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SECRETRIA EXECUTIVA
1. Perfil da
Profissional
_Conceitos
_Natureza da Funo e
Importncia
_Responsabilidades
_Obstculos
_Conhecimentos Desejveis
_Base para a Prtica da
_Atributos
Profisso
CONCEITOS
Ser secretria executiva promover uma
assessoria completa para organizao na qual
faz parte. dominar habilidades requeridas
num escritrio, demonstrar capacidade para
assumir responsabilidades e, principalmente,
ter iniciativa.
CONCEITOS
CONCEITOS
importante conhecer totalmente o papel da
secretria executiva, o que faz cada cargo na
empresa, conhecer os mtodos de trabalho em um
escritrio assim como o os sistemas de
informaes. Neste curso, voc ter uma viso
NATUREZA DA FUNO
E IMPORTNCIA
Esta profisso exige descrio. Desenvolva
habilidades relativas a finanas, economia,
marketing, administrao, comrcio exterior,
contabilidade, tributao e relaes humanas no
trabalho. No nenhum pecado buscar
conhecimento. Alm do mais, Para alcanar bom
xito importante ser perseverante, aprender
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NATUREZA DA FUNO
E IMPORTNCIA
Continue sempre
aprendendo. Tenha a
mente aberta para
acompanhar o
desenvolvimento do
conhecimento e procure
habilidades.
implementar suas
RESPONSABILIDADES
Participao ativa em encontros.
Preparao de eventos.
Redao de correspondncias.
Preparao de relatrios administrativos.
Digitao e edio de textos.
Superviso e treinamento de auxiliares.
Seleo e recomendao de equipamentos para
escritrio.
OBSTCULOS
Falta de Informaes
Inibio
Medo exagerado de situaes ou equipamentos
novos
Incapacidade para boa comunicao
No saber ouvir
Desinteresse profissional
Desleixo com a expresso corporal e roupas
Ausncia prolongada da sala onde trabalha
Fofocas
Impertinncia
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Egosmo
CONHECIMENTOS DESEJVEIS
- Procedimentos do trabalho.
- Objetivos da empresa.
- Organograma.
- Poltica de negcios.
- Slidos conhecimentos sobre administrao.
- Saiba falar ingls.
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ATRIBUTOS
Esprito cooperativo para trabalhar em equipe.
Cuidado com a aparncia.
Bons hbitos de higiene e sade.
Atualizao constante.
Metodologia de execuo do trabalho.
Esprito de iniciativa e criatividade.
Inteligncia para respeitar a autoridade
hierrquica.
Deixar de fazer observaes maldosas aos colegas.
tarefas.
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QUALIDADES INDISPENSVEIS
- Segurana profissional.
- Bom senso.
- Equilbrio emocional.
- Habilidade e intuio para tomar decises corretas.
- Ponderao diante de situaes complexas.
- Humildade.
- Organizao e capacidade de planejamento.
- Disponibilidade.
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- Senso de humor.
2. tica
_Conceitos
Profissional
_Princpios ticos
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_Recomendaes a um Iniciante
CONCEITOS
tica um conjunto de princpios que visa
disciplinar e regular os costumes, a moral e a
conduta das pessoas. A tica utilizada para
conceituar deveres e estabelecer regras de
conduta no desempenho das atividades
profissionais e e
pessoas.
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PRINCPIOS TICOS
Honestidade no trabalho e Lealdade para com a
Empresa
Formao de uma conscincia profissional.
Respeito dignidade da pessoa humana.
Execuo do trabalho no mais alto nvel de
rendimento.
Saber gerir segredos da empresa.
Prestao de contas e respeito ao chefe
hierrquico.
Observao das normas administrativas da
subordinados hierrquicos.
Apoio a esforos para aperfeioamento da
profisso.
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empresa.
Tratamento corts a superiores, colegas e
FALTAS CONTRA A
DIGNIDADE NO TRABALHO
Utilizar informaes e influncias para conseguir
vantagens pessoais.
Negar-se a prestar colaborao nas dependncias
da entidade.
Estimular a discrdia.
No prestar ajuda aos companheiros.
Prestar
servio
injustamente
sua
de
forma
execuo
deficiente,
ou
demorar
abandonar
sem
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RECOMENDAES A
UM INICIANTE
Deixar suas preocupaes fora do escritrio.
Procurar melhorar sua capacidade de observao.
Tratar com pacincia e compreenso todas as
pessoas.
Ser simptico, agradvel, amvel e prestativo
com todos.
Desenvolver
iniciativa
criatividade
no
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trabalho.
Ampliar o conhecimento sobre seu trabalho.
