PROMERITO

Demonstrativo do Manual

Avaliao de Desempenho
Uma Ferramenta do Gestor de Pessoas
Este arquivo de demonstrao contm: - as sete primeiras pginas de um total de 23 pginas do Manual do Avaliador (que inclui o Formulrio 1). - exemplo do fator Comprometimento, contido no Formulrio 3 - a lista dos fatores contidos em cada um dos quatro Formulrios de Avaliao includos no manual - figura da planilha do Excel para clculo das mdias das avaliaes

Os itens que compem o manual so:

1. Um arquivo do Word com 23 pginas contendo o manual do avaliador e instrues para sua utilizao (inclui o Formulrio 1). 2. Um arquivo do Word com 8 pginas contendo o Formulrio 2 (seis fatores de avaliao). 3. Um arquivo do Word com 10 pginas contendo o Formulrio 3. (oito fatores de avaliao) 4. Um arquivo do Word com 10 pginas contendo o Formulrio 4. (oito fatores de avaliao) 5. Um arquivo do Word com 11 pginas contendo as instrues para anlise do resultado da avaliao com base nos fatores do Formulrio 1. 6. Um arquivo do Excel de uma pgina contendo uma planilha para clculo das mdias das avaliaes para formulrios de 6 fatores. 7. Um arquivo do Excel de uma pgina contendo uma planilha para clculo das mdias das avaliaes para formulrios de 8 fatores. 8. Um arquivo do Word com 2 pginas contendo um roteiro para voc desenvolver os fatores de avaliao sob medida para sua empresa. Bnus Especial: 9. Um arquivo do Word com texto de 7 pginas, mostrando uma viso geral do processo de avaliao de desempenho numa empresa, comentando os aspectos subjetivos e objetivos do processo. 10. Um arquivo do Word com texto de 4 pginas, contendo comentrios sobre o processo de Anlise de Potencial e sua aplicao em processos de seleo de pessoal e planejamento de sucesses.

Copyright 2009 Promrito Consultoria e Treinamento Todos os direitos reservados E-mail: contato@promerito.com.br Web Site: www.promerito.com.br

www.promerito.com.br

PROMERITO

Apresentao
O objetivo deste modelo de avaliao de desempenho contribuir para melhorar a competncia dos diretores, gerentes, coordenadores e supervisores no exerccio do papel de gestores de pessoas. A avaliao de desempenho, no enfoque mostrado neste manual, ajuda os gestores a identificar os pontos de maior relevncia para o planejamento de suas aes visando a melhorar o seu desempenho individual e o desempenho de suas equipes. O manual foi desenvolvido para ser utilizado tanto por profissionais, de forma independente, como por empresas, como parte de um programa formal de avaliao de desempenho. Portanto, este modelo de avaliao de desempenho se destina a: 1. profissionais com atribuies que envolvam a gesto de pessoas, para saber como esto se saindo nesse papel; 2. empresas e organizaes em geral, como um modelo pronto para ser utilizado imediatamente, ou como um ponto de partida para personalizar um modelo mais ajustado sua realidade organizacional.

Qual a novidade deste modelo de avaliao de desempenho? O desenho deste modelo de avaliao pressupe que o desempenho de uma empresa ou de um departamento depende do desempenho de uma pessoa: o lder principal dessa empresa ou desse departamento, independente da competncia dos membros da sua equipe (pelo menos inicialmente). Uma equipe competente com um lder que no tenha competncia no chegar a lugar algum. Um lder competente sempre conseguir resultados com qualquer equipe, mesmo que inicialmente seus integrantes no tenham a competncia necessria. Se os integrantes da equipe no tiverem a competncia exigida pelos seus cargos, o lder competente remanejar as pessoas que no tenham perfil para seus cargos e desenvolver aquelas que tenham potencial. Este manual foi desenvolvido com o objetivo de ajudar o lder a melhorar seu desempenho, por meio da anlise do desempenho de sua equipe. O lder avalia o desempenho dos integrantes de sua equipe, identifica os pontos que merecem ser trabalhados e utiliza essas informaes como feedback para o planejamento de suas aes visando a melhorar o desempenho da sua rea. Esta a novidade deste modelo: o avaliador d o feedback para ele mesmo!

