AUDITORIA INTERNA EM CONCESSIONRIA DE VECULOS, ATRAVS DA CONTABILIDADE INTEGRADA Claudiane Monaretto1 Paulo Roberto Pegoraro2 Resumo: O presente trabalho

foi realizado em uma concessionria de veculos, e tem como base o estudo a auditoria interna, com enfoque nos estudos bibliogrficos e pesquisa exploratria. Aauditoria interna, em especfico em concessionrias de veculos, em razo da grande diversificaodas atividades que envolvem esta atividade, torna-se muito importante. Surge uma oportunidade paraos contadores, a de oferecer algo a mais do que os servios tpicos da profisso, agregando muitomais valor ao ofcio do contador, atravs da unio da contabilidade gerencial integrada com auditoriainterna. Por meio da realizao de pesquisa exploratria, juntamente com estudo de caso epesquisas bibliogrficas, buscaremos alcanar os objetivos do presente trabalho, visando avalorizao do contador como profissional, bem como o benefcio dos usurios da contabilidade. Palavras-Chave: Auditoria Interna. Contabilidade Integrada. Conferncia. Controles Internos. Auditoria Permanente. 1. INTRODUO Este artigo tem a proposta de relatar os resultados obtidos nodesenvolvimento da pesquisa realizada para a elaborao da Monografiaapresentada como requisito parcial Coordenao do Curso Superior de CinciasContbeis, para obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis. Funcionando como ferramenta para o controle da organizao, a auditoriainterna, juntamente com a contabilidade integrada, age como sendo um elementoprimordial para o controle da organizao como um todo. O alvo do estudo, concessionria de veculos, uma organizao muitocomplexa, abrangendo diversas atividades envolvendo venda e prestao deservios. Para executar estas atividades so exigidos vrios procedimentos internosque necessitam ser realizados de forma correta que contribuam para o bomfuncionamento da empresa de modo geral. Mas a administrao precisa ter asegurana e a certeza de que os procedimentos esto sendo seguidos a risca. Administradores de mdias e grandes empresas possuem hoje anecessidade de se manter o controle das organizaes cada vez mais independentede si mesmos, mas faltam a eles opes para o problema. Na maioria dos casos, amaneira mais segura atravs da implantao de um departamento de AuditoriaInterna na empresa. Nas ocasies de grandes empresas, pode ser a soluo, masesta no seria para muitas outras, que ficariam sem opo, pois para a maioria(mdias empresas) no seria vivel economicamente.

A contabilidade integrada, de certa forma com controles mais avanados,visando o problema exposto anteriormente, se aplicada de forma correta, podebeneficiar diversos setores e tambm as pessoas envolvidas na organizao. O objetivo principal desde trabalho demonstrar que o departamentocontbil de uma empresa pode suprir a necessidade que a organizao tem de umdepartamento especfico de auditoria interna. A perfeio e boa sincronia dos procedimentos so extremamenteimportantes para uma concessionria, pois para levar a marca automobilstica aosconsumidores finais, as fbricas ou montadoras 100% de qualidade do concessionrio. 2. ASPECTOS METODOLGICOS Para Gil (2002 p. 17), toda pesquisa inicia com algum tipo de problema ouindagao de origem cientfica, e pode ser definida como o procedimento racional esistemtico que tem como objetivo proporcionar respostas aos problemas que sopropostos. Para Lakatos (2001 p. 43), a pesquisa pode ser considerada umprocedimento formal com mtodo de pensamento reflexivo que requer umtratamento cientfico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou paradescobrir verdades parciais. Ainda Lakatos (2001), explica que toda pesquisa requer o levantamento dedados, e os dois processos que podem-se obter esses dados so a documentaodireta e a indireta. A documentao direta ocorre quando o levantamento de dados feito no prprio local onde os fenmenos ocorrem, sendo que esses dados podemser conseguidos de duas maneiras: atravs da pesquisa de campo ou da pesquisade laboratrio, considerando ainda que ambas se utilizam das tcnicas deobservao direta intensiva (observao e entrevista) e de observao diretaextensiva (atravs de questionrio, formulrio, medidas de opinio e atitudestcnicas mercadolgicas). A documentao indireta serve-se de fontes de dados coletados por outraspessoas, podendo constituir-se de material j elaborado ou no. Temos ento apesquisa documental (ou de fontes primrias), e pesquisa bibliogrfica (ou de fontessecundrias). LAKATOS, (2002). A pesquisa referente a este trabalho, de carter exploratrio, que segundoGil (2002 p.41), tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema,com vistas a torn-lo mais explcito, tendo como objetivo principal o aprimoramentode idias ou a descoberta de intuies. A pesquisa exploratria, para Gil (2002), envolve: Levantamento bibliogrfico; Entrevistas com pessoas que tiveram experincias prticas com o problema pesquisado; Anlise exemplos que estimulem a compreenso.

