RESUMO DE ARQUIVOLOGIA

1. ARQUIVOLOGIA Em sntese, a Arquivologia um rol de conhecimentos tericos e prticos voltados para a organizao e gesto dos arquivos, tais como: organizao e direo de arquivos, gesto de documentos, recuperao da informao, microfilmagem, conservao, preservao e de documentos, etc.

2. ARQUIVO Conceitualmente, quando falamos de arquivo, podemos fazer referncia estrutura funcional em si (rgo pblico, empresa). Em outro contexto, pode ser o mobilirio onde guardamos os documentos, e ainda, pode ser uma referncia ao conjunto documental de um acervo. No primeiro caso, temos as instituies arquivsticas, que tanto podem estar incrustadas na prpria organizao produtora dos documentos (exemplo: arquivos setoriais), como serem uma organizao independente responsvel pelo recolhimento e guarda dos documentos (exemplo: Arquivo Nacional). No segundo caso, temos o mvel onde organizamos os documentos, e por ltimo, fizemos referncia massa documental organizada e arquivada para cumprir sua finalidade dentro da instituio. De acordo como o artigo 2 da Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados:
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

O texto da lei bastante abrangente e embora existam outras definies e at discusses epistemolgicas sobre os conceitos no campo da Arquivologia em concursos pblicos, de nvel mdio, podemos nos deter tranquilamente formulao

dada pela lei. essa a definio que as bancas costumam cobrar claro com outras palavras.

3. DOCUMENTOS E o que so documentos para Arquivologia? Podemos entender como documento o objeto que transpe uma informao. Um documento formado necessariamente por dois objetos: o suporte (papel, CD, fita, microfilme) mais o contedo ou informao nele registrado. Caso no exista um ou outro desses objetos, no h que se falar em documento. Bizu: Embora no seja palpvel, um disco virtual considerado um suporte para as informaes nele registradas.

Os documentos que compem um arquivo podem ser divididos: 1. Quanto ao gnero: a) Textuais quando seu enfoque baseado em linguagem escrita. Exemplos: memorandos, ofcios, circulares. Suportes: papel, microfilme, CD. b) Audiovisuais quando so feitos de material especial e registram som e imagem. Exemplos: Filmes, palestras. Suportes: fitas, DVD, CD. c) Cartogrficos quando reproduzem em escalas menores uma rea geogrfica. Exemplos: mapas, maquetes, plantas. Suportes: papel, CD. d) Iconogrficos quando enfoca figuras e imagens. Exemplos: fotografias, cartazes, gravuras, psteres.

2. Quanto espcie: a) Ata documento que relata os acontecimentos de uma reunio ou sesso; b) Aviso correspondncia entre Ministros ou governadores; c) Carta forma de correspondncia entre entidades e particulares; d) Certido documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que j se encontrava registrado em outro documento; e) Circular correspondncia; f) Despachos manifestao escrita de autoridade sobre assuntos de sua competncia, submetidos a sua apreciao; g) Edital ordem oficial ou traslado de postura afixado nos locais pblicos;

h) Exposio de Motivos documento demonstrativo dos Ministros para o chefe de Estado de fatos ou motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providncias para a soluo de problemas de interesse pblico ou privado; i) Memorando forma de correspondncia interna de um rgo; j) Mensagem correspondncia entre poderes; k) Ofcio correspondncia oficial entre autoridades; l) Ordem de servio documento que autoriza a execuo de um servio; m) Portaria ato escrito por meio do qual o Ministro de Estado ou outra autoridade competente determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em faltas; n) Relatrio descrio de fatos e acontecimentos relativos determinada execuo de tarefa especial, destinados a um nvel hierrquico superior;

4. O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Ciclo vital dos documentos compreende as fases pelas quais um documento ou um conjunto destes passam dentro de uma organizao, desde a sua criao at a sua destinao final. Tais fases so definidas de acordo com a freqncia de uso dos documentos dentro da instituio (pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada) e so dividas em: primria, intermediria e permanente. Esse ciclo tambm conhecido como teoria das trs idades. A seguir veremos cada um delas.