PROMERITO

Os sistemas tradicionais de avaliao de desempenho, em que o avaliador d feedback aos avaliados, tm produzido muita frustrao, na maior parte das vezes. O motivo simples: poucas pessoas tm habilidade para dar feedback na forma proposta pelos sistemas. Quem tem essa habilidade no necessita de um sistema formal de avaliao de desempenho. O feedback dado espontaneamente, no dia-adia, sem necessidade de um instrumento de apoio para isso. O feedback programado, como parte de uma avaliao formal de desempenho, tornase, na maior parte das vezes, um exerccio de faz-de-conta, uma histria da carochinha. Ento, por que no utilizar a anlise do desempenho da equipe para dar um feedback a quem realmente precisa dele: o prprio avaliador, o gestor da equipe? Afinal, ele, o gestor, o responsvel principal pelo desempenho da equipe.

Benefcios do modelo A anlise dos resultados das avaliaes mostrar caminhos importantes que beneficiaro todas as partes envolvidas. Benefcios para os gestores e suas equipes Os integrantes da equipe sero beneficiados com uma orientao mais segura de seu superior imediato em relao ao seu desenvolvimento profissional. Isso acontecer no dia-a-dia, naturalmente, sem necessidade de feedback formal programado. O gestor (diretor, gerente, supervisor) conseguir ver com mais clareza os pontos que necessitam de sua ateno em relao ao seu estilo e forma de gerenciar pessoas. O gestor ter uma viso de planejamento de longo prazo das necessidades de sua rea em termos de competncias e potencial humano. O gestor ter um discernimento melhor para decises relacionadas com aumentos de salrio por mrito, relatividades internas de salrios, promoes, treinamento e desenvolvimento, contrataes e outros assuntos relacionados com gesto de pessoas.

PROMERITO

Benefcios para a empresa (quando o sistema for aplicado na empresa) A rea de Recursos Humanos ter uma viso do perfil dos profissionais avaliados, na percepo dos seus principais lderes, bem como das necessidades dos funcionrios e dos gestores, em termos de treinamento e desenvolvimento. A alta direo da empresa ter informaes importantes sobre aspectos que afetam diretamente a vitalidade da organizao e ter condies de fazer os ajustes necessrios em seus planos estratgicos.

O sistema foi desenhado para ser de fcil utilizao e no tomar muito tempo dos diretores, gerentes, coordenadores e supervisores, como avaliadores. O exerccio da avaliao ajudar esses profissionais a melhorar o seu senso crtico em relao gesto de pessoas.

PROMERITO

Processo de Avaliao Sugerido

O processo de avaliao sugerido neste manual abrange trs partes. Parte 1 - Avaliao de desempenho, a ser feita pelo superior imediato. Parte 2 - Verificao da avaliao, a ser feita pelo prprio avaliador. Parte 3 - Avaliao da rea do avaliador, a ser feita pelo gestor de uma rea cliente. A Parte 3 acima opcional e constitui uma informao adicional que ajudar o gestor a melhorar a sua percepo de si mesmo. Sabendo como os outros o vem, o gestor poder planejar mudanas no seu comportamento em relao aos integrantes da sua equipe. O gestor ter tambm uma melhor percepo do ambiente, quando interagir com outras reas da empresa. Esta terceira parte da avaliao serve com mais uma opo para treinar o gestor para receber e assimilar feedback num contexto organizacional. O feedback dos pares tende a ser mais fcil de assimilar do que o feedback de um superior na hierarquia.

Advertncia! recomendvel fazer essa terceira parte apenas quando o gestor concordar espontaneamente. Caso contrrio, estaramos na mesma situao do feedback programado. No caso de um programa formal de avaliao de desempenho na empresa, esta parte poderia ser considerada como opcional. Cada gestor teria a liberdade de escolher uma rea cliente para fazer essa avaliao. O gestor deveria ter a opo de tornar pblico o resultado da avaliao, ou simplesmente utilizar o feedback representado pela avaliao para seu consumo prprio, mantendo a confidencialidade da avaliao.

