Gesto Estratgica de Contas a Pagar

Ministrante Edson Paulo Evangelista

Gesto Estratgica de Contas a Pagar

Esta apresentao poder ser baixada em:
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O que Contas a Pagar?

Certamente erroneos j sobre ouvimos este alguns vital conceitos de uma

setor

organizao, tais como: No se discute. Paga-se, pois o gasto j foi realizado. O setor de Contas a Pagar o ltimo vago do trem de compras. No h o que contestar.

O que Contas a Pagar?

No vencimento, caso a empresa no

possua caixa suficiente, deve-se fazer um emprstimo (hot, conta garantida, factoring) para pagar o valor vencido.

O que Contas a Pagar?

Administrar pagamentos se configura uma tarefa complexa, mas no impossvel.

Gerenciar compromissos financeiros assumidos funo nobre e de vital importncia nas

empresas

(algumas

delas

no

do

reconhecido valor!).

O que Contas a Pagar?

Todos os compromissos legalmente constitudos,

autorizados e consumados devero ser pagos.

Como e quando pagar pode ser a diferena, em

termos de produtividade;

O que contas a pagar?

Conceito: a arte de honrar os compromissos (compras de materiais e servios), devidamente

constitudos e autorizados pela empresa, com o

maior prazo possvel e menor custo

empresarial.

Objetivos, funes e responsabilidades

Compete aos profissionais da rea de Contas a Pagar as seguintes funes e responsabilidades:

Montar o processo de pagamento antes da data

de vencimento, detectando e corrigindo eventuais

divergncias;

Objetivos, funes e responsabilidades

Controlar todos os contratos firmados que requeiram pagamentos em datas predeterminadas, inteirandose dos seus clculos e atualizaes;

Manter
internos

sistemtico
e externos,

contato
de

com
a

fornecedores
facilitar a

forma

comunicao (geralmente, a grande vantagem nas negociaes de encargos financeiros se consegue neste nvel, ou no nvel imediatamente superior);

Objetivos, funes e responsabilidades

Preparar, para a Tesouraria, posio diria e semanal dos compromissos a liquidar, para

efeito do fluxo de caixa operacional;

Estar

sempre

atento

para

as

vantagens

financeiras estratgicas em pagar ou postergar determinado compromisso.

Objetivos, funes e responsabilidades

Principais objetivos so:

Confrontao do contas a pagar;

Efetivao do pagamento;
Liquidao de pagamentos bancos e demais fontes externas

Entrada de documentos (fontes internas e externas)

Setor de contas a pagar

Objetivos, funes e responsabilidades

Concluso: Podemos assegurar que todos os pagamentos correspondentes s aquisies de recursos e que

sejam

efetuados
da

(pagamentos),
e

aps

a
do

constatao respectivo empresa.

autenticidade o servio

exatido

material

adquirido

pela

Organograma
DIRETOR PRESIDENTE

DIRETOR COMERCIAL

DIRETOR FINANCEIRO

DIRETOR INDUSTRIAL

ADM. DE CONTRATOS

TESOURARIA

CONTABILIDADE

SERVIOS

CONTAS A RECEBER

REGISTROS E LANAMENOS

MATERIAIS

CONTAS A PAGAR

CONCILIAO

CAIXA E BANCOS

Nveis Organizacionais

Estratgico
Tem como funo o planejamento, a organizao e o controle dos objetivos, das polticas, da estratgias e dos recursos da organizao.

Ttico
Tem como funo a coordenao a direo e a superviso das metas e tarefas determinadas pelo nvel estratgico.

Operacional
Tem como funo executar as atividades determinadas pelo nvel ttico.

Fases do Contas a Pagar

1 Fase: CONTRATAO fase em que, pela emisso da Autorizao de Fornecimento

(pedido de compra) ou emisso de contrato, a compra ou servio se formaliza entre as partes

contratantes (empresa x fornecedor).

Fases do Contas a Pagar

2 Fase: EFETIVAO corresponde ao momento no qual o fornecedor entrega o material ou conclui a prestao do servio,

junto com a emisso do documento fiscal (nota

fiscal, nota fiscal de servio ou conhecimento

de frete).

Fases do Contas a Pagar

3 Fase: VALIDAO a fase em que o setor de recebimento de materiais ou a rea solicitante do servio contratado confirma a efetivao da

compra

de

acordo

com

as

condies

da

contratao ou com a conferncia dos produtos entregues, considerando os aspectos quantitativos, financeiros, fsico-qumicos, entre outros.

