Universidade do Vale do Itaja Ps Graduao: Gesto em Comunicao Empresarial Turma IV Disciplina: Gesto da Comunicao Institucional e Interna Professor: Greyke

e Gabriel Acadmicos: Cristiano Floriano Garcia, Earle Martins, Natlia Simes Pires.

Avaliao da Disciplina

Com base na teoria e prtica da Gesto da Comunicao Institucional e Interna vistas em sala de aula, proponha um plano de comunicao integrada para a seguinte situao:

Uma empresa do segmento qumico atua h 25 anos em um municpio de 100 mil habitantes. Em funo de diversos fatores, decide mudar suas instalaes para outra cidade, de menor tamanho, com 20 mil habitantes. Voc o gestor da rea de comunicao dessa empresa. Diante da situao, imagine e descreva um possvel cenrio e, com base nele, proponha um plano de comunicao institucional e interna considerando os seguintes pblicos:

Cidade que a empresa est deixando: - Comunidade - Imprensa - Colaboradores

Novo municpio: - Colaboradores (novos e transferidos) - Comunidade - Governo - Imprensa - ONGs

PETROQUIM - Nova casa. Novas perspectivas. A ascenso da economia brasileira nos prximos anos, bem como o aproveitamento do potencial da biomassa e das oportunidades criadas pela futura explorao do Pr-Sal exigiro significativos investimentos na indstria qumica, setor responsvel pelo fornecimento de uma grande variedade de insumos e produtos a todas as cadeias produtivas e, tambm, ao consumidor final. Neste contexto a PETROQUIM quer expandir seus negcios e atuar alm da exportao de aditivos qumicos e insumos derivados do petrleo. Seu novo desafio est em participar de projetos de perfurao e explorao do Pr-Sal em guas profundas no Brasil. Este fator ligado a expanso do negcio diante da importncia da Indstria Qumica no Brasil, requer um planejamento composto por estratgias bem definidas, resultantes de um diagnstico da atual conjuntura, com viso clara e objetiva do posicionamento da organizao. Aliados a esta proposta de expanso que visa o lucro num mercado promissor e favorvel, uma srie de fatores relevantes resultou na deciso de mudana de estrutura fsica e organizacional. A oportunidade de desenvolvimento no estava sendo

proporcional a estrutura construda em 25 anos no municpio que a PETROQUIM est localizada. No ano em que a empresa se instalou no municpio X, havia aproximadamente 30 mil habitantes. Em 25 anos a pequena cidade teve uma ampla estatstica de crescimento populacional, saltando para a marca de 100 mil habitantes, e em decorrncia da pouca rea territorial as reas residenciais avanaram rapidamente para o entorno da PETROQUIM. Este motivo estava gerando preocupao da administrao municipal e dos habitantes de X, tendo como motivos os receios e temores sobre a periculosidade proveniente da proximidade de uma indstria qumica que trabalha com materiais altamente txicos, como tambm, os transtornos causados pela constante movimentao de veculos pesados na localidade. No havendo espao fsico para a ampliao da PETROQUIM, releva-se a necessidade de expandir sua estrutura fsica para atender outros mercados potenciais, implantar novas tecnologias e equipamentos maiores e modernos. Com o lucro de 25 anos

aplicado, mudar-se de cidade e localizao era primordial para alcanar novos horizontes comerciais e econmicos. Outro fato preponderante para a deciso foi o alto custo com transporte. O municpio X que antigamente contava com 3 linhas de trens de carga, hoje dispe de apenas uma. As duas linhas desativadas no tm previso de investimento e nem fazem parte da prioridade do plano diretor do municpio, que recentemente est sendo constitudo. Com isso passou-se a transportar 60% cargas por rodovias, 32% via transporte martimo e apenas 8% das cargas, hoje, so transportadas por meio de ferrovia. Este fato onerava boa parte das despesas da PETROQUIM, at porque o terminal porturio mais prximo localizava-se 600 km. do municpio X. Os fatores principais aqui destacados que impediam a ampliao almejada da PETROQUIM no municpio X, foram molas propulsoras da tomada de deciso desafiadora de expandir-se no mercado da Indstria Qumica e visionar a consolidao na proposta promissora da rea Petrolfera, no escopo nacional brasileiro que surge atravs do Pr-Sal. Deste modo, a meta da PETROQUIM neste plano de expanso e lucratividade aumentar os lucros em 50% nos prximos 20 anos, alm da oportunidade de adequar sua estrutura fsica e organizacional, com polticas scio-ambientais que permeiem uma cultura de sustentabilidade dentro da organizao. Este novo ambiente fsico ser uma oportunidade de renovar suas polticas definidas de viso, misso e valores, a fim de posicionar-se perante seus steakholders em um mercado delicado e desgastado, onde sua atuao est relacionada preocupao sobre ocorrncia de acidentes e poluio. A eleio da cidade Y foi fruto de uma pesquisa que pretendia encontrar em uma cidade todos os fatores que corroborassem com a visionria expanso da PETROQUIM. No entanto, foi um desafio encontrar um municpio que se enquadrasse nos quesitos determinantes para um prognstico de sucesso. Iniciando pela prerrogativa de que a cidade deveria compor as limitaes do Pr-Sal, j sabamos que a cidade seria litornea e que esta deveria ter um terminal porturio em sua proximidade.

