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1. 2. Introduo.........................................................................................................................5 Arquivos: Elementos e Definies...................................................................................5 2.1. Estgios de sua evoluo..........................................................................................6 2.2. Extenso de sua atuao...........................................................................................7 2.3. Natureza dos documentos.........................................................................................7 2.4. Gnero (caracterstica)..............................................................................................7 2.5. Natureza do Assunto (caracterstica)........................................................................7 2.6. Correspondncia.......................................................................................................8 2.7. Tipo de Arquivamento..............................................................................................8 2.8. Diferenciao entre biblioteca e arquivo..................................................................8 2.9. Centros de documentao ou informao.................................................................9 3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes......................................................9 3.1. Levantamento de Dados.........................................................................................11 3.2. Anlise dos dados coletados...................................................................................11 3.3. Planejamento...........................................................................................................11 3.3.1. Posio do arquivo na estrutura da instituio...............................................11 3.3.2. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo...11 3.3.2.1. Centralizao..............................................................................................11 3.3.2.2. Descentralizao.........................................................................................12 3.3.2.3. Coordenao...............................................................................................12 3.3.3. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao....................................12 3.3.3.1. Sistemas de registro....................................................................................13 3.3.3.2. Elementos de Classificao........................................................................13 3.3.3.3. Princpios de classificao..........................................................................14 3.3.4. Escolha das Instalaes e equipamentos.........................................................14 3.3.5. Constituio de arquivos intermedirios........................................................16 3.4. Implantao e acompanhamento.............................................................................16 4. Gesto de documentos....................................................................................................16 4.1. Protocolo.................................................................................................................16 4.2. Registro e movimentao.......................................................................................17 4.3. Expedio...............................................................................................................17 4.4. Organizao e Arquivamento.................................................................................17 4.4.1. Mtodos de Arquivamento.............................................................................18 4.4.2. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)...............................................................18 4.4.2.1. Regras de Alfabetao................................................................................19 4.4.3. Mtodo Geogrfico.........................................................................................21 4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia).........................................................................................................21 4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente..................................................22 4.4.4. Mtodo numrico simples...............................................................................22 4.4.5. Mtodo numrico cronolgico........................................................................23 4.4.6. Mtodo Dgito-terminal..................................................................................23 4.4.7. Mtodos por assunto (ideogrficos)................................................................23 4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico.............................................23 4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio...................................................23 4.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex......................................................24 4.4.7.4. Mtodo ideogrfico numrico decimal....................................................24 1
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4.4.7.5. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada).........................24 4.4.7.6. Mtodos padronizados................................................................................25 4.4.7.7. Mtodos padronizados automtico..........................................................25 4.4.7.8. Mtodos padronizados soundex...............................................................25 4.4.7.9. Mtodos padronizados rneo e mnemnico............................................25 4.4.7.10. Mtodos padronizados variadex............................................................26 4.4.8. Mtodo alfanumrico......................................................................................26 4.4.9. Etapas de arquivamento..................................................................................26 4.4.9.1. Inspeo......................................................................................................26 4.4.9.2. Estudo.........................................................................................................26 4.4.9.3. Classificao...............................................................................................26 4.4.9.4. Codificao.................................................................................................26 4.4.9.5. Ordenao...................................................................................................26 4.4.9.6. Guarda dos documentos..............................................................................27 4.5. Emprstimo e consulta............................................................................................27 4.6. Anlise, avaliao, seleo e eliminao................................................................27 4.6.1. Valor dos documentos....................................................................................29 4.6.1.1. Distino entre valores primrios e secundrios........................................29 4.6.1.2. Distino entre valores probatrios e informativos....................................29 4.6.1.3. Valores probatrios.....................................................................................29 4.6.1.4. Valores Informativos..................................................................................30 4.6.1.4.1. Unicidade.............................................................................................30 4.6.1.4.2. Forma...................................................................................................31 4.6.1.4.3. Importncia..........................................................................................31 4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica 31 4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas.............................................................32 4.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos.....................................................32 4.6.2. Concluses......................................................................................................32 4.6.3. Microfilmagem...............................................................................................33 4.6.3.1. Filme (rolo).................................................................................................33 4.6.3.2. Jaqueta........................................................................................................33 4.6.3.3. Microfichas.................................................................................................33 4.6.4. Tecnologia da Informao..............................................................................34 4.6.5. Transferncia e recolhimento.........................................................................34 4.6.6. Tipos de transferncia.....................................................................................35 5. Arquivos permanentes....................................................................................................36 5.1. Atividades de arranjo..............................................................................................37 5.1.1. Princpios de arranjo de arquivos...................................................................38 5.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo.............................................................38 5.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos...............40 5.2. Atividades de descrio e publicao.....................................................................41 5.2.1. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa....................................................42 5.2.1.1. Guia.............................................................................................................42 5.2.1.2. Inventrio sumrio......................................................................................42 5.2.1.3. Inventrio analtico.....................................................................................42 5.2.1.4. Catlogo......................................................................................................43 2
5.2.1.5. Repertrio...................................................................................................43 5.2.1.6. ndice instrumento de pesquisa auxiliar..................................................43 5.2.1.7. Tabela de equivalncia ou concordncia....................................................43 5.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica..................43 5.2.2.1. Descrio multinvel...................................................................................44 5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel.........................................................44 5.2.2.2. Elementos de descrio...............................................................................45 5.2.3. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias...................................................................45 5.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF).......................................46 5.3. Atividades de conservao.....................................................................................46 5.3.1. Desinfestao..................................................................................................47 5.3.2. Limpeza..........................................................................................................47 5.3.3. Alisamento......................................................................................................48 5.4. Restaurao.............................................................................................................48 5.4.1. Banho de gelatina...........................................................................................48 5.4.2. Tecido.............................................................................................................48 5.4.3. Silking.............................................................................................................48 5.4.4. Laminao.......................................................................................................48 5.4.5. Laminao manual..........................................................................................49 5.4.6. Encapsulao..................................................................................................49 5.5. Atividades de referncia.........................................................................................49 6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997...................................................50 DAS DISPOSIES GERAIS...........................................................................................50 DO ACESSO......................................................................................................................50 DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO...........................51 DA INTIMIDADE..............................................................................................................52 DA REPRODUO..........................................................................................................52 DAS DISPOSIES FINAIS............................................................................................52 7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991..................................................................................53 Disposies Gerais..............................................................................................................53 Dos Arquivos Pblicos.......................................................................................................53 Dos Arquivos Privados.......................................................................................................54 Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas..........................54 Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos..............................................................55 Disposies Finais..............................................................................................................55 8. