SEO DE EXPEDIO/DI

NORMAS E PROCEDIMEN
Roberto Gomes Moreira
Seo de Expedio/SICA/DIRAD
e-mail robertogomes@fiocruz.br

COMPETNCIAS DA SEO DE EXPEDIO

COLETAR E DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS DE FORMA

EFICIENTE, EFICAZ E EFETIVA NA FIOCRUZ BEM COMO ATENDER AOS SEUS
USURIOS COM EXCELNCIA NA PRESTAO DE SERVIOS JUNTO A ECT.

CONCEITO DE CORRESPONDNCIA

Correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita,

produzida e destinada a pessoas jurdicas, bem como aquela que se
processa entre departamentos e servidores de uma instituio.

CLASSIFICAO E CARACTERIZAO
QUANTO DIFUSO:
EXTERNA Entende-se como aquela correspondncia
trocada entre
instituies e outras entidades e/ou
pessoa fsica.
INTERNA a correspondncia trocada entre os
departamentos e uma
mesma instituio(memorando,
QUANTO PROCEDNCIA:
despacho, circular)
NORMAL Correspondncia cuja tramitao se faz num prazo
regular;
URGENTE Correspondncia que face a natureza do assunto,
exige ao imediata por parte de quem a recebeu,
devendo ter tratamento preferencial sobre a normal;
Portaria Normativa 05 de 19/12/2002-MPOG

HORRIOS DE COLETA E DISTRIBUIO

Os horrios em geral so:

Distribuio interna:
Manh: 9:00 e 11:00 hs.(de acordo com a demanda da rea)
Tarde: 14:00 E 16:00 hs.
Envio aos Correios:
At as 14:00 hs.
Os horrios foram definidos de acordo com as atividades internas da Seo, e
que encontram-se integradas de acordo com as Normas da ECT.

COMO PREPARAR SUA CORRESPONDNCIA PARA O TRATAMENTO

AUTOMTICO PELOS CORREIOS

Para que o correios possa prestar um servio de qualidade, necessrio

que se sigam algumas recomendaes sobre a preparao de sua
correspondncia, desde a utilizao de envelopes padronizados, at o
correto endereamento

TRATAMENTO AUTOMTICO

TRATAMENTO AUTOMTICO

CARACTERSTICA FSICA DA CARTA

fundamental que as cartas estejam dentro dos padres adequados, para que sejam
tratadas de forma automatizada.
D preferncia, usar sempre os envelopes com a marca RPC (Recomendados Pelos
Correios), como pode ser visto na figura

TIPOS DE ENVELOPE

O tipo determinado pela posio da aba de fechamento:

TIPOS DE CAIXAS
Cabe ao remetente a responsabilidade
pela elaborao da embalagem nas
condies adequadas natureza da
correspondncia ou encomenda,
respeitando suas caractersticas.

Aspectos a serem considerados na

embalagem:
- Dimenses adequadas.
- Resistncia ao peso, forma e natureza do contedo, bem
como s condies
de transporte.
- Compatibilidade com o objeto ou encomenda transportado.
- Utilizao de envelopes e caixas comercializadas pelos Correios
ou envelopes,
caixas, pacotes e rolos prprios, desde que estejam
embrulhados com papel
liso e resistente e sejam dos seguintes materiais: de papel, de

Limites de dimenses de embalagens:

PACOTE E CAIXA
Especificaes
Comprimento (C)
Largura (L)
Altura (A)
Soma (C+L+A)

Mnimo
16 cm
11 cm
2 cm
29 cm

Mximo
105 cm
105 cm
105 cm
200 cm

A soma resultante do comprimento + largura + altura no

deve superar 200 cm.

ROLO

Especificaes
Comprimento (C)
Dimetro (D)
Soma (C + 2D)

Mnimo
18 cm
5 cm
28 cm

Mximo
105 cm
91 cm
200 cm

A soma resultante do comprimento + o dobro do dimetro no pode ser

menor que 28 cm.

ENVELOPE
Especificaes
Comprimento (C)
Largura (L)
Soma (C + L)

Mnimo
16 cm
11 cm
27 cm

Mximo
60 cm
60 cm
120 cm

RIGIDEZ E PESO

O envelope com seu contedo deve ser suficientemente flexvel para ser curvado 90.
Objetos pequenos ou rgidos tais como moedas, chaves, grampos ou cupes de papelo
grosso no devem ser acondicionados no envelope

ABAS DE FECHAMENTO

O envelope deve ser bem fechado, sem excesso de cola.

