Como Elaborar

uma RFP
Eduardo Mayer
Fagundes
Engenheiro eletricista, especialista em
telecomunicaes, mestre em Cincia da
Computao. Extenso universitria em
Darden School of Business na Universidade da
Virginia (US). Professor de cursos de
graduao e ps-graduao. Trabalhou em
vrios projetos de consolidao de
datacenters. Liderou o projeto de infraestrutura de TI e telecomunicaes da fbrica
da Ford em Camaari-Bahia. Gerente de
sistemas de gesto de engenharia, compras e
manufatura da Ford Brasil. Gerente de
sistemas da Volvo Car, Jaguar e Land Rover no
Brasil. CIO do grupo de energia e
telecomunicaes AES no Brasil, onde
consolidou as reas de TI de sete empresas e
trabalhou no projeto global de SAP.
1 TI nos Estados
Desenvolveu projetos de
Unidos, Itlia, Inglaterra, Alemanha e ndia

Definio de Request-for-Proposal (RFP)

Uma RFP uma solicitao de proposta
tcnica/comercial para aquisio de algum produto ou
servio. Deve ter elementos para uma tomada de deciso
racional e definir os benefcios e riscos
antecipadamente.
Uma RFP mais que uma simples tomada de preos. Ela
busca mais informaes sobre os fornecedores, tais
como:
histrico da empresa, informaes financeiras, capacidade
tcnica, perodo estimado de concluso e referncias de clientes
que para se verificar e confirmar informaes da empresa.

Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes

Definio: RFQ Request-for-Quotation

Um pedido de cotao (RFQ Request-for-Quotation)
usado quando as discusses com os concorrentes no se
so necessrias e o preo o fator principal na
negociao.
Uma RFQ pode fazer parte de fases anteriores a uma
RFP completo com o objetivo de definir valores
orientativos, fornecedores, produtos ou servios para a
RFP.

Definio: RFI Request-for-Information

Um pedido de informaes (RFI Request-for-Information) uma
proposta solicitada para um potencial fornecedor para determinar
quais produtos e servios esto no mercado para atender uma
necessidade da empresa;
Usada, tambm, para verificar se o mercado est maduro para
oferecer um determinado tipo de servio;
RFIs so comumente usados em grandes aquisies, onde um requisito
potencialmente poderia ser atendido atravs de vrias solues;
Uma RFI, no entanto, no um convite oferta, no vinculativo no
compradores ou vendedores e pode ou no levar a uma RFP ou RFQ.

Definio: Request-for-Qualifications
Um pedido de qualificaes (RFQ) usado para coletar
informaes de vrios fornecedores com o objetivo de
qualific-los para um futuro processo de RFP.
O documento deve ser distribudo antes do incio do
processo de RFP.

Benefcios de uma RFP

Demonstra aos fornecedores que a empresa est decidida a comprar um
produto ou servio encoraja-os a fazer o melhor esforo;
Exige que a empresa especifique o que pretende comprar. Se a anlise
de requisitos foi bem preparada possvel incorpor-lo facilmente a
RFP;
Mostra seriedade e profissionalismo da empresa e torna o processo
competitivo;
Permite ampla distribuio e resposta;
Seguindo um processo estruturado de avaliao e seleo a empresa
demonstra imparcialidade, principalmente, em um processo pblico e de
empresas com aes nas bolsas de valores.
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Roteiro de uma RFP

A elaborao de uma RFP deve ser um sub-projeto de
um projeto maior. O projeto de uma RFP envolve:
Preparao;
Definio dos requisitos administrativos;
Definio de como as informaes dos fornecedores sero
apresentadas;
Definio dos requisitos tcnicos do produto ou servio a serem
adquiridos;
Gerenciamento de requisitos da RFP;
Definio de como sero apresentadas as informaes de
preo; e,
Definio do processo de avaliao das propostas.

Preparao
A preparao de uma RFP envolve a organizao e
planejamento do projeto, o treinamento do pessoal
interno, o desenvolvimento do budget e a definio do
projeto de aquisio dos produtos ou servios.

Definio dos requisitos administrativos

Os requisitos administrativos definem o processo de
gesto do RFP, envolvendo:
informaes dos fornecedores
como ser feita a pr-qualificao dos fornecedores
como ser o processo para receber perguntas e disponibilizar
as respostas
como ser a estrutura da RFP
como sero as reunies com os fornecedores
como sero tratadas as propostas alternativas e,
os requisitos para que a proposta atenda os padres de
conformidade da empresa.

Informaes para os fornecedores

Quanto maior for quantidade de informaes e seus
detalhes melhores sero as propostas dos fornecedores,
pois tero mais elementos para criar solues mais
prximas das necessidades dos clientes.
Todos os documentos enviados devem ser classificados e
com referencias no rodap sobre o nvel de
confidencialidade (pblica, proprietria, confidencial
ou secreta).

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Estrutura da RFP
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a
definio dos requerimentos dos produtos e no h uma
especificao.
Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na definio do
produto ou servio.

A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos

os fornecedores qualificados para fornecer a soluo.
Os requerimentos no podem ser ambguos ou conter
termos subjetivos.
Devem ser mensurveis, ter significado e serem completos.
No devem incluir solues pr-definidas e caractersticas
desnecessrias.
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Apresentao da Proposta pelos Fornecedores

O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhada por
informaes que detalhem sua estrutura, tais como: hardware;
software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis;
implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e outros
itens;
Um preo fechado tira o poder de negociao da empresa e a
possibilidade de propor formas alternativas de aquisio do produto ou
servios;
Para facilitar a comparao de preo defina um quadro de comparao
baseado nos requerimentos da RFP e pea para os fornecedores
entregarem as propostas no formato da tabela. Isso facilita a
importao para uma ferramenta que facilite a comparao e permita a
simulao de diferentes cenrios.
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Processo de Anlise
Forme uma equipe para a avaliao das propostas;
Defina um processo para a solicitao de
esclarecimento aos fornecedores;
Use tcnicas de avaliao das solues e preo;
Aps a anlise de todas as propostas, selecione as
melhores baseadas em critrios mensurveis e crie uma
lista reduzida, uma short-list.
Convide os fornecedores selecionados para
apresentaes presenciais e demonstraes dos
produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de
funcionamento da soluo proposta.
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Tomada de Deciso
A partir de uma metodologia de score e negociaes
comerciais defina o vencedor da RFP e faa a aquisio
do produto ou servio.

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efagundes.com
O site efagundes.com rene profissionais e
empresas associadas para a prestao de servio
especializado em TI e telecomunicaes. O site
mantido por Eduardo Mayer Fagundes, profissional
com larga experincia em TI e telecomunicaes.
Sua rede de associados permite a formao de
consrcios de empresas para oferecer servios de
alta qualidade cada uma dentro de sua
especializao, garantindo ao cliente o melhor
servio a custos competitivos.

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