Atualizado em 29/06/2012

Reduo dos custos com telecomunicaes:

Uma abordagem profissional
Os custos com telecomunicaes pode ser reduzidos em praticamente todas as organizaes. Embora as mudanas de tecnologia, mercado mais competitivo, problemas das operadoras na entrega dos servios, demandas e exigncias dos funcionrios parecem aumentar continuamente, h conjuntos de solues padronizadas (ou no!) que podem ajudar a rever e ajustar os custos de acordo com as necessidades e as estratgias das empresas. Com ajuda de um especialista, os diversos fatores que influenciam nos gastos dos servios podem ser analisados profundamente .

Os custos esto sob controle?

O que dizem as pesquisas

Segundo a Fortune 1000 os custos com telecomunicaes representam a segunda maior despesa no operacional para a mdia das grandes organizaes. A maioria das empresas pode reduzir estes custos na ordem de 15% e em muitos casos, esta reduo pode chegar superar a casa dos 40%.

Onde esto os problemas?

Ao compreender os fatores - tanto em termos tcnicos, de processos, negociais e comportamentais, a organizao pode tomar decises assertivas na reviso e reduo de seus custos bem como implementar um processo de controle de custos eficiente para os seus servios de telecomunicaes.
Muitas organizaes pagam preos acima do mercado, adquirem mais capacidade do que necessitam, utilizam tecnologias no adequadas, no possuem um controle efetivo do uso dos servios contratados e no detectam erros no faturamento nas contas das operadoras e prestadores de servios.

Quais so as solues?

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Neste documento apresentamos formas de reduzir os custos com telecomunicaes atravs de seu uso racional, negociaes e/ou renegociaes de contratos com operadoras, novas tecnologias e gesto eficiente dos recursos disponveis.

Como reduzir os custos:

Reduzir o uso (fazer menos chamadas, utilizar menos troncos, etc.): Esta pode no ser a deciso mais racional visto que hoje, mais do que nunca, os resultados dos negcios dependem fundamentalmente da comunicao entre as empresas, seus clientes e fornecedores. H que se pensar no equilbrio entre o que realmente a empresa precisa para se comunicar, atendendo os seus objetivos e estratgias de negcios, com a utilizao racional dos recursos disponveis sua realidade, sejam eles fsicos ou humanos. Pontos chaves: Adequar a quantidade de recursos fsicos, tais como servios de voz e dados realidade da empresa; Educar e conscientizar os usurios internos quanto ao uso dos recursos.

Terceirizar gesto de telecomunicaes: A economia de custos ocorrer somente se isso for feito corretamente e no se aplica a todas as organizaes.

Encontrar fornecedores mais baratos O mercado oferece uma grande gama de opes de fornecedores de servios de telecomunicaes e, conseqentemente, uma oferta de tarifas mais competitivas.

Reestruturar/renegociar os contratos/acordos com fornecedores existentes: Os contratos de prestao de servios das operadoras normalmente so firmados por perodos de 36 a 60 meses. Portanto, contratos com mais de 36 meses, podem no refletir as tarifas atuais, j que a competio fora constantemente a queda das tarifas.

Monitorar e corrigir eventuais erros nas faturas dos servios: As faturas dos servios podem apresentar inconsistncias entre valores pagos e valores devidos por no aplicao correta das regras de tarifao e das tarifas definidas em contrato. O site da ANATEL Agencia Nacional de Telecomunicaes - mostra que o item cobrana est entre as principais reclamaes dos clientes do servio STFC (Telefonia Fixa), Celular e Comunicao Multimdia. Veja abaixo a compilao destes indicadores para o perodo Janeiro a Maio de 2011.

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Servio Fixo Comutado Reclamaes 2011/2012 Registradas

Out Nov Dez Jan Fev Mar 42.670 45.176 45.252 52.122 48.983 55.684

Servio Mvel Pessoal %

31% 31% 29% 26% 26% 27%

Servio de Comunicao Multimdia %

40% 42% 41% N/D 43% 43%

Motivo Cobrana
13.125 13.838 12.898 13.798 12.794 14.796

Reclamaes 2011/2012 Registradas

Out Nov Dez Jan Fev Mar 82.243 92.559 84.158 N/D 78.633 89.648

Motivo Cobrana
32.823 38.605 34.240 N/D 33.710 38.246

2011/2012
Out Nov Dez Jan Fev Mar

Reclamaes Registradas
16.880 18.612 18.170 22.512 22.265 26.070

Motivo Cobrana
3.656 3.822 3.461 3.851 3.907 4.417

%
22% 21% 19% 17% 18% 17%

Totais

289.887

81.249

28%

Totais

427.241

177.624

42%

Totais

124.509

23.114

19%

Fonte: ANATEL

Utilizar mais eficientemente as tecnologias disponveis: H tecnologias adequadas a cada tipo de negcio e seu uso pode gerar economias nos custos de comunicao.

Rever / utilizar mais eficientemente os processos internos: Processos internos morosos so potenciais fontes de custos. Portanto, ao rever ou adequar os processos internos podemos encontrar formas de reduzir os custos.

Aumentar a segurana (preveno de perdas com fraudes): Falta de poltica do uso de servios pelos funcionrios, bem como controle inadequado dos servios podem aumentar significativamente o uso indevido de recursos de telecom.

8 Erros que aumentam os custos com telecom

1 Deixar de conferir faturas e pagar por servios que no foram consumidos; 2 - No ter a viso geral de todas as faturas e respectivos vencimentos e conseqentemente pagar juros por contas atrasadas; 3 Deixar de cancelar contratos de servios que no so mais utilizados ou desnecessrios, tais como, linhas fixas e celulares de funcionrios que j se desligaram da empresa; 4 - Ter acordo de nvel de servio (SLA) ou links redundantes que no so necessrios; 5 - Manter a base de contratos descentralizada, o que impede melhores negociaes de tarifas; 6 Solicitar servios s operadoras/fornecedores, principalmente os emergenciais, sem os respectivos contratos, pagando assim tarifas mais altas. 7 - No realizar inventrio e controle de ativos, dificultando a viso geral dos recursos disponveis; 8 - No possuir polticas para o uso dos servios pelos funcionrios.

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