O autor ainda aponte que o planejamento de uma pesquisa bibliogrfica bastante flexvel, e que na maioria dos casos assume a forma de pesquisabibliogrfica ou estudo de caso. Para Gil (2002) a pesquisa bibliogrfica desenvolvese ao longo de vriasetapas. O nmero de etapas e tambm o desencadeamento do trabalho, dependede muitos fatores, tais como: natureza do problema, nvel de conhecimento dopesquisador; grau de preciso que se pretende conferir a pesquisa; etc. O autordestaca as principais etapas de uma pesquisa bibliogrfica: Escolha do problema Levantamento bibliogrfico preliminar; Formulao do problema; Elaborao de plano provisrio de assunto; Busca de fontes; Leitura do material; Fichamento; Organizao lgica do assunto; Redao do texto. Ainda Gil (2002), a respeito de estudo de caso, aponta que a seleo doscasos variam de acordo com os propsitos da pesquisa. Podemos definir destamaneira, o estudo de caso coletivo, segundo Gil (2002): So as etapas do estudo de caso: Formulao do problema; Definio da unidade-caso; Determinao do nmero de casos; Elaborao do protocolo; Coleta de dados Avaliao e anlise dos dados; Preparao do relatrio. 3. APRESENTAO, ANLISE E INTERPRETAO DOS RESULTADOS A auditoria uma ferramenta essencial para o controle das empresas,sendo que pelo fato de o foco ser a conferncia de operaes e

relatrios, atravsda mesma pode-se desvendar possveis fraudes e falhas nos procedimentosempresariais, e tambm avaliar procedimentos internos, verificando se existemocorrncias que necessitam ser modificadas, visando o melhoramento e progressoda instituio. Segundo Arajo (2008, p. 10), palavra auditoria originase do latimaudire(ouvir), e teve seu incio no sculo XIX, em decorrncia da Revoluo Industrial,sendo que era necessrio auditar as novas corporaes que substituam a produoartesanal. Ainda o mesmo autor, aponta que de modo geral a auditoria pode serdefinida como o processo de confronto entre uma situao encontrada e umdeterminado critrio, o exame das operaes, atividades e demonstrativos, que tmpor objetivo verificar se estes se encontram em conformidade com determinadasregras, normas e critrios apropriados ou definidos ao elemento auditado emquesto.S (1998 21p.), ainda afirma que a importncia da Auditoria reconhecida h milnios, confirmando que existem provas arqueolgicas de inspees everificaes de registros realizadas a mais de 4.500 anos antes de Cristo. J emcontrovrsia com Arajo (2008), coloca que a denominaoauditor teria sidoadotada por volta do sculo XIII, na Inglaterra. Com relao a origem da auditoria, conforme Almeida (1996 p.21), expeque a mesma derivada do sistema capitalista, pois inicialmente as empresas eramfamiliares. Porm a globalizao surgiu a necessidade de expandir o negcio, e paraisto tambm eram necessrios novos investimentos e investidores externos. Estesfuturos investidores precisavam conhecer a posio patrimonial e financeira, bem como a capacidade de gerar lucros da empresa em que iriam investir, avaliandoassim a segurana, liquidez e rentabilidade do investimento. Todas estasinformaes eram provenientes dos relatrios contbeis, representando grandeimportncia para os futuros aplicadores de recursos. A auditoria surgiu, ento, comouma medida de segurana contra a possibilidade de manipulao de informaes,tomada pelos investidores, que exigiam que essas demonstraes fossemexaminadas por um profissional independente da empresa. A seguir, sero relatados os procedimentos de autoria que so aplicados pelo departamento contbil das concessionrias. Com relao a conferncia fiscal, que semelhante ao procedimento deauditoria Exame dos Documentos Originais, na contabilidade, diariamente, todas asnotas fiscais de vendas e compras da empresa so enviadas ao departamentocontbil. Como o mtodo operacional da empresa gira em torno da contabilidadetotalmente integrada, no momento em que o funcionrio emite a nota fiscal devenda, ou lana a entrada da mercadoria no sistema, a operao geraautomaticamente os lanamentos contbeis, cria a pendncia financeira, e efetua olanamento na escrita fiscal. A contabilidade encarregada de conferir todos estesprocedimentos atravs do relatrio fiscal (livro de sada e entrada alquotas, basede clculo) e o relatrio