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ............................56 DA NATUREZA E DA FINALIDADE.............................................................................56 DA COMPETNCIA.........................................................................................................56 DA COMPOSIO E DO MANDATO............................................................................56 DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO..........................................................57 DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ..................................................59 DAS REUNIES DO CONARQ.......................................................................................60 DISPOSIES GERAIS....................................................................................................60 9. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.....................................................61 DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS..............................................................61 DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...................................................................63 3
DOS DOCUMENTOS PBLICOS...................................................................................65 DA GESTO DE DOCUMENTOS...................................................................................66 DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS........................................................................................................................67 DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS....................................................................68 10. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968...................................................................69 11. RESOLUO N 2....................................................................................................71 12. RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999...........................................72 RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
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1.4.Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
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A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.
1.6.Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio.
1.7.Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
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1.1.Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).
1.3.Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. 1.3.1.Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
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1.3.2.1.Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
1.3.2.2.Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
1.1.1.1.Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 12
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1.1.2.1.Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichaslembrete, que veremos mais adiante.
1.1.2.2.Elementos de Classificao
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1.1.2.3.Princpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4. 1.1.3.Escolha das Instalaes e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
2 No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima 3 Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura 4 Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. 15
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1.2.Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.
2. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros.
2.1.Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo Atividades Receber a correspondncia 1 Separar a correspondncia oficial da particular 2 Distribuir a correspondncia particular 3 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso 4 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa 5 Abrir a correspondncia ostensiva 6 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de 7 8 9 10 16
antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
2.2.Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente
2.3.Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades
Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo
2.4.Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico Organizao e Administrao de Arquivos Correntes, pgina Organizao e Administrao de Arquivos Correntes; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.
5 Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
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ou
Padronizados
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto. 2.4.2.Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. 18
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2.4.2.1.Regras de Alfabetao
1. Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 2. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro
Exemplo: Arquivam-se: 5.
Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. 19
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A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve:
0 0210 0320 0450 0530 0 0120 0340 0530 1 0311 0421 0461 0531 1 0411 0521 0631 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439
Metalrgicos
2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.
1.1.5.6.Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
1.1.7.1.Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
1.1.7.2.Estudo
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1.1.7.3.Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
1.1.7.4.Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.
1.1.7.5.Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
1.2.Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.
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1.3.1.3.Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomandose por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. 30
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia. 1.3.1.4.1.Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861. 1.3.1.4.2.Forma Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de 31
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1.3.3.1.Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas.
1.3.3.2.Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
1.3.3.3.Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. 1.3.4.Tecnologia da Informao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos 34
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Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer 37
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1.1.Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.
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O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso nocorrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.
b)
c)
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. 39
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1.1.1.1.Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
1.1.1.2.Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. 43
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1.1.1.3.Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
1.1.1.4.Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.
1.1.1.5.Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
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Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida. As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
1.1.2.1.Descrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais 45
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Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.
1.1.1.1.Elementos de descrio
Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio. 46
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Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos.
1.2.Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. 47
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O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. 1.2.2.Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. 1.2.3.Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
1.3.Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. 1.3.1.Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.
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Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. 1.3.3.Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. 1.3.4.Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. 1.3.5.Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. 1.3.6.Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. 50
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1.4.Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.
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DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso. Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses. Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassificao. Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso. Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos nesse dispositivo. Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa. Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem. Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos. Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
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DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia. Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art. 28 deste Decreto. Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto. CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso. 1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso respectiva. 2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto. Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo. CAPTULO VI
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Leis e Decretos
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
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Leis e Decretos
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CAPTULO II DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073, de 2002; X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados; XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica.
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Leis e Decretos
Seo II Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento. Art. 10. Ao Plenrio compete: I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento; II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados; III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR; IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil; e V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as competncias e estabelecer o prazo de durao destas.
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Leis e Decretos
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Leis e Decretos
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao de documento conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ. Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
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Leis e Decretos
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DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
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Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;
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Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
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