4.1 Arquivo primrio Tambm conhecido como documento ou arquivo de primeira idade, dinmico, corrente e ativo. Caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em virtude das atividades pertinentes. Outra peculiaridade o seu uso constante dentro do rgo que o produziu. Portanto, esse tipo de documento deve ficar o mais prximo possvel da administrao. Podemos citar: os processos em andamento dentro de um rgo pblico, os memorandos, as circulares etc.

4.2 Arquivo intermedirio Tambm denominado de arquivo secundrio ou de segunda idade, trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente, que esto com baixa freqncia

de uso, aguardando sua destinao final, podendo ser descartado ou o recolhido para o arquivo permanente. Exemplos: regulamentos.

4.3 Arquivo permanente o conjunto de documentos arquivados em carter definitivo devido ao seu valor histrico, informativo ou probatrio, por isso, esses documentos no podem ser descartados. O arquivo permanente tambm muito conhecido como arquivo de terceira idade ou histrico. Eis alguns tipos de documentos que podem compor esse acervo: a planta de uma grande construo, acordo ou tratado assinado entre pases, registro de fundao de um rgo pblico, etc.

4.4 MUDANA DE FASES A arquivologia adota alguns termos tcnicos para demonstrar a passagem dos documentos de um arquivo a outro, assim, quando um arquivo passa da fase corrente para a intermediria, dizemos que houve uma transferncia. Quando o arquivo passa da fase intermediria para a fase permanente, dizemos que houve recolhimento ou guarda. Vale ressaltar que no h obrigatoriedade de que o documento passe necessariamente pela fase intermediria, por isso, de acordo com a poltica adotada pela instituio, o documento pode ser recolhido diretamente do arquivo corrente para o permanente. Bizu: A CESPE/UNB costuma utilizar bastante os termos: documentos em fase corrente, documentos em fase intermediria, documentos de valor histrico. Essas trs definies se referem, respectivamente, s idias de arquivo corrente, arquivo intermedirio e arquivo permanente.

QUESTES COMENTADAS DE CONCURSOS 1 (TRE/PA CESPE 2005) Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, assinale a opo correta. (a) O processo de transferncia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. (b) Documentos que esgotaram seus prazos de vigncia devem ser descartados de imediato. (c) Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo. (d) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios. (e) Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o emprstimo de documentos para o usurio externo. 2 (TRE/MT CESPE 2006) - A respeito dos procedimentos administrativos adotados no arquivamento dos documentos de carter permanente, assinale a opo correta. (a) Segundo a teoria arquivstica, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituio so de carter permanente. (b) Na fase permanente, obedecendo o ciclo vital, os documentos cumprem um prazo de guarda e sero preservados aqueles que obedeceram a um trmite interno, cuja finalizao ocorreu na instituio produtora, sendo os demais descartados. (c) A legislao arquivstica brasileira cobe o acesso aos documentos da fase permanente para o pblico externo. (d) Cumprindo o ciclo vital, os documentos so transferidos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. (e) Devido ao carter permanente, indicada a encadernao dos atos normativos produzidos pelo TRE/MT. 3 (TRE/SP FCC - 2006) Os documentos de arquivo de uma instituio so produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituio para outra, ou de um setor para outro da

mesma instituio at serem arquivados. Essa descrio refere-se a um arquivo em sua fase: (a) pblica (b) administrativa (c) permanente (d) corrente (e) privada 4 (TRE/SP FCC - 2006) Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou a definio tcnica que caracteriza tipos de documentos como: (a) boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento e bito, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades etc. (b) livros, peridicos, CDs, microfilmes, arquivos de computador, fotografias, fitas magnticas, folhetos, jornais, diapositivos etc. (c) registros audiovisuais, fonogrficos ou sonoros, iconogrficos, grficos ou visuais, e textuais ou bibliogrficos. (d) peas de interesse histrico para museus, manuscritos pessoais, manuscritos pessoais e colees de histria natural (herbrios, jardins botnicos, jardins zoolgicos, etc.). (e) incunbulos, memorablia, objetos, mveis, medalhas, roupas, sapatos, selos, manuscritos, alfarrbios etc.

