ESTRUTURAO ACERVO

PROCESSOS & PROJETOS

Pricles Regis Melo Silva de Freitas Outubro/2009

Beneficios de uma estrutura adequada

Identificao das tarefas necessrias; Organizao das funes e responsabilidades; Informaes, recursos, e feedback aos empregados; Medidas de desempenho compatveis com os objetivos; Condies motivadoras.

Estrutura
Toda empresa possui dois tipos de estrutura: Formal e informal.
Formal: Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos pelo seu organograma. Informal: Surge da interao social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se renem. Representa relaes que usualmente no aparecem no organograma.

Novos Desafios
Estratgia:
Repartir para conquistar

Princpios Bsicos
Delegao
Responsabilidades claramente definidas Comprometimento Autonomia
Suporte na soluo de problemas que ponham em risco o objetivo buscado. Reorientao da ao com solues cujo impacto (financeiro ou tcnico) seja muito diferente do planejado.

Foco nos resultados

Como faremos?
Processos e Projetos: Conceitos Bsicos Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Contratos Macroprocessos e Personograma Prximos passos

Processos e Projetos
Conceitos Bsicos

Nomenclatura
Projeto Processo
Atividade Operaes Permanentes

Diferena Projeto e Processo

Projeto
Todo projeto tem um comeo, e um fim.
Iniciativas no repetitivas

Todo projeto gera um produto singular.

Processo
Processos no tem fim. Processos produzem produtos similares.
Linha de produo: Mesmos produtos, sistematicamente.

Projetos e Processos
Nas empresas
Projetos e processos se interagem e se interpenetram Projetos iniciam ou alteram os processos
Projetos de melhoria de processos

Projetos e Processos
A P C D
Processo Bsico Processo Aperfeioado

PR

PR

PR

PR

Gerenciamento de Projetos
Realizao de tarefas
Dentro do cronograma Dentro do oramento De acordo com padres de qualidade estabelecidos

Exemplos
Processos
Contas a Receber, Contas a Pagar, Financeiro, Contbil Comercial Gesto de Contratos

Observao
Processos como prticas setoriais, implementados e documentados atravs de normas e procedimentos.

Exemplos
Projetos
Implantao de sistemas Implantao de contratos Implementao de melhorias
Contas a Receber, Contas a Pagar, Qualidade Tcnica e Comercial

Plano Estratgico
Essencialmente formados por Projetos

Exemplos
Projetos baseados em processo
Estabelecem metas e prazos Geram produtos similares e sistemticos
Sustentados nos processos operacionais

Questes:
Implementa melhorias no processo? Utiliza os processos implementados?
Controle dos recursos existentes / incremento de recursos Foco nos resultados

Exemplos
Melhoria do Contas a Pagar Melhoria do Contas a Receber

Ferramentas
Projeto
MS-Project
Gerenciamento de cronograma e recursos Interdependncia de projetos Utilizao e gerenciamento de recursos compartilhados

Proposta
Reorganizao e distribuio de responsabilidades baseados em:
Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Contratos Macroprocessos e atividades
Responsabilidades claras

Importante!
No estamos criando nada de novo. Construo e adaptao conjunta
uma deciso gerencial; Construo e reconduo participativa.
Avaliao pelos resultados.

Estamos cientes do desafio

Limitaes RH & Financeira Tirar o melhor que podemos dar!

Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de Projetos
Metodologia
Definio de projetos Ferramentas Processo de acompanhamento

Gerentes de Projeto Coordenao de Projetos

Metodologia
Identificao e definio de projetos
Produto final
Definio da qualidade desejada

Escopo
O que faz e o que no faz parte do projeto

Gerente de Projeto Plano de Ao

Tarefas, responsveis, recursos envolvidos e necessrios, dependncias entre tarefas, prazos, pontos de acompanhamento (marcos).

Ferramentas
MS-Project Outlook

Acompanhamento
Avaliao sistemtica
Est andando conforme planejado? Porqu? Identificao de riscos Reorientao e aes corretivas

Apoio da Coordenao de Projetos

Exemplos
Implantao do Contas a Receber Implantao do Contas a Pagar Reestruturao da ACERVO

Gerenciamento de Contratos

Metodologia
Gerente de Contrato
Responsvel pelo acompanhamento do contrato

Controle e Acompanhamento de Contratos Processo de Faturamento

Gerente de Contrato
Cada contrato, um gerente:
Funcionrio da ACERVO
Facilitador e intermedirio junto a servios para outros clientes. Interlocutor junto ao cliente
Execuo Respaldo do processo de faturamento

Funo:
Gerenciar e controlar a execuo dos servios e/ou produtos contratados, conforme contrato.

Gerente de Contrato
Responsvel por
Garantir a qualidade dos servios contratados Garantir e acompanhar o cumprimento do contrato
Atestar a execuo dos servios conforme contrato Processo de faturamento
Custos e documentos de respaldos

Gerenciamento de prazos
Execuo, Processo de faturamento e Concluso do contrato (necessidade de aditivos, substituio...)

Controle e Acompanhamento
Controle e gerenciamento da carteira de contratos
Prazos Valores previstos e realizados Conferncia dos processos de pagamento
Espordica (por amostragem) ou Pontual

Anlise e gerenciamento do impacto dos contratos no oramento

Processo de Faturamento
Recebimento da Documentao
Nota Fiscal e Documentos de Respaldo Contas a Receber ACERVO

Medir execuo dos servios Conferir e medir

Respaldo do processo de faturamento Atendimento ao contrato

Definir/negociar data de pagamento Enviar para Contas a Receber ACERVO

Macroprocessos
Personograma Processos e Atividades

Conceitos Bsicos
Agrupamento de atividades afins Definio clara de responsabilidades Separao de atividades de execuo e controle Estruturao para:
Atendimento das necessidades atuais Novos desafios, nova realidade.

Grupo de Macro processos

Gerencia Geral
Suely Santos

Assessoria Jurdica

Suporte Financeiro
Segurana e Polticas

Controle Administrativo e Financeiro

RH

Comercial

Contas a Pagar

Contas a Receber

Folha de Pagamento

Vendas de Servios

Marketing

Gesto de Contratos

FUNCIONOGRAMA
COMERCIAL
Elaborar, recomendar, e executar a poltica comercial. Aprovar os preos dos servios Aprovar os contratos de servios. Aprovar e controlar os planos operacionais de vendas.

VENDAS DE SERVIOS
Elaborar e executar os planos de vendas. Controlar os resultados e desvios em relao s metas. Administrar a equipe de vendas.

MARKETING
Identificar oportunidades no mercado. Analisar a demanda. Definir a publicidade. Dar apoio tcnico a vendas.dos servios

ORGANOGRAMAS
VANTAGENS:
Os organogramas facilitam: Identificao de deficincias na organizao Coordenao e comunicao Definio de responsabilidades Integrao e treinamento

ORGANOGRAMAS
DESVANTAGENS:
Os organogramas facilitam: A formalizao fixa situaes que, com o tempo podem tornar-se inadequadas; Os organogramas no mostram toda a estrutura organizacional.

Prximos Passos

Como iremos fazer?

Discusso com cada rea
Consolidao da estrutura e responsabilidades Definio das atividades e processos Identificao de Projetos Identificao de Gerentes de Contratos

Cada Gerente de Projeto

Detalhamento e controle

Cada Gerente de Contrato

Detalhamento e controle