de conferncia de lanamentos, verificando se osdocumentos esto sendo corretamente lanados no sistema. Nesta conferncia, a contabilidade deve observar algumas importantescondies, que podem ser relacionadas e comparadas com os fatores que devemser levados em conta na conferencia de documentos (exame de documentosoriginais), apontados por Attie (2007 p.163). A seguir, veremos um quadrocomparativo, relacionando a prtica da conferncia realizada pelo departamentocontbil, com a teoria de Attie (2007): Observaes - Conferncia Contbil na Concessionria Fatores que devem ser levados em conta, na conferencia de documentos, apontados por Attie Observao geral do documento. Anlise dotipo do documento, se o mesmo no apresentarasuras ou anormalidades, e se totalmentecompatvel com a atividade da empresa. Condio: A segunda via da nota fiscal desada que deve permanecer no arquivo fiscal, ea primeira via que deve permanecer para asentradas Autenticidade: verificao da fidedignidade do documento. Normalidade: determinao de que a transao realizada adequada em funo da atividade da empresa O canhoto da primeira via da nota fiscal devenda (comprovante de recebimento damercadoria) deve seguir anexado na nota fiscalde venda (segunda via), devidamente assinadopelo cliente, dentro dos padres estabelecidospela fiscalizao, e tambm pelos controlesinternos. Autenticidade: se o documento fidedigno; Normalidade: determinao de que a transao realizada adequada em funo da atividade da empresa; Toda nota fiscal de entrada, independente deser compra ou despesa, deve conter aassinatura do gerente responsvel queautorizou a compra/despesa correspondente aodocumento. Aprovao: verificar se a transao foi

aprovada por pessoas adequadas. No se deve apenas conferir se o relatrio estsemelhante a nota fiscal, tambm deve-severificar se a prpria nota fiscal foi emitidacorretamente, quanto base de clculo deimposto, alquota de ICMS e demais fatoresdiscriminados no documento. Registro: comprovao de que o registro das operaes adequado em funo da documentao examinada