Fases do Contas a Pagar

4 Fase: PROCESSAMENTO DE CONTAS A

PAGAR etapa em que se confronta os dados do documento de contratao (pedido de compra, contratos) com as informaes dos documentos de

efetivao (notas fiscais, conhecimento de frete),

comparando-os com a respectiva validao (nota de recebimento, atestado de execuo dos servios).

Fases do Contas a Pagar

5 fase: PAGAMENTO aqui a Tesouraria efetua o pagamento para, posteriormente, anexar o comprovante ao processo, ou seja, a duplicata quitada ou o recibo.

Importncia do Contas a Pagar

O profissional da rea de Contas a Pagar (administrao de pagamentos) dever ter sempre presente que, do rigor na execuo

das atividades do seu dia-a-dia de trabalho,

depender o sucesso da organizao que

representa, em alcanar as metas financeiras

estabelecidas.

Importncia do Contas a Pagar

Empresas que contam com profissionais de Contas a Pagar despreparados perdem receitas, sem,

contudo se aperceber disso, dado o volume

financeiro movimentado diariamente. Da, porque, a facilidade em afirmar com tanta segurana que o sistema de Contas a Pagar bem estruturado fundamental em qualquer organizao.

INTERAO DO CONTAS A PAGAR COM OUTRAS REAS DA EMPRESA

A rea de administrao de pagamentos (CONTAS A PAGAR) se relaciona direta e indiretamente com vrias unidades administrativas da organizao.

No nosso caso, podemos classificar as reas de Contas a Pagar, Tesouraria e Contabilidade, e como unidades e

administrativas

principais,

Compras,

Contratos

Almoxarifados (Recepo de Mercadorias), como unidades

administrativas secundrias.

Interao do Contas a Pagar com outras reas da empresa

Atualmente o contas a pagar tem a interao com todas as reas desde a aquisio do material (pois muito comum antes de efetuar uma determinada compra o solicitante recorrer a este setor para solicitar a melhor

data para pagamento) at a entrega dos documentos

para a contabilidade da empresa. Ciente ainda que um lanamento indevido poder comprometer toda uma operao e contbil/fiscal da organizao.

Documentao e conferncia de crditos a fornecedores

O setor de contas a pagar o ltimo a verificar se os procedimentos foram cumpridos como o determinado e estabelecidos pela organizao.

Portanto de suma importncia a conferencia dos

documentos, das autorizaes e reviso dos

clculos.

Tipos de documentos

Existem

vrios

documentos

serem

observados pelo contas a pagar, mas imprescindvel destacarmos dois tipos, os hbeis e no-hbeis:

Controles internos e documentos de contas a pagar

Hbeis So os documentos previstos na legislao comercial/fiscal e servem de suporte (comprobatrios) para a contabilidade, exemplos: notas fiscais, recibos, notas promissrias etc. No-hbeis So os documentos no aceitos pela legislao comercial/fiscal e no servem como suporte para a contabilidade. Exemplos: Nota de dbito, nota de crdito, etc..

Documentos a serem observados

Pedido de compras;

Documento emitido pelo departamento de compras com as caractersticas e prazos firmados entre as partes.

Documentos a serem observados

Nota

fiscal / DANFE;

Documento emitido pela empresa (contratada) com a descrio do produto ou servios executados ou entregues.

Documentos a serem observados

Fatura / Duplicata;
Documento emitido juntamente com a nota

fiscal, caracterizando a venda, por ocasio da

entrega.

Documentos a serem observados

A respeito da duplicata, podemos, ainda, destacar os seguintes passos: Endosso: a duplicata transfervel por endosso, no verso do ttulo, mesmo antes de ser aceita; Aval: a duplicata pode ser garantida por meio de aval, como os demais ttulos de crdito. O aval deve ser aposto no verso do documento ou na parte inferior esquerda do anverso.

Documentos a serem observados

Nota de debito; Documento emitido pelo setor financeiro, visando evidenciar valores a serem deduzidos do total a pagar.

Documentos a serem observados

Autorizao de pagamento
Documento emitido pelos departamentos da

organizao com a funo de validar o

pagamento a ser efetuado (documento

essencial e indispensvel ao contas a pagar).

Documentos a serem observados

Ainda na autorizao de pagamento no podemos deixar de comentar sobre os limites de aladas.