Sobre a mecnica deste modelo de Avaliao de Desempenho A parte instrumental deste modelo j conhecida. O modelo utiliza fatores comportamentais como ponto de partida para a avaliao do desempenho individual. um sistema do tipo BARS simplificado. (BARS a sigla em ingls para Behaviorally Anchored Ratings Scales, que significa algo como Escalas de Avaliao Baseadas em Fatores Comportamentais). A descrio de cada opo de avaliao corresponde a uma nota de avaliao, que varia numa escala de 1 a 4, sendo quatro a maior nota.

PROMERITO

Orientao Para o Avaliador

Qualquer avaliao fundamentada em fatores comportamentais essencialmente subjetiva. Portanto, dois avaliadores podero ter percepes diferentes sobre a atuao de um mesmo funcionrio. As orientaes a seguir ajudaro voc, como avaliador, a exercer o seu melhor julgamento ao analisar o desempenho dos integrantes de sua equipe. O que est sendo avaliado o desempenho do funcionrio, a partir de uma anlise de alguns fatores comportamentais. Para o propsito dessa anlise, o que importa o que o funcionrio faz, e no a personalidade ou traos de personalidade do funcionrio. O importante na avaliao o padro de desempenho do funcionrio no perodo que est sendo considerado para a avaliao. Eventualmente, fatos isolados (positivos ou negativos), que claramente no representem o padro de desempenho do funcionrio, no devem ser considerados. O que importa a qualidade final do seu julgamento. Portanto, voc tem liberdade para trocar idias com outras pessoas que conheam bem o desempenho do funcionrio, em caso de dvida. Quanto melhor for o seu julgamento, melhor ser a qualidade da informao sobre os funcionrios da sua rea. Tente identificar as diferenas de desempenho individual. Um dos objetivos do sistema de avaliao justamente melhorar o senso crtico e a capacidade de discernimento dos profissionais em cargos chaves da empresa. Voc e o funcionrio avaliado sero beneficiados somente quando sua avaliao corresponder, o melhor possvel, realidade. Fazer um funcionrio ficar bem na foto, com avaliaes boas ou positivas, poder levar voc a tomar decises que prejudicaro a carreira do funcionrio, com possveis reflexos negativos no desempenho da sua rea. Os fatores de avaliao devem ser entendidos como um roteiro para se conhecer melhor o perfil dos funcionrios. Na prtica, no h avaliaes finais boas ou ms, respostas certas ou erradas. O que h so informaes importantes que serviro para ajudar voc a melhorar a sua forma de gerenciar pessoas no dia-a-dia. Quando a avaliao for feita no contexto de um programa formal da empresa, seus resultados daro informaes importantes para o planejamento de treinamentos e outros programas de desenvolvimento profissional. O objetivo da avaliao de desempenho no dar ao avaliador ou empresa um meio conveniente para punir ou controlar pessoas. Ao contrrio, neste

PROMERITO

aspecto, o objetivo saber como a empresa poder ajudar o funcionrio a se desenvolver profissionalmente.

Sugesto de Procedimento Os procedimentos sugeridos a seguir tm o objetivo de permitir a voc, o avaliador, fazer uma anlise de como voc est agindo no papel de lder ou responsvel por uma equipe e descobrir o que voc poder fazer para melhorar sua competncia e desempenho nesse papel. Procure um ambiente psicologicamente seguro para preencher os formulrios de avaliao. Geralmente o local de trabalho no tem esse atributo. O local de trabalho naturalmente influenciado por presses polticas de toda espcie. Voc inconscientemente procurar fazer avaliaes politicamente corretas, o que no iria contribuir muito para o objetivo proposto por esta abordagem de avaliao de desempenho. O melhor local para essa avaliao seria um ambiente tranqilo e psicologicamente seguro, como sua casa, por exemplo. Se voc no tem computador em casa, imprima os formulrios e leve-os com voc. As tabulaes dos resultados e as anlises e interpretaes da sua avaliao podem ser feitas em qualquer lugar, at mesmo no local de trabalho. recomendvel fazer a avaliao em duas etapas. Para isso, se voc for utilizar papel para fazer as avaliaes, imprima duas cpias dos formulrios de avaliao. Se voc for utilizar o prprio formulrio em meio eletrnico (arquivos do Word e do Excel), antes de iniciar sua avaliao, salve o arquivo que voc ir trabalhar com outro nome, para preservar o original e poder utiliz-lo na segunda etapa da avaliao. Primeira Etapa - Preenchimento da Parte I - Avaliao a Ser Feita Pelo Superior Imediato Na primeira tentativa, procure preencher esse formulrio de forma impulsiva, fazendo as avaliaes com base na primeira sensao que voc tiver ao ler as alternativas que representam o desempenho do funcionrio. No pare muito para pensar. Nesta fase, sua primeira impresso que vale. Se voc est fazendo as avaliaes no computador, salve o arquivo com um nome diferente, para preservar o original, que ser utilizado novamente na etapa seguinte. Segunda Etapa - Preenchimento da Parte II - Verificao da Avaliao Aqui voc vai fazer uma reflexo sobre as avaliaes feitas na primeira etapa. Tome o tempo que voc achar necessrio. No h pressa. O objetivo aqui lev-lo a uma