QUADRO: comparao dos procedimentos aplicados na empresa com pesquisa bibliogrfica, segundo Attie (2007).. Aps as conferncias fiscais e de caixa referente a todos os dias do msdecorrido, durante os primeiros dias do ms subseqente, so conciliadas as contasa pagar e a receber, verificando se o valor no razo contbil est condizente com orelatrio das pendncias. Os vencimentos tambm devem ser examinados. Nenhumfornecedor deve estar vencido, j que a empresa da poltica dos pagamentos sematrasos. Se isto ocorrer, o departamento financeiro deve apresentar uma justificativa.Neste caso, aplica-se o procedimento de auditoria chamadoinqurito, quando ocontador ou auxiliar questiona o departamento financeiro sobre algumaanormalidade ou duplicatas vencidas. No caso de clientes vencidos e cheques devolvidos, a contabilidade tambmdeve questionar o responsvel pelas cobranas, averiguando se as contas estosendo cobranas, utilizando tambm o mtodo do Inqurito. Este procedimento mensal de conciliao semelhante a auditoria interna, ou at mesmo externa, que realiza-se com base no balancete da empresa, pois evita que certas fraudes ocorram, como a de um funcionrio receber uma duplicata e amesma no se baixada do sistema, assegurando que os valores registrados nascontas representam verdadeiramente os valores realizveis/exigveis da organizao. A conciliao de caixa uma conferncia de grande relevncia que deresponsabilidade do departamento contbil, pois o caixa o maior alvo de fraudesconhecidas popularmente. Embora o movimento financeiro mais relevante daempresa seja feito atravs de bancos, ainda resta uma grande quantia que administrada atravs de cheques e dinheiro em espcie. Diariamente, o departamento financeiro envia contabilidade o boletim de caixa, que consiste um razo contendo todas as transaes de entrada e sada de dinheiro da empresa no dia, e uma relao da composio do saldo, como dinheiroem espcie, cheques bons e vales, juntamente com

todos os documentos quecompe todas as transaes de movimentao financ eira. Itens importantes que devem ser observados durante a conferncia, aplicando-se o procedimento de auditoria denominado Exame dos Documentos originais: 1. Para toda transao ocorrida no caixa deve haver um documento como comprovante; 2. Despesas pagas vista devem ser assinadas e aprovadas pela gerncia,alm de apresentar a primeira via da nota fiscal como comprovante,evitando o pagamento duplo; 3. Observar se existe descontos concedidos em duplicata, se existirem,tambm devem ser autorizadas pela gerncia, sempre suspeitando se forum desconto de valor muito alto. (Obs.: os descontos concedidos em notafiscal so aceitos at um determinado percentual no sistema, que nopermite que sejam lanados valores maiores de desconto do que o do limite); 4. Recebimentos de duplicatas vencidas exigem que os juros sejam cobrados.Verificar se os mesmos foram lanados, evitando uma possvel fraude de ofuncionrio receber os juros, no lan-los e utilizar de m f da sobra dodinheiro; 5. Exigir os comprovantes bancrios de pagamentos a fornecedores; 6. Conferir saldo das contas bancrias na contabilidade com o extrato bancrio; 7. No devem ser aceitas notas fiscais sem o contedo e descrio da despesa ou compra. Nesta tarefa, tambm se aplica outro procedimento de auditoria, o Inqurito.Ocorre quando a contabilidade questiona quanto ao pagamento de despesasdescritas que estejam fora da normalidade para a empresa, de valor muito relevante.Neste caso, a pessoa que autorizou o pagamento dever se justificar. Caso ajustificativa no seja aceitvel, a despesa ser repassada ao scio-responsvel daempresa. Periodicamente, a contabilidade realiza uma auditoria no departamentofinanceiro e nos estoques, com base nos seguintes procedimentos de auditoria:Confirmao, Inqurito, Amostragem, Exame fsico, e exame dos documentosoriginais.No departamento financeiro, realizada a contagem fsica do numerrio em caixa, o saldo deve estar condizente com o relatrio (razo) contbil de caixa verificando se os valores registrados no disponvel representam realmente as disponibilidades da organizao. (Procedimento: exame fsico). Verificar se os valores registrados no disponvel esto adequadamenteclassificados (dinheiro em espcie, saldos bancrios, cheques e vales,individualmente). Confirmao de saldos bancrios, atravs de extratos. Os cheques tambm so conferidos individualmente, por nmero e valor,segundo o relatrio das pendncias do sistema, tantos cheques devolvidos comocheques a compensar. Tambm se deve observar se todos os cheques estocorretamente preenchidos e assinados. (Procedimento de auditoria aplicado: examedos documentos originais).

