2 - Gerenciamento de Aquisicoes

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Gerenciamento de Aquisies
segundo o PMBOK
Prof. Andr Kuhn
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1. INTRODUO
Objetivo da Disciplina
Proporcionar aos participantes do curso
conhecimentos sobre gerncia de aquisies
Metodologia
Apresentao de conceitos seguida de exerccios.
Principais Processos
Planejamento da Aquisies determinao do que
adquirir e quanto adquirir;
Planejamento das Contrataes documentao
dos requisitos do produto e identificao das
possveis fontes;
Solicitao de Respostas Obteno das cotaes,
licitaes, ofertas ou propostas, conforme
apropriado;
Principais Processos
Seleo de Fornecedores escolha de possveis
fornecedores;
Administrao do Contrato administrao do
relacionamento com o fornecedor;
Encerramento do Contrato concluso e liquidao
do contrato com a resoluo de quaisquer itens
abertos.
A deciso de contratar
o ponto bsico de todo o processo: a deciso de
uma aquisio externa de alguma parte do projeto.

Alm da deciso de contratar fora, outro aspecto
deve ser levado em considerao: como deve ser
contratado.
As consideraes a serem feitas devem, dentre
outros fatores, atentar para:
Benefcio econmico;
Capacidade satisfatria dos fornecedores;
Prazos exguos;
Fatores tcnicos;
Fatores polticos e estratgicos;
Na deciso de aquisio externa, deve-se decidir,
fundamentalmente atravs de anlise econmica, se
for adquirir um equipamento atravs de:
Compra
Aluguel ou (buy or rent)
Leasing (lease or rent)
A definio do produto
Aps a definio de se contratar parte do projeto
fora da organizao executora, o prximo passo a
definio do escopo desse fornecimento, atravs da
Declarao do Trabalho (SOW Statement of
Work), onde ser descrito com mximo de clareza e
preciso o Objeto do Contrato.
Esta etapa do processo de aquisio/
contratao deve ser feita com muito cuidado, pois
poder prevenir problemas e conflitos com os
futuros fornecedores, pois boa parte dos
questionamentos que surgem durante a execuo do
contrato devido a indefinies, imperfeies ou
interpretaes diferentes desse documento.
Quando h uma dificuldade em se definir o
produto, pode-se substituir a Declarao de Trabalho
pela Declarao de Objetivos (SOO Statement of
Objectives), onde so definidos os objetivos que se
pretendem atingir com a contratao.
Pois muitas vezes mais simples e preciso definir o
problema que deve ser resolvido, ao invs da
soluo a ser implementada (muito comum em
projetos de pesquisa). A forma de contrato depende
do grau de definio do objeto.
A definio da estrutura de
contratao
Dependendo do que contratar, a organizao definir
se adota a estrutura de contratao existente ou cria
uma nova estrutura para contratar determinado
produto ou servio.

Tal deciso depender de uma anlise tcnica e
econmica.
Processos de seleo e
concorrncia
Processo de Concorrncia a contratada
selecionada aps submisso de propostas elaborada
segundo critrios pr-definidos em editais pblicos,
normalmente publicados em jornais, revistas ou
internet. No Brasil o processo de concorrncia
chamado de processo licitatrio.
concorrncia
Processo de seleo a contratada selecionada
mediante submisso de proposta baseada nos
critrios estabelecidos em carta-convite enviada pela
contratante.
concorrncia
O objetivo dos processos de seleo e concorrncia
o de selecionar a empresa que demonstre a melhor
capacidade gerencial que, organizadamente, aglutine
recursos financeiros, humanos e materiais para
executar o servio contratado, no PRAZO e
ORAMENTO estabelecidos e em conformidade
com o especificado (QUALIDADE).
Cadastramento de fornecedores
Um procedimento adotado tanto no Brasil quanto
internacionalmente a seleo da contratada,
sempre que possvel, entre empresas previamente
cadastradas pela contratante e/ou com quem
mantenha relaes de parceria.
Para avaliao das empresas,
considera-se:
A organizao;
Os recursos humanos e materiais;
A experincia da empresa;
A sua sade jurdica e financeira;
O sistema de qualidade adotado;
Para avaliao das empresas,
considera-se:
Os procedimentos executivos especficos e
estratgicos para o empreendimento;
O sistema de gerenciamento;
O software de planejamento, a programao e os
ndices de desempenho.
O contedo dos contratos
Os contratos, de uma maneira geral, possuem
diversas clusulas e anexos que servem para
explicitar os compromissos acordados entre as
partes.
Algumas clusulas sempre constam no documento
contratual, e so elas:

O objeto do contrato;
Os preos e o valor total do contrato;
O prazo;
As formas e o local de pagamento;
Os direitos e deveres das partes.
Outras clusulas podem compor o documento
contratual, aparecendo com maior ou menor
freqncia, dependendo do contrato:

Reajuste de preos;
Penalidades;
Resciso contratual;
Garantia contratual;
Reteno contratual;
Cesso do contrato;
Subcontratao;
Outros.
Os anexos do contrato, especificaes de bens e
servios, devem sempre existir, a no ser que
estejam bem definidos no corpo do contrato.

