Aplicao de Ferramenta Web 2.

0 para Apoio a Colaborao em um Instituto de Pesquisa Tecnolgica

Caminha, J. ; Leal, R. .; Marques, R. ; Grimm, M.
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Coordenador de Tecnologia da Informao FUCAPI;

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Lder da Gesto do Sistema Integrado - FU-

CAPI; CAPI.

Analista de Sistema Integrado FUCAPI;

Coordenador de Governana Coorporativa FU-

Introduo
Os Institutos de Pesquisa Tecnolgica (IPTs), assim com qualquer organizao moderna, necessitam de informaes confiveis e acessveis para o desenvolvimento de seus produtos e servios. Entretanto, mesmo com toda a tecnologia da informao disponvel, diversos so os desafios para se integrar bases de dados, transformar dados em informaes relevantes ao negcio e principalmente, gerar e apresentar contedo apropriado.

Segundo Gates (GATES 1999), a informao deve fluir por toda a organizao, de forma anloga ao sistema nervoso central dos seres humanos. Isto possvel hoje em virtude da possibilidade de se criar um sistema nervoso digital na empresa, onde toda a informao coletada por sensores eletrnicos (coletores, banco de dados, internet) so analisadas (eletronicamente ou no) e transformada em aes de negcio.

As organizaes costumam a centralizar a gerao de contedo para seus colaboradores e clientes em departamentos e ou reas especficas, como a comunicao interna, recursos humanos ou contratando editores especializados, desperdiando muitas vezes o potencial de seus colaboradores poderem gerar e distribuir a informao relevante para toda a organizao, diretamente, sem a necessidade de serem solicitados. As ferramentas atualmente utilizadas pelas organizaes possuem um grande poderio na disseminao de informao, entretanto, pecam na democratizao da gerao 2007). de contedo (TAPSCOTT

Em paralelo, a internet se solidificou como uma plataforma integradora, democrtica e veloz na criao e divulgao de contedos. Atravs de seus stios, forums, correio eletrnico e buscadores especializados, a internet e as organizaes que utilizam seus recursos, podem acessar instantaneamente contedos gerados e conectar pessoas (FRIEDMAN 2005). Nesse esprito, a internet tornou-se forte a medida que agregava mais colaboradores 1

e geradores de contedo, no reservando apenas espao para os publicadores tradicionais (jornais, especialistas) mas tambm para o usurio comum que desejava expressar suas opinies (TAPSCOTT 2007).

Visando atender esta demanda, uma a segunda gerao de ferramentas e servios para a internet foi criada, onde reforado o conceito ativo de troca de informaes e colaborao dos usurios dos servios, colocando os provedores de contedo em posio secundria ou desnecessria. Esta gerao conhecida como Web 2.0, termo cunhado por Tim OReilly.

As novas ferramentas e servios diferem-se das antigas (stios estticos, correio eletrnico, forums) pois no necessitam de provedores de contedo nem de uma infra-estrutura dedicada.

Albuquerque (ALBUQUERQUE 2007) cita as principais ferramentas da tecnologia Web 2.0, a saber:

Comunicadores instantneos: Ferramentas mais geis que o e-mail e menos invasivos que o telefone, os programas de mensagens instantneas de texto, como MSN Messenger1 e Google Talk2, colaboram com comunicao ponto-a-ponto;

Webmail: Servios de e-mail gratuitos podem ser personalizados para as empresas e representam duas vantagens: economia e acesso aos arquivos em qualquer lugar do mundo; Redes sociais: Novas verses do sistema Office3 para empresas permitem que os funcionrios criem pginas pessoais como nas redes de relacionamento da web, como Orkut4 e LinkedIn5; Softwares de Voip (Voz sobre IP): Programas como o Skype6, que fazem ligaes pela rede, reduzem os custos de telefonia e so cada vez mais usados para chamadas interurbanas e internacionais;

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www.live.com www.google.com www.microsoft.com www.orkut.com www.linkedin.com www.skype.com

Blogs e podcasts: As pginas pessoais so usadas para disseminar informaes, e os programas de udio tm uma vantagem extra: podem ser ouvidos a qualquer hora em um tocador de MP3; Wiki: O software usado pela Wikipdia7 permite aos usurios criar e editar rapidamente pginas da web e vem sendo apontado como uma das maneiras mais promissoras de estimular a colaborao;

Alm desses servios e ferramantas, destacam-se ainda:

RSS (Really Simple Syndication): A tecnologia do RSS permite aos usurios da internet se inscreverem em sites que mudam seu contedo regularmente, para receberem em um software agregador, todas as atualizaes realizadas; Sistemas de escritrios on-line, como o Google Docs8 e o BaseCamp9, onde possvel fazer uso de ferramentas de escritrio, como processores de textos e planilhas, bem com a gerncia de projetos, de forma on-line, utilizando apenas um navegador de internet; Compartilhamento de vdeo: Ferramentas como o Youtube10 pode ser utilizada pelas as organizaes para comunicar com seus colaboradores para a realizao de treinamentos pela internet.

Em recente estudo divulgado pela empresa Cisco System Inc., Greengard (GREENGARD 2007) revela que, medida que aumenta a adoo das tecnologias Web 2.0 pelos usurios, as companhias esto cada vez mais interessadas em utiliz-las para ajudar na ampliao dos seus negcios, buscar novos clientes, aumentar colaborao entre seus funcionrios e utilizar de meios mais ecolgicos de comunicao.

Por outro lado, as preocupaes com riscos segurana atrapalham a adoo de ferramentas Web 2.0 em ambientes corporativos. Na medida que empresas no mundo todo reconhece seus benefcios, estas organizaes sentem que estas ferramentas no protegem os dados como deveriam.

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www.wikipedia.org www.google.com www.basecamp.com www.youtube.com

Mais da metade dos 850 tomadores de deciso de empresas de tecnologia da informao (TI) entrevistados pelo estudo, disseram que utilizam atualmente vdeo e Web 2.0. Outros 25% revelaram que esto conhecendo essas ferramentas. No entanto, quase todos reforaram que preciso preparar melhor suas redes de comunicao de dados, antes de poder implementar tais tecnologias, para dar suporte comunicao e colaborao na organizao. (GREENGARD 2007)

Tecnologias de vdeo e Web 2.0, como blogs, Wikis, telepresena, e web conference ajudam as empresas a acompanhar as mudanas rpidas do mercado. Cerca de 30% dos pesquisados relataram que a principal razo para investir neste segmento suprir a demanda de seus clientes por produtos e servios inovadores. O desejo de ter mais conscincia ecolgica (26%) tambm foi apontado como justificativa para o uso de aplicativos de vdeo. (GREENGARD 2007)

Dentro do exposto, verificam-se as aplicaes e o interesse das organizaes nos benefcios proporcionados no uso de ferramentas colaborativas baseadas nos conceito Web 2.0.

O presente artigo tem o objetivo de descrever a experincia da Governana Corporativa da Fundao Centro de Anlise, Pesquisa e Inovao Tecnolgica FUCAPI, instituto de pesquisa localizado em Manaus, na utilizao de ferramenta baseada no conceito de Web 2.0 para melhorar a eficincia da gesto e organizao da comunicao interna, facilitando a colaborao coletiva e manter registro das suas informaes de negcio.

Caso FUCAPI
A FUCAPI - Fundao Centro de Anlise, Pesquisa e Inovao Tecnolgica, uma fundao de direito privado, sediada em Manaus, fundada h 26 anos, que possui a misso de desenvolver a regio amaznica atravs da prestao de servios, desenvolvimento de produtos e pesquisas nas reas tecnolgicas e educacional.

A FUCAPI possui em seu organograma uma coordenao de Governana Corporativa, que apoia os processos de trabalho da Fundao, atravs do gerenciamento dos sistemas de gesto certificados (ISO 9001 e ISO 27001), escritrios de projetos, processos e de auditorias, alm da gesto do programa de excelncia. Esta coordenao utiliza-se do servio de 17 profissionais trabalhando em regime de projetos. 4

Como os profissionais trabalham de forma compartilhada e desenvolvem vrios tipos de projetos, o gerenciamento e utilizao das informaes geradas e adquiridas um fator crtico de sucesso. No andamento das atividades, foi observado diversas dificuldades na difuso das informaes, citadas a baixo:

Discusso de idias e problemas utilizando o correio eletrnico: As discusses utilizavam-se de cpias de mensagens de correio eletrnico entre os participantes diretos, que uma vez finalizadas, perdia-se os registros ou gerava uma etapa a mais no processo para se gerar as consolidaes ou relatrios;

Dificuldade de acompanhamento e registro de atividades: Atividades solicitadas fora dos projetos possuam dificuldade de acompanhamento e por vezes, o escopo no era claro e divulgado, ocasionando no realizao ou at mesmo realizadas de forma incorreta, causando retrabalho;

Informaes com dificuldade de resgate ou desatualizadas: Por utilizar diversos repositrios, informaes importantes demoravam a ser recuperadas e podiam estar desatualizada. No era possvel obter registros das modificaes;

Demora na elaborao de relatrios: Devido a no padronizao dos meios de apresentao, as informaes precisavam de um tratamento antes da submisso outros setores da Fundao;

Por estas e outras razes, fomos levados a desenvolver uma soluo que resolvesse os problemas identificados, promovesse mais colaborao entre os profissionais da coordenao e tambm gerasse mais agilidade no trato com a informao. Algumas premissas tambm foram levadas em conta no desenvolvimento da soluo: como a utilizao de softwares livres e segurana da informao, alm da promoo de uma rpida curva de aprendizado.

Aps um processo de benchmarking e um estudo tcnico de viabilidade, a Governana Corporativa identificou a ferramenta Wiki, a mesma utilizada na criao de enciclopdias digitais colaborativas, como a Wikipedia11, como um produto que poderia promover um

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www.wikipedia.org

repositrio de fcil edio e recuperao das informaes. Alm disso, a ferramenta tambm se enquadrava na poltica de software livre da organizao.

O wiki um software colaborativo que permite a edio coletiva dos documentos onde textos publicados na web podem ser modificados por qualquer usurio, via browser, aliados a um sistema que registra todas as alteraes e as exibe, de forma transparente, tornando a construo do conhecimento muito mais fluda. (MOREIRA 2006) Outro diferencial da ferramenta Wiki a facilidade de se criar ligaes entre documentos, diminuindo redundncias e aumentando a padronizao das definies. A soluo adotada pela FUCAPI, utlizou o software livre MediaWiki12, instalado sobre o sistema operacional linux em um servidor de pequeno porte. Atualmente, o servio utlizado por todos os 17 colaboradores da Governana Corporativa, alm de dois profissionais da rea de marketing, que o consultam para a divulgao interna de informaes da Governana.

Durante a implantao, foi realizado um treinamento de uma hora de durao mostrando os principais recursos e onde se encontrava a ajuda eletrnica. No houve dvidas registradas ps treinamento e todos os colaboradores criaram pginas j no dia seguinte.

A figura 1 a seguir mostra mostra a interface principal do sistema de Wiki implantado. Observa-se no painel direito um menu de opes com um mecanismo de busca, que facilita a recuperao de documentos e no menu superior, a possibilidade de atualizar o documento com apenas um clique, discutir ou acompanhar modificaes (vigiar).

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www.mediawiki.org

Figura 1: Pgina principal do Wiki da Governana Corporativa

No dia-a-dia, o sistema de Wiki da Governana Corporativa utilizado para as seguintes atividades:

Discusses de projetos: Os projetos so disponibilizados em uma pgina Wiki para que todos os profissionais possam incluir suas sugestes e informaes. Como exemplos podemos citar as recentes discusses sobre as caractersticas de um novo produto que ser disponibilizado pela Diretoria de Produtos Educacionais, alm de uma lista de todas as sugestes de melhoria para um software de gesto interna;

Memria organizacional: Todos os colaboradores so instrudos a disponibilizarem seus relatrios de viagens, participaes em eventos e informaes relevantes sobre suas atividades, alm de marcadores de pginas de internet;

Painel de atividades: Os lderes registram as atividades que precisam ser realizadas, que sero atualizadas pelos demais colaboradores, acrescentando detalhamentos sobre os servios executados; 7

Criao coletiva de documentos: Diversos documentos so criados e atualizados diariamente atravs do Wiki. Uma newsletter semanal criada no ambiente e resgatada, j pronta para envio, pelo rea do marketing para para difuso interna. Este artigo foi discutido e elaborado pelos autores na prpria ferramenta.

Resultados e discusses
A implantao do Wiki contemplou os resultados esperados em seu projeto. Observou-se, aps a implantao do ambiente, uma melhora significativa na comunicao interna. comum receber no correio eletrnico um link Wiki para uma discusso ao invs de vrias mensagens copiadas. Alm disso, os resultados destas discusses esto sempre atualizados e prontos para apresentao.

O ambiente Wiki tambm se transformou em um ponto de partida na busca por informaes referentes as atividades executadas, atravs de seu mecanismo de buscas. Os colaboradores verificam se existem algo sobre o assunto procurado no ambiente e quando no encontram, geralmente, iniciam uma nova pgina e divulgam atravs do correio eletrnico.

Os lderes realizam o planejamento e controle das atividades dos seus projetos e equipes utilizando a ferramenta. Costuma-se observar o registro das reunies de discusso de atividades diretamente no ambiente. Houve tambm uma diminuio das reunies de acompanhamento de atividades, visto que os colaboradores atualizam suas lista de atividades diretamente no ambiente.

Outro resultado de destaque do ambiente Wiki a baixa curva de aprendizado no uso da ferramenta. Um colaborador recm-chegado necessita de menos de uma hora para aprender e comear a utilizar o ambiente. A figura 2 abaixo mostra com detalhes a rea de edio de documentos, onde o usurio utiliza o prprio navegador de internet e insere seus dados em modo texto, utilizando algumas marcaes que sero formatadas pelo sistema.

Figura 2: rea de edio para um documento Wiki

A figura 3 abaixo, mostra o resultado do texto inserido na figura 2. Observe que no foi necessrio numerar a lista criada e o texto j se encontra totalmente formatado e pronto para ser utilizado em correios eletrnicos ou processadores de texto.

Figura 3: Apresentao de documento editado no ambiente Wiki

Entretanto, para o sucesso da implantao, alguns fatores foram relevantes, como a experincia dos primeiros colaboradores adotantes e o apoio e fomento do coordenador da Governana e seus lderes para o estabelecimento da cultura e promoo do ambiente.

Acredita-se, por se tratar de colaboradores de um instituto de pesquisa tecnolgica, a adoo de um novo conceito de disseminao da informao e colaborao possui naturalmente uma baixa resistncia. Muitos dos envolvidos no projeto deles j eram atuantes e usurios em outros ambientes do conceito Web 2.0 na prpria internet, como a enciclopdia livre Wikipedia13 e blogs.

Alm disso, por se tratar de uma ferramenta de gesto do conhecimento, foi verificado a necessidade de cuidados para o sucesso, continuidade e expanso do projeto, destacando-se:
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www.wikipedia.org

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Criao de massa crtica: preciso um esforo para gerar massa crtica - ou seja, fazer com que de fato as pessoas participem da sua elaborao e tornem a ferramenta til;

Cultura: A empresa necessita possuir ou ser fomentada a ter uma cultura colaborativa;

Atualizao: Lozinsky destaca que o wiki um texto vivo, e para que continue fazendo sentido, tem que estar em constante atualizao. Se voc entrar em um wiki de manh e voltar noite, sem notar nenhuma diferena, ele est fadado a morrer - (LOZINSKY 2006);

Administrao: Embora pressuponha a liberdade de interveno geral e sem hierarquia, um administrador responsvel auxilia na remoo eventuais incorrees e na organizao. necessrio tambm o envolvimento com a rea de TI, que garantir a segurana e a infra-estrutura do projeto.

Investimento: Lozinsky (LOZINSKY 2006) alerta que custos podero vir no futuro, associados governana destes wikis, exigindo recursos humanos responsveis por questes como tica e segurana, entre outros.

Concluso e Futuros Trabalhos

O presente artigo descreveu a experincia da Governana Corporativa da FUCAPI, na utilizao de ferramenta Wiki, para melhorar a eficincia da gesto e organizao, facilitando a colaborao coletiva e manuteno do registro das suas informaes de negcio.

A implantao do Wiki melhorou de forma significativa a comunicao interna, a atualizao, apresentao e resgate das informaes, o planejamento e o acompanhamento de atividades. Observou-se tambm uma baixa curva de aprendizado no uso da ferramenta.

Este estudo de caso confirma a viabilidade e os benefcios da utilizao de ferramentas colaborativas, baseadas no conceito Web 2.0, na acelarao da comunicao interna e consequentemente na alavancagem dos negcios dos IPTs.

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Os resultados positivos demandam o aumento do alcance do ambiente para outros setores da fundao. Vislumbram-se resultados significativos nas reas de desenvolvimento de softwares e educao a distncia. Alm do Wiki, outras ferramentas Web 2.0, como os blogs, podcasts e rss esto sendo estudadas para a promoo da comunicao interna. Alm disso, no vedado a utilizao de ferramentas de BI (Business Intelligence) para a gerao de anlises e cruzamento de dados para todas as informaes armazenadas.

Referncias Bibliogrficas
ALBUQUERQUE, R.; A Web 2.0 Invade as Empresas; <portalexame.abril.com.br/revista/exame/edicoes/0886/tecnologia/m0122348.html> Acessado em: 25 de Abril de 2007. FRIEDMAN, T.; O Mundo Plano Uma Breve Histria do Sculo XXI; Ed. Objetiva; 2005. GATES, B.; A Empresa na Velocidade do Pensamento; Ed. Companhia das Letras; 1999. GREENGARD, S.; Welcome to Web 2.0; IQ Magazine, Volume II, No. 3; Ed. Cisco Systems, 2007. KAWASAKI, G.; How To Change The World; <http://blog.guykawasaki.com> Acessado em: 25 de Abril de 2007. LOZINSKY, S.; Wiki: um novo conceito de internet nas empresas; <http://www.oficinadanet.com.br/noticias_web/330/wiki_um_novo_conceito_de_internet_nas _empresas> Acessado em: 25 de Abril de 2007. MCAFEE, A.; Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration; Ed. Harvard Business; 2006. MOREIRA, D.; Wikis podem aposentar conceito de intranet nas empresas; IDG Now; <http://idgnow.uol.com.br/computacao_corporativa/2006/08/23/idgnoticia.2006-0823.0309930415>, Acessado em 25 de Abril de 2007. TAPSCOTT, D., WILLIAMS, A.; Wikinomics Como a Colaborao em Massa Pode Mudar Seu Negcio; Ed. Nova Fronteira; 2007.

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