PROMERITO

reflexo mais profunda sobre suas percepes relacionadas com sua atuao no diaa-dia e seu relacionamento com sua equipe de trabalho. Depois de preencher essa parte do formulrio de avaliao, faa as alteraes que voc considerar necessrias na Parte I. Antes de alterar as avaliaes que voc fez na Parte I, salve o arquivo com um nome diferente, por exemplo Avaliao2.doc. Voc vai precisar das avaliaes feitas por impulso na primeira etapa para uma comparao. Nas instrues para anlise dos resultados da avaliao voc encontrar informaes teis para o planejamento das mudanas que voc decidir fazer em sua forma de atuao.

PROMERITO
Formulrio de Avaliao (Formulrio 3)

Perodo de Avaliao: ___/__/___ a ___/__/___ Data da Avaliao: ___/___/___ Nome do Funcionrio: Nome do Avaliador (Gerente, Supervisor ou Encarregado):

Como atribuir as notas de avaliao neste formulrio.

As opes de notas de avaliao neste formulrio so as seguintes:

1,1 2,1 3,1 4,1

1,5 2,5 3,5 4,5

1,9 2,9 3,9 4,9

Essas 12 opes de notas servem para voc avaliar o desempenho de cada funcionrio, dando uma nota mais exata possvel em cada caso. Elas servem para voc reconhecer pequenas diferenas de desempenho entre dois funcionrios. Por exemplo, digamos que voc queira dar uma nota de avaliao em torno de 3 para dois de seus funcionrios. Mas voc acha que um deles teve um desempenho um pouco melhor do que o outro. Nesse caso, voc pode dar uma nota 3,1 para um funcionrio e 3,5 para o outro. Ou dar uma nota 3,5 para um e 3,9 para o outro. Ou ainda dar uma nota 3,1 para um e 3,9 para o outro. As pequenas diferenas de desempenho em cada fator, quando levadas em considerao, podem resultar numa avaliao final mais coerente e justa de cada funcionrio.

www.promerito.com.br

PROMERITO
1. Comprometimento
Considerando a atuao do funcionrio no perodo, quanto ao seu comprometimento com os objetivos e metas da empresa, pode-se afirmar que:

Marque um X num dos espaos ( ) ao lado da frase abaixo que melhor descreva a atuao do funcionrio durante o perodo de avaliao.

AutoAvaliao do Funcionrio

Atuao do Funcionrio

Avaliao do Superior Imediato

( ) 4,9 ( ) 4,5 ( ) 4,1

Demonstrou ser muito comprometido com os objetivos, metas e prazos estabelecidos pela empresa para suas tarefas. Sempre teve plena conscincia de suas obrigaes com a empresa. Raramente precisou ser cobrado por seus compromissos. Sua atuao chegou a superar as expectativas em algumas situaes.

( ) 4,9 ( ) 4,5 ( ) 4,1

( ) 3,9 ( ) 3,5 ( ) 3,1

Demonstrou comprometimento com os objetivos, metas e prazos estabelecidos pela empresa para suas tarefas, cumprindo suas obrigaes conforme o esperado.

