Como elaborar o controle de

distribuio de documentos

Como elaborar o controle de

distribuio de documentos
No de hoje que percebo a dificuldade que empresas
menores possuem em controlar certos aspectos do
sistema de gesto, em muito dos casos, no por falta de
capacidade

mas

sim

por

falta

de

recursos

mais

sofisticados ou falta de habilidades que no so to

inerentes ao responsveis pela rea da qualidade ou,
como o assunto em questo, aos responsveis pelo
controle de documentos.

Como elaborar o controle de

distribuio de documentos
Um caso clssico era o do controle de distribuio de
documentos. Segundo os procedimentos, todos possuam
mtodos para identificar o documentos revisados e
obsoletos, atravs de carimbos, impresses coloridas,
marcas dgua e um sem fim de mtodos, cada qual
devidamente adequado ao propsito e tamanho da
empresa.

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distribuio de documentos
Um

exemplo:

Fulano

emitia

um

documento

em

determinada reviso. Este documento era distribudo e o

receptor

assinava

comprovante

de

recebimento.

Passava-se o tempo e Fulano emitia outra reviso

daquele mesmo documento. Ele sabe que algum
recebeu o documento, mas no sabe muito bem quem
foi, quando e quantas cpias foram (apesar de muitas
empresas utilizarem mapas de documentos). Logo, ele
precisar consultar o recibo de entrega.

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distribuio de documentos
Muitas empresas falham aqui, pois no conseguem
rastrear de forma adequada o recibo, pois durante a
emisso do referido documento e sua nova reviso,
muitos outros recibos foram emitidos e agora algum
necessitar de muita boa vontade para procurar o tal
recibo, de tal forma que a entrega do novo documento
revisado depender dessa procura.

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distribuio de documentos
Prontamente empenhado em solucionar tal dificuldade
enfrentada por empresas ou organizaes menores, que
no dispunham de sofisticados recursos para controle,
emisso e distribuio de documentos, elaboramos uma
planilha que poderia ser til este contexto.

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distribuio de documentos
Trata-se de uma planilha que consegue ao mesmo tempo
registrar

tantos

quantos

forem

necessrios

os

documentos emitidos e os nmeros dos recibos para

cada distribuio, como tambm ser o prprio recibo de
entrega do documento. Ela permite que a listagem dos
documentos distribudos seja impressa, de modo a ser
assinada pelos receptores. Posteriormente possibilita a
consulta pelo nmero do registro, reviso, documento ou
codificao para resgatar o registro gerado e identificar
quem recebeu, quando e quantas foram as vias.

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distribuio de documentos
O funcionamento bem simples, basta preencher os
dados do registro, tais como:
- N. do registro
- Documento
- Identificao (codificao do documento)
- Datas de elaborao, reviso e aprovao
- Qtde. de vias que cada receptor ir receber (em A,B,
C e/ou D)
- Identificao dos receptores (A, B, C e/ou D)

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distribuio de documentos
Ao imprimir, selecione as clulas que contm os
documentos que ir distribuir e imprima a seleo. Ao
imprimir os campos para a assinatura ficaro visveis.
A planilha tambm possui um controle para identificar os
documentos que j foram distribudos e aqueles que j
foram recolhidos.
Esta planilha est disponvel na seo de downloads.

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