No devem ser usados:
- Clipes
- Grampos
- Fita adesiva

COR DO ENVELOPE

A cor ideal para o perfeito contraste entre a impresso e o fundo do papel a branca.
Cores com tonalidades escuras como marrom escuro, azul escuro, cinza escuro, vermelho, etc... no
devem ser utilizadas como fundo na zona de endereamento em envelopes ou contedos de envelopes
com janela,
O inverso(isto , caracteres claros em fundo escuro) tambm impossibilita a leitura tica.
Cores com tonalidades vermelha so interpretadas como preto pelo leitor tico e inviabilizam a
utilizao do cdigo de barras. Portanto, tambm devem ser evitadas (figura 8).

Regras de Endereamento

Localizao e Limites da Zona de Endereamento

A zona de endereamento pode ser definida como sendo o maior retngulo no qual o endereo pode
estar completamente contido. Para ser compatvel com a leitura tica, o limite mximo desse
retngulo delimitado por um afastamento de 21mm das bordas laterais do envelope, de 20mm da
sua borda inferior e de 40mm da borda superior (figura 11).

Regras de Endereamento

O endereamento adequado comea pela forma de tratamento de cortesia (opcional), seguindo-se:

nome do destinatrio,
logradouro,
Nmero/complemento/bairro,
cidade UF,
CEP.

Regras de Endereamento

Uma outra forma correta de endereamento admite que na ltima linha constem, obrigatoriamente
nesta ordem: o nmero do CEP, a cidade e o estado ou a sua sigla (figura 13).

ALINHAMENTO

Para facilitar a captura do endereo pela leitora tica, as linhas do endereamento devem ser
alinhadas esquerda, isto , devem iniciar-se a mesma distncia da borda esquerda do envelope e
estarem paralelas a sua base (figura 14).

IDENTIFICAO DO REMETENTE

O costume brasileiro sugere a colocao do nome, endereo e CEP do remetente

na parte inferior do verso do envelope. (figura 15).

SK065600499BR - Histrico do Objeto

O horrio no indica quando a situao ocorreu, mas sim quando os dados foram recebidos pelo sistema,
exceto no caso do SEDEX 10 e do SEDEX Hoje, em que ele representa o horrio real da entrega.

Data

03/01/2012
18:21
03/01/2012
17:06
31/12/2011
10:48
30/12/2011
20:53
30/12/2011
10:57
30/12/2011
10:52
30/12/2011
08:30
29/12/2011
22:24
29/12/2011
16:31
29/12/2011
14:58

Local

Situao

AC XINGUARA - XINGUARA/PA

Entregue

AC XINGUARA - XINGUARA/PA

Saiu para entrega

CTCE BELEM - BELEM/PA

Encaminhado
Em trnsito para AC XINGUARA - XINGUARA/PA
CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Encaminhado para CTCE BELEM - BELEM/PA
CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Em trnsito para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
Mal endereado
Em tratamento, aguarde.
CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Encaminhado para CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ
Encaminhado
Encaminhado para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ

Postado

AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ

Em trnsito para CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ

Encaminhado

TRATAMENTO MANUAL

CARTA SIMPLES

A FORMA DE COMUNICAO ESCRITA QUE CHEGA MAIS RPIDO AO DESTINO E A

MENOS ONEROSA.
MATERIAL PERMITIDO PARA REMESSA:
Correspondncia/documentos pesando at 500 gramas
ACONDICIONAMENTO DA CARTA SIMPLES
Fechamento apenas por colagem.
Endereo completo do remetente e do destinatrio/CEP
O canto superior esquerdo reservado para colagem do selo postal

CARTA REGISTRADA

O que ?
o servio adicional atravs do qual o objeto
confiado ECT contra a emisso de documento
comprobatrio da postagem.

Caractersticas

O objeto identificado pela aplicao de numerao especfica, que

possibilita acompanhar o seu trmite por meio do
Sistema de Rastreamento de Objetos SRO
Pode ser contratado em todas as Agncias de
Correios
Servio destinado ao pblico em geral
Para a contratao desse servio, o objeto dever apresentar,
obrigatoriamente, o nome e o endereo completo do remetente e do
destinatrio

AVISO DE RECEBIMENTO/AR
O que ?
o servio opcional que, atravs do
preenchimento de formulrio prprio, permite
comprovar ao remetente para quem foi
entregue o objeto por ele postado.

imprescindvel o preenchimento correto de todos os campos do

formulrio do AR, especialmente os campos destinados aos dados
do remetente e do destinatrio. Dados incompletos e/ou incorretos
atrasam ou mesmo impedem a devoluo do AR.