Tambm realizada a conferncia dos estoques, com o objetivo de verificarse os bens/mercadorias registrados no sistema existem fisicamente. Os estoquesso auditados atravs do procedimento de auditoria exame fsico, cujosprocedimentos j embasamos teoricamente neste trabalho. No caso do estoque de veculos, 100% das unidades de estoque soconferidas, j que no se trata de muitas unidades (em torno de sessenta carrosnovos e noventa carros usados). emitida uma lista atualizada de estoque, e aps aconferncia, se estiver faltando algum veculo na lista, o gerente questionadoquanto a localizao do veculo (inqurito). Como a empresa faz parte de um grupoeconmico de vrias concessionrias, ocorrem muitos repasses de veculos paraoutras empresas do grupo. Neste caso, utilizado o procedimento de auditoriadeterminado confirmao, quando o funcionrio que est fazendo a auditoriatelefona para a outra empresa, solicitando que seja confirmada a permanncia doveculo na loja em questo. J para a auditoria no departamento de peas, como no possvel realizar o exame integral de todo o estoque, utilizada a tcnica de auditoria determinada amostragem. Para maior eficincia auditada, alm de outras peas, aquelas que possuem maior rotatividade dentro da empresa, o que um princpio para este procedimento de auditoria, e que esto mais sujeitas s diferenas de estoque. Posteriormente a conciliao de todas as contas, e fechamento dacontabilidade, todo ms o relatrio gerencial atualizado. Trata-se de um relatriofeito em colunas subseqentes, lado a lado, ms a ms, com todas as contas quecompe o plano da empresa. Em razo da disposio dos valores lado a lado, possvel que o contadorfaa uma comparao, observando os valores das contas que representam maioresvariaes de um perodo a outro, verificando se no existe nenhum gasto excessivo,ou variao anormal. 4. CONSIDERAES FINAIS Atravs do estudo de caso realizado em concessionria, juntamente compesquisa bibliogrfica referente a procedimentos de auditoria interna, podemosconcluir que os seguintes objetivos foram atingidos: Objetivo especfico nmero 01: A pesquisa bibliogrfica foi realizada, no quetrata de procedimentos de auditoria aplicados concessionria, como podemosobservar ao longo do referencial terico. Foram abordados os principaisprocedimentos que so de extrema importncia para o departamento contbil daempresa, atendendo o objetivo do trabalho. Objetivo especfico nmero 02: Foi realizado estudo de caso referente as conferncias realizadas pelo departamento contbil, detalhando todas as atividades do departamento, demonstrando a grande importncia que as mesmas tem perante a organizao como um todo. Objetivo especfico nmero 03: Foi demonstrado atravs de comparaesentre teoria e prtica, como o departamento contbil assegura a exatido dasinformaes dentro

da organizao, atravs da aplicao de confiveisprocedimentos de auditoria que so descritos por respeitveis autores que tratam doassunto.Assim sendo, conclui-se que, atravs da comparao entre teoria (estudo bibliogrfico dos procedimentos de auditoria) e a prtica (estudo de caso referente atarefas do departamento contbil) pode-se assegurar que uma contabilidade bemajustada as atividades e necessidades da empresa, sendo ela integrada, e com osrecursos necessrios para o exerccio de suas funes, pode suprir a falta de umdepartamento especfico de auditoria interna na empresa, atendendo a todas asnecessidades da administrao, atingindo assim o objetivo geral principal dopresente trabalho. Deste modo, contribui para que as empresas no sejam alvospara possveis fraudes que causam danos ao patrimnio.

5. REFERNCIAS ALMEIDA, M. C. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. 5. ed. So Paulo: Atlas, 1996. ARAUJO, I. P. S; ARRUDA, D. G; BARRETO, P. H. T. Auditoria Contbil: Enfoque Terico, Normativo e Prtico. So Paulo: Saraiva, 2008. S, A. L. Curso de auditoria. So Paulo: Atlas, 1998. ATTIE, W. Auditoria Interna. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2007. LAKATOS, E. M; MARCONI; M. A. Metodologia do Trabalho Cientfico:procedimentos bsicos, pesquisa bibliogrfica, projeto e relatrio, publicaes etrabalhos cientficos. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2001. GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2002