Dependendo do contrato, podem fazer parte dos
anexos outros documentos, tais como:

Especificaes tcnicas;
Relao de equipamentos e materiais;
Cronogramas;
Diretrizes de segurana;
Diretrizes da qualidade;
Diretrizes de planejamento;
Diretrizes de suprimento;
Memorial descritivo;
Planilha de preos;
Outros.
Tipos de contratos
Segundo o PMI, so considerados 03 grandes tipos
de contrato:

Preo Fixo;
Custos Reembolsveis;
Por Tempo e Material.
Contratos de preo fixo
So os mais favorveis ao contratante, do ponto de
vista dos riscos.

Porm o escopo do contrato deve ser muito bem
definido, podendo apresentar trs problemas para o
contratante:
Contratos de preo fixo
1. Tempo para preparo das especificaes do
produto/servio;
2. Tempo para preparao das propostas dos futuros
contratados;
3. Possvel aumento do valor das propostas, pois
nesse caso, o risco maior do contratado.
Contratos a custos
reembolsveis
Tambm chama de Contrato por Administrao
ou Cost Plus.

Nesse tipo de contrato o contratado recebe o
reembolso pelo custos despendidos mais uma taxa
de lucro.

Contratos a custos
reembolsveis
Esse tipo de contrato apresenta um risco muito
maior ao contratante do que ao contratado, pois
teoricamente no existe um preo final definido no
incio da contratao.

Contratos a custos
reembolsveis
Por outro lado, a definio do escopo no precisa ser
to perfeita, sendo uma alternativa gil para uma
contratao mais rpida. Porm, essas vantagens
podem compensar o aumento do risco financeiro do
empreendimento.
Contratos por Tempo e Material
(T&M)
um tipo de contrato onde alguns valores so
fixados por preo unitrio, como o custo do homem-
hora de um gerente de projetos.

H uma maior flexibilidade na preparao do
contrato, porm o custo final desconhecido e o
risco grande para o contratante.
Plano de Gerenciamento de
Contratos
a ferramenta que orientar todo o controle da
execuo do contrato.

Pode-se dizer que o contrato um projeto dentro de
um projeto maior, sendo necessrio que a contratada
tenha suas prprias ferramentas e estratgias para o
gerenciamento desse projeto.
Definies sobre Propostas
Esta etapa uma orientao sobre a preparao da
documentao necessria dos futuros contratados, e
os critrios de avaliao e julgamento utilizados na
escolha da proposta vencedora.
Documentos de Aquisio
Normalmente os documentos de aquisio so
definidos em um edital.

O uso de formulrios padro comum em grandes
empresas, onde as compras e contratao so feitas
em grande volume.

Dependendo da empresa, estes formulrios incluem
desde simples requisies at padres de contratos
para prestao de servios de vrios tipos.
Informao aos Licitantes
Aps definidos o objeto do contrato e o tipo de
documento que ser solicitado aos futuros
contratados (licitantes), o prximo passo a
definio de critrios de avaliao para orientar os
licitantes na elaborao de suas propostas.
Escolha da Proposta
Aps anlise das informaes prestadas pelos
licitantes, deve-se proceder o julgamento para
decidir qual a proposta vencedora.

Nessa fase dois pontos devem ser observados: os
critrios de avaliao e a negociao contratual.
Critrios de Avaliao
Os critrios de avaliao podem variar de uma
simples anlise de menor preo at formulaes que
consideram diversos aspectos da proposta e da
empresa.

Porm os critrios devem considerar alguns pontos
importantes:
Critrios de Avaliao
Custo total - No se deve esquecer que nem
sempre a escolha recair sobre a proposta de menor
preo de compra, pois o custo total = custo de
compra + custo operacional + custos diversos
(impostos, frete, etc.).
Critrios de Avaliao
Capacidade do fornecedor Deve-se definir critrios que
filtrem os licitantes incapacitados de cumprir o contrato.

Devendo selecionar futuros contratados que seguramente
possuam capacidade tcnica, gerencial e financeira de
cumprir o acordado.

Muitas empresas utilizam um cadastro de fornecedores, onde
s pode participar da seleo aqueles que fazem parte do
cadastro, reduzindo assim o risco de insucesso na
contratao.
Critrios de Avaliao
Avaliaes em seqncia em contrataes
complexas, comum julgar-se a proposta tcnica
inicialmente, que dever cumprir alguns requisitos,
e posteriormente julgam-se as propostas econmicas
das empresas que foram aprovadas na fase anterior.
Critrios de Avaliao
Contratao direta Apesar de no ser usual, h
situaes em que se faz uma negociao direta com
um determinado fornecedor. Basicamente esse
procedimento ocorre nas seguintes situaes:

Critrios de Avaliao
oQuando um nico fornecedor
reconhecidamente capacitado para atender s
exigncias do contrato (normalmente ocorre em
fornecimento de tecnologia de ponta);

Critrios de Avaliao
oEm projetos em que a reduo de prazo um
fator preponderante. Uma soluo vivel pr-
selecionar um fornecedor confivel e negociar
diretamente com ele, eliminando assim a fase
licitatria.
Critrios de Avaliao
Sistemas de ponderao (pesos) Criar
pontuao e pesos para as informaes constantes
nas propostas dos fornecedores, reduzindo assim a
subjetividade na escolha do contratado.