Levantadas s sugestes das cidades, em que os fatores preponderantes se harmonizavam, surgiu cidade Y. Uma cidade com 20 mil habitantes, e com cinco vezes mais rea territorial do que a cidade X. A nova cidade est localizada prxima a grandes centros distribuidores e consumidores do produto fabricado pela empresa. Alm disso, a cidade possui uma boa infra-estrutura em transporte, com aeroporto e porto prximos, e sua malha viria ampla e organizada, agilizando os deslocamentos internos e externos ao permetro urbano. Alm de um diferencial: dentro do municpio passam duas rodovias federais, favorecendo o transporte e tambm evitando que repentinamente a cidade expandisse de forma desordenada. Considerou-se fomentar desde o incio a identidade na relao entre PETROQUIM e o municpio Y, fazendo com que a pequena comunidade se sentisse beneficiada pela instalao da PETROQUIM naquela cidade. Projetou-se reverter o conceito de Indstria Qumica que somente polui, desmata e traz risco eminente cidade, bem como, aplicar recursos para projetos de responsabilidade scio-ambiental e direcionar investimentos para o desenvolvimento da cidade Y.

Estratgias adotadas para despedir-se da Cidade X

A deliberao de mudar as instalaes para outra cidade no foi repentina. Todo o estudo e planejamento foram realizados em sigilo com a Diretoria e Assessoria de Comunicao, incorporando minuciosamente os gestores competentes as discusses que eram realizadas. A PETROQUIM, atravs da Assessoria de Comunicao comeou a executar uma srie de projetos para amenizar o impacto da notcia. E assim que definido o plano de ao se reuniu com os lderes da empresa, representados por gerncias, presidente de sindicato e associao. O desafio era partir para um planejamento visionrio com a anuncia dos colaboradores e que os mesmos recebessem o suporte necessrio para se manterem vinculados a empresa, mesmo que moralmente. O propsito em si era deixar um legado na cidade X, e trazer perspectiva de crescimento a cidade Y. Para isso foram delineadas algumas aes de comunicao interna e externa que na cidade X foram programadas para ser executado um ano antes da mudana. As aes sero iniciadas internamente, pois como sabiamente cita o experiente Manoel Marcondes Neto: Nada pode ser feito em termos de comunicao na organizao que no passe primeiro pelo pblico interno. Isso um mandamento." Seguindo esse pressuposto, a Assessoria de Comunicao, juntamente com a diretoria desenvolveu os seguintes projetos:

PBLICO INTERNO

1. Projeto Coquetel Novidade No dia 1 de maio, dia trabalhador, tradicionalmente a PETROQUIM oferece um caf da manh aos seus colaboradores, e nos televisores distribudos nos setores, o presidente se pronuncia em relao data comemorativa e conclui com um Bom Dia. Este projeto requer aproveitar esta data tradicional da organizao, mas modific-la para adequar ao anncio da novidade da mudana de sede da PETROQUIM para a cidade Y. Neste dia, os setores sero decorados com mbiles que destacam o crescimento do setor

atualmente e a perspectiva de expanso da indstria nos prximos 25 anos. Atravs de uma linguagem clara e objetiva, que apontem estatsticas e imagens desta nova era aliada a tecnologia. Ser oferecido um coquetel no ptio da empresa e todos os funcionrios do setor administrativo sero liberados para participar do anncio. Os colaboradores dos setores operacionais sero representados por colegas determinados pela prpria gerncia, j que o mesmo no pode parar por muito tempo. Sendo assim todos recebero fones de ouvido para escutar o pronunciamento e tero o suporte do televisor do setor. Estima-se uma hora e meia para o anuncio da mudana e apresentao dos projetos. Ser apresentado um vdeo institucional com o histrico da empresa, onde se captou em imagens ao longo dos anos, e enfatizando o legado da PETROQUIM na comunidade local. Logo o anncio da mudana da PETROQUIM da cidade X para a cidade Y, e os fatores que o motivaram nesta deciso. Em seguida, sero apresentadas brevemente as alternativas discutidas junto ao setor de Recursos Humanos para que os colaboradores tenham o impacto da notcia amenizado. As alternativas para amenizar a crise interna so os temas abordados no projeto 2e 3.