Mtodo esse muito utilizado pelas empresas a

fim de agilizar os procedimentos internos,

porm este deve ser verificado com frequncia

pelo contas a pagar.

Documentos a serem observados

Recibo de Pagamento de Autnomo (RPA)
Tpico esse muito importante ao setor de contas
a pagar pois muito comum o pagamento dos profissionais atravs desse meio.

Documentos a serem observados

Porm o setor de contas a pagar dever ser muito mais criterioso na verificao desse dos documentos emitidos nesta condio e observar algumas condies:
a) descontos de impostos e contribuies; b) manuteno e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a legislao previdenciria;

Documentos a serem observados

c) documentao pessoal do autnomo: c.1) carteira de identidade; c.2) registro no rgo profissional ou de classe ( no caso de profisses regulamentadas CRA, CREA, CRC etc). c.3) inscrio na prefeitura; c.4) inscrio no INSS; c.5) cadastro de pessoa fsica CPF;

Documentos a serem observados

OBS: Importante lembrar que atualmente o RPA um importante instrumento de comprovao

de pagamento, porm ele onera o respectivo

servio em mais 20% (vinte por cento) que

devero ser recolhidos ao INSS.

ADMINISTRAO DE CONTRATOS
A implantao dos processos de terceirizao nas empresas uma tendncia cada vez mais

consolidada. O grande nmero de prestadores de servios e fornecedores de materiais e produtos regidos por contratos, faz a empresa definir um setor especifico

para o gerenciamento dessas atividades.

ADMINISTRAO DE CONTRATOS
So as chamadas reas de Controle e Avaliao que as empresas tambm chamam de ADMINISTRAO DE CONTRATOS.

Esta rea deve participar das atividades tcnicas de

negociao, celebrao, monitoramento, avaliao dos contratos e respectivos controles.

ADMINISTRAO DE CONTRATOS
Compete aos gestores de contratos, fiscalizar e acompanhar formalizadas de maneira as segura as tratativas x

entre

partes

(organizao

fornecedores), salvaguardando os interesses da empresa, evitando exposies legais, custos

desnecessrios e desgastes, permitindo dessa

forma a verificao continua e eficaz da obras,

servios e compras de materiais.

ADMINISTRAO DE CONTRATOS
Cabe ainda a esta rea subsidiar as demais reas da organizao, informando sobre os principais pontos que influenciam na fiscalizao dos

contratos: as medies efetuadas pela contratada; o

reembolso das despesas, alteraes contratuais; exigncias obrigatrias contratuais ou no. (penais, As civis,

responsabilidades

trabalhistas e previdencirias), entre outras.

ADMINISTRAO DE CONTRATOS

IMPORTANTE:
fundamental a sincronia entre este setor e o contas

a pagar justamente para que este no efetue qualquer

pagamento em desconformidade com o pactuado.

Abatimentos de impostos e contribuies

Um dos principais pontos a serem observados pelo contas a pagar referente aos abatimentos de impostos e contribuies.
A no observncia desse ponto trar a empresa conseqncias da responsabilidade solidria (INSS) pela no reteno e pagamentos dessa contribuio. Sem contar com o custo operacional e o desgaste dessas operaes.

Abatimentos de impostos e contribuies

Vejamos a seguir as principais retenes de impostos e contribuies a serem observadas pelo Contas a Pagar:

PIS/COFINS E CSLL - RETENES

Esto sujeitas reteno na fonte as receitas provenientes da prestao de servios e do fornecimento de bens efetuados por pessoa jurdica de direito privado, independentemente de se enquadrarem ou no no regime da no-

cumulatividade da cobrana da contribuio para o

PIS/PASEP e da COFINS (art. 31, 1, da Lei

10.833/03).

PIS/COFINS E CSLL - RETENES

Servios de Limpeza, conservao, manuteno, segurana, vigilncia, transporte de valores e locao de mo-de-obra, assessoria creditcia,

mercadolgica, gesto de crdito, seleo e riscos,

administrao de contas a pagar e a receber, bem como pela remunerao de servios profissionais.

PIS/COFINS E CSLL - RETENES

IMPORTANTE

As empresas optantes pelo Simples Nacional esto dispensadas da reteno, para estas contribuies.

VALORES INFERIORES A R$ 5.000,00

dispensada a reteno para pagamentos de

valor igual ou inferior a R$ 5.000,00. Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo ms mesma pessoa jurdica, dever ser efetuada a soma de todos os valores pagos no ms para

efeito

de

clculo

do

limite

de

reteno,

compensando-se o valor retido anteriormente.