( ) 3,9 ( ) 3,5 ( ) 3,1

( ) 2,9 ( ) 2,5 ( ) 2,1

Demonstrou esforo em cumprir suas obrigaes, mas nem sempre deu a devida prioridade aos compromissos com objetivos, metas e prazos. Muitas vezes, precisou ser cobrado ou orientado pelo superior imediato para que pudesse realizar seu trabalho conforme o esperado.

( ) 2,9 ( ) 2,5 ( ) 2,1

( ) 1,9 ( ) 1,5 ( ) 1,1

Precisou de constantes cobranas e orientaes do superior imediato sobre suas obrigaes. Ainda no tem o grau de conscincia necessrio em relao importncia do comprometimento com os objetivos, metas e prazos estabelecidos pela empresa.

( ) 1,9 ( ) 1,5 ( ) 1,1

Observaes do Funcionrio

Observaes do Superior Imediato

PROMERITO

Lista dos Fatores de Avaliao

A lista abaixo mostra os fatores de avaliao contidos nos quatro formulrios de avaliao que acompanham o Manual de Avaliao de Desempenho

Formulrio 1- Para Cargos Administrativos / Operacionais

1. Competncia Demonstrada 2. Iniciativa Para o Desenvolvimento Profissional 3. Potencial Para Promoo 4. Resultados e Contribuio 5. Soluo de Problemas 6. Desenvolvimento Profissional

Formulrio 2 - Para Cargos Administrativos / Operacionais

1. Trabalho de Equipe (administrativos / operacionais) 2. Iniciativa Para a Ao 3. Iniciativa e Interesse Para o Desenvolvimento Profissional 4. Resultados do trabalho / Eficincia / Eficcia 5. Soluo de Problemas 6. Evoluo Tcnica (Aplicao Prtica dos Conhecimentos Adquiridos)

Formulrio 3 - Para Cargos Administrativos / Operacionais

1. Comprometimento 2. Conhecimentos e Habilidades 3. Qualidade do Trabalho Realizado 4. Segurana no Trabalho 5. Relacionamento 6. Produtividade 7. Trabalho de Equipe (administrativos / operacionais.) 8. Potencial

Formulrio 4 - Para Cargos de Gesto (Gerentes, Supervisores, Encarregados)

1. Liderana 2. Planejamento 3. Relacionamento 4. Iniciativa 5. Conhecimentos 6. Criatividade 7. Comprometimento (Como Gestor) 8. Trabalho de Equipe (Como Gestor)

www.promerito.com.br

PROMERITO

Avaliao de Desempenho
Clculo das Mdias das Avaliaes Exemplo Para Formulrio de 6 Fatores
Anote nesta planilha as avaliaes individuais de cada integrante da sua equipe. A mdia individual calculada automaticamente, na ltima coluna da direita. As mdias das avaliaes em cada Fator calculada automaticamente na ltima linha. As mdias das avaliaes em cada Fator so teis para as anlises do resultado das avaliaes. Os fatores abaixo so do Formulrio 1 1 - Competncia demonstrada 2 - Inicativa para o desenvolvimento profissional 3 - Potencial para promoo 4 - Resultados e contribuio 5 - Soluo de problemas 6 - Desenvolvimento profissional Avaliaes Nome do Funcionrio Alberto A Paulo B Mrcia C Luzia D Roberto E Helena F Marcos G Joaquim H Francisco I Carlos J Fator 1 4 4 4 3 2 1 1 3 2 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,70 Fator 2 3 2 2 2 3 3 3 2 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,40 Fator 3 3 3 3 2 1 3 3 3 4 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,80 Fator 4 4 4 4 1 3 3 3 3 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3,10 Fator 5 4 4 2 3 2 2 2 2 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,70 Fator 6 3 3 3 2 3 3 2 3 3 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,70 Mdia Individual 3,50 3,33 3,00 2,17 2,33 2,50 2,33 2,67 2,83 2,67 2,73

Mdias Avaliaes

Critrios para Banco de Dados (frmula das mdias acima) Mdia Fator 1 Fator 2 Fator 3 Fator 4 Fator 5 Fator 6 Individual >0 >0 >0 >0 >0 >0 >0 Nota: mantenha as clulas com os "critrios" acima sem alterao. Elas fazem parte das frmulas das mdias do gabarito.

11