GABARITOS 1A 2A 3D 4A

COMENTRIOS QUESTO 1) Conforme o gabarito, a letra A est perfeita, o termo tcnico utilizado para demonstrar a passagem do arquivo da fase corrente para a intermediria, chama-se transferncia.

A letra B incorre em erro quando fala em descartar imediatamente, ignorando, assim, a passagem do arquivo pelo setor de avaliao do documento. Embora um documento perca seu prazo de validade, um contrato encerrado, por exemplo, pode ter um valor histrico para a instituio. O item C est errado, pois o simples decurso de tempo no faz com que um documento seja considerado de valor histrico. A letra D est incompleta, pois o ciclo documental constitudo por trs fases (teoria das trs idades): corrente, intermediria e permanente. A atividade principal do arquivo permanente a preservao da memria, inclusive, os documentos desse tipo de arquivo geralmente no podem ser emprestados. No obstante viram fontes de consultas para usurios internos e externos, mas dentro da prpria instituio que os guardam.

QUESTO 2) Correta a letra A. Devido ao valor histrico, esse tipo de documento deve ir para o arquivo permanente. A letra B est errada. Se o documento foi recolhido guarda permanente, no h que se falar em descarte. No h nenhum dispositivo legal que coba o acesso a documentos na fase permanente. A nica restrio que existe so aos documentos de carter sigilosos. A letra D contm dois erros: primeiro fala de transferncia da fase intermediria para a permanente, quando na verdade, o termo tcnico correto recolhimento. O segundo erro que a questo sugere que esse recolhimento automtico, e no . De acordo com a avaliao que o documento receber, ele tanto pode ser recolhido quanto descartado. Os documentos sempre que possvel devem ser mantidos em seu formato original, assim, a encadernao no regra.

QUESTO 3) A resposta para a questo pode ser encontrada no seguinte trecho: Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituio para outra, ou de um setor para outro da mesma instituio at serem arquivados. O entendimento sobre arquivos correntes o de que so documentos que esto em uso freqente pela pessoa (fsica ou jurdica) que o gerou, e tambm com as pessoas

que com estas se relacionam. Vale ressaltar que, embora a expresso mais usada seja arquivo corrente, existem outras definies para esse tipo de arquivo, as mais comuns so: arquivos de 1 idade, ativos, dinmicos. importante o candidato compreender que estas definies so dadas exclusivamente pela freqncia de uso dos mesmos, no importando o tipo documental (ficha, CDs, manuscrito etc.) que seja.

QUESTO 4) Com um grau de dificuldade um pouco maior, essa questo busca a reflexo do candidato acerca dos itens avaliao de documentos, tipologias documentais e suportes fsicos do edital. Parece-me que o mtodo menos complicado para a resoluo dessa questo seja o da excluso, vejamos: A questo fala da atividade (entenda-se da pessoa fsica ou jurdica) geradora do documento, sendo assim, a letra A trata de documentos que surgem em decorrncia de uma efetiva atividade da pessoa: o boletim de freqncia pela matrcula do aluno na escola, a certido de nascimento e bito pela funo cartorria, a declarao de IR em funo de atividade remunerada e o relatrio em funo de atividade exercida. A letra B trata de tipos de suportes fsicos dos documentos e estes nada tem a ver com a atividade que os gerou. A letra C refere-se s formas de se registrar uma informao e tambm, de regra, no possui vinculao com a atividade que os gerou. A letra D tambm trata de itens que independem da atividade geradora. A letra E trata de itens muito mais museolgicos do que relacionados arquivologia.