Assim ordena-se os licitantes pelo total de pontos,
facilitando assim a deciso de escolha.
Critrios de Avaliao
Estimativa de custo a organizao que contrata
deve der uma estimativa de custos, para servir de
referncia na fase de negociao.

Caso os valores apresentados pelos licitantes esteja
muito acima da estimativa e a contratante no
conseguir reduzir os valores, a licitao pode ser
anulada.
Negociao Contratual
Geralmente ocorre aps a escolha do futuro
contratado. Essa fase abrange a definio de toda a
estrutura e condies contratuais, at a assinatura do
contrato.

O importante que, aps a fase de negociao, as
duas partes no fiquem com dvidas ou haja
omisses sobre as obrigaes contratuais e o acordo
atenda aos interesses de ambos.
Assinatura do contrato
o principal marco (milestone) do processo de
gerenciamento de aquisies. O contrato,
instrumento legal que define as obrigaes entre as
partes, deve ser assinado pelos representantes legais
do contratante e do contratado, para poder ter
eficcia.
Dependendo do vulto do contrato, a sua assinatura
depende muitas vezes de aprovao de diversos
setores da empresa, como por exemplo, a assessoria
jurdica e a assessoria tcnica, procedimento que
requer tempo. Isso ocorre porque a correo de um
erro no contrato aps a sua assinatura pode ser
difcil.
Desse modo, para acelerar o fornecimento acordado,
podem ser utilizados instrumentos simplificados de
acordo, como: pr-contratos, cartas de inteno,
memoriais de entendimento e outros, at que seja
firmado o contrato definitivo.
Acompanhamento dos contratos
As etapas de execuo e controle aparecem
superpostas, sendo a execuo feita pelo contratado
e o controle pelo contratante.

Como o contrato um tipo de projeto dentro de
outro projeto, as ferramentas de gerenciamento de
projetos devem ser aplicadas pela contratante com
relao ao contrato.
Dessa forma, os seguintes processos sero
referenciados na execuo do contrato:

Plano de execuo do projeto;
Relatrios de desempenho;
Controle de qualidade;
Controle de mudanas
Com tais ferramentas, dentro de uma periodicidade
prevista no Plano de gerenciamento de Contratos,
sero aferidos:

Cumprimento de cronogramas;
Desempenho de qualidade;
Desempenho de cumprimento de metas.
Dentre todas as ferramentas, o controle de
mudanas o mais sensvel, pois as mudanas de
escopo e suas divergncias de interpretao levam a
alteraes que influenciam o CUSTO, o PRAZO e a
QUALIDADE do objeto do contrato.
Como o contrato um instrumento de validade
jurdica, toda comunicao entre o contratante e o
contratado deve ser feita por escrito, tais como:

Solicitao de mudanas;
Envio de documentos;
Faturas;
Outros.
Alm disso, todos os pedidos de mudanas (mesmo
os no aprovados) devem ser arquivados, para fins
de auditorias.

Os resultados serviro de feedback para novos
contratos e as mudanas aprovadas (chamadas
tambm de change-orders) iro realimentar os
processos de planejamento e execuo do projeto.
Auditoria e Encerramento do
Contrato
O processo de encerramento do contrato, alm de
concluir o contrato em si, verifica tambm se os
objetivos do contrato foram atingidos de forma
satisfatria e guarda informaes para contrataes
futuras.
Contrato
As auditorias de aquisies so uma forma de
reviso de todo o processo de aquisio,
identificao dos erros e acertos, solicitaes de
mudanas e uma verificao de todo o
funcionamento do contrato, buscando assim um
aprendizado para contrataes futuras (melhoria
contnua).
Contrato
Em alguns casos os contratos so encerrados de
forma precoce ou abrupta, por problemas com o
contratado.

Esse tipo de ocorrido traz lies muito importantes
para a empresa, que devem ser registradas e
analisadas.
Contrato
Lembrando que um contrato s encerrado
mediante a emisso de um documento formal,
assinado por representantes de ambas as partes.
Viso de Parceria
Apesar do contrato buscar amarrar todos os pontos e
transferir o mximo de responsabilidade para o
contratado, interessante que haja um acerta
tolerncia e uma boa margem de negociao durante
a execuo do trabalho.
Viso de Parceria
Em muitos casos a aplicao pura e simples das
multas contratuais pode causar danos para o projeto
maior do que uma negociao amigvel entre as
partes.
Para evitar atritos e prejuzos para o trabalho, as
partes devem se enxergar com parceiras,
principalmente quando h uma certa freqncia de
contratao entre os dois.
Viso de Parceria
Assim, algumas vezes aceitvel concordar com
aumento de custos de contrato, viabilizando o
atendimento de metas maiores do projeto, desde que
justificadas tcnica e financeiramente.
FIM

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