ALQUOTAS DE RETENO

PIS / PASEP.................................0,65% COFINS........................................3,00% CSLL.............................................1,00%

TOTAL..........................................4,65%

RECOLHIMENTO
Os valores retidos devero ser recolhidos ao Tesouro Nacional, de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurdica que efetuar a reteno. O recolhimento das importncias retidas dever ser efetuado at o ltimo dia til da quinzena subseqente, aquela em que tiver ocorrido o pagamento pessoa jurdica fornecedora dos bens ou prestadora do servio.

RETENES - INSS
A empresa contratante de servios prestados

mediante cesso de mo-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporrio, a partir da competncia fevereiro de 1999, dever reter 11% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios e recolher Previdncia

Social a importncia retida.

SERVIOS SUJEITOS RETENO CESSO DE MO DE OBRA OU EMPREITADA

Estaro sujeitos reteno, se contratados mediante
cesso de mo-de-obra ou empreitada, os servios de:

I - limpeza, conservao ou zeladoria, que se constituam

em varrio, lavagem, enceramento ou em outros servios destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservao de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificaes, instalaes, dependncias, logradouros, vias pblicas, ptios ou de reas de uso comum;

SERVIOS SUJEITOS RETENO CESSO DE MO DE OBRA OU EMPREITADA

II - vigilncia ou segurana, que tenham por finalidade a
garantia da integridade fsica de pessoas ou a preservao de bens patrimoniais;

III - construo civil, que envolvam a construo, a demolio, a

reforma ou o acrscimo de edificaes ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras

complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a

reparao de jardins ou passeios, a colocao de grades ou de instrumentos de recreao, de urbanizao ou de sinalizao de

rodovias ou de vias pblicas;

A RETENO NOS CASOS DE CONSTRUO CIVIL

Na construo civil, quando os servios abaixo
relacionados forem executados com equipamentos mecnicos, no constando no contrato o valor referente a equipamento, dever ser discriminada a respectiva parcela na Nota Fiscal, fatura ou recibo,

no podendo a importncia relativa aos servios em

relao ao valor bruto ser inferior a:

A RETENO NOS CASOS DE CONSTRUO CIVIL

Drenagem 50% (cinqenta por cento);
Obras de arte (pontes e viadutos) 45% (quarenta e cinco por cento); Pavimentao asfltica 10% (dez por cento); Terraplenagem / Aterro Sanitrio 15% (quinze por cento);

Demais servios com utilizao de meios mecnicos 35%

(trinta e cinco por cento).

RECOLHIMENTO
A falta de recolhimento das importncias retidas, no

prazo legal, configura, em tese, crime contra a

Seguridade Social nos termos da alnea "d" do artigo 95 da Lei n 8.212/91, ensejando representao fiscal para fins penais. " Art. 95. Constitui crime:

d) deixar de recolher, na poca prpria, contribuio ou outra importncia devida Seguridade Social e arrecadada dos segurados ou do pblico".

IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurdica Neste outro caso ocorre pela prestao de servios constantes na legislao do IR arts. 647,

649 em diante, caso o servio que estiver sendo

prestado constar na legislao, este dever ser retido na fonte pagadora a titulo de antecipao o percentual correspondente (Ver Anexo I).

IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurdica

Texto do RIR/99:

Art. 647. Esto sujeitas incidncia do imposto na

fonte, alquota de 1,5% (um e meio por cento), as importncias jurdicas mercantis, a pagas outras pela ou creditadas por pessoas civis ou

pessoas

jurdicas, de

prestao

servios

caracterizadamente de natureza profissional.

IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurdica

Os servios de limpeza, conservao, segurana, vigilncia e por locao de mo-de-obra, esto sujeito

a reteno, a alquota de 1% (um porcento)

conforme art. 649 RIR/99.

ISSQN IMPOSTO SOBRE SERVIOS DE QUALQUER NATUREZA

ISS A Lei Complementar 116/03, define que para alguns servios o ISS ser devido no local de prestao de servios e alguns e ainda por conta

dessa mesma Lei e legislaes municipais devero

ser retidos na fonte tal percentual de 2 a 5%.

COMO DETERMINAR SE UM SERVIO DEVE TER RETENO DE ISS?