DESPESAS COM ENVIO DE CARTAS/SEDEX/2011

CARTAS
QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA COM
AR:
TOTAL GASTOS COM O ENVIO
QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA :
TOTAL GASTOS COM O ENVIO

2882
R$ 26.867,87
2882
R$ 18.798,27

ECONOMIA ANUAL
DE

R$ 8.069.60

SEDEX
QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX COM AR:
TOTAL GASTOS COM O ENVIO

2283
R$ 45.482,07

QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX SEM AR:

2283

TOTAL GASTOS COM O ENVIO

ECONOMIA ANUAL
DE
ECONOMIA ANUAL COM OS DOIS SERVIOS

R$ 39.089,67
R$ 6.392,40
R$ 14.462,00

MO PRPRIA- MP
O que ?
Prestado em mbito nacional, o servio pelo qual o
remetente recebe a garantia de que o objeto, por ele
postado, ser entregue, exclusivamente, ao destinatrio
.
Os objetos com Mo Prpria podero ser entregues a terceiros,
devidamente identificados e credenciados para tal fim quando:
a) Destinados a autoridades civis e militares da administrao pblica
federal, estadual ou municipal, direta ou indireta; autoridades
diplomticas ou eclesisticas; pessoas jurdicas e seus respectivos
dirigentes, cujo acesso seja difcil ou proibido ao empregado
encarregado da distribuio.
b) Quando endereado a menores de 16 anos, o objeto somente poder
ser entregue a seus representantes legais (pais, tutores ou curadores),
mediante apresentao de documento que comprove a representao
legal.
c) Caso o destinatrio esteja impossibilitado de receber o objeto, este
poder ser entregue a terceiros mediante apresentao de procurao

IMPRESSO ESPECIAL
Servio para o envio de peas promocionais endereadas, com apelo
para venda e divulgao de produtos e servios.
Servios opcionais:
Podero ser aceitos como Impresso:
- Catlogos;
- Livros;
- Fascculos;
- Guias;
- Lista de preos;
- Revistas;
- Jornais;
- Publicaes peridicas;
- Alternativos culturais;
- Formulrios no preenchidos;
- Prospectos de propaganda;
- Propaganda poltica de partido ou de
candidato;
- Divulgao de evento.

IMPRESSO ESPECIAL
Acondicionamento:
Todo Impresso dever ser acondicionado e fechado, pelo remetente, em
embalagem que resista ao peso, forma e natureza do contedo, bem
como s condies de transporte.
Quando o Impresso for postado fechado, na embalagem dever
constar a informao: Fechamento autorizado. Pode ser aberto pela
ECT.

 o servio de remessa expressa de documentos e mercadorias em

mbito nacional.
PRAZOS DE ENTREGA
Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e
destino.
TENTATIVAS DE ENTREGA
So efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia
da chegada do objeto na unidade de distribuio. A segunda e a terceira
tentativa so realizadas nos dias teis imediatamente subsequentes.
Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam frustradas, o objeto
ficar disponvel para entrega na agncia mais prxima do endereo do
destinatrio, pelo prazo de 7 dias corridos. Aps esse prazo o objeto
devolvido
ao remetente.
RASTREAMENTO
Permite o acompanhamento do trmite do objeto, desde a postagem
at a entrega.
SEGURO
AUTOMTICO
Servio gratuito que possibilita a indenizao do objeto em caso de
extravio, espoliao ou avaria. As regras e valor do ressarcimento
esto definidos na Tabela de Preos do servio.

Servio de encomenda da linha expressa para o envio de documentos e

mercadorias com entrega garantida at as 10:00 horas da manh do dia
til seguinte ao da postagem.
Abrangncia:
Consultar rea de Cobertura do Servio .