Desenvolver o senso de responsabilidade
3. Rotina do
Trabalho
_Eficincia e Eficcia
Profissional
_Ambiente de Trabalho
_Como Recepcionar o
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Visitante
ROTINA DE TRABALHO
A secretria executiva quem organiza todas
as atividades administrativas da diretoria, a
qual ela est subordinada. Ela que a
responsvel por manter os contatos com as
organizaes que de alguma maneira a
empresa participa, por lembrar as atividades
que sero desempenhadas pelo chefe ao longo
lembrado das suas obrigaes na empresa.
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ROTINA DE TRABALHO
1. Redigir e-mail, memorandos, bilhetes documentos de toda espcie.
2. Dar soluo aos assuntos pendentes.
3. Colocar a mesa do executivo em ordem.
4. Atender ao chefe.
5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.
6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas,
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ROTINA DE TRABALHO
8. Selecionar assuntos e pessoas que sero
atendidas pelo chefe.
9. Organizar arquivos.
10. Estabelecer contatos com outros
departamentos.
11. Prestar informaes.
12. Transmitir recados.
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ROTINA DE TRABALHO
15. Manter equipamentos em condio de uso.
16. Estocar material suficiente.
17. Receber, classificar e distribuir
correspondncias.
18. Manter atualizado o arquivo de endereos
19. Providenciar reservas de hotis, passagens,
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documentos, etc.
ROTINA DE TRABALHO
21. Colocar tudo ao alcance da mo da equipe e do
executivo.
22. Ter ateno ao conferir uma digitao.
23. Levar as atividades at o fim.
24. Manter a calma diante de situaes difceis.
25. Atender e fazer chamadas telefnicas.
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EFICINCIA E EFICCIA
Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que
deve ser feito, que cumpre com suas metas,
que realiza o que foi proposto.
A eficincia diz respeito a como fazer e est
relacionada s aes a serem realizadas.
uma questo de custo-benefcio, onde buscamos ter
entre os resultados obtidos e os recursos
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EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 1:
Cludio vendeu sua quota de
produtos. Eliza tambm.
Porm Eliza gastou 30% de
gasolina a menos. Neste caso,
se a meta era vender a quota,
ambos foram eficazes, mas
eficiente do que Cludio.
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EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 2:
Se toda a sua equipe entregou o
relatrio na data prevista, logo,
foram eficazes. Mas Csar, que
era um dos membros da equipe,
conseguiu faz-lo e ainda sobrou
tempo para realizar a prxima
aproveitar o resto do dia e ir ao
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EFICINCIA E EFICCIA
Executar tarefas de forma eficiente e eficaz
fator
de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para
a empresa.
Em mbito pessoal, significa dar abertura para
novas oportunidades de promoes, para tarefas
mbito profissional, significa melhor uso do tempo
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EFICINCIA E EFICCIA
Aplicando a eficincia e eficcia no ambiente de
trabalho da secretaria executiva, significar planejar
as tarefas que sero realizadas todos os dias,
classific-las em ordem de importncia e de
urgncia. Deve se certificar tambm de sempre
manter a prpria agenda diria e a do executivo
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atualizadas.
AGENDA DIRIA
Conforme dito anteriormente, desenvolva o hbito
de manter uma agenda diria. Sugestivamente,
faa da seguinte maneira:
No comeo do dia, escreva uma
lista de tudo o que quer
realizar. Faa desta sua
primeira atividade do dia. No
conseguiu fazer e transfira para
o dia seguinte o que no foi
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AMBIENTE DO TRABALHO
A disposio dos mveis deve ter em vista,
sobretudo, a racionalizao e a reduo dos
movimentos. Deve-se guardar o material que no
est sendo utilizado, cuidar do arejamento
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AMBIENTE DO TRABALHO
Para ganhar tempo preciso organizar
seus papis, informaes, arquivos e emails. um processo simples, mas que
traz grandes benefcios.
Para que tudo saia
como planejado em sua agenda diria
que voc se organize.
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necessrio
ARQUIVOS
Arquivos um conjunto de
documentos, qualquer que seja a sua
data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos
por um organismo pblico ou
privado, em funo da sua atividade
e conservado para efeitos
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administrativos;
ARQUIVOS
Os arquivos tem por objetivo manter a
organizao ou a instituio em perfeitas
condies de funcionamento. Arquivos
organizados geram segurana, preciso,
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ARQUIVOS
Regras bsicas para organizao dos
arquivos:
- No empilhe papis.
- preciso estabelecer dia e hora para a
organizao do arquivo.
- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha
os arquivos de uma e de outro.
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separados
AMBIENTE DO TRABALHO
Mnimo de material necessrio para a
eficincia no servio:
- Computador e impressora (digitalizadora, de
preferncia).
- Agenda e/ou bloco para recados.
- Pasta para guardar correspondncia e documentos
assinados.
Lpis/Caneta/Rgua/Tesoura/Carimbo/Clipes/Elstico
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COMO RECEPCIONAR
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O VISITANTE
COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Procure saber o nome da
visita, a qual organizao
pertence e qual o propsito da
visita.
- Visitas frequentes devem ser
humor.
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COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Demonstre reconhecimento
pelo nome.
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propsitos.
COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Jamais julgue um visitante
pela aparncia.
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COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Ao conduzir o visitante sala do
gerente, caminhe ao lado dele,
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4. Relaes
Humanas
_Aspectos do Comportamento Humano
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_Eficcia da Comunicao
ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
importante conhecer a si mesmo e ao
mesmo tempo, compreender os outros.
Como secretria, tenha uma boa convivncia
grupal. Desenvolva suas aptides para o bom
relacionamento humano, afinal voc, mais do
qualquer um, tem
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o poder de gerenci-lo.
ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Alguns comportamentos que podem obter
atritos:
Reaes agressivas.
Interromper quem est falando.
Passar por cima dos outros.
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ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Alguns comportamentos considerveis que
auxiliam no bom comportamento humano:
Ouvir to bem quanto falar.
No interromper conversas.
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ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
O comportamento humano sempre reflexo da
maneira pela qual o indivduo v a realidade que o
cerca (independente
do comportamento estar certo ou errado).
Essa percepo a grande responsvel pela
formao da cultura de um grupo ou organizao.
comportamento humano.
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ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Os principais aspectos do comportamento
humano so:
Atitudes.
Motivao.
Satisfao de necessidades.
Frustrao.
Esteretipos
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Comportamento defensivo.
RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Sabemos como difcil agradar a todos.
Entretanto, existem itens que so importantes para
a boa convivncia organizacional, seja com chefe,
clientes e colegas de trabalho.
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RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Sabemos como difcil agradar a todos.
Entretanto, existem itens que so
importantes para a boa convivncia
organizacional, seja com chefe, clientes e
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colegas de trabalho.
RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Conhea sua organizao.
No favorea ningum.
Troque ideias com colegas
Manifeste sempre vontade de cooperao.
Apoie as polticas da empresa.
chefe.
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RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Aprenda a contornar as situaes difceis.
Evite entrar a todo instante na sala de seu
chefe.
Evite sentar ao lado de seu chefe se no for
convidado.
No se lastimar da sua vida e nem
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RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Tenha pacincia.
Procure desempenhar o trabalho de forma
eficiente.
Saiba aceitar as crticas.
No demonstre reprovao quanto s
adequado, quando dirigir-se a ele.
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EFICCIA DA COMUNICAO
Comunicao significa tornar
comum, trocar opinies,
fazer saber; implica
participao, interao,
noo de mensagens. um
processo de participao de
experincias,
mental das partes
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EFICCIA DA COMUNICAO
Regras para uma boa comunicao:
- Falar com clareza.
- Certificar-se de que foi bem compreendido.
- Saber ouvir.
- Estar atento a comunicao no-verbal.
- Falar olhando nos olhos.
- Sorrir.
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- Evitar gria.
EFICCIA DA COMUNICAO
A comunicao determinada pelo emissor,
por sua posio, pelo status que ocupa na
organizao, pela credibilidade e reputao
que desfruta, pelas experincias passadas
de comunicao. Quanto existe
comunicao, existe a necessidade de
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EFICCIA DA COMUNICAO
Na comunicao, h determinadas expectativas que
devem ser consumadas quando uma pessoa entra
em contato com outra.
Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente
daquilo
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EFICCIA DA COMUNICAO
Apresentar dificuldades prprias, como problemas
pessoais e emocionais, quando o receptor
tambm tem os seus prprios, pode de tal
maneira prejudicar o estabelecimento e a
efetividade da comunicao, provocar reaes
negativas e
no gerar nenhuma receptividade. E isso que a
gerenciar.
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EFICCIA DA COMUNICAO
O sucesso da comunicao depende de adaptar
as tentativas de intercomunicaes ocasio,
situao, ao tema, s pessoas envolvidas, etc.
Uma mensagem deve ser coerente.
A incoerncia reduz a probabilidade de que
uma mensagem seja entendida. A
mensagem ou num fluxo de informaes
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EFICCIA DA COMUNICAO
Se o tempo determinante, a
comunicao face-a-face, ou
por telefone (ao invs de emails), talvez
seja a mais recomendvel.
A secretria deve acompanhar todo o
processo da comunicao para verificar se a
compreendida como ela deseja.
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mensagem foi
EFICCIA DA COMUNICAO
Evite obstculos srios comunicao com o uso
de linguagem simples. A complexidade de
linguagem
a principal barreira boa comunicao.
Crie uma atmosfera de comunicao simples
e mtua
compreenso de todos fundamental para
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maneira possvel.
Parabns
!
Secretria
Executiva
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Voc concluiu o
curso de