A primeira anlise que temos que efetuar qual o tipo

de servio esta sendo contratado e qual o seu local

de execuo? Aps realizada essa anlise preliminar, temos que verificar se o objeto da contratao consta na lista de servios que cita a L.C. 116/03 em consonncia com

o artigo 3 desta Lei.

COMO DETERMINAR SE UM SERVIO DEVE TER RETENO DE ISS?

Diante dessa definio vamos analisar o seguinte caso:

Nome da empresa
Endereo: Av. Marechal de Costa Aguiar, 1500 Campinas - So Paulo Telefone (019) 555-0190 Fax (019) 555-0191

FATURA
DATA: 30 de abril de 2011. FATURA n 100

COBRAR DE: Nome da empresa: Modelo Ltda. Endereo: Av. Ipiranga, 1500 - So Paulo - SP DESCRIO

Descrio do projeto ou servio 2)Verificar se este servio consta na lista de servios da LC 116/03 item 7.02.

VALOR

Prestao de servios de engenharia, referente ao ms 04/2011. 1) Identificao Total dos Servios.............................................................................................. do servio. Total dos Materiais empregados........................................................................ 6.000,00 4.000,00 R$ 10.000,00 5,00% 300,00

Este servio esta no inciso III da referida lei (pag. 10).

SUBTOTAL ALQUOTA DE IMPOSTO IMPOSTO SOBRE SERVIOS

TOTAL

R$

10.000,00

RECOLHIMENTO
BASE DE CLCULO o preo do servio, contratado. ALQUOTAS Mnima de 2% e Mxima de 5%

Noes bsicas de matemtica financeira aplicadas ao contas a pagar

O que no podemos esquecer que esta aplicabilidade fundamental e totalmente usual

no dia a dia do contas a pagar, para os mais

diversos tipos de pagamentos, validos para

antecipao ou para clculo de mora (atraso).

Noes bsicas de matemtica financeira aplicadas ao contas a pagar

Porcentagem Muito utilizada para os clculos de mora e de

concesso de descontos, as representaes

podem ser feitas de 3 (trs) maneiras:

Utilizando o smbolo %;
Frao decimal (10/100);

Notao decimal (0,10);

Noes bsicas de matemtica financeira aplicadas ao contas a pagar

Juros Conceito
a)

do ponto de vista do detento do capital, ou seja

aquele que empresta (ou aplica) o dinheiro, os juros representam a importncia a ser recebido, a ttulo de remunerao, pela cesso temporria de um capital (aqui usado no sentido restrito de

dinheiro).

Noes bsicas de matemtica financeira aplicadas ao contas a pagar

do ponto de vista daquele que faz uso do capital, ou seja, aquele que toma o dinheiro emprestado, os juros representam a

importncia a ser paga, a titulo de despesa,

pela utilizao temporria de um capital.

Juros Simples

So aqueles calculados sempre com base no

mesmo capital inicial, ao longo dos perodos de

tempo. Isso equivale a dizer que o valor dos

juros, em cada um dos perodos de tempo, ser

sempre igual.

Juros Compostos
Os juros compostos so aqueles calculados com base no capital inicial, mais o valor dos juros gerados at o perodo imediatamente anterior

(juros sobre juros). Com o valor dos juros de

um perodo passa a produzir rendimentos no

perodo seguinte, o valor, perodo a perodo,

ser sempre de valor presente.

Multa
Temos dois tipos de multas:

MORA decorre do atraso de uma obrigao o carter punitivo pela a infrao do combinado (neste caso o contrato ou duplicata).

PUNITIVA decorre de uma infrao legal

(Lei).

Desconto

Tem

como

condio

beneficiar adimplncia

o ou

contratante/comprador, pagamento antecipado.

pela

Desconto
Tipos de descontos

Descontos simples so obtidos com clculos

lineares, mas os Descontos compostos so

obtidos com clculos exponenciais.

Discusso e estudos de casos

Como j comentamos setor de contas a pagar

fundamental

para

vitalidade

econmico-

financeira da empresa, e por esse mesmo fator existem grandes problemas a serem resolvidos com inteligncia, expertise e criatividade do profissional da rea.

Discusso e estudos de casos

A seguir relatamos alguns problemas que se no passamos por tais situaes, com certeza vamos nos deparar e temos que ter em mente a viso estratgica do negcio e no o lado pessoal.

Discusso e estudos de casos

Pagamentos

com urgncia; incompleta ou incorreta;

Documentao Intromisso

externa;

FIM
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