RASTREAMENTO
Permite o acompanhamento do trmite do objeto, desde a postagem
at a entrega.
SEGURO AUTOMTICO
Servio gratuito que possibilita a indenizao do objeto em caso de
extravio, espoliao ou avaria. As regras e valor do ressarcimento
esto definidos na Tabela de Preos do servio.

 a modalidade do servio de Encomenda Expressa dos Correios, que

permite o envio de objetos com valor declarado, para entrega,
exclusivamente, contra pagamento da quantia indicada pelo remetente
(Valor da Mercadoria ou Valor da Mercadoria + Preos Postais ou somente
Valor dos Preos Postais), a qual lhe ser reembolsada atravs de Vale
Postal.
Por
determinao do COAF - Conselho de Controle de Atividades
Financeiras, rgo ligado ao Ministrio da Fazenda, todas as
transferncias de numerrio tm de ser identificadas, com a indicao
da identidade (RG) e do CPF/CNPJ, conforme o caso, tanto do
destinatrio quanto do remetente da encomenda.
Aps receber o SEDEX a Cobrar, a Agncia de destino envia um "Aviso
de Chegada" para o destinatrio, informando-o que se encontra a sua
disposio, uma encomenda. No Aviso de Chegada, consta o nome e
endereo da Agncia, o valor a pagar e informa que o objeto dever ser
retirado no prazo mximo de 7 dias corridos.

 o servio de entrega rpida internacional e que

consiste na coleta/postagem, encaminhamento e
distribuio de correspondncias ou de mercadorias
para o exterior.
Com o EMS, documentos at 5kg e mercadorias at 30kg chegam a
mais de 170 pases com total prioridade desde a postagem at a
entrega ao destinatrio final. O peso mximo admitido pelos pases
pode variar. Informe-se em nossas agncias ou pelo nosso servio Fale
com
os
Correios:
http://www.correios.com.br/servicos/falecomoscorreios/default.cfm
Os prazos previstos de entrega do EMS vo de dois a cinco dias teis,
variando conforme as cidades de origem e de destino da remessa. As
mercadorias podem necessitar de um dia a mais, devido a liberao
alfandegria. Consulte nossa tabela de prazos.

O SEDEX Mundi o novo servio de remessas expressas internacionais

dos Correios, que possui prazo garantido para as principais cidades do
mundo.
Para efetuar postagem atravs do Sedex Mundi, necessrio:
-Endereo completo do destinatrio e do remetente,
-Endereo eletrnico e telefone do remetente e do destinatrio,
-Memorando assinado pelo chefe do Departamento/Unidade
- o horrio para expedir Sedex Mundi via Seo de
Expedio/DIRAD at
as 14:00 hs.

 o servio de encomenda da linha econmica para o envio exclusivo

de mercadoria.
ABRANGNCIA: mbito Nacional.
PRAZOS DE ENTREGA: Os prazos de entrega variam de acordo
com as localidades de origem e destino.
A Encomenda PAC possui entrega domiciliar, em dias teis, de
segunda a sexta-feira, em mais de 4.800 cidades. A entrega da
encomenda em localidades sem viabilidade operacional ou em rea
rural ou rea de risco ser realizada exclusivamente na agncia
mais
prxima do
do destinatrio.
TENTATIVAS
DE endereo
ENTREGA
So efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia
da chegada do objeto na unidade de distribuio. A segunda e a
terceira tentativa sero realizadas nos dias teis imediatamente
subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam
frustradas, o objeto ficar disponvel para entrega na agncia mais
prxima do endereo do destinatrio, pelo prazo de 7 dias corridos.
Aps esse prazo o objeto ser devolvido ao remetente.

Servio de coleta, transporte e entrega de

correspondncia agrupada de mbito nacional.
utilizado para interligar as empresas (Pessoas
Jurdicas) com suas filiais, representantes e
parceiros.
Material permitido para envio: Documentos em geral.
Obs. No permitido o envio de material perecvel ou
lquido.
Dias e locais de envio dos malotes:
2 feira IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS RONDNIA
4 feira IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS RONDNIA
Obs. Para remessa no mesmo dia, entregar os documentos at as
6 feira DIREB, ICC
14:00
horas.
Dias de
recebimento de malotes na FIOCRUZ:
Teras e quintas feiras, na parte da manh.

TELEGRAMA
Mensagem urgente e confidencial, transmitida eletronicamente para o
local de entrega, onde impressa e auto-envelopada para entrega no
endereo do destinatrio.
Procedimento para envio de telegrama.

1- preencher o formulrio
2- enviar e-mail para rjacfiocruz@correios.com.br com cpia para
robertogomes@fiocruz.br
3- informar se precisa de copia do telegrama e comprovao de
recebimento.
4- informar o n do carto

Tipo Logr.
( 25 )

Nome ( 50 )

REMETENTE.

ASSUNTO:

Logradouro (72 )

Complemento
( 30 )

N ( 06 )

Bairro ( 72 ) Localidade ( 72 )

UF
RJ

CEP (8)

OBRIGADO!