2. Programa de Outplacement Recolocao profissional. Contratao de uma empresa de recursos humanos especializada em recolocao profissional para praticar o Outplacement em todas as instancias da empresa, desde o nvel de direo, gerencial ate o operacional. A justificativa para esse programa que para as empresas, possibilita atuar de forma socialmente responsvel e em sintonia com as novas demandas trabalhistas atualmente. Alm disso, essa prtica em tese permite, ainda, garantir a qualidade do clima corporativo e fortalecer a imagem institucional perante os pblicos interno e externo. Para os colaboradores dispensados, representa um importante diferencial competitivo, capaz de minimizar os impactos do desligamento. Participar do programa demonstra que, mesmo no podendo mais contar com os prstimos daquele funcionrio, o

demissor avaliza sua candidatura a um novo posto, oferecendo apoio de especialistas para que ele redefina a trajetria profissional. O programa contratado ser executado dentro da empresa no perodo de um ano, sendo passvel de prorrogao de acordo com o relatrio apresentado, mesmo estando a PETROQUIM j locada no municpio Y. A empresa ceder 1 hora por semana da sua jornada diria ao funcionrio, sendo a adeso ao programa voluntria. O processo foi definido por fases da seguinte forma: Orientao Fase 1 Planejamento Fase 2 - Elaborao de uma Agenda de Trabalho Fase 3 Incio dos cursos internos Fase 4 Introduo ao planejamento de carreira Avaliao sobre carreira Fase 5 Testes, exame psicotcnico, etc. Fase 6 Avaliao pessoal, familiar, comportamental, financeira e profissional. Definio de objetivos e trabalhos futuros Fase 7 Definio de objetivos pessoais e profissionais Fase 8 Desenvolvimento de Job Targets e elaborao do histrico curricular. Fase 9 Seleo de reas de interesse (carreira ou negcio prprio). Envio de Curriculum Vitae. Prospeco no mercado de trabalho Fase 10 Conduo de entrevistas. Fase 11 Deciso sobre a melhor oferta de trabalho. Fase 12 Follow-up (retorno) sobre a deciso.

Fase 13 Follow-up (retorno) junto ao profissional recolocado. Relatrio de progresso O acompanhamento ser feito pelo setor de RH e o processo ser publicado mensalmente numa editoria especial aberta no House Organ da empresa neste perodo de transio. Seis meses aps a mudana ser feito um relatrio descrevendo a situao dos colaboradores desligados, mas quantos j foram recolocados.

3. Nosso desejo manter a sua companhia. Este programa ser direcionado aos colaboradores que apresentem interesse de se mudarem junto com a PETROQUIM para a cidade Y. Seu objetivo dar suporte ao colaborador para sua adaptao e ambientao no novo municpio. A mesma empresa de recursos humanos contratada ficara encarregada de executar este programa em paralelo com o RH da PETROQUIM. O relatrio de progresso entregue para a PETROQUIM ser usado pela Assessoria de Comunicao. Os ex-colaboradores que esto na lista de desempregados e que esto no ltimo ms do seguro desemprego recebero um convite em casa para conhecer as instalaes da nova empresa com passagem de ida e volta custeada pela empresa em dia pr-determinado. Aqueles que aceitarem o convite, ao chegarem na empresa sero acompanhados todo o dia pela Relaes Pblicas, e em almoo com a direo sero convidados a participar de uma seleo para uma nova oportunidade de trabalho na PETROQUIM, dando uma segunda oportunidade ao indivduo de retornar a empresa.

4. Parceria SESI Tecnologia Aos colaboradores que seguiro vinculados a PETROQUIM sero oferecidos cursos especficos de tecnologia, configurados a operao das novas mquinas que sero utilizadas na nova sede. Esses cursos sero conduzidos pelo SESI que em parceria com a PETROQUIM ir qualificar mais os funcionrios que estiverem dispostos a se mudarem com empresa. Este programa tambm ser estendido aos colaboradores que

desejam permanecer na cidade X. Os cursos oferecidos vo atualizar e facilitar a recolocao dos recursos humanos que no vo migrar para a cidade Y..

5. Placa de Reconhecimento Colaborativo Na tradicional festa de final de ano, os colaboradores que trabalham na empresa h mais de 15 anos sero condecorados com uma placa de agradecimento e um relgio personalizado, pela prestao de servios e dedicao histrica PETROQUIM.

PBLICO EXTERNO

1. Campanha de despedida Comunidade Ser desenvolvida campanha publicitria em mdia local falando da despedida da empresa com mote em relacionamentos e legados histricos de convivncia e colaborao entre cidade X e a PETROQUIM. Outdoors distribudos em quatro pontos da cidade, e quatro aplicaes em Busdoor, representaro a despedida com foto de funcionrios que so nascidos na cidade e que sero transferidos, fazendo gesto de despedida e o mote: Ns nos despedimos, mas levamos um pedao desta terra..

2. Coletiva de Imprensa Realizao de Coletiva de Imprensa no teatro Municipal da cidade X para anunciar a mudana da empresa. O presidente conduzir a apresentao que explana os fatores de interesse comercial e social, e logo apresenta o plano de ao adotado para dar suporte aos 1000 funcionrios da PETROQUIM. Sero distribudos releases com os dados de crescimento do setor e da PETROQUIM, nos ltimos 25 anos, apontando a economia crescente que desperta o interesse de investimento da empresa. A composio da mesa de respostas a imprensa ser composta pelo presidente, diretor comercial e diretor administrativo. A organizao e conduo do protocolo sero feitas pelas Relaes Pblicas da PETROQUIM.

Estratgias adotadas para preparar a chegada da PETROQUIM na Cidade Y

PBLICO INTERNO

1. Casa nova. Novo tempo - Inaugurao Interna Programa de apresentao da nova cidade para os colaboradores atuais. Mostrar perspectivas da empresa na nova cidade e realidade do novo local. Nesta etapa, os colaboradores interessados em migrar para a idade Y sero comunicados sobre os programas 2, 4 e 5.

2. Manual do colaborador Desenvolver um livreto com o regimento interno da PETROQUIM. Formato ldico e conciso que atenda todas as classes de funcionrios existentes dentro da empresa. Nesta ferramenta dever conter: viso, misso e valores, organograma, fluxograma, telefones teis. Tambm dever conter dicas iniciais de segurana no trabalho, que so obrigatrias para o exerccio profissional dentro da nova sede da empresa.

3.Tag Seja Bem Vindo nossa nova Casa. No primeiro dia de trabalho todos os ambientes da empresa, inclusive, nos pontos eletrnicos tero tags com a mensagem Seja bem Vindo. Essa a nossa nova casa com uma foto area das novas instalaes da PETROQUIM.

4. Toten Digital de localizao Localize-se Alugar por dois meses, cinco Ttens digitais que sero distribudos nos principais pontos da organizao, que facilitem a orientao e circulao nos setores.

5. Mural de Classificados Este projeto requer atender prioritariamente os colaboradores transferidos que estaro se ambientando na nova cidade. O mural ser separado por colunas e disponibilizar classificados referentes moradia e servios essenciais (mapa, escolas, creches, linhas e horrios de nibus, etc) atualizados pela Assessoria de Comunicao. Na outra coluna a atualizao ser feita pelos prprios colaboradores que levaro anncios de compra e venda Assessoria, que selecionar para a publicao no mural.

PBLICO EXTERNO

1. Presena PETROQUIM Participao em eventos grandes e de projeo que ocorrerem na cidade Feiras e Festas temticas, Exposies para comear a fixar a marca com a comunidade, comrcio e empresas locais. Este programa contempla patrocnio dos eventos e montagem de estande, para realizar a distribuio de material institucional e incentivar o envio de currculos.

2. PETRQUIM Responsvel Pensando sempre na responsabilidade scio-ambiental, e antecipando possveis conflitos com ONGs ambientais presentes no municpio Y, a empresa vai realizar um levantamento das organizaes ambientais que atuam no municpio e selecionar a que possui a filosofia mais compatvel com as metas da PETROQUIM e implantar aes ecolgicas. Para o correto aproveitamento dos recursos financeiros disponibilizados, a empresa vai apenas se valer dos recursos humanos da entidade selecionada, cabendo a ONG desenvolver projetos ambientais com os recursos que a empresa vai disponibilizar, em comum acordo entre as partes. Este programa inclui o envio de releases para entidades como GREENPEACE, WWF, Instituto AKATU, mostrando a parceria firmada no municpio Y.

3. PETROQUM crescendo com o municpio O bom relacionamento com o governo, tanto municipal quanto estadual algo que a empresa preza muito. Para isso, a PETROQUIM deseja estar prxima as decises de ampliao da infraestrutura, e expanso do municpio e colaborar nas aes sociais que beneficiem a cidade Y. Para tanto, a empresa vai formar uma junta de colaboradores abrangendo desde a direo, gerentes e operacional e formar parceria com a prefeitura de Y, para participar das reunies de expanso da cidade, conforme convocao.