Controlandoversesdomesmoarquivo OdotProjecttemoconceitodecheckoutecheckindedocumentos.Este conceito utilizado para evitar que dois usurios alterem o mesmo documento (aomesmotempo). Oprimeiropassorealizarocheckoutdodocumento.Assim,todosque forem publicar uma nova verso no tero sucesso . Pois o documento est travadoparavoc. NaabaARQUIVOSnasegundacolunadatabelaexisteumlabelchamado SADA.Deveseclicarnacone(setaazulparacima)aoladododocumento quevocdesejapublicarumanovaverso:

Aseguirdevesugirumatelaqueperguntarqualomotivodasadado documento:

BastapreencheromotivoeclicarnobotodeSalvar.Apartirdeste passovocpoderalterarodocumentotranquilamente.OsusuriosdodotProject conseguem ler a verso que voc fez a sada ou checkout. Porm , eles no conseguempublicaroutraversododocumento:

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Pararealizaracheckinouentradabemsimples.Bastaacessarnomenu Tarefas, selecionar a tarefa, clicar em Arquivos . E clicar na segunda coluna(sada)coneazul(setaparabaixo). Selecioneotipo de RevisoeselecioneoArquivoparaapublicao.A opoVersoFinalsdeverserclicadaseodocumentoemquestonuncamais sofrerumaalterao.Sugesto:Nocliquenestaopo.

NalistagemdaTarefaaparecersemprealtimaversopublicada:

Sevocquiserobterasoutrasverses,cliquenonumeronacolunaverso:

Em seguida dever aparecer uma tela com todas as verses dos documentos. (Inclusivepararealizarodownload).

9ACOMPANHAMENTODEPROJETOFRUMS
OdotProjecttemorecursodeFORUMeestepoderserutilizadocomoo acompanhamentocentralizadodeprojetos. Para acessar esta funcionalidade clique em FORUNS no canto esquerdo do menusuperior.

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ParacriarumForumsobreumdeterminadoprojetocliqueemNovoForum nocantosuperiordireito.

Empoucossegundosdeversurgirumatela(conformefiguraabaixo).

Paracriarumnovocomentriosobreoprojeto,Bastaclicarsobreottulodo forum:

cliqueeminiciarnovotpico:

Preenchaapenasocampodettuloedescrioecliqueemsalvar:

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Paraverificar:

10COMOVISUALIZAROGRFICODEGANTDEUMPROJETO
Selecione o projeto que deseja visualizar cliando em projetos no menu e CliquenaabaGrficodeGantt.

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ANOTAES