Gerenciamento de projeto

WBS - exibe a estrutura de um projeto mostrando como ele organizado em sntese (fase) e nveis de detalhe. Usar um grfico WBS traz uma abordagem mais intuitiva para o planejamento e exibio de um projeto. A ideia de um WBS diminuir a complexidade de um projeto facilitando a abstrao de seu conceito. Separando em subdivises um projeto se torna algo simples e passa a ser algo mais humano, ou seja, algo possvel de ser executado. WBS o processo de subdiviso das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fcil. A WBS uma decomposio hierrquica orientada s entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nvel descendente da WBS representa uma definio gradualmente mais detalhada da definio do trabalho do projeto. A WBS organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual declarao do Escopo do projeto aprovado. O trabalho planejado contido dentro dos componentes de nvel mais baixo da WBS, que so chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser agendado, ter seu custo estimado, monitorado e controlado. No contexto da WBS, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que so resultado do esforo e no o prprio esforo. A WBS a fase mais importante para o Gerente de Projetos. A sua elaborao requer um uma decomposio do trabalho do projeto em partes menores. A sua decomposio chamada de estruturada TOP-DOWN orientada as entregas chamada de deliverables. A WBS serve como base e orientao no planejamento de projeto. Aps a criao da WBS no projeto, o planejamento do projeto est todo orientado e estruturado para a equipe de execuo do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores. Para isso a sua elaborao requer do Gerente de Projeto e Equipe o conhecimento de suas Entradas, Sadas e Ferramentas & Tcnicas. Segundo o Guia PMBOK:

Entradas Declarao do escopo do Projeto, Documento dos Requisitos, Ativos de Processos organizacionais. Ferramentas & Tcnicas Decomposio. Sadas WBS, Dicionrio da WBS, Linha de Base do Escopo, Atualizaes dos Documentos do Projeto. Decomposio A decomposio a subdiviso das partes do projeto em componentes menores em que o Gerente do Projeto possa realizar as entregas do trabalho. Estas entregas chamadas de pacotes de trabalho aonde o Gerente de Projeto e equipe de trabalho do Projeto podem estimar o custo e a durao da atividade. A subdiviso em partes requer uma anlise criteriosa do Projeto, existem vrias modelos de subdivises. O PMI em seu site possui um caderno especfico Practice Standard for Work Breakdown Structures para o desenvolvimento de uma WBS, as diretrizes para gerao, desenvolvimento e aplicao de uma WBS. No caderno podemos obter alguns exemplos e modelos de WBS por setores especficos que necessitam alguns ajustes para o seu projeto. A profundidade da decomposio depende do tamanho e complexidade do projeto e a necessidade do Gerente de Projetos.

Controlar o Cronograma O processo de controlar o cronograma consiste em garantir que o cronograma esteja de acordo com o que foi planejado e dentro dos limites aceitveis definidos na linha base do cronograma e ainda garantir que as mudanas realizadas no cronograma durante a execuo do projeto sejam cumpridas.

Entradas do Processo Plano de Gerenciamento do Projeto no plano de gerenciamento do projeto que esto contidos o plano de gerenciamento do cronograma e a linha base do cronograma do projeto esses documentos contem todas as informaes sobre o que foi planejado em relao ao cronograma que so extremamente importantes para que se possa controlar esse ponto do projeto.

Cronograma do Projeto O cronograma do projeto vai sendo atualizado medida que as atividades vo sendo concludas com as informaes sobre andamento das atividades e/ou fases, situao das atividades, com base nessas informaes possvel verificar se o andamento do projeto est de acordo com o planejado e se o cronograma ser cumprido por cada uma das atividades e consequentemente fases e o projeto como um todo.

Informaes sobre o Desempenho do Projeto Qualquer outra informao a respeito do desempenho do projeto alm daquelas que j foram devidamente includas no cronograma do projeto tambm pode ser utilizada da mesma forma.

Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar no processo de controlar o cronograma so aqueles relacionados a procedimentos em relao ao controle do cronograma, ferramentas de controle de cronograma, outros mtodos de monitoramento do projeto alm de qualquer outro ativo que esteja relacionado ao controle do cronograma.

Ferramentas e Tcnicas Anlise de Desempenho Analises de desempenho do projeto podem ser utilizadas para avaliar a situao do projeto no momento da analise e consequentemente verificar como est o andamento do projeto e mensurar a capacidade de cumprimento do cronograma.

Anlise de Variao A analise da variao se da com base na linha base do cronograma do projeto, os ndices de desempenho do cronograma medidos so comparados com aqueles planejados e documentados nessa linha base para verificar qual a a variao em relao ao ponto timo da linha e verificar se no houve ou no existe possibilidade de que os ndices medidos ultrapassem os limites aceitveis.

Software de Gerenciamento de Projetos Softwares de gerenciamento de projeto tambm podem ser muito teis para que se realize um gerenciamento efetivo do cronograma, em especial os softwares que possuem analises grficas de cronograma (Grfico de Gantt por exemplo), assim como os que permitem interatividade direta com os responsveis por cada uma das atividades podem auxiliar bastante no avaliao do cronograma e nas atualizaes de desempenho do mesmo.

Nivelamento de Recursos Quando verificado que uma atividade provavelmente no ser realizada no tempo previsto para ela, mas tambm identificada outra atividade que provavelmente ir utilizar menos recursos do que foi planejado esses recursos podem ser transferidos de uma atividade para outra para que seja feito um nivelamento rpido dos recursos sem a necessidade de avaliaes mais complexas no projeto.

Ajustes de Antecipaes e Espera As antecipaes e esperas anteriormente planejadas para as atividades podem se relacionar com outras atividades, processos internos ou aquisio de um determinado recurso que podem ser realizados antes ou depois do previsto, caso isso acontea essas antecipaes e esperas devem ser revisadas.

Compresso do Cronograma Caso seja encontrado algum atraso ou possibilidade de atraso do cronograma as mesmas tcnicas de compresso utilizadas durante a fase de planejamento podem ser utilizadas agora com base em novas informaes para tentar um reajuste do cronograma que minimize as chances de atraso.

Ferramenta Para Desenvolvimento do Cronograma Outras ferramentas oi softwares para desenvolvimento do cronograma tambm podem ser utilizadas por esse processo com o objetivo de realinhar o cronograma novo cenrio.

Referncias Bibliogrficas PMOBOK, Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) Quarta Edio, PMI Project Management Institute, ISBN